Når du bruker Office produkter, bør du bruke Excel eller bør du bruke Access til å administrere tabelldataene? En følgeartikkel, Bruke Access eller Exceltil å administrere dataene dine, tar for seg fordelene med hvert produkt og hva de bringer til tabellen. Men hvorfor velge mellom en eller annen? Hvis du lagrer dataene i Access og kobler til dem fra Excel, får du fordelene med begge. Her er ti grunner til at det å Excel og Access sammen gir mye mening.

Selv om Excel ikke er en database, brukes den mye til å lagre data, og den brukes ofte til å løse enkle databaseproblemer. Men Excel en flat fildatabase, ikke en relasjonsdatabase. Når enkle tabeller må utvikles til flere tabeller med relaterte data, er Access det første valget for informasjonsmedarbeidere for raskt å opprette et databaseprogram. Access har alltid vært et flott "datalandingspute" for å samle og konsolidere ulike data i hele virksomheten, og mange av dem er Excel arbeidsbøker. Når dataene er i Access, kan du legge til flere tabeller og sammenføye dem, opprette spørringer (eller visninger av dataene), strukturere dataene og definere datatyper for å sikre dataintegritet, dele og oppdatere data blant mange brukere og opprette kraftige rapporter og skjemaer.

I Excel enkle regnearkoppsett er Access organisert på en annen måte med flere innbyrdes objekter som kan virke skremmende i begynnelsen. Men du trenger ikke å være ekspert for å bruke Access. Access er utformet for alle typer brukere, og du kan ta det bare så langt du trenger å gå.

Skrelle tilbake Få tilgang til et lag om gangen.

Access-lag

1. Bruk Access på tre måter: som en bruker av og til, en strømbruker eller utvikler.

2. Tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter bygger på hverandre og utgjør hjertet i et databaseprogram.

3. Noen ganger har brukere veivisere, egenskapsbyggere, brukergrensesnittet Office Fluent brukergrensesnittet og Excel funksjoner for raskt å få en jobb gjort.

4. Power users have macros, the property pane, expressions, and database design tools to delve deeper and do more.

5. Utviklere kan arbeide med moduler og utvikle VBA-kode for å opprette egendefinerte databaseløsninger og distribuere kjøretidsprogrammer.

Kopiere Excel-data til Access

En god måte å komme i gang på, er å kopiere data fra Excel til Access. Du kan opprette en Access-tabell og vise den i dataarkvisning, som ligner på et Excel regneark. Du kan utføre vanlige tabellopprettingsoppgaver, for eksempel å definere en datatype, et feltnavn eller et nytt felt, direkte i dataarkvisningen. Hvis du for eksempel skriver inn en dato i et tomt felt, angir Access datatypen Dato/klokkeslett for dette feltet. Hvis du skriver inn tekst, for eksempel et navn, bruker Access datatypen Tekst på feltet. Hvis du vil flytte et felt, klikker og drar du det.

Når du kopierer data fra Excel og limer dem inn i Access, trenger du ikke engang å opprette en tabell først, eller åpne en tabell i dataarkvisning. Access spør deg automatisk om dataene har overskrifter, gjør gode anmodninger om å bruke riktig datatype og oppretter en Access-tabell. Det kan ikke være enklere.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Åpne et tomt dataark.

kobling fra Excel-data til Access

En av de enkleste måtene å utlede fordelene med både Excel og Access på, er å koble et Excel regneark til en Access-tabell. Bruk en Access-kobling når du har tenkt å holde dataene Excel, men også regelmessig dra nytte av noen av de mange Access-funksjonene, for eksempel rapportering og spørring. Du kobler data fra Access, og ikke fra Excel.

Access støtter to fundamentalt forskjellige måter å opprette databasetabeller på. Brukere kan opprette nye opprinnelige tabeller for å lagre dataene i en Access-database, eller de kan opprette koblinger til eksisterende data utenfor Access-databasen. Data i koblede tabeller vises og oppfører seg på mange måter akkurat som opprinnelige tabeller. Veiviseren for tabellkobling hjelper deg med å spore, finne og oppdatere Excel eller en annen datakilde hvis den flyttes og koblingen brytes.

Når du kobler til et Excel eller et navngitt område, opprettes det en ny tabell som er koblet til Excel dataene. Hvis du vil legge til, redigere eller slette data, gjør du endringene i Excel og oppdaterer (eller spør på nytt) dataene i Access-tabellen. Du kan imidlertid ikke redigere innholdet i tabellen i Access. Når dataene er koblet til Excel, kan du opprette rapporter, spørringer og skrivebeskyttede skjemaer i Access.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Importere eller koble til data i en Excel arbeidsbok.

Importere data fra Excel til Access

Hvis du bestemmer deg for å klippe ut dataledningen, kan du flytte dataene til Excel ved å importere dataene til Access. Vær oppmerksom på at ordet import har to forskjellige betydninger mellom Excel og Access. Når Excel importerer (eller kobler til), kan du i stedet opprette en permanent tilkobling til data som kan oppdateres. Når du importerer i Access, henter du data til Access én gang, men uten en permanent datatilkobling. Når du importerer data, lagrer Access dataene i en ny eller eksisterende tabell uten å endre dataene i Excel. I Access kan du importere noen av eller alle regnearkene i en Excel i én operasjon.

Importveiviseren leder deg gjennom importtrinnene og hjelper deg med å ta viktige beslutninger om du vil endre datatyper og legge til overskrifter. Hvis det oppstår feil når du importerer dataene, varsler Access deg og lagrer feilene i en tabell, slik at du raskt kan finne og rette dem. Det kan for eksempel være et alfanumerisk postnummer begravd dypt ned i en kolonne du trodde var numerisk, eller en duplikat-ID ble oppdaget for et primærnøkkelfelt. Du kan enten gjøre endringene i Excel og importere dataene på nytt, eller gjøre endringene i den nye Access-tabellen. Når du har fullført operasjonen, kan du lagre trinnene du brukte, og til og med opprette en Outlook oppgave for å minne deg på når du skal utføre importoperasjonen regelmessig.

Når dataene er importert, er de nå innebygd i Access, og du kan bruke dataark og skjemaer til å legge til, redigere og slette dataene. Når du har importert dataene, kan du bestemme om du vil slette dataene fra Excel. Det er vanligvis lurt å ha bare ett sted for å oppdatere dataene.

Obs!: Import av data fra Excel til Access importerer ikke formler, bare resultatene av disse formlene.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Koble til Access-data fra Excel

Du kan også koble Access-data til Excel. Dette gjør du ved å opprette en tilkobling i Excel, som ofte er lagret i en Office-datatilkoblingsfil (ODC), til Access-databasen og hente alle dataene fra en tabell eller spørring. Når du har koblet til dataene, kan du også automatisk oppdatere (eller oppdatere) Excel arbeidsbøkene fra den opprinnelige Access-databasen når databasen oppdateres med ny informasjon.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Ansattrapport i et tabelloppsett

Når dataene er i Access, kan du dra nytte av den fantastiske rekken med verktøy for oppretting og tilpasning av rapporter. Vil du opprette en rapport med bare noen få klikk? Bruk rapportveiviseren. Vil du utforme og endre rapportoppsettet i sanntid med direkte data, flytte og endre størrelsen på datablokker, legge til og fjerne felt og umiddelbart se endringene mens du bygger det? Bruk Oppsett-visningen. Vil du samhandle med rapporten for å søke etter, filtrere og sortere direkte data? Bruk Rapport-visningen. Vil du legge til kommandoknapper, sidetall, bilder, hyperkoblinger og stiler med profesjonelt utseende på egen hånd? Bruk de mange kontrollveiviserne og galleriene i Gruppene Kontroller og Oppsett på Utforming-fanen på båndet. Ved hjelp av Access kan du enkelt opprette enkle rapporter, gruppere og sammendragsrapporter, adresseetiketter, grafiske rapporter og delrapporter.

Når rapporten er opprettet, kan du bruke Access til å distribuere rapporten elektronisk. Du kan for eksempel sende rapporten ved hjelp av en e-postmelding, eller lagre rapporten i forskjellige formater, for eksempel et øyeblikksbilde av Access eller en PDF-fil, for å legge den til på en nettside eller SharePoint nettsted.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Eksempelskjema

Når dataene er i Access, kan du dra nytte av de mange verktøyene for oppretting og tilpasning av skjemaer. Vil du opprette et skjema med bare noen få klikk? Bruk skjemaveiviseren. Vil du utforme og endre skjemaoppsettet i sanntid med direkte data, flytte og endre størrelse på datablokker, legge til og fjerne felt, og umiddelbart se endringene mens du bygger det? Bruk Oppsett-visningen. Vil du legge til kommandoknapper, listebokser, kombinasjonsbokser, alternativgrupper, bilder, inndatamasker, diagrammer, hyperkoblinger og stiler med profesjonelt utseende på egen hånd? Bruk de mange kontrollveiviserne og galleriene i Gruppene Kontroller og Oppsett på Utforming-fanen på båndet. Ved hjelp av Access kan du enkelt opprette enkle skjemaer, fanebasert skjemaer, kontinuerlige skjemaer, popup-skjemaer, sperrende dialogbokser og delskjemaer.

I Access kan du enkelt opprette et delt skjema, som viser et synkronisert dataark og skjemavisning, slik at du kan få det beste ut av begge. Når du har opprettet et polert skjema, er det enkelt å rulle, filtrere og til og med søke i dataene bak skjemaet ved hjelp av standard navigasjonsknapper og søkeboks nederst i skjemaet.

Delt skjema

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Autofiltrer

Uansett hvilket produkt du bruker, filtrerer du data for å arbeide med et delsett med data, og du sorterer data for å sortere dem akkurat slik du ønsker. I Access kan Excel filtrere og sortere data i en dataarkvisning uten å måtte lære et helt nytt brukergrensesnitt på nytt. Ikonene, kommandomenyene, kommandoene, vilkårene og dialogboksene er svært like, uansett om du arbeider med tekst, tall, datoer eller tomme celler. Du kan også lagre filtrene og sorteringene sammen med dataarkvisningen.

Du kan opprette en spørring i Access, og ikke engang vite hva SQL står for. Fire spørringsveivisere hjelper deg med å opprette enkle spørringer, finne duplikater, finne unike poster og opprette krysstabellspørringer. Du trenger ikke engang å opprette en spørring. Bare filtrer og sorter dataene slik du vil at de skal se ut, og de lagres med et dataark.

LandRegion-vilkår

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Første side i etikettveiviseren

Nå som familien har vokst, ble kortlisten plutselig større og du må holde oversikt over mange flere fødselsdager og merkedager. Ikke noe problem. Du kan bruke en Access-tabell eller -spørring som datakilde for utskriftsfletting og opprette en utskriftsflettingsoperasjon ved hjelp av veiviseren for utskriftsfletting i Word, for brev, kort, e-postmeldinger og konvolutter. Hvis du bare trenger å opprette adresseetiketter, kan du bruke etikettveiviseren i Access til å opprette og skrive ut etikettene fra en rapport du oppretter. Du kan til og med automatisk legge til en strekkode som tilsvarer hver kundeadresse.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Både Access Excel inneholder kommandoer for å koble til data i SharePoint lister. Excel en skrivebeskyttet (enveis) tilkobling til koblede SharePoint lister; Mens Access lar deg lese og skrive (toveis) data i koblede SharePoint lister. Access og SharePoint lister fungerer svært bra sammen. Access- og SharePoint-datatyper – for eksempel rik tekst, bare tilføying (for å støtte sporing av revisjonslogg i et notatfelt), vedlegg, Autonummerering, oppslag og felt med flere verdier – gir jevn integrering og få, om noen, data inkonsekvenser.

Når du kobler SharePoint-listedataene til en Access-database, kan du til og med koble SharePoint-listedataene i en lokal Access-database, arbeide med dataene lokalt og deretter koble til SharePoint-nettstedet på nytt for å laste opp eventuelle endringer. Eventuelle motstridende dataendringer gjort av andre brukere, vil bli håndtert av en veiviser for konfliktløsning. Skjemaene og rapportene du opprettet i Access, er basert på de samme dataene, men koblet til SharePoint lister.

Excel gir følgende integreringspunkter med SharePoint Server.

Datafokuserte integreringspunkt i Excel

1. Du kan utføre en engangsimport av Excel-regnearkdata til en SharePoint-liste, eller eksporterer Excel-regnearkdata til en SharePoint-liste for å opprette en permanent, enveis datatilkobling.

2. Du kan bruke den permanente, enveis datatilkoblingen til å oppdatere data i et Excel-regneark fra SharePoint-listen.

3. Publiser Excel arbeidsbøker i Excel Services, og vis og samhandle med data ved hjelp av nettdelen Excel Web Access på en nettdelside.

4. Importer (koble) data til en Excel fra OLAP-servere, SQL Server access-databaser og flate filer.

Access gir følgende integreringspunkter med SharePoint Server.

1. Du kan utføre en engangs import eller eksport av data mellom Access-visninger og en SharePoint-liste.

2. Koble data mellom Access-tabeller og en SharePoint ved å opprette en permanent toveis tilkobling. (Oppdaterte listedata kan vises i en Access-tabell. Oppdaterte Access-tabelldata kan vises i en liste.)

3. Du kan arbeide med lister i frakoblet modus, oppdatere i Access for så å synkronisere endringene og løse konflikter når du er tilkoblet igjen.

4. Du kan vise og redigere listedata i Access-visninger for dataark, skjemaer, og rapporter.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Du kan opprette ganske avanserte skrivebordsdatabaseprogrammer uten å skrive én linje med VBA-kode. Hvert Access-objekt har et omfattende sett med egenskaper og hendelser som er lett tilgjengelig fra et egenskapsark for å hjelpe deg med å tilpasse løsningen. Hvert objekt har detaljerte designere som viser alle funksjonene som er tilgjengelige for deg. Flere databasemaler er tilgjengelige på Office Online. Felt- og tabellmaler hjelper deg med å opprette og tilpasse nye tabeller raskt. Du kan utforme en ny database fra grunnen av med innebygde databaseutformingsverktøy.

Access-makroer bruker et deklarativt miljø som ikke krever at du skriver VBA-kode, så du trenger ikke å være utvikler. Hver makrohandling utfører en oppgave, for eksempel åpne et skjema, kjøre en spørring, finne poster eller vise en melding. Du kan bygge inn makroer i alle tilfeller av en rapport, et skjema eller en kontroll. De fleste makroer har argumenter, og du kan legge til betinget logikk for å få dem til å gjøre det du ønsker. Du kan også definere variabler og gjøre feilkontroll på nytt uten å skrive VBA-kode.

Utforme en prototype og kjøre den av IT-avdelingen. Opprett en løsning for teamet når de trenger det så snart de trenger det, og gjør det på en skotting med en bare-bens personale. Hold oversikt over solgte billetter for en firmafest, spor levetiden til produksjonsmaterialer eller skriv ut akseptkoder for deler. Spore oppgaver, problemer og leveranser i gruppeprosjekter. Opprett en database for salgsforløp for å overvåke potensielle salg i en liten gruppe selgere.

Mer informasjon

Til toppen av siden

Trenger du mer hjelp?

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Microsoft Office Insider-deltakere

Var denne informasjonen nyttig?

Hvor fornøyd er du med språkkvaliteten?
Hva påvirket opplevelsen din?

Takk for tilbakemeldingen!

×