Legge til tidspunkter du er opptatt i kollegenes Outlook-kalendere

Du kan enkelt merke tid som «opptatt» eller «fraværende» i Outlook-kalenderen din. Men hva om du ikke bruker Microsoft 365, og du ikke har kalender deling aktivert, men du må gi deg tiden borte fra Office frem tredende synligheten til kollegene dine? Denne artikkelen forklarer hvordan du legger til tilpassede heldagsmøteinnkallelser i kollegenes kalendere, uten å påvirke den ledige tiden i deres kalendere.

Planlegging av ferietid med en møteinkallelse er en todelt prosess. Først lar du kollegaene dine vite at du kommer til å være borte ved å legge til ferie i kalenderne deres. Deretter merker du av ferie i din egen kalender.

Trinn 1: Legge til egen ferie i kollegenes kalendere

Når du merker tid som «fravær» på kalenderen din, kan kollegene se dette når de ønsker å invitere deg til et møte. Men ville det ikke ha vært flott om du kunne varsle alle samtidig om at du kommer til å være borte, uten å påvirke deres ledig/opptatt-status eller gjøre kalenderne deres uoversiktlig? Dette kan du gjøre ved å angi at informasjonen din skal vises på deres kalendere som en heldagshendelse, men i motsetning til en heldagshendelse som vanligvis er angitt til «opptatt», vises denne heldagshendelsen som ledig tid. Dette påvirker ikke kollegenes ledig/opptatt-status.

Obs!: Møteinnkallelser er ment å sendes mellom Outlook-brukere. Muligheten til å se kollegenes tidsplaner mens du oppretter en møteinnkallelse i Outlook, krever at organisasjonen din bruker Microsoft Exchange Server.

  1. Klikk på Nytt møteHjem-fanen i kalenderen.

    Hurtigtast  Trykk på CTRL+SKIFT+Q for å opprette en ny møteinnkallelse.

  2. Skriv inn en beskrivelse i Emne-boksen, og oppgi eventuelt sted i Plassering-boksen.

  3. Velg start- og sluttidspunktet for fraværstiden din i listene Starttidspunkt og Sluttidspunkt. Ferier er som regel hele dager. Hvis dette er tilfellet, merker du av for Hele dagen.

    Obs!: Outlook bruker som standard innstillingen for gjeldende tidssone på datamaskinen for tidsplanlegging. Hvis du ønsker å planlegge fravær basert på en annen tidssone, klikker du på Tidssoner i Alternativer-gruppen.

  4. I deltakere -gruppen, for svar alternativer, kan du fjerne svar på forespørsler fra rulle gardin menyen.

  5. Klikk gratis i rulle gardin listen i Alternativer -gruppen for Vis som. Hvis du allerede har angitt dette som en heldagshendelse, angis Vis som automatisk som Ledig.

    Viktig!: 

    • Kontroller at innstillingen Vis som er angitt til Ledig. Dette gjør at mottakere kan godta møteinnkallelsen og legge til ferien din i kalenderen, uten å merke av noen tid. Mottakernes kalender viser fremdeles ledig tid for planlegging i løpet av ferien din.

    • Når du velger en heldagshendelse, blir starttiden for hendelsen midnatt. Hvis du vil unngå at kollegene dine mottar varsler utenfor arbeidstid, kan du angi innstillingen Påminnelse til Ingen.

  6. Skriv inn informasjonen du vil dele med mottakerne.

  7. Legg til mottakerne på Til-linjen.

  8. Hvis du ønsker å varsle andre om gjentakende fravær fra kontoret, kan du klikke på Regelmessighet i Alternativer-gruppen. Velg deretter regelmessighetsmønster, og klikk deretter på OK.

  9. Klikk Send.

Når du sender møteinnkallelsen med Vis som angitt til Ledig, vises arrangementet øverst på hver dag i kollegenes Outlook-kalendere – en visuell påminnelse som ikke blokkerer arbeidstid.

Obs!: Hvis du ikke merket av for Hele dagen, vises hendelsen i tidsrutenettet, ikke øverst på dagen. Den er likevel merket som ledig tid.

Trinn 2: Merke av ferie i egen kalender

Hvis du fulgte trinnene i forrige del, ble møte innkallelsen du sendte, merket som ledig tid for å unngå å blokkere tid på andre personers kalendere. Tiden er imidlertid også merket som gratis på din egen kalender. Du må nå opprette en tilleggs avtale for deg selv, slik at andre kan se at du ikke er tilgjengelig i den tiden du angir.

En vanlig feil er å åpne møte invitasjons elementet i kalenderen og endre visningen som fra ledig til fra værende etter at du har sendt den opprinnelige forespørselen. Når du gjør dette, sendes imidlertid denne oppdateringen til alle du sendte møte innkallelsen til, noe som kan endres gratis til fra værende og defeating trinnene du tok for å unngå dette. Du må opprette en duplisert avtale i kalenderen med Vis som -innstillingen satt til fra værende.

Når personer bruker Outlook-kalenderen til å planlegge møter og andre hendelser, kan de se tilgjengeligheten din med mindre du har endret tillatelsene for kalenderen for å hindre dette. Vanligvis har avtaler, møter og hendelser en visning som er opptatt. Du kan også opprette elementer med et program som er i ferd med å angi fra værende. Elementer som er satt til fra værende , betraktes som ligner på elementer som er satt til opptatt – noen bør ikke forvente deg å være tilgjengelige på det tidspunktet. De to typene er visuelt – elementer som er satt til fra værende , vises med en purpur farge, elementer som er satt til opptatt , identifiseres med et blått farge tema. Denne forskjellen i utseende bidrar til å fremheve hvorfor du ikke er tilgjengelig. Du kan for eksempel ha mulighet til å flytte et travelt opptatt element, men du har sannsynligvis ikke eller villig til å endre et fraværs element, for eksempel ferien.

  1. Klikk på Ny avtaleHjem-fanen i kalenderen.

  2. Skriv inn et navn for tiden du er borte, i Emne-boksen.

  3. Klikk på start- og sluttdatoene for tiden du er borte, i Starttidspunkt og Sluttidspunkt.

  4. Merk av for Hele dagen.

  5. Endre innstillingen for Vis som til Fravær.

  6. Klikk Lagre og lukk.

Obs!: Du kan eventuelt slette (bare fra kalenderen) den opprinnelige møteinnkallelsen som du sendte ut. Eller du kan la den ligge i kalenderen din, slik at du kan bruke den til enkelt å sende en oppdatering eller en kansellering, i tilfelle planene endrer seg.

Trinn 1: Legge til egen ferie i kollegenes kalendere

Når du merker tid som «fravær» på kalenderen din, kan kollegene se dette når de ønsker å invitere deg til et møte. Men ville det ikke ha vært flott om du kunne varsle alle samtidig om at du kommer til å være borte, uten å påvirke deres ledig/opptatt-status eller gjøre kalenderne deres uoversiktlig? Dette kan du gjøre ved å angi at informasjonen din skal vises på deres kalendere som en heldagshendelse, men i motsetning til en heldagshendelse som vanligvis er angitt til «opptatt», vises denne heldagshendelsen som ledig tid. Dette påvirker ikke kollegenes ledig/opptatt-status.

Obs!: Møteinnkallelser er ment å sendes mellom Outlook-brukere. Muligheten til å se kollegenes tidsplaner mens du oppretter en møteinnkallelse i Outlook, krever at organisasjonen din bruker Microsoft Exchange Server.

  1. Pek på NyFil-menyen, og klikk deretter på Møteinnkallelse.

    Hurtigtast  Trykk på CTRL+SKIFT+Q for å opprette en ny møteinnkallelse.

  2. Skriv inn en beskrivelse i Emne-boksen, og oppgi eventuelt sted i Plassering-boksen.

  3. Velg start- og sluttidspunktet for fraværstiden din i listene Starttidspunkt og Sluttidspunkt. Ferier er som regel hele dager. Hvis dette er tilfellet, merker du av for Hele dagen.

    Obs!: Outlook bruker som standard innstillingen for gjeldende tidssone på datamaskinen for tidsplanlegging. Hvis du ønsker å planlegge ferien basert på en annen tidssone, klikker du på Tidssone i Alternativer-gruppen på Møte-fanen.

  4. Klikk på Ledig i rullegardinlisten i Alternativer-gruppen for å angi Vis som. Hvis du allerede har angitt dette som en heldagshendelse, angis Vis som automatisk som Ledig.

    Viktig!: 

    • Kontroller at innstillingen Vis som er angitt til Ledig. Dette gjør at mottakere kan godta møteinnkallelsen og legge til ferien din i kalenderen, uten å merke av noen tid. Mottakernes kalender viser fremdeles ledig tid for planlegging i løpet av ferien din.

    • Når du velger en heldagshendelse, blir starttiden for hendelsen midnatt. Hvis du vil unngå at kollegene dine mottar varsler utenfor arbeidstid, kan du angi innstillingen Påminnelse til Ingen.

  5. Skriv inn informasjonen du vil dele med mottakerne.

  6. Legg til mottakerne på Til-linjen.

  7. Hvis du ønsker å varsle andre om gjentakende fravær fra kontoret, kan du klikke på Regelmessighet i gruppen AlternativerMøte-fanen. Velg deretter regelmessighetsmønster, og klikk på OK.

    Når du legger til et mønster for regelmessighet i en møteinnkallelse, endres fanen Møte til Regelmessig møte.

  8. Klikk på Avtale i Vis-gruppen på Møte-fanen.

  9. Klikk Send.

Når du sender møteinnkallelsen med Vis som angitt til Ledig, vises arrangementet øverst på hver dag i kollegenes Outlook-kalendere – en visuell påminnelse som ikke blokkerer arbeidstid.

Obs!: Hvis du ikke merket av for Hele dagen, vises hendelsen i tidsrutenettet, ikke øverst på dagen. Den er likevel merket som ledig tid.

Trinn 2: Merke av ferie i egen kalender

Hvis du fulgte trinnene i forrige del, ble møte innkallelsen du sendte, merket som ledig tid for å unngå å blokkere tid på andre personers kalendere. Tiden er imidlertid også merket som gratis på din egen kalender. Du må nå opprette en tilleggs avtale for deg selv, slik at andre kan se at du ikke er tilgjengelig i den tiden du angir.

En vanlig feil er å åpne møte invitasjons elementet i kalenderen og endre visningen som fra ledig til fra værende etter at du har sendt den opprinnelige forespørselen. Når du gjør dette, sendes imidlertid denne oppdateringen til alle du sendte møte innkallelsen til, noe som kan endres gratis til fra værende og defeating trinnene du tok for å unngå dette. Du må opprette en duplisert avtale i kalenderen med Vis som -innstillingen satt til fra værende.

Når personer bruker Outlook-kalenderen til å planlegge møter og andre hendelser, kan de se tilgjengeligheten din med mindre du har endret tillatelsene for kalenderen for å hindre dette. Vanligvis har avtaler, møter og hendelser en visning som er opptatt. Du kan også opprette elementer med et program som er i ferd med å angi fra værende. Elementer som er satt til fra værende , betraktes som ligner på elementer som er satt til opptatt – noen bør ikke forvente deg å være tilgjengelige på det tidspunktet. De to typene er visuelt – elementer som er satt til fra værende , vises med en purpur farge, elementer som er satt til opptatt , identifiseres med et blått farge tema. Denne forskjellen i utseende bidrar til å fremheve hvorfor du ikke er tilgjengelig. Du kan for eksempel ha mulighet til å flytte et travelt opptatt element, men du har sannsynligvis ikke eller villig til å endre et fraværs element, for eksempel ferien.

  1. Pek på NyFil-menyen i Kalender, og klikk deretter på Avtale.

  2. Skriv inn et navn for tiden du er borte, i Emne-boksen.

  3. Klikk på start- og sluttdatoene for tiden du er borte, i Starttidspunkt og Sluttidspunkt.

  4. Merk av for Hele dagen.

  5. Endre innstillingen for Vis som til Fravær.

  6. Klikk Lagre og lukk.

Obs!: Du kan eventuelt slette (bare fra kalenderen) den opprinnelige møteinnkallelsen som du sendte ut. Eller du kan la den ligge i kalenderen din, slik at du kan bruke den til enkelt å sende en oppdatering eller en kansellering, i tilfelle planene endrer seg.

Se også

Komme i gang med Outlook-kalenderen

Planlegge et møte med andre personer

Obs!:  Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig? Her er den engelske artikkelen for referanse.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×