Bruk studentdatabasemalen i Access til å holde oversikt over informasjon om elevene, inkludert nødkontaktinformasjon, medisinsk informasjon og informasjon om foreldrene. Du kan også søke etter og filtrere studenter, holde styr på studentfremmøte, vise eller skjule kolonner og tilordne studentadresser.
Vil du se en video om hvordan du bruker denne malen? Se denne artikkelen, Bruke databasemalen for studenter.
Obs!
Studentenes databasemal har blitt oppdatert i løpet av de siste årene. Disse instruksjonene refererer til den nyeste versjonen av malen som er tilgjengelig for nedlasting. Hvis trinnene nedenfor ikke samsvarer med det du ser, bruker du sannsynligvis en eldre versjon av malen.
Bruke databasen
I denne artikkelen dekker vi de grunnleggende trinnene for å bruke databasemalen for studenter.
Klargjøre databasen for bruk
- Når du åpner databasen for første gang, vises velkomstskjemaet i Access. Hvis du vil hindre at dette skjemaet vises neste gang du åpner databasen, kan du fjerne merket for Vis velkomst når databasen åpnes .
Lukk velkomstskjemaet hvis du vil begynne å bruke databasen. - Klikk Aktiver dette innholdet i meldingsfeltet for å sikre at alt innholdet i databasen er aktivert.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du aktiverer databaseinnhold, kan du se artikkelen Bestemme om du vil klarere en database.
Søke etter en student
Med Hurtigsøk-boksen kan du raskt finne studenter i studentlisteskjemaet .
- Skriv inn søketeksten i Hurtigsøk-boksen , og trykk deretter ENTER.
Access filtrerer listen for kun å vise postene som inneholder teksten du søkte etter. Hvis du vil gå tilbake til den fullstendige listen, klikker du Fjern gjeldende søk. (Det er X inni søkeboksen.)
Filtrere studentlisten
I Studentliste-skjemaet kan du filtrere listen over studenter og lagre favorittfiltre for fremtidig bruk.
- Du bruker filtre ved å høyreklikke i skjemaet og velge filtrene du vil bruke.
- Klikk Lagre filter.
- Skriv inn et filternavn og en beskrivelse i Filterdetaljer-skjemaet , og klikk deretter Lukk.
- Bruk boksen Filterfavoritter til å bruke et lagret filter, eller klikk (Fjern filter) for å fjerne filteret.
Vise eller skjule kolonner
Enkelte felt (kolonner) i Studentliste-skjemaet er skjult som standard. Slik endrer du hvilke felt som vises:
- Klikk på Vis/skjul felt.
- Merk av ved siden av hver kolonne du vil vise, i dialogboksen Vis kolonner . Fjern merket for å skjule kolonnen.
Vise studentdetaljer
Med Studentdetaljer-skjemaet kan du vise og legge til mer informasjon om studenter, inkludert bilder, foresatte, nødkontaktinformasjon og fremmøte. Slik viser du Studentdetaljer-skjemaet :
- I Studentliste-skjemaet klikker du Åpne ved siden av elementet du vil se.
Legg til et bilde
Du kan legge til bilder og andre vedlegg i Studentdetaljer-skjemaet .
- Klikk Rediger bilde under bilderammen.
- Klikk Legg til i dialogboksen Vedlegg.
- Bla til mappen som inneholder filen, i dialogboksen Velg fil .
- Velg filen du vil legge til, og klikk deretter Åpne.
- Klikk OK i dialogboksen Vedlegg.
Obs!
Du kan legge ved flere filer for hvert element, inkludert ulike filtyper som dokumenter eller regneark.
Legg til studenter fra Microsoft Outlook
Hvis du bruker Microsoft Outlook, kan du legge til studenter fra programmet uten å måtte skrive inn informasjonen på nytt.
- I Studentliste-skjemaet klikker du Legg til fra Outlook.
- I dialogboksen Velg navn å legge til velger du navnene du vil legge til i databasen.
- Klikk Legg til, og klikk deretter OK.
Vise et kart for en elevs adresse
Hvis du har angitt en gateadresse for en student, kan du vise et kart over denne plasseringen i Studentdetaljer-skjemaet :
- Klikk Klikk for å kartlegge.
Vise rapporter
Studentdatabasen inneholder flere rapporter, inkludert Alle studenter, Allergier og medisiner, Nødkontaktinformasjon, Foresatteinformasjon og mer. Slik viser du en rapport:
- Dobbeltklikk rapporten du vil vise, i navigasjonsruten under Rapporter.
Du kan opprette egendefinerte rapporter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artikkelen Opprette en enkel rapport.
Endre Studentenes database
Du kan tilpasse Studenter-databasen ved å legge til et nytt felt i Studenter-tabellen og deretter legge til feltet i Studentliste-skjemaet , Studentdetaljer-skjemaet og Alle studenter-rapporten .
Legge til et felt i Studenter-tabellen
- Lukk alle åpne faner.
- Dobbeltklikk Studenter-tabellen i navigasjonsruten.
- Rull til høyre til du ser kolonnen med navnet Legg til nytt felt. Dobbeltklikk kolonneoverskriften, og skriv inn feltnavnet.
Første gang du skriver inn data i kolonnen, angis datatypen for deg i Access.
Legge til et felt i et skjema eller en rapport
Når du har lagt til et felt i en tabell, kan du legge det til i et skjema eller en rapport.
- Høyreklikk skjemaet eller rapporten i navigasjonsruten, og klikk deretter Oppsettvisning.
- Klikk Legg til eksisterende felt i Verktøy-gruppen i kategorien Utforming.
- Dra ønsket felt fra Feltliste til skjemaet eller rapporten.