Importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok

Vanlige scenarioer ved import av Excel-data til Access

• Du er en erfaren bruker av Excel, men i det videre arbeidet vil du bruke Access med disse dataene. Du vil flytte dataene i Excel-regnearkene til én eller flere nye Access-databaser.

• Avdelingen eller arbeidsgruppen bruker Access, men du mottar iblant data i Excel-format som må flettes med Access-databasene. Du vil importere disse Excel-regnearkene til databasen når du mottar dem.

• Du bruker Access til å behandle dataene, men de ukentlige rapportene du mottar fra resten av gruppen, er Excel-arbeidsbøker. Du vil effektivisere importprosessen for å sikre at dataene importeres til databasen hver uke på et bestemt klokkeslett.

Hvis dette er første gangen du importerer data fra Excel

• Det er ikke mulig å lagre en Excel-arbeidsbok som en Access-database. Excel inneholder ingen funksjoner for å opprette en Access-database fra Excel-data.

• Når du åpner en Excel-arbeidsbok i Access (endre Filtype i dialogboksen Åpne fil til Microsoft Office Excel-filer, og velg filen du vil bruke), oppretter Access en kobling til arbeidsboken i stedet for å importere dataene. Det å koble til en arbeidsbok er ikke det samme som å importere et regneark til en database. Hvis du vil ha mer informasjon om koblinger, kan du se Koble til data i Excel senere i denne artikkelen.

Klargjøre regnearket

1. Finn kildefilen, og velg regnearket som inneholder dataene du vil importere til Access. Hvis du bare vil importere en del av regnearket, kan du definere et navngitt område som inneholder bare de cellene du vil importere.
   
   Definere et navngitt område (valgfritt)   

   1. Bytt til Excel, og åpne regnearket som inneholder data du vil importere.

   2. Merk celleområdet som inneholder dataene du vil importere.

   3. Høyreklikk i det merkede området, og klikk deretter Navngi et område eller Definer navn.

   4. I dialogboksen Nytt navn angir du et navn for området i Navn-boksen, og deretter klikker du OK.

      Husk at du bare kan importere ett regneark om gangen under en importoperasjon. Hvis du vil importere data fra flere regneark, gjentar du importoperasjonen for hvert regneark.

2. Se gjennom kildedataene og følg instruksjonene i tabellen.

   Element	Beskrivelse
   Antall kolonner	Antall kildekolonner du vil importere, kan ikke overskride 255, siden Access ikke støtter mer enn 255 felt i en tabell.
   Hoppe over kolonner og rader	Det er lurt å bare ta med de radene og kolonnene du vil importere, i kilderegnearket eller det navngitte området. Rader    Du kan ikke filtrere eller hoppe over rader under importoperasjonen. Kolonner    Du kan ikke hoppe over kolonner under operasjonen hvis du velger å legge til data i en eksisterende tabell.
   Tabellformat	Kontroller at cellene er i tabellformat. Hvis regnearket eller det navngitte området inneholder flettede celler, plasseres innholdet i cellen i feltet som tilsvarer kolonnen lengst til venstre, og de andre feltene forblir tomme.
   Tomme kolonner, rader og celler	Slett alle unødvendige tomme kolonner og rader i regnearket eller området. Hvis regnearket inneholder tomme celler, kan du prøve å legge til de manglende dataene. Hvis du har planer om å tilføye postene til en eksisterende tabell, kontrollerer du at det tilsvarende feltet i tabellen godtar nullverdier (manglende eller ukjente verdier). Et felt godtar nullverdier hvis feltegenskapen Required er satt til Nei og egenskapsinnstillingen ValidationRule ikke forhindrer nullverdier.
   Feilverdier	Hvis én eller flere celler i regnearket eller området inneholder feilverdier, for eksempel #NUM og #DIV, retter du dem før du starter importoperasjonen. Hvis et kilderegneark eller -område inneholder feilverdier, plasseres en null i det tilsvarende feltet i tabellen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du retter disse feilene, se delen Feilsøke manglende eller uriktige verdier senere i denne artikkelen.
   Datatype	Kontroller at hver kildekolonne inneholder den samme datatypen i hver rad, slik at du unngår at det oppstår feil under importen. Access søker gjennom de første åtte kilderadene for å fastslå datatypen for feltene i tabellen. Vi anbefaler sterkt at du kontrollerer at de første åtte kilderadene ikke blander verdier for forskjellige datatyper i noen av kolonnene. Hvis ikke kan det være at Access ikke tilordner riktig datatype til kolonnen. Det er også lurt å formatere hver kildekolonne i Excel, og tilordne et bestemt dataformat til hver kolonne før du starter importoperasjonen. Formatering anbefales sterkt hvis en kolonne inneholder verdier for forskjellige datatyper. Flightnummer-kolonnen i et regneark kan for eksempel inneholde numeriske verdier og tekstverdier, for eksempel 871, AA90 og 171. Gjør følgende for å unngå manglende eller uriktige verdier: Høyreklikk kolonneoverskriften, og klikk deretter Formater celler. I kategorien Tall under Kategori velger du et format. For Flightnummer-kolonnen vil du sannsynligvis velge Tekst. Klikk OK. Hvis kildekolonnene er formatert, men fremdeles inneholder blandede verdier i radene etter den åttende raden, kan importoperasjonen fremdeles hoppe over verdier eller konvertere verdier på feil måte. Hvis du vil ha feilsøkingsinformasjon, kan du se delen Feilsøke manglende eller uriktige verdier.
   Første rad	Hvis den første raden i regnearket eller det navngitte området inneholder navnene på kolonnene, kan du angi at Access skal behandle dataene i den første raden som feltnavn under importeringen. Hvil kilderegnearket eller -området ikke inkluderer navnene, er det lurt å legge dem til i kilden før du starter importoperasjonen. Obs!: Hvis du har planer om å tilføye data til en eksisterende tabell, kontrollerer du at navnet på hver kolonne samsvarer nøyaktig med navnet på det tilsvarende feltet. Hvis navnet på en kolonne er forskjellig fra navnet på det tilsvarende feltet i tabellen, vil importoperasjonen mislykkes. Hvis du vil se navnene på feltene, åpner du tabellen i utformingsvisning i Access.

3. Lukk kildearbeidsboken hvis den er åpen. Hvis du holder kildefilen åpen, kan det føre til datakonverteringsfeil under importoperasjonen.

Klargjøre måldatabasen

1. Åpne Access-databasen der de importerte dataene skal lagres. Kontroller at databasen ikke er skrivebeskyttet, og at du har tillatelse til å gjøre endringer i databasen.

   -eller-

   Hvis du ikke vil lagre dataene i noen av de eksisterende databasene, oppretter du en tom database. Slik gjør du det:

   Klikk på Fil-fanen, Ny og deretter på Tom database.

2. Før du starter importoperasjonen, bestemmer du om vil lagre dataene i en ny eller en eksisterende tabell.

   Opprette en ny tabell    Hvis du velger å lagre dataene i en ny tabell, oppretter Access en tabell og legger til de importerte dataene i tabellen. Hvis en tabell med det angitte navnet finnes fra før, overskrives innholdet i tabellen med de importerte dataene.

   Tilføye i en eksisterende tabell    Hvis du velger å legge til dataene i en eksisterende tabell, tilføyes radene fra Excel-regnearket til den angitte tabellen.

   Husk at de fleste feil under tilføyingsoperasjoner oppstår fordi kildedataene ikke samsvarer med strukturen og feltinnstillingene for måltabellen. Du kan unngå dette ved å åpne måltabellen i utformingsvisning og se gjennom følgende:

   • Første rad    Hvis den første raden i kilderegnearket eller det navngitte kildeområdet ikke inneholder kolonneoverskrifter, kontrollerer du at plasseringen og datatypen for hver kolonne i kilderegnearket samsvarer med det tilsvarende feltet i tabellen. Hvis den første raden inneholder kolonneoverskrifter, trenger ikke rekkefølgen på kolonner og felt samsvare, men navnet og datatypen for hver kolonne må samsvare nøyaktig med tilsvarende felt.

   • Manglende eller ekstra felt    Hvis ett eller flere felt i kilderegnearket ikke finnes i måltabellen, legger du dem til før du starter importoperasjonen. Hvis tabellen inneholder felt som ikke finnes i kilden, trenger du imidlertid ikke å slette disse feltene fra tabellen hvis de godtar nullverdier.

     Tips!: Et felt godtar nullverdier hvis egenskapen Required (Obligatorisk) er satt til Nei og egenskapsinnstillingen ValidationRule (Valideringsregel) ikke forhindrer nullverdier.

   • Primærnøkkel    Hvis tabellen inneholder et primærnøkkelfelt, må kilderegnearket eller -området ha en kolonne som inneholder verdier som er kompatible med primærnøkkelfeltet, og de importerte nøkkelverdiene må være unike. Hvis en importert post inneholder en primærnøkkelverdi som allerede finnes i måltabellen, vises det en feilmelding under importoperasjonen.

   • Indekserte felt    Hvis egenskapen Indexed (Indeksert) for et felt er satt til Ja (ingen dubletter), må den tilsvarende kolonnen i kilderegnearket eller -området inneholde unike verdier.

     Gå til de neste trinnene for å kjøre importoperasjonen.

Starte importoperasjonen

1. Plasseringen til veiviseren for importering/kobling kan variere noe avhengig av hvilken versjon av Access du har. Velg trinnene som passer for din versjon av Access:

   • Hvis du bruker den nyeste versjonen av Microsoft 365, Access 2021 eller Access 2019, klikker du Ny datakilde > Fra fil > Excel i gruppen Importer & kobling i kategorien Eksterne data.

   • Hvis du bruker Access 2016, klikker du Excel i gruppen Importer & kobling på fanen Eksterne data.

   Obs!: Kategorien Eksterne data er ikke tilgjengelig med mindre en database er åpen.

2. I dialogboksen Hent eksterne data - Excel-regneark i Filnavn-boksen angir du navnet på Excel-filen som inneholder dataene du vil importere.

   -eller-

   Klikk Bla gjennom, og bruk dialogboksen Åpne fil til å finne filen som du vil importere.

3. Angi hvordan du vil lagre de importerte dataene.

   Hvis du vil lagre dataene i en ny tabell, velger du Importer kildedataene til en ny tabell i den gjeldende databasen. Du blir bedt om å gi dette feltet et navn senere.

   Hvis du vil tilføye dataene til en eksisterende tabell, velger du Tilføy en kopi av postene til tabellen, og deretter velger du en tabell fra rullegardinlisten. Dette alternativet er ikke tilgjengelig hvis databasen ikke inneholder tabeller.

   Hvis du vil koble til datakilden ved å opprette en koblet tabell, kan du se Koble til data i Excel senere i denne artikkelen.

4. Klikk OK.

   Veiviseren for regnearkimport starter og leder deg gjennom importprosessen. Gå til det neste trinnsettet.

Bruke veiviseren for regnearkimport

1. På den første siden i veiviseren velger du regnearket som inneholder dataene du vil importere, og deretter klikker du Neste.

2. På den siste siden i veiviseren klikker du Vis regneark eller Vis navngitte områder, velger regnearket eller det navngitte området som du vil importere, og deretter klikker du Neste.

3. Hvis den første raden i kilderegnearket eller -området inneholder feltnavnene, velger du Første rad inneholder kolonneoverskrifter og klikker Neste.

   Hvis du importerer dataene til en ny tabell, brukes disse kolonneoverskriftene til å navngi feltene i tabellen. Du kan endre disse navnene under eller etter importoperasjonen. Hvis du føyer til dataene i en eksisterende tabell, må du passe på at kolonneoverskriftene i kilderegnearket samsvarer nøyaktig med navnene på feltene i måltabellen.

   Hvis du tilføyer data til en eksisterende tabell, går du direkte til trinn 6. Hvis du legger til data i en ny tabell, utfører du de gjenværende trinnene.

4. I veiviseren blir du bedt om å se gjennom feltegenskapene. Klikk en kolonne i den nedre halvdelen av siden for å vise egenskapene for det tilsvarende feltet. Gjør eventuelt ett eller flere av følgende:

   • Hvis du vil, ser du gjennom og endrer navnet og datatypen for målfeltet.

     Access ser gjennom de første åtte radene i hver kolonne for å foreslå datatypen for det tilsvarende feltet. Hvis kolonnen i regnearket inneholder forskjellige typer verdier, for eksempel tekst og tall, i de første åtte radene i en kolonne, foreslår veiviseren en datatype som er kompatibel med alle verdiene i kolonnen – dette vil som regel være datatypen Tekst. Selv om du kan velge en annen datatype, må du huske at verdier som er inkompatible med datatypen du velger, enten ignoreres eller konverteres feil i importprosessen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du korrigerer manglende eller uriktige verdier, kan du se Feilsøke manglende eller uriktige verdier senere i denne artikkelen.

   • Hvis du vil opprette en indeks for feltet, angir du Indeksert til Ja.

   • Hvis du vil hoppe over en kildekolonne, merker du av for Ikke importer felt (hopp over).

     Klikk Neste når du er ferdig med å velge alternativer.

5. Hvis postene legges til i en ny tabell, blir du bedt om å angi en primærnøkkel for tabellen. Hvis du velger La Access legge til primærnøkkel, legges det til et autonummereringsfelt som det første feltet i måltabellen, og tabellen fylles automatisk ut med unike ID-verdier, der første verdi er 1. Klikk deretter Neste.

6. Angi et navn på måltabellen på det siste skjermbildet i veiviseren. I boksen Importer til tabellen skriver du inn et navn på tabellen. Hvis tabellen finnes fra før, vises en melding der du blir spurt om du vil skrive over det eksisterende innholdet i tabellen. Klikk Ja for å fortsette eller Nei for å angi et annet navn på måltabellen, og klikk deretter Fullfør for å importere dataene.

   Hvis noen av eller alle dataene ble importert i Access, viser veiviseren en side med statusen for importoperasjonen. Du kan også lagre detaljene for operasjonen som en spesifikasjon for senere bruk. Hvis operasjonen mislykkes helt, vises meldingen «Det oppstod en feil under forsøket på å importere filen».

7. Klikk Ja for å lagre detaljene for operasjonen for senere bruk. Ved å lagre detaljene kan du utføre operasjonen senere uten å gå gjennom veiviseren hver gang.

Se Lagre detaljene for en import- eller eksportoperasjon som en spesifikasjon for å finne ut hvordan du lagrer spesifikasjonsdetaljene.

Se Kjøre en lagret import- eller eksportspesifikasjon for å finne ut hvordan du kjører lagrede import- eller koblingsspesifikasjoner.

Se Planlegge en import- eller eksportspesifikasjon for å finne ut hvordan du kan planlegge kjøring av import- og koblingsaktiviteter ved bestemte tidspunkter.

Feilstrenger og feilsøkingstips

Til toppen av siden

Vanlige scenarioer for kobling til Excel-regneark fra Access

Du kobler vanligvis til et Excel-regneark (i stedet for å importere) av disse årsakene:

• Du vil fortsatt beholde dataene i Excel-regneark, men vil samtidig kunne bruke de kraftige funksjonene for spørringer og rapportering i Access.

• Avdelingen eller arbeidsgruppen bruker Access, men data fra eksterne kilder som du arbeider med, er i Excel-regneark. Du vil ikke beholde kopier av eksterne data, men du vil kunne arbeide med dem i Access.

Hvis dette er første gangen du kobler til et Excel-regneark

• Du kan ikke opprette en kobling til en Access-database fra Excel.

• Når du kobler til en Excel-fil, opprettes en ny tabell, som ofte kalles en koblet tabell. Tabellen viser dataene i kilderegnearket eller det navngitte området, men dataene lagres egentlig ikke i databasen.

• Du kan ikke koble Excel-data til en eksisterende tabell i databasen. Dette betyr at du ikke kan tilføye data til en eksisterende tabell ved å utføre en koblingsoperasjon.

• En database kan inneholde flere koblede tabeller.

• Alle endringer du gjør med dataene i Excel, gjenspeiles automatisk i den koblede tabellen. Innholdet og strukturen for en koblet tabell i Access er imidlertid skrivebeskyttet.

• Når du åpner en Excel-arbeidsbok i Access (endre til Microsoft Excel i Filtype-listen i dialogboksen Åpne fil, og velg filen du vil bruke), opprettes det en tom database, og veiviseren for regnearkkobling startes automatisk.