Bruke filtrering til å endre en SharePoint-visning

Bruke filtrering til å endre en SharePoint-visning

Filtrering reduserer antall elementer som vises i en visning, til bare dataene du vil se. Et filter velger elementer som samsvarer med bestemte kriterier, for eksempel plassering, type element eller et utvalg av priser. Bruk av indekser og filtre kan også hjelpe deg med å komme tilbake til dataene eller forhindre overskridelse av terskelen for listevisning. Et filter kan returnere data alene, eller det kan grupperes eller sorteres for bedre formatering.

Indekser fungerer med filtre for å øke ytelsen. Hvis antall elementer i listen eller biblioteket overskrider terskelen for liste visning, kan du legge til indekser i eksisterende kolonner. Du kan deretter bruke filtre til å hente dataene som vises under terskelen for listevisning på 5000 elementer.

Filtre reduserer mengden data som returneres ved å velge elementer basert på operasjoner (for eksempel større enn eller mindre enn) og samsvarende data. Når du oppretter en filtrert visning, bør den første indekserte kolonnen i filteruttrykket redusere datasettet mest. For eksempel kan filtrering på et tilstands- eller datofelt redusere et datasett betydelig. Hvis du har 15 000 elementer, vil du at den første indeksen skal returnere mindre enn 5000 elementer. Det er fremdeles god praksis, selv om datasettet ikke har over 5000 elementer.

SharePoint velger den første indekserte kolonnen i en spørring, og bruker deretter resten av kolonnene for å velge dataene. Andre kolonner du angir i visningsfilteret, kan eller kan ikke bli indeksert. Visningen bruker ikke disse indeksene, selv om resultatet av den filtrerte visningen returnerer mindre enn terskelen for listevisning.

Du har for eksempel en spørring: størrelse = stor OG farge = rød. Størrelsen er ikke indeksert i listen, men det er fargen. Så lenge det er færre enn 5000 "røde" elementer i listen, lykkes spørringen i en stor liste. Hvis du imidlertid har en spørringsstørrelse = stor ELLER farge = rød og selv om databasen kan finne alle de røde elementene, må den skanne hele listen for å finne alle de store elementene. Spørringen er begrenset hvis fler enn 5000 elementer returneres.

Hvis du bruker to eller flere kolonner i filter uttrykket, må du bruke en AND-operator til å fastslå indeksen eller indeksene. Hvis du for eksempel vil returnere hunder fra en stor liste med dyr. Du har en ikke-indeksert kolonne som heter ørret, der du har hund som en verdi. Hvis du bare spør etter ørret = hund, blir spørringen begrenset. Hvis du imidlertid har en indeksert kolonne kalt Class, blir spørringen Class = mammals og ørret = hund. Du kan også søke etter katter og hunder med Query Class = mammals og (ørret = hund eller ørret = katter). Den andre spørringen velger alle mammals, og deretter filtrerer du til hunder og katter.

Obs!: Hvis du flytter elementene til papirkurven, blir fortsatt disse elementene talt opp når du skal fastslå om filteruttrykket overskrider terskelen for listevisning. Elementene blir ikke talt opp hvis du sletter papirkurven. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tømme papirkurven eller gjenopprette filer.

Hvis Kol onnene du skal bruke til å filtrere, ikke har indekser, bør du begynne med å opprette indekser. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til en indeks i en SharePoint-kolonne.

Når du har indeksert en kolonne, kan du legge den til i en visning når du oppretter eller endrer en visning, og deretter bruke den til å filtrere visningen. Før du oppretter en visning, kan det hende du ønsker å legge til flere kolonner i listen for å gi mer fleksibilitet for sortering, gruppering og filtrering. Du kan velge kolonner som er i datasettet, men som ikke vises, for filtrering og sortering.

Opprette en visning

Åpne listen eller biblioteket der du vil opprette en visning.

Avhengig av versjonen, gjør du dette:

  • Gjør følgende iSharePoint:

  1. Klikk overskriften til kolonnen du vil filtrere etter, og velg Filtrer fra meny alternativene.

    Filter for Kol onne overskrift for SharePoint etter meny alternativ

  2. I filter ruten som åpnes på høyre side av siden, velger du Kol onne verdien (ene) du vil filtrere listen etter. Når du er ferdig, klikker du Bruk -knappen.

    Liste filter rute for SharePoint Online

    Du skal nå legge merke til at Kol onne overskriften har et filter-ikon ved siden av den, for å angi at listen blir filtrert etter verdier i denne kolonnen.

    Kol onne overskrift i SharePoint med filter-ikonet

    Hvis du vil lære mer om filter ruten og hvordan du filtrerer etter verdier som er lagret i flere forskjellige kolonner, kan du lese Hva er ruten liste-og bibliotek filtre?

  3. Se på visninger-menyen øverst til høyre i listen eller biblioteket. Du bør legge merke til navnet på gjeldende visning med en stjerne (*) ved siden av den. Dette angir at visningen er ulagret. Hvis du vil opprette en ny visning, velger du navnet på gjeldende visning, og deretter velger du Lagre visning som fra meny alternativene.

    Alternativet Lagre som i liste visning i SharePoint Online

  4. Skriv inn et nytt navn for visningen i «Lagre som»-boksen som vises. (Hvis du vil at alle skal kunne se visningen, lar du avmerkings boksen gjør dette til en offentlig visning avmerket. Hvis du vil gjøre denne visningen privat, slik at du er den eneste som kan se den, fjerner du merket i avmerkings boksen.) Klikk Lagre -knappen for å opprette den nye visningen.

    Dialog boksen Lagre visning i SharePoint Online liste visning

    Nå kan du se en filtrert visning av listen eller biblioteket.

    Obs!: Det er mulig å filtrere listen eller biblioteket uten å lagre den som en visning. 

  • Gjør følgende i SharePoint 2016, 2013, 2010 eller SharePoint klassisk opplevelse:

  1. Klikk kategorien liste eller bibliotek , og klikk deretter Opprett visning.

    Opprett visning-knappen på båndet i SharePoint-biblioteket.

  2. Visningstype-siden klikker du visningen du vil bruke. Hvis du er usikker, velger du Standardvisning.

    Vise side for typer
  3. Skriv inn et Visningsnavn.

    Angi et navn og eventuelt et filnavn for visningen
  4. Rediger nettadressen for visningen, eller godta standardvalget. Du kan komme tilbake og endre dette senere.

  5. I delen Filter klikker du Vis elementer bare når følgende er sant, og deretter velger du hvordan du vil filtrere elementene basert på én av kolonnene som er indeksert.

    Hvis du vil opprette en visning av elementer som er endret i dag, kan du for eksempel velge Endret (indeksert)-kolonnen og Er lik-betingelsen og deretter skrive inn [I dag].

    Velg et indeksert felt i SharePoint Online

    Obs!: Hvis du ikke ser noen kolonner som viser (Indeksert) etter navnet, har du ingen indekserte kolonner tilgjengelige for listen eller biblioteket. Du må først opprette en enkel eller sammensatt indeks.

  6. Hvis du vil begrense antall elementer som vises på hver side, ruller du ned til Elementgrense og angir Antall elementer som skal vises-verdien. Når du oppretter en visning, er standard antall elementer som skal vises 30.

    Angi antall elementer som skal vises på Vis innstillinger-siden
  7. Du kan velge mellom to alternativer når du definerer en elementgrense på en side:

    • Vise elementer i bunker med den angitte størrelsen, som oppretter en side-ved-side-visning av dataene som er nyttig når du blar i elementer på en ikke-interaktiv måte.

      Når det finnes flere elementer enn grenseinnstillingen, vil visningen sideveksles.

      Funksjonsbilde

    • Begrense totalt antall elementer som returneres til angitt mengde, oppretter en streng grense som kan eller ikke kan returnere hele resultatet av filtreringen din. Dette kan være nyttig når du tester visningen, oppretter en prototype, eller når du bare vil hente de høyeste verdiene i en visning.

  8. Du kan velge Forhåndsvisningsrute under Stil for å se all informasjonen fra elementene i listen i et loddrett ruteformat. Forhåndsvisningsruten er en av visningsstilene du kan velge under Stil, når du redigerer eller oppretter en visning.

    Stilalternativer på Vis innstillinger-siden

    Du kan navigere dataene raskere når du holder musepekeren over elementtittelen i et rulleområde på venstre side av siden for å se alle kolonneverdiene av gjeldende element loddrett oppført på høyre side av siden. Færre opprinnelige data vises, og dette bidrar til å se visningen raskere. Denne stilen er også svært nyttig når listen er bred eller har mange kolonner og krever vannrett rulling for å se dataene.

    Funksjonsbilde

  9. Klikk på OK.

Det finnes flere trinn du kan gjøre med en visning, men dette er nok til å vise data som har overskredet terskelen for listevisning hvis du blokkeres. Du kan også sortere, eller gruppere etter, angi totaler, utvide mapper, og optimalisere visningen med en mobil enhet.

Endre en visning

Åpne listen eller biblioteket der du vil opprette en visning.

Gjør følgende iSharePoint:

  1. Gjør en ekstra endring i visningen, for eksempel ved å sortere, gruppere eller legge til flere filtre.

  2. Følg instruksjonene i trinn 3 og 4 ovenfor, men denne gangen kan du ikke endre navnet på visningen. Klikk på Lagre-knappen. Dette vil overskrive den eksisterende visningen.

    Hvis du vil ha mer detaljert kontroll over visningen, kan du gjøre det ved å endre visningen ved hjelp av klassisk visnings redigering. Hvis du vil gjøre dette, velger du navnet på gjeldende visning i Vis-menyen, og deretter velger du Rediger gjeldende visning fra meny alternativene, og deretter følger du instruksjonene som er oppført ovenfor for klassisk SharePoint-opplevelse.

    Meny alternativet Rediger gjeldende visning i SharePoint Online

Gjør følgende i SharePoint 2016, 2013, 2010 eller SharePoint klassisk opplevelse:

  1. Klikk kategorien liste eller bibliotek , Velg visning under gjeldende visning, og klikk deretter endre visning.

    Bibliotek-fane med Endre visning fremhevet

  2. Rull ned til Visninger-avsnittet, og klikk deretter vis.

  3. Du kan endre innstillingene som beskrevet i trinn fem til og med ni, i prosedyren Opprett visning ovenfor.

  4. Klikk på OK.

For at en visning skal filtrere raskt gjennom mange elementer, må den første kolonnen i filteret indekseres. Andre kolonner du angir i visningsfilteret, kan og kan ikke være indeksert, men visningen bruker ikke disse indeksene. Den første kolonnen i filteret skal returnere færre elementer enn terskelen for listevisning.

Hvis den første kolonnen i filteret returnerer flere elementer enn terskelen for listevisning, kan du bruke et filter med to eller flere kolonner. Når du definerer en filtrert visning som bruker to eller flere kolonner, kan du bruke AND-operatoren til å begrense det totale antallet elementer som returneres. Men selv i dette tilfellet må du angi den første kolonnen i filteret som kolonnen som mest sannsynlig returnerer mindre data. Bruk av filter OR vil nesten alltid øke antall elementer som returneres, og vil ikke være effektivt i disse tilfellene.

Hvis du vil finne ut mer om visninger, kan du se Opprett, endre eller slette en visning av en liste eller bibliotek.

Viktig!: Selv om du kan indeksere en enkel oppslagskolonne for å forbedre ytelsen, fungerer det ikke å bruke en indeksert oppslagskolonne til å forhindre at den overskrider terskelen for listevisning. Bruke en annen type kolonne som primær eller sekundær indeks.

Viktig!: Hvis du filtrerer en liste etter et indeksert felt, kan du se i papirkurven etter slettede elementer fra listen eller biblioteket. Elementer i papirkurven teller med i terskelen for listevisning, og blir ikke slettet fra bakdatabasen før de blir fjernet fra papirkurven. Hvis det totale antallet filtrerte elementer i listen og i papirkurven er større enn terskelen for listevisning, kan du få et ufullstendig sett med resultater, eller bli sperret. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tømme papirkurven eller gjenopprette filer.

Det finnes to nøkkelord du kan bruke til å filtrere basert på den gjeldende dagen [Today], eller den gjeldende brukeren [Me]. Disse er dynamiske siden de endres med brukeren eller datoen.

Obs!: Det er ikke mulig å bruke [i dag]-eller [meg]-filtrene når du filtrerer ved hjelp av en Kol onne overskrift. Du må bruke redigerings programmet for klassisk visning til å filtrere kolonner ved hjelp av disse nøkkel ordene.

Bruk av [Me] kan være nyttig når du bare vil se dokumentene i et stort bibliotek. [Me] opererer med personbaserte kolonner, for eksempel Opprettet av eller Endret av. For å se alle dokumenter du har opprettet, kan du for eksempel angi et filter med kolonnen Opprettet av lik [Me]. Hvis du er en redaktør og ønsker å se de siste filene du jobbet med, kan du angi et filter på kolonnen Endret av til er lik [Me]. Hvis du vil se begge, kan du opprette to filtre tilknyttet med Eller.

Filtrere ved hjelp av [Me]

Nøkkelordet [Today] fungerer på datobaserte kolonner. Du kan bruke matematikk for å få et utvalg som endres med dagens dato. Hvis du for eksempel vil se alle dokumenter som ble endret over de siste 30 dagene, kan du opprette et filter på datokolonnen som er større enn eller lik [Today] – 30. Hvis du vil utelukke den gjeldende dagen, kan du angi enda et filter på datokolonnen til mindre enn [Today] og koble dem sammen med And.

Filtrere ved hjelp av [Today]

Du kan filtrere en SharePoint-liste som har en metadatamal-kolonne. 

Legge til en kolonne for metadata i listen

Gå til listen, og velg + Legg til kolonne.

Legg til kolonne for metadata

Velg mer... Mer Velg alternativ knappen for forvaltede metadata , og velg deretter OK.

Opprette en liste Kol onne

Når du har opprettet en kolonne for forvaltede metadata og lagt til elementer i listen, kan du også bruke koder for metadata ved å klikke merke ikonet Merke ikon i ruten Rediger liste element.

Kode ruten for metadata

Bruk metadata-koder i tre visnings ruten.

Trevisning

Filtrere på koder for forvaltede metadata

  1. Velg Filter-ikonet Filterikon for å få tilgang til filtrerings ruten.

    Filtrerings rute

    Obs!: Du kan velge alternativet tre visning fra rulle gardin listen øverst i ruten, som gir en hierarkisk visning av vilkårene som er knyttet til den valgte kolonnen.

  2. Velg metadata-kode (ene) du vil filtrere på.

    Filtrere metadata
  3. Hvis du har minst fem verdier definert i kolonnen forvaltede metadata, velger du Se alle -koblingen for å vise filtrerings ruten.

    Filtrerings rute for metadata

  4. Kontroller metadata-kode (ene) du vil filtrere på, og velg Bruk.

Nedenfor finner du noen forslag til vanlig visninger som fungerer godt sammen med indekserte kolonner:

Filtrer etter:

Indekser følgende:

Eksempel:

Elementer som nylig er endret

Endret-kolonne

Bruk filteret for bare å vise elementer som er endret den siste uken, Endret er større enn[I dag] -7

Nye elementer

Opprettet-kolonne

Hvis du vil opprette en visning bare av elementer som ble lagt til den siste uken, kan du bruke filteret Opprettet er større enn[I dag] -7

Mine elementer

Opprettet av-kolonne

Hvis du vil opprette en visning av bare elementer som du har lagt til, kan du bruke filteret Opprettet av er lik [Meg].  

Elementer som forfaller i dag

Forfallsdato-kolonne (opprettet av deg i en liste eller bibliotek)

Hvis du vil opprette en visning av bare elementer med en forfallsdato i dag, kan du bruke filteret Forfallsdato er lik [I dag].  

Oppdateringer av diskusjonstavle

Sist oppdatert-kolonne

Hvis du vil opprette en visning bare av de diskusjonene som ble oppdatert i den siste måneden, bruker du filteret Sist oppdatert er større enn [I dag]-30.

Arkiver filer i et dokumentbibliotek

Endringsdato

Hvis du vil opprette en visning av dokumenter som ikke er endret siden 2016 (som du deretter vil arkivere), kan du bruke filteret Endringsdato er mindre enn 31. desember 2016.

Finn et delsett av økonomiske data

Område, År (som to enkle indekser)

Hvis du vil opprette en visning av økonomiske data for det nordøstlige området i 2015, kan du bruke filteret Området er lik «NØ» OG år er lik 2015 fordi kolonnen for Området sannsynligvis har færre verdier enn År-kolonnen.

Metadataobjektet

Kolonne for forvaltede metadata

Hvis du vil opprette en visning av forvaltede metadata, bruker du et filter basert på metadata-koder som du definerer irutenliste-og bibliotek filtre. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Hva er ruten liste-og bibliotek filtre?

Obs!: Selv når du oppretter en filtrert visning basert på kolonneindekser, kan flere operasjoner fremdeles være blokkert hvis du har overskredet terskelen for listevisning fordi de krever tilgang til hele listen eller biblioteket. Disse operasjonene omfatter dette: Legge til eller slette en indeks, opprette en sortering i definisjonen for visningen; vise en kolonnesum, og hvordan du legger til, oppdaterer eller sletter kalkulerte felt. Hvis dette skjer, må du prøve å kjøre operasjonen under Daglig tidsvindu når begrensningene er opphevet.

Kolonnetyper som støttes

  • En enkelt linje med tekst

  • Valg (enkeltverdi)

  • Tall

  • Valuta

  • Dato og klokkeslett

  • Person eller gruppe (enkeltverdi)

  • Forvaltede metadata

  • Ja/Nei

  • Oppslag

Kolonnetyper som ikke støttes

  • Flere linjer med tekst

  • Valg (flere verdier)

  • Beregnet

  • Hyperkobling eller bilde

  • Egendefinerte kolonner

  • Person eller gruppe (flere verdier)

  • Eksterne data

Vi lytter

Var denne artikkelen nyttig? Hvis dette er tilfelle, kan du gi oss beskjed nederst på denne siden. Hvis den ikke var nyttig, vil vi gjerne vite hva som var forvirrende eller manglet. Inkluder din versjon av SharePoint, OS og nettleser. Vi bruker tilbakemeldingen din til å dobbeltsjekke fakta, legge til informasjon og oppdatere denne artikkelen.

Obs!:  Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig? Her er den engelske artikkelen for referanse.

Trenger du mer hjelp?

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×