Bare et delsett av Exchange-postbokselementene synkroniseres i Outlook

Symptomer

Vurder følgende scenario:

• Du bruker Microsoft Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 eller Outlook for Microsoft 365.

• Du er koblet til en Exchange Server-postboks.

  Merknader

  • Hvis du kjører Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 eller Outlook for Microsoft 365, kan denne kontoen være den primære postboksen eller en annen postboks som du har representanttilgang eller en annen tillatelse til. Dette kan være en ekstra, delt eller automatisk tilordnet postboks eller fellesmappe.

    Hvis du vil ha mer informasjon om dette problemet i Outlook 2019, Outlook 2016 eller Outlook for Microsoft 365 knyttet til delte postbokser eller fellesmapper, kan du se følgende artikkel i Microsoft-databasen:

    3140747 Bare et delsett av elementer synkroniseres i delte postbokser eller fellesmapper i Outlook 2016

  • Hvis du kjører Outlook 2013, må kontoen være den primære kontoen.

• Exchange-e-postkontoen er konfigurert til å bruke bufret Exchange-modus.

I dette scenariet kan e-postmappene for disse postboksene vise elementantall som er lavere enn forventet. I tillegg kan eldre elementer synes å mangle, og du kan få følgende melding og hyperkobling nederst i listen over elementer:

Det er flere elementer i denne mappen på serveren

Klikk her for å vise mer på Microsoft Exchange

Denne meldingen vises i følgende skjermbilde.

Hvis du søker etter e-postelementer i postboksen, kan søkeresultatene også vise følgende tekst nederst i resultatene:

Viser nylige resultater... Mer

Hvis du klikker på Mer-koblingen, vises flere elementer som oppfyller søkekriteriene dine i søkeresultatene. Dette skjer fordi Outlook henter flere elementer fra postboksen på serveren som kjører Exchange Server.

Årsak

Dette problemet oppstår fordi den hurtigbufrede Exchange-modus E-post som skal holdes frakoblet-innstillingen er konfigurert til en annen verdi enn Alle. Følgende skjermbilde viser for eksempel en profil som er konfigurert til å bruke bufret Exchange-modus, og innstillingen E-post som skal holdes frakoblet er satt til en standardverdi på 12 måneder.

I standardkonfigurasjonen, avhengig av størrelsen på harddisken, synkroniserer Outlook bare hver 1, 3 eller 12 måned med e-post til filen Frakoblede Outlook-data (.ost) fra Exchange-serveren.

Hvis innstillingen E-post som skal holdes frakoblet er satt til 12 måneder, og du har e-postelementer i Exchange-postboksen som er eldre enn 12 måneder, ligger disse elementene kun i postboksen på serveren. Hvis du ikke kan koble til Exchange-serveren, kan du derfor ikke hente elementer utenfor området som er angitt av synkroniseringsinnstillingen bufret Exchange-modus til du kobler til serveren på nytt.

• Kalender
• Kontakter
• Oppgaver
• Journal
• Merknader
• Utboks
• Delt eller delegert (bare for Outlook 2013)

Mer informasjon

For å redusere effekten av den frakoblede outlookdatafilen (.ost), varierer standard antall måneder som er konfigurert for profilen din, etter størrelsen på harddisken. Tabellen nedenfor inneholder de forskjellige standardverdiene for forskjellige harddiskstørrelser.

Hvis du må endre antall valgte måneder med e-post for å synkronisere med ".ost"-filen i bufret modus, gjør du følgende:

1. Start Outlook.

2. Klikk Kontoinnstillinger i kategorien Fil, og klikk deretter Kontoinnstillinger.

3. Dobbeltklikk på Microsoft Exchange-kontoen din i kategorien E-post.

4. I dialogboksen Endre konto drar du glidebryteren E-post som skal holdes frakoblet til ønsket antall måneder eller Alle for å synkronisere alle e-postmeldinger.

   

5. Klikk Neste.

6. Klikk OK når du blir bedt om å starte Outlook på nytt for å fullføre konfigurasjonsendringen.

7. Klikk Fullfør.

8. Start Outlook på nytt.

Arbeide frakoblet

Hvis du ikke har tilkobling med Exchange-serveren, vises følgende melding i en mappe hvis det finnes eldre elementer på serveren som ikke ble synkronisert med .ost-filen:

Det er flere elementer i denne mappen på serveren

Koble til serveren for å vise dem

Denne meldingen vises i følgende skjermbilde.

Hvis du søker etter elementer i postboksen under lignende forhold, og du ikke har tilkobling til Exchange-serveren, vises følgende melding under søkeresultatene:

Serveren er ikke tilgjengelig. <x> måneder med resultater vist.

I denne meldingen <representerer x> verdien som er konfigurert for den bufrede modusen E-post for å holde frakoblet innstilling.

Et eksempel på denne meldingen vises i følgende skjermbilde.

Funksjonsadministrasjon gjennom gruppepolicy

Den hurtigbufrede modusinnstillingen E-post som skal holdes frakoblet opprettholdes i Outlook-profilinnstillingene i Windows-registret. Hvis du vil administrere denne innstillingen ved hjelp av gruppepolicy, kan du bruke gruppepolicymalene. Disse er tilgjengelige fra følgende Microsoft-webområder, avhengig av hvilken versjon av Office du bruker:

Office 2016, Office 2019, Office LTSC 2021 eller Outlook for Microsoft 365: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030

Office 2013: https://www.microsoft.com/download/details.aspx?id=35554

Gruppepolicymalfilene for Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook LTSC 2021 og Outlook for Microsoft 365 er Outlook16.admx og Outllk16.adml. Filene for Outlook 2013 er Outlk15.admx og Outlk15.adml. Hvis du bruker gruppepolicy til å administrere denne innstillingen, brukes følgende registerdata av Outlook:

Nøkkel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<x.0>\Outlook\Cached Mode

DWORD: SyncWindowSetting

Verdi: heltallsverdi (desimal) som angir antall måneder (bare bruk følgende verdier) 0 = Alle (all e-posten)

1 = 1 måned med e-postelementer

3 = 3 måneder med e-postelementer

6 = 6 måneder med e-postelementer

12 = 12 måneder med e-postelementer

24 = 24 måneder med e-postelementer

36 = 3 år med e-postelementer

60 = 5 år med e-postelementer

Merknader:

• X.0-plassholderen <> representerer din versjon av Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 eller Outlook for Microsoft 365, Office 2019, Outlook LTSC 2021 eller Outlook for Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).

• Med brukergrensesnittet (UI) for Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook LTSC 2021 eller Outlook for Microsoft 365 kan du angi innstillingen E-post som skal holdes frakoblet til flere verdier på 3 dager, 1 uke, 2 uker, 3 år og 5 år. 3. mai 2016-oppdateringen for Outlook 2016 lar deg angi disse tilleggsverdiene ved hjelp av Registerdata for SyncWindowSettingDays. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer Outlook 2016 med disse tilleggsverdiene, kan du lese følgende artikkel i Microsoft Knowledge Base:

  3115009 Oppdateringen lar administratorer angi flere standardvindu for e-post- og kalendersynkronisering for nye Exchange-kontoer i Outlook-2016.

• Administratorer som endrer eksisterende objektverdier for gruppepolicyen, bør være oppmerksomme på potensialet for å påvirke nettverkstrafikken når du øker verdien for SyncWindowSetting. Når gruppepolicyobjektet endrer SyncWindowSetting til en høyere verdi, vil Outlook gjøre en fullstendig OST-synkronisering når den nye verdien gjelder. For en enkelt klient er dette generelt ikke problematisk. Bruk av en høyere verdi på hundrevis eller flere klienter samtidig kan påvirke tilgjengelig nettverksbåndbredde negativt. Hvis du reduserer verdien, vil det ikke ha noen slik innvirkning fordi Outlook vil utføre en sletting av overflødige data som er bufret i OST-filene til alle klienter for å motta den lavere SyncWindowSetting-verdien.

• Siden Outlook bare synkroniserer maksimalt 1 år for grupper, kan du ikke søke etter eldre meldinger. Hvis du vil omgå denne Outlook-begrensningen, kan du bruke Outlook på nettet til å vise og søke etter eldre meldinger i grupper.