Flytte data fra Excel til Access

Denne artikkelen viser deg hvordan du flytter dataene fra Excel for å få tilgang til og konvertere dataene til Relasjons tabeller, slik at du kan bruke Microsoft Excel og Access sammen. For å oppsummere er Access best til å ta opp, lagre, spørre etter og dele data, og Excel er best for beregning, analysering og visualisering av data.

To artikler, som bruker Access eller Excel til å administrere data og ti gode grunner til å bruke Access med Excel, Diskuter hvilket program som passer best for en bestemt oppgave, og hvordan du bruker Excel og Access sammen for å opprette en praktisk løsning.

Når du flytter data fra Excel til Access, er prosessen tre grunnleggende trinn.

tre grunnleggende trinn

Obs!: Hvis du vil ha informasjon om data modellering og relasjoner i Access, kan du se grunnleggende om database utforming.

Trinn 1: importere data fra Excel til Access

Import av data er en operasjon som kan gå mye bedre hvis du bruker litt tid på å klargjøre og rengjøre data. Import av data er som å flytte til et nytt hjem. Hvis du rengjør og organiserer eiendeler før du flytter, er det mye enklere å betale for det nye hjem.

Rengjøre dataene før du importerer

Før du importerer data til Access i Excel, er det lurt å gjøre følgende:

  • Konvertere celler som inneholder ikke-Atom-data (det vil si flere verdier i én celle) til flere kolonner. En celle i en "kvalifikasjoner"-kolonne som inneholder flere kvalifikasjons verdier, for eksempel «C#-programmering», "VBA-programmering" og "nett utforming", må være delt opp til separate kolonner som hver inneholder bare én kvalifikasjons verdi.

  • Bruk kommandoen TRIM til å fjerne innledende, etterfølgende og flere innebygde mellomrom.

  • Fjerne tegn som ikke skrives ut.

  • Finn og løs stave-og tegn Settings feil.

  • Fjerne dupliserte rader eller dupliserte felt.

  • Kontroller at kolonner med data ikke inneholder blandede formater, spesielt tall formatert som tekst eller datoer formatert som tall.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se følgende emner i Hjelp for Excel:

Obs!: Hvis data opprydding trenger å være komplekse, eller du ikke har tid eller ressurser til å automatisere prosessen på egen hånd, kan du vurdere å bruke en tredje parts leverandør. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du søke etter "data datarensende program vare" eller "data Quality" ved hjelp av favoritt søke motoren i nett leseren.

Velge den beste data typen når du importerer

Under importen i Access vil du gjøre gode valg, slik at du får noen (hvis det er noen) konverterings feil som krever manuell handling. Tabellen nedenfor viser hvordan Excel-filformater og Access-datatyper konverteres når du importerer data fra Excel til Access og gir noen tips om de beste data typene som kan velges i vei viseren for regne ark import.

Excel-nummer format

Access-datatype

Kommentarer

Beste praksis

Tekst

Tekst, notat

Data typen Access-tekst lagrer alfanumeriske data opptil 255 tegn. Data typen Access-notat lagrer alfanumeriske data opptil 65 535 tegn.

Velg notat for å unngå å avkorte data.

Tall, prosent, brøk, vitenskapelig

Tall

Access har én tall data type som varierer basert på en felt størrelse egenskap (byte, hel tall, langt hel tall, enkel, dobbel, desimal).

Velg dobbel for å unngå data konverterings feil.

Dato

Dato

Access og Excel bruker begge samme serie nummer for å lagre datoer. I Access er dato intervallet større: fra-657 434 (1. januar 100 A.D.) til 2 958 465 (31. desember 9999 A.D.).

Siden Access ikke gjenkjenner 1904-dato systemet (brukt i Excel for Macintosh), må du konvertere datoene i Excel eller Access for å unngå forvirring.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Endre dato system, format eller tosifret års tolking og importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.

Velg dato.

Klokkeslett

Klokkeslett

Access og Excel lagrer tids verdier ved å bruke samme datatype.

Velg tid, som vanligvis er standard.

Valuta, regnskap

Valuta

I Access lagrer valuta data typen data som 8-bytes tall med presisjon til fire desimaler, og brukes til å lagre økonomiske data og hindre avrunding av verdier.

Velg valuta, som vanligvis er standard.

Boolsk

Ja/nei

Access bruker-1 for alle Ja-verdier og 0 for alle ingen verdier, mens Excel bruker 1 for alle REELLE verdier og 0 for alle USANNe verdier.

Velg Ja/nei, som automatisk konverterer de underliggende verdiene.

Hyperkobling

Hyperkobling

En hyperkobling i Excel og Access inneholder en URL-adresse eller Netta dresser som du kan klikke og følge.

Velg hyperkobling, ellers kan Access bruke data typen tekst som standard.

Når dataene er i Access, kan du slette Excel-dataene. Husk å sikkerhetskopiere den opprinnelige Excel-arbeidsboken først før du sletter den.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Hjelp-emnet for Access importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.

Tilføye data automatisk på en enkel måte

Et vanlig problem Excel-brukere føyer til data med de samme Kol onnene i ett stort regne ark. Du kan for eksempel ha en løsning for å spore aktiva som startet i Excel, men nå har blitt med i å inkludere filer fra mange arbeids grupper og avdelinger. Disse dataene kan være i forskjellige regne ark og arbeids bøker, eller i tekst filer som er datafeeder fra andre systemer. Det finnes ingen bruker grensesnitt kommando eller enkel metode for å tilføye lignende data i Excel.

Den beste løsningen er å bruke Access, der du enkelt kan importere og legge til data i én tabell ved hjelp av vei viseren for regne ark import. Du kan også legge til mye data i én tabell. Du kan lagre import operasjonene, legge dem til som planlagte Microsoft Outlook-oppgaver, og til og med bruke makroer til å automatisere prosessen.

Trinn 2: normalisere data ved hjelp av vei viseren for tabell analyse

Ved første øyekast kan det oppstå en avskrekkende oppgave å gå trinnvis gjennom prosessen med å normalisere dataene. Heldigvis er normalisering av tabeller i Access en prosess som er mye enklere, takket være vei viseren for tabell analyse.

veiviseren for tabellanalyse

1. dra de merkede Kol onnene til en ny tabell, og Opprett relasjoner automatisk

2. Bruk knappe kommandoer til å gi nytt navn til en tabell, legge til en primær nøkkel, gjøre en eksisterende kolonne til primær nøkkel og angre den siste handlingen

Du kan bruke denne vei viseren til å gjøre følgende:

  • Konverter en tabell til et sett med mindre tabeller, og Opprett automatisk en primær-og sekundær nøkkel relasjon mellom tabellene.

  • Legg til en primær nøkkel i et eksisterende felt som inneholder unike verdier, eller Opprett et nytt ID-felt som bruker data typen Autonummer.

  • Opprett automatisk relasjoner for å fremtvinge referanseintegritet med gjennom gripende oppdateringer. Gjennom gripende sletting blir ikke automatisk lagt til for å forhindre utilsiktet sletting av data, men du kan enkelt legge til gjennom gripende slettinger senere.

  • Søk etter nye tabeller for overflødige eller dupliserte data (for eksempel samme kunde med to forskjellige telefon numre), og Oppdater dette som ønsket.

  • Ta en sikkerhets kopi av den opprinnelige tabellen, og gi den nytt navn ved å legge til _OLD i navnet. Deretter oppretter du en spørring som rekonstruerer den opprinnelige tabellen, med det opprinnelige tabell navnet, slik at eventuelle eksisterende skjemaer eller rapporter som er basert på den opprinnelige tabellen, fungerer med den nye tabell strukturen.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se normalisere data ved hjelp av tabell analyse.

Trinn 3: koble til Access-data fra Excel

Når dataene er normalisert i Access, og en spørring eller tabell er opprettet som rekonstruerer de opprinnelige dataene, er det enkelt å koble til Access-dataene fra Excel. Dataene er nå i Access som en ekstern data kilde, og kan derfor kobles til arbeids boken via en data tilkobling, som er en beholder med informasjon som brukes til å finne, logge på og få tilgang til den eksterne data kilden. Tilkoblings informasjonen lagres i arbeids boken, og kan også lagres i en tilkoblings fil, for eksempel en ODC-fil (Office Data Connection) (ODC-filtype) eller en data kilde navn fil (filtypen DSN). Når du har koblet til eksterne data, kan du også automatisk oppdatere (eller oppdatere) Excel-arbeidsboken fra Access når dataene oppdateres i Access.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se importere data fra eksterne data kilder (Power Query).

Få dataene dine i Access

Denne delen leder deg gjennom følgende trinn for å normalisere dataene: bryte verdier i Kol onnene selger og adresse til de fleste atomiske delene, skille relaterte emner til sine egne tabeller, kopiere og lime inn disse tabellene fra Excel i Få tilgang til, opprette nøkkel relasjoner mellom nylig opprettede Access-tabeller og opprette og kjøre en enkel spørring i Access for å returnere informasjon.

Eksempel data i ikke-normalisert format

Følgende regne ark inneholder ikke-Atom-verdier i kolonnen selger og adresse-kolonnen. Begge Kol onnene skal deles inn i to eller flere separate kolonner. Dette regne arket inneholder også informasjon om selgere, produkter, kunder og ordrer. Denne informasjonen skal også deles videre, etter emne, i separate tabeller.

Selger

Ordre-ID

Ordredato

Produkt-ID

)

Pris

Kunde navn

Adresse

Telefon

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St. Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St. Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia-sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia-sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Columbia-sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia-sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia-sirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St. Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St. Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informasjon i de minste delene: atomiske data

Arbeide med dataene i dette eksemplet kan du bruke kommandoen tekst til kolonne i Excel til å skille mellom "atom"-delene i en celle (for eksempel gate adresse, post sted og post nummer) i atskilte kolonner.

Tabellen nedenfor viser de nye Kol onnene i samme regne ark etter at de er delt for å gjøre alle verdier atomiske. Vær oppmerksom på at informasjonen i selger-kolonnen er delt i etter navn-og for navn-Kol onnene, og at informasjonen i adresse Kol onnen er delt i Kol onnene for gate adresse, post sted og post nummer. Disse dataene er i første normale form.

Etternavn

Fornavn

 

gateadresse

Poststed

Region

postnummer

K

Yale

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia-sirkel

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St. Redmond

Redmond

WA

98199

Dele opp data i organiserte emner i Excel

Flere tabeller med eksempel data som følger viser samme informasjon fra Excel-regnearket etter at det er delt inn i tabeller for selgere, produkter, kunder og ordrer. Tabell utformingen er ikke endelig, men den er i riktig spor.

Selgere-tabellen inneholder bare informasjon om salgs personell. Vær oppmerksom på at hver post har en unik ID (selger-ID). Verdien for selger-ID blir brukt i Ordrer-tabellen for å koble ordrer til selgere.

Selgere

Selger-ID

Etternavn

Fornavn

101

K

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

Produkter-tabellen inneholder bare informasjon om produkter. Vær oppmerksom på at hver post har en unik ID (produkt-ID). Produkt-ID-verdien vil bli brukt til å koble produkt informasjon til Ordredetaljer-tabellen.

Programmene

Produkt-ID

Pris

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Kunder-tabellen inneholder bare informasjon om kunder. Vær oppmerksom på at hver post har en unik ID (kunde-ID). Kunde-ID-verdien blir brukt til å knytte kunde informasjon til Ordrer-tabellen.

Kunder

Kunde-ID

Navn

gateadresse

Poststed

Region

postnummer

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia-sirkel

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St.

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Ordrer-tabellen inneholder informasjon om ordrer, selgere, kunder og produkter. Vær oppmerksom på at hver post har en unik ID (ordre-ID). Noe av informasjonen i denne tabellen må deles inn i en ekstra tabell som inneholder ordre detaljer, slik at Ordrer-tabellen bare inneholder fire kolonner – den unike ordre-ID-en, ordre datoen, selger-ID-en og kunde-ID-en. Tabellen som vises her, er ennå ikke delt i tabellen for ordre detaljer.

Ordrer

Ordre-ID

Ordredato

Selger-ID

Kunde-ID

Produkt-ID

)

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Ordre detaljer, for eksempel produkt-ID og antall, flyttes ut av ordre tabellen og lagres i en tabell kalt ordre detaljer. Husk at det er 9 ordrer, så det er fornuftig at det er 9 poster i denne tabellen. Vær oppmerksom på at Ordrer-tabellen har en unik ID (ordre-ID), som blir referert til fra Ordredetaljer-tabellen.

Den endelige utformingen av Ordrer-tabellen skal se ut som følgende:

Ordrer

Ordre-ID

Ordredato

Selger-ID

Kunde-ID

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Ordredetaljer-tabellen inneholder ingen kolonner som krever unike verdier (det vil si at det ikke er noen primær nøkkel), slik at den er i orden for eventuelle eller alle kolonner som inneholder overflødige data. Ingen poster i denne tabellen bør imidlertid være helt identiske (denne regelen gjelder for alle tabeller i en database). I denne tabellen skal det være 17 poster – hver tilsvarende for et produkt i en enkelt ordre. I ordre 2349 utgjør for eksempel tre C-789-produkter én av de to delene av hele bestillingen.

Tabellen ordre detaljer bør derfor se ut som følgende:

Bestillings detaljer

Ordre-ID

Produkt-ID

)

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopiere og lime inn data fra Excel til Access

Nå som informasjonen om selgere, kunder, produkter, ordrer og ordre detaljer er inndelt i separate emner i Excel, kan du kopiere disse dataene direkte til Access, der den blir tabeller.

Opprette relasjoner mellom Access-tabeller og kjøre en spørring

Når du har flyttet dataene til Access, kan du opprette relasjoner mellom tabeller og deretter opprette spørringer for å returnere informasjon om ulike emner. Du kan for eksempel opprette en spørring som returnerer ordre-ID-en og navnene på selgerne for ordrer som er angitt mellom 3/05/09 og 3/08/09.

I tillegg kan du opprette skjemaer og rapporter for å gjøre data registrering og salgs analyse enklere.

Trenger du mer hjelp?

Du kan alltid spørre en ekspert i Excel tekniske fellesskap, få støtte i Svar-fellesskapet eller foreslå en ny funksjon eller forbedring på Excel User Voice.

Trenger du mer hjelp?

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×