Formatering av Excel-data går tapt i utskriftsflettingsoperasjoner i Word

Symptom

Hvis du kjører utskriftsfletting i Microsoft Word og bruker et Microsoft Excel-ark som datakilde for mottakerlisten, kan det hende formateringen for enkelte talldata går tapt under flettingen.

Dette gjelder formaterte prosent- og valutaverdier samt postnummer, som vist i tabellen nedenfor.

Format I Excel-data I flettefelt i Word
----------------------------------------------------
Prosent 50% .5
Valuta $12,50 12,5
Postnummer 07865 7895

Årsak

Dette skjer fordi dataene i mottakerlisten i Word vises i det opprinnelige formatet dataene lagres i i Excel, uten formateringen som er brukt i cellene i regnearket.

Løsning

Du kan løse dette problemet med en av følgende metoder.

Metode 1

Bruke dynamisk datautveksling (DDE) til å opprette en kobling til Excel-arket som inneholder dataene du vil bruke. Fremgangsmåte:
  1. Start Word, og åpne deretter et nytt, tomt dokument.
  2. Klikk AlternativerVerktøy-menyen, og velg kategorien Generelt.
  3. Merk av for Bekreft konvertering ved Åpne, og velg OK.
  4. Velg Brev og masseutsendelserVerktøy-menyen, og klikk Utskriftsfletting.
  5. I oppgaveruten Utskriftsfletting velger du hva slags dokument du vil arbeide med, og klikker Neste.
  6. Under Velg basisdokument velger du basisdokumentet du vil bruke, og klikker deretter Neste.
  7. Under Velg mottakere klikker du Bruk en eksisterende liste og klikker Bla gjennom.
  8. I dialogboksen Velg datakilde finner du mappen som inneholder Excel-arbeidsboken du vil bruke som datakilde, og klikker deretter Åpne.
  9. I dialogboksen Bekreft datakilde klikker du MS Excel-regneark via DDE (*.xls) og klikker OK.
  10. I dialogboksen Microsoft Excel velger du celleområdet eller regnearket som inneholder dataene du vil bruke, under Navngitt område eller celleområde og klikker til slutt OK.
    Obs!  Dataene vises nå i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting med samme formatering som vises i Excel-arket.

Metode 2

Formatere Excel-feltet som inneholder postnummeret, som tekst. Fremgangsmåte:
  1. Merk kolonnen som inneholder postnummerfeltet, i Excel.
  2. Klikk CellerFormat-menyen.
  3. Klikk kategorien Tall.
  4. Under Format klikker du Tekst og velger deretter OK.
  5. Lagre datakilden. Du kan nå fortsette utskriftsflettingen i Word.

Referanser

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du klikke følgende artikkelnummer for å vise artikkelen i Microsoft Knowledge Base:

304387 Feltene Dato, Telefonnummer og Valuta flettes på feil måte når du bruker en Access- eller Excel-datakilde i Word
Egenskaper

Artikkel-ID: 320473 – Forrige gjennomgang: 25. feb. 2008 – Revisjon: 1

Tilbakemelding