Innføring i eksterne data

Ved hjelp av Business connectivity Services kan du koble eksterne data til SharePoint-nettstedet og bruke det som om det er innebygd for området. Her er en samling informasjon om hvilke eksterne data som er, hvor de skal få den, og hvordan du bruker den.

Oversikt over eksterne data

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Finne innhold om eksterne data.

I denne artikkelen

Forstå det store bildet

Hvorfor bruke eksterne data?

Tre viktige scenarier

Det er halv parten å bli det moro

Hvilken hat har du?

Sette grunnlaget

Vite SharePoint-miljøet

Få riktig program vare

Konfigurere program varen riktig

Velg de eksterne dataene i en fornuftig

Vurdere ytelse

Øvelses sikkerhet først

Angi hjørne steinen: eksterne innholds typer

Overflate eksterne data i SharePoint-produkter

Lese og skrive data i eksterne lister

Legge til eksterne data Kol onner i lister og biblioteker

Opprette løsninger med forretnings data nett deler

Bruke eksterne data på en profil side, en handling eller et søk

Bruke eksterne data i arbeids flyter

Overflate eksterne data i Office-produkter

Analysere eksterne data i Excel

Legge til eksterne data i Word-dokumenter

Synkronisere eksterne data i Outlook

Forbedre tilgang til eksterne data med InfoPath-skjemaer

Legg til eksterne data i publiserte Visio-diagrammer

Importere og oppdatere eksterne data i Access

Forstå det store bildet

Det er mange grunner til å bruke eksterne data. Og et lite team kan gjøre store ting når det fungerer sammen for å opprette en forretnings løsning basert på eksterne data. Slik er det ofte gjort og belønningen det kan gi.

Hvorfor bruke eksterne data?

Når du bruker SharePoint-produkter til å effektivisere virksomhets aktiviteter, kan det være at du må legge til eksterne data, for eksempel databaser, forretnings programmer og net tjenester. Men disse eksterne dataene er ofte som en secluded-øya som er begrenset til privilegert personer, eller det er bare enkelt å komme til. Finnes det en metode for å få tak i disse eksterne dataene jevnt inn i SharePoint-produkter, i tillegg til Office-produkter, slik at du kan dra nytte av et kjent grensesnitt og forbedre virksomheten ytterligere?

Det er det som handler om forretnings data tilkoblings tjenester. Det gir sikker, effektiv, lese/skrive tilgang til en rekke eksterne data. Dette gjøres gjennom et omfattende rammeverk som gir standard bruker-og programmerings grensesnitt. Du kan også opprette en rekke bedrifts løsninger, både manglende kode, sammensatte SharePoint-løsninger for enkle og mellom liggende aktiviteter og kode BAS ert løsninger for avanserte behov. Du kan for eksempel:

  • Opprett en ekstern SharePoint-liste med Personal data for ansatte som er lagret i en bak database som brukere kan lese og skrive, på samme måte som en opprinnelig SharePoint-liste.

  • Koble oppdaterte kunde data i organisasjonens ERP-system (Enterprise Resource Planning) som et sett med Outlook-kontakter, og til og med gi frakoblet tilgang.

  • Opprett en løsning for arrangements planlegging som er koblet til et styrt program for bedrifter, men bruker en SharePoint-kalender for alle å se.

  • Opprett et Microsoft Silverlight-program med et stilig visuelt bruker grensesnitt som fungerer med eksterne data fra nettet.

I korte forretnings tilkoblings tjenester kan du koble til, samhandle med og låse opp verdien av eksterne data.

Til toppen av siden

Tre viktige scenarier

Vil du høre mer? Her er tre eksempler på viktige løsninger som er basert på forretnings data tilkoblings tjenester.

Kunde støtte    En stor bedrift har et bruker støtte, som gir intern teknisk støtte. Støtte anmodninger og Kunnskaps basen for teknisk støtte er lagret i en ekstern database, men er fullstendig integrert i et SharePoint-område ved hjelp av eksterne lister og nett delene for forretnings data. Informasjons arbeidere kan også vise sine nå værende forespørsler i Microsoft Outlook 2013 på nettet. Tekniske kunde støtte spesialister kan vise forespørsler som er tilordnet dem i Outlook 2013 tilkoblet og frakoblet tilgang. Arbeids flyter behandler automatisk kunde støtte via hver fase: åpnet, tilordnet, eskalert, løst og lukket. Ledere i det tekniske kunde støtte teamet, med riktig tillatelse, kan vise instrument bord som viser rapporter for bruker støtte som viser antall problemer som er tilordnet til hver kunde støtte spesialist, de nyeste eller kritiske problemene og antall kunde støtte som håndteres av hver kunde støtte avdeling i løpet av en gitt tids periode. Ledere kan også eksportere dataene til Microsoft Excel 2013 for mer detaljert analyse ved hjelp av betinget formatering og diagrammer.

Artist sporing    Et talent-byrå integrerer databasen med artister i sitt interne SharePoint-gruppeområde, som inneholder en fullstendig liste over artister, deres kontakt informasjon og ytelses planer. Registrering av kontrakter i form av Word-dokumentbiblioteker genereres og fylles automatisk inn med den nyeste artist informasjonen. En arbeids flyt veileder hver kontrakt gjennom de forskjellige trinnene. Agenter kan legge til nye artister i en ekstern liste ved hjelp av et InfoPath-skjema. Ved hjelp av denne løsningen har talent-agenter alltid den informasjonen de trenger i nærheten, og de kan utføre mange viktige oppgaver ved hjelp av kjente Office-produkter.

Salgsinstrumentbord    Et instrument bord program for salg hjelper deg med å knytte salgs ordrer og kunde informasjon som administreres i et CRM-system (Customer Relations Management) raskt. Avhengig av rollene og de respektive tillatelsene, kan gruppe medlemmer vise salgs analyse informasjon, individuelle gruppe medlemmers salgs ytelses data, salgs muligheter og kontakt informasjon og ordrer for en kunde. Selgere kan vise sine daglige kalendere, vise oppgaver tilordnet dem av sine ledere, samarbeide med team medlemmer og lese industri nyheter. Et Visio-diagram med salgs distrikter tilordner salg per måned og inneholder direkte data fra bak databasen som er enkelt å oppdatere. Med et Word-dokument kan ledere raskt redigere månedlige status rapporter som automatisk inkluderer data fra de eksterne systemene.

Til toppen av siden

Det er halv parten å bli det moro

Forretnings data tilkoblings tjenester er som en stor paraply som omfatter mange SharePoint-og Office-funksjoner. Men det fungerer ikke "out-of-box" fordi alle eksterne data kilder er unike og hver organisasjon har bestemte behov. Når du har satt opp grunnlaget, lokal eller i skyen, kan du legge til eksterne data i SharePoint-produkter og Office-produkter. Når du arbeider med eksterne data, går du vanligvis gjennom tre forskjellige faser:

Grunnlaget-fasen    I denne fasen skal du planlegge, klargjøre og konfigurere hvordan du får tilgang til de eksterne dataene. Dette betyr vanligvis å arbeide tett med en administrator og noen ganger en utvikler for å forstå hva som må gjøres. Viktige mål er å identifisere bedrifts-og teknisk krav, forberede den eksterne data kilden, sikre tilgang til dataene ved hjelp av sikker lagrings tjeneste og omfang den generelle løsningen. Et pivot mål oppretter en ekstern innholds type, som er en detaljert pakke med tilkoblinger, metadata og annen informasjon som brukes til å hente de eksterne dataene.

SharePoint-fasen    Når grunnlaget er satt inn, kan du nå forlegge de eksterne dataene i SharePoint-produkter på en rekke måter, inkludert eksterne lister, eksterne data Kol onner, nett deler for forretnings data, arbeids flyter, søke resultater, profils IDer, handlinger, apper for SharePoint og kode BAS ert SharePoint-komponenter eller løsninger.

Office-fasen    Når du har opprettet tilgang til de eksterne dataene i SharePoint-produkter, kan du nå forlegge dataene i en rekke Office-produkter (inkludert Excel, Word, Outlook, Visio, Access og InfoPath), apper for Office og kode baserte Office-komponenter,-tillegg eller-løsninger.

Det tre utviklingsfasene

Du finner mer informasjon om disse funksjonene senere i denne artikkelen.

Til toppen av siden

Hvilken hat har du?

Å utvikle en løsning basert på eksterne data er vanligvis en gruppe innsats og måten du arbeider på, avhenger av rollen din. Diagrammet nedenfor viser en høy nivå visning av rollene og løsningene som er involvert i en samlet utviklings livs syklus.

Roller og oppgaver i en utviklingslivssyklus

Brukere    Brukere samler enkle løsninger ved å bruke de grunnleggende funksjonene i SharePoint-produkter og Office-produkter. Eksempler på dette kan være:

  • Opprette en ekstern liste, ulike visninger av listen og legge til ulike filtre og sorteringer.

  • Eksportere den eksterne listen til Excel 2013 for ytterligere data analyse.

  • Koble en ekstern liste til Outlook 2013 for å arbeide med de eksterne dataene som er tilkoblet og frakoblet.

Privilegerte brukere    Erfarne brukere oppretter enkelt til mellom liggende, gratis bedrifts løsninger og krever ofte bedrifts analytikers ferdigheter for å forstå database systemene og de generelle forretnings prosessene i organisasjonen. De kan også formidle kravene til administratorer og utviklere, i tillegg til bedrifts ledere og kanskje nettsteds designere. Eksempler på dette kan være:

  • Opprette en ekstern innholds type ved hjelp Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Opprette eksterne data Kol onner i biblioteker, og koble Kol onnene til innholds kontroller i en tilpasset Word-mal, for eksempel en kontrakt eller en faktura.

  • Tilpasse InfoPath-skjemaer for å erstatte standard skjemaer for SharePoint-lister.

  • Utforme en nettside som kobler sammen forretnings data Web deler på en nyttig måte for å opprette et arbeidsom råde for informasjon.

  • Opprette en Outlook-basert løsning som inneholder egen definerte skjemaer, visninger, bånd kommandoer, handlinger og oppgave ruter.

  • Opprette en arbeids flyt som bruker eksterne liste data.

Administratorer    Administratorer administrerer bruker tillatelser og sikkerhet for flere forskjellige SharePoint-komponenter, inkludert den eksterne innholds typen og den eksterne databasen. En kritisk aktivitet innebærer å konfigurere mål programmer for sikker lagrings tjeneste, tilordning av legitimasjon og angivelse av de beste godkjennings metodene. Andre eksempler på operasjoner omfatter:

  • Administrere og konfigurere eksterne data tilgang, tillatelser og spørringer.

  • Importere og eksportere eksterne innholds typer fra metadatalageret for tilkobling for forretnings data.

  • Konfigurere egen definerte profils IDer, handlinger og søke resultater.

Utviklere    Utviklere oppretter en rekke egen definerte løsninger som er fra målrettede, gjenbrukbare komponenter til avanserte kode BAS ert løsninger. Eksempler på dette kan være:

  • Avanserte eksterne innholds typer utviklet i Microsoft Visual Studio, for eksempel egen definerte felt typer som bruker komplekse hierarkiske data.

  • Aggregerte data fra flere tjenester presentert som én BDC-modell.

  • Gjenbrukbare komponenter, egen definerte webdeler, egen definerte arbeids flyt aktiviteter og kode bak InfoPath-skjemaer.

  • Egen definerte eksterne data deler for Outlook-løsninger.

  • Microsoft Silverlight-programmer og Office-tillegg.

  • Egen definerte varsler ved hjelp av hendelses rammeverket.

  • Egen definerte tilkoblinger eller løsninger ved hjelp av forvaltet kode.

Til toppen av siden

Sette grunnlaget

Uansett hvilken ekstern data løsning du bestemmer deg for å opprette, må du opprette et sterkt grunnlag, og det betyr følgende: få og konfigurere riktig program vare, velge og klargjøre en ekstern data kilde, aktivere SharePoint-tjenester og-kontoer og opprette en ekstern innholds type.

Vite SharePoint-miljøet

Når du bruker eller oppretter en ekstern data løsning, er det forskjeller i funksjoner og funksjonalitet som du bør være klar over, basert på SharePoint-miljøet:

  • Lokal    Hvis du oppretter en løsning der brukerne og løsningen er helt lokale (bak brann muren), støttes alle funksjoner i Business connectivity Services.

  • Skyen    Hvis du bruker SharePoint (plan 2, E3 og E4) i Microsoft 365, er et delsett av funksjoner tilgjengelige. Eksterne lister, forretnings data nett deler og hendelses rammeverket støttes for eksempel, men profils IDer, handlinger og koblings rammeverket er ikke. I tillegg kan du bare koble til disse data kildene: WCF-webtjenester, OData og SQL Server Azure.

  • Hybrid    Organisasjonen kan allerede ha betydelige investeringer i lokale data kilder, for eksempel bransje programmer og ERP-systemer. Men organisasjonen kan også være i et hybridt SharePoint-miljø der noen av de ansatte er lokale og noen er i skyen. I et hybrid miljø kan du også opprette en hybrid ekstern data løsning slik at brukere i skyen får tilgang til en lokal data kilde. En bruker kan for eksempel fullføre en utgifts rapport mens de er på en forretnings reise ved å bruke SharePoint, og tilleggene kan umiddelbart avstemmes med et lokalt SAP-system. Du kan koble til enhver støttet lokal data kilde, men du må bruke OData-tjenester, og omfattende utvikling og konfigurasjon kan være påkrevd.

Få riktig program vare

Funksjonene i Business connectivity Services (BCS) er distribuert på tvers av ulike SharePoint-versjoner. Bruk tabellen nedenfor for å få hjelp til å gjøre det riktige valget.

Funksjon for Business connectivity Services

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (standard)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint (SPO)
plan 2
(E3, E4)

Kommentarer

Ekstern liste

Kolonne for eksterne data

Tilkoblings tjenester for forretnings data

SPO støtter bare WCF-og SQL Server Azure-koblinger

Sikker lagringstjeneste

SPO støtter bare gruppe legitimasjon

Eksternt data søk

Profils IDer

Handlinger

Nett deler for forretnings data

Office Product Support

Rike klient utvidelser *

Program tilknyttet BCS

Koblings rammeverk

Hendelses rammeverk

OData-kontakt

APIer for BCS-påregn

Hybrid (SPO til lokal)

Bare ved å bruke OData-kobling

* Inkluderer skjema kontroller for å vise eksterne data og oppsett for å vise data i en oppgave rute og et skjema område i Outlook. Bare tilgjengelig i Microsoft Office Professional Plus 2013.

Til toppen av siden

Konfigurere program varen riktig

Når du har installert riktig program vare, må du kontrollere at du har konfigurert den på riktig måte. Spesielt:

Klargjøre den eksterne datakilden    En administrator må kanskje opprette en konto og gi tilgangstillatelser til datakilden for å sikre at de riktige personene har tilgang til dataene, og at dataene ikke ender opp i feil hender. I en ekstern database kan det også være aktuelt for administratoren å opprette bestemte tabeller, visninger og spørringer og så videre for å begrense resultatene til det som er nødvendig, og for å øke ytelsen.

Konfigurere SharePoint-tjenester    En administrator må aktivere tilkoblings tjenester for forretnings data, sikker lagrings tjeneste og Visio-tjenester.

Konfigurere sikker lagrings tjeneste    En administrator må fastslå den beste tilgangs modusen for den eksterne data kilden, opprette et mål program og angi legitimasjonen for mål programmet.

Konfigurere datatilkoblingstjenester for forretningsdata    En administrator må sørge for at brukeren som oppretter den eksterne innholds typen, har tilgang til metadatalageret for forretnings data tilkobling (BDC), og at aktuelle brukere har tilgang til den eksterne innholds typen som den eksterne listen er basert på.

Pass på at Office-produkter er klare til bruk    Hvis du vil synkronisere eksterne data med Office-produkter, må du ha Windows 7 eller nyere og følgende gratis program vare produkter, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 og WCF data Services 5,0 for OData v3 på hver klient data maskin (hvis nødvendig, blir du automatisk bedt om å laste ned program varen). Pass også på at Office-installasjons alternativet, Business connectivity Services er aktivert (dette er standard). Dette alternativet installerer Business connectivity Services Client Runtime, som gjør følgende: bufrer og synkroniserer med eksterne data, tilordner forretnings data til eksterne innholds typer, viser den eksterne element velgeren i Office-produkter og kjører egen definerte løsninger i Office-produkter.

Til toppen av siden

Velg de eksterne dataene i en fornuftig

Du kan arbeide med en rekke eksterne data kilder, inkludert databaser, ERP-systemer (Enterprise Resource Planning), OData og avanserte koblinger.

Databaser    Organisasjoner og selskaper av alle figurer og størrelser avhenger av databaser for de daglige operasjonene. Databaser inneholder en rekke data typer, inkludert tekst, tall, bilder og dokumenter, og har mange formål, inkludert økonomiske, produksjons-, forsikrings-og data drevne bedrifts nett steder. Vanlige databaser som støttes omfatter: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 og en database som er i samsvar med ODBC eller OLE DB Interface-standarder.

ERP-systemer    ERP-systemer integrerer bransje data og-prosesser på tvers av en hel organisasjon og utfører mange av de grunnleggende aktivitetene for alle bedrifter, inkludert:

Næringslivs funksjon

Forretnings prosess

Økonomi og regnskap

Økonomi, gjeld og fordring, kontant styring, anleggs midler og budsjettering

Personaladministrasjon

Lønn, opplæring, fordeler, pensjon, rekruttering og mangfolds ledelse.

Customer Relationship Management (CRM)

Salg og markedsføring, provisjoner, tjeneste, kunde kontakt og støtte for telefon senter.

Produksjon

Teknikk, stykk liste, arbeids ordre, planlegging, arbeids flyt behandling, kvalitets kontroll og administrasjon av produkt livs syklus.

Forsynings kjede

Lager, ordre registrering, Kjøp, planlegging, inspeksjon og krav behandling.

Prosjekt styring

Kostnader, fakturering, tid og utgifter, ytelses enheter og aktivitets styring.

Vanlige støttede ERP-systemer inkluderer SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel og JD Edwards.

OData    Den åpne data protokollen (OData) gir en REST-basert standard for Opprett (inn Legg), Les (Hent), Oppdater (sett) og slett (Slett) operasjoner som får tilgang til web tjenester. Tenk på OData som nett BAS ert ekvivalent for ODBC og OLE DB. Data returneres enten i XML-eller JavaScript-format (JSON-objektmodellen). Vanlige OData-kilder inkluderer kjente nett områder (for eksempel Amazon, E-Bay, Azure data marked og Netflix), databaser og til og med andre SharePoint-nettsteder.

Avanserte koblinger    For andre data kilder kan en utvikler gi avanserte eksterne data tilgang ved å:

  • Bruke ADO.NET, som gir tilgang til alle data kilder med en ADO.NET-leverandør.

  • Bruke WCF og net tjenester, som gir tilgang til nett tjenester og Windows Communication Foundation (WCF).

  • Bruke .NET-tilkoblings samlinger, som gir tilgang til data kilder når en ADO.NET leverandør eller net tjeneste ikke er tilgjengelig.

  • Konverterer proprietære data typer som ikke støttes, til støttede .NET-data typer.

  • Opprette egen definerte løsninger for større data kilder med ofte endrede data strukturer som krever egen definerte data tilkoblinger, overførings metoder og koblings installasjon.

Til toppen av siden

Vurdere ytelse

Enhver forretnings løsning må ta hensyn til ytelsen, og eksterne data er ingen unntak. Heldigvis er forretnings data tilkoblings tjenester utformet for å løse mange flaske halser i ytelsen og gjelder. Som regel er data henting, side veksling, filtrering og sortering avlastet til den eksterne data kilden for å redusere minne og behandle ressurser som kreves av SharePoint-produkter.

Business connectivity Services har for eksempel innebygde hurtig buffere på både serveren (hurtig bufferen for Business connectivity Services) og klient data maskiner (klientens kjøre tids buffer for Business connectivity Services) og viser kanskje ikke de nyeste verdiene fra det eksterne data systemet umiddelbart. Du kan imidlertid justere oppdaterings intervallene basert på behovene til brukerne og løsningene du oppretter. Ikke alle brukere trenger å se oppdaterte data umiddelbart, men hvis de gjør det, kan de for eksempel oppdatere den eksterne listen eller kontakter-mappen i Outlook.

Muligheten til å arbeide frakoblet på en klient data maskin betyr også at brukere kan gjøre utvidet arbeid uten å være koblet til de eksterne dataene, men vet at dataene oppdateres og avstemmes på riktig måte når de kommer på nett.

Generelt kan disse ytelses funksjonene hjelpe deg med å gjøre skjermen, oppdateringen og data operasjonene for de eksterne dataene på en SharePoint-webside og et Office-produkt.

Til toppen av siden

Øvelses sikkerhet først

Det er spesielt viktig at en ekstern data løsning er sikker fordi dataene ofte er viktige for en virksomhet og må ikke vises eller endres av feil brukere. Det finnes også mange måter å sikre data på, og du vil at løsningen skal være enkel og sikker. Heldigvis er det noen metoder for å minimere kompleksiteten, primært ved hjelp av sikker lagrings tjeneste.

I en Nutshell krever sikring av de eksterne dataene å svare på to grunnleggende spørsmål:

hvem er du?    Dette kalles også godkjenning og er prosessen med å bekrefte identiteten din ved å hente legitimasjonen din (bruker navn og passord).

Hva kan du gjøre?    Dette kalles autorisasjon, og det er prosessen for å bestemme hvilke oppgaver du kan utføre på hvilke data elementer ved å hente listen over tillatelser du har fått.

For det første kan en administrator bestemme den beste tilgangs modusen for den eksterne data kilden. Vær oppmerksom på at det er veldig vanlig for bedrifts løsninger å godkjenne tilgang til eksterne data som den gjeldende brukeren har en annen konto. Men logging i en annen legitimasjon kan være komplisert og tungvint. Sikker lagrings tjeneste kommer til Bergen ved å levere lagring og tilordning av legitimasjon. Dette gjør det enklere å bruke en ekstern data kilde ved å logge på bare én gang.

Hvis du for eksempel er logget på SharePoint-området med ett sett med legitimasjon, men vil ha tilgang til en ekstern liste basert på et Siebel-program som bruker et annet sett med legitimasjon, kan en administrator konfigurere sikker lagrings tjeneste til å tilordne de to settene med legitimasjon automatisk, slik at du ikke trenger å logge på igjen.

Sikker lagrings tjeneste bidrar også til å administrere infamous "dobbel hopp", der hver godkjenning krever en "mellomstasjon" mellom to data maskiner, som kan være utsatt, med mindre det tas noen Fremgangs måte for å forhindre det.

Slik løses dobbelthopproblemet

Deretter oppretter en administrator flere lag med sikkerhet basert på tillatelser, omtrent på samme måte som flere forsvars linjer rundt en fort, for å sikre riktig godkjenning og tilgang til:

  • Dataene i den eksterne databasen eller systemet.

  • Den eksterne innholds typen i metadatalageret for tilkobling for forretnings data.

  • Kolonnen for eksterne lister eller eksterne data.

Til slutt kan en administrator legge til et ekstra lag med beskyttelse gjennom kryptering. Hvis den eksterne data løsningen også bruker Office-programmer, kan en administrator beskytte klient kjøre tids bufferen for Business connectivity Services ved hjelp av Windows Encrypting File System. Noen eksterne data kilder gir deg også måter å kryptere dataene på.

Til toppen av siden

Angi hjørne steinen: eksterne innholds typer

Eksterne innholds typer er i kjernen i en hvilken som helst ekstern data løsning. De er som en megler mellom deg og den eksterne data kilden. En vanlig ekstern innholds type er en organisert pakke med informasjon som inneholder følgende:

  • Tilkoblings informasjon til data kilden, for eksempel plassering, navn og godkjennings modus.

  • En definisjon av tabellen, feltene, primær-og sekundær nøklene, Valide ringene og data typene (også kalt metadata).

  • Data operasjonene du kan utføre, for eksempel opprette, lese, oppdatere, slette og spørre (også kalt CRUDQ).

  • Annen informasjon og virke måter, for eksempel tilordnede Office-datatyper eller aktivering av frakoblet synkronisering.

  • Ulike filtre, som spør dataene og bidrar til å isolere resultatene, og begrensninger for å forbedre ytelsen.

  • Identitet-feltet og visnings Kol onnene for en ekstern innholds velgning som brukes til å hente eksterne data i hele bruker grensesnittet.

  • En tilknytning basert på primær-og sekundær nøkler mellom to relaterte tabeller, for eksempel ordrer og kunder.

Én stalwart-bruker definerer den eksterne innholds typen og beskytter derfor andre brukere mot den e eksterne data. Dessuten er denne informasjonen lagret i en spesiell BDCM-fil (BDCM), i XML-format og lagret i metadatalageret for tilkobling for forretnings data. Denne Fremgangs måten gjør det enkelt å vedlikeholde, oppdatere, sikre og bruke eksterne innholds typer på nytt på ulike nett steder. Du kan for eksempel enkelt eksportere og importere filen for å distribuere den fra en utvikling til et produksjons miljø eller dele med andre område samlinger.

Stalwart-brukeren trenger ikke å være ekspert i XML. For å få hjelp til å opprette en ekstern innholds type, er det to verktøy du kan velge:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Du kan definere og oppdatere den eksterne innholds typen på en deklarativ måte, og deretter publisere den i metadatalageret for tilkobling for forretnings data.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Hvis de eksterne dataene er komplekse eller ikke støttes av SharePoint Designer 2013, kan du bruke XML-redigeringsprogrammet i Visual Studio (som gir IntelliSense) til å opprette XML-modellen, eller bruke den eksterne innholds typen designer i Visual Studio til å opprette en .NET-tilkoblings samling som gir egen definert forretningslogikk for siste integrasjon gjennom .NET Framework.

Til toppen av siden

Overflate eksterne data i SharePoint-produkter

Nå som du har opprettet et solid og sikkert grunnlag for de eksterne dataene, kan du gjøre dette med det i SharePoint-produkter.

Lese og skrive data i eksterne lister

En ekstern liste er en viktig bygge blokk for SharePoint-løsninger basert på eksterne data. Du kan lese og skrive eksterne data med den velkjente opplevelsen av å bruke en SharePoint-liste. En ekstern liste ser ut som en opprinnelig liste, men det er noen forskjeller i virke måten. Du kan for eksempel opprette visninger og bruke beregnede verdier med formler, men ikke legge ved filer eller spore versjoner.

Du kan også opprette en ekstern liste ved hjelp av SharePoint Designer 2013.

Til toppen av siden

Legge til eksterne data Kol onner i lister og biblioteker

Du kan kombinere eksterne data Kol onner med andre kolonner i en opprinnelig liste eller et bibliotek. Fordi en kolonne for eksterne data er lagt til i en opprinnelig liste eller et bibliotek, fungerer alle relaterte liste-eller bibliotek funksjoner, inkludert versjons kontroll, godkjenning, inn-og utsjekking og fil vedlegg.

La oss si at du har opprettet et bilde bibliotek som inneholder bilder av produktene organisasjonen selger. Du kan legge til en kolonne for eksterne data i biblioteket som har tilgang til produkt navn, produkt kode og gjeldende pris fra en ekstern database. Siden firma reglene og prosessene krever at eventuelle endringer i produkt informasjon bare foretas gjennom database systemet, angir du at de eksterne dataene er skrivebeskyttet når du oppretter den eksterne innholds typen. Men nå kan flere personer i organisasjonen enkelt se all felles produkt informasjon sammen i én bibliotek visning.

Til toppen av siden

Opprette løsninger med forretnings data nett deler

Nett delene for forretnings data er utformet for å fungere med data fra en ekstern liste, og du kan kombinere disse nett delene på nyttige måter for å opprette et område arbeidsom råde eller instrument bord. Du kan for eksempel koble til listen og element nett deler, slik at når du velger et utgifts rapport element i liste nett delen, for eksempel torsdags kostnader, vises vare detaljene i element nett delen, for eksempel hotell-, reise-og måltids kostnadene.

Tabellen nedenfor oppsummerer en kort beskrivelse av hver nettdel for forretnings data.

Nettdel

Beskrivelse

Forretningsdataliste

Viser en liste over elementer fra en ekstern liste.

Forretningsdataelement

Viser ett eller flere elementer fra en ekstern liste.

Handlinger for forretningsdata

Viser en handling fra en ekstern liste.

Filter for forretnings data tilkobling

Filtrerer innholdet i nett delen for tilkoblede forretnings data ved hjelp av en liste med verdier fra en ekstern liste.

Forretningsdataelementbygger

Oppretter et forretnings data element fra parametere i en URL-spørringsstreng og gir den til andre nett deler for forretnings data.

Forretningsdatarelatert liste

Viser en liste over underordnede elementer som er relatert til et overordnet element fra en ekstern liste.

Til toppen av siden

Bruke eksterne data på en profil side, en handling eller et søk

Profils IDer, handlinger og søk er tett relaterte funksjoner.

Profils IDer

Som standard oppretter Business connectivity Services automatisk en profil side basert på den eksterne innholds typen. En profil side er en nettside som viser informasjon fra en enkelt rad med eksterne data, basert på et ID-felt, for eksempel alle de individuelle feltene om en bestemt kunde.

Standard profils IDen er faktisk en nettside som inneholder verktøy for forretnings data element og en nettdel for forretnings data element som er koblet sammen. Webdelen for element verktøy analyserer parameteren for spørrings strengen for Netta dressen til profils IDen, for eksempel http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, og overfører CustID-verdien til webdelen for data element, som deretter viser alle de tilsvarende kunde feltene.

Du kan opprette din egen profil side for å vise egen definert informasjon, eller en administrator kan tilpasse profils IDen for deg.

Handlinger

Du kan til og med utføre en handling basert på profils IDen for å gjøre noe nyttig. Du kan for eksempel opprette en handling som kombinerer adresse informasjon om kunden med Bing Maps for å vise kundens plassering eller få vei beskrivelser. Du kan opprette en handling basert på parameteren for spørrings strengen for URL-adressen til profils IDen eller gjennom egen definert kode. En utvikler kan for eksempel skrive egen definert kode som lar deg oppdatere ansatt informasjon i en bak database.

Som standard bruker du en handling når du klikker kommandoen Vis profil handling i en nett del for forretnings data handlinger eller en forretnings data liste. Når du bruker en kolonne for eksterne data, kan du også kjøre handlingen fra en meny kommando.

Søk

Til slutt kan en administrator aktivere søk etter eksterne data. De eksterne dataene kan kravlesøkes og indekseres akkurat som interne SharePoint-data, men med sikkerhets trimming for å sikre at bare de aktuelle brukerne kan klikke og se søke resultatene, som vises ved hjelp av en profil side.

Ved å integrere SharePoint-søk i eksterne data systemer, kan brukere finne data de ellers ikke ville vært i stand til å finne. Hvis du for eksempel kjenner firmaet en kunde jobber for, men har glemt navnet, kan du søke etter firma navnet for å finne kundens profil side.

Til toppen av siden

Bruke eksterne data i arbeids flyter

Arbeids flyter gir et kraftig verktøy for modellering og automatisering av forretnings prosesser basert på en SharePoint-liste, et bibliotek eller et område. Disse forretnings prosessene kan være så enkle som en dokument godkjennings prosess med én enkelt godkjenner, eller så komplisert som enhver strukturert forretnings prosess. Selv om du ikke kan knytte en arbeids flyt direkte til en ekstern liste, kan du opprette følgende:

Arbeids flyter for opprinnelig liste    En arbeids flyt som er knyttet til en opprinnelig liste som leser eller oppdaterer data fra en ekstern liste ved hjelp av handlingene Opprett liste element, Oppdater liste element og slett liste element. Du kan for eksempel oppdatere et eksternt liste element hver gang en opprinnelig liste eller et biblioteks element endres. Du kan bruke andre handlinger med eksterne lister, for eksempel angi arbeids flyt variabel til å endre et eksternt liste felt. Du kan også bruke et eksternt liste element som mål for en oppgave prosess, men koblingen til oppgaven viser ikke en tittel for det eksterne liste elementet.

Område arbeids flyter    Område arbeids flyter krever ikke en hendelse SUT løse ren for å starte og kan startes manuelt. For å hindre uautorisert tilgang kjører arbeids flyter som har tilgang til eksterne lister, alltid i en tjeneste konto, selv med en godkjennings modus som bruker representasjon.

Hendelser    En utvikler kan opprette hendelser som utløser i den eksterne data kilden, og brukere kan opprette varsler som svarer på disse hendelsene. Du kan for eksempel bruke en SharePoint-arbeidsflyt til å sende en e-postmelding til en ansatt når en kunde konto tilordnes til den ansatte i den eksterne data kilden.

Av hensyn til ytelsen er det god praksis å bare lese et lite antall kolonner i den eksterne listen, eller du kan opprette, oppdatere eller slette et lite antall elementer i den eksterne listen.

Til toppen av siden

Overflate eksterne data i Office-produkter

Nå som du har surfaced dataene i SharePoint-produkter, kan du gjøre dette i ulike Office-produkter.

Analysere eksterne data i Excel

Du kan eksportere data fra en ekstern liste til Excel 2013 og holde dataene synkronisert. Du vil for eksempel kanskje beholde et produkt lager i en ekstern liste, slik at det er enkelt å dele og oppdatere, men også periodisk lager analyse i Excel 2013. De eksterne dataene som eksporteres til Excel 2013, bestemmes av den gjeldende eksterne liste visningen, filtrene som er definert for den eksterne innholds typen og i den eksterne listen, og språk innstillingene for SharePoint-området. h

Når du eksporterer en ekstern liste, opprettes en Excel-tabell med en data tilkobling til den eksterne listen basert på en nett spørrings fil. Hvis du vil se ytterligere endringer som er gjort i SharePoint-listen i Excel-tabellen, kan du oppdatere dataene. Vær oppmerksom på at du ikke kan gjøre endringer i kilden til de eksterne dataene, og at en oppdaterings operasjon for Excel ville overskrive endringer du har gjort i Excel-tabellen.

Til toppen av siden

Legge til eksterne data i Word-dokumenter

Ved å legge til eksterne data Kol onner og en Word-mal med innholds kontroller i et dokument bibliotek, kan du også gjøre det enkelt og effektivt å skrive inn nøyaktige, oppdaterte data i et Microsoft Word 2013 strukturert dokument.

La oss si at du har et dokument bibliotek som inneholder kunde kontrakter. All kunde informasjon beholdes imidlertid i et bransje program, for eksempel SAP. Du kan spore kundens kontrakter i dokument biblioteket, men sikre at relatert kunde informasjon er oppdatert og ikke nødvendigvis duplisert. Slik gjør du det:

  • Legg først til eksterne data Kol onner i biblioteket for å knytte riktig kunde navn, firma navn og telefon nummer til hver kontrakt som er lagret i kontrakt biblioteket.

  • Deretter oppretter du en Word-mal som inneholder standard tekst og innholds kontroller for kunde kontrakt for å angi kunde navn, firma navn og telefon nummer. Word 2013 vil bruke den eksterne element velgeren til å hjelpe deg med å skrive inn eller oppdatere den riktige informasjonen ved å vise og hente riktig kunde informasjon automatisk.

  • Til slutt, hver gang du oppretter en kontrakt, skriver inn kunde data og lagrer kontrakten tilbake i biblioteket, forfremmes kunde data verdiene til de tilsvarende eksterne data Kol onnene.

Til toppen av siden

Synkronisere eksterne data i Outlook

Hvis en ekstern liste inneholder kunder, oppgaver, avtaler eller inn Legg, kan du koble listen med Outlook 2013. Når du er tilkoblet, kan du vise, redigere og skrive ut data ved hjelp av det velkjente Outlook-brukergrensesnittet. Hvis dataene er kontaktinformasjon, for eksempel kunder, kan du til og med ringe dem, sende e-postmeldinger og komme med møteforespørsler.

Datasynkroniseringen er toveis. Endringer gjort i Outlook 2013, blir automatisk synkronisert med den eksterne datakilden. Endringer gjort i den eksterne datakilden, blir synkronisert med elementene i Outlook 2013, selv om en oppdateringsoperasjon kan være nødvendig.

Dataene blir som standard oppdatert automatisk hver sjette time, men denne verdien kan endres. Hvis du vil forsikre deg om at du ser gjeldende data fra den eksterne data kilden, høyre klikker du mappen og klikker deretter SYNKRONISER DB-endringer.

Når du oppretter den eksterne innholds typen, gjør du følgende:

  • Hvis du vil ha frakoblet tilgang, aktiverer du alternativet for støtte for frakoblet synkronisering .

  • Angi feltet for Office-elementtype til ett av følgende: kontakt, avtale, oppgave eller inn Legg.

  • Tilordne de individuelle feltene i den eksterne innholds typen, for eksempel kundens for navn, kunde etter navn, kunde adresse og kunde telefon, til de respektive feltene for Outlook-element type, for eksempel en kontakts for navn, etter navn, BusinessAddress og firma telefon.

I tillegg kan du opprette en Outlook-løsning som gjør følgende, med en kode som er skrevet av en utvikler:

  • Vise opprinnelige eller egen definerte data deler i egen definerte oppgave ruter for å presentere eksterne data for brukere.

  • Inkluder egen definerte bånd kommandoer for å utføre egen definerte handlinger.

  • Opprette en egen definert visnings definisjon for å vise bestemte kolonner med eksterne data.

  • Utforme egen definerte skjema områder som skal presentere eksterne data.

Til toppen av siden

Forbedre tilgang til eksterne data med InfoPath-skjemaer

Det er mange grunner til at Microsoft InfoPath 2013 er nyttig å bruke med eksterne data:

Arbeide med komplekse data typer    Hvis et felt med eksterne data er hierarkisk, for eksempel et adresse felt som inneholder gate, by og post nummer som et under felt, kan du ikke arbeide med dette feltet i SharePoint-skjemaet for en ekstern liste, og i realiteten er det ikke engang opprettet. Du kan imidlertid konvertere SharePoint-skjemaet til et InfoPath-skjema for å opprette og oppdatere feltene ved hjelp av InfoPath 2013.

Bygge inn en kontroll for ekstern element velger    Du kan dra og slippe den eksterne element velger kontrollen på et InfoPath-skjema, koble den til den eksterne listen som en sekundær data kilde, og gjøre det enkelt for en bruker å velge et element basert på et unikt felt, for eksempel et kunde navn eller produkt-ID.

Hvis du i tillegg konfigurerer en tilknytning for eksterne innholds typer, for eksempel kunder og ordrer, og InfoPath-skjemaet for den eksterne listen inneholder en sekundær nøkkel, for eksempel kunde-ID, er den eksterne element velger kontrollen automatisk lagt til i skjemaet. Dette gjør det mulig for brukere å enkelt finne kunden de ønsker når de arbeider med bestillinger.

Opprette flere visninger av et skjema    Noen ganger kan det hende at skjemaer har flere visninger av de eksterne dataene, spesielt hvis det finnes mange felt, og at en ekstern liste eller et SharePoint-skjema ikke er gyldig. Flere visninger er også nyttige i skrive-én gangs scenarioer der det eksterne systemet ikke tillater oppdatering av et felt etter at det er opprettet. I slike tilfeller kan du opprette to visninger, én for opprettings operasjonen og den andre for oppdaterings operasjonen.

Legge til regler eller kode – bak skjemaer    Du kan legge til deklarerende regler eller kode bak skjemaer for å utføre ytterligere forretningslogikk, for eksempel Valide ring og beregninger. Du kan for eksempel sikre at en lands-/område kode er gyldig ved hjelp av en regel, eller post nummeret til USA er gyldig ved hjelp av en net tjeneste.

Til toppen av siden

Legg til eksterne data i publiserte Visio-diagrammer

Ved hjelp av Microsoft Microsoft Visio 2013 kan du koble data fra en ekstern liste til et diagram og figurer. Du kan deretter publisere diagrammet i et SharePoint-dokumentbibliotek som en interaktiv Web tegning, slik at brukere kan vise diagrammet og vise de tilknyttede eksterne dataene. Det er tre måter å koble datarader til figurer på i tegningen. Du kan koble rader til eksisterende figurer én om gangen, du kan koble rader til figurer automatisk eller du kan opprette figurer fra dataene.

Til toppen av siden

Importere og oppdatere eksterne data i Access

Microsoft Access 2013 er en landingsplass for alle typer data, og eksterne data er ikke noe unntak. Du kan importere en ekstern liste til Access-databasen på klient data maskinen og jevnlig oppdatere dataene. Dataene er skrivebeskyttet.

De grunnleggende trinnene som skal følges:

  1. Eksporter den eksterne innholds typen fra SharePoint Designer 2013 eller direkte fra metadatalageret for tilkobling for forretnings data som en BDCM-fil.

  2. Opprett en data tilkobling for Web tjeneste ved å bruke BDCM-filen i Access 2013.

  3. Opprett en koblet tabell basert på data tilkoblingen for Web tjenesten i Access 2013.

Vær oppmerksom på at i dette tilfellet brukes ikke kjøre tids bufferen for Business connectivity Services-klienten til å synkronisere med den eksterne listen når du oppdaterer dataene.

Til toppen av siden

Obs!:  Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig? Her er den engelske artikkelen for referanse.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×