Av Jane Suchan, PMP
Prosjektstyring dreier seg om å finne ut hva du vil oppnå, opprette en gjøremålsliste over arbeid som må gjøres for å komme deg dit, fastslå hvor lang tid det vil ta, og beregne hvor mye det kommer til å koste. Høres enkelt ut, ikke sant? Men den virkelig vanskelige delen er å holde styr på alt. Går prosjektet i tide? Vil det bli gjort før planen? Er det under budsjettet? Vil det fortsatt være under budsjettet når alt arbeidet er gjort?
Én måte å evaluere tilstanden til et prosjekt på er å spore forskjellen mellom den opprinnelige prosjektplanen og hva som faktisk skjer. Dette gapet er bedre kjent som varians, en sammenligning av det tiltenkte eller budsjetterte beløpet og det faktiske beløpet som er brukt. Avviksanalyse er øvelsen med å sammenligne faktiske prosjektresultater med det som var planlagt eller forventet. Det er en måte å kvantifisere hvor godt – eller hvor dårlig – et prosjekt utvikler seg.
Planlegge avvik: Etablere opprinnelige planer
Når du skal finne prosjektavvik, må du ta utgangspunkt i en stake i bakken: dette er den opprinnelige planen. Uten dette jager du og prøver å kontrollere et bevegelig mål. To viktige referanseverdier som må etableres før du kan ta i bruk avvikssporing og -rapportering, er kostnader og tidsplan. Men før du kommer dit, bør du finne ut hva som er prosjektets omfang.
Bruke en arbeidsnedbrytningsstruktur til å opprette omfang
Den opprinnelige planen for omfanget omfatter alle prosjektleveringer. Som sådan identifiserer den alt arbeidet som må gjøres. Én måte å dokumentere omfang på er å opprette en prosjektstrukturplan (WBS), en hierarkisk visning av prosjektleveringer. Hvert nivå nedover i hierarkiet representerer en stadig mer detaljert beskrivelse av leveringer. For eksempel vil en WBS for bygging av et nytt hus inkludere fundament, innramming, tak og elektriske og rørleggersystemer, samt landskapsplaner, arkitekttegninger og inspeksjonstillatelser.
Etablere tidsplan- og kostnadsgrunnlinjer
Planen og kostnadsgrunnlinjene opprettes bare etter at omfanget er fastslått. Uten et klart bilde av hva prosjektet vil produsere, kan du ikke fastslå hvor lang tid det vil ta eller hvor mye det vil koste.
Den opprinnelige planen er den godkjente prosjektplanen, grunnlaget for måling og rapportering av tidsplanytelse. Den opprinnelige kostnadsplanen er det godkjente, tidsinndelte budsjettet, som kostnadsytelsen vil bli målt opp mot. Den fastsettes ved å legge til kostnadene for en bestemt prosjektperiode eller -fase, som krever at du tilordner kostnader til prosjektaktiviteter. Det kan være tidkrevende å allokere kostnader til prosjektkomponenter, men det vil gjøre deg i stand til å utføre mer detaljert og nøyaktig rapportering av kostnadsresultater, noe interessentene og prosjektsponsorene dine vil være veldig interessert i.
Slik etablerer du planer og kostnadsplaner:
- Utvikle planen ved å identifisere aktivitetene og aktivitetene for å produsere hver levering i WBS.
- Identifisere ressurser for hver aktivitet. Vurder begrensninger eller hvor mye tid hver enkelt person realistisk sett kan bruke på dette prosjektet.
- Beregn hvor lang tid (i timer eller dager) det vil ta å fullføre hver oppgave.
- Beregn kostnadene for hver aktivitet ved hjelp av en gjennomsnittlig timepris eller daglig timepris for hver ressurs, pluss eventuelle faste kostnader knyttet til aktiviteten.
- Avgjør hvilke oppgaver som er avhengige av andre, og utvikle deretter den kritiske linjen.
- Utvikle kostnadsgrunnlinjen; Dette er et tidsinndelt budsjett for å måle prosjektets kostnadsytelse. Dette gjør du ved å legge til estimerte kostnader, etter aktivitet eller etter tidsperiode.
Svare på avvik: Endre kontroll
Når du har etablert omfang, tidsplan og kostnadsplaner, oppretter du trinnene gruppen skal utføre for å håndtere avvik for disse planene. Denne informasjonen blir din plan for prosjektendringsadministrasjon. Denne planen definerer når du fastslår at en prosjektendringsforespørsel (PCR) er nødvendig, hvordan avvik skal dokumenteres og sendes inn til godkjenning, og hva som skjer etter at en endringsforespørsel er godkjent.
Avviksberegninger brukes til å avgjøre om en PCR er nødvendig, og om prosjektplanen eller kostnadsgrunnlinjene skal endres. Varians kan være enten positiv eller negativ:
- Et positivt avvik angir at prosjektet er foran tidsplanen eller under budsjettet. Positive scenarioer kan gjøre det mulig å omfordele penger og ressurser til de i det negative distriktet.
- Et negativt avvik er indikatoren på at prosjektet ligger bak tidsplanen eller over budsjettet, og at du må gjøre noe. Du må kanskje øke budsjettet eller akseptere reduserte fortjenestemarginer.
Terskler for avvik er en viktig komponent i enhver endringsstyringsplan for prosjekter. De utgjør de vesentlige endringene i prosjektet, og krever derfor dokumentasjon og godkjenning i en PCR. Ikke alle PCR-er vil resultere i å gjenopprette omfang, tidsplan eller budsjett. Dette er en betydelig oppgave, en som kan ta lang tid å fullføre, og du vil være nødt til å få godkjenning oppover i prosjektorganisasjonen.
Når du sporer kostnads- og tidsplanavvik gjennom hele livssyklusen til prosjektet, blir det enklere å identifisere svake punkter – områder med gjentatte endringer – og respondere deretter. Hvis du for eksempel ser at testteamet har kontinuerlige forsinkelser, må du kanskje tildele flere ressurser for å holde tidsplanen.
Ta det ett skritt videre: Analyse av inntjent verdi
Ingen diskusjon om prosjektavvik er komplett uten å nevne inntjent verdi, en prosjektstyringsteknikk for å beregne kostnader og tidsplaner på et gitt tidspunkt. Analyse av inntjent verdi sammenligner fullført arbeid med de etablerte opprinnelige planene. Det hjelper deg med å evaluere gjeldende prosjektytelse og foreta kurskorrigeringer der det er nødvendig.
Når du skal utføre analyse av inntjent verdi, må du ha en WBS, en detaljert prosjektplan og et budsjett (etter fase eller tidsperiode) for det planlagte arbeidet.
Stille spørsmålene om inntjent verdi
På et hvilket som helst tidspunkt måler analyse av inntjent verdi prosjekthelse ved å stille tre nøkkelspørsmål:
- Planlagt verdi: Hva er beløpet som trengs for arbeidet?
- Inntjent verdi: Hva fullførte du faktisk?
- Faktisk kostnad: Hvor mye kostet det deg å fullføre arbeidet?
Planlagt verdi (PV) er budsjetterte kostnader for planlagte aktiviteter. Inntjent verdi er summen av alle budsjetterte kostnader for fullført arbeid. Faktiske kostnader er det som ble brukt på arbeidet som ble produsert.
Lære om analyse av inntjent verdi
Den enkleste måten å beskrive inntjent verdi på er gjennom et eksempel. La oss si at du styrer et fire måneders prosjekt med et budsjett på 100 000 kr. Du er tre måneder inn i det, og du innser at teamet bare har fullført halvparten av arbeidet, og dermed er elbilen $50 000. Basert på prosjektplanen skal omtrent 75 prosent av arbeidet være gjort nå, og dermed er PV 75 000 USD. Du vet også at teamet har brukt $90 000 så langt, og dermed er AC $90 000.
Ved hjelp av disse tallene kan du beregne kostnads- og planleggeavvik. Kostnadsavviket (CV) måler forskjellen mellom de faktiske kostnadene for utført arbeid og prosjektbudsjettet:
CV = EV – AC
Tidsplanavviket (SV) måler faktisk fremdrift mot prosjektplanen:
SV = EV – PV
I eksemplet ovenfor er kostnadsavviket for dette prosjektet kr 50 000 – kr 90 000 = kr 40 000. Tidsplanavviket er kr 50 000-kr 75 000 = kr 25 000.
Enhver prosjektleder kan se at prosjektet har brukt opp 90 prosent av budsjettet og bare har fullført 50 prosent av arbeidet. Prosjektet er forsinket og vil være over budsjettet når det er fullført, så endring er nødvendig. Prosjektlederen bør redusere omfanget, utvide tidsplanen eller skaffe mer finansiering for å fullføre arbeidet.
Komme i gang med avvikssporing
Det er ganske enkelt å integrere avvikssporing i prosjektstyringen, men det krever en systematisk tilnærming. Når du har fått prosjekttildelingen, kan du samarbeide med sponsoren for å etablere omfang, budsjett og tidsplan. Jobb deretter med gruppen din for å opprette en robust endringsstyringsplan, som identifiserer avviksterskler og beskriver hvordan du håndterer avvik hvis de overskrider terskelverdier. Når du har utviklet WBS og definert den detaljerte prosjektplanen, kan du etablere prosjektplanen og budsjettet. Når alle komponentene er på plass, er du klar til å begynne å spore avvik og sette planene for endringsadministrasjon ut i praksis.
| Om forfatteren Jane Suchan er en programleder med erfaring med å administrere bedriftsinitiativer og utvikle prosjektledelsesmetoder. Jane bor i Seattle, Washington. |
|---|