Prosjekttrekanten

I denne artikkelen

• Tid + penger + omfang = kvalitet

• Vit hva du ikke kan endre

• Optimalisere tidsplanen

• Optimalisere budsjettet

• Optimalisere omfanget

• Mer om prosjektstyring

Tid + penger + omfang = kvalitet

Prosjekttrekanten er også kjent som «jerntrekanten», og mindre kunstnerisk er «trippelbetingelsene». Uansett hva du kaller det, utgjør det det samme: Du kan ikke endre et prosjekts budsjett, tidsplan eller omfang uten å påvirke minst én av de to andre delene

Noen eksempler på hvordan det fungerer:

• Hvis du vil hente sluttdato (tid), kan du bruke mer i ressurser (penger) for å fullføre arbeidet raskere eller klippe ut funksjoner (omfang), slik at det er mindre arbeid å gjøre før den nye tidsfristen.

• Hvis du vil fullføre prosjektet under budsjett (kostnad), kan du bli kvitt overtid og fullføre prosjektet senere (tid) eller klippe ut funksjoner (omfang).

• Hvis du vil legge til funksjoner i et produkt (omfang), kan du forlenge tidsfristen for å få tid til det nye arbeidet (tid) eller legge til personer for å få det gjort raskere (kostnad). Du kan også gjøre begge deler!

Kvalitet er den fjerde delen av prosjekttrekanten. Den sitter i midten, der eventuelle endringer på en side påvirker den.

Hvis du for eksempel er foran tidsplanen, kan det hende du kan erstatte utskårete funksjoner eller gi mer tid til eksisterende oppgaver. Med denne ekstra tiden og omfanget kan sluttresultatet være et bedre produkt.

Ett viktig punkt: Det finnes ingen universell standard for kvalitet. For et gitt prosjekt defineres kvalitet i selve prosjektet. For enkelte selskaper er det å holde et prosjekt på budsjettet det viktigste kvalitetsmålet. For andre er det mer viktig å få det på markedet i tide. En prosjektleder må vite hvordan kvaliteten er definert for organisasjonen og det bestemte prosjektet.

I forrige eksempel kan du ganske enkelt fullføre produktet tidlig med færre funksjoner, slik at du får det inn i markedet foran konkurrentene. Dette kan være definisjonen av kvalitet for dette prosjektet i firmaet.

Til toppen av siden

Vit hva du ikke kan endre

I de fleste prosjekter er minst én side av trekanten løst. Du kan ikke endre den.

Kanskje budsjettet ikke kan omsettes. (Høres kjent ut?) Eller kanskje produktet absolutt må selges innen en bestemt dato. Kanskje begge er sanne.

Ofte dikteres de faste elementene i et prosjekt ovenfra prosjektlederen, men ikke alltid. Noen ganger er det på skuldrene dine å bestemme hvilket element som er viktigst for prosjektets suksess. Og du må være tydelig på dette når det oppstår problemer (og de alltid gjør det).

Når problemet oppstår på en fast side,er handlingsforløpet ofte klart. Hvis du for eksempel oppdager at det vil ta lengre tid å fullføre en programvarefunksjon enn prognosen, og du har signert en kontrakt som sier at du vil levere denne funksjonen (omfang), må du enten flytte sluttdatoen ut eller legge til ressurser for å fullføre den i tide.

Hvis den faste siden og problemsiden er forskjellig,må du ikke gi opp. Det er det fine med prosjekttrekanten. det er alltid plass til å gjøre endringer Hvis for eksempel prosjektet må fullføres i tide og det har økt i omfang, kan du fortsatt justere kostnadene ved å legge til ressurser.

Hvis alle tre sidene av trekanten står fast,må du ikke få panikk. Prosjektet kan være i trøbbel, men du vet i det minste at det er i trøbbel, og du har et godt utgangspunkt for å tenke nytt om prosjektets mål eller kvalitetsstandarder.

Til toppen av siden

Optimalisere tidsplanen

Før eller senere står du overfor et prosjekt som er satt til å overse en ikke-fleksibel tidsfrist.

En sikker måte å forkorte tidsplanen på, er å forkorte kritisk linje, en serie med aktiviteter som har den siste aktiviteten som avsluttes på prosjektets sluttdato. Hvis du endrer andre aktiviteter, kan det hende at tidsplanen ikke forkortes, men at aktiviteter med kritiske baner endres. Hvis du vil forkorte den kritiske linjen, kan du:

• Forkort aktivitetsvarigheter (reduser omfanget eller legg til ressurser).

• «Hurtigspore» tidsplanen: Overlapper aktiviteter slik at personer kan arbeide på dem samtidig (legge til ressurser). Denne taktikken brukes best nærmere begynnelsen av et prosjekt.

• «Krasje» tidsplanen: Legg til ressurser for å fullføre aktiviteter raskere (penger).

• Fjerne aktiviteter (reduser omfanget).

Å løse planen på denne måten kan selvsagt ha dramatiske effekter på budsjettet, omfanget og kvaliteten på prosjektet.

Til toppen av siden

Optimalisere budsjettet

I de fleste prosjekter består den største delen av budsjettet av ressurskostnader: de satsbaserte og faste kostnadene for personer, utstyr og materialer. Det kan kreve svært vanskelige valg å holde seg på budsjettet:

• Klipp ut prosjektomfanget slik at det er færre, kortere aktiviteter som trenger ressurser.

• Fjern ressurser.

• Kontroller at satser, gebyrer og overtid passer.

• Kontroller at ressursene passer best til jobben.

• Erstatt en dyr ressurs med en rimeligere ressurs.

Å få kostnader under kontroll kan tvinge tidsfristen ut eller kreve kutt i prosjektets omfang. Hvis du for eksempel ikke tillater overtid på aktiviteter, kan det hende at sluttdatoen er en måned senere. Eller hvis du klipper ut omfanget, kan sluttdatoen faktisk flyttes inn.

Til toppen av siden

Optimalisere omfanget

Vil du spare penger ved å lage en bro noen meter kortere enn elven den strekker seg over? Selvfølgelig ikke. Noen ganger kan ikke prosjektomfanget endres, så du må utføre andre handlinger:

• Legg til ressurser for å sikre at alle aktiviteter er fullført (kostnad).

• Klipp ut aktiviteter som ikke er på den kritiske linjen, hvis det er noen (kostnad).

• Legg til aktiviteter eller legg til varighet for aktiviteter (kostnad).

• Utvid tidsfristen for å gi tid for alle aktiviteter med gjeldende ressursnivå (tid).

Til toppen av siden

Mer om prosjektstyring

• Gå utover Excel for prosjektstyring.

• Logg over prosjektstyring.

• Hvordan prosjektet passer inn i det store bildet.