Når du sorterer dataene i en Access-tabell, spørring, skjema eller rapport, kan du lagre sorteringsrekkefølgen med objektet. Hvis du sorterer dataene i et av disse objektene og deretter lagrer objektet, lagres sorteringsrekkefølgen som er i bruk, automatisk sammen med objektet. Du kan angi om den lagrede sorteringsrekkefølgen skal tre i kraft neste gang objektet åpnes.
For spørringer og rapporter kan du også definere en standard sorteringsrekkefølge. Standard sorteringsrekkefølge brukes på dataene i spørringen eller rapporten når ingen annen sorteringsrekkefølge er angitt.
Hva vil du gjøre?
Forstå lagrede sorteringsrekkefølger
Det finnes to typer lagrede sorteringsrekkefølger:
-
Sist brukt En siste sorteringsrekkefølge er sorteringsrekkefølgen som var i bruk da objektet sist ble lagret. Tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter kan alle ha siste brukte sorteringsrekkefølger.
-
Standard En standard sorteringsrekkefølge er innebygd i utformingen av en spørring eller rapport. En standard sorteringsrekkefølge brukes når ingen annen sorteringsrekkefølge er angitt.
Siste brukte sorteringsrekkefølger
Når du lagrer en tabell, en spørring, et skjema eller en rapport mens dataene er sortert, lagres sorteringsrekkefølgen automatisk når du lagrer objektet. Dette kalles en siste sorteringsrekkefølge. Når du oppretter en sorteringsrekkefølge, endrer du faktisk utformingen av objektet.
Hvis du vil at den siste brukte sorteringsrekkefølgen skal brukes automatisk neste gang du åpner objektet, angir du Egenskapen Sorter etter ved lasting for objektet til Ja. Utfør følgende trinn mens objektet er åpent i utformingsvisning for å angi denne egenskapen.
-
Trykk på F4 for å vise egenskapsarket.
Dette trinnet er unødvendig hvis egenskapsarket allerede vises.
-
Gjør ett av følgende:
-
Hvis objektet er en tabell eller en spørring, setter du egenskapen Order By On Load til Ja på Generelt-fanen på egenskapssiden.
-
Hvis objektet er et skjema eller en rapport, angir du egenskapen Order By On Load til Ja på Data-fanen på egenskapssiden.
-
Obs!: Du kan forhindre at den siste brukte sorteringsrekkefølgen brukes, ved å angi egenskapen Sorter etter ved lasting til Nei.
Standard sorteringsrekkefølger
I og med at den siste brukte sorteringsrekkefølgen kan endres når noen sorterer et objekt og deretter lagrer det, kan det være lurt å angi en standard sorteringsrekkefølge. En standard sorteringsrekkefølge er en del av utformingen av objektet, og endres ikke når det brukes en annen sorteringsrekkefølge.
Du kan bare angi en standard sorteringsrekkefølge for en spørring eller rapport. Selv om standard sorteringsrekkefølge ikke skrives over av gjeldende eller siste brukte sorteringsrekkefølge, trer den i kraft bare når gjeldende eller siste brukte sorteringsrekkefølge fjernes.
Definere standard sorteringsrekkefølge for en spørring
-
Åpne spørringen i utformingsvisning.
-
Dobbeltklikk på feltet du vil bruke til å sortere.
Feltet vises i utformingsrutenettet.
-
Fjern merket for Vis-raden i feltet du la til, i utformingsrutenettet.
-
Angi om du vil sortere feltet i stigende rekkefølge (minste verdier først) i Sorter-raden. A-til-Z) eller i synkende rekkefølge (største verdiene først; Å-til-A).
-
Hvis du vil sortere etter mer enn ett felt, legger du til flere sorteringsfelt ved å gjenta trinn 2 til 4.
Obs!: Når du sorterer etter flere felt, sorteres resultatene først etter det første feltet du har angitt, deretter etter det neste feltet du har angitt, og så videre. Hvis du for eksempel sorterer etter etternavn og deretter etter Fødselsdato, vises alle poster med etternavnverdien Dow før poster med etternavnverdien Steven, uavhengig av verdien Fødselsdato. Poster i hvert Etternavn-felt sorteres deretter i henhold til verdien i Fødselsdato-feltet.
-
Trykk CTRL+S for å lagre spørringen.
Obs!: Hvis du vil fjerne en standard sorteringsrekkefølge fra en spørring, fjerner du sorteringsfeltene fra utformingsrutenettet for spørringen.
Definere standard sorteringsrekkefølge for en rapport
-
Åpne rapporten i rapportvisning eller oppsettsvisning.
-
Klikk Avansert i gruppen Sorter & Kategorien Hjem, og klikk deretter Avansert filter/sortering på hurtigmenyen.
En ny dokumentfane vises, som inneholder et utformingsrutenett og et vindu der du kan velge et felt du vil sortere etter.
-
Dobbeltklikk på feltet du vil bruke til å sortere, i vinduet.
Feltet vises i utformingsrutenettet.
-
Angi om du vil sortere feltet i stigende rekkefølge (minste verdier først) i utformingsrutenettet i Sorter-raden. A-til-Z) eller i synkende rekkefølge (største verdiene først; Å-til-A).
-
Hvis du vil sortere etter mer enn ett felt, legger du til flere sorteringsfelt ved å gjenta trinn 2 til 4.
Obs!: Når du sorterer etter flere felt, sorteres resultatene først etter det første feltet du har angitt, deretter etter det neste feltet du har angitt, og så videre. Hvis du for eksempel sorterer etter etternavn og deretter etter Fødselsdato, vises alle poster med etternavnverdien Dow før poster med etternavnverdien Steven, uavhengig av verdien Fødselsdato. Poster i hvert Etternavn-felt sorteres deretter i henhold til verdien i Fødselsdato-feltet.
-
Klikk På Fanen Hjem i gruppen Sorter & og filtrer, klikker du På/av Filter.
Obs!: Hvis du vil fjerne en standard sorteringsrekkefølge fra en rapport, fjerner du sorteringsfeltene fra utformingsrutenettet.
