Obs!: Hvis du vil ha informasjon om datainnsamling i Access 2016 og nyere, kan du se Importere, eksportere SQL Server.
Du kan samle inn eller oppdatere informasjon via e-post ved hjelp av Microsoft Access 2007 eller Access 2010 med Microsoft Outlook 2007 eller Microsoft Outlook 2010. Access veileder deg gjennom oppretting av et skjema for datainnsamling og sending av skjemaet i en e-postmelding. Når e-postmottakerne returnerer de fullførte skjemaene, kan du velge å få de innsamlede dataene automatisk behandlet og lagret i en angitt Access-database. Denne metoden for datainnsamling kan spare deg for tid og krefter som vanligvis er involvert i en kopi og lim inn, eller en manuell dataregistreringsprosess. Nedenfor finner du noen scenarioer der du kan bruke denne prosessen til å samle inn data:
Undersøkelser Du kan utføre en undersøkelse og kompilere resultatene ved først å opprette en Access-database med de nødvendige tabellene for å lagre resultatene, og bruke veiviseren til å generere et undersøkelsesskjema, og deretter sende dem til deltakerne i undersøkelsen. Når deltakerne svarer, lagres undersøkelsesdataene automatisk i databasen.
Statusrapporter Enten det er den nyeste lagernivåstatusen eller den oppdaterte informasjonen om ventende problemer, kan gruppen holde deg informert ved å sende deg e-postmeldinger som inneholder gjeldende informasjon med jevne mellomrom.
Hendelsesbehandling Når du organiserer en konferanse eller opplæring eller andre arrangementer, kan du sende ett eller flere skjemaer som en e-postmelding for å samle inn kontaktinformasjon, reise- og hotellinnstillinger og så videre. Hvis du velger å få svarene behandlet automatisk, kan deltakerne når som helst endre preferansene sine uten å måtte varsle deg, og du har alltid tilgang til de nyeste dataene for beslutningsformål.
Denne artikkelen forklarer hva du trenger for å bruke denne prosessen, hvordan du kommer i gang med veiviseren, og deretter gir deg mer informasjon om ulike trinn, slik at du kan gjøre det mest informerte valget når du følger veiviseren.
Obs!: Du vil ikke kunne legge til de innsamlede dataene hvis mottakeren brukte enten Hotmail eller Yahoo til å sende deg datainnsamlingsskjemaet.
Før du begynner
Hvis dette er første gang du samler inn data ved hjelp av e-postmeldinger, utfører du følgende trinn:
-
Kontroller at du har installert følgende programmer på datamaskinen:
-
Access 2007 eller Access 2010.
-
Outlook 2007 eller Outlook 2010. Du må ha Outlook installert og konfigurert på datamaskinen som du bruker til å sende e-postmeldingene. Hvis du har Outlook installert, men ennå ikke er konfigurert, starter du Outlook og følger instruksjonene i oppstartsveiviseren for Outlook. Hvis du trenger hjelp med veiviseren, kan du se Hjelp for Outlook.
-
Hvis du har tenkt å bruke et InfoPath-skjema, må du kontrollere at du har InfoPath 2007 eller nyere versjon installert, og at mottakerne også må ha InfoPath installert på datamaskinene sine.
-
E-postmottakere må enten ha InfoPath eller en e-postklient som støtter HTML-format installert på datamaskinen, for å kunne vise og redigere skjemaet.
Skjemaet som brukes til å samle inn data via e-postmeldinger, er ikke et Access-skjema. Veiviseren genererer et spesielt skjema i HTML- eller InfoPath-format.
Identifiser en måldatabase. Databasen kan være i enten .mdb- eller ACCDB-format. I tillegg støttes *.mde- og *.accde-filer. Hvis du ikke vil bruke en eksisterende database, må du opprette en ny.
-
-
Identifiser eller opprett tabellene du vil fylle ut med dataene fra e-postsvarene. Hvis du samler inn data for eksisterende tabeller, må du kontrollere at tabellene ikke er skrivebeskyttet, og at du har de nødvendige tillatelsene til å legge til eller oppdatere innholdet.
Obs!: Felttypene Vedlegg, Autonummer, OLE og Flerverdi kan ikke samles inn ved hjelp av e-postmeldinger
Hvis datainnsamlingsoperasjonen fyller ut to eller flere tabeller, må du opprette en utvalgsspørring og bruke den som skjemaets postkilde. Kontroller at spørringen inneholder alle de nødvendige feltene fra de underliggende tabellene. Hvis du bruker en eksisterende spørring, må du kontrollere at spørringen ikke er skrivebeskyttet, og at du har de nødvendige tillatelsene til å legge til eller oppdatere innholdet. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter en spørring basert på to eller flere tabeller, kan du se artikkelen Innføring i spørringer.
Lagre dataene som nye poster i følgende situasjoner:
-
Hvis dataene vil fylle ut flere tabeller.
-
Hvis måltabellen ikke har et primærnøkkelfelt. Primærnøkkelverdiene er nødvendige for å tilordne hvert svar til en eksisterende post. Hvis måltabellen ikke har et primærnøkkelfelt, kan du enten legge det til nå eller tilordne et eksisterende felt som har unike verdier som primærnøkkel.
-
Hvis måltabellen ikke har noen poster. Hvis tabellen er tom, antar veiviseren at du vil legge til poster.
-
Hvis e-postadressene til mottakerne ikke lagres som et felt i databasen. Når du samler inn data for å oppdatere poster, kan du ikke skrive inn adressene i den veivisergenererte meldingen manuelt. Adressefeltet må være i måltabellen eller i en tabell som har en relasjon til måltabellen.
Komme i gang
-
Åpne databasen der de innsamlede dataene skal lagres.
-
Hvis du vil legge til dataene i én enkelt tabell, velger du tabellen i navigasjonsruten. Hvis du vil fylle ut flere relaterte tabeller, velger du spørringen som er bundet til disse tabellene.
-
Gjør ett av følgende for å starte veiviseren:
-
Klikk Opprett e-post i Gruppen Samle inn data på fanen Eksterne data.
-
Høyreklikk tabellen eller spørringen, og klikk deretter Samle inn og oppdater data via e-post.
Obs!: Hvis tabellen ikke inneholder noen felt, eller bare har felttypene Autonummer, OLE-objekt, Vedlegg eller Oppslag med flere verdier, vises følgende melding: Den valgte tabellen eller spørringen har ingen felt som støtter innsamling av data ved hjelp av e-post.
-
Hvis tabellen inneholder felt som støtter datainnsamling, starter veiviseren. Hvis måltabellen støtter både tillegging og oppdatering av data, veileder veiviseren deg gjennom de nødvendige trinnene for å samle inn data via e-postmeldinger.
Bruk avsnittene nedenfor som referanse for eventuelle spørsmål du måtte ha gjennom de følgende sju hovedtrinnene i prosessen.
Velg typen skjema for dataregistrering som du vil sende
Velg skjematypen basert på brukervennligheten for deg selv og mottakerne.
Velg HTML-skjema Et HTML-skjema kan vises og redigeres av alle brukere som har en e-postklient som støtter HTML
Velg Microsoft InfoPath-skjema Du ser dette alternativet bare hvis InfoPath er installert på datamaskinen. Velg dette alternativet bare hvis alle mottakerne har InfoPath og Outlook installert på datamaskinene sine. Et InfoPath-skjema tilbyr et bedre dataregistrerings- og redigeringsmiljø,
Neste side i veiviseren som vises, avhenger av om målobjektet støtter oppdatering av data. Hvis objektet er en spørring basert på to eller flere tabeller, eller hvis det er en tabell som ikke har et primærnøkkelfelt eller ikke inneholder noen poster, antar veiviseren at du vil legge til nye poster og ber deg om å velge skjemafeltene. I alle andre tilfeller ber veiviseren deg om å angi om du vil legge til eller oppdatere data før du blir bedt om å velge skjemafeltene.
Velg om du vil samle inn nye data eller oppdatere eksisterende data
Angi hva du vil gjøre med dataene. Skjematypen du bruker, påvirker antallet nye poster som en mottaker kan sende til deg i ett enkelt svar. Når du oppdaterer data, identifiserer antall poster som må oppdateres av en mottaker, antallet forhåndsfullføringsskjemaer som skal inkluderes i en melding.
Obs!: Hvis du vil legge til nye poster, skriver du inn e-postadressene i adresseboksen i e-postmeldingen når meldingen opprettes. Hvis du vil oppdatere eksisterende data, må e-postadressene til mottakerne lagres som et felt i den underliggende tabellen eller spørringen, eller i en relatert tabell.
Angi dataene du vil samle inn
Når du velger feltene som skal inkluderes i skjemaet, er det ikke nødvendig å inkludere alle felt som finnes i den underliggende tabellen eller spørringen i skjemaet. Følgende betingelser må imidlertid oppfylles:
-
Obligatoriske felt: Felt som er merket med et stjernesymbol (*), er obligatoriske felt. Hvis du samler inn nye poster, vil veiviseren automatisk inkludere alle felt som har obligatorisk egenskap som er satt til Ja. Hvis de nødvendige feltene i en post er tomme, kan ikke Access legge til posten i tabellen.
-
Felttyper som ikke støttes: Du kan ikke inkludere bestemte felttyper i skjemaet, for eksempel Autonummer, Vedlegg, OLE-objekt eller oppslagsfelt med flere verdier.
-
Primærnøkkelfelt: Brukeren vil imidlertid kunne skrive inn en verdi i feltet når poster legges til. svaret vil ikke bli behandlet hvis den angitte verdien allerede er i bruk.
Obs!: Angi en etikett under Feltegenskaper for hvert inkluderte felt, og klikk skrivebeskyttet hvis du ikke vil at brukeren skal endre dataene i dette feltet.
Angi automatisk eller manuell databehandling
Du kan velge en automatisk eller manuell behandling av svar. Automatisk behandling betyr at når du får svarene, arbeider Outlook og Access sammen for å eksportere dataene til måltabellene i databasen. Automatisk behandling kan spare deg for tid og krefter. Manuell behandling betyr bare at du starter eksportoperasjonen for å overføre dataene fra en angitt mappe i Outlook, til måltabellen i Access.
Svar eksporteres til måltabellen så lenge følgende betingelser er oppfylt når svarene kommer til postboksen:
-
Outlook må allerede kjøre på datamaskinen. Hvis Outlook ikke kjører, starter behandlingen neste gang du starter Outlook.
-
Access kan ikke være passordbeskyttet og må ikke være åpen i alenemodus. Navnet eller plasseringen til databasen kan ikke ha blitt endret siden du sendte e-postmeldingen.
-
Navnene på tabellene og spørringene, og egenskapene for feltene som er inkludert i skjemaet, må ikke ha blitt endret siden du sendte e-postmeldingen.
-
Du må ha de nødvendige tillatelsene for å legge til eller oppdatere innholdet i de underliggende tabellene og spørringen.
Obs!: Hvis automatisk behandling mislykkes, kan du prøve å løse eventuelle problemer og deretter eksportere svarene som mislyktes manuelt. Alle svar som kommer til innboksen etter at du har løst problemene, behandles fortsatt automatisk.
Angi egenskaper for å kontrollere automatisk behandling av svar
Hvis du vil angi en annen Outlook-mappe der svar lagres, klikker du mappenavnet på siden Angi hvordan du vil behandle svarene i veiviseren. Velg en annen mappe i dialogboksen Velg mappe , eller klikk Ny for å opprette en ny mappe.
Hvis du klikker Angi egenskaper for å kontrollere automatisk behandling av svar for å endre eller finjustere importinnstillingene, kan du se følgende tabell for informasjon om de tilgjengelige alternativene:
|
Alternativ |
Resultat |
|---|---|
|
Forkast svar fra dem du ikke sendte meldingen til |
Merk av for dette alternativet hvis du bare vil at svarene som ble sendt av de opprinnelige mottakerne av meldingen, skal behandles automatisk. Svar fra andre personer lagres i målmappen, men behandles ikke automatisk. |
|
Godta flere svar fra hver mottaker |
Merk av for dette alternativet hvis du vil at bare det første svaret fra hver mottaker skal behandles automatisk. Andre og påfølgende svar lagres i målmappen, men behandles ikke automatisk. Obs!: Denne innstillingen styrer bare antall svar, og ikke antall poster i ett enkelt svar som behandles. Med andre ord, hvis du sender et InfoPath-skjema, kan en bruker sende deg flere poster i ett enkelt svar, og Access behandler automatisk alle postene i svaret, selv om det ikke er merket av for dette alternativet. |
|
Bare tillat oppdateringer av eksisterende data |
Når mottakere bruker et InfoPath-skjema til å oppdatere data, kan de sende nye poster i tillegg til oppdateringer av eksisterende poster. Merk av for dette alternativet for å behandle bare oppdateringer av eksisterende poster. |
|
Antall svar som skal behandles |
Skriv inn det totale antallet svar (fra alle mottakere) du vil behandle automatisk. Hvis du vil at alle svar skal behandles automatisk, skriver du inn en stor verdi, for eksempel 5000, i tekstboksen. Svar som mottas etter at den angitte verdien er nådd, lagres i målmappen, men behandles ikke automatisk. |
|
Dato og klokkeslett for å stoppe |
Angi når automatisk behandling av svar skal stoppe for denne e-postmeldingen. Svar mottatt etter denne datoen og klokkeslettet lagres i målmappen, men behandles ikke automatisk. |
Hvis du vil endre disse alternativene på et senere tidspunkt, klikker du Behandle svar i Gruppen Samle inn data på fanen Eksterne data. Velg meldingen du vil endre innstillingene for, i dialogboksen Behandle meldinger for datainnsamling, og klikk deretter Meldingsalternativer. Endringene du gjør i dialogboksen, påvirker alle etterfølgende svar som du mottar for denne meldingen.
Behandle svar manuelt
Hvis du vil kontrollere når og hvilke svar som behandles, må du ikke velge alternativet Automatisk prosess. Svarene lagres i en angitt mappe i Outlook til du velger og høyreklikker hvert svar i mappen, og deretter klikker du Eksporter data til Microsoft Access på hurtigmenyen.
I noen tilfeller må du kanskje også behandle svarene som ikke ble behandlet automatisk, manuelt.
Husk følgende før du eksporterer data
-
Access-databasen kan ikke være åpen i alenemodus, og navnet eller plasseringen til databasen må ikke være endret siden du sendte e-postmeldingen.
-
Navnene på tabellene og spørringene, og egenskapene for feltene som er inkludert i skjemaet, må ikke ha blitt endret siden du sendte e-postmeldingen.
-
Du må ha de nødvendige tillatelsene for å legge til eller oppdatere innholdet i de underliggende tabellene og spørringen.
Velg hvordan du vil angi e-postadressene til mottakerne
Hvis du bare samler inn ny informasjon, kan du angi e-postadressene på to måter:
-
Skriv inn e-postadressene enkeltvis i e-postmeldingen i Outlook, eller velg adressene fra en adressebok.
-
Bruk e-postadressefeltet i tabellen eller spørringen for gjeldende Access-database.
Obs!: Når du samler inn data for å oppdatere eksisterende poster, ser du ikke denne dialogboksen, fordi mottakernes e-postadresser først må være tilgjengelige som et felt i databasen.
Skrive inn e-postadressene direkte i Outlook
Hvis du angir mottakerne i Outlook, kan du forhåndsvise og tilpasse meldingen før du sender den. Brødteksten i e-postmeldingen inneholder en kort introduksjon og et skjema. Det anbefales at du ikke gjør endringer i skjemaet. Endringer i skjemastrukturen kan føre til at svaret ikke behandles.
Bruke e-postadressene som er lagret i et felt i databasen
Alternativet for å velge en tilknyttet tabell refererer til tabeller som er relatert. Hvis du vil vise eller redigere tabellrelasjoner i databasen, kan du gå til Databaseverktøy. i Relasjoner-gruppen klikker du Relasjoner
Hvis du vil ha mer informasjon om relasjoner, kan du se artikkelen Veiledning for tabellrelasjoner.
Se gjennom og angi listen over mottakere
Det siste hovedtrinnet innebærer å forhåndsvise og tilpasse e-postmeldingen, finjustere mottakerlisten og deretter sende datainnsamlingsmeldingen.
Opprette og sende e-postmeldingen
Når veiviseren informerer deg om at du nå kan opprette e-postmeldingen, og viser deg hvordan du viser e-poststatus ved hjelp av kommandoen Behandle svar , kan det vises noen advarsler. Tabellen nedenfor beskriver hver advarsel og handlingen du kan utføre for å løse den:
|
Advarselsmelding |
Beskrivelse |
S-olution |
|---|---|---|
|
Noen poster inneholder ikke en gyldig adresse i det angitte e-postadressefeltet. Ingen data returneres for disse radene. |
E-postadressefeltet du valgte, inneholder nullverdier. |
Hvis du vil samle inn data for hver post, avslutter du veiviseren og erstatter nullverdiene med e-postadresser. Start deretter veiviseren på nytt. |
|
Du har for øyeblikket en eksklusiv lås på databasen. automatisk behandling vil mislykkes til låsen frigis. |
Databasen er åpen i alenemodus. |
Hvis du valgte å behandle svarene automatisk, mislykkes behandlingen fordi Access ikke kan legge til eller oppdatere en database som har en eksklusiv lås på seg. Lukk og åpne databasen på nytt i ikke-eksklusiv modus umiddelbart etter at meldingen er sendt |
|
Disse e-postmeldingene kan inneholde data som er konfidensielle eller sensitive. |
Du samler inn data for å oppdatere eksisterende poster, og skjemaet du er i ferd med å sende, fullføres med eksisterende data. |
Hvis noen skjemafelt inneholder sensitive data, går du tilbake til veivisertrinnet der du valgte feltene og fjerner feltene som inneholder sensitive data fra skjemaet |
Når du forhåndsviser og tilpasser meldingen, kan du filtrere e-postadressefeltet og velge mottakerne. Velg e-postadressene du vil bruke, ved å merke av for tilsvarende avmerkingsbokser. Hvis du ser en dialogboks som viser ugyldige e-postadresser, noterer du adressene i listen og klikker Avslutt. Kontroller de ugyldige adressene, foreta nødvendig korrigering, og prøv deretter å sende meldingen på nytt.
