Gebruik de sjabloon Access-taakbeheerdatabase om een groep werkitems bij te houden die u of uw team moet uitvoeren. U kunt ook zoeken naar taakgegevens en deze filteren, kolommen weergeven of verbergen, e-mailberichten verzenden en een plattegrond maken van de adressen van eigenaren van een taak.
Wilt u een video bekijken over het gebruik van deze sjabloon? Zie dit artikel, De databasesjabloon Taakbeheer gebruiken.
Opmerking
De databasesjabloon Taakbeheer is de afgelopen jaren bijgewerkt. Deze instructies verwijzen naar de nieuwste versie van de sjabloon die kan worden gedownload. Als de onderstaande stappen niet overeenkomen met wat u ziet, gebruikt u waarschijnlijk een oudere versie van de sjabloon.
De database gebruiken
In dit artikel worden de basisstappen behandeld voor het gebruik van de databasesjabloon Taakbeheer.
De database voorbereiden voor gebruik
- Wanneer u de database voor het eerst opent, wordt het welkomstformulier weergegeven. Als u wilt voorkomen dat dit formulier wordt weergegeven wanneer u de volgende keer de database opent, schakelt u het selectievakje Welkom weergeven bij openen van de database uit .
Sluit het welkomstformulier om de database te gebruiken. - Als u wilt controleren of alle database-inhoud is ingeschakeld, klikt u op de berichtenbalk op Deze inhoud inschakelen.
Zie het artikel Bepalen of u een database kunt vertrouwen voor meer informatie over het inschakelen van database-inhoud.
Een taak of contactpersoon zoeken
Met het vak Snelzoeken kunt u snel een taak zoeken op het formulier Takenlijst of een contactpersoon in het formulier Lijst met contactpersonen .
- Typ de tekst die u wilt zoeken in het vak Snelzoeken en druk op Enter.
De lijst wordt gefilterd en geeft alleen de records weer die de tekst bevatten die u zoekt. Als u wilt teruggaan naar de volledige lijst, klikt u op De huidige zoekopdracht wissen. (Het is de X in het zoekvak.)
De takenlijst filteren
Op het formulier Takenlijst kunt u de lijst met taken filteren en uw favoriete filters opslaan voor toekomstig gebruik.
- Pas de filters toe door met de rechtermuisknop op het formulier te klikken en de gewenste filters te selecteren.
- Klik op Filter opslaan.
- Voer een naam en beschrijving in voor het filter op het formulier Filterdetails en klik op Sluiten.
- Gebruik het vak Favorieten filteren om een opgeslagen filter toe te passen, of klik op (Filter wissen) om het filter te verwijderen.
Kolommen weergeven of verbergen
In de formulieren Takenlijst en Lijst met contactpersonen zijn sommige velden (kolommen) standaard verborgen. U wijzigt als volgt welke velden worden weergegeven:
- Klik op Velden weergeven/verbergen.
- Schakel in het dialoogvenster Kolommen zichtbaar maken het selectievakje in naast elke kolom die u wilt weergeven. Schakel het selectievakje uit om de kolom te verbergen.
Taak of contactgegevens weergeven
In de formulieren Taakgegevens en Contactgegevens kunt u meer informatie over een item bekijken en invoeren. Ga als volgt te werk om het formulier Taakgegevens of het formulier Contactgegevens weer te geven:
- Klik op het formulier Taakgegevens of Contactgegevens op Openen naast het item dat u wilt zien.
Bijlagen toevoegen
Op de formulieren Taakgegevens en Contactgegevens kunt u afbeeldingen en andere bijlagen toevoegen.
- Klik onder het afbeeldingskader op het formulier Taakgegevens op Bijlagen toevoegen of verwijderen.
Klik onder het afbeeldingskader op het formulier Contactgegevens op Afbeelding bewerken. - Klik in het dialoogvenster Bijlagen op Toevoegen.
- Blader in het dialoogvenster Bestand kiezen naar de map die het bestand bevat.
- Selecteer het bestand dat u wilt toevoegen en klik op Openen.
- Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK.
Opmerking
U kunt meerdere bestanden bijvoegen voor elk item, waaronder verschillende bestandstypen zoals documenten of spreadsheets.
Contactpersonen toevoegen vanuit Microsoft Outlook
Als u Microsoft Outlook gebruikt, kunt u contactpersonen of eigenaren van taken vanuit dat programma toevoegen zonder de informatie opnieuw te typen.
- Klik op het formulier Lijst met contactpersonen op Toevoegen uit Outlook.
- Selecteer in het dialoogvenster Toe te voegen namen de namen die u aan de database wilt toevoegen.
- Klik op Toevoegen en klik op OK.
Een plattegrond van het adres van een contactpersoon weergeven
Als u op het formulier met contactgegevens een adres voor de contactpersoon hebt ingevoerd, kunt u een plattegrond van die locatie weergeven:
- Klik op Klik om te kaarten.
Rapporten weergeven
De takendatabase bevat verschillende rapporten, zoals Actieve taken, Taakgegevens, Adresboek met contactpersonen en meer. U geeft als volgt een rapport weer:
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster onder Rapporten op het rapport dat u wilt weergeven.
U kunt uw eigen, aangepaste rapporten maken. Zie het artikel Een eenvoudig rapport maken voor meer informatie.
De databasesjabloon Taakbeheer wijzigen
Pas de database Taken aan door een nieuw veld toe te voegen aan de tabel Taken en dat veld vervolgens toe te voegen aan het formulier Takenlijst , het formulier Taakgegevens en het rapport Taakgegevens .
Een veld toevoegen aan de tabel Taken
- Sluit alle geopende tabbladen.
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel Taken .
- Schuif naar rechts totdat u de kolom Nieuw veld toevoegen ziet. Dubbelklik op de kolomkop en typ de veldnaam.
De eerste keer dat u gegevens in de kolom invoert, wordt het gegevenstype automatisch ingesteld.
Velden toevoegen aan formulieren of rapporten
Zodra u een veld hebt toegevoegd aan een tabel, kunt u dit vervolgens toevoegen aan een formulier of rapport.
- Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier of rapport en klik vervolgens op Indelingsweergave.
- Klik op het tabblad Opmaak in de groep Besturingselementen op Bestaande velden toevoegen.
- Sleep het gewenste veld van de lijst met velden naar het formulier of rapport.