Personverntillegg for Excel

Ny-fanen (klikk Fil-fanen, og klikk deretter Ny)kan gi deg oppdatert hjelp lastet ned fra Office.com for arbeidsbøker som er basert på maler. Du kan også sende tilbakemeldinger om malene og gi en numerisk vurdering for hver mal du laster ned.

Når du åpner en mal eller en fil basert på en mal, Excel kontakter (avhengig av innstillingene for hjelp på nettet) Office.com. Den sender ID-en for denne malen, programmet og versjonen du bruker for øyeblikket, sammen med standard datamaskininformasjon.

Mal-ID-en brukes til å identifisere den opprinnelige malen som lastet ned fra Office.com eller inkludert i Excel installasjonen. Arbeidsboken identifiseres ikke unikt. ID-en er den samme for alle brukere av samme mal.

Hvis du velger å opprette en kobling til et bilde, en fil, en datakilde eller et annet dokument på harddisken eller på en server, lagres banen til filen i arbeidsboken. I noen tilfeller kan koblingen inneholde ditt brukernavn eller informasjon om servere på nettverket du bruker. Ved datatilkobling kan du velge å lagre et brukernavn eller passord inne i koblingen for datatilkoblingen.

Når du bruker et XML-skjema på en arbeidsbok, lagres også en bane til XML-skjemaet du har opprettet, i arbeidsboken. Banen kan i noen tilfeller inneholde brukernavnet ditt.

Når du oppretter en regnearkdatafunksjon eller pivottabellrapport fra en ekstern datakilde, lagres dataene du ber om fra denne kilden, som en del av regnearket, sammen med en unik identifikator for datakilden. Brukernavnet til personen som sist oppdaterte bufferen, lagres også.

Avhengig av hvordan du har konfigurert arbeidsboken eller pivottabellrapporten, kan bare et delsett av de lagrede dataene vises. Hvis du vil fjerne alle disse lagrede dataene, fjerner du tilkoblingen til datakilden fra arkdatafunksjoner og fjerner alle pivotene som refererer til dataene.

Når du oppretter et diagram Excel, kan du filtrere dataene du har valgt for diagrammet, slik at bare en del av dataene vises. Alle valgte data lagres imidlertid sammen med diagrammet. Hvis du vil hindre at andre endrer diagrammet eller viser dataene, limer du inn diagrammet som punktgrafikk når du kopierer det til et Microsoft-program. Hvis dataene i diagrammet er fra en ekstern datakilde, kan du passordbeskytte diagrammet for å hindre at andre personer oppdaterer diagrammet med de nyeste dataene fra den eksterne kilden. Hvis diagrammet er basert på dataene i arbeidsboken, kan passordbeskytte diagrammet bidra til å hindre at andre endrer dataene som vises i diagrammet.

Når du skriver ut en Excel arbeidsbok og deretter lagrer arbeidsboken, Excel banen til skriveren med dokumentet. I noen tilfeller kan banen inneholde et brukernavn eller navnet på en datamaskin.

Excel kan du legge til og redigere alternativ tekst for tabeller, figurer, bilder, diagrammer, SmartArt-grafikk og andre objekter i arbeidsbøkene. Den alternative teksten lagres sammen med arbeidsboken og kan inneholde personlige opplysninger som er lagt til av en hvilken som helst bidragsyter av presentasjonen. For enkelte objekter, for eksempel bilder du setter inn i arbeidsboken, inneholder standard alternativ tekst filbanen for objektet du setter inn.

Alternativ tekst kan brukes av tilgjengelighetsfunksjoner som skjermlesere. Den alternative teksten er tilgjengelig for alle som har tilgang til filen.

Excel gir deg tilgang til et dokumentarbeidsområde på SharePoint. Et dokumentarbeidsområde er et delt område der du kan samarbeide med andre gruppemedlemmer i én eller flere arbeidsbøker.

Når du åpner et dokumentarbeidsområde, Excel ned data fra dokumentarbeidsområdet for å gi deg informasjon om dette nettstedet. Disse dataene omfatter:

• Navnet på området

• Nettadressen eller adressen til nettstedet

• Navn, e-postadresser og tilgangsnivåer for nettstedsbrukere

• Lister over dokumenter, oppgaver og annen informasjon som er tilgjengelig fra nettstedet

Excel også en liste over dokumentarbeidsområder som du har besøkt på datamaskinen, i form av informasjonskapsler. Denne listen brukes til å gi deg rask tilgang til nettstedene du har besøkt tidligere. Listen over nettsteder du har besøkt, er ikke tilgjengelig for Microsoft og er ikke eksponert for Internett med mindre du velger å gjøre listen mer tilgjengelig.

Med fakstjenesten kan du sende en faks via Internett og organisere faksene du har sendt i Microsoft Outlook. Hvis du vil bruke fakstjenesten, må du registrere deg hos en fakstjenesteleverandør, atskilt fra Microsoft, som behandler faksene og sender dem via Internett. Microsoft samler ikke inn data ved hjelp av funksjonen for fakstjeneste.

Når du registrerer deg for fakstjenesten, oppretter fakstjenesteleverandøren en registreringspakke som er lagret av fakstjenesteleverandøren og Excel. Pakken består av adressen til fakstjenesteleverandørens nettsted og et token som bekrefter tilgangen til fakstjenesteleverandøren. Når du sender en faks fra Excel, legges denne registreringspakken til i dokumentet.

Du kan også bruke fakstjenesten til å beregne prisen på en faks uten å sende faksen. Hvis du velger å beregne prisen på en telefaks, bruker Excel en kryptert tilkobling til å sende registreringstokenet, telefonnummeret der faksen skal sendes, og antall sider av faksen til fakstjenesteleverandøren. Microsoft mottar eller lagrer ikke denne informasjonen.

Excel kan du be om informasjon om et bestemt uttrykk eller uttrykk fra en rekke premium innholdsleverandører. Når du ber om et søk på et bestemt ord eller uttrykk, bruker Excel Internett til å sende teksten du har bedt om, programvareproduktet du bruker for øyeblikket, de nasjonale nasjonale innstillinger som systemet er angitt til, og autorisasjonsinformasjon som indikerer at du har rett til å laste ned oppslagsinformasjon, om nødvendig av tredjeparten.

Excel sender denne informasjonen til en tjeneste som leveres av Microsoft eller en tredjepartsleverandør du velger. Denne tjenesten returnerer informasjon om ordet eller uttrykket du ba om.

Ofte inneholder informasjonen du mottar, en kobling til tilleggsinformasjon fra tjenestens nettsted. Hvis du klikker denne koblingen, kan tjenesteleverandøren legge til en informasjonskapsel i systemet for å identifisere deg for fremtidige transaksjoner. Microsoft er ikke ansvarlig for personvernpraksisen til nettsteder og tjenester fra tredjeparter. Microsoft mottar eller lagrer ikke noe av denne informasjonen med mindre du har søkt etter en Microsoft-eid tjeneste.

Du kan deaktivere oppslag og referanse ved å gjøre følgende:

Excel kan du oversette hele eller deler av dokumentet ved hjelp av en tospråklig ordliste eller en maskinoversettelse. Du kan velge hvordan du vil oversette dokumentet.

Du kan velge eller skrive inn et ord eller uttrykk du vil oversette, eller du kan velge å oversette hele dokumentet, i begge tilfeller, ved å velge det aktuelle oversettelsesalternativet i oppslags- og referanseruten.

Hvis du velger eller skriver inn et ord eller uttrykk du vil oversette, sammenlignes uttrykket du har skrevet inn, med en tospråklig ordliste. Noen tospråklige ordlister er inkludert i programvaren, og andre er tilgjengelige fra Office.com. Hvis et ord eller uttrykk du skriver inn, ikke er i den tospråklige ordlisten som følger med programvaren, sendes ordet eller uttrykket ukryptert til en Microsoft- eller en tredjeparts oversettelsestjeneste.

Hvis du vil oversette hele arbeidsboken, sendes den ukryptert til en Microsoft- eller en tredjeparts oversettelsestjeneste. Som med all informasjon som sendes ukryptert via Internett, kan det være mulig for andre å se ordet, uttrykket eller arbeidsboken du oversetter.

Hvis du velger å bruke en av ordlistene som er tilgjengelige på Office.com eller en tredjeparts oversettelsestjeneste, bruker Excel Internett til å sende teksten du har bedt om, programvaretypen du har, og nasjonale innstillinger og språk som systemet er angitt til. For tredjeparts oversettelsestjenester kan Excel sende tidligere bufret godkjenningsinformasjon som indikerer at du tidligere har registrert deg for tilgang til nettstedet.

Microsoft SharePoint tilbyr delte, nettbaserte arbeidsområder der du kan samarbeide på dokumenter eller møter.

Når du åpner et SharePoint-nettsted ved hjelp av nettleseren eller et Office-program, lagrer nettstedet informasjonskapsler på datamaskinen hvis du har tillatelse til å opprette et nytt sekundært nettsted på dette nettstedet. Sammen utgjør disse informasjonskapslene en liste over nettsteder du har tilgang til. Denne listen brukes av flere Office programmer for å gi deg rask tilgang til nettstedene du har besøkt tidligere.

Listen over nettsteder du har besøkt, er ikke tilgjengelig for Microsoft og er ikke eksponert for Internett med mindre du velger å gjøre listen mer tilgjengelig.

Når SharePoint oppretter et nytt nettsted eller en ny liste, eller legger til eller inviterer personer til et eksisterende nettsted eller en eksisterende liste, lagrer nettstedet følgende for hver person, inkludert:

• Fullt navn

• E-postadresse

En bruker-ID legges til hvert element som du eller de andre brukerne av nettstedet legger til eller endrer på nettstedet. Som med alt innholdet på nettstedet SharePoint, skal bare administratorer og medlemmer av selve nettstedet ha tilgang til denne informasjonen.

Alle elementene på SharePoint inneholder to felt: Opprettet av og Endret av. Opprettet av-feltet fylles ut med brukernavnet til personen som opprinnelig opprettet elementet, og datoen da det ble opprettet. Endret av-feltet fylles ut med brukernavnet til personen som sist endret arbeidsboken, og datoen da den sist ble endret.

Administratorer av serverne der SharePoint nettsteder driftes, har tilgang til enkelte data fra disse nettstedene, som brukes til å analysere bruksmønstrene for nettstedet og forbedre prosentandelen av tiden nettstedet er tilgjengelig. Disse dataene er bare tilgjengelige for serveradministratorer og deles ikke med Microsoft med mindre Microsoft er vert SharePoint nettstedet. Dataene som er spesielt tatt opp, omfatter navnene, e-postadressene og tillatelsene til alle som har tilgang til nettstedet.

Alle brukere som har tilgang til et bestemt SharePoint-nettsted, kan søke i og vise alt innhold som er tilgjengelig på nettstedet.

Microsoft SharePoint inneholder overvåkingsfunksjoner som gjør det mulig for administratorer å holde et pålitelig revisjonsspor om hvordan brukere arbeider med bestemt innhold.

Når SharePoint aktiverer overvåkingsfunksjonen, registrerer serveren automatisk bestemte handlinger som utføres av brukeren i SharePoint innholdsdatabasen. Disse handlingene omfatter visning, redigering og inn- og utsjekking. For hver handling som registreres, registreres det identifiseringsinformasjon om filen, handlingen og brukerens SharePoint-ID. Det sendes ingen data til Microsoft i forbindelse med denne funksjonen.

Denne funksjonen er deaktivert som standard og er bare tilgjengelig for administratorer SharePoint nettsteder der innholdet er lagret.

Excel gir deg muligheten til å sende direktemeldinger fra selve programmet og gir deg muligheten til å bli varslet når personer er tilkoblet eller når visse endringer gjøres i delte arbeidsbøker eller arbeidsområder.

Excel kan bruke en direktemeldingsklient til å gi deg muligheten til å se tilstedeværelsen av andre personer på nettet og sende meldinger til dem. Excel inneholder en nettkontroll som gjør det mulig å vise tilstedeværelse av direktemeldinger på en nettside. Microsoft SharePoint sider bruker denne kontrollen. Disse sidene overfører ikke tilstedeværelsesdata tilbake til nettserveren.

Denne nettkontrollen kan brukes til å overføre tilstedeværelsesdata fra direktemeldingsprogrammet til nettserveren. Tilstedeværelsesdata blir som standard bare sendt til intranettnettsteder, klarerte nettsteder og nettsteder på den lokale datamaskinen.

Excel bruker filformater som er basert på XML. Disse XML-formatene er utvidbare, det vil si at brukere kan angi tilleggsskjemaer eller -koder i filene. Et tillegg eller en annen tredjepartskode kan også legge ved tilleggsinformasjon om metadata i disse XML-filformatene som ikke kan vises i Excel.

Du kan kontrollere hvilke metadata som er tilknyttet en XML-fil ved å vise den i et program for tekstvisning.

Hvis du lagrer kommentarer i en fil som standard, legger Excel initialene til hver kommentar. Denne informasjonen vil da være tilgjengelig for alle som har tilgang til filen din.

Du kan fjerne personlige opplysninger fra disse kommentarene ved å gjøre følgende:

1. Klikk fanen Fil.

2. Klikk Informasjon.

3. Klikk på Kontroller for problemer, og klikk deretter på Undersøk dokument.

Når du gjør endringer i en fil med Spor endringer-funksjonen aktivert som standard, lagres brukernavnet og/eller initialene dine i arbeidsboken og knyttet til endringene du gjør. Denne informasjonen, i tillegg til originalteksten og den endrede teksten, er tilgjengelig for alle som har tilgang til filen.

Når disse endringene er godtatt eller forkastet, fjernes navnet ditt. Du kan også fjerne personlige opplysninger fra disse endringene ved å gjøre følgende:

1. Klikk fanen Fil.

2. Klikk Informasjon.

3. Klikk på Kontroller for problemer, og klikk deretter på Undersøk dokument.

I enkelte tilfeller lagrer Excel navnet ditt for å gi deg en bedre opplevelse når du bruker enkelte funksjoner. Navnet ditt er for eksempel lagret på disse plasseringene:

• Forfatterfelt

• AuthorName-filegenskap

Du kan fjerne navnet ditt fra disse feltene og egenskapene ved å gjøre følgende:

1. Klikk fanen Fil.

2. Klikk Informasjon.

3. Klikk på Kontroller for problemer, og klikk deretter på Undersøk dokument.

Microsoft Office løsninger som er opprettet av andre firmaer, kan også inkludere navnet ditt eller andre personlige opplysninger i de egendefinerte egenskapene som er knyttet til filen.

Hvis du bruker Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc eller andre funksjoner som lar deg koble direkte til en annen datakilde, kan autorisasjonsinformasjonen (bruker-ID og passord) lagres i arbeidsboken. Hvis du vil endre eller slette denne autorisasjonsinformasjonen, må du endre egenskapene for tilkoblingen ved hjelp av metoden som er spesifikk for tilkoblingsmetoden.

Som standard inneholder hver fil som er lagret Excel filegenskaper, for eksempel følgende:

• Forfatter

• Manager

• Firma

• Sist lagret av

• Navn på korrekturlesere av arbeidsbøker

I tillegg kan andre egenskaper lagres i filen, avhengig av funksjonene eller tredjepartsløsningene du bruker. Hvis arbeidsboken for eksempel er en del av en dokumentarbeidsflyt, lagres flere filegenskaper for å spore arbeidsflyten.

Denne informasjonen vil da være tilgjengelig for alle som har tilgang til filen din.

Du kan fjerne navnet ditt fra disse egenskapene ved å gjøre følgende:

1. Klikk fanen Fil.

2. Klikk Informasjon.

3. Klikk på Kontroller for problemer, og klikk deretter på Undersøk dokument.

Funksjonen Undersøk dokument kan også brukes til å fjerne andre typer data som kanskje ikke er tilgjengelige i alle visninger, for eksempel kommentarer og revisjoner. Microsoft anbefaler at du kjører Undersøk dokument på en arbeidsbok som du har tenkt å gjøre offentlig tilgjengelig.

Skjulte data og metadata kan også inkluderes i Microsoft Office filer ved hjelp av Microsoft Office objektmodellen. Du kan for eksempel gjøre bilder usynlige i Microsoft Office-objektmodellen, noe som betyr at de ikke kan vises når du åpner filen, men bildet er lagret i filen og kan senere gjøres synlig.

Med makroregistrering kan du registrere en sekvens med handlinger, slik at du kan reprodusere handlingene på et senere tidspunkt. Hvis du velger å registrere en makro, lagres brukernavnet som en kommentar i koden når makroen opprettes. Du kan fjerne brukernavnet ditt manuelt fra denne plasseringen.

En digital signatur er en valgfri funksjon som kan hjelpe deg med å godkjenne identiteten til personen som sendte deg en arbeidsbok. En digital signatur er en unik kryptert verdi av dataene i arbeidsboken du signerer. Når du sender en arbeidsbok med en digital signatur, sendes signaturen til mottakeren, sammen med dataene i arbeidsboken og et klarert digitalt sertifikat fra deg (avsenderen). Det digitale sertifikatet utstedes av en sertifiseringsinstans, for eksempel VeriSign, og inneholder informasjon for å godkjenne avsenderen og kontrollere at det opprinnelige innholdet i arbeidsboken ikke er endret. Excel kan automatisk kontakte sertifiseringsinstansen på nettet for å bekrefte den digitale signaturen.

Når du signerer en arbeidsbok, vises en dialogboks som viser informasjonen som er inkludert i den digitale signaturen, for eksempel systemdato og -klokkeslett, versjonsnummer for operativsystem, Microsoft Office versjonsnummer og Excel versjonsnummer.

IRM (Information Rights Management) lar deg gi bestemte brukere eller grupper rett til å få tilgang til og endre en arbeidsbok. Til tross for noen likheter er ikke IRM det samme som dokumentbeskyttelse. Med IRM kan du angi tillatelser til hele arbeidsboken for svært spesifikke handlinger, for eksempel skrive ut dokumentet eller videresende dokumentet til andre personer, i tillegg til å lese eller redigere arbeidsboken.

Når du lagrer en arbeidsbok med IRM aktivert, lagrer Excel i arbeidsboken en liste over alle brukere som har rettigheter til arbeidsboken og hvilke tillatelser de har. Denne informasjonen er kryptert slik at bare arbeidsbokeierne har tilgang til denne informasjonen.

I tillegg inneholder arbeidsbøker med IRM aktivert innholdslisenser. En innholdslisens inneholder en e-postadresse, tillatelse og godkjenningsinformasjon. Hver gang noen prøver å åpne en arbeidsbok med IRM aktivert, kontrollerer Excel innholdslisensene som er lagret i arbeidsboken, mot brukerens identitet. Hvis brukeren aldri har åpnet arbeidsboken før, Excel kontakter en IRM-server, kontrollerer brukerens identitet, laster ned en ny innholdslisens for brukeren (forutsatt at brukeren har de nødvendige rettighetene) og lagrer denne innholdslisensen i arbeidsboken.

Arbeidsbokeiere har muligheten til å unngå å lagre innholdslisenser i arbeidsboken. Hvis denne innholdslisensen imidlertid ikke lagres i arbeidsboken, må Excel kontakte IRM-serveren hver gang arbeidsboken åpnes. Hvis Excel ikke er koblet til et nettverk eller ikke kan kontakte IRM-serveren, kan ikke arbeidsboken åpnes.

Arbeidsbokbeskyttelse lar deg beskytte Excel arbeidsboken på ulike måter, for eksempel ved å gi bare bestemte brukere rett til å redigere, kommentere eller lese arbeidsboken.

Når du bruker Arbeidsbokbeskyttelse, blir du bedt om å angi bruker-IDene. Disse bruker-ID-ene kan være i form av Windows NT-domenekontoer (for eksempel DOMENE\brukernavn) eller Windows Live ID-e-postadresser (for eksempel someone@example.com). Disse bruker-IDene lagres når du gir en bruker rett til å lese eller endre et tekstområde.

Det er mulig å beskytte Excel arbeidsboken uten å bruke et passord. Hvis du velger å beskytte arbeidsboken uten et passord, kan alle som leser arbeidsboken, se bruker-IDene til de som har fått tilgang. Hvis arbeidsboken er lagret som XML eller HTML, er også bruker-IDene tilgjengelige for alle som leser filen.

Hvis du vil begrense tilgangen til bruker-IDene ytterligere, kan du velge å lagre denne filen med et passord eller med IRM (Information Rights Management). Bare du og andre personer som har fått tilgang, kan se disse bruker-IDene.

Når du åpner enkelte tidligere versjoner Excel filer i Microsoft Office, kontrollerer Office filvalidering om filstrukturen samsvarer med spesifikasjonen fra Microsoft for dette filformatet. Hvis filen mislykkes denne valideringen, Microsoft Office den i en beskyttet visning.

En kopi av hver fil som ikke Office filvalidering, lagres på datamaskinen når du avslutter Excel. Microsoft Feilrapportering spør deg med jevne mellomrom om du godtar å sende en kopi av disse filene til Microsoft. Hvis du vil ha mer informasjon om Microsoft Feilrapportering, inkludert en fullstendig personvernerklæring, kan du se Personvernerklæring for Microsoft Feilrapportering.

Excel lagrer automatisk kopier av arbeidsboken mens du redigerer dem. Dette hjelper deg med å gjenopprette arbeidsbøker hvis du ved et uhell lukker en arbeidsbok uten å lagre endringene. Du kan velge ikke å lagre kopier av arbeidsbøkene automatisk ved å gjøre følgende:

Du kan få tilgang til og slette de siste lagrede versjonene av tidligere lagrede arbeidsbøkerved å klikke Fil-fanen, klikke Informasjonog deretter klikke arbeidsboken du vil bruke, under Versjoner . Du kan få tilgang til og slette de sist automatisk lagrede versjonene for nylig opprettede arbeidsbøker ved å klikke Fil-fanen, klikke Informasjon,klikke Behandle versjoner ogderetter klikke Gjenopprett ulagrede arbeidsbøker. Excel sletter de automatisk lagrede arbeidsbøkene med jevne mellomrom hvis du ikke åpner og bruker dem. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Gjenopprette Office filer.

Til toppen av siden