Med Access har du flere måter å legge til eller fjerne kolonner på i et dataark. Du kan bruke Dataarkvisning til å legge til eller fjerne kolonner og angi datatyper for disse kolonnene. Du kan også legge til felter fra en oppgaverute, eller du kan åpne den underliggende tabellen til dataarket og legge til et felt i Utformingsvisning. Dette emnet forklarer hvordan du bruker hver metode.
Hvis du vil ha mer informasjon om å opprette og bruke dataark, kan du se artiklene Opprette et skjema ved hjelp av Dataarkverktøyet og Arbeide med dataark.
Hva vil du gjøre?
Forstå kolonner i dataark
Et dataark er en visuell representasjon av informasjonen som finnes i en databasetabell, eller av resultatene som returneres av en spørring. En kolonne i et dataark representerer det samme som et felt i en databasetabell. Når du legger til eller fjerner en kolonne fra et dataark, legger du til eller fjerner et felt fra den underliggende tabellen til dataarket. Hvis dette feltet inneholder data, eliminerer du også denne informasjonen.
Arbeide med kolonner
Med Access er det raskere og enklere å fjerne et tabellfelt fordi du kan utføre disse oppgavene i Dataarkvisning. Som standard inneholder alle tabeller i Dataarkvisning nå en tom kolonne merket Klikk for å legge til. Hvis du vil legge til en kolonne, skriver du inn data i den første tomme cellen under denne kolonneoverskriften. Du kan også lime inn én eller flere datadeler i den tomme kolonnen. Du må ikke lenger bruke Utformingsvisning for å legge til eller fjerne kolonner, men du kan hvis du vil.
Du trenger heller ikke å angi de vanligste datatypene for den nye kolonnen. Som standard må feltene i en databasetabell inneholde bestemte typer data, for eksempel tekst, datoer og klokkeslett, tall og så videre. Vanligvis angir du datatyper når du utformer tabellene for en database. De fleste datatyper utledes imidlertid i Access nå når du skriver inn data i en ny kolonne for første gang. Hvis du for eksempel skriver inn et navn i det første feltet i den nye tabellen, angis dette feltet til datatypen Tekst i Access. Hvis du limer inn en dato, angis feltet til datatypen Dato/klokkeslett, og så videre, i Access. Hvis du limer inn en blanding av data, for eksempel postnumre fra flere land/områder, velges datatypen som best bevarer informasjonen, i Access. Dette er vanligvis datatypen Tekst. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se inndelingen Forstå hvordan datatyper tilordnes i Access når du skriver inn informasjon, som kommer senere i denne artikkelen.
Hvis du vil ha mer informasjon om å angi datatyper, kan du se artikkelen Datatyper for Access-skrivebordsdatabaser. Hvis du ikke kjenner utformingsreglene for relasjonsdatabaser, kan du se artikkelen Grunnleggende om databaseutforming.
Trinnene i de følgende inndelingene forklarer hvordan du legger til og fjerner kolonner i dataark ved å bruke Dataarkvisning og Utformingsvisning.
Legge til en kolonne ved å bruke Dataarkvisning
Trinnene i denne i inndelingen forklarer hvordan du bruker Dataarkvisning for å legge til en kolonne i et dataark, gi kolonnen et navn og skrive inn data. Når du fortsetter, må du huske at denne fremgangsmåten legger til og endrer et felt i den underliggende tabellen til dataarket.
-
Finn og dobbeltklikk på tabellen der du vil legge til feltet, i navigasjonsruten.
Tabellen åpnes i Dataarkvisning i Access.
-
Rull til høyre eller venstre side av dataarket (avhengig av innstillinger for region og språk i Windows), og finn den tomme kolonnen.
Som standard vises ordene Klikk for å legge til i kolonneoverskriften til den tomme kolonnen.
-
Skriv inn data i den første tomme raden under overskriften.
-eller-
Lim inn én eller flere datadeler i feltet, og start med den første tomme cellen.
Lagre endringene.
Basert på typen data du skriver inn, angis datatype for feltet i Access. Hvis du for eksempel skriver inn et navn, angis datatypen til Tekst i Access.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan datatyper angis i Access, kan du se inndelingen Forstå hvordan datatyper tilordnes i Access når du skriver inn informasjon. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan datatyper angis manuelt, kan du se Angi datatypene som ikke utledes i Dataarkvisning, som også kommer senere i denne artikkelen.
-
Dobbeltklikk på den tomme kolonneoverskriften, og skriv inn et navn på det nye feltet.
-eller-
Høyreklikk på kolonneoverskriften, og klikk på Gi feltet nytt navn på hurtigmenyen. Skriv deretter inn et navn på feltet.
-
Lagre endringene.
Fjerne en kolonne ved å bruke Dataarkvisning
Før du fjerner en kolonne fra et dataark, må du huske flere viktige fakta:
-
Når du fjerner en kolonne, sletter du alle dataene i kolonnen, og du kan ikke angre slettingen. Du bør derfor sikkerhetskopiere tabellen før du sletter kolonnen.
-
Du kan ikke slette bestemte typer kolonner uten litt ekstraarbeid. Du kan for eksempel ikke bruke Dataarkvisning for å slette et primærnøkkelfelt. Du må bruke Utformingsvisning for å utføre denne oppgaven. Du kan heller ikke slette en primærnøkkel eller et oppslagsfelt uten først å slette relasjonen mellom feltet og tabellene feltet tar data fra. Forklaring av hvordan du sletter relaterte felter dekkes ikke av denne artikkelen.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artiklene Grunnleggende om databaseutforming, Legge til eller endre primærnøkkelen for en tabell i Access, opprette, redigere eller slette en relasjon og opprette eller slette et felt med flere verdier.
Fjerne kolonne i Dataarkvisning
-
Høyreklikk på overskriftsraden til kolonnen du vil fjerne.
-
Klikk på Slett felt på hurtigmenyen.
-
Klikk på Ja for å bekrefte slettingen.
-
Lagre endringene.
Legge til en kolonne ved å bruke Utformingsvisning
Hvis du kjenner til tidligere versjoner av Access, har du sannsynligvis noe erfaring med bruk av Uformingsvisning. Utformingsvisning gir større fleksibilitet enn Dataarkvisning, fordi du kan angi alle tilgjengelige datatyper, og du kan opprette et oppslagsfelt uten å måtte forlate Utformingsvisning.
Legge til kolonne i Utformingsvisning
-
Høyreklikk på tabellen du vil endre, i navigasjonsruten, og klikk deretter på Utformingsvisning på hurtigmenyen.
-eller-
Klikk på Utformingsvisning på statuslinjen i Access.
-
Merk en tom rad i kolonnen Feltnavn, og skriv inn et navn på det nye feltet.
-
Velg en datatype for den nye kolonnen i Datatype-kolonnen ved siden av det nye feltnavnet.
-
Lagre endringene.
Fjerne en kolonne ved å bruke Utformingsvisning
Reglene for sletting av en kolonne i Dataarkvisning gjelder også for arbeid i Utformingsvisning: Hvis du sletter en kolonne, mister du alle dataene i denne kolonnen. Før du kan slette en primærnøkkel eller et oppslagsfelt, må du i tillegg først slette relasjonene for disse feltene.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artiklene Grunnleggende om databaseutforming, Legge til eller endre primærnøkkelen for en tabell i Access, og opprette eller slette et felt med flere verdier.
Fjerne kolonne i Utformingsvisning
-
Høyreklikk på tabellen du vil endre, i navigasjonsruten, og klikk deretter på Utformingsvisning på hurtigmenyen.
-eller-
Klikk på Utformingsvisning på statuslinjen i Access.
-
Merk feltet (raden) du vil slette.
-
Klikk på Slett rader i Verktøy-gruppen på Utforming-fanen.
-eller-
Trykk på DELETE.
-
Lagre endringene.
Forstå hvordan datatyper tilordnes i Access når du skriver inn informasjon
Når du oppretter et tomt dataark, tilordnes en datatype i Access til hvert felt når du skriver inn data i dette feltet for første gang. Tabellen nedenfor viser de ulike typene data du kan skrive inn, og datatypen som brukes til hver type i Access.
Obs!: Du kan ikke angi Vedlegg- eller OLE-objekt-datatyper ved å skrive inn data i et felt, og du kan ikke aktivere støtte for rik tekstredigering ved å skrive inn data i et felt.
Tabellen nedenfor viser hvordan datatypen for et felt angis i Access når du skriver inn data i Dataarkvisning.
|
Hvis du skriver inn: |
Det opprettes et felt i Access med datatypen: |
|
John |
Kort tekst (tekst) |
|
En tekstblokk eller tekst og tall som er lenger enn 256 tegn. |
Lang tekst (Memo) Obs!: Du kan ikke bruke Dataarkvisning for å aktivere rik tekstformatering. Hvis du i tillegg aktiverer en egenskap som heter Bare tilføy for Memo-feltet, skjules all tekst i Access som standard, når du plasserer pekeren i dette feltet. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du aktiverer rik tekstformatering, kan du se artikkelen Opprette eller slette et felt for rik tekst. |
|
http://www.contoso.com Følgende Internett-protokoller gjenkjennes i Access: http, ftp, gopher, wais, fil, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook. Obs!: For at protokollen skal gjenkjennes i Access, og datatypen Hyperkobling skal angis, må du følge protokollen med et tegn uten mellomrom. |
Hyperkobling |
|
50000 |
Tall, langt heltall |
|
50 000 |
Tall, langt heltall |
|
50 000,99 |
Tall, dobbelt |
|
50 000,389 |
Tall, dobbelt |
|
31.12.2019 Formatene for dato og klokkeslett som er angitt i innstillingene for region og språk i Windows, kontrollerer hvordan Dato/klokkeslett-data formateres i Access. |
Dato/klokkeslett |
|
31. desember 2019 Obs!: Du må skrive eller lime inn mer enn navnet på dagen for at datatypen Dato/klokkeslett skal utledes i Access. Hvis du for eksempel angir Tirsdag, velges datatypen Tekst i Access. For at datatypen Dato/klokkeslett skal utledes i Access, må du skrive inn måneden i tillegg til dagen. |
Dato/klokkeslett |
|
10:50:23 |
Dato/klokkeslett |
|
kl. 10:50 |
Dato/klokkeslett |
|
17:50 |
Dato/klokkeslett |
|
$ 12,50 Valutasymbolet som er angitt i innstillingene for region og språk i Windows, gjenkjennes i Access. |
Valuta |
|
21,75 |
Tall, dobbelt |
|
123,00 % |
Tall, dobbelt |
|
3.46E+03 |
Tall, dobbelt |
Angi datatypene som ikke utledes i Dataarkvisning
Som standard er det enkelte oppgaver du ikke kan utføre ved å bruke Dataarkvisning:
-
Du kan ikke angi Vedlegg- eller OLE-objekt-datatyper ved å lime inn data i en tom celle.
-
Du kan ikke aktivere rik tekstredigering for et felt for lang tekst (memo) ved å lime inn data. Hvis du vil aktivere støtte for rik tekst, må du angi et alternativ for feltet i Utformingsvisning.
Trinnene i denne inndelingen forklarer hvordan du utfører disse oppgavene.
Angi datatypen Vedlegg
-
Hvis den ikke allerede er merket, merker du den tomme kolonnen (den som er merket Klikk for å legge til) i dataarket.
-
Velg Vedlegg i rullegardinlisten.
-
Lagre endringene.
Legge til et felt for lang tekst (memo) i en tabell med rik tekstredigering
-
Hvis den ikke allerede er merket, merker du den tomme kolonnen (den som er merket Klikk for å legge til) i dataarket.
-
Velg Rik tekst i rullegardinlisten.
-
Lagre endringene.
Konvertere en kolonne til et oppslagsfelt
Som standard kan du ikke bruke Dataarkvisning for å konvertere en ny kolonne til et oppslagsfelt. Hvis du er ny i Access, viser et oppslagsfelt data fra en annen kilde i en liste. Dette er enten en tabell eller en liste med elementer. Som standard brukes en rullegardinliste for å vise oppslagsdata i Access, men en listeboks kan også brukes (en liste som ikke kan åpnes eller lukkes) i et skjema.
Du kan opprette to typer oppslagsfelter – tabellbaserte lister og verdilister. En tabellbasert liste bruker en spørring for å hente data fra en annen tabell, og en verdiliste viser et sett med hardkodede verdier. Følgende fremgangsmåte beskriver hvordan du oppretter begge listetypene.
Legge til et oppslagsfelt
-
Høyreklikk på den underliggende tabellen til det nye dataarket, i navigasjonsruten, og klikk på Utformingsvisning .
-eller-
Klikk på Utformingsvisning på statuslinjen i Access.
Tabellen åpnes i Utformingsvisning.
-
Velg feltet du vil konvertere.
-eller-
Merk en tom rad i kolonnen Feltnavn, og skriv inn et navn på det nye feltet.
-
Klikk på Oppslagskolonne i Verktøy-gruppen på Utforming-fanen.
-eller-
Klikk på PIL NED, i Datatype-kolonnen i Utformingsvisning, og velg Oppslagsveiviser.
Oppslagsveiviseren starter.
-
Gjør ett av følgende:
-
Opprette en tabellbasert liste
-
Velg Jeg vil at oppslagskolonnen skal slå opp verdiene i en tabell eller spørring, og klikk påNeste.
-
Velg et alternativ, under Visning, og velg en tabell eller spørring fra listen. Klikk deretter på Neste. Hvis du for eksempel vil bruke verdier fra en tabell i oppslagsfeltet, klikker du på Tabeller. Hvis du vil bruke en spørring, klikker du på Spørringer. Hvis du vil se en liste med alle tabellene og spørringene i databasen, klikker du på Begge.
-
Flytt feltene du vil skal vises i oppslagslisten fra Tilgjengelige felter-ruten til Valgte felter-ruten, og klikk deretter på Neste.
-
Du kan også velge én eller flere sorteringsvalg for feltene du valgte i forrige trinn, og deretter klikke på Neste.
-
Du kan også justere bredden til hver kolonne i oppslagslisten, og deretter klikke på Neste.
-
Du kan også skrive inn et navn i tekstboksen under Hvilken etikett vil du ha på oppslagskolonnen.
-
Du kan også merke av for Tillat flere verdier. Hvis du velger dette alternativet, kan du velge og lagre flere enn ett element fra listen.
-
Klikk på Fullfør. Hvis du blir bedt om å lagre tabellen i Access, klikker du på Ja. Oppslagsspørringen legges til i den nye tabellen i Access. Som standard henter spørringen feltene du angir, samt primærnøkkelverdiene for kildetabellen. Deretter angis datatypen for oppslagsfeltet i Access, slik at den samsvarer med datatypen som er angitt for primærnøkkelfeltet i kildetabellen. Hvis for eksempel primærnøkkelfeltet i kildetabellen bruker datatypen Autonummer, angis datatypen for oppslagsfeltet i Access til datatypen Tall.
-
Gå tilbake til Dataarkvisning, gå til oppslagsfeltet, og velg et element fra listen.
Eller
-
-
-
Opprette en verdibasert liste
-
Klikk på Jeg skriver inn verdiene som skal brukes, og klikk deretter på Neste.
-
Skriv inn antall kolonner du vil at skal vises i listen, i Antall kolonner-boksen, og gå deretter til den første tomme cellen, og skriv inn en verdi.
Når du skriver inn den første verdien, vises en annen tom celle under den gjeldende cellen.
-
Når du har skrevet inn den første verdien, bruker du TAB-tasten eller PIL NED for å flytte fokus til den neste cellen, og skriver inn en ny verdi.
-
Gjenta trinn 2 og 3 til du er ferdig med å opprette listen, og klikk deretter på Neste.
-
Du kan også angi et navn på det nye feltet, og deretter klikke på Fullfør.
-
