Av Jane Suchan, PMP

Ukontrollert endring er en av de største fiendene til en prosjektleder.     Derfor kan en solid prosess for endringsbehandling være en prosjektleders beste venn. Når du setter denne typen prosess på plass, kan du levere det kunden har bedt om, på tidslinjen som kreves, og innenfor det avtalte budsjettet. Uten endringskontroll blir prosjektomfanget et bevegelig mål, og du står i fare for å gå glipp av én eller flere av suksessfaktorene for prosjektet. Muligheten til å administrere og kontrollere endringer, spesielt i prosjektomfang, er en nøkkel til å nå mål og en typisk ytelsesindikator for en prosjektleder. Project endring er uunngåelig, og du må være forberedt på å håndtere det når – ikke hvis – det skjer.

Balansere endringsstyring og byråkrati

Én utfordring for prosjektledere er å balansere behovet for å kontrollere prosjektendringer samtidig som de unngår utilbørlig byråkrati. Spørsmålet er: Hvor er vippepunktet? Fordi hvert prosjekt er unikt, vil punktet der endringskontroll slutter å legge til verdi og blir til røtter, variere fra prosjekt til prosjekt.

Noen av interessentene, eller til og med prosjektgruppemedlemmene, føler kanskje at det å sette endringskontrollen på plass er din måte å unngå den fryktede omfangsendringen på, og at du ikke er villig til å være fleksibel og gjøre det som er best for kunden og bedriften. Det er viktig å fjerne denne oppfatningen. La dem få vite at det du gjør, er det motsatte: Du implementerer en effektiv prosess for konsekvent å evaluere ønskede endringer. Hvis det å gjøre endringen anses som en god idé, har du prosesser på plass for å svare når det er nødvendig.

Til toppen av siden

Planen for prosjektendringsstyring

En plan for prosjektendringsstyring beskriver hva som skjer når avvik oppstår, for å hjelpe deg med å svare raskt. Det er ikke ment å hindre endring. Formålet er i stedet å skissere en prosess som gjør det klart hvordan endring vil bli kommunisert, hvordan beslutninger skal tas og hvordan prosjektet vil tilpasses tilsvarende.

Til toppen av siden

Sette endringskontrollen på plass

Du bør tre i kraft endringskontrollprosessen så snart du oppretter en opprinnelig plan for viktige leveringer, for eksempel forretningskrav og tidsplan. Prosjektgruppen og interessentene – og alle andre som er berørt av endringer i prosjektet – bør se gjennom og godkjenne planen for endringsstyring før du setter den i spill.

Små endringer som har liten innvirkning på den generelle suksessen til prosjektet, bør ikke medføre de samme pågangene som de som er gjort i krav eller milepæler for planlegging av kritiske baner. Planen for prosjektendringsstyring må angi når en formell forespørsel om prosjektendring (PCR) er nødvendig. For eksempel:

  • Hva er terskelene for tidsplan- og budsjettendringer?

  • Er det endringer som alltid krever en endringsforespørsel?

  • Hvilke endringer kan endringsprosessen hoppe over?

En forsiktighet her: Ofte er det mange små endringer som gjør skaden, i stedet for de store, opplagte. Vurder dette når du definerer PCR-kriteriene. Planen for endringsbehandling bør for eksempel definere kategorier for endringsforespørsler, for eksempel hovedkategori eller underordnet:

  • Store endringer    Disse bør være dokumentert som pcR. Store prosjektendringer:

    • Påvirke krav eller arbeidselementer på den kritiske linjen, forsinke signifikante milepæler eller den generelle sluttdatoen for prosjektet med en bestemt tidsprosent eller varighet. Viktige endringskriterier bør defineres for hvert prosjekt.

    • Krev ekstra midler (i dollar eller prosent av budsjettet). Igjen bør beløpet defineres for hvert prosjekt.

  • Mindre endringer    Disse rutineendringene krever ikke pcR. Mindre endringer:

    • Ikke vesentlig innvirkning på planen. De utvider ikke fullføringsdatoen for milepæler eller aktiviteter med prosjektavhengigheter.

    • Har ingen negativ økonomisk innvirkning. Ingen prosjektbudsjettavvik oppstår som et resultat.

Til toppen av siden

Tips for å evaluere endringsforespørsler

Planen for prosjektendringsstyring bør også inneholde informasjon om hvordan endringsforespørsler evalueres. Det er viktig at kriteriene for denne evalueringen fastsettes før det er nødvendig, slik at tiden ikke er bortkastet når konsensus. Hvis du angir disse parameterne, bidrar det til å balansere endring med generelle forretningsmål og -fordeler.

Her er noen vanlige spørsmål du bør vurdere når du evaluerer en endringsforespørsel:

  • Legger denne endringen til eller endrer du forretningskravene?

  • Er det en omgåing, eller er denne endringen nødvendig for at prosjektet skal lykkes?

  • Krever denne endringen en økning i finansieringen?

  • Vil dette forsinke sluttdatoen for prosjektet?

  • Selv om denne endringen kan ha en negativ innvirkning på dette prosjektet, fører det til betydelige bedriftsforsider som gjør det verdt det?

  • Gir en slik endring nå mer mening enn å forsinke den? Vil forsinkelsen ende opp med å koste selskapet mer penger til slutt?

  • Har alle de berørte interessentene blitt vurdert, og støtter de endringen?

  • Er det kontraktsmessige konsekvenser å vurdere? Vil for eksempel forpliktelser med eksterne leverandører bli oppfylt på grunn av denne endringen?

Til toppen av siden

Godkjenne forespørsler om prosjektendring

Det er også viktig å definere hvem som kan godkjenne – eller ikke kan godkjenne – forespurte endringer. Det er vanlig å definere ulike autoritetsnivåer, slik at rutineendringer kan håndteres effektivt, mens betydelige endringer får det nødvendige nivået på lederansvar.

Når en foreslått endring påvirker prosjektomfanget, bør du vurdere det som en forretningsbeslutning som krever godkjenning fra prosjektsponsoren. Når omfanget ikke påvirkes, kan prosjektgruppen og sponsoren bestemme at prosjektlederen har mulighet til å godkjenne endringen innenfor visse grenser. For enkelte prosjekter opprettes og sammenkalles endringstavler regelmessig for å vurdere og godkjenne endringsforespørsler. Det kan være forskjellige endringskontrolltavler i organisasjonen, som håndterer ulike typer endringsforespørsler. En teknisk kontrolltavle for endringer kan for eksempel se på teknologiproblemer.

Én enkel måte å oppsummere retningslinjene for godkjenning av endringsforespørsler på, er i en tabell som den nedenfor, som er basert på et eksempelprosjekt:

Endringstype

Generell beskrivelse

Kriterier

Godkjenner

PCR kreves?

Studieretning

Representerer betydelig endring i prosjektomfang, tidsplan eller budsjett

Tillegg av et nytt krav eller en utvidelse av et eksisterende forretningskrav

Planlegge forsinkelse på mer enn 14 dager eller utsette sluttdatoen for prosjektet

Krever ekstra midler på $ 100 000 eller mer

Project endre kontrolltavle

Ja

Studieretning

Representerer endring i prosjektomfang, tidsplan eller budsjett

Avklaring av forretningskrav

Planlegge forsinkelse på færre enn 14 dager som ikke påvirker sluttdatoen for prosjektet

Krever ekstra midler på mindre enn $ 100 000

Project leder

Ja

Mindreårig

Rutineendringer med liten eller ingen innvirkning på prosjektet

Endrer ikke fullføringsdatoer for milepæler

Innvirkning på prosjektbudsjettet er mindre enn $X eller X%

Project leder

Nei

Til toppen av siden

Den store utbetalingen

Project team er alltid engstelige for å få til prosjektgjennomføring, noen ganger på bekostning av effektiv planlegging. Det er fristende å ta snarveier og anta at du vil finne ut av ting mens du går. Å ha en velutviklet endringskontrollprosess på plass, før endringer skjer, vil ha store lønninger og bedre generelle prosjektresultater. Hvis du tar subjektiviteten ut av endringskontrollen, kan prosjektgruppen håndtere svingninger effektivt og effektivt. En gjennomtenkt, detaljert endringsstyringsplan som har blitt godtatt av prosjektgruppemedlemmer og interessenter, vil spare tid og penger, noe prosjektledere aldri har nok av.

Til toppen av siden

Om forfatteren     Jane Suchan er programleder med erfaring med å ha kontroll over bedriftsinitiativer og utvikling av prosjektstyringsmetoder. Jane bor i Seattle, Washington.

Trenger du mer hjelp?

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Microsoft Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Hvor fornøyd er du med kvaliteten på oversettelsen?
Hva påvirket opplevelsen din?

Takk for tilbakemeldingen!

×