Dupliserte data kryper ofte inn når flere brukere legger til data i databasen samtidig, eller hvis databasen ikke er utformet for å se etter duplikater. Det er enklere å bruke en spørring når du vil slette mange dupliserte data. Det første trinnet er å finne dupliserte poster med en spørring i databasen.
Obs!: Metodene som er beskrevet i denne artikkelen, gjelder ikke for Access-nettapper.
Før du sletter data
Du kan ikke angre sletting av data, så kontroller at databasen er klar før du prøver å slette dupliserte poster:
-
Kontroller at filen ikke er skrivebeskyttet.
-
Hvis du deler databasen med andre, kan du be dem lukke objektene du vil arbeide med, for å unngå mulige datakonflikter.
-
Hvis du har tillatelse til å åpne databasen i alenemodus: Klikk Fil >Åpneog velg databasen. Klikk pilen ved siden av Åpne , og klikk Åpne i alenemodus.
-
Det viktigste er at du må huske å sikkerhetskopiere databasen. Den eneste måten å gjenopprette slettede poster på, er å gjenopprette dem fra en sikkerhetskopi. En sletteoperasjon kan også slette poster i relaterte tabeller.
Obs!: Hvis du vil gjenopprette fra en sikkerhetskopi, lukker og gir du nytt navn til den opprinnelige filen, slik at sikkerhetskopien kan bruke navnet på den opprinnelige versjonen. Tilordne navnet på den opprinnelige versjonen til sikkerhetskopien, og åpne den i Access.
Opprette og kjøre en slettespørring
-
Klikk opprett-fanen > spørringsutforming, og dobbeltklikk tabellen du vil slette poster fra.
-
Dobbeltklikk stjernen (*) for å legge til alle tabellfeltene i spørringsutformingen.
-
Legg til feltene du vil bruke til å identifisere postene for sletting. Anta for eksempel at en kunde ikke er i drift, og at du må slette alle ventende ordrer for kunden. Hvis du bare vil finne disse postene, kan du legge til feltene Kunde-ID og Ordredato i utformingsrutenettet.
-
Du kan også legge til vilkår i Vilkår-raden. Du kan for eksempel legge til kunde-ID-en til kunden som gikk ut av virksomheten, og datoen da kundens ordrer er ugyldige.
-
Fjern merket for Vis for hvert vilkårsfelt.
-
Klikk Kjør på Utforming-fanen. Kontroller at spørringen returnerer postene du vil slette.
-
Klikk Utformingsvisning, og klikk Slett på Utforming-fanen. Access endrer utvalgsspørringen til en slettespørring, skjuler Vis-raden i den nedre delen av utformingsrutenettet og legger til Slett-raden .
-
Enda en bekreftelse før du kjører slettespørringen: Kontroller at Slett-raden i kolonnen * (alle felt) viser Fra og Hvor skal vises i noen av vilkårskolonnene.
-
Klikk Kjør > Ja på Utforming-fanen.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Sammenligne to tabeller og finne poster uten treff.
