Definer tjenestetilbudene dine i Bookings

Når du definerer tjenestetilbudene i Microsoft Bookings, angir du et tjenestenavn, en beskrivelse, en plassering (velg om du vil møtes personlig eller ha et nettmøte), varighet, standardpåminnelser til kunder og ansatte, interne notater om tjenesten og priser. Du kan også merke de ansatte som er kvalifisert til å levere tjenesten. Når kunder kommer til bedriftens nettsted for å bestille en avtale, kan de deretter se nøyaktig hvilke typer avtaler som er tilgjengelige, velge personen de vil tilby tjenesten, og hvor mye tjenesten vil koste.

Du kan også legge til tilpasset informasjon og nettadresser i e-postbekreftelsen og påminnelsene du sender når noen bestiller en tjeneste via bestillingssiden din.

Se: Opprette en ny tjeneste

Trinn

Her er fremgangsmåten for å legge til en ny tjeneste.

1. Velg startprogrammet for apper i Microsoft 365, og velg deretter Bookings.

2. Gå til Dine kalendertjenester>, og velg Legg til ny tjeneste.

   Antall tjenester må være begrenset til 50.

3. Legg til valgene dine på siden Grunnleggende detaljer .

   Tjenestenavn: Skriv inn navnet på tjenesten. Dette er navnet som vises i rullegardinmenyen på Kalender-siden. Dette navnet vises også når noen legger til en avtale manuelt på kalendersiden, og det vises som en flis på selvbetjent side.

   Beskrivelse: Beskrivelsen du angir, vises når en bruker velger informasjonsikonet på selvbetjent side.

   Standardplassering: Denne plasseringen vises på bekreftelses- og påminnelses-e-postmeldinger for både ansatte og kunder, og den vises på kalenderhendelsen som er opprettet for bestillingen.

   Legg til nettmøte: Denne innstillingen aktiverer eller deaktiverer nettmøter for hver avtale, enten via Teams eller Skype, avhengig av hvilken du konfigurerer som standardklient for den ansatte.

   • Aktivert:

     • En kobling til et Teams- eller Skype-møte, som er unikt for bestillingen, legges til i kalenderhendelsen på både de ansattes og kundenes kalendere, sammen med innringingsinformasjon.

     • Koblingen for å bli med i møtet legges til i alle e-postmeldinger med bekreftelse og påminnelser, som vist i eksemplet nedenfor:

       

       Obs!

       Teams-møter kan bli med via Teams-mobilappen, Teams-skrivebordsprogrammet, i en nettleser eller via telefoninnringing. Vi anbefaler på det sterkeste at du aktiverer Teams som standard nettmøtetjeneste for leieren, slik at du får den beste opplevelsen når du bestiller virtuelle avtaler.

   • Deaktivert:

     • Avtaler vil ikke inneholde et møtealternativ, og alle møterelaterte felt som vises når Legg til nettmøte er aktivert, vises ikke.

   Varighet: Dette er hvor lenge alle møter vil bli booket for. Tidspunktet blokkeres fra starttidspunktet, som velges under bestillingen. Den fullstendige avtaletiden blokkeres i de ansattes kalendere.

   Buffertid: Aktivering av denne innstillingen gir ekstra tid til den ansattes kalender hver gang en avtale er bestilt.

   Tidspunktet blokkeres i den ansattes kalender og påvirker informasjon om ledige og opptatte tidspunkt. Dette betyr at hvis en avtale avsluttes kl. 15:00 og 10 minutter buffertid er lagt til på slutten av møtet, vises den ansattes kalender som opptatt og kan ikke reserveres frem til kl. 15:10. Dette kan være nyttig hvis de ansatte trenger tid før et møte for å forberede seg, for eksempel en lege som gjennomgår en pasients diagram, eller en finansiell rådgiver som forbereder relevant kontoinformasjon. Det kan også være nyttig etter et møte, for eksempel når noen trenger tid til å reise til et annet sted.

   Prisen er ikke angitt: Velg prisalternativene som skal vises på Self-Service-siden. Hvis Pris ikke er angitt, vises ingen pris eller referanse til kostnader eller priser.

   Merknader: Dette feltet vises i bestillingsarrangementet for bestilte ansatte, og på arrangementet som vises på Kalender-fanen i Bookings-nettappen.

   Maksimalt antall deltakere per arrangement: Med denne innstillingen kan du opprette tjenester som krever at flere personer kan bestille samme avtaletid og samme personale (for eksempel en treningsklasse). Avtaletidsluken for den valgte tjenesten, personalet og tiden vil være tilgjengelig for boking til maksimalt antall deltakere, angitt av deg, er nådd. Gjeldende avtalekapasitet og deltakere kan vises i Kalender-fanen i Bookings Web App. Vi omtaler dette som 1:N booking service.

   

   La kunden administrere bestillingen: Denne innstillingen bestemmer om kunden kan endre eller kansellere bestillingen, forutsatt at den ble bestilt via Kalender-fanen i Bookings Web App.

   • Aktivert:

     Administrer bestilling-knappen vises på kundens e-postbekreftelse. Når denne knappen er valgt av kunden, vises tre alternativer:

     • Planlegge Hvis du velger dette alternativet, kommer brukeren til en tjenestespesifikk Self-Service-side, der de kan velge en ny tids- og/eller dato for samme tjeneste og samme ansatt fra den opprinnelige bestillingen. Vær oppmerksom på at selv om den opprinnelige ansatte er knyttet til den planlagte bestillingen som standard, kan brukeren også endre den ansatte.

     • Avbryt bestilling Dette avbryter bestillingen og fjerner den fra den ansattes kalender.

     • Ny bestilling Dette alternativet bringer brukeren til Self-Service-siden med alle tjenester og ansatte oppført for planlegging av en ny bestilling.

       

       Vi anbefaler bare å la denne innstillingen være aktivert hvis du er fortrolig med at kunder får tilgang til Self-Service-siden.

   • Deaktivert:

     Brukeren har ikke mulighet til å planlegge bestillingen på nytt eller avbryte bestillingen når vedkommende bestiller via Kalender-fanen i Bookings-nettappen. Når du bestiller via Self-Service-siden, vil imidlertid kundene fortsatt ha Administrer bestilling-knappen og alle alternativene, selv når denne innstillingen er deaktivert.

     Vi anbefaler at du deaktiverer denne innstillingen hvis du vil begrense tilgangen til Self-Service-siden. I tillegg foreslår vi at du legger til tekst i bekreftelses- og påminnelses-e-postmeldingene som forteller kundene hvordan de gjør endringer i bestillingen på andre måter, for eksempel ved å ringe til kontoret eller sende en e-post til brukerstøtteavdelingen.

4. På tilgjengelighetsalternativer-siden kan du se alternativene du har valgt fra Bestilling-siden for planleggingspolicyen og tilgjengelighet for de ansatte. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Angi planleggingspolicyer.

5. På den fornyede siden Tilordne personale kan du enkelt tilordne og fjerne tilordnede ansatte fra en tjeneste. Det er lagt til to kontroller til på denne siden:

   • Enkeltpersonale Når dette alternativet er valgt, planlegges bestillingen med én enkelt ansatt.
   • Flere ansatte Med denne funksjonen kan du opprette en tjeneste med flere ansatte. Bestillingen planlegges med alle de tildelte ansatte i tjenesten. Du kan referere til denne tjenesten som N:1-bestillingstjeneste.

   Obs!

   For flere ansatte kan du bare opprette en bestilling når alle ansatte som er tilordnet, er tilgjengelige for å delta.

6. Egendefinerte felt kan være nyttige når du samler inn informasjon som trengs hver gang den bestemte avtalen er bestilt. Eksempler inkluderer forsikringsleverandør før et klinikkbesøk, lånetype for lånekonsultasjoner, studiemajor for akademisk rådgivning eller søker-ID for kandidatintervjuer. Disse feltene vises på Booking-siden når kundene bestiller avtaler med deg og de ansatte.

   Kunde-e-post, telefonnummer, adresse og notater er felt som ikke kan fjernes, men du kan gjøre dem valgfrie ved å fjerne merkingen obligatorisk ved siden av hvert felt.

7. På varslingssiden kan du sende SMS-meldinger, konfigurere påminnelser og sende varsler.

   Obs!

   Tekstmeldingsvarsler i Bookings krever en Teams Premium lisens.

   Aktiver tekstmeldingsvarsler for kunden Hvis det er valgt, sendes SMS-meldinger til kunden, men bare hvis de melder seg på.

   Påminnelser og varsler sendes ut til kunder, ansatte eller begge deler på et bestemt tidspunkt før avtalen. Flere meldinger kan opprettes for hver avtale, i henhold til dine preferanser.

   

   Du kan inkludere eventuell ekstra tekst du ønsker her, for eksempel informasjon om ny planlegging eller hva kundene bør ta med til avtalen. Følgende er et eksempel på tilpasset tekst som er lagt til i den opprinnelige bekreftelses-e-postmeldingen, sett i feltet Tilleggsinformasjon for e-postbekreftelse :

   

   Innmeldingsboksen på manuell bestilling og Self-Service side:

   

   Tekstmeldingsvarsler vil se slik ut (vær oppmerksom på at SMS-varsler for øyeblikket bare er tilgjengelige i Nord-Amerika):

   

8. Det finnes to kontroller til som er tilgjengelige for å gjøre det enklere å opprette tjenesten:

   • Standard planleggingsalternativer er aktivert som standard. Slå av veksleknappen hvis du vil tilpasse hvordan kunder bestiller en bestemt medarbeider.
   • Publiseringsalternativer Velg om du vil at denne tjenesten skal vises som bokbar på Self-Service-siden, eller om tjenesten bare skal kunne bestilles på Kalender-fanen i Bookings Web App.