Organizēt Engage pasākumu

Rīkotāju un prezentētāju lomas

Organizētājs ir notikuma izveidotājs. Organizētājiem ir pilna kontrole pār notikumu rediģēšanas un dzēšanas iespējām.

Ekrānuzņēmums, kurā redzams, kā rīkotāji atlasa personas, kas aizpilda lomas pasākumam.

Engage tiek atbalstīti līdz 10 līdzās organizētājiem. Līdzs rīkotāji var regulēt notikumus, mainīt iesaistīšanās opcijas, piemēram, notikumu plūsmas regulēšanu un anonīmu iesaistīšanos, kā arī atjaunināt notikumu ierakstus pēc pasākuma.

Organizētājiem personas var būt pasākuma seja. Piedāvātie lietotāji tiek parādīti notikuma mērķlapā. Notikums tiek rādīts iekļauto lietotāju sižetā, kuriem ir piekļuve pasākumam.

Organizatori un līdzs rīkotāji nav redzami dalībniekiem pasākuma lapā, un tie netiek rādīti notikumu kartītes.

Rīkotāji norāda prezentētājus koplietot saturu un runāt pasākuma laikā. Tā tiek sinhronizēta ar Teams prezentētāja iestatījumiem.

Prezentētāji var būt jebkurš jūsu organizācijā. Viņš var prezentē savu ekrānu, kā arī kopīgot balss un video informāciju pasākuma laikā.

Svarīgi!: Microsoft Teams tīmekļa pieredze neatbalsta rātsnama izveidi. Vienmēr izmantojiet Teams datora programmu, lai piekļūtu šai funkcijai Engage apraidēm.

Kur notiek notikumi?

Engage notiek divās vietās: vadītāja sižetā vai kopienas vietnē Engage Microsoft Teams.

Publiskie un privātie sižeti

Sižeta notikumi nodrošina kontroli pār to, kad jūsu pasākums ir publisks vai privāts. Tālāk ir sniegts šo divu redzamības opciju sadalījums:

Sižeta publiskie notikumi	Ikviens organizācijas administrators var piekļūt pasākumam un pievienoties tam.
Sižeta privātie notikumi	Organizētāji, līdzī organizētāji, prezentētāji un uzaicinātie dalībnieki (kopienas, M365 grupas, adresātu saraksti, drošības grupas vai personas) var piekļūt pasākumam un pievienoties tam.

Kopienas notikumi

Kopienas notikumi ievēro viesošanas kopienas standarta konfidencialitātes iestatījumus.

Engage notikumus publiskajās kopienās var redzēt visi uzņēmuma darbinieki.
Engage ka privātas kopienas notikumi ir redzami tikai kopienas dalībniekiem.

Kopienas notikumi seko kopienas konfidencialitātei izveides brīdī. Tālāk esošajā tabulā ir skaidri aprakstīta notikumu (jau izveidotie — pagātnes un gaidāmie) notikumi, kad kopienas administrators veic izmaiņas kopienas konfidencialitātes iestatījumos.

Notikuma tips	Izmaiņas kopienas konfidencialitātes līmenī	Lietotāju dalība	Notikumu lapas piekļuve	Plūsmas iesaistīšanās	Tiešā skata piekļuve	VoD piekļuve
Async	Publiska > privāta	Bez dalībnieka	Nē	Nē	Nē	Nē
Meeting	Publiska > privāta	Bez dalībnieka	Nē	Nē	Jā	Nē
Apraide	Publiska > privāta	Bez dalībnieka	Nē	Nē	Jā (tai skaitā skatīšana Engage)	Nē
Async	Privāta > publiska	Bez dalībnieka	Jā	Jā	Nē	Jā
Meeting	Privāta > publiska	Bez dalībnieka	Jā	Jā	Nē	Jā
Apraide	Privāta > publiska	Bez dalībnieka	Jā	Jā	Nē (ieskaitot skatīšanos Engage)	Jā

Jauna jauna Engage izveide

Lai izveidotu pasākumu sižetā vai kopienā, dodieties uz savu sižetu vai kopienu. Atlasiet cilni Notikumi un > Izveidot notikumu.

Varat arī sākt jaunu notikumu no augstākā līmeņa Engage:

Kreisajā navigācijas rūtī atlasiet Izveidot jaunu un izvēlieties Notikums.

Kreisajā Engage kreisajā navigācijas rūtī tiek parādīta izvēlne Izveidot jaunu.

Aizpildiet virsrakstu, datumus un laikus, kā arī citas šīs veidlapas sadaļas. Sākuma unbeigu datumi definē notikuma laika logu.
Izvēlieties, vai viesot šo notikumu sižetā vai kopienā.

Tādējādi tiek noteikts, kurš var apmeklēt pasākumu un kur tiek glabāts saturs.
1. Lai izveidotu kopienas notikumus, jums jābūt kopienas administratoram.
2. Lai izveidotu sižetu notikumus, jums jābūt jūsu sižetam vai arī jūs varat būt vadītāja pārstāvis un varat piekļūt vadītājiem sižetā.
Izvēlieties kādu no trīs notikumu tipiem: Async, Meeting, vai Broadcast. Async ir noklusējuma iestatījums.
1. Atstājiet izslēgto opciju Iespējot apraidi vai sapulci, lai izveidotu asinhronu notikumu bez video iespējām. Informāciju par nākamajām darbībām skatiet sadaļā Async Engage notikumi.
2. Iespējojiet pārslēgu Iespējot apraidi vai sapulci, lai atlasītu apraides vai sapulces izvēli. Nākamās darbības skatiet rakstā Sapulces Engage notikumos vai, lai konfigurētu apraidi, skatiet rakstu Apraides Engage pasākumos.

Pēc pasākuma izveides norādītos rīkotājus, rīkotājus un prezentētājus saņem kalendāra uzaicinājumu.

Svarīgi!: Nerediģējiet pasākumu programmā Outlook vai Teams kalendārā. Visi notikumu rediģējumi ir jāveic Viva Engage.

Regulētu Engage darbības

Pasākuma rīkotāji un koorganizatori var pārvaldīt diskusijas un atbildes pasākuma laikā.

Kad moderācija ir iespējota, organizatori var pārskatīt jautājumu un diskusiju ziņas, pirms tās tiek publicētas visiem lietotājiem. Atbildes nevar regulēt. Rīkotāji var arī atbildēt privāti uz nepublicētiem dalībnieku jautājumiem. Organizators var komentēt, kāpēc jautājums tiek noraidīts, vai lūgt veikt tālāku skaidrojumu pirms publicēšanas. Šīs atbildes citiem dalībniekiem nav redzamas, un, kad saruna tiek publicēta, atbildes vairs nav redzamas nevienam.

Anonīmas ziņas un komentāri ir patiesi anonīmi, kas nozīmē, ka tās nav saistītas ar lietotāju, izmantojot atbilstību, un netiks parādītas ziņas lietotāja cilnē Manas ziņas.

Jautājumu atlikšana vai izslēgšana

Lai sāktu pasākumu bez jautājumiem un diskusijām, izslēdziet jautājumus, diskusijas dalībniekiem, plānojot savu pasākumu. Dalībniekiem nebūs izdevēja pieredzes, bet rīkotāji un prezentētāji joprojām varēs izlikt ziņas. Šīs dalībnieku iesaistīšanās opcijas var mainīt jebkurā laikā.
Lai mainītu dalībnieku iesaistīšanās opcijas pirms, pēc vai pēc pasākuma, dodieties uz pogu Rediģēt informāciju, mainiet iesaistīšanās iestatījumus un saglabājiet notikumu.

Jautājumu pārraudzība

Filtrējiet sarunas, lai atrastu neatbildētus jautājumus un atrastu jautājumus, kuriem nav labākās atbildes.
Atzīmējiet labāko atbildi (zem atbildes atlasiet ikonu Atzīme).
Ignorē labāko atbildi, atlasot jaunu labāko atbildi vai atzīmējot pašreizējo labāko atbildi kā nepareizu (ikona X).
Lūdziet konkrētām personām atbildēt uz jautājumu, @mentioning atbildē tās atbildētu.
Katrai vislabākā atbilde ir atsauce uz video atrašanās vietu vai sarunu (Engage vai Teams), uz kuru tika sniegta atbilde uz jautājumu.

Calendar uzaicinājumi

Kad saglabājat jaunizveidotu pasākumu, rīkotāji, līdzī organizētāji un prezentētāji automātiski saņem kalendāra uzaicinājumus. Visi notikumu atjauninājumi Engage ko rīkotājs atspoguļo šajā uzaicinājumā. Detalizēta informācija par darbību ir:

Saņemto uzaicinājumu nevar rediģēt vai pārsūtīt.
Ja nepieciešams veikt izmaiņas notikumā, veiciet tās notikuma Engage lapā. Uzaicinājumā veiktās izmaiņas neatspoguļosies notikumā Engage.

Mainiet šī uzaicinājuma informāciju lapā Engage izveide.

Dalībnieki var ātri pievienot vai saņemt kalendāra uzaicinājumus par katru notikumu:

Izveidot jaunu uzaicinājumu: rīkotājs izveido jaunu uzaicinājumu ar detalizētu informāciju un dalībniekiem to nosūta izvēlētā laikā;
Pievienot kalendāram: Potenciālo dalībnieku dalībniekipasākuma lapā var atlasīt Pievienot kalendāram, lai pievienotu pasākumu kalendārā.

Svarīgi!: Adresāta darbība Pievienot kalendāram dalībnieka kalendāram .icsvai failu. Turpmākie rīkotāja veiktie atjauninājumi notikumam (piemēram, datums/laiks/apraksts) automātiski neatjaunina dalībnieku uzaicinājumus.

Piezīme.: Dalībnieki privātām sižeta sapulcēm automātiski saņem kalendāra uzaicinājumu.

Svarīgi!: Visām sapulcēm kopienas grupas nesaņem kalendāra uzaicinājumus. Pievienojiet tos atsevišķi vai kā adresātu sarakstu, lai saņemtu uzaicinājumus.

Pievienošanās pasākumam

Pasākumu mērķlapā pasākumu rīkotāji var atrast labāko praksi pasākuma reklāmas akcijā un sākt apkopot sapulces dalībnieku jautājumus pirms pasākuma tiešās daļas ieviešanu.

Pasākuma dienā, kad pasākums ir "tiešraides", uzaicinātās personas notikuma mērķlapā vai no sava pasākuma kalendāra uzaicinājuma atlasiet Pievienoties sapulcei vai Pievienoties apraidei, ja rīkotājs atsevišķi nosūtīja uzaicinājumus.

Ne tikai skatīt notikumus un pievienoties tiem, Engage tīmeklī un mobilajā ierīcē, bet arī skatiet notikumus tieši grupās pakalpojumā Teams. Neatkarīgi no tā, vai lietotājam Engage tīmeklī, Microsoft Teams, Engage mobilajā programmā vai Teams mobilajā programmā, lietotāji var skatīt un piedalīties Engage notikumos.

Piezīme.: Ja kopējat saiti no notikuma Teams kopienās, saite lietotājus no nodrošina tieši programmā Teams.

Notikumu ierakstu (VoD) video pārvaldīšana pēc pieprasījuma

Ekrānuzņēmums, kurā redzams tiešraides sapulcei atvērts video pēc pieprasījuma Pēc pasākuma tiešās video sapulces daļas beigām, ja pasākums tika ierakstīts, ieraksts (video pēc pieprasījuma) tiek parādīts pasākuma mērķlapas augšdaļā, lai atvieglotu piekļuvi.

Svarīgi!: Lai nodrošinātu notikuma ieraksta ierakstīšanu notikuma lapā, noteikti ierakstiet notikumu. Pēc noklusējuma ierakstīšana ir IESLĒGTA apraides un sapulču lietošanas gadījumiem. Organizatoriem ir jāapstiprina video ierakstīšanas iestatījums katram notikumam, pirms tam izmantojot Microsoft Teams sapulces opcijas.

Kopienas sapulču un apraides video ieraksti tiek automātiski saglabāti viesošanas kopienas SharePoint diskā. Tas manto kopienas piekļuves atļaujas.
- Publiskajās kopienas sapulcēs ikviens tīkla administrators var automātiski redzēt VoD.
- Privātām kopienas sapulcēm visi uzaicinātie dalībnieki var automātiski redzēt VoD.
Sižeta sapulču un apraides ieraksti tiek glabāti organizatora OneDrive krātuvē un darbojas atbilstoši Microsoft Teams piekļuves atļaujām, ko noteicis tērzēšanas sarunu reģistrētājs. Rīkotājam ir jāatlasa Atjaunināt ierakstu, lai nodrošinātu, ka visi uzaicinātie dalībnieki var skatīt VoD privātajām sapulcēm, un visi tīkla dalībnieki var redzēt VoD publiskajām sapulcēm.

Lai atjauninātu sapulces ierakstu ar jaunu versiju, notikuma lapas pārpildes galvenē atlasiet Atjaunināt ierakstu, aizstājiet saiti un izvēlieties Atjaunināt. Ierakstīšanas atjauninājumi un nodrošina piekļuvi, pamatojoties uz ierakstīšanas saites iestatījumiem.

Pēc pasākuma beigām noteikti pārbaudiet, vai ieraksts ir sadalīts vairākos Teams videoklipos. Tā notiek, ja videoklipi ir gari un pārsniedz Teams ierakstu krātuves ierobežojumu. Visi ieraksti tiks augšupielādēti pareizajā Engage atrašanās vietā. Kopienas pasākumiem viesošanas kopienas SharePoint diskā & sižeta pasākumiem rīkotāja One Drive diskā, iespējams, būs nepieciešams tos sapludināt kopā un atjaunināt ierakstīšanas saiti.

Paraugprakse viesošanas pasākumiem

Lai nodrošinātu labāko iespējamo pasākuma dalību, izmantojiet tālāk norādīto plānošanas labāko praksi.

Paaugstināt pasākumu vismaz 24 stundas iepriekš. Kopīgojiet pasākuma saiti, izmantojot ziņas, paziņojumus vai kalendāra uzaicinājumus no Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook vai SharePoint pakalpojumā Microsoft 365.
Uzaicinājumā atgādiniet personām, ka tās var pievienoties no jebkuras ierīces vai skatīties ierakstu vēlāk.
Izvēlieties laiku, kurā ir vairāk dalībnieku dažādās laika joslās.
Nosūtiet atgādinājumus dienu pirms un tieši pirms pasākuma; tas darbojas!
Veidojiet tempu, lūgjot dalībniekus uzdot jautājumus nedēļu pirms pasākuma.
Motivācija līdzstrādniekiem, rosinot viņus atbildēt uz jautājumiem:
- Filtrējiet un atbildiet uz neatbildētu jautājumu.
- Atzīmējiet labākas atbildes, atlasot kontrolzīmju ikonas zem atbildēm.
- @Mention atbildēšanai uz jautājumu ir konkrētas personas.
Pēc pasākuma beigām turpiniet sarunas ar sekojumiem un neatbildētus jautājumus.