Innføring i SharePoint-arbeidsflyt

Arbeidsflyter hjelper personer med å samarbeide på dokumenter og behandle prosjektoppgaver ved å implementere forretningsprosesser for dokumenter og elementer på et SharePoint-nettsted. Arbeidsflyter hjelper organisasjoner med å følge konsekvente forretningsprosesser, og de øker også effektiviteten og produktiviteten i organisasjonen ved å styre oppgavene og trinnene i forretningsprosesser. Dette gjør at personene som utfører disse oppgavene, kan konsentrere seg om selve arbeidet i stedet for å behandle arbeidsflyten.

Obs!: Arbeids flyter i SharePoint 2010 har blitt trukket ut siden 1. august 2020 for nye tenanter og fjernet fra eksisterende tenanter på 1. november 2020.  Hvis du bruker SharePoint 2010-arbeidsflyter, anbefaler vi at du overfører til Power Automatiser eller andre støttede løsninger. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se SharePoint 2010 arbeids flyt pensjon.

I denne artikkelen

Hva er arbeidsflyter?

De to SharePoint-arbeidsflytplattformene

Innebygde arbeidsflyter

Støtte for egendefinerte arbeidsflyter

Trinn i arbeidsflyter

Hva er arbeidsflyter?

Arbeids flyt er noen ganger beskrevet som en serie med oppgaver som gir et resultat. I konteksten til SharePoint-produkter og-teknologi defineres arbeids flyt mer begrenset som automatisk flytting av dokumenter eller elementer gjennom en sekvens med handlinger eller oppgaver som er relatert til en forretnings prosess. Arbeids flyter kan brukes til konsekvent håndtering av felles forretnings prosesser i en organisasjon ved å la organisasjonen legge ved forretningslogikk i dokumenter eller elementer i en SharePoint-liste eller-bibliotek. Forretningslogikk er hovedsakelig et sett med instruksjoner som angir og kontrollerer handlingene som skjer med et dokument eller element.

Arbeidsflyter kan strømlinjeforme kostnadene og tiden det tar å koordinere vanlige forretningsprosesser, for eksempel prosjektgodkjenning eller dokumentgjennomgang, ved å behandle og holde oversikt over de menneskelige oppgavene som er involvert i disse prosessene. På et SharePoint-nettsted kan du for eksempel legge til en arbeidsflyt i et dokumentbibliotek som distribuerer et dokument til en gruppe med personer for godkjenning. Når dokumentforfatteren starter denne arbeidsflyten på et dokument i dette biblioteket, oppretter arbeidsflyten dokumentgodkjenningsoppgaver, tilordner disse oppgavene til arbeidsflytdeltakerne, og sender deretter e-postvarsler til deltakerne med oppgaveinstruksjoner og en kobling til dokumentet som skal godkjennes. Mens arbeidsflyten pågår, kan eieren av arbeidsflyten (i dette tilfellet dokumentforfatteren) eller arbeidsflytdeltakerne gå til statussiden og se hvem som har fullført arbeidsflytoppgavene. Når arbeidsflytdeltakerne har fullført arbeidsflytoppgavene, avsluttes arbeidsflyten, og eieren av arbeidsflyten varsles automatisk om at den er fullført.

Handlingene i godkjenningsarbeidsflyten i eksemplet ovenfor følger prosessen i illustrasjonen nedenfor.

Flytskjema for en godkjenningsarbeidsflyt

Arbeidsflyter er ikke bare et hjelpemiddel i eksisterende arbeidsprosesser, men gir også brukerne flere muligheter for å anvende og samarbeide på dokumenter, lister og biblioteker. Nettstedsbrukere kan starte og delta i arbeidsflyter ved hjelp av skjemaer som kan tilpasses, som er tilgjengelige fra dokumentet eller elementet i en SharePoint-liste eller et bibliotek. Arbeidsflytfunksjonaliteten i SharePoint-produkter er i tillegg tett integrert med Microsoft Office 2013 slik at følgende arbeidsflytoppgaver kan utføres i begge produktene:

  • vise listen over arbeidsflyter som er tilgjengelige for et dokument eller et element

  • starte en arbeidsflyt på et dokument eller element

  • vise, redigere eller tilordne en arbeidsflytoppgave på nytt

  • fullføre en arbeidsflytoppgave

Til toppen av siden

De tre typene arbeids flyt plattformer for SharePoint

SharePoint 2010-arbeidsflytplattformen er overført til Office 365 og SharePoint Server 2013, så alle arbeidsflytene dine som ble bygd på denne plattformen, vil fortsette å fungere. Denne plattformen er basert på Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

SharePoint 2013-arbeidsflytplattformen er basert på Windows Workflow Foundation 4 (WF) og er vesentlig endret. Kanskje den mest frem tredende funksjonen i denne nye arbeids flyt plattformen er bruken av Microsoft Azure som vert for utførelse av arbeids flyt. Arbeidsflytkjøringsmotoren er nå utenfor Office 365 og SharePoint Server 2013, i Microsoft Azure.

I SharePoint Online er Microsoft flyt nå tilgjengelig. Dette er vår nyeste arbeids flyt motor, tilgang på: https://flow.microsoft.com. Hvis du vil lære mer om hvordan du bruker MS Flow, kan du gå til: https://docs.microsoft.com/en-us/flow. Hvis du vil feilsøke MS Flow, gå til, https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Til toppen av siden

Innebygde arbeidsflyter

Et SharePoint-nettsted inneholder flere innebygde arbeids flyter som er rettet mot vanlige forretnings scenarioer:

  • Godkjenning     Denne arbeidsflyten distribuerer et dokument eller element til en gruppe personer for godkjenning. Godkjenningsarbeidsflyten er som standard knyttet til dokumentinnholdstypen, og derfor automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker.

  • Samle inn tilbakemelding     Denne arbeidsflyten distribuerer et dokument eller element til en gruppe personer for tilbakemelding. Korrekturlesere kan gi tilbakemelding, som deretter samles og sendes til personen som startet arbeidsflyten. Tilbakemeldingsarbeidsflyten er som standard knyttet til dokumentinnholdstypen, og derfor automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker.

  • Samle inn signaturer    Denne arbeidsflyten distribuerer et Microsoft Office-dokument til en gruppe personer for at de skal signere det digitalt. Denne arbeidsflyten må startes i et Office 2013-program. Deltakerne må fullføre sine signatur oppgaver ved å legge til den digitale signaturen i dokumentet i det relevante Office-programmet. Arbeidsflyten for innsamling av signaturer er som standard knyttet til dokumentinnholdstypen, og derfor automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker. Arbeidsflyten for innsamling av signaturer vises imidlertid bare for et dokument i dokumentbiblioteket hvis dokumentet inneholder én eller flere Microsoft Office-signaturlinjer.

  • Publiseringsgodkjenning     Denne arbeidsflyten har det til felles med godkjenningsarbeidsflyten at den automatiserer distribusjonen av innhold til fageksperter og deltakere som skal gjennomgå og godkjenne det. Det som gjør en arbeidsflyt for publiseringsgodkjenning unik, er at den er spesielt utformet for publiseringsnettsteder der publisering av nye og oppdaterte nettsider er underlagt streng kontroll.

  • Tre statuser     Denne arbeidsflyten kan brukes til å styre forretningsprosesser som krever at organisasjoner holder oversikt over et stort antall problemer eller elementer, for eksempel kundestøtteproblemer, salgsmuligheter eller prosjektoppgaver.

Hver av de ovennevnte arbeidsflytene kan tilpasses for organisasjonen på flere måter. Når du for eksempel legger til en arbeidsflyt i en liste, et bibliotek eller en innholdstype for å gjøre den tilgjengelig for bruk på dokumenter eller elementer, kan du tilpasse oppgavelistene og logglistene der informasjonen om arbeidsflyten er lagret.

Når en nettstedsbruker starter en arbeidsflyt på et dokument eller element, kan brukeren tilpasse arbeidsflyten ytterligere ved å angi deltakere, forfallsdato og aktivitetsinstruksjoner.

Til toppen av siden

Støtte for egendefinerte arbeidsflyter

Selv om de innebygde arbeidsflytene kan tilpasses noe til ulike behov, kan organisasjonen velge å utforme og utvikle arbeidsflyter som er unike for forretningsprosessene i organisasjonen. Arbeidsflyter kan være enkle eller komplekse, avhengig av hva som kreves i forretningsprosessene. Utviklere kan opprette arbeidsflyter som startes av personer som bruker et nettsted, eller de kan opprette arbeidsflyter som startes automatisk basert på en hendelse, for eksempel når en liste opprettes eller endres. Hvis organisasjonen har utviklet og distribuert egendefinerte arbeidsflyter, kan disse arbeidsflytene være tilgjengelige i tillegg til eller i stedet for de innebygde arbeidsflytene som ble beskrevet tidligere.

Egendefinerte arbeidsflyter kan opprettes på to måter:

  • Privilegerte brukere kan utforme arbeids flyter uten kode for bruk i en bestemt liste eller et bibliotek ved hjelp av Microsoft SharePoint Designer 2013 og Office Visio 2013      Arbeids flyter i SharePoint Designer 2013 opprettes fra en liste over tilgjengelige arbeids flyt aktiviteter, og personen som oppretter arbeids flyten, kan distribuere arbeids flyter direkte til listen eller biblioteket der de skal brukes. SharePoint Designer 2013 fungerer også hånd i hånd med Visio 2013 og kan gi en visuell arbeidsflytutviklingsopplevelse ved hjelp av diagrammer med figurer og koblinger. Du kan også importere arbeidsflyter fra Visio 2013 til SharePoint Designer 2013, og omvendt.

  • Profesjonelle programvareutviklere kan opprette arbeids flyter ved hjelp av Visual Studio 2012 eller nyere     Disse arbeidsflytene inneholder egendefinert kode og arbeidsflytaktiviteter. Når en profesjonell utvikler har laget egendefinerte arbeidsflyter, kan en serveradministrator distribuere dem på nettstedene.

Til toppen av siden

Trinn i arbeidsflyter

Når en arbeidsflyt brukes på et dokument eller et listeelement, er det flere trinn som må utføres. Hvert trinn kan fullføres av enkeltpersoner i ulike roller. En nettstedsadministrator kan for eksempel gjøre en arbeidsflyt tilgjengelig for bruk i et dokumentbibliotek, en innholdsoppretter kan starte en arbeidsflyt eller endre en arbeidsflyt som pågår, og en tredje person (for eksempel en korrekturleser eller godkjenner av et dokument) kan fullføre arbeidsflytoppgaven.

Legge til arbeidsflyter i lister, biblioteker eller innholdstyper

Før en arbeidsflyt kan brukes, må den legges til i en liste, et bibliotek eller en innholdstype for å gjøre den tilgjengelig for dokumenter eller elementer på et bestemt sted. Du må ha tillatelsen Administrere lister for å legge til en arbeidsflyt i en liste, et bibliotek eller en innholdstype. I de fleste tilfeller er det nettstedsadministratorene eller enkeltpersonene som behandler bestemte lister eller biblioteker, som utfører denne oppgaven.

Tilgjengeligheten til en arbeidsflyt på et nettsted varierer, avhengig av hvor den er lagt til:

  • Hvis du legger til en arbeidsflyt direkte i en liste eller et bibliotek, blir den bare tilgjengelig for elementene i denne listen eller dette biblioteket.

  • Hvis du legger til en arbeidsflyt i en listeinnholdstype (en forekomst av en nettstedsinnholdstype som er lagt til i en bestemt liste eller et bestemt bibliotek), er den bare tilgjengelig for elementer av denne innholdstypen i den bestemte listen eller det bestemte biblioteket som denne innholdstypen er tilknyttet.

  • Hvis du legger til en arbeidsflyt i en nettstedsinnholdstype, er denne arbeidsflyten tilgjengelig for alle elementer av denne innholdstypen i alle lister og biblioteker der en forekomst av denne nettstedsinnholdstypen ble lagt til.

  • Hvis du vil at en arbeidsflyt skal være tilgjengelig i alle lister eller biblioteker på et nettsted, kan du opprette en nettstedsarbeidsflyt.

Når du legger til en arbeidsflyt i en liste, et bibliotek eller en innholdstype, kan du tilpasse arbeidsflyten for den spesifikke plasseringen ved å angi ulike alternativer:

  • navnet på denne forekomsten av arbeidsflyten

  • oppgavelisten der arbeidsflytrelaterte oppgaver er lagret

  • logglisten som registrerer alle hendelser som er knyttet til arbeidsflyten

  • måten du vil at arbeidsflyten skal startes på

  • flere alternativer som er spesifikke for den enkelte arbeidsflyten, for eksempel hvordan oppgaver distribueres til deltakerne, hvilke situasjoner som fullfører arbeidsflyten, og hvilke handlinger som skjer etter at arbeidsflyten er fullført

Når du legger til en arbeidsflyt i en liste, et bibliotek eller en innholdstype, gjør du den tilgjengelig for dokumenter eller elementer på et bestemt sted. Du starter ikke selve arbeidsflyten.

Starte en arbeidsflyt på et dokument eller element

Når en arbeidsflyt er lagt til i en liste, et bibliotek eller en innholdstype og dermed gjort tilgjengelig for bruk, kan du starte arbeidsflyten på et dokument eller element (hvis den er konfigurert slik at den kan startes manuelt). Du starter en arbeidsflyt ved å velge ønsket arbeidsflyt fra listen over arbeidsflyter som er tilgjengelige for dokumentet eller elementet. Hvis det er nødvendig, må du også fylle ut et skjema med informasjon som arbeidsflyten krever. Avhengig av hvordan arbeidsflyten ble utformet og konfigurert, kan det være at du kan tilpasse arbeidsflyten ytterligere når du starter den på et dokument eller element, og endre alternativer som deltakere, forfallsdato og oppgaveinstruksjoner.

Endre en arbeidsflyt som pågår

Etter at en arbeidsflyt er startet på et element, kan det hende du må gjøre endringer i måten arbeidsflyten oppfører seg på. Den som startet arbeidsflyten, må for eksempel legge til flere deltakere. Eller en deltaker i arbeidsflyten kan bli nødt til å tilordne hans eller hennes oppgave på nytt til en annen person, eller be om en endring av dokumentet eller elementet som er fokus for arbeidsflyten. Du kan endre noen av de innebygde arbeidsflytene mens arbeidsflyten pågår. Hvis organisasjonen har utviklet og distribuert egendefinerte arbeidsflyter, kan det hende at det er tillatt med endringer av arbeidsflyter som pågår.

Fullføre arbeidsflytoppgaver

En arbeidsflythendelse som krever menneskelig inngripen, representeres av en arbeidsflytoppgave. Når en arbeidsflyt tilordner en oppgave til en deltaker i arbeidsflyten, kan oppgavemottakeren enten fullføre oppgaven eller be om endringer i selve arbeidsflyten ved å redigere oppgaveskjemaet. Arbeidsflytdeltakerne kan fullføre oppgavene i arbeidsflyten på SharePoint-nettstedet eller direkte i et Office 2013-program. Når en arbeidsflytdeltaker fullfører en arbeidsflytoppgave eller ber om en endring i arbeidsflyten, går arbeidsflyten til neste relevante trinn.

Holde oversikt over arbeidsflyter

Arbeidsflyteiere og -deltakere kan følge fremdriften i en arbeidsflyt ved å kontrollere statusen til arbeidsflyten. Statussiden inneholder statusinformasjon om gjenstående arbeidsflytoppgaver. Den inneholder også historikk som er relevant for arbeidsflyten.

Rapporteringsverktøy kan gi en samlet analyse av arbeidsflythistorikken. Organisasjoner kan bruke denne analysen til å identifisere flaskehalser i prosesser eller fastslå om en gruppe oppfyller ytelsesmålene for en gitt forretningsprosess. Flere forhåndsdefinerte Microsoft Office Excel-rapporter kan brukes med en arbeidsflyt. I tillegg er også arbeidsflytlogginformasjon tilgjengelig som en SharePoint-listedatakilde som kan brukes og analyseres i andre programmer eller egendefinerte overvåkningsløsninger for forretningsprosesser.

Til toppen av siden

Se også

Oversikt over arbeidsflytene som er inkludert i SharePoint

Arbeids flyter i SharePoint 2013

Arbeids flyt utvikling i SharePoint Designer 2013 og Visio 2013

Komme i gang med SharePoint Server 2013-arbeidsflyt

Trenger du mer hjelp?

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×