Bruke en skjermleser for å overføre Excel-data til Access-databaser på skrivebordet

Les høyt-symbol med etiketten Skjermleserinnhold. Dette emnet handler om hvordan du bruker en skjermleser med Office

Denne artikkelen er for personer med synshemninger som bruker et skjermleserprogram sammen med Office-produktene, og er en del av innholdssettet Office-tilgjengelighet. Hvis du vil ha mer generell hjelp, kan du gå til kundestøtte for Office.

Bruk Access med tastaturet og en skjermleser til å importere et Excel regneark for å Access eller koble fra en Access-skrivebordsdatabase til et Excel regneark. Vi har testet det med Skjermleser, JAWS og NVDA, men det kan fungere sammen med andre skjermlesere så lenge de følger vanlige tilgjengelighetsstandarder og -teknikker.

Obs!: 

I dette emnet

Klargjøre Excel-regnearket for import eller kobling

Før du henter data fra et Excel regneark til Access, kan du ta deg tid til å se gjennom regnearket og bestemme hvordan du vil importere data fra det.

  • Bestem om du vil koble til eller importere hele regnearket eller bare en del av det. Hvis du bare vil hente en del av et regneark til Access, kan du definere et navngitt område som bare inneholder cellene du vil hente. Hvis du vil ha instruksjoner, kan du gå til Bruke en skjermleser til å gi navn til en celle eller et dataområde i Excel.

  • Kontroller at Excel er i flatt filformat, slik at veiviseren enkelt kan håndtere dataene i det. Du kan for eksempel løse mulige feilverdier, fjerne unødvendige tomme kolonner og rader, og kontrollere at hver kolonne inneholder samme datatype i hver rad. Hvis du vil ha mer detaljert informasjon om hvordan du klargjør for import eller kobling, kan du se Klargjøre regnearket, Klargjøre Excel-dataene og Feilsøke manglende eller uriktige verdier i Importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.

Klargjøre access-måldatabasen for import

Før du importerer data fra et Excel regneark, bør du ta deg tid til å kontrollere at måldatabasen Access er klar for importen og bestemme hvordan du vil lagre de importerte dataene.

  • Kontroller at måldatabasen Access skrivebeskyttet, og at du har tillatelse til å gjøre endringer i databasen.

  • Bestem om du vil lagre dataene i en ny eller eksisterende tabell:

    • Hvis du velger å lagre dataene i en ny tabell, oppretter Access en tabell og legger til de importerte dataene i denne tabellen. Hvis en tabell med det angitte navnet allerede finnes, Access overskrives innholdet i tabellen med de importerte dataene.

    • Hvis du velger å legge til dataene i en eksisterende tabell, legges radene i regnearket Excel til den angitte tabellen.

  • Hvis du bestemmer deg for å tilføye Excel-dataene i en eksisterende Access-tabell, må du kontrollere at strukturen og feltinnstillingene i kildedataene i Excel samsvarer med dem i måltabellen i Access. Hvis du vil åpne Access-tabellen i Utformingsvisning for inspeksjon, trykker du på ALT+H, W, D. Kontroller tabellen mot sjekklisten i delen Klargjøre måldatabasen, trinn 2, i Importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.

Importere dataene

Når du importerer data, Access en kopi av dataene i en ny eller eksisterende tabell uten å endre Excel regnearket.

Obs!: Du trenger kanskje en kollega for å hjelpe deg i trinn 9 for å velge feltet du vil redigere.

  1. Lukk kildearbeids Excel boken hvis den er åpen.

  2. Åpne måldatabasen Access de importerte dataene skal lagres i.

    Tips!: Hvis du vil opprette en ny, tom database, trykker du på ALT+F, N, L.

  3. Hvis du vil åpne dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark, gjør du ett av følgende avhengig Access versjonen du bruker:

    • I Microsoft 365 eller Access 2019 trykker du ALT+X, N, 1, deretter F og X.

    • I Access 2016 ellerAccess 2013 trykker du ALT+X for å gå til Eksterne data-fanen. Trykk på TAB til du kommer til Gruppen Importer & kobling, trykk pil høyre til du hører «Excel», og trykk enter.

    Dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark åpnes.

  4. Gjør ett av følgende i dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark for å angi Excel som inneholder dataene du vil importere:

    • Hvis du vil flytte fokus til Filnavn-tekstfeltet, trykker du F, og deretter limer du inn eller skriver inn banen til Excel filen.

    • Trykk på R for å søke etter filen. Dialogboksen Åpne fil åpnes. Naviger til filen du vil bruke, og når du er på filen, trykker du ENTER for å velge den.

  5. Hvis du vil angi hvordan du vil lagre de importerte dataene, gjør du ett av følgende:

    • Hvis du vil lagre dataene i en ny tabell, trykker du på I for å flytte til og velge alternativet Importer kildedataene til en ny tabell i den gjeldende databasen. Du blir bedt om å gi dette feltet et navn senere.

    • Hvis du vil tilføye dataene i en eksisterende tabell, trykker du A for å flytte til og velger alternativet Legg til en kopi av postene i tabellen. Hvis du vil velge tabellen, trykker du tab-tasten én gang. Fokuset flyttes til tabelllisten. Trykk på ALT+PIL NED for å utvide listen, trykk på PIL OPP eller PIL NED til du hører tabellen du vil bruke, og trykk ENTER for å velge den. Dette alternativet er ikke tilgjengelig hvis databasen ikke inneholder tabeller.

  6. Trykk tab-tasten til du kommer til OK-knappen, og trykk ENTER. Veiviseren for regnearkimport starter.

    Tips!: Hvis skjermleseren ikke leser veiviservinduene automatisk, trykker du SR-tasten+W.

  7. Hvis kildearbeidsboken Excel bare har ett regneark og ingen områder, kan du gå videre til neste trinn. Hvis arbeidsboken inneholder mer enn ett regneark eller navngitt område, gjør du ett av følgende for å velge regnearket eller området du vil importere:

    • Hvis du vil velge et regneark, trykker du ALT+W, trykker tab-tasten én gang, trykker PÅ PIL NED til du hører regnearket du vil bruke, og trykker ENTER for å velge det.

    • Hvis du vil merke et navngitt område, trykker du på ALT+R, trykker på TAB én gang, trykker PÅ PIL NED til du hører området du vil bruke, og trykker ENTER for å velge det.

    Neste veiviservindu åpnes.

  8. Hvis den første raden i kilderegnearket eller -området inneholder feltnavnene, trykker du I for å flytte til og velger alternativet Første rad inneholder kolonneoverskrifter. Trykk ENTER for å flytte fokus til neste veiviservindu.

    Hvis du favner data i en eksisterende tabell, kan du gå videre til trinn 11.

  9. I det nye veiviservinduet kan du angi informasjon om hvert felt du importerer, om nødvendig. Det første feltet i regnearket eller området er merket. Du kan gjøre følgende:

    • Hvis du vil endre navnet på det gjeldende feltet, trykker du alt+M og skriver inn det nye navnet.

    • Hvis du vil endre datatypen for feltet, trykker du alt+T. Fokuset flyttes til Datatype-listen. Hvis du vil utvide listen, trykker du på ALT+PIL NED. Trykk på PIL NED til du hører verdien du vil bruke, og trykk deretter tab-tasten én gang.

    • Hvis du vil endre om feltet er indeksert eller ikke, trykker du alt+I. Du hører gjeldende verdi. Hvis du vil utvide listen, trykker du på ALT+PIL NED. Trykk på PIL NED til du hører verdien du vil bruke, og trykk deretter tab-tasten én gang.

    • Hvis du ikke vil importere det gjeldende feltet, trykker du alt+S for å flytte til og velger alternativet Ikke importer felt.

    Hvis du vil velge et annet felt, trykker du F6 til du hører «Rute», og ber en kollega om å hjelpe deg med å velge feltet du vil bruke. Endre feltene som beskrevet ovenfor. Når du er ferdig, trykker du enter for å gå til neste veiviservindu.

  10. Legg til en primærnøkkel for den nye tabellen. Primærnøkkelen identifiserer postene i tabellen, slik at du kan hente data raskere. Gjør et av følgende:

    • Hvis du Access legge til primærnøkkelen, trykker du A.

    • Hvis du vil velge din egen primærnøkkel, trykker du C. Hvis du vil definere nøkkelen som skal brukes, trykker du tab-tasten én gang. Fokuset flyttes til nøkkellisten. Hvis du vil utvide listen, trykker du på ALT+PIL NED. Trykk på PIL OPP eller PIL NED til du hører tasten du vil bruke.

    • Hvis du ikke vil bruke primærnøkler, trykker du O.

    Hvis du vil flytte det siste veiviservinduet, trykker du ENTER.

  11. Det endelige veiviservinduet åpnes. Fokuset er i Boksen Importer til tabell, og du hører gjeldende navn på måltabellen. Hvis du vil endre tabellnavnet, skriver du inn et nytt navn og trykker ENTER for å fullføre importen.

    Obs!: Hvis du hører et varsel om at tabellen allerede finnes, og du vil overskrive den eksisterende tabellen med de importerte dataene, trykker du Y. Hvis du vil gi tabellen nytt navn, trykker du på N. Trykk på ALT+I for å flytte fokus tilbake til Boksen Importer til tabell, skriv inn et annet tabellnavn, og trykk ENTER.

  12. Hvis importen var helt eller delvis vellykket, Access importstatusen. Access ber deg også om å lagre importtrinnene for raskt å gjenta dem uten importveiviseren. Trykk på ALT+V for å velge dette alternativet. Hvis du vil gi navn til importtrinnene, trykker du alt+A og skriver inn et navn for importoperasjonen. Hvis du vil lagre importtrinnene, trykker du på ALT+S.

    Hvis importen mislykkes, hører du «Det oppstod en feil under forsøk på å importere filen», etterfulgt av filnavnet. Trykk ENTER for å avslutte varselmeldingen.

Opprette en kobling til data i Excel

Bruk veiviseren for regnearkkobling til å opprette en kobling fra en Access-database til data i Excel, slik at du kan bruke spørrings- og rapporteringsverktøyene i Access uten å måtte vedlikeholde en kopi av Excel-dataene i databasen.

Når du kobler til et Excel eller et navngitt område, oppretter Access en ny tabell som er koblet til kildecellene. Eventuelle endringer du gjør i kildecellene i Excel vises i den koblede tabellen i Access. Du kan imidlertid ikke redigere innholdet i den tilsvarende tabellen i Access. Hvis du vil legge til, redigere eller slette data, må du gjøre endringene i kildefilen Excel filen.

En database kan inneholde flere koblede tabeller.

Starte veiviseren for regnearkkobling

I Access er det to måter å velge arbeidsboken Excel du vil koble til, og starte veiviseren for regnearkkobling. Du kan enten åpne Excel i Access eller bruke dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark.

Åpne Excel-arbeidsboken i Access

  1. Åpne Access der du vil opprette koblingen.

  2. Trykk på ALT+F, O for å gå til Åpne-menyen.

  3. Hvis du vil søke etter arbeidsboken, trykker du O. Dialogboksen Åpne i Windows åpnes.

  4. Hvis du vil endre filtypen, trykker du tab-tasten til du hører «Filtype, Microsoft Access», og trykk ALT+PIL NED. Trykk på PIL OPP til du hører «Alle filer», og trykk enter.

  5. Bla til arbeidsboken du vil bruke, og trykk deretter ENTER for å velge den og starte veiviseren for regnearkkobling.

Bruke dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark

  1. Åpne Access der du vil opprette koblingen.

    Tips!: Hvis du ikke vil koble til en eksisterende database, trykker du på ALT+F, N, L for å opprette en ny, tom database.

  2. Hvis du vil åpne dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark, gjør du ett av følgende avhengig Access versjonen du bruker:

    • I Microsoft 365 eller Access 2019 trykker du ALT+X, N, 1, deretter F og X.

    • I Access 2016 eller Access 2013 trykker du ALT+X for å gå til Eksterne data-fanen. Trykk på TAB til du kommer til Gruppen Importer & kobling, trykk pil høyre til du hører «Excel», og trykk enter.

    Dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark åpnes.

  3. Gjør ett av følgende i dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark for å angi Excel du vil opprette koblingen til:

    • Hvis du vil flytte fokus til Filnavn-tekstfeltet, trykker du F, og deretter limer du inn eller skriver inn banen til Excel filen.

    • Trykk på R for å søke etter filen. Dialogboksen Åpne fil åpnes. Naviger til filen du vil bruke, og når du er på filen, trykker du ENTER for å velge den.

  4. Trykk ALT+L for å gå til, og velg koble til datakilden ved å opprette et koblet tabellalternativ, og trykk ENTER. Veiviseren for regnearkkobling starter.

Bruke veiviseren for regnearkkobling til å opprette en kobling til Excel-data

Vinduene i veiviseren for regnearkkobling veileder deg gjennom koblingsprosessen. Bare velg alternativene du trenger, og få dataene Excel koblet til databasen på kort tid.

Tips!: Hvis skjermleseren ikke leser veiviservinduene automatisk, trykker du SR-tasten+W.

  1. Hvis kildearbeidsboken Excel bare har ett regneark og ingen områder, kan du gå videre til neste trinn. Hvis arbeidsboken inneholder mer enn ett regneark eller navngitt område, gjør du ett av følgende for å merke regnearket eller området:

    • Hvis du vil velge et regneark, trykker du ALT+W, trykker tab-tasten én gang, trykker PÅ PIL NED til du hører regnearket du vil bruke, og trykker ENTER for å velge det.

    • Hvis du vil merke et område, trykker du på ALT+R, trykker tab-tasten én gang, trykker PÅ PIL NED til du hører området du vil bruke, og trykk ENTER for å merke det.

    Neste veiviservindu åpnes.

  2. Hvis den første raden i kilderegnearket eller -området inneholder feltnavnene, trykker du I for å flytte til og velger alternativet Første rad inneholder kolonneoverskrifter. Trykk ENTER for å flytte fokus til neste veiviservindu.

  3. Det endelige veiviservinduet åpnes. Fokuset er i Boksen Navn på koblet tabell, og du hører gjeldende navn på den koblede tabellen. Hvis du vil endre tabellnavnet, skriver du inn et nytt tabellnavn og trykker ENTER for å fullføre importen.

    Obs!: Hvis du hører et varsel om at tabellen allerede finnes, og du vil overskrive den eksisterende tabellen med de importerte dataene, trykker du Y. Hvis du vil gi nytt navn til måltabellen, trykker du på N. Trykk på ALT+I for å flytte fokus tilbake til Boksen Importer til tabell, skriv inn et annet tabellnavn, og trykk ENTER.

  4. Hvis koblingen var vellykket, hører du «Ferdig med å koble tabell til fil», etterfulgt av Excel filnavnet. Trykk ENTER for å avslutte varselet. Gå til den koblede tabellen, og se gjennom innholdet. Hvis du vil ha informasjon om feilsøking, kan du gå til Feilsøke #Num! og andre uriktige verdier i en koblet tabell i Importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.

    Hvis koblingen mislyktes, kan du Excel kildefilen på nytt mot sjekklisten i delen Klargjøre måldatabasen, trinn 2, i Importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.

Se også

Bruke en skjermleser til å opprette tabeller i Access-databaser på skrivebordet

Bruke en skjermleser til å opprette en spørring i Access-databaser på skrivebordet

Bruke en skjermleser til å opprette et skjema i Access-databaser på skrivebordet

Bruk en skjermleser for å eksportere en Access-tabell over til en tekstfil

Hurtigtaster for Access

Bruke en skjermleser til å utforske og navigere i Access

Teknisk kundestøtte for kunder med funksjonshemninger

Microsoft ønsker å tilby den beste mulige opplevelsen for alle kundene våre. Hvis du har en funksjonshemning eller spørsmål relatert til tilgjengelighet, kan du kontakte Microsoft Answer Desk for tilgjengelighet for teknisk støtte. Støtteteamet vårt for tilgjengelighet på Answer Desk er opplært i bruken av mange populære hjelpeteknologier, og kan tilby hjelp på engelsk, spansk, fransk og amerikansk tegnspråk. Gå til nettstedet Microsoft Answer Desk for tilgjengelighet for kontaktinformasjon for området ditt.

Hvis du er en bruker i offentlig sektor, kommersiell bruker eller bedriftsbruker, kan du kontakte Answer Desk for tilgjengelighet for bedrifter.

Trenger du mer hjelp?

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Microsoft Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×