Innføring i konvertering av papirskjemaer til InfoPath-skjemaer

Denne artikkelen diskuterer fordelene ved å bruke elektroniske skjemaer i stedet for papirbaserte skjemaer til å samle inn data. Den inneholder også anbefalte fremgangsmåter for å konvertere papirbaserte skjemaer til Microsoft Office InfoPath-skjemamaler.

I denne artikkelen

• Fordeler ved å bruke elektroniske skjemaer
• Anbefalte fremgangsmåter for konvertering av papirskjemaer

Fordeler ved å bruke elektroniske skjemaer

Det er mange fordeler ved å bruke elektroniske skjemaer i stedet for papirbaserte skjemaer. Disse fordelene omfatter blant annet:

Nøyaktige, konsekvente data Med papirskjemaer skriver folk ofte informasjon på feil sted eller feiltolker instruksjoner for å fylle ut skjemaet. Feil kan også oppstå når en ansatt manuelt legger inn skjemadataene på nytt i en database eller et annet program. Å finne og løse denne typen dataregistreringsfeil kan være kostbart og tidkrevende. InfoPath inneholder en rekke automatiserte metoder for å hjelpe brukere med å unngå dataregistreringsfeil. Du kan for eksempel bruke formler til å beregne matematiske verdier automatisk for brukerne. Du kan også bruke betinget formatering til å gjøre brukerens oppmerksomhet oppmerksom på data, eller aktivere stavekontrollen slik at brukere kan kontrollere for stavefeil før de sender inn skjemaene. Det er også mulig å automatisk fylle ut felt for brukere ved å bruke eksisterende data fra en database eller andre datalagringssystemer. Du kan for eksempel utforme et salgsskjema som fyller ut informasjonsfelt for ansatte automatisk etter at brukere har angitt identifikasjonsnummeret sitt i en Ansatt-ID-boks.

Enkle oppdateringer Hvis du trenger å oppdatere en eksisterende skjemamal, kan du endre den, publisere den på nytt og distribuere den til brukerne. Denne oppdateringen skjer automatisk neste gang brukerne åpner et skjema som er basert på skjemamalen. Hvis brukere arbeider frakoblet når du publiserer en oppdatert skjemamal, skjer oppdateringen neste gang de kobler seg til nettverket. Brukere legger vanligvis ikke merke til at en oppdatering skjer, selv om du kan utforme skjemamalen til å varsle brukerne.

Alternativer for arbeidsflyt Ved å dra nytte av arbeidsflytfunksjonene i InfoPath kan du øke den totale effektiviteten til vanlige forretningsprosesser der dataene rutes fra én person til en annen. Arbeidsflyter kan redusere kostnadene og tiden det tar å koordinere forretningsprosesser, for eksempel prosjektgodkjenning eller dokumentgjennomgang, ved å behandle og holde oversikt over de menneskelige oppgavene som er involvert i disse prosessene. For eksempel kan du tenke deg en papirbasert utgiftsrapporteringsprosess der en ansatt fyller ut et utskrevet utgiftsrapportskjema, legger ved en papirdistribusjonsseddel i skjemaet og deretter sender det via intern post til sin overordnede. Etter at rapporten er godkjent, merker den overordnede av i boksen ved siden av navnet sitt på distribusjonsseddelen, og sender deretter rapporten til regnskapsavdelingen via intern post. Hvis regnskapssjefen godkjenner rapporten, utstedes refusjonssjekker. Det kan gå uker mellom tidspunktet den første rapporten ble sendt inn og til den ansatte mottok refusjonssjekken. Hvis du bruker InfoPath sammen med Microsoft Office SharePoint Server 2007, kan du automatisere denne typen arbeidsflyt, noe som kan spare deg for mye tid og utgifter.

Integrasjon med andre systemer Du kan integrere skjemadata fra InfoPath med andre produkter eller teknologier. Du kan for eksempel lagre skjemadata i en Microsoft SQL Server-database, eller bestemme deg for å basere utformingen av skjemamalen på en nettjeneste slik at du kan sende data til en database som ikke støttes direkte av InfoPath. InfoPath fungerer med mange andre programmer og servere i Microsoft Office-systemet, inkludert Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel og Microsoft Office Access. Du kan blant annet utforme og fylle ut InfoPath-skjemaer i e-postmeldinger i Outlook, eksportere InfoPath-data til Excel-arbeidsbøker, sende InfoPath-data til en Access-database eller spørre etter data fra en SharePoint-liste. Utviklere kan i tillegg bygge inn InfoPath-kontroller i de egendefinerte forretningsprogrammene som brukes i firmaet.

Ekstra sikkerhet Papirskjemaer er ikke nødvendigvis sikre. De kan bli feildirigert eller gå tapt, noe som introduserer et potensial for avsløring av sensitiv informasjon. Sikkerhetsmodellen for InfoPath er relatert til sikkerhetssonen og nivåinnstillingene i Windows Internet Explorer. Disse sikkerhetsfunksjonene er utformet for å beskytte brukernes skjemaer og datamaskiner mot usikre operasjoner, for eksempel tilgang til eller sending av data til en kilde som ikke er klarert. InfoPath tilbyr ytterligere sikkerhetstiltak, blant annet beskyttelse av utformingen av en skjemamal, bruk av digitale signaturer, administrasjon av bestemte skjemaoperasjoner som sammenslåing og innsending, og klarering av skjemaer som er installert på brukerens datamaskiner.

Til toppen av siden

Anbefalte fremgangsmåter for konvertering av papirskjemaer

Listen nedenfor beskriver noen ting du må ta hensyn til når du konverterer papirskjemaer til InfoPath-skjemamaler.

• Bruke oppsettstabeller til å organisere deler av skjemaet Som med et papirskjema bør du ordne et elektronisk skjema slik at personene som fyller det ut, kan gå gjennom skjemaet på en logisk måte. I InfoPath kan du bruke oppsettstabeller til å organisere kontroller, til å skille en inndeling fra en annen og til å lagre logoer og annen grafikk. Ved hjelp av oppsettstabeller får du i tillegg fordelen ved at du enkelt kan justere tekstbokser, avmerkingsbokser og andre elementer, slik at skjemamalen ser profesjonell og profesjonell ut. I eksemplet nedenfor brukes en oppsettstabell til å organisere tekstbokser i en inndeling i en skjemamal.
  
  1. Denne oppsettstabellen har to rader.
  2. Det finnes tre kolonner i den andre raden. Midtkolonnen brukes bare til avstandsformål.
• Vurder løsninger for valgfri informasjon Papirskjemaer inneholder ofte inndelinger som er forbeholdt bestemte kategorier av brukere. På et sykehus kan for eksempel et pasientinformasjonsskjema inneholde en «Bare for administrativ bruk»-del som er ment å fylles ut av sykepleiere eller annet helsepersonell og ikke av pasienten. I InfoPath finnes det flere måter å tilrettelegge for denne typen valgfri informasjon på. En av de beste måtene er å bruke en valgfri inndeling, som er en kontroll som inneholder andre kontroller, men som ikke vises i skjemaet med mindre brukeren velger å legge den til. Du kan for eksempel inkludere en valgfri notatdel i en skjemamal for en statusrapport. Brukere som vil legge til tilleggsmerknader, kan sette inn og fylle ut denne valgfrie delen. Alle andre kan la inndelingen være skjult.
  
  Du kan også bruke betinget formatering for å skjule bestemte felt med mindre en bestemt betingelse er oppfylt i skjemaet – for eksempel i en søknadsskjemamal kan du skjule et bestemt sett med felt til brukeren velger en avmerkingsboks for 18 eller eldre .
• Bruk gjentatte tabeller i stedet for vanlige tabeller Du kan spare plass ved hjelp av gjentakende tabeller og gi brukerne en ekstra grad av fleksibilitet når de fyller ut skjemaet. Når du bruker gjentatte tabeller, trenger ikke skjemamalen å vise mange tomme rader når brukeren åpner den. I stedet ser brukere vanligvis bare én rad og legger bare til flere når og hvis de trenger dem.
  
• Fastslå databehov Før du konverterer papirskjemaet, bør du avgjøre hva som til slutt må skje med dataene som brukerne skal legge inn i det elektroniske skjemaet. Ved å tenke gjennom databehovene på forhånd, før du konverterer papirskjemaet, kan du avgjøre om du har infrastrukturen som kreves for å opprette skjemamalen. Hvis brukere for eksempel må kunne sende skjemadata frem og tilbake raskt, og du ikke trenger å bruke dataene på nytt, kan det være aktuelt å publisere skjemamalen som en e-postmelding. Du kan deretter lagre brukerskjemaer i en InfoPath-skjemamappe i innboksen. Hvis andre trenger tilgang til og deling av skjemadataene, kan du lagre samlinger med relaterte InfoPath-skjemaer i biblioteker på en server som kjører Microsoft Windows SharePoint Services. Hvis brukere trenger tilgang til skjemadataene i andre forretningsprogrammer eller -systemer, for eksempel utgiftsrapportering eller regnskap, kan det hende du ønsker å lagre dataene i bedriftens databaser. Dette gjøres ofte ved å koble skjemamalen til en nettjeneste, som fungerer som et mellomledd mellom skjemamalen og databasen eller forretningssystemet.
• Fastslå hvor mange visninger du trenger I InfoPath kan du opprette forskjellige visninger av samme skjemamal. En visning er en alternativ måte å presentere data på i en skjemamal. Hvis du for eksempel utformer en mal for søknadsskjema for tillatelser, kan du bruke én visning som elektroentreprenøren skal fylle ut, en annen visning for den mottakende agenten og en tredje visning for undersøkelsen som godkjenner eller avslår søknaden. Ved å bruke visninger eliminerer du behovet for å utforme og vedlikeholde flere skjemaer for den samme forretningsprosessen.
• Finn ut hvilken type kontroller du trenger Hvis du opprettet et papirskjema i et program som Word, som egentlig ikke er ment for å utforme skjemaer, har du sannsynligvis brukt tekstbokser, avmerkingsbokser, knapper og kanskje noen få andre kontroller. InfoPath tilbyr over 30 forskjellige kontroller som du kan legge til i skjemamalen. I tillegg til standardkontroller, for eksempel tekstbokser og lister, inneholder InfoPath en rekke nye kontroller, for eksempel gjentatte tabeller, valggrupper og valgfrie inndelinger. Med disse kontrolltypene kan du utforme en fleksibel skjemamal som passer for brukerne. I for eksempel en mal for utgiftsrapportskjema kan du bruke en gjentatt tabell til å tillate brukere å legge inn bare så mange utgiftsposter som de trenger.
• Vurder å bruke maldeler for vanlige kontrollsett Hvis du har et stort antall papirskjemaer som skal konverteres, kan du se etter vanlige inndelinger og sett med felt som kan gjøres om til InfoPath-maldeler. En maldel er en del av en skjemamal som kan lagres for gjenbruk i flere skjemamaler. En vanlig maldel består av kontroller og en datakilde, og kan også inneholde funksjoner som datatilkoblinger, datavalidering og regler. Ved å opprette og bruke maldeler kan du sikre at skjemamalene i organisasjonen er konsekvente i tone, struktur og virkemåte. En personalavdeling kan for eksempel bruke én enkelt del av malen for kontaktinformasjon i alle skjemamalene sine.
  
• Aktivere digitale signaturer I InfoPath kan du konfigurere skjemamalen slik at brukere kan signere bestemte deler av et skjema eller hele skjemaet. Signering av et skjema bidrar til å godkjenne brukeren som personen som fylte ut skjemaet, og det bidrar også til å sikre at innholdet i skjemaet ikke ble endret.
• Bruke funksjoner som hjelper brukere med å fylle ut skjemaer I InfoPath kan du tilordne standardverdier til kontroller for å hjelpe brukerne med å fylle ut skjemaene raskere. I en utgiftsrapport kan du for eksempel tilordne dagens dato som standardverdi for en datovelgerkontroll. Du kan tilordne formler til feltene Delsum og Totalsum, slik at utgifter beregnes automatisk når brukeren legger inn utgiftselementer. Du kan også aktivere stavekontroll slik at brukerne kan kontrollere teksten de skriver inn for staveproblemer, akkurat som i alle andre Microsoft Office-dokumenter. Hvis du vil gi skjemaspesifikke kommandoer eller hjelpeinnhold, kan du opprette en egendefinert oppgaverute som vises ved siden av skjemaet.

Til toppen av siden