Slik oppretter du en FindTime-undersøkelse

FindTime er et Outlook-tillegg for planlegging av møter. Arrangøren kan sende flere tidsalternativer via FindTime og minimere frem og tilbake-e-postmeldinger i planleggingen.

Slik planlegger du et møte i Outlook med FindTime:

1. Opprett en ny e-postmelding, eller velg en e-postmelding du vil svare på.

2. Før opp personer som kreves for møtet i Til , og valgfrie deltakere i Kopi. 

3. Velg Svar med møteavstemning på Hjem-fanen.
   
   

4. Velg møteinnstillingene:
   
   

   • Varighet: Velg en varighet fra listen.

     • Velg 8 timer for et heldagsmøte.

     • Velg Egendefinert i rullegardinmenyen for tid for å angi din egen tid. Den maksimale varigheten er 23 timer og 59 minutter.

   • Arbeidstid: Kontroller for å begrense foreslåtte møtetider til arbeidsdager og timer.

     Obs!: Arbeidstiden som brukes som standard, hentes fra arrangørinnstillingene, og disse Exchange-innstillingene mislykkes. De er som standard 08:00 til 17:00 hvis ingen innstillinger blir funnet.

   • Tidssone: Velg rullegardinmenyen for tidssone for å endre tidssonen for møtet.

     Obs!: 

     • Tidssonen som brukes, hentes fra arrangørinnstillingene, men du kan velge en ny fra listen.

     • Sommertid tas i betraktning, og møter etter den årlige bryteren viser riktig tid

5. FindTime ser gjennom deltakernes tidsplaner (hvis tilgjengelig) og foreslår passende møtetider.

   Obs!: FindTime brukerMicrosoft 365 bedriftskontoen til å få tilgang til kalenderen og kalenderne til deltakerne i organisasjonen for å bestemme tilgjengelighet. Kalendere som ikke er tilknyttet en Microsoft 365-konto, støttes ikke.

   Bruk koblingene til å sortere møtealternativene.

   

   • Tilgjengelighet: Viser de beste alternativene (tidspunkt når alle nødvendige møtedeltakere er gratis) først. Faktorer som brukes til å bestemme de beste alternativene inkluderer hvor mange deltakere som er gratis, hvor mange obligatoriske kontra valgfrie deltakere som er gratis, om motstridende deltakere har foreløpige eller opptatte forpliktelser i kalenderen.

   • Klokkeslett: Viser alternativene kronologisk.
     
     Obs! Du kan bla gjennom dagene og månedene ved hjelp av pilene. Tilgjengelige dager er understreket i grønt. Mørkere grønn angir dager med flest alternativer, og lysere grønn og rød angir flest konflikter. Helgedager merkes som tilgjengelige hvis arbeidstid ikke er valgt.

   • Personikonene viser om møtedeltakere er obligatoriske, og om de er tilgjengelige.

     

     • Understreket: Obligatorisk

     • Grønn: Tilgjengelig

     • Gul: Kan være opptatt

     • Rød: Opptatt

     • Grå: Ukjent

   • Du kan bruke ikonene til å få tilgang til mer informasjon.

     • Velg for å åpne deltakerens statusstatusfelt.

     • Hold pekeren over hvert personikon eller for å vise tilgjengelighetsinformasjonen.

     • Velg for å vise kalenderen.

6. Velg et par passende møtetider.

   • Tidsboksen endres til blå når den er valgt.
     
     

     Obs!: Meningsmålinger som har 20 forslag eller færre er mer sannsynlig å nå konsensus. 

7. Velg Neste.

8. Angi møtestedet.

   • Nettmøter aktiveres som standard. Merk av for Nettmøte for å deaktivere det. 
     
     
     
     Når nettmøte er valgt, planlegger FindTime etSkype for Business ellerMicrosoft Teams møte. FindTime bruker det som er angitt av organisasjonen som standard kanal for nettmøte. 

     Obs!: Hvis du lagret enSkype for Business-innstilling på instrumentbordet, bruker FindTime denne i stedet for Microsoft Teams. Hvis du vil brukeMicrosoft Teams, sletter duSkype for Business-innstillingen på instrumentbordet.

9. Velg Innstillinger for undersøkelse , og aktiver /deaktiver på/av-alternativene .

   Obs!: Du kan fortsatt slette valgte møtetidspunkter på dette tidspunktet ved å velge X i listen Valgte tidspunkter .

   • Varsle meg om avstemningsoppdateringer: Du mottar en e-postmelding hver gang en deltaker stemmer. Meldingen inneholder gjeldende avstemningsstatus og et alternativ for å planlegge.

   • Planlegg når deltakerne kommer til enighet: En kalenderhendelse planlegges automatisk hvis alle nødvendige deltakere har stemt for et bestemt tidsalternativ. Hvis flere alternativer er tilgjengelige, planlegges det tidligste alternativet.

   • Sperre valgte tidspunkt i kalenderen min: En foreløpig hendelse plasseres i kalenderen for hver gang du foreslår. Alle sperringer fjernes når møtet er planlagt eller avstemningen avlyses.

   • Lås avstemning for deltakere: Deltakere kan ikke foreslå nye tidspunkt eller redigere andre deltakere.

   • Krev at deltakerne bekrefter identiteten sin: For å forhindre anonym stemmegivning må deltakerne godkjennes før de stemmer.

   • E-postvarsler på FindTime-språk: Språket du bruker FindTime i, brukes til å sende relaterte e-postvarsler. Ellers sendes disse varslene på engelsk.

10. Velg Sett inn i e-post.

11. FindTime setter inn de foreslåtte møtetidene i e-posten. Velg Rediger alternativer for å endre møteinnstillingene om nødvendig.

    Obs!: Hvis du gjør endringer og setter inn møtetidspunktene på nytt, må du slette den opprinnelige invitasjonen manuelt.

12. Velg Send for å sende møteinvitasjonene og starte svarprosessen.

13. Du mottar en direkte kobling til svarsiden for møtet.