Arkivere et fullført prosjekt i Project Server 2010

Når du har fullført et prosjekt, er det sannsynlig at du ikke lenger trenger umiddelbar tilgang til det, og du vil kanskje skjule det fra å vises i prosjektsenteret og i gruppemedlemmenes Mine aktivitetsvisninger. Arkivering og skjuling av fullførte prosjekter reduserer «rotet» i disse visningene, og bidrar til å hindre brukere i å gjøre endringer i prosjekter som ikke lenger er aktive.

Det finnes én "standard" metode for å arkivere prosjekter effektivt ved hjelp av Microsoft Project Server 2010. Hvis denne metoden ikke oppfyller dine behov, finnes det noen alternative metoder som kan være bedre egnet for organisasjonen. Denne artikkelen dekker disse metodene, i tillegg til anbefalte fremgangsmåter for langsiktig arkivering.

I denne artikkelen

Arkivere et prosjekt ved hjelp av standardmetoden
Arkivere et prosjekt ved hjelp av en alternativ metode
Anbefalte fremgangsmåter for langsiktig arkivering

Arkivere et prosjekt ved hjelp av standardmetoden

Standardmetoden for arkivering av et prosjekt er en flertrinnsprosess:

Trinn 1: Opphev publisering av alle prosjektaktiviteter
Trinn 2: Slå av oppdateringer i prosjekthovedaktiviteten
Trinn 3: Konfigurere en sikkerhetsgruppe for brukere som ikke er administratorer
Trinn 4: Konfigurere en arkivsikkerhetskategori
Trinn 5: Arkivere prosjektgruppenettstedet

Disse trinnene utføres av prosjektlederen og administratoren, som nevnt i hver av de følgende avsnittene.

Trinn 1: Opphev publisering av alle prosjektaktiviteter

Hvis prosjektet tidligere har blitt publisert til gruppemedlemmer og du nå vil fjerne prosjektet og dets aktiviteter fra visningene, må prosjektlederen oppheve publiseringen av alle aktivitetene i prosjektet du arkiverer. Prosjektlederen kan starte denne prosessen i Microsoft Project Web App, men den faktiske opphevingsprosessen gjøres i Microsoft Project Professional 2010.

Obs!: Oppheving av publisering av en aktivitet fjerner ikke godtatt og brukt arbeid fra prosjektet. Eventuelle oppdateringsgodkjenningslogger som er knyttet til en aktivitet, slettes imidlertid.

Slik opphever du publiseringen av alle prosjektaktiviteter:

Klikk Prosjektsenter under Prosjekter på hurtigstartlinjen.
Klikk navnet på prosjektet du arkiverer, i kolonnen Prosjektnavn .
Klikk pilen på Rediger-knappen i Prosjekt-gruppen på Fanen Aktivitet, og klikk deretter På Project Professional.
Rull til kolonnen helt til høyre i tabelldelen av Gantt-diagramvisningen i Project Professional 2010, klikk toppteksten Legg til ny kolonne , og klikk deretter Publiser. Hvis Gantt-diagramvisningen allerede har publiser-kolonnen vist, hopper du over dette trinnet.
Klikk Nei i Publiser-kolonnen for hver aktivitet i prosjektet.

Tips!: Hvis du vil øke hastigheten på denne prosessen for større prosjekter, setter du den første aktiviteten til Nei. Klikk deretter håndtaket nederst til høyre i cellen, og dra det for å kopiere celleinnholdet i Publiser-kolonnen .
Klikk Publiser på Fanen Fil.
Når prosjektet er publisert, lukker og sjekker du inn prosjektet.

Trinn 2: Slå av oppdateringer i prosjekthovedaktiviteten

Deretter kan det hende at prosjektlederen må deaktivere oppdateringer i prosjekthovedaktiviteten, slik at det ikke er mulig å rapportere timelister.

Slik deaktiverer du oppdateringer i prosjekthovedaktiviteten:

Klikk Prosjektsenter under Prosjekter på hurtigstartlinjen.
Klikk navnet på prosjektet du arkiverer, i kolonnen Prosjektnavn .
Merk av for Prosjektsammendrag i Vis/skjul-gruppen på Fanen Alternativer.
Klikk Lukk i Oppgaver-gruppen på Fanen Alternativerfor å Oppdateringer.
Merk av for prosjektsammendraget (ID er 0) under Velg aktiviteter , og klikk deretter Publiser.

Trinn 3: Konfigurere en sikkerhetsgruppe for brukere som ikke er administratorer

Når prosjektlederen har klargjort prosjektet for arkivering, oppretter administratoren en sikkerhetsgruppe som inneholder alle brukere bortsett fra administratorer.

Slik oppretter du en sikkerhetsgruppe for brukere som ikke er administratorer:

Klikk Serverinnstillinger under Innstillinger på hurtigstartlinjen.
Klikk Behandle grupper under Sikkerhet på siden Serverinnstillinger.
Klikk Ny gruppe.
Skriv inn Alle ikke-Admin brukere i gruppenavn-boksen i inndelingen Gruppeinformasjon.
Velg navnene på alle brukere som ikke er administratorer, i Tilgjengelige brukere-boksen i Brukere-delen, og klikk deretter Legg til for å flytte dem til valgte brukere-boksen.
Klikk på Lagre.

Trinn 4: Konfigurere en arkivsikkerhetskategori

Når administratoren har opprettet gruppen Alle ikke-Admin brukere, er neste trinn å opprette en arkivsikkerhetskategori. I løpet av denne prosessen velger administrator hvilke prosjekter som skal arkiveres ved å inkludere dem i denne kategorien.

Slik oppretter du en arkivsikkerhetskategori :

Klikk Serverinnstillinger under Innstillinger på hurtigstartlinjen.
Klikk Behandle kategorier under Sikkerhet på siden Serverinnstillinger.
Klikk Ny kategori på siden Behandle kategorier.
Skriv inn Arkiv i Kategorinavn-boksen i inndelingen Navn og beskrivelse.
Klikk Alle ikke-Admin brukere under Tilgjengelige brukere og grupper under Tilgjengelige brukere og grupper, og klikk deretter Legg til for å flytte gruppen til boksen Brukere og grupper med tillatelser.
Merk av for Avslåfor alle tillatelser under Tillatelser for alle ikke-Admin brukere (gruppe).

Tips!: Merk av for Avslå for hver tillatelsesnode på øverste nivå (Prosjekt og Ressurs) for å nekte alle tillatelser rykket inn under hver node.
Velg Bare prosjektene som er angitt i Prosjekter-delen, og klikk deretter navnet på prosjektet du arkiverer, i boksen Tilgjengelige prosjekter.

Obs!: Pass på at DU IKKE merker av for noen av avmerkingsboksene som er oppført under Bruk sikkerhetstillatelsene ovenfor for alle prosjekter der. Dette kan føre til problemer med tillatelser for andre prosjekter og ressurser.
Klikk Legg til for å flytte prosjektet til boksen Merkede prosjekter .
Klikk på Lagre.

Trinn 5: Arkivere prosjektgruppenettstedet

Mange prosjekter bruker det tilknyttede prosjektgruppeområdet til å samle inn informasjon som utfyller prosjektplanen. Det kan være lurt å sikre at denne informasjonen også arkiveres. Microsoft SharePoint Server 2010 aktiverer sikkerhetskopiering på områdenivå. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan administratoren fullfører dette trinnet, kan du se Eksportere et område, en liste eller et dokumentbibliotek (SharePoint Server 2010).

Når området er sikkerhetskopiert, kan administratoren deretter slette nettstedet.

Slik sletter du et prosjektgruppeområde:

Klikk Serverinnstillinger under Innstillinger på hurtigstartlinjen.
Klikk Prosjektområder under Driftspolicyer på siden Serverinnstillinger.
Klikk raden som inneholder prosjektgruppenettstedet du sikkerhetskopierte, og klikk deretter Slett område.
Klikk OK for å bekrefte slettingen.

Til toppen av siden

Arkivere et prosjekt ved hjelp av en alternativ metode

Standardmetoden for arkivering er grundig og muliggjør gjenoppretting hvis du trenger den. Omfattende arkivering er imidlertid ikke alltid det en organisasjon trenger. Noen ganger er det bare å skjule fullførte prosjekter fra visningen, eller lagre et prosjekt lokalt, nok til å oppfylle arkiveringskravene dine.

Her er noen alternativer hvis standardmetoden for arkivering ikke passer dine behov:

Skjule prosjektet i prosjektsenteret Hvis du bare ønsker å skjule fullførte prosjekter i prosjektsenteret, kan du legge til et arkivflagg på prosjektdetaljersiden og deretter filtrere en prosjektsentervisning for å vise bare de prosjektene der arkivflagget er satt til Nei.
Fjerne prosjektet fra Kladd-databasen Et annet alternativ er å sikre at prosjektet sikkerhetskopieres til arkivdatabasen , og deretter slette prosjektet fra databasene Kladd, Publisert og Rapportering . Hvis du trenger data fra det arkiverte prosjektet på et senere tidspunkt, bruker du alternativet Administrativ gjenoppretting på siden Serverinnstillinger for å hente det tilbake til Kladd-databasen , og deretter publiserer du prosjektet på nytt.
Lagre prosjektet som en . MPP-fil Hvis du vil fjerne prosjektet fullstendig fra Project Server, er et annet alternativ å åpne prosjektet fra Project Server ved hjelp av Project Professional 2010, og deretter lagre prosjektet som en MPP-fil. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen «Lagre prosjektet lokalt» i Lagre et prosjekt. Vi anbefaler at du lagrer prosjektet med alle egendefinerte feltdata, slik at MPP-filen er isolert fra eventuelle tilleggsendringer i egendefinerte felt i Project Server. Når du har lagret og sikkerhetskopiert prosjektet som en MPP-fil, kan det bli slettet fra Project Server. Hvis du trenger å gjenopprette prosjektet på et senere tidspunkt, kan du åpne MPP-filen i Project Professional 2010 mens du er koblet til Project Server, og deretter lagre prosjektet på serveren.

Obs!: Hvis du bruker denne metoden, brytes eventuelle koblinger til levering, problemer og risikoer mellom prosjektet og prosjektgruppeområdet i Project Server.

Til toppen av siden

Anbefalte fremgangsmåter for langsiktig arkivering

Fra tid til annen kan prosjekt-MPP-filformatet, Project Server-innholdsdatabaseskjemaene og SharePoint-områdeskjemaene endres for å gjenspeile nye funksjoner. Dette kan ha innvirkning på bakoverkompatibilitet i den grad et prosjekt som er lagret som en MPP-fil, en gammel sikkerhetskopi av en Project Server-innholdsdatabase eller en sikkerhetskopiering av et prosjektgruppeområde, ikke kan brukes umiddelbart.

En anbefalt fremgangsmåte er å alltid planlegge å inkludere arkivert innhold i planleggingen av oppgraderingen. Dette reduserer tiden for å gjenopprette et gammelt prosjekt som kan kreve flere oppgraderingstrinn ellers.