Søke etter poster med topp- eller bunnverdiene i en gruppe eller et felt

Velge mellom en toppverdispørring og et filter

Vurder følgende for å finne ut om du bør opprette en toppverdispørring eller bruke et filter:

• Hvis du vil returnere postene som inneholder de høyeste eller laveste verdiene i et felt, og du ikke vet de nøyaktige topp- eller bunnfeltverdiene (eller de ikke har noe å si), oppretter du en spørring for øverste verdier.

• Hvis du vil returnere alle postene der verdien i et felt samsvarer, eller enten er mindre enn eller større enn en verdi der du er interessert, bruker du et filter. Hvis du for eksempel vil se produkter med priser mellom kr 500 og kr 1000, bruker du et filter. Denne illustrasjonen illustrerer et eksempelfilter i spørringsutformingsvisning og resultatene som et slikt filter kan produsere:

  

  Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter og bruker filtre, kan du se artikkelen Bruke et filter til å vise valgte oppføringer i en Access-database.

Regler for å opprette og bruke spørringer for toppverdier

Husk at uansett spørringstype (en utvalgsspørring eller en totalverdispørring) må du bruke felt som inneholder beskrivende data, for eksempel ansatte eller produktnavn, og et felt som inneholder de høyeste eller nederste verdiene du vil finne, for eksempel en pris eller et datofelt. Du kan bruke mer enn ett datafelt, og hvis du bruker en totalspørring, bør datafeltene vanligvis inneholde kategoriinformasjon, for eksempel et poststed- eller land/område-felt. Du kan bare utelate kategoridata når du oppretter en totalspørring som kjører mot alle poster, for eksempel «vis meg de fem høyeste prosentene av de dyreste ordrene». Du kan også bruke en utvalgs- eller totalverdispørring til å finne de øverste og nederste verdiene i en gruppe med poster eller poster som faller inn i kategorier. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du gjør dette, kan du se delen Finne de høyeste eller laveste verdiene foroppføringer i kategorier eller grupper senere i denne artikkelen.

Opprette en grunnleggende toppverdispørring

1. Klikk på Spørringsutforming i Spørringer-gruppen på Opprett-fanen.

2. Klikk tabellen du vil bruke i spørringen, klikk Legg til for å plassere tabellen i utformingsrutenettet, og klikk deretter Lukk.
   
   -eller- Dobbeltklikk på tabellen.
   Hvis du bruker eksempeldataene, legger du til Ansatte-tabellen i spørringen.

3. Legg til feltene du vil bruke i spørringen, i utformingsrutenettet. Du kan dobbeltklikke på hvert felt eller dra og slippe hvert felt i en tom celle i Felt-raden.
   Hvis du bruker eksempeltabellen, legger du til feltene Fornavn, Etternavn og Fødselsdato.

4. I feltet som inneholder de høyeste eller laveste verdiene (Fødselsdato-feltet, hvis du bruker eksempeltabellen), klikker du Sorter-raden og velger enten Stigende eller Synkende.
   Hvis verdifeltet inneholder tall, for eksempel priser eller salgstall, returnerer den stigende sorteringsrekkefølgen de laveste verdiene, og den synkende sorteringsrekkefølgen returnerer de høyeste verdiene. Hvis verdifeltet inneholder datoer, returnerer den synkende sorteringsrekkefølgen den nyeste datoen, mens stigende returnerer den tidligste datoen.
   

   Viktig!: Du må angi Sorter-raden til Stigende eller Synkende bare for feltene som inneholder de øverste eller nederste verdiene. Hvis du angir en sorteringsrekkefølge for et annet felt enn feltet som inneholder de øverste eller nederste verdiene, for eksempel Produktnavn i stedet for Pris, returnerer ikke spørringen resultatene du ønsker.

5. Klikk pil ned ved siden av Returner (listen over øverste verdier) i gruppen Spørringsoppsett på Utforming-fanen, og skriv enten inn antallet eller prosenten poster du vil se, eller velg et alternativ fra listen.

6. Klikk Kjør for å kjøre spørringen og vise resultatene i dataarkvisning.

7. Lagre spørringen, og hold den åpen for bruk i de neste trinnene.

Du kan se at denne typen spørring med toppverdier kan besvare grunnleggende spørsmål, for eksempel hvem som er den eldste eller yngste personen i firmaet. De neste trinnene forklarer hvordan du bruker uttrykk og andre vilkår for å legge til kraft og fleksibilitet i spørringen. Kriteriene som vises i neste trinn, returnerer de neste tre fødselsdagene til de ansatte.

Legge til vilkår i spørringen

1. Åpne spørringen du opprettet i forrige trinn, i utformingsvisning.

2. Kopier og lim inn eller skriv inn uttrykket Expr1: DatePart("m",[Birth Date])i kolonnen til høyre for Fødselsdato-kolonnen i utformingsrutenettet for spørringen. DatePart-funksjonen trekker ut månedsdelen av verdien i Fødselsdato-feltet.

3. Kopier og lim inn eller skriv inn uttrykket Expr2: DatePart("d",[Birth Date])til høyre for kolonnen som inneholder uttrykket. I dette tilfellet trekker DatePart-funksjonen ut dagdelen av verdien i Fødselsdato-feltet.

4. Fjern merket i avmerkingsboksene i Vis-raden for hvert uttrykk, og klikk deretter Sorter-cellen for hvert uttrykk, og velg Stigende.

5. Du kan også angi et vilkår for å begrense omfanget av spørringen. Når du angir vilkår, sorterer spørringen bare postene som oppfyller vilkårene, og den identifiserer de øverste eller nederste feltverdiene fra den sorterte listen.
   Hvis du vil fortsette med eksempeldataene, skriver du inn eller kopierer og limer inn dette uttrykket i Vilkår-raden i Fødselsdato-feltet:

   Month([Birth Date]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date]) >Day(Date())

   Dette uttrykket gjør følgende: Month([BirthDate]) > Month(Date()))-delen kontrollerer fødselsdatoen til hver ansatt for å se om den faller i en fremtidig måned, og inkluderer om dette poster i spørringen. The Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate])>Day(Date()) portion of the expression checks the birth dates that occur in the current month to see if the birth dates falls on or after the current date. Hvis denne betingelsen er sann, inneholder funksjonen disse postene i spørringsresultatet. Oppsummert ignorerer dette uttrykket alle poster der fødselsdatoen er mellom 1. januar og datoen du kjører spørringen på.

   Hvis du vil se flere eksempler på uttrykk med spørringsvilkår, kan du se artikkelen Eksempler på spørringsvilkår.

6. Klikk pil ned ved siden av Returner (listen over øverste verdier) i gruppen Spørringsoppsett på Utforming-fanen, og skriv enten inn antallet eller prosenten poster du vil se, eller velg et alternativ fra listen.

7. Klikk Kjør for å kjøre spørringen og vise resultatene i dataarkvisning.

Opprette totalspørringen

1. Klikk på Spørringsutforming i Spørringer-gruppen på Opprett-fanen.

2. Velg tabellene du vil arbeide med, klikk Legg til,og klikk deretter Lukk når du er ferdig med å legge til tabellene.
   Dobbeltklikk tabellene du vil bruke, og
   klikk deretter Lukk. Hver tabell vises i utformingsrutenettet. Hvis du bruker eksempeltabellene som er oppført ovenfor, legger du til tabellene Kategorier og Produkter.

3. Dobbeltklikk tabellfeltene du vil bruke i spørringen.
   På dette tidspunktet må du sørge for at du bare legger til gruppefeltene og verdifeltet i spørringen. Hvis du bruker eksempeldataene som er oppført i den forrige tabellen, legger du til Kategorinavn-feltet fra Kategorier-tabellen og Pris-feltet fra Produkter-tabellen.

4. Du kan også angi et vilkår for å begrense omfanget av spørringen.
   Bare poster som oppfyller vilkårene, blir sortert, og topp- og bunnfeltverdier identifiseres i denne sorterte listen. Hvis du for eksempel vil utelate produkter i kategorien Idretter, legger du til dette uttrykket i Vilkår-raden i Kategorinavn-feltet: <>«Idretter».
   Hvis du vil se flere eksempler på uttrykk med spørringsvilkår, kan du se artikkelen Eksempler på spørringsvilkår.

5. Konvertere spørringen til en totalsumspørring.

   1. Klikk Totaler i Vis/skjul-gruppen på Utforming-fanen.

      Totalraden vises i utformingsrutenettet.

6. Kontroller at totalcellen for hvert gruppefelt er satt til Grupper etter,og angi deretter totalcellen i verdifeltet (feltet som inneholder de øverste eller nederste verdiene) til Maks eller Min.
   Hvis du velger Maks. returnerer du den største verdien i et numerisk felt og den nyeste dato- eller klokkeslettverdien i et dato/klokkeslett-felt. Hvis du velger Min, returneres den minste verdien i et numerisk felt og den tidligste dato- eller klokkeslettverdien i et dato/klokkeslett-felt. Hvis du bruker eksempeldataene, angir du Total-cellen i Kategorinavn-feltet til Grupper etter,og totalcellen i Pris-feltet til Maks eller Min.

7. Kontroller at returlisten er satt til Alle i Verktøy-gruppen på Utforming-fanen, og klikk deretter Kjør for å kjøre spørringen og vise resultatene i dataarkvisning.
   

   Obs!: Avhengig av funksjonen du valgte i trinn 7, endres navnet på verdifeltet i spørringen til MaksOfFeltnavn eller MinOfFeltnavn. Hvis du bruker eksempeltabellene, gir Access feltet MaxOfPrice eller MinOfPrice nytt navn.

8. Lagre spørringen, og gå til de neste trinnene.

Spørringen returnerer ikke produktnavn eller annen informasjon om produktene. Hvis du vil se at flere data, må du opprette en ny spørring som inneholder spørringen du nettopp opprettet. De neste trinnene forklarer hvordan du oppretter denne andre spørringen.

Opprette en ny spørring for å vise flere data

1. Klikk på Spørringsutforming i Spørringer-gruppen på Opprett-fanen.

2. Klikk på Spørringer-fanen, og dobbeltklikk deretter totalspørringen du opprettet i forrige del.

3. Klikk Tabeller-fanen og legg til tabellene du brukte i totalsumspørringen, i tillegg til alle tabeller som inneholder de andre relaterte dataene du vil se.
   Hvis du bruker eksempeltabellene som er oppført tidligere, legger du til tabellene Kategorier, Produkter og Leverandører i den nye spørringen.

4. Føy sammen feltene i totalsumspørringen til de tilsvarende feltene i de overordnede tabellene. Dette gjør du ved å dra hvert felt i totalsumspørringen til det tilsvarende feltet i tabellen.

   Hvis du bruker eksempeldataene, drar du Kategorinavn-feltet i totaler-spørringen til Kategorinavn-feltet i Kategorier-tabellen. Deretter drar du maks. avPris-feltet i totaler-spørringen til Pris-feltet i Produkter-tabellen. Sammenføyninger gjør at den nye utvalgsspørringen kan koble sammen dataene i totalspørringen og dataene i de andre tabellene.

5. Dobbeltklikk stjernen i vinduet for totalspørringen for å legge til hele spørringen i utformingsrutenettet, og dra deretter tilleggsfeltene fra de andre tabellene i spørringen.

   Hvis du bruker eksempeltabellene, dobbeltklikker du totalspørringen som du opprettet i forrige del, og deretter legger du til henholdsvis feltene Produktnavn og Leverandør fra tabellen Produkter og leverandører.

6. Du kan også angi en sorteringsrekkefølge for én eller flere av kolonnene.
   Hvis du for eksempel vil vise kategoriene i alfabetisk rekkefølge, angir du Sorter-cellen i Kolonnen Kategorinavn til Stigende.

7. Klikk på Kjør i Resultater-gruppen på Utforming-fanen.

   Dette kjører spørringen og viser resultatene i dataarkvisning.

Til toppen av siden

Opprette lag tabell-spørringen

1. Åpne spørringen med de høyeste verdiene i utformingsvisning:

   Klikk Lag tabell i Spørringstype-gruppen på fanen Utforming.
   Dialogboksen Lag tabell vises.

2. Skriv inn et navn på tabellen som skal lagre topp- og bunnpostene, i Tabellnavn-boksen. Skriv for eksempel inn Topp- og Bunnposter,og klikk deretter OK.
   Hver gang du kjører spørringen, i stedet for å vise resultatene i dataarkvisning, oppretter spørringen en tabell og erstatter den høyeste verdien med de gjeldende dataene.

3. Lagre og lukk spørringen.

Opprette en tilføyingsspørring

1. Åpne spørringen med laveste verdi i utformingsvisning.

2. Klikk kategorien Utforming, velg Vis/skjul-gruppen og klikk Tilføying.

3. Skriv inn det samme navnet du skrev inn i dialogboksen Lag tabell, i dialogboksen Tilføy.
   Skriv for eksempel inn Topp- og Bunnposter, og klikk deretter OK. Hver gang du kjører spørringen, i stedet for å vise resultatene i dataarkvisning, føyer spørringen til postene i tabellen for øverste og nederste poster.

4. Lagre og lukk spørringen.

Kjøre spørringene

Nå er du klar til å kjøre de to spørringene.

• Dobbeltklikk den øverste verdispørringen i navigasjonsruten, og klikk Ja i meldingene.

• Dobbeltklikk spørringen Nederste verdi, og klikk Ja i meldingene.

• Åpne den øverste og nederste posttabellen i dataarkvisning.

Til toppen av siden