Bruk kontaktdatabasemalen i Access til å holde oversikt over navn, adresser, telefonnumre og annen informasjon. Denne nye versjonen av en populær Access-mal lar deg også kategorisere hver kontakt, sende e-postmeldinger og opprette kart med adresser.
Vil du se en video om hvordan du bruker denne malen? Se denne artikkelen: Bruke malen For kontaktdatabase.
Obs!: Kontaktdatabasemalen er oppdatert i løpet av de siste årene. Disse instruksjonene refererer til den nyeste versjonen av malen som er tilgjengelig for nedlasting. Hvis trinnene nedenfor ikke samsvarer med det du ser, bruker du sannsynligvis en eldre versjon av malen.
Komme i gang
I denne artikkelen tar vi for oss de grunnleggende trinnene for å bruke kontaktdatabasemalen.
Klargjøre databasen for bruk
-
Når du åpner databasen for første gang, viser Access velkomstskjemaet. Hvis du vil hindre at dette skjemaet vises neste gang du åpner databasen, fjerner du merket for Vis velkommen når databasen åpnes.
Lukk velkomstskjemaet for å begynne å bruke databasen.
-
Klikk Aktiver dette innholdet i meldingsfeltet for å sikre at alt databaseinnhold er aktivert.
Hvis du vil ha mer informasjon om å aktivere databaseinnhold, kan du se artikkelen Bestemme om du vil klarere en database.
Legge til kontakter fra Microsoft Outlook
Hvis du bruker Microsoft Outlook, kan du legge til kontakter fra dette programmet uten å måtte skrive inn informasjonen på nytt.
-
Klikk Legg til fra Outlook i kontaktlisteskjemaet.
-
Velg navnene du vil legge til i databasen, i dialogboksen Velg navn som skal legges til.
-
Klikk Legg til, og klikk deretter OK.
Søke etter en kontakt
Med Hurtigsøk-boksen kan du raskt finne en kontakt i kontaktlisteskjemaet.
-
Skriv inn teksten du vil søke etter, i Hurtigsøk-boksen i kontaktlisteskjemaet, og trykk deretter ENTER.
Access filtrerer listen for å vise bare de postene som inneholder teksten du søkte etter. Hvis du vil gå tilbake til hele listen, klikker du Fjern gjeldende søk. (Det er X-en i søkeboksen.)
Vise eller skjule kolonner
Enkelte felt (kolonner) er skjult som standard i kontaktlisteskjemaet. Slik endrer du hvilke felt som vises:
-
Klikk Vis/skjul felt.
-
Merk av for hver kolonne du vil vise, i dialogboksen Vis kolonner. Fjern merket for å skjule kolonnen.
Vis kontaktdetaljer
Kontaktdetaljer-skjemaet lar deg se og skrive inn mer informasjon om hver kontakt. Slik viser du kontaktdetaljerskjemaet:
-
Klikk Åpne ved siden av kontakten du vil se, i kontaktlisteskjemaet.
Legg til et bilde
I Kontaktdetaljer-skjemaet kan du legge til et bilde for kontakten.
-
Klikk Rediger bilde under bilderammen.
-
Klikk Legg til i dialogboksen Vedlegg.
-
Bla til mappen som inneholder filen, i dialogboksen Velg fil.
-
Velg filen du vil legge til, og klikk deretter Åpne.
-
Klikk OKi dialogboksen Vedlegg.
Obs!: Du kan legge ved flere filer til hver kontakt, inkludert forskjellige filtyper, for eksempel dokumenter eller regneark.
Vise et kart over adressen til en kontakt
Hvis du har angitt en gateadresse for kontakten i kontaktdetaljerskjemaet, kan du vise et kart over denne plasseringen:
-
Klikk Klikk for å tilordne.
Vise rapporter
Kontaktdatabasen inneholder to rapporter: Katalog og telefonbok. Slik viser du en rapport:
-
Dobbeltklikk rapporten du vil vise,under Rapporter i navigasjonsruten.
Du kan opprette egendefinerte rapporter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artikkelen Opprette en enkel rapport.
Endre Kontakter-databasen
Du kan tilpasse kontaktdatabasen ved å legge til et nytt felt i Kontakter-tabellen og deretter legge til dette feltet i kontaktlisteskjemaet og kontaktdetaljerskjemaet.
Legge til et felt i Kontakter-tabellen
-
Lukk alle åpne faner.
-
Dobbeltklikk kontakter-tabellen i navigasjonsruten.
-
Rull til høyre til du ser kolonnen Legg til nytt felt. Dobbeltklikk kolonneoverskriften, og skriv inn feltnavnet.
Første gang du skriver inn data i kolonnen, angir Access datatypen for deg.
Legge til et felt i et skjema
Når et felt er lagt til i en tabell, kan du legge det til i et skjema.
-
Høyreklikk skjemaet i navigasjonsruten, og klikk deretter Oppsettvisning.
-
Klikk Legg til eksisterende felt i Verktøy-gruppen i kategorien Utforming.
-
Dra feltet du vil bruke, fra feltlisten til skjemaet.
