Introduksjon til lister

En liste er en samling av data som du kan dele med gruppe medlemmene dine, og personer som du har gitt tilgang til. Du finner en rekke liste maler som er klare til bruk, for å gi et godt utgangs punkt for organisering av liste elementer. Finn ut mer på liste maler i Microsoft 365.

Denne artikkelen forklarer begrepene bak oppretting og bruk av lister. Du kan opprette lister i Microsoft SharePoint, liste-appen i Microsoft 365 eller Teams. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se legge til liste elementer. Lær hvordan du kommer i gang med lister i Microsoft Teams.

Se følgende emner for informasjon om lister:

Obs!: Vær oppmerksom på at informasjonen her og hvilke typer lister som er tilgjengelige, avhenger av hvilken versjon avSharePoint du bruker. Hvis du ikke vet hvilken versjon du har, kan du kontakte administratoren, bruker støtte avdelingen eller lederen, eller se hvilken versjon av SharePoint bruker jeg?

Organisasjoner bruker vanligvis mange typer lister, inkludert koblinger, kunngjøringer, kontakter, problem sporing og undersøkelser, til å gi navn til noen.

Lister kan også inneholde oppgaver som du kan bruke som et fokus punkt for gruppe samarbeid eller i en bedrifts løsning. I mange tilfeller kan lister gi raske, effektive løsninger med små eller ingen endringer.

Du kan for eksempel bruke følgende:

  • Oppgaver – Inkluder sporing av eierskap og frem drift samt en tids linje i side for en attraktiv visuell presentasjon av liste innholdet.

  • Problem sporing – omfatter versjons-og versjons Logg lagring, for dypere analyse av arbeids gruppe prosjekter og vanlige arbeids oppgaver.

Lister er omfattende og fleksible og har mange innebygde funksjoner du kan bruke til å lagre, dele og arbeide med data på en robust måte.

Du kan for eksempel:

  • Opprette en liste med mange ulike kolonner, inkludert Tekst, Tall, Valg, Valuta, Dato og klokkeslett, Oppslag, Ja/nei og Beregnet. Du kan også legge én eller flere filer ved et listeelement hvis du vil gi flere detaljer, for eksempel et regneark som inneholder underbyggende tall, eller et dokument med bakgrunnsinformasjon.

  • Du kan opprette listevisninger for å organisere, sortere og filtrere data på forskjellige måter: endre metadata, for eksempel ved å legge til og slette kolonner, modifisere valideringsregler, bruke lister konsekvent på flere nettsteder med innholdstyper, nettstedkolonner, samt maler. Du kan for eksempel vise bare de aktuelle hendelsene fra en kalender på en hjemmeside og opprette en visuell visning – som ligner en veggkalender – på en annen side.

  • Opprette relasjoner mellom lister ved å bruke en kombinasjon av unike kolonner, oppslagskolonner og relasjonshåndhevelse (gjennomgripende og begrenset sletting). Alt dette er med på å gjøre det enklere å lage avanserte forretningsløsninger og å bevare dataintegriteten.

  • Opprette egendefinerte lister, vise data i nettdeler og på nettdelsider og importere, eksportere og koble til data fra andre programmer, for eksempel Excel og Access.

  • Spor versjoner og detaljert historikk, krev godkjenning for å endre data, bruk sikkerhet på elementnivå og mappesikkerhet, sjekk inn og ut og hold deg automatisk informert om endringer ved å bruke varsler og RSS-feeder.

  • Organiser innhold som er i én liste, i mapper for enkelhets skyld og for å oppnå bedre ytelse. Du kan forbedre ytelsen generelt ved å bruke indeksering i forbindelse med store lister.

Nedenfor beskrives noen måter du kan arbeide med lister på, som hjelper deg med å behandle informasjon for gruppen.

Spore versjoner og detaljert historikk    -Spore versjoner av liste elementer, slik at du kan se hvilke elementer som er endret fra versjon til versjon, i tillegg til hvem som har endret liste elementene. Hvis det gjøres feil i en nyere versjon, kan du gjenopprette en tidligere versjon av et element. Det er spesielt viktig å spore loggen for en liste hvis organisasjonen trenger å overvåke en liste slik den utvikler seg.

Krev godkjenning    -Angi at godkjenning for et liste element kreves før det kan vises av alle. Elementer forblir i en vente tilstand til de godkjennes eller avvises av noen som har tillatelse til å godkjenne dem. Du kan kontrollere hvilke grupper av brukere som kan vise et liste element før det godkjennes.

Tilpasse tillatelser    -Angi om deltakere for listen kan lese og redigere bare elementene de opprettet eller alle elementene i listen. Personer som har tillatelse til å administrere lister, kan lese og redigere alle liste elementer. Du kan også bruke spesifikke tillatelses nivåer på et enkelt liste element, for eksempel hvis elementet inneholder konfidensiell informasjon.

Opprette og behandle visninger    – Opprett forskjellige visninger av samme liste. Innholdet i den faktiske listen endres ikke, men elementene er organisert eller filtrert slik at andre kan finne den viktigste eller interessante informasjonen, avhengig av behovene deres.

Oppdatere lister    – Uavhengig av hvilken type liste du oppdaterer, er lik for å legge til, redigere og slette liste elementer.

Du kan legge til eller redigere liste elementer på to måter:

  • Du kan bruke et skjema, som er standardmetoden.

  • Innebygd, som betyr at du legger til elementet direkte på listesiden.

Hvis listen er satt opp for å spore versjoner, blir en ny versjon av listeelementet opprettet hver gang du redigerer et listeelement. Du kan vise en logg over hvordan listeelementet er endret, og gjenopprette en tidligere versjon hvis du gjør en feil i en nyere versjon.

Bruke formler og beregnede verdier    – Bruk formler og beregnede verdier til å generere informasjon dynamisk i Kol onnene i en liste. Operasjonene kan inkludere informasjon i andre kolonner i en liste i tillegg til System funksjoner som [i dag] for å angi gjeldende dato. Du kan for eksempel angi en standard forfalls dato som er sju dager fra gjeldende dato.

Hold deg informert om endringer    -Lister og visninger kan bruke RSS, slik at medlemmer av arbeids gruppen kan motta oppdateringer automatisk. RSS er en teknologi som gjør det mulig for personer å motta og vise oppdateringer eller RSS-feeder med nyheter og informasjon på et konsolidert sted. Du kan også opprette e-postvarsler for å varsle deg når listene er endret eller når nye elementer legges til. Varsler er en praktisk måte å holde oversikt over endringene som er viktige for deg.

Opprette liste relasjoner    – Opprett en relasjon mellom to lister, i kilde-listen, oppretter du en oppslagskolonne som henter (eller "slår opp") én eller flere verdier fra en målliste hvis disse verdiene Sams varer med verdien i oppslags Kol onnen i kilde listen. Hvis du vil, kan du fortsette å legge til flere kolonner fra mål listen i kilde listen. Når du oppretter en oppslagskolonne, kan du også bestemme deg for å fremtvinge Relasjons virke måte ved å angi et gjennom gripende slettings-eller Begrens Slett-alternativ som bidrar til å holde dataene gyldige og forhindre inkonsekvenser som kan føre til problemer med veien.

Dele liste informasjon med et database program    -Hvis du har et database program installert, for eksempel Access, kan du eksportere og importere data til og fra området, samt koble en tabell fra databasen til en liste. Når du arbeider med liste dataene i en Access-database, kan du også opprette spørringer, skjemaer og rapporter. Se importere data til en Access-database.

Bruke lister konsekvent på tvers av områder    -Hvis gruppen fungerer med flere typer lister, kan du legge til konsekvens på tvers av flere lister med innholds typer, område Kol onner og maler. Disse funksjonene gjør det mulig å bruke innstillingene og liste strukturen på nytt på en effektiv måte. Du kan for eksempel opprette en innholds type for et kunde service problem som angir bestemte kolonner (for eksempel kunde kontakt) og forretnings prosesser for innholds typen. Et annet eksempel på oppretter en nettsteds kolonne for avdelings navn som har en rulle gardin liste med avdelinger. Du kan bruke kolonnen på nytt i flere lister for å sikre at navnene alltid vises på samme måte i hver liste.

Arbeide med liste elementer fra et e-postprogram    -Bruk et e-postprogram som er kompatibelt med Microsoft Technologies, og du kan få viktig liste informasjon med deg. Med Outlook kan du for eksempel vise og oppdatere oppgaver, kontakter og diskusjonstavler på området fra Outlook. Se Koble en ekstern liste til Outlook.

Angi innholds angivelse    –     Aktiver mål gruppe angivelse for å filtrere elementer etter grupper.

Listetypen du bruker, avhenger av typen informasjon du deler.

Kunngjøringer    -Del nyheter og status, og for å gi påminnelser. Kunngjøringer støtter forbedret formatering med bilder, hyperkoblinger og formatert tekst.

Kontakter    -Lagre informasjon om personer eller grupper du arbeider med. Hvis du bruker et e-post-eller kontakt behandlings program som er kompatibelt med Microsoft Technologies, kan du vise og oppdatere kontaktene fra området ditt i det andre programmet. Du kan for eksempel oppdatere en liste over alle organisasjonens leverandører fra et e-postprogram som er kompatibelt med Microsoft Technologies, for eksempel Outlook. En kontakt liste behandler ikke medlemmer av nettstedet, men den kan brukes til å lagre og dele kontakter for organisasjonen, for eksempel en liste over eksterne leverandører.

Diskusjonstavler    -Angi et sentralt sted for å ta opp og lagre gruppe diskusjoner som ligner på formatet til nyhets grupper. Hvis administratoren har aktivert lister på området for å motta e-postmeldinger, kan diskusjon stav lene lagre e-postdiskusjoner fra de fleste vanlige e-postprogrammer. Du kan for eksempel opprette en diskusjonstavle for organisasjonens nye produkt lansering.

Koblinger    -Angi en sentral plassering for koblinger til Internet t, firmaets intranett og andre ressurser. Du kan for eksempel opprette en liste over koblinger til kundenes Web områder.

Forfremmede koblinger    -Vis et sett med koblings handlinger i et visuelt oppsett.

Kalender    -Lagre en gruppes hendelser eller for bestemte situasjoner, for eksempel firmaets hellig dager. En kalender inneholder visuelle visninger som ligner på en skrive bords-eller vegg kalender, for gruppe hendelser, inkludert møter, sosiale arrangementer og hel dags hendelser. Du kan også spore gruppe mile pæler, for eksempel tids frister eller produkt Utgivelses datoer som ikke er relatert til et bestemt tids intervall. Hvis du bruker et e-post-eller kalender program som er kompatibelt med Microsoft Technologies, kan du vise og oppdatere kalenderen fra nettstedet mens du arbeider i det andre programmet. Du kan for eksempel sammenligne og oppdatere kalenderen på området med datoer fra Outlook-kalenderen ved å vise begge kalenderne side ved side eller overlappet med hverandre i Outlook. Se opprette en kalender.

Oppgaver    -Spor informasjon om prosjekter og andre gjøremåls hendelser for gruppen. Du kan tilordne oppgaver til personer, i tillegg til å spore status og prosent fullført siden oppgaven går mot fullføring. Hvis du bruker et e-post-eller oppgave behandlings program som er kompatibelt med Microsoft Technologies, kan du vise og oppdatere oppgavene fra området ditt i det andre programmet. Du kan for eksempel opprette en oppgave liste for organisasjonens budsjett prosess og deretter vise og oppdatere den i Outlook sammen med andre aktiviteter. Se opprette en liste.

Prosjekt oppgaver    -Lagre aktivitets informasjon med Gantt-visning og frem drifts indikatorer. Du kan spore statusen og prosent fullført siden oppgaven går mot fullføring. Hvis du bruker et e-post-eller oppgave behandlings program som er kompatibelt med Microsoft Technologies, kan du vise og oppdatere prosjekt oppgavene fra området ditt i det andre programmet. Du kan for eksempel opprette en prosjekt oppgave liste på området for å identifisere og tilordne arbeidet for å opprette en opplærings håndbok, og deretter kan du spore organisasjonens frem drift fra Project. Se opprette en liste.

Problem sporing    -Lagre informasjon om bestemte problemer, for eksempel kunde støtte problemer, og spor frem driften. Du kan tilordne problemer, kategorisere dem og relatere problemer til hverandre. Du kan for eksempel opprette en problem sporings liste for å administrere kunde støtte problemer og løsninger. Du kan også kommentere problemer hver gang du redigerer dem, ved å opprette en logg over kommentarer uten å endre den opprinnelige beskrivelsen av problemet. En kunde støtte representant kan for eksempel ta opp hvert trinn som er tatt for å løse et problem og resultatene. Du kan også bruke en problem sporings liste med en arbeids flyt med tre statuser for å hjelpe organisasjonen med å administrere problem-eller prosjekt sporing. Se opprette en liste.

Undersøkelse    -Samle inn og Kompiler tilbake melding, for eksempel en ansatts Tilfredshets undersøkelse eller en test. Du kan utforme spørsmål og svar på flere forskjellige måter og se en oversikt over tilbake meldingen. Hvis du har et regne ark eller database program installert som er kompatibelt med Microsoft Technologies, kan du eksportere resultatene for å analysere dem ytterligere. Se opprette en undersøkelse.

Egendefinert    -Start en liste fra grunnen av. Du kan også opprette en egen definert liste som er basert på et regne ark, hvis du har et regne ark program som er kompatibelt med Microsoft Technologies. Du kan for eksempel importere en liste fra Excel som du har opprettet for å lagre og behandle kontrakter med leverandører. Se opprette en liste basert på et regne ark.

Eksterne lister    – Arbeid med data som er lagret utenfor en liste, men som du kan lese og skrive i Microsoft 365. Datakilden for en ekstern liste kalles en ekstern innholdstype. I motsetning til en opprinnelig Microsoft 365-liste bruker en ekstern liste forretnings tilkoblings tjenester til å få tilgang til data direkte fra et eksternt system (for eksempel SAP, Siebel og Microsoft SQL Server), uansett om systemet er en database, en Web tjeneste eller et bransje system.

Egen definert liste i data ark    visning – Opprett en tom liste som ligner på en egen definert liste, men for å vise listen som standard i data ark visning. Data ark visning gir et data rute nett for å vise og redigere data som rader og kolonner. Du kan legge til og redigere rader og kolonner, bruke filtre og sorteringsrekkefølger, vise beregnede verdier og totalsummer og enkelt redigere data i rutenettceller. Data ark visning krever Office installert på en 32-biters klient data maskin og en nett leser som støtter ActiveX-kontroller.

Statusliste    – Vis og spor målene for prosjektet. Listen inneholder et sett med fargede ikoner som angir i hvilken grad målene er nådd.

Rundskriv    -Send informasjon, inkludert bekreftelses stempler, til gruppe medlemmene.

Microsoft IME-ordliste    -Bruk data i listen som en Microsoft IME-ordliste. Du kan konvertere kolonneelementer av typen Les til Vis ved å bruke Microsoft IME, og vise innholdet i Kommentar i kommentarvinduet i IME. Dataene kan kobles til en bestemt nettadresse.

Innholdsliste for PerformancePoint    -Lagre instrument bord elementer, for eksempel mål styringer, rapporter, filtre, instrument bords IDer og andre instrument bord elementer som du oppretter ved hjelp av instrument bord utforming for PerformancePoint.

Språk og oversettere    – Bruk med en arbeids flyt for Oversettelses behandling i et bibliotek for Oversettelses behandling. Arbeidsflyten bruker listen til å tilordne oversettingsoppgaver til oversetteren som er angitt i listen for hvert språk. Du kan opprette denne listen manuelt, eller du kan velge å få denne listen opprettet automatisk når du legger til en arbeidsflyt for oversettelsesbehandling i et bibliotek for oversettelsesbehandling.

KPI-liste    -Spore nøkkel ytelses indikatorer, slik at du raskt kan evaluere frem driften mot målbare mål. Du kan konfigurere KPI-lister til å spore ytelse ved å bruke en av fire data kilder: manuelt registrerte data, data i en Microsoft 365-liste, data i Excel-arbeidsbøker eller data fra Analysis Services, en komponent i Microsoft SQL Server. Når KPI-listen er opprettet, kan du bruke den til å vise statusen for indikatoren på en instrumentbordside.

Importere regneark     -Bruk kolonner og data fra et eksisterende regne ark. Du må ha Microsoft Excel eller et annet kompatibelt program for å kunne importere et regneark.

  1. Klikk innstillinger Innstillinger: oppdater profilen, installer programvare og koble den til skyen i områder, og klikk deretter område innhold.

  2. Klikk ikonet Legg til en app .

    Ikonet Legg til en app i dialog boksen område innhold.
  3. Bla gjennom, og klikk appen du vil bruke. Det kan være mer enn én side.

  4. Gi appen et unikt navn, slik at du kan tilbakekalle det senere for en side, og klikk på Opprett.

  5. Når du kommer tilbake til skjerm bildet for nettsteds innhold, kan du gjøre tre ting:

    • Lukk vinduet, og gå tilbake til siden. Legg til den nye appen på siden ved hjelp av sett inn webdeler.

    • Klikk appen, og begynn å skrive inn data.

    • Klikk ellipsen ... , og klikk deretter endre Innstillinger. Du kan legge til kolonner, endre navn og utføre andre oppgaver her.

Du kan bruke funksjonene for lister på mange måter, og hvordan du bruker dem, avhenger av størrelsen og antallet av lister du har og behovene i organisasjonen.

Lagre mange elementer i en liste

Det kan hende du ønsker at én stor liste skal tjene ulike formål. Dere kan for eksempel ha et stort antall tekniske problemer som skal spores på tvers av organisasjonen, og problemene kan gjelde flere prosjekter og grupper.

Bruk én liste i disse tilfellene:

  • Gruppen trenger å se oppsummeringsinformasjon om listeelementer eller ulike visninger for det samme settet av elementer. For eksempel kan en leder ønske å se fremdriften for alle tekniske problemer for en organisasjon eller se alle problemene som ble rapportert i samme periode.

  • Brukere ønsker å bla i eller søke etter problemene på samme sted på et nettsted.

  • Du ønsker å bruke de samme innstillingene for listeelementene, for eksempel sporing av versjoner eller krav om godkjenning.

  • Gruppene som arbeider med listen, har felles, lignende egenskaper, for eksempel samme nivå for tillatelser. Det kan bli brukt unik tillatelse for spesifikke listeelementer, men hvis nivåene for tillatelser varierer mye, bør du vurdere flere lister.

  • Du ønsker å analysere informasjon om listen eller motta konsoliderte oppdateringer for listen. Du kan motta varsler når listeelementer endres, eller vise endringer for en liste ved å bruke RSS-teknologi. RSS-feeder gjør det mulig for medlemmer i arbeidsgruppen å se på én liste over informasjon som er endret.

Det kan være en fordel med flere lister der det er klare forskjeller mellom elementene du vil behandle eller mellom brukergruppene som arbeider med dem.

Bruk flere lister i disse tilfellene:

  • Du forventer ikke at brukere trenger felles oppsummeringer for elementene.

  • Gruppene av personer som arbeider med informasjonen, er distinkte og har ulike nivåer for tillatelser.

  • Du trenger å benytte ulike innstillinger, for eksempel versjoner eller godkjenning, for flere sett av elementer.

  • Du trenger ikke å analysere elementene samlet eller få konsoliderte oppdateringer for listen.

Her følger noen av de måtene du kan organisere lister og listeelementer på:

Legge til kolonner    -Hjelp gruppen med å avpeke de elementene som er viktigst, kan du legge til kolonner i listen. Du kan for eksempel legge til prosjekt-kolonnen i en liste for å hjelpe personer som arbeider med bestemte prosjekter, enkelt å vise og arbeide med elementene. Du vil kanskje også legge til flere kolonner hvis du vil samle inn tilleggs informasjon for hvert liste element, for eksempel navnet på avdelingen eller navnet på en ansatt.

Hvis du har flere elementer i en liste, kan du vurdere indeksering av visse kolonner for å forbedre ytelsen når du viser flere elementer eller bytter visning. Denne funksjonen endrer ikke måten elementer er organisert på, men den kan sette organisasjoner i stand til å lagre et stort antall elementer i en liste på en enklere måte. Indeksering kan imidlertid føre til mer bruk av databaseplass. Se opprette, endre eller slette en visning av en liste eller et bibliotek.

Opprette visninger    – Bruk hvis personer i gruppen ofte trenger å se data på en bestemt måte. Visninger bruker kolonner til å sortere, gruppere, filtrere og vise dataene. Du kan også velge hvor mange elementer som skal vises på én gang i hver visning. Personer kan for eksempel bla gjennom en liste i sett med 25 eller 100 liste elementer per side, avhengig av innstillingene og hastigheten på tilkoblingen.

Visninger gir deg fleksibilitet til å lagre et stort antall elementer i en liste, men slik at du ser bare de delsettene du ønsker på et bestemt tidspunkt, for eksempel bare de problemene som ble rapportert dette året, eller bare de aktuelle hendelsene i en kalender. Du kan opprette personlige visninger som bare er tilgjengelige for deg, og hvis du har tillatelse til å endre en liste, kan du opprette fellesvisninger som er tilgjengelige for alle. Se opprette, endre eller slette en visning av en liste eller et bibliotek.

Opprette mapper    – Legg til mapper i de fleste typer lister, hvis liste eieren har tillatt at mapper opprettes. Dette er spesielt nyttig hvis liste elementene kan deles på en bestemt måte, for eksempel etter prosjekt eller etter gruppe. Mapper gjør det enklere for andre å skanne og behandle liste elementene. Microsoft Technologies gir en tre visning som gjør det mulig for personer å navigere i områdene og mappene på samme måte som de arbeider med mappene på hard disken. Hver avdeling kan for eksempel ha sin egen mappe. Se opprette en mappe i en liste.

Se også

Legge til, redigere eller slette listeelementer

Aktivere og konfigurere versjonskontroll for en liste eller et bibliotek

Opprette en mappe i en liste

Slette en mappe i en liste

Hold deg et skritt foran med Microsoft 365

Trenger du mer hjelp?

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×