Innføring i forvaltede metadata i SharePoint

Denne artikkelen gir en oversikt over noen av de viktigste konseptene som er relatert til å arbeide med de nye funksjonene for forvaltede metadata i SharePoint Server. Det beskriver hvordan de nye funksjonene for forvaltede metadata gir støtte for implementering av formelle taksonomier gjennom forvaltede vilkår. Det forklarer også hvordan sosiale koder fungerer, og hvordan de er relatert til funksjoner for forvaltede metadata, for eksempel forvaltede termer og organisasjons nøkkel ord.

I denne artikkelen

Funksjoner for forvaltede metadata

Nøkkel ord og begreper

Taksonomi

Folksonomy

Term sett

Begrep

Forvaltede vilkår

Organisasjons nøkkel ord

gruppere

Verktøy for behandling av term lager

Kolonne for forvaltede metadata

Kolonnen virksomhets nøkkel ord

Sosiale merker

Merking

Metadata-scenarier: fra taksonomier til folksonomier

Fordeler med forvaltede metadata

Forvalte metadata

Planlegge og konfigurere forvaltede metadata

Opprette og behandle termsett

Bruke metadata

Kode innhold med forvaltede termer

Kode innhold med organisasjons nøkkel ord

Kode innhold med sosiale merker

Funksjoner for forvaltede metadata

De nye funksjonene for forvaltede metadata i SharePoint Server aktiveres av et nytt tjeneste program for forvaltede metadata som gir støtte for to viktige ting:

  • Innholds type publisering    Deling av innholds typer på tvers av nettsteds samlinger og nett programmer. Hvis du vil ha mer informasjon om innholds type publisering, kan du se innføring i innholds typer og innholds type publisering.

  • Taksonomier    Oppretting og behandling av hierarkiske samlinger av sentralt forvaltede termer (kalt termsett) som kan brukes som attributter for elementer på SharePoint-nettsteder. Disse term settene kan deles på tvers av nettsteds samlinger og-nett programmer. Term sett kan opprettes og administreres gjennom en funksjon kalt behandlings verktøyet for term lager.

Toppen av siden

Nøkkel ord og begreper

Det finnes flere nøkkel ord og begreper som er nyttige for å forstå når du arbeider med de ulike metadata-funksjonene i SharePoint Server. Ved å forstå disse begrepene kan du forstå begreps informasjonen som forklart senere i denne artikkelen og i andre artikler om funksjonene for forvaltede metadata.

Taksonomi

En taksonomi er en hierarkisk klassifisering av ord, etiketter eller termer som er organisert i grupper basert på likheter. En taksonomi kan defineres og administreres sentralt av én eller flere personer. Den internasjonale standard industriell klassifiseringen (ISIC), som ble utviklet av United Nations, er et berømte eksempel på en industriell taksonomi som brukes til å klassifisere økonomiske data. Taksonomier er nyttige fordi de gir en logisk, hierarkisk struktur av metadata som kan brukes til å klassifisere informasjon konsekvent.

Toppen av siden

Folksonomy

En folksonomy er klassifiseringen som resulterer i at brukere av nettstedet sammen bruker ord, etiketter eller termer på innhold på et område. Hvis du noen gang har sett en merkesky på et Web område, har du vist en visualisering av en folksonomy. Figuren nedenfor viser en webdel for merkesky på et SharePoint-område. En folksonomy måte å bruke metadata på, kan være nyttig fordi den trykker kunnskap og ekspertise for nettsteds brukere og innholds Creators, og den gjør det mulig for innholds klassifisering å utvikle seg med brukernes endring av forretnings behov og interesser.

Merkesky

Toppen av siden

Term sett

Et term sett er en gruppe med relaterte termer.

Avhengig av hvor et termsett opprettes, kan omfanget være lokalt eller globalt:

  • Lokale termsett opprettes i konteksten for en område samling, og er tilgjengelige for bruk (og vises) bare for brukere av denne område samlingen. Hvis du for eksempel legger til en kolonne for forvaltede metadata i en liste eller et bibliotek og oppretter et nytt termsett for denne kolonnen, er term settet lokalt for nettsteds samlingen som inneholder denne listen eller dette biblioteket.

  • Globale termsett er tilgjengelige for bruk på tvers av alle områder som abonnerer på et bestemt tjeneste program for forvaltede metadata.

Termsett kan konfigureres til å bli lukket, noe som betyr at brukere ikke kan legge til nye termer i dem når de skriver inn en verdi for en kolonne som er tilordnet til term settet. Eller de kan konfigureres til å være åpne, noe som betyr at brukere kan legge til nye termer i term settet når de oppdaterer verdien for en kolonne som er tilordnet til term settet.

Toppen av siden

Begrep

En term er et enkelt element i et termsett, og det er et bestemt ord eller uttrykk som kan knyttes til et element på et SharePoint Server område. En term har en unik ID, og den kan ha mange forskjellige tekst etiketter (synonymer). Hvis du arbeider på et flerspråklig område, kan det også ha etiketter på forskjellige språk.

Det finnes to typer termer:

Forvaltede vilkår

Forvaltede termer er vanligvis forhånds definert og organisert i et hierarkisk term sett av en administrator for term lager eller en annen person med tillatelse til å arbeide med forvaltede metadata.

Organisasjons nøkkel ord

Et organisasjons nøkkel ord er et ord eller en frase som er lagt til i elementer på et SharePoint område. Organisasjons nøkkel ord er organisert i et enkelt, ikke-hierarkisk term sett i verktøyet for behandling av term lager, som kalles nøkkel ord settet. Siden brukere vanligvis kan legge til et ord eller uttrykk i et element som et nøkkel ord, kan virksomhets nøkkel ord brukes for folksonomy-koding. Administratorer for term lager, eller andre personer som har tillatelse til å administrere metadata, kan velge å flytte nøkkel ord fra term settet nøkkel ord og inn i et bestemt forvaltet termsett, der nøkkel ordene blir tilgjengelige i konteksten til et bestemt termsett. Administratorer for term lager kan også velge å gjøre nøkkel ord settet lukket, slik at brukere ikke kan sende nye nøkkel ord og er begrenset til bruk av eksisterende nøkkel ord.

Toppen av siden

gruppere

Grupper definerer sikkerhets grenser. En gruppe er et sett med term sett som alle deler felles sikkerhets krav. Bare brukere som er tilordnet som bidrags ytere til en bestemt gruppe, kan administrere termsett som tilhører gruppen, eller opprette nye termsett i den. Organisasjoner bør opprette unike grupper for termsett som vil ha unike tilgangs-eller sikkerhets behov.

Toppen av siden

Verktøy for behandling av term lager

Verktøyet for behandling av term lager er verktøyet som taxonomists, administratorer eller andre personer som administrerer taksonomier, kan bruke til å opprette, importere og behandle termsett og vilkårene i dem. Verktøyet for behandling av term lager viser alle globale term sett og alle lokale term sett som er tilgjengelige for nettsteds samlingen du får tilgang til verktøyet for behandling av term lager fra.

Toppen av siden

Kolonne for forvaltede metadata

Kolonnen for forvaltede metadata er en ny Kol onne type som kan legges til i lister eller biblioteker, slik at område brukere eller innholds eiere kan velge verdier fra et bestemt termsett med forvaltede termer og bruke dem på innhold. En kolonne for forvaltede metadata kan konfigureres til å tilordnes til et eksisterende termsett, eller du kan opprette et nytt termsett spesifikt for kolonnen. Hvis du oppretter et nytt termsett spesifikt for en kolonne for forvaltede metadata, vil term settet være et lokalt termsett som bare er tilgjengelig for bruk i nettsteds samlingen der det ble opprettet.

Toppen av siden

Kolonnen virksomhets nøkkel ord

Kolonnen for organisasjons nøkkel ord er en kolonne som du kan legge til i innholds typer, lister eller biblioteker, slik at brukere kan merke elementer med ord eller uttrykk som de velger. Det er en kolonne med flere verdier som standard. Når brukere skriver inn et ord eller uttrykk i kolonnen, presenteres de med forslag til innskriving, som kan inneholde elementer fra både forvaltede termsett og term settet nøkkel ord. Brukere kan velge en eksisterende verdi eller skrive inn noe nytt (hvis term settet for nøkkel ord er konfigurert til å være åpne for bruker tillegg).

Toppen av siden

Sosiale merker

Sosiale merker er ord eller uttrykk som nettsteds brukere kan bruke på innhold på et SharePoint-nettsted for å hjelpe dem med å kategorisere informasjon på en meningsfull måte. Sosiale merker kan også brukes på Netta dresser utenfor et SharePoint nettsted. Sosiale merker støtter folksonomy-basert koding. En sosial kode består av pekere til tre typer informasjon:

  • en bruker identitet

  • en element-URL

  • en term

Disse pekerne er lagret i det sosiale brikke lageret som er en del av tjeneste programmet for bruker profil. Teknisk kode er ikke en del av de forvaltede metadata-funksjonene i SharePoint Server, men de kobler til funksjonene for forvaltede metadata på et par viktige måter som bidrar til å støtte konsekvent bruk av metadata på tvers av en organisasjon. Begrepet del av en sosial kode peker til en term i nøkkel ord settet for term lageret for et av tjeneste programmene for forvaltede metadata som et nettsted er koblet til.

Når du for eksempel oppretter en ny sosial kode, har du muligheten til å velge blant eksisterende vilkår, som kan omfatte forvaltede termer og organisasjons nøkkel ord. Hvis du velger en av disse eksisterende termene, inneholder den sosiale koden en peker til den termen. Hvis du velger å ikke velge en eksisterende term, og du oppretter en term som aldri har vært brukt før, opprettes et nytt nøkkel ord for den i term settet nøkkel ord i term lageret, og den nye sosiale koden peker til denne termen.

På denne måten legges nøkkel ord som brukes i sosiale koder, til term settet for nøkkel ord som er synlige i verktøyet for behandling av term lager (hvis de ikke allerede finnes der), og de kan administreres av administratorer for term lager. Når brukere bruker organisasjons nøkkel ord eller forvaltede termer på innhold ved å oppdatere enten et organisasjons nøkkel ord eller en forvaltet metadata-kolonne, kan det også opprettes sosiale merker automatisk slik at disse vilkårene er synlige som koder i nyhetsfeeder, kode skyer eller mine nettsteds profiler. Liste-eller bibliotek eiere kan aktivere eller deaktivere publisering av metadata ved å oppdatere innstillingene for metadata og nøkkel ord for virksomheten for en liste eller et bibliotek.

Når du legger til en sosial kode i et element, kan du angi om du vil gjøre identiteten og element-URL-adressen privat, men termen, som er lagret i term lageret, alltid offentlig.

Sosial merking er nyttig fordi det gjør det mulig for nettsteds brukere å forbedre muligheten til å finne innhold og informasjon på et nettsted.

Hvis du vil ha mer informasjon om person vern og sikkerhets implikasjoner for sosial merking, kan du se person vern og sikkerhets implikasjoner for sosial merking.

Merking

Med den mest generelle Sense-funksjonen kan kodingen ganske enkelt brukes til å bruke metadata på et element, enten det er forvaltede metadata eller en sosial kode. I denne artikkelen brukes verbet "tag" i denne gjenkjenningen, og det er ikke begrenset til sosiale koder.

Toppen av siden

Metadata-scenarier: fra taksonomier til folksonomier

Funksjonene for administrasjon av metadata i SharePoint Server støtter en rekke måter å administrere og bruke metadata på. Forestill deg dette området som en type Continuum. I den ene enden av denne Continuum-kontoen er det taksonomier, som er formelle, sentralt administrerte, hierarkiske grupper av termer. I den andre enden av dette området finnes det folksonomier, som er samarbeids klassifiseringer som resulterer i at enkelt personer bruker koder fritt til innhold.

SharePoint Server støtter begge ekstreme deler av denne Continuum, i tillegg til punkter på veien. I den ene enden av Continuum kan du implementere formelle taksonomier gjennom forvaltede termer og termsett. I den andre enden er det støtte for organisasjons nøkkel ord og sosial merking, noe som gjør det mulig for område brukere å kode innhold med de valgte nøkkel ordene.

I mellom disse ekstreme kan du bruke fleksible grader av struktur og kontroll på metadata, og du kan justere omfanget av denne kontrollen ved å velge å gjøre den globale på tvers av nett steder eller lokalt på bestemte nett steder. Du kan for eksempel konfigurere termsett som skal lukkes eller åpnes til bruker bidrag. Du kan velge å bruke organisasjons nøkkel ord og sosial merking sammen med forvaltede termer eller ikke. SharePoint Server gjør det mulig for organisasjoner å kombinere fordelene med formelle, administrerte taksonomier med de dynamiske fordelene ved sosial merking på tilpassede måter.

Diagrammet nedenfor viser hvordan ulike typer SharePoint-baserte løsninger kan kreve forskjellige metoder for metadata basert på forretnings behov.

Fleksible konfigurasjoner for forvaltede metadata

Toppen av siden

Fordeler med forvaltede metadata

Det finnes flere fordeler ved å bruke forvaltede metadata på tvers av områdene i en organisasjon:

Konsekvent bruk av metadata    Funksjonene for forvaltede metadata i SharePoint Server gjør at du kan bruke justerbare kontroll typer på metadataene som er lagt til i innhold. Med termsett og forvaltede termer kan du opprette kontroll over typene termer som er tilgjengelige for å bli lagt til i innhold, og du kan kontrollere hvem som har muligheten til å legge til nye termer. Du kan også begrense bruken av organisasjons nøkkel ord til en bestemt liste over nøkkel ord ved å konfigurere term settet nøkkel ord som lukket.

Når de samme vilkårene brukes konsekvent på tvers av områder, er det enklere å bygge robuste prosesser eller løsninger som er avhengige av metadata. I tillegg gjør bruker opplevelsen for å arbeide med metadata på nett steder, i lister og biblioteker samt i Office-klient programmene at det er enkelt for område brukere å bruke konsekvente metadata på innholdet.

Muligheten til forbedret innhold    Når innholdet på tvers av områder i en organisasjon har konsekvente metadata, er det enklere å finne og få tilgang til forretnings informasjon og data ved hjelp av søk. Nye søke funksjoner, for eksempel Begrensnings panelet, som vises på venstre side av søke resultats IDen, lar brukere filtrere søke resultater basert på metadata.

I begrensningspanelet vises metadata som kan brukes til å filtrere søkeresultater.

Toppen av siden

I tillegg kan du konfigurere navigering for metadata for lister og biblioteker for å gjøre det mulig for brukere å opprette dynamiske visninger av informasjon basert på bestemte metadata-felt. Brukere kan navigere i biblioteker etter mappe eller av metadata, og de kan deretter begrense resultatene ved å bruke flere nøkkel filtre.

Navigasjonskontroll for metadata

Toppen av siden

Økt fleksibilitet    Funksjonene for forvaltede metadata gjør det enkelt for administratorer for term lager (eller andre personer som har tillatelse til å oppdatere forvaltede metadata) for å vedlikeholde og tilpasse metadataene dine etter hvert som forretnings behovene utvikler seg. Du kan enkelt oppdatere et termsett i verktøyet for behandling av term lager, og nye eller oppdaterte termer blir automatisk tilgjengelig for bruk, uansett hvor en kolonne for forvaltede metadata som er tilknyttet term settet, er tilgjengelig. Hvis du fletter flere termer til én term, oppdateres innhold som er merket med disse termene, automatisk for å gjenspeile denne endringen. Du kan angi flere synonymer (eller etiketter) for enkelt termer. Hvis området er flerspråklige, kan du også angi flerspråklige etiketter for enkelt termer.

Toppen av siden

Forvalte metadata

Planlegge og konfigurere forvaltede metadata

Organisasjonen vil kanskje delta i en viss grad av planlegging før du begynner å bruke funksjonene for forvaltede metadata. Planleggings graden som kreves, er mer eller mindre proporsjonalt i forhold til den formelle typen og kontrollen du vil skal skyte på metadata.

Hvis du vil la brukere hjelpe til med å utvikle taksonomien, kan du ganske enkelt la brukere legge til nøkkel ord i elementer, og deretter organisere disse i termsett etter behov.

Hvis organisasjonen vil bruke forvaltede termsett til å implementere formelle forhånds definerte taksonomier, må du deretter bruke en overdragelses interesse i strukturen til taksonomien for å samarbeide med å planlegge og utvikle term settene og vilkårene som skal brukes. Hvis du vil ha mer informasjon om denne planleggings prosessen, kan du se planlegge termer og termsett. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer et tjeneste program for forvaltede metadata, se administrasjon av forvaltede metadata

Når nøkkelen interessenter i organisasjonen samtykker i de nødvendige term settene, kan du bruke verktøyet for behandling av term lager til å importere eller opprette term sett og administrere og vedlikeholde term settene mens brukere begynner å arbeide med metadataene. Hvis et tjeneste program for forvaltede metadata er konfigurert for ditt Web program og du er en område samlings administrator eller en bestemt term lager administrator, kan du gå til verktøyet for behandling av term lager ved å klikke nettsteds innstillingerpå Områdehandlinger-menyen og deretter klikke behandling av term lager under nettsteds administrasjon.

Toppen av siden

Opprette og behandle termsett

Verktøyet for behandling av term lager gir en tre kontroll som du kan bruke til å utføre de fleste oppgavene. Bruker rollen for dette verktøyet bestemmer hvilke oppgaver du kan utføre. Hvis du vil arbeide i verktøyet for behandling av term lager, må du være en Farm administrator, en administrator for term lager eller noen som er angitt som gruppe administrator eller bidrags yter for termsett. Hvis du vil ha mer informasjon om disse rollene, kan du se roller for forvaltede metadata

Hvis du vil gjøre handlinger på et element i hierarkiet, peker du på navnet på tjeneste programmet for forvaltede metadata, gruppe, termsett eller termen du vil endre, klikker pilen som vises, og deretter bruker du menyen til å velge handlingene du vil bruke.

Eksempel:

Hvis du er en administrator for term lager, kan du opprette eller slette grupper i et tjeneste program for forvaltede metadata.

Du kan bruke menyen til å opprette nye grupper.

Toppen av siden

Hvis du er en administrator for term lager eller gruppe administrator, kan du opprette, importere eller slette termsett i en gruppe. Overleggs ytere for term sett kan opprette nye termsett.

Bruk menyen til å opprette et nytt termsett.

Toppen av siden

Hvis du er en administrator for term lager, en gruppe administrator eller et termsett for en term sett, kan du opprette eller bruke termer på nytt i et termsett, i tillegg til å kopiere, flytte eller slette et merket termsett.

Meny med handlinger du kan utføre på et termsett

Toppen av siden

Hvis du er en administrator for term lager, en gruppe administrator eller et termsett for en term sett, kan du opprette kopier, gjenbruke, slå sammen, avverge, flytte eller slette enkelt termer i et termsett.

Bruk menyen til å forvalte termer i et termsett.

Toppen av siden

På hvert nivå i hierarkiet kan du konfigurere bestemte egenskaper for en gruppe, term sett eller term ved hjelp av Egenskaper -ruten som vises til høyre for kontrollen for term lager tre.

Hvis du for eksempel konfigurerer et termsett, kan du bruke Egenskaper -ruten til å angi detaljer, for eksempel navn, beskrivelse, eier, kontakt og interessenter. Du kan angi om du vil at et termsett skal åpnes eller lukkes til nye innsendinger fra brukere. Du kan også angi om du vil at termen skal være tilgjengelig for merking. Hvis du velger å gjøre et termsett utilgjengelig for markering, vil det ikke være synlig for de fleste brukere. Hvis et termsett fremdeles er under utvikling, kan du for eksempel velge å gjøre det utilgjengelig for merking.

Egenskapsruten til verktøyet for behandling av termlager

Toppen av siden

Bruke metadata

Kode innhold med forvaltede termer

Hvis en kolonne for forvaltede metadata er lagt til i en innholds type, en liste eller et bibliotek, kan innholds eiere kode innholdet med forvaltede termer fra et bestemt termsett ved å redigere egenskapene for en liste eller et bibliotek element og deretter oppdatere de relevante feltene i Rediger egenskaper -skjemaet for elementet eller dokumentet. Kolonner for forvaltede metadata er enkle å identifisere fordi de viser et kode ikon som kan brukes til å starte dialog boksen for term velger.

Merkeikoner i dialogboksen Rediger egenskaper

Toppen av siden

Du kan bruke term velgeren til å velge en term fra et hierarki av et termsett. Dette er nyttig hvis du ikke er fortrolig med de andre vilkårene som kan være tilgjengelige. Hvis et termsett er konfigurert til å være åpent og kolonnen for forvaltede metadata for den tillater en Utfyllings verdi, kan du ha mulighet til å legge til en ny term i term settet. Eller du kan ganske enkelt ha mulighet til å sende tilbake melding til den tilordnede kontakten for term settet.

Du kan velge administrerte termer fra en trekontrollvelger.

Når du kan begynne å skrive inn termen du vil bruke, blir tilgjengelige termer automatisk foreslått for deg basert på det du begynner å skrive, og du kan velge den du vil bruke. Du kan se informasjon i hake parenteser etter termen som angir navn og hierarki for term settet for termen. Dette kan hjelpe deg med å velge mellom lignende termer.

Når du begynner å skrive, foreslås termer for deg.

Hvis det foreslås like eller lignende vilkår, kan det hende at du også kan se en beskrivende tekst som administratoren for term lageret har konfigurert for termen for å hjelpe brukerne med å foreta riktige valg.

Forklarende tekst hjelper brukerne med å velge den riktige termen.

Toppen av siden

Kode innhold med organisasjons nøkkel ord

Hvis en organisasjons nøkkel ord kolonne er lagt til i en innholds type, en liste eller et bibliotek, kan innholds eiere (eller alle med bidra-tillatelser for listen eller biblioteket) kode innhold med tilgjengelige forvaltede termer eller nøkkel ord ved å redigere egenskapene for en liste eller et bibliotek element og skrive inn nøkkel ordene de vil ha, i feltet for organisasjons nøkkel ord . Hvis det finnes en tilsvarende eller lignende term, blir den foreslått, og du kan velge den. Du kan også legge til et nytt nøkkel ord hvis term settet nøkkel ord har konfigurert til å være åpent for nye vilkår. Feltet for virksomhets nøkkel ord er fler verdi, slik at du kan legge til flere nøkkel ord i et element.

Når du begynner å skrive inn et nøkkelord, vises tilgjengelige termer og eksisterende nøkkelord som forslag.

Toppen av siden

Kode innhold med sosiale merker

Hvis funksjonen sosial merking er aktivert, kan du kode innhold på et SharePoint-nettsted som du finner meningsfullt eller interessant. Hvis du vil merke en side, kan du bruke merke ikonet som vises øverst på siden.

Knapp for sosialt merke for en side

Hvis du vil merke dokumenter eller liste elementer, kan du bruke kommandoen kode som vises på fanen bibliotek eller liste på båndet.

Kommandoen for sosiale merker i kategorien Liste eller Bibliotek på båndet

Når du begynner å skrive inn koden eller kodene du vil bruke, kan du velge blant eksisterende nøkkel ord eller forvaltede termer, eller du kan legge til nye nøkkel ord hvis term settet nøkkel ord er åpent.

Forslag basert på det du skriver inn i dialogboksen for sosiale merker

Du kan også velge å merke innhold på eksterne områder, for eksempel andre intranett eller Internett-områder, ved å legge til verktøyet for SharePoint-merker og-notater i nett leseren. Hvis du vil ha mer informasjon om merking av eksterne nett steder, kan du se komme i gang med mitt område.

Hvis du vil ha mer informasjon om funksjonene for sosial merking, kan du se bruke merker og kommentarer til å dele informasjon med kolleger- emner.

Toppen av siden

Obs!:  Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig? Her er den engelske artikkelen for referanse.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×