På den hybride arbeidsplassen kan det være nødvendig å evaluere teamets og organisasjonenes ytme av virksomheten – som i hvordan og når du får arbeidet gjort sammen strategisk for å sikre generell produktivitet i teamet. Dette kan bety å bestemme hvilke dager som er best for personlige møter og hvilken type arbeid som kan gjøres eksternt. Det er også viktig å tenke på hvordan organisasjonen skal planlegge å arbeide rundt månedlige, kvartalsvise eller halvårlige mål og mål.
Hvis du vil konfigurere teamet for suksess, kan du vurdere å ta et skritt tilbake for å se på det store bildet og svare på følgende spørsmål:
-
Hvordan kan vi utforme møtetidsplaner rundt bestemte mål og/eller kontrollpunkter?
-
Når er møter (personlig eller eksterne) nødvendige? Og når er de valgfrie?
-
Hvordan vet vi når vi har planlagt for mange møter?
Deretter kan du se gjennom eksempler på fiktive teamscenarioer for å bli inspirert om hvordan du bruker Microsoft 365-verktøy til å planlegge og utforme teamets møteplan og offisielle samarbeidskanaler.
Slik konfigureres et markedsføringsteam for å lykkes
I dette fiktive eksemplet utformer et markedsføringsteam gruppemøteplanen rundt planlagte produktutgivelser gjennom hele året. Teamet bestemmer hvilken type samarbeidsverktøy og kanaler som passer best til organisasjonens mål.
Først dokumenterer teamet kjente behov og mål
Faktorer som påvirker hvordan teamet planlegger teammøter:
-
Produkter utgis kvartalsvis
-
Produktutgivelser er over hele verden, og internasjonale tidsplaner vurderes
-
Mål for markedsføringsteamet rapporteres to ganger i året
-
Teamet foretrekker å arbeide 2 dager i uken fra kontoret og tre dager fra en ekstern plassering
Faktorer som påvirker hvilke verktøy og kommunikasjonskanaler som brukes:
-
Teamet samarbeider med flere eksterne partnere fra ulike organisasjoner
-
Markedsføringsressurser åpnes fra skrivebords- og mobilapper
-
Gruppen er ansvarlig for å formidle prosjektstatus og markedsføringsnyheter
-
Teamet trenger hjelp til å lagre og dele filer på en sikker måte på tvers av organisasjonen
Deretter setter teamet opp SharePoint-nettsteder og Microsoft Teams-kanaler
Gruppen prioriterer tre samarbeidsscenarioer og bygger en kombinasjon av SharePoint-gruppe- og samarbeidsnettsteder som ikke støtter ulike markedsføringsfunksjoner som er beskrevet ovenfor.
|
Gruppesamarbeid |
Organisasjonssamarbeid |
Eksternt samarbeid |
|
|
|
Deretter planlegger og planlegger teamet møter
Teamet besluttet reoccurring team møter er mest verdifull i person og bør finne sted annenhver uke. Andre teammøter er spesifikke for produkter og finner bare sted før produktlanseringen.
Eksempel på en kvartalsvis tidsplan for gruppemøte:
Måned 1
|
mandag |
tirsdag |
Onsdag |
torsdag |
fredag |
|
Gruppemøte |
Produkt A-møte |
|||
|
Produkt A-møte |
Produkt A-møte |
|||
|
Gruppemøte |
Produkt A-møte |
Produkt A-lansering |
||
Måned 2
|
mandag |
tirsdag |
Onsdag |
torsdag |
fredag |
|
Produkt B-møte |
Produkt B-møte |
|||
|
Gruppemøte |
||||
|
Produkt B-møte |
Produkt B-møte |
Produkt B-lansering |
||
|
Gruppemøte |
||||
Måned 3
|
mandag |
tirsdag |
Onsdag |
torsdag |
fredag |
|
Gruppemøte |
||||
|
Produkt C-møte |
||||
|
Gruppemøte |
Produkt C-møte |
Produkt C-møte |
||
|
Produkt C-møte |
Produkt C-lansering |
