Bruk databasemalen for Access Student til å holde oversikt over informasjon om elevene, inkludert nødkontakter, medisinsk informasjon og informasjon om foresatte. Du kan også søke etter og filtrere elever, spore elevdeltakelse, vise eller skjule kolonner og tilordne elevadresser.
Vil du se en video om hvordan du bruker denne malen? Se denne artikkelen, bruk databasemalen for elever.
Obs!: Studentdatabasemalen har blitt oppdatert de siste årene. Disse instruksjonene refererer til den nyeste versjonen av malen som er tilgjengelig for nedlasting. Hvis fremgangsmåten nedenfor ikke samsvarer med det du ser, bruker du sannsynligvis en eldre versjon av malen.
Bruke databasen
I denne artikkelen tar vi for oss de grunnleggende trinnene for bruk av studentdatabasemalen.
Klargjøre databasen for bruk
-
Når du åpner databasen for første gang, viser Access velkomstskjemaet. Hvis du vil hindre at skjemaet vises neste gang du åpner databasen, fjerner du merket for Vis velkommen når databasen åpnes .
Lukk velkomstskjemaet for å begynne å bruke databasen.
-
Klikk Aktiver dette innholdet i meldingsfeltet for å sikre at alt databaseinnholdet er aktivert.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du aktiverer databaseinnhold, kan du se artikkelen Bestemme om du vil klarere en database.
Søk etter en elev
Med hurtigsøkboksen kan du raskt finne en elev i elevlisteskjemaet .
-
Skriv inn teksten du vil søke etter, i hurtigsøkboksen , og trykk deretter ENTER.
Access filtrerer listen for å vise bare de postene som inneholder teksten du søkte etter. Hvis du vil gå tilbake til den fullstendige listen, klikker du Fjern gjeldende søk. (Det er X-en i søkeboksen.)
Filtrere elevlisten
I studentlisteskjemaet kan du filtrere listen over elever og lagre favorittfiltrene dine for fremtidig bruk.
-
Bruk filtre ved å høyreklikke skjemaet og velge filtrene du vil bruke.
-
Klikk Lagre filter.
-
Skriv inn et filternavn og en beskrivelse i Filterdetaljer-skjemaet , og klikk deretter Lukk.
-
Bruk boksen Filtrer favoritter til å bruke et lagret filter, eller klikk (Fjern filter) for å fjerne filteret.
Vise eller skjule kolonner
I studentlisteskjemaet er noen felt (kolonner) skjult som standard. Slik endrer du hvilke felt som vises:
-
Klikk Vis/skjul felt.
-
Merk av for hver kolonne du vil vise, i dialogboksen Vis kolonner . Fjern merket i avmerkingsboksen for å skjule kolonnen.
Vis elevdetaljer
Med skjemaet Studentdetaljer kan du vise og skrive inn mer informasjon om en elev, inkludert bilder, foresatte, nødinformasjon og deltakelse. Slik viser du skjemaet Studentdetaljer :
-
Klikk Åpne ved siden av elementet du vil se, i studentlisteskjemaet.
Legg til et bilde
Du kan legge til bilder og andre vedlegg i skjemaet Elevdetaljer .
-
Klikk Rediger bilde under bilderammen.
-
Klikk Legg til i dialogboksen Vedlegg.
-
Bla til mappen som inneholder filen, i dialogboksen Velg fil.
-
Velg filen du vil legge til, og klikk deretter Åpne.
-
Klikk OK i dialogboksen Vedlegg.
Obs!: Du kan legge ved flere filer for hvert element, inkludert ulike filtyper, for eksempel dokumenter eller regneark.
Legge til elever fra Microsoft Outlook
Hvis du bruker Microsoft Outlook, kan du legge til elever fra dette programmet uten å måtte skrive inn informasjonen på nytt.
-
Klikk Legg til fra Outlook i studentlisteskjemaet.
-
Velg navnene du vil legge til i databasen, i dialogboksen Velg navn som skal legges til i databasen.
-
Klikk Legg til, og klikk deretter OK.
Vise et kart over en elevs adresse
Hvis du har angitt en gateadresse for studenten i skjemaet Studentdetaljer , kan du vise et kart over denne plasseringen:
-
Klikk for å tilordne.
Vis rapporter
Studentdatabasen inneholder flere rapporter, inkludert alle studenter, allergier og medisiner, nødkontaktinformasjon, foresatteinformasjon og mer. Slik viser du en rapport:
-
Dobbeltklikk rapporten du vil vise, under Rapporter i navigasjonsruten.
Du kan opprette dine egne egendefinerte rapporter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artikkelen Opprette en enkel rapport.
Endre Students-databasen
Du kan tilpasse Elev-databasen ved å legge til et nytt felt i Elever-tabellen, og deretter legge til dette feltet i elevlisteskjemaet , Elevdetaljer-skjemaet og Alle elever-rapporten .
Legge til et felt i Elever-tabellen
-
Lukk alle åpne faner.
-
Dobbeltklikk på Elever-tabellen i navigasjonsruten.
-
Rull til høyre til du ser kolonnen Legg til nytt felt. Dobbeltklikk kolonneoverskriften, og skriv inn feltnavnet.
Første gang du skriver inn data i kolonnen, angir Access datatypen for deg.
Legge til et felt i et skjema eller en rapport
Når et felt er lagt til i en tabell, kan du deretter legge det til i et skjema eller en rapport.
-
Høyreklikk skjemaet eller rapporten i navigasjonsruten, og klikk deretter Oppsettvisning.
-
Klikk Legg til eksisterende felt i Verktøy-gruppen i kategorien Utforming.
-
Dra feltet du vil bruke, fra feltlisten til skjemaet eller rapporten.
