Dit artikel is bedoeld voor formuliersjabloonontwerpers die op hoog niveau inzicht willen hebben in het formulierontwerpproces in Microsoft Office InfoPath. Het bevat een overzicht van de verschillende fasen van het maken en implementeren van een formuliersjabloon en koppelingen naar meer informatie over belangrijke taken. Hoewel u kunt experimenteren en werken op de manier die het beste bij u past, kan het volgen van dit aanbevolen ontwerpproces u op de lange termijn tijd en moeite besparen.
In dit artikel
Fase 1: Plannen
Hoeveel tijd u aan de planning besteedt, is afhankelijk van de complexiteit van uw formuliersjabloon, uw rol in uw organisatie en de processen en vereisten in uw organisatie.
Als uw formuliersjabloon alleen wordt gebruikt door leden van uw directe team, kan de planningsfase zeer informeel zijn. Als uw formuliersjabloon complexer is, is de planningsfase waarschijnlijk een formeler en meer betrokken proces en moet u mogelijk veel belanghebbenden raadplegen. Als uw formuliersjabloon bijvoorbeeld deel uitmaakt van een groter bedrijfsbreed bedrijfssysteem, zoals een onkostendeclaratie of bedrijfsresourceplanningssysteem, moet u waarschijnlijk formele planningsdocumenten maken, zoals functionele specificaties.
In beide gevallen moet u rekening houden met het volgende voordat u begint met het ontwerpen van de formuliersjabloon:
- Gebruikersdoelen Wat moeten uw gebruikers doen met uw formuliersjabloon? Welke scenario's moet u ondersteunen? Hoe meet u succes bij het behalen van de doelstellingen van uw gebruikers?
- Compatibiliteitsoverwegingen Moet uw formuliersjabloon nu of in de toekomst toegankelijk zijn voor gebruikers buiten uw organisatie? Wilt u bijvoorbeeld dat uw formuliersjabloon beschikbaar is op de externe website van uw organisatie voor klanten die InfoPath niet op hun computers hebben geïnstalleerd? Zo ja, dan kunt u een browsercompatibele formuliersjabloon ontwerpen in plaats van een standaardformuliersjabloon, alleen InfoPath. Moeten sommige gebruikers in uw organisatie uw formulier kunnen invullen in InfoPath 2003? Zo ja, dan kunt u een achterwaarts compatibele formuliersjabloon ontwerpen. Wilt u dat gebruikers formulieren kunnen invullen terwijl ze niet op kantoor zijn of op een andere manier offline zijn? Als dat het zo is, kunt u functies toevoegen aan uw formuliersjabloon waarmee deze effectief kan werken in de offlinemodus.
- Bestaande gebruikersformulieren Gebruikt u momenteel Microsoft Office Word-documenten of Microsoft Office Excel-werkmappen om gegevens van gebruikers te verzamelen? Als dat het zo is, kunt u deze bestanden eenvoudig converteren naar InfoPath-formuliersjablonen.
- Integratievereisten Met welke andere producten of technologieën werkt uw formuliersjabloon? U moet bijvoorbeeld de gegevens in uw formuliersjabloon opslaan in een Microsoft SQL Server-database of u kunt het ontwerp van de formuliersjabloon baseren op een webservice, zodat u gegevens kunt verzenden naar een database die niet rechtstreeks wordt ondersteund door InfoPath.
- Vereisten voor gebruikersinterface Moet u voldoen aan de richtlijnen voor corporate branding? Hoe wilt u dat uw formuliersjabloon eruit moet zien? Welk type besturingselementen gaat u gebruiken en hoe gaat u deze organiseren?
- Procesvereisten Maakt uw formuliersjabloon deel uit van een groter bedrijfsproces, zoals het goedkeuren van een onkostendeclaratie? Zo ja, wat voor weergaven hebt u nodig en hoe implementeert u de regels die bepalen hoe de gegevens door de organisatie worden verplaatst en worden verwerkt door verschillende personen en bedrijfssystemen? Profiteert u van werkstroomfuncties in andere programma's, zoals Microsoft Office SharePoint Server 2007? Is voor de formuliersjabloon beheerde code of script vereist? Zo ja, gebruikt u interne ontwikkelaars of wordt dit werk uitbesteed?
- Vereisten voor gegevensopslag Wat wilt u doen met de gegevens in gebruikersformulieren? Als gebruikers bijvoorbeeld snel formuliergegevens heen en weer moeten kunnen verzenden en u de gegevens niet opnieuw hoeft te gebruiken, kunt u e-mailberichten gebruiken om de gegevens op te slaan. Als gebruikers de formuliergegevens moeten kunnen openen en delen, kunt u verzamelingen van gerelateerde InfoPath-formulieren opslaan in bibliotheken op een server waarop Microsoft Windows SharePoint Services wordt uitgevoerd. Als gebruikers toegang moeten hebben tot de formuliergegevens in andere bedrijfstoepassingen of -systemen, zoals onkostendeclaratie of boekhoudtoepassingen, kunt u de gegevens opslaan in bedrijfsdatabases. Dit wordt vaak bereikt door de formuliersjabloon te verbinden met een webservice, die fungeert als intermediair tussen de formuliersjabloon en de database of het bedrijfssysteem.
- Beveiligingsvereisten Met wat voor beveiligingsuitdagingen en beveiligingsproblemen hebt u te maken? Moet uw formuliersjabloon worden geïnstalleerd op de computers van gebruikers of hebben uw gebruikers toegang tot de sjabloon vanuit een netwerkresource? Wilt u dat gebruikers hun formulieren of bepaalde gegevenssets digitaal ondertekenen in hun formulieren? Verbindt u de formuliersjabloon rechtstreeks met een database of gebruikt u gegevensbestanden in gegevensverbindingsbibliotheken, die doorgaans worden beheerd door een beheerder?
- Testvereisten Welk proces gaat u gebruiken om het uiterlijk en gedrag van uw formuliersjabloon te testen? Moet u een formeel testplan maken?
- Implementatievereisten Hoe wilt u uw formuliersjabloon delen met anderen? Waar publiceert u de formuliersjabloon? Als u deze wilt publiceren naar een server waarop InfoPath Forms Services wordt uitgevoerd, wilt u het dan publiceren naar een bibliotheek of als site-inhoudstype? Hoe stelt u gebruikers op de hoogte van de beschikbaarheid van de formuliersjabloon? Wat is uw plan om nieuwe versies van formuliersjablonen uit te brengen?
- Onderhoudsvereisten Wilt u formuliersjablonen, gebruikersformulieren of beide archiveren? Hoe lang moet u de gegevens bewaren? Welk soort archiverings- en gegevensretentiebeleid is vereist voor uw organisatie?
Naar boven
Fase 2: Ontwerp
Nadat u de planningsfase hebt voltooid, kunt u beginnen met het ontwerpproces. U wordt aangeraden de volgorde van de onderstaande taken te volgen bij het ontwerpen van uw formuliersjabloon. U kunt echter afwijken van de bestelling indien nodig. U kunt bijvoorbeeld liever gegevensvalidatie, voorwaardelijke opmaak en regels definiëren voor besturingselementen wanneer u deze besturingselementen toevoegt aan uw formuliersjabloon, in plaats van dit later in het ontwerpproces te doen.
- Stap 1: de formuliersjabloon maken
- Stap 2: de hoofdgegevensbron maken of opgeven
- Stap 3: Indeling definiëren
- Stap 4: besturingselementen toevoegen
- Stap 5: Gegevensverbindingen toevoegen
- Stap 6: gegevensvalidatie, regels en andere functies voor bedrijfslogica toevoegen
- Stap 7: aangepaste weergaven maken
- Stap 8: Verzendgedrag inschakelen
- Stap 9: beveiligingsfuncties inschakelen
- Stap 10: Uiterlijk en gedrag testen
Stap 1: de formuliersjabloon maken
Wanneer u een formuliersjabloon maakt, moet u mogelijk een bestaand formulier, zoals een Word document of Excel-werkmap, importeren in InfoPath of compatibiliteitsinstellingen opgeven voor de formuliersjabloon, zodat de resulterende formulieren kunnen worden ingevuld in InfoPath 2003 of in een webbrowser. De meeste van deze opties zijn beschikbaar in het dialoogvenster Een formuliersjabloon ontwerpen. Als u bijvoorbeeld een formuliersjabloon wilt ontwerpen die kan worden geopend en ingevuld in Microsoft Office InfoPath of een browser, kunt u het selectievakje Alleen browsercompatibele functies inschakelen in het dialoogvenster Een formuliersjabloon ontwerpen.
De volgende bronnen bevatten aanvullende informatie over het proces voor het maken van een formuliersjabloon.
| Klik op | Om dit te doen |
|---|---|
| Inleiding op InfoPath Forms Server | Meer informatie over de servertechnologie waarmee u een formuliersjabloon kunt maken die kan worden geopend en ingevuld in een browser. |
| Inleiding in browsercompatibele formuliersjablonen | Meer informatie over browsercompatibele formuliersjablonen, die kunnen worden geopend of ingevuld in InfoPath, in een browser of op een mobiel apparaat. Een browsercompatibele formuliersjabloon kan worden ingeschakeld voor gebruik in een browser wanneer deze wordt gepubliceerd naar een server waarop InfoPath Forms Services wordt uitgevoerd, door u of door een farmbeheerder voor de server. |
| De compatibiliteitsinstellingen voor een formuliersjabloon opgeven | Kies een compatibiliteitsinstelling voor een formuliersjabloon of wijzig de bestaande compatibiliteitsinstelling. Met deze instelling wordt bepaald welke InfoPath-functies en -besturingselementen beschikbaar zijn bij het ontwerpen van uw formuliersjabloon. Als u bijvoorbeeld het selectievakje Browsercompatibele functies alleen inschakelen inschakelt in het taakvenster Een formuliersjabloon ontwerpen , worden in InfoPath besturingselementen en functies die niet werken in formuliersjablonen met browserfuncties verborgen of uitgeschakeld. |
| Een Excel-werkmap converteren naar een InfoPath-formuliersjabloon | Een formuliersjabloon maken op basis van een bestaande Microsoft Office Excel-werkmap. |
| Een Word-document converteren naar een InfoPath-formuliersjabloon | Een formuliersjabloon maken op basis van een bestaand Microsoft Office Word-document. |
Stap 2: de hoofdgegevensbron maken of opgeven
Alle formuliersjablonen zijn gebaseerd op een gegevensbron, waarin de verzamelde gegevens in een formulier worden opgeslagen. Deze gegevensbron kan een bedrijfsdatabase, een webservice of een bestaand XML-bestand zijn dat in uw organisatie wordt gebruikt om gegevens te standaardiseren, zoals een XML-schemabestand (.xsd). Als u geen bestaande gegevensbron hebt, kunt u InfoPath er een laten maken terwijl u besturingselementen toevoegt aan uw formuliersjabloon.
U kunt een weergave van de gegevensbron voor uw formuliersjabloon weergeven in het taakvenster Gegevensbron :
Wanneer u de formuliersjabloon voor het eerst maakt, moet u bepalen welke van de volgende benaderingen u wilt gebruiken:
- De gegevensbron in InfoPath laten maken Als u een lege formuliersjabloon maakt, maakt InfoPath de gegevensbron voor u terwijl u besturingselementen aan de formuliersjabloon toevoegt. Dit kan handig zijn wanneer u een formuliersjabloon ontwerpt die informeel wordt gebruikt door leden van een klein team, wanneer u geen toegang hebt tot een bestaande gegevensbron in uw organisatie of wanneer u de gegevens die u buiten het formulier verzamelt, niet hoeft op te slaan. Dit kan ook handig zijn wanneer u formulieren deelt in een SharePoint-bibliotheek of in een e-mailbericht en u informatie uit het formulier wilt weergeven in kolommen in de bibliotheek of in een InfoPath Forms-map in plaats van deze op te slaan in een database of een andere externe locatie.
- Een bestaande gegevensbron gebruiken Als u het ontwerp van de formuliersjabloon baseert op een bestaande gegevensbron, zoals een database of webservice, brengt InfoPath een hoofdgegevensverbinding met die gegevensbron tot stand. Een formuliersjabloon kan slechts één hoofdgegevensverbinding bevatten. Later in het ontwerpproces kunt u gegevensverbindingen maken met secundaire gegevensbronnen om keuzelijsten met externe gegevens te vullen of formuliergegevens naar meer dan één gegevensbron te verzenden. Zie 'Stap 5: gegevensverbindingen toevoegen' verderop in dit artikel voor meer informatie over secundaire gegevensbronnen.
De volgende bronnen bevatten aanvullende informatie waarmee u kunt bepalen welk type gegevensbron u wilt gebruiken en wanneer u extra gegevensverbindingen aan uw formuliersjabloon moet toevoegen.
| Klik op | Om dit te doen |
|---|---|
| Gegevensbronnen | Meer informatie over de gegevensbronnen waarmee InfoPath kan werken en hoe deze worden weergegeven in het taakvenster Gegevensbron . |
| Inleiding tot gegevensverbindingen | Meer informatie over gegevensverbindingen. Dit zijn dynamische koppelingen tussen een formulier en een gegevensbron waarin gegevens voor dat formulier worden opgeslagen of verstrekt. |
| Een formuliersjabloon ontwerpen met behulp van de instellingen in een gegevensverbindingsbibliotheek | Baseer het ontwerp van uw formuliersjabloon op een algemeen gegevensverbindingsbestand dat is opgeslagen in een gegevensverbindingsbibliotheek op een Office SharePoint Server 2007-site. In dit bestand wordt informatie opgeslagen over een verbinding met een gegevensbron, zoals een Access-database, een spreadsheet of een tekstbestand. |
Stap 3: Indeling definiëren
De meeste formuliersjablonen bevatten ten minste één indelingstabel. Dit is een framework voor het ordenen en rangschikken van formulierinhoud, waaronder besturingselementen, secties van een formulier, logo's en andere typen afbeeldingen.
U vindt kant-en-klare indelingstabellen in het taakvenster Indeling :
In de volgende bronnen vindt u aanvullende informatie over de opties voor het ontwerpen van visuele elementen voor uw formuliersjabloon.
| Klik op | Om dit te doen |
|---|---|
| Inleiding in de indeling van formuliersjablonen | Meer informatie over indelingstabellen, waarmee u elementen op een formuliersjabloon kunt uitlijnen en over besturingselementen die worden gebruikt voor indelingsdoeleinden. |
| Een kleurenschema toepassen | Meer informatie over het automatisch toepassen van gecoördineerde kleuren op bepaalde items in uw formuliersjabloon. |
| Een afbeelding invoegen en positioneren | Meer informatie over het invoegen van een afbeelding, zoals een bedrijfslogo of masthead, in een formuliersjabloon. |
Stap 4: besturingselementen toevoegen
Met besturingselementen kunnen gebruikers gegevens invoeren en selecteren in de formuliersjabloon. Ze kunnen ook worden gebruikt om gegevens weer te geven uit bestaande gegevensbronnen, zoals databases of webservices. Nadat u de indeling van de formuliersjabloon hebt gemaakt, kunt u elk gewenst besturingselement invoegen in uw formuliersjabloon. Het taakvenster Besturingselementen biedt toegang tot alle besturingselementen die beschikbaar zijn in InfoPath, inclusief aangepaste besturingselementen die zijn toegevoegd aan het taakvenster, zoals ActiveX-besturingselementen of sjabloononderdelen.
U kunt een besturingselement toevoegen aan uw formuliersjabloon door op de naam ervan te klikken in de lijst Besturingselementen invoegen of door het vanuit het taakvenster naar de werkruimte van de formuliersjabloon te slepen. Afhankelijk van het type besturingselement dat u aan uw formuliersjabloon toevoegt, kunnen gebruikers tekst in tekstvelden typen, gegevens in herhalende besturingselementen weergeven, selecties maken uit keuzerondjes en selectievakjes, vermeldingen uit lijsten kiezen en op opdrachtknoppen klikken om opdrachten uit te voeren. De gegevens die gebruikers in een besturingselement invoeren, worden opgeslagen in de gegevensbron van het formulier.
De volgende bronnen bieden aanvullende informatie over het gebruik van besturingselementen in InfoPath.
| Klik op | Om dit te doen |
|---|---|
| Kennismaking met besturingselementen | Meer informatie over de verschillende typen besturingselementen die beschikbaar zijn in InfoPath. |
| Een sjabloononderdeel ontwerpen voor gebruik in meerdere formuliersjablonen | Meer informatie over het invoegen en bijwerken van sjabloononderdelen. Met sjabloononderdelen kunt u een consistent ontwerp voor een verzameling formuliersjablonen bereiken. U kunt bijvoorbeeld sjabloononderdelen maken voor handtekeningsecties. Naast het hergebruik van besturingselementen en indeling kunt u regels, voorwaardelijke opmaak en gegevensvalidatie opnieuw gebruiken. |
Stap 5: Gegevensverbindingen toevoegen
Alle formuliersjablonen hebben een primaire gegevensbron, die de hoofdgegevensbron wordt genoemd. Als u een formuliersjabloon ontwerpt op basis van een externe gegevensbron, zoals een database of webservice, maakt InfoPath de hoofdgegevensbron op basis van die externe gegevensbron. Als u een lege formuliersjabloon ontwerpt, maakt InfoPath ook de hoofdgegevensbron voor u terwijl u besturingselementen aan uw formuliersjabloon toevoegt.
Terwijl u uw formuliersjabloon ontwerpt, kunt u ook gegevensverbindingen toevoegen aan een of meer secundaire gegevensbronnen. Een secundaire gegevensbron is een XML-gegevensbestand, database of webservice die wordt gebruikt door een formulier voor de vermeldingen in een keuzelijst of voor scriptacties. Hiermee kunt u keuzelijsten en andere besturingselementen vullen met gegevens buiten de formuliersjabloon, zoals gegevens die zich in een SQL Server database of SharePoint-lijst bevinden. U kunt ook gegevensverbindingen toevoegen aan secundaire gegevensbronnen wanneer gebruikers gegevens moeten indienen bij meer dan één externe gegevensbron.
De volgende bronnen bieden aanvullende informatie over secundaire gegevensverbindingen en waarvoor ze worden gebruikt in InfoPath.
| Klik op | Om dit te doen |
|---|---|
| Inleiding tot gegevensverbindingen | Meer informatie over wat een gegevensverbinding is en hoe u een verbinding gebruikt om gegevens op te halen en te verzenden uit een database, webservice of andere gegevensbron. Als teamprojecten bijvoorbeeld worden weergegeven op een SharePoint-site, kunt u een gegevensverbinding met die lijst maken, zodat de projectnamen in een keuzelijst op het formulier worden weergegeven. |
| Een gegevensverbinding toevoegen aan een SharePoint-documentbibliotheek of -lijst | Voeg een secundaire gegevensverbinding toe aan uw formuliersjabloon waarmee u gegevens uit een bibliotheek of lijst kunt opvragen of gegevens kunt verzenden naar een bibliotheek op een server waarop Windows SharePoint Services wordt uitgevoerd. |
| Een gegevensverbinding toevoegen aan een Microsoft SQL Server-database | Voeg een secundaire gegevensverbinding toe aan uw formuliersjabloon waarmee een query wordt uitgevoerd op een SQL Server-database. |
| Een gegevensverbinding toevoegen aan een webservice | Voeg een secundaire gegevensverbinding toe aan uw formuliersjabloon waarmee u gegevens kunt opvragen of verzenden naar een webservice. |
| Een gegevensverbinding toevoegen met behulp van instellingen in een verbindingsbibliotheek | Voeg een secundaire gegevensverbinding toe aan uw formuliersjabloon met behulp van een gegevensverbindingsbestand dat is opgeslagen in een gegevensverbindingsbibliotheek op een Office SharePoint Server 2007-site. In dit bestand wordt informatie opgeslagen over een verbinding met een gegevensbron, zoals een Access-database, een spreadsheet of een tekstbestand. |
| Waarden uit een webservice gebruiken om een keuzelijst, vervolgkeuzelijst of keuzelijst met invoervak te vullen | Vul een keuzelijst, vervolgkeuzelijst of keuzelijst met invoervak in met gegevens uit een secundaire gegevensverbinding met een webservice. |
| Waarden uit een SQL Server-database gebruiken om een keuzelijst, vervolgkeuzelijst of keuzelijst met invoervak te vullen | Vul een keuzelijst, vervolgkeuzelijst of keuzelijst met invoervak in met gegevens uit een querygegevensverbinding met een Microsoft SQL Server-database. |
| Een secundaire gegevensverbinding configureren voor gebruik offline | Configureer de formuliersjabloon zo dat formulieren op basis van de formuliersjabloon gegevens uit een secundaire gegevensverbinding in de cache opslaan wanneer gebruikers het formulier invullen. Dit is handig wanneer gebruikers geen netwerkverbinding hebben of wanneer de externe gegevensbron voor het formulier anders niet beschikbaar is. In deze scenario's worden in InfoPath de gegevens in de cache in het formulier weergegeven en blijft het formulier werken zoals verwacht voor de gebruiker. |
Stap 6: gegevensvalidatie, regels en andere functies voor bedrijfslogica toevoegen
Het is belangrijk om waar mogelijk de kosten te verlagen en de efficiëntie in uw bedrijf te verhogen. U kunt bedrijfslogicafuncties in uw formuliersjabloon gebruiken om kostbare fouten bij het invoeren van gegevens te voorkomen en om acties in het formulier van de gebruiker te automatiseren. Wanneer u InfoPath-functies gebruikt, zoals gegevensvalidatie, voorwaardelijke opmaak en regels, kunt u voorwaarden en acties definiëren waarmee automatisch taken worden uitgevoerd die zijn gebaseerd op gebeurtenissen, zoals het openen of sluiten van een formulier, of op waarden die zijn ingevoerd in uw formuliersjabloon.
De volgende resources bevatten aanvullende informatie die het bereik van bedrijfslogicafuncties in InfoPath illustreren.
| Klik op | Om dit te doen |
|---|---|
| Gegevensvalidatie toevoegen, wijzigen of verwijderen | Fouten automatisch detecteren wanneer de gebruiker een formulier invult. Door gegevensvalidatie toe te voegen aan besturingselementen in uw formuliersjabloon, kunt u ervoor zorgen dat de gegevens die u verzamelt nauwkeurig en consistent zijn en dat deze voldoen aan alle standaarden die al in uw bedrijf worden gebruikt. |
| Voorwaardelijke opmaak op een formuliersjabloon toepassen | Verberg of pas opmaak toe op een besturingselement, op basis van voorwaarden die zich in het formulier voordoen. U kunt voorwaardelijke opmaak gebruiken om automatisch vet, onderstrepen, cursief, doorhalen, tekstkleur en achtergrondkleur toe te passen op besturingselementen. U kunt ook voorwaardelijke opmaak gebruiken om te bepalen of een besturingselement zichtbaar is in het formulier wanneer gebruikers het invullen, of het besturingselement is uitgeschakeld of dat gebruikers bepaalde besturingselementen kunnen toevoegen of verwijderen, zoals optionele secties. |
| Een regel toevoegen | Voeg regels toe die een dialoogvenster weergeven, de waarde van een veld instellen, een query uitvoeren op of verzenden naar een gegevensverbinding, schakelen tussen weergaven of een formulier openen of sluiten als reactie op bepaalde gebeurtenissen en voorwaarden die zich in het formulier voordoen. |
| Een formule toevoegen aan een besturingselement | Voeg formules toe waarmee gegevens worden berekend, specifieke datums en tijden in een besturingselement worden weergegeven of de waarden worden weergegeven die gebruikers invoeren in een besturingselement in een ander besturingselement. |
| De bedrijfslogica in een formuliersjabloon zichtbaar maken | Gebruik het dialoogvenster Logic Inspector om alle gegevensvalidatie-instellingen, berekende standaardwaarden, regels en programmeerfuncties te controleren die zijn gekoppeld aan uw formuliersjabloon. Zo voorkomt u het tijdrovende proces van het afzonderlijk openen van elk besturingselement om deze instellingen te controleren. |
De functies voor bedrijfslogica in InfoPath zijn alles wat u nodig hebt voor de meeste formuliersjablonen. Als uw formuliersjabloon echter aanvullende functies vereist die niet beschikbaar zijn in InfoPath, kunt u code gebruiken om aangepaste functies te maken. Als u een script wilt schrijven, kunt u de Microsoft Script Editor (MSE) gebruiken om Microsoft JScript- of Microsoft Visual Basic Scripting Edition-code (VBScript) te maken, bewerken en fouten op te sporen. Als u beheerde code wilt schrijven, kunt u Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA) gebruiken om Visual Basic- of Visual C#-code te maken, bewerken en fouten op te sporen. Als u microsoft Visual Studio 2005 hebt, kunt u bovendien functies voor infopath-ontwerpmodus integreren in de Visual Studio 2005-ontwikkelomgeving door Microsoft Visual Studio 2005 Tools voor het 2007 Microsoft Office System op uw computer te downloaden en te installeren. Vervolgens kunt u Visual Studio 2005 openen, een InfoPath-formuliersjabloonproject maken en ontwerpmodusfuncties gebruiken om uw formuliersjabloon te ontwerpen. Zie de InfoPath Developer Portal op de WEBSITE van Microsoft Developer Network (MSDN) voor informatie over het downloaden van Microsoft Visual Studio 2005 Tools voor het 2007 Microsoft Office-systeem.
Stap 7: aangepaste weergaven maken
Elke InfoPath-formuliersjabloon heeft een standaardweergave, die wordt weergegeven wanneer gebruikers voor het eerst een formulier openen op basis van uw formuliersjabloon.
U kunt het taakvenster Weergaven gebruiken om aanvullende weergaven van uw formuliersjabloon te ontwerpen:
Wanneer u een nieuwe weergave ontwerpt, herhaalt u meestal het proces van het invullen van het formulier, het toevoegen van besturingselementen en het toevoegen van gegevensvalidatie of andere functies.
Door verschillende weergaven van de formuliersjabloon te maken, kunnen gebruikers de gegevens in het formulier op verschillende manieren bekijken. Dit voorkomt dat u meerdere formuliersjablonen voor hetzelfde bedrijfsproces moet ontwerpen. In een formuliersjabloon die wordt gebruikt voor het verwerken van verzekeringsclaims, kunt u bijvoorbeeld één weergave maken voor polishouders, een tweede weergave voor verzekeringsagenten en een derde weergave voor verzekeringsregelaars. Elk van deze weergaven is aangepast aan het type gebruiker dat gegevens invoert. U kunt ook aangepaste afdrukweergaven ontwerpen die uitsluitend worden gebruikt voor het afdrukken van het formulier.
Weergaven moeten eenvoudig en relatief duidelijk zijn. Als u echter speciale instructies wilt doorgeven aan uw gebruikers, moet u mogelijk hulp in uw weergave inbouwen. U kunt bijvoorbeeld een speciale Help-weergave maken voor uw formuliersjabloon en vervolgens een knop toevoegen aan de standaardweergave waarop gebruikers kunnen klikken om toegang te krijgen tot de Help-weergave.
De volgende resources bevatten aanvullende informatie over weergaven.
| Klik op | Om dit te doen |
|---|---|
| Een weergave toevoegen of verwijderen | Meer informatie over het toevoegen, beheren en verwijderen van weergaven. |
| Een specifieke InfoPath-weergave maken van een browsercompatibele formuliersjabloon | Meer informatie over het maken van twee weergaven van een browsercompatibele formuliersjabloon voor twee typen gebruikers. Een weergave is voor gebruikers die de formuliersjabloon openen in een webbrowser. De andere weergave wordt uitsluitend gebruikt door gebruikers die InfoPath op hun computers hebben geïnstalleerd. Deze alleen-InfoPath-weergave wordt nooit weergegeven in een webbrowser. Daarom kunt u in deze weergave InfoPath-functies gebruiken die niet worden ondersteund in browsercompatibele formuliersjablonen, zoals gebruikersrollen of hoofd-/detailbesturingselementen. |
| Een optimale weergave voor afdrukken ontwerpen | Meer informatie over het ontwerpen van een afdrukweergave voor uw formuliersjabloon en andere technieken voor het maken van afdrukvriendelijke formuliersjablonen. |
| Aangepaste Help-informatie aan een formuliersjabloon toevoegen | Meer informatie over het ontwerpen van een Help-weergave voor uw formuliersjabloon en andere technieken voor het weergeven van aangepaste instructietekst voor gebruikers. |
Stap 8: Verzendgedrag inschakelen
Wanneer u formuliersjablonen ontwerpt om gegevens te verzamelen als onderdeel van een groter bedrijfsproces, blijven die gegevens meestal niet in de formulieren die gebruikers invullen. In plaats daarvan worden de formuliergegevens verplaatst van het formulier naar de volgende fase in het bedrijfsproces, meestal naar een externe gegevensbron, zoals een database of webservice. Een werknemer kan bijvoorbeeld InfoPath gebruiken om een onkostendeclaratieformulier in te vullen en dat formulier vervolgens in te dienen bij een webservice waar het formulier kan worden verwerkt.
Als u opgeeft waar de gegevens in de formuliersjabloon moeten worden verzonden, kunt u de nauwkeurigheid en efficiëntie van uw bedrijfsprocessen vergroten, omdat u hiermee meer controle over deze processen kunt uitoefenen. Voordat gebruikers hun formuliergegevens kunnen indienen, zorgt InfoPath ervoor dat de gegevens in de formulieren geldig zijn en kunnen de gebruikers ongeldige gegevens corrigeren. Met deze functie kunt u ervoor zorgen dat alleen geldige gegevens naar de externe gegevensbron worden verzonden.
In de volgende bronnen wordt uitgelegd hoe u uw formuliersjabloon zo ontwerpt dat formuliergegevens worden verzonden naar een locatie van uw keuze.
| Klik op | Om dit te doen |
|---|---|
| Inleiding tot het indienen van formuliergegevens | Meer informatie over het verzenden van formuliergegevens naar een specifieke locatie, zoals een database of webservice. |
| Formuliergegevens bij verschillende locaties indienen | Secundaire gegevensverbindingen en regels ontwerpen waarmee formuliergegevens naar verschillende locaties worden verzonden wanneer gebruikers op de knop Verzenden in hun formulier klikken. |
Stap 9: beveiligingsfuncties inschakelen
Gebruik het bestaande beveiligingsbeleid van uw organisatie als basis voor alle keuzes die u maakt over de beveiliging van uw formuliersjablonen en de bijbehorende formulieren.
Als u browsercompatibele formuliersjablonen maakt, moet u er rekening mee houden dat een aantal factoren van invloed is op de beveiliging van gegevens die zijn opgeslagen op servers waarop InfoPath Forms Services wordt uitgevoerd. Sommige worden beheerd door u en andere worden beheerd door uw beheerder, die de persoon is die gebruikersaccounts instelt en beheert, machtigingen toewijst en gebruikers helpt met netwerk- of servertoegangsproblemen. Mogelijk moet u contact opnemen met de beheerder om de juiste opties voor uw formuliersjabloon in te stellen.
In de volgende bronnen wordt uitgelegd hoe u uw formuliersjabloon ontwerpt met het oog op beveiliging.
| Klik op | Om dit te doen |
|---|---|
| Beveiligingsoverwegingen voor formuliersjablonen en formulieren | Lees meer over enkele aanbevolen procedures voor het beveiligen van formuliersjablonen en formulieren, en overwegingen over serverbeveiliging. |
| Beveiligingsniveaus van InfoPath-formulieren | Meer informatie over de drie verschillende beveiligingsniveaus voor formulieren: Beperkt, Domein en Volledig vertrouwen. Beveiligingsniveaus bepalen of een formulier toegang heeft tot gegevens in andere domeinen of toegang heeft tot bestanden en instellingen op de computer van een gebruiker. |
| Het vereiste beveiligingsniveau voor een formuliersjabloon instellen | Overschrijf de standaardbeveiligingsinstelling, die door InfoPath automatisch wordt geselecteerd op basis van de functies in uw formuliersjabloon. |
| Inleiding in digitale handtekeningen | Meer informatie over digitale handtekeningen in InfoPath en overwegingen voor het gebruik ervan in formuliersjablonen met browser. Als u een formulier ondertekent, wordt een gebruiker geverifieerd als de persoon die het formulier heeft ingevuld en zorgt u ervoor dat de inhoud van het formulier niet wordt gewijzigd. |
Stap 10: Uiterlijk en gedrag testen
Uw testplan is afhankelijk van de complexiteit van uw formuliersjabloon en van bestaande beleidsregels binnen uw organisatie voor het implementeren van formuliersjablonen. Uw testplan kan net zo eenvoudig zijn als het bekijken van een voorbeeld van de formuliersjabloon om het gedrag en het uiterlijk van formulieren te testen op basis van uw formuliersjabloon. Bij het implementeren van een formuliersjabloon op een grotere schaal kan grondiger, formeel testen nodig zijn. U kunt bijvoorbeeld bruikbaarheidstests uitvoeren of testimplementaties plannen met een steekproef van gebruikers.
De meest eenvoudige testpass is meestal het bekijken van een voorbeeld van de formuliersjabloon in het voorbeeldvenster in InfoPath. In het venster Voorbeeld kunt u uw formulier weergeven zoals het wordt weergegeven voor gebruikers en gegevens invoeren in de besturingselementen om hun functionaliteit te testen. Hiermee kunt u de uitlijning en opmaak van besturingselementen controleren. U kunt ook de functionaliteit van de besturingselementen in uw formulier testen. U kunt bijvoorbeeld gegevens invoeren in besturingselementen om ervoor te zorgen dat gegevensvalidatie, formules, regels en gegevensverbindingen werken zoals u verwacht. In het venster Voorbeeld moet u er ook voor zorgen dat uw formuliersjabloon vrij is van typfouten en redactionele inconsistenties en controleert u of deze er visueel goed uitziet.
Tip
U kunt het voorbeeldvenster ook gebruiken voor eenvoudige, iteratieve tests van besturingselementen en formuliergedrag tijdens het ontwerpen van uw formuliersjabloon.
Hoewel u veel van het testen zelf kunt uitvoeren, moet u deze voordat u uw formuliersjabloon publiceert en distribueert, testen met gebruikers om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan hun verwachtingen. Idealiter publiceert u een testformuliersjabloon en distribueert u deze naar een kleine steekproef van gebruikers. Op deze manier kunt u feedback vragen van echte gebruikers over de algehele bruikbaarheid van uw formuliersjabloon. Vervolgens kunt u de benodigde wijzigingen aanbrengen voordat u de formuliersjabloon publiceert naar een breder publiek.
In de volgende resource wordt uitgelegd hoe u het taakvenster Ontwerpcontrole gebruikt om uw formuliersjabloon te testen.
| Klik op | Om dit te doen |
|---|---|
| Inleiding in het taakvenster Ontwerpcontrole | Meer informatie over het taakvenster Ontwerpcontrole en hoe u dit kunt gebruiken om de functionaliteit van uw formuliersjabloon te testen. |
Naar boven
Fase 3: Implementeren
Het implementeren van een formuliersjabloon omvat het publiceren van de formuliersjabloon, het inschakelen voor gebruik op het web (alleen voor browsercompatibele formuliersjablonen) en het op de hoogte stellen van de beschikbaarheid van de formuliersjabloon. Als u van plan bent om uw formuliersjabloon op de computers van gebruikers te installeren, kan het publicatieproces ook het maken van een speciaal installatiebestand omvatten. U kunt formuliersjablonen publiceren op veel locaties, waaronder e-maildistributielijsten en servers waarop InfoPath Forms Services of Windows SharePoint Services worden uitgevoerd.
Als u van plan bent om een browsercompatibele formuliersjabloon te publiceren op een server waarop InfoPath Forms Services wordt uitgevoerd, moet u de formuliersjabloon in de browser inschakelen naast het publiceren ervan. In veel gevallen kunt u deze stap tijdens het publicatieproces uitvoeren door een selectievakje in te schakelen in de wizard Publiceren. Als uw formuliersjabloon echter bepaalde functies bevat, zoals beheerde code, kunt u de formuliersjabloon niet zelf in de browser inschakelen. In plaats daarvan moet u de formuliersjabloon opslaan op een gedeelde locatie en vervolgens een farmbeheerder laten weten dat deze beschikbaar is voor revisie. De farmbeheerder kan vervolgens controleren of de formuliersjabloon vrij is van fouten en waarschuwingen, deze uploaden naar een locatie op de webfarm en deze vervolgens activeren in een siteverzameling op de server.
De volgende resources beschrijven het publicatieproces en wat dit inhoudt.
| Klik op | Om dit te doen |
|---|---|
| Inleiding tot het publiceren van een formuliersjabloon | Bepaal hoe en waar u uw formuliersjabloon wilt publiceren. |
| Een formuliersjabloon publiceren op een server waarop InfoPath Forms Services | Publiceer een browsercompatibele formuliersjabloon die kan worden ingevuld in InfoPath of op het web. Door dit artikel te lezen, kunt u ook bepalen of u een formuliersjabloon in de browser kunt inschakelen of dat u een farmbeheerder nodig hebt om deze stap voor u uit te voeren. |
| Een formuliersjabloon publiceren op een server waarop Microsoft Windows SharePoint Services | Een formuliersjabloon publiceren naar een bibliotheek, een locatie op een SharePoint-site waar een verzameling bestanden wordt beheerd. U kunt ook een formuliersjabloon publiceren als site-inhoudstype, waarmee u meerdere formuliersjablonen kunt toewijzen aan één bibliotheek of de formuliersjabloon kunt toewijzen aan meerdere bibliotheken in een siteverzameling. |
| Een formuliersjabloon publiceren naar een lijst met geadresseerden van e-mailberichten | Distribueer de formuliersjabloon in een e-mailbericht naar uw gebruikers. De wizard Publiceren maakt een e-mailbericht met een kopie van de formuliersjabloon en het formulier dat is gebaseerd op de formuliersjabloon. Wanneer gebruikers het e-mailbericht openen, kunnen ze het formulier rechtstreeks in de hoofdtekst van het e-mailbericht invullen. |
| Een formuliersjabloon met volledig vertrouwen publiceren | Gebruik de wizard Publiceren om installatiebestanden te maken, zodat u volledig vertrouwde formuliersjablonen op de computers van gebruikers kunt installeren. Een formulier kan alleen worden uitgevoerd met volledig vertrouwen als de bijbehorende formuliersjabloon digitaal is ondertekend met een vertrouwd basiscertificaat of als de formuliersjabloon op de computer van de gebruiker is geïnstalleerd met behulp van een installatieprogramma zoals Microsoft Windows Installer (.msi-bestand). |
Naar boven
Fase 4: Onderhouden
Het onderhouden van een formuliersjabloon omvat het zo nodig bijwerken van de formuliersjabloon en het uitbrengen van nieuwe versies. Het is ook een goed idee om periodiek feedback van gebruikers te vragen over de bruikbaarheid van uw ontwerp. Voldoet de formuliersjabloon nog steeds aan hun behoeften of zijn deze behoeften gewijzigd?
Wanneer u een formuliersjabloon publiceert die u hebt gewijzigd, kan InfoPath zowel de formuliersjabloon (xsn-bestand) als bestaande formulieren (.xml bestanden) die op die formuliersjabloon zijn gebaseerd, bijwerken. Wanneer gebruikers een bestaand formulier openen, downloaden ze automatisch de meest recente kopie van de formuliersjabloon en worden hun formuliergegevens bijgewerkt zodat deze overeenkomen met die versie. Standaard vervangt InfoPath automatisch de oudere versie van de formuliersjabloon door de nieuwste versie. U kunt de updatemethode kiezen die u wilt gebruiken voor het bijwerken van bestaande gebruikersformulieren.
Als u een farmbeheerder bent voor een server waarop InfoPath Forms Services wordt uitgevoerd en u een nieuwe versie van een door de beheerder goedgekeurde formuliersjabloon moet uploaden, kunt u bepalen hoe de overgang tussen de bestaande versie en de bijgewerkte versie plaatsvindt. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de formuliersjabloon te vervangen door een latere versie zonder gegevensverlies te veroorzaken voor gebruikers die momenteel uw formulier invullen in een browser. Als u een overtuigende reden hebt, zoals een beveiligingsoplossing, kunt u ervoor kiezen om de formuliersjabloon onmiddellijk te overschrijven.
Als u een bestaand sjabloononderdeel wilt bijwerken, opent u het, voert u de benodigde wijzigingen aan, slaat u het sjabloononderdeel op en distribueren u het vervolgens opnieuw aan formulierontwerpers. Nadat formulierontwerpers de nieuwste versie van het sjabloononderdeel hebben toegevoegd aan het taakvenster Besturingselementen , kunnen ze deze gebruiken in hun formuliersjablonen. Als ze een formuliersjabloon openen die een oudere versie van het sjabloononderdeel bevat, vraagt InfoPath hen om dat sjabloononderdeel bij te werken met de nieuwste versie.
In de volgende bronnen wordt in meer detail beschreven hoe u formuliersjablonen en sjabloononderdelen wijzigt en bijwerkt.
| Klik op | Om dit te doen |
|---|---|
| Inleiding in het bijwerken van bestaande formuliersjablonen | Ontdek hoe InfoPath een formuliersjabloon en eventuele bijbehorende gebruikersformulieren bijwerken. Lees meer over overwegingen voor het bijwerken van formuliersjablonen met browser en over technieken om gegevensverlies in bestaande gebruikersformulieren te voorkomen. |
| Een gepubliceerde formuliersjabloon wijzigen | Meer informatie over het aanbrengen van wijzigingen in een gepubliceerde formuliersjabloon, het wijzigen van een werkende kopie van de formuliersjabloon en het opnieuw publiceren van de werkkopie naar de oorspronkelijke publicatielocatie. |
| Een gepubliceerde formuliersjabloon verplaatsen naar een nieuwe documentbibliotheek | Een formuliersjabloon en eventuele bestaande formulieren efficiënt van de ene bibliotheek naar de andere verplaatsen. Nadat u bijvoorbeeld uw formuliersjabloon hebt geïmplementeerd, moet u mogelijk uw formuliersjabloon verplaatsen naar een server met meer capaciteit, zodat meer gebruikers tegelijkertijd formulieren kunnen invullen. |
| Een gegevensverbinding wijzigen of verwijderen | Gegevensverbindingen wijzigen of verwijderen uit uw formuliersjabloon. Mogelijk moet u dit doen als de externe gegevensbronnen voor uw formuliersjabloon veranderen. |
| Bronbestanden in een formuliersjabloon toevoegen, verwijderen of bijwerken | Bestanden beheren die zijn toegevoegd aan een formuliersjabloon ter ondersteuning van de functionaliteit van de bijbehorende formulieren. U moet bijvoorbeeld een HTML-bestand toevoegen dat wordt gebruikt om informatie weer te geven in een aangepast taakvenster of een XML-bestand wijzigen dat wordt gebruikt om items in een lijst weer te geven. |
| Een bestaand sjabloononderdeel wijzigen | Het ontwerp van een bestaand sjabloononderdeel wijzigen. |
Naar boven
Fase 5: Archief
Organisaties archiveren vaak formuliersjablonen en formulieren als laatste stap in de levenscyclus van het formulierontwerp. Als u een bepaalde formuliersjabloon niet meer nodig hebt, kunt u deze buiten gebruik stellen en een digitale kopie van de formuliersjabloon voor uw records bewaren. Daarnaast kunt u de gegevens behouden die zijn verzameld in formulieren die zijn gebaseerd op die formuliersjabloon.
Veel organisaties volgen strikte richtlijnen met betrekking tot de langetermijnopslag en het bewaren van gegevens in archieven. Een organisatie kan bijvoorbeeld worden verplicht om transactierecords van klanten gedurende een bepaald aantal jaren te bewaren. De archiefrichtlijnen in uw organisatie kunnen worden gebaseerd op intern beleid, naleving van regelgeving of beide. Als onderdeel van het planningsproces moet u erachter komen wat uw beleid is.
De formuliersjabloon archiveren
Als u een farmbeheerder bent voor een server waarop InfoPath Forms Services wordt uitgevoerd, kunt u formuliersjablonen met browser buiten gebruik stellen wanneer deze verouderd raken. U kunt bijvoorbeeld een enquêteformuliersjabloon buiten gebruik stellen wanneer de enquête is voltooid. Om bibliotheken actueel en overzichtelijk te houden, moet u ervoor zorgen dat formuliersjablonen die niet meer worden gebruikt, buiten gebruik worden gesteld en dat u een beleid hebt voor het controleren en upgraden van bestaande formuliersjablonen.
Als u van plan bent om een formuliersjabloon met browserfunctionaliteit buiten gebruik te stellen die nog steeds wordt gebruikt, moet u een geleidelijke upgrade uitvoeren of de formuliersjabloon beëindigen om te voorkomen dat huidige sessies worden beëindigd, wat kan leiden tot gegevensverlies en een abrupte onderbreking voor gebruikers die het formulier invullen.
Het is ook een goed idee om het bronbestand voor de formuliersjabloon (het XSN-bestand) te archiveren in een versiebeheerprogramma of een ander type bestandsbeheeroplossing dat uw organisatie gebruikt. Zo zorgt u ervoor dat u en uw organisatie beschikken over een record van de formuliersjabloon die u kunt gebruiken bij het verwijzen naar archieven van formulieren en formuliergegevens, en in het geval u de formuliersjabloon wilt herstellen of bijwerken.
Formulieren en formuliergegevens archiveren
Als uw organisatie Gebruikmaakt van Office SharePoint Server 2007, kunt u voltooide, servergebaseerde formulieren (.xml bestanden) archiveren door deze te converteren naar webpagina's. Het gearchiveerde formulier kan worden opgeslagen in dezelfde bibliotheek waarin het oorspronkelijke formulier zich bevindt of het kan worden verplaatst naar een andere locatie volgens de richtlijnen van uw organisatie.
Opmerking
Wanneer u een formulier converteert naar een webpagina, kan het resulterende bestand enigszins afwijken van het oorspronkelijke bestand. U moet de resultaten van de conversie controleren om er zeker van te zijn dat deze voldoet aan uw behoeften. Als er bijvoorbeeld een gegevensverbinding met een secundaire gegevensbron is gebruikt om een keuzelijst in het formulier in te vullen, ziet u niet alle keuzelijstwaarden in het gearchiveerde formulier. In plaats daarvan ziet u alleen de waarde die de gebruiker heeft opgegeven bij het invullen van het formulier.
In InfoPath kunt u een formulier archiveren door het te openen en te exporteren naar een van de volgende indelingen:
- Pdf (Portable Document Format) PDF is een elektronische bestandsindeling met vaste indeling die de documentopmaak behoudt en het delen van bestanden mogelijk maakt. De PDF-indeling zorgt ervoor dat wanneer het bestand online wordt bekeken of afgedrukt, het de exacte indeling behoudt die u had bedoeld en dat gegevens in het bestand niet eenvoudig kunnen worden gekopieerd of gewijzigd.
- XML Paper Specification (XPS) XPS is een elektronische bestandsindeling die de documentopmaak behoudt en het delen van bestanden mogelijk maakt. De XPS-indeling zorgt ervoor dat wanneer het bestand online wordt bekeken of afgedrukt, het de exacte indeling behoudt die u hebt bedoeld en dat gegevens in het bestand niet eenvoudig kunnen worden gekopieerd of gewijzigd.
U kunt alleen opslaan als een PDF- of XPS-bestand vanuit een 2007 Microsoft Office-systeemprogramma nadat u een invoegtoepassing hebt geïnstalleerd. Zie Bestanden in de bestandsindelingen PDF en XPS afdrukken, delen en beveiligen voor meer informatie.
U kunt een ingevuld formulier ook exporteren als webpagina, in MHTML-indeling (Single File Web Page). Met dit bestandstype kunnen personen de inhoud van het formulier bekijken (maar niet wijzigen) in een browser.
Naar boven