Je bent nu offline; er wordt gewacht tot er weer een internetverbinding is

Het ontwerp en het instellen van een adreslijst voor Afdruk samenvoegen in Word

De ondersteuning voor Office 2003 is beëindigd

De ondersteuning voor Office 2003 is door Microsoft beëindigd op 8 april. Deze wijziging heeft gevolgen voor software-updates en beveiligingsopties. Meer informatie over wat voor gevolgen dit voor u heeft en hoe u beveiligd blijft.

BELANGRIJK: Dit artikel is vertaald door middel van automatische vertalingssoftware van Microsoft en is mogelijk nabewerkt door de Microsoft Community via CTF-technologie (Community Translation Framework) of door een menselijke vertaler. Microsoft biedt zowel automatisch vertaalde, door mensen vertaalde en door de community nabewerkte artikelen aan, zodat er in meerdere talen toegang is tot alle artikelen in onze Knowledge Base. Een vertaald of bewerkt artikel kan fouten bevatten in vocabulaire, syntaxis of grammatica.. Microsoft is niet verantwoordelijk voor eventuele onjuistheden, fouten of schade ten gevolge van een foute vertaling van de inhoud van een bericht of het gebruik van deze vertaalde berichten door onze klanten.

De Engelstalige versie van dit artikel is de volgende: 294688
Zie voor een Microsoft Word 2000-versie van dit artikel: 212322.
Samenvatting
Dit artikel beschrijft de aanvaardbare indelingen voor een adreslijst voor Afdruk samenvoegen en bevat suggesties en vragen die nuttig zijn op uw computer als u een adreslijst maken.

Ontwerpen van een gegevensbron

In Microsoft Word, kunt u een nieuwe adreslijst in de Wizard Afdruk samenvoegen. Als u "Stap 3: adressen selecteren" in de wizard kiest, vindt u de optie een nieuwe lijst typen . Deze optie maakt uw adreslijst.

Een andere manier voor het maken van een adreslijst is uit een Word-tabel. U kunt ook een database-achtige indeling gebruiken zoals een tekstbestand waarin velden worden gescheiden door komma's of tabs en records worden gescheiden door alineamarkeringen.

In een adreslijst, wordt elke informatiecategorie, zoals Achternaam, een veld genoemd. De set velden die informatie over een persoon, wordt een record genoemd.

Aandachtspunten bij het ontwerpen van een gegevensbron

Voordat u een adreslijst maakt, moet u beslissen welke informatie u wilt opnemen en hoe u wilt die informatie gebruiken en het ontwerpen van de database. Dit bespaart u tijd en werk later.

Hebben sommige records meer informatie dan andere?

Sommige van je gegevensrecords wellicht meer informatie dan andere records. Sommige posten kunnen bijvoorbeeld een bedrijfsnaam, afdeling, titel en maximaal drie regels voor het adres. Andere posten kunnen alleen een naam, een straat van één regel en een derde op een lijn met de stad, provincie en postcode.

Elke gegevensrecord moet hetzelfde aantal velden hebben in de adreslijst. Ontwerp uw adreslijst, zodat er voldoende velden zodat ze overeenkomen met de record met de meeste velden. U hoeft niet te Vul elk veld in de record; u kunt sommige velden leeg laten. Word wordt automatisch onderdrukt lege records.

Wilt u de gegevens sorteren?

Als u van plan bent om uw gegevens te sorteren, moet u het rangschikken zodat u de gegevens op basis van bepaalde criteria kunt sorteren. Bijvoorbeeld, worden de stad, provincie en postcode meestal afgedrukt op dezelfde regel van een adresetiket, zodat u kunt alle gegevens in hetzelfde veld bevatten. Als u alle gegevens in hetzelfde veld, kunt u de records op basis van de staat of de postcode niet sorteren. In dit geval, scheidt u elk stukje informatie in een afzonderlijk veld.

Hetzelfde geldt als u wilt uw gegevens sorteren op de laatste namen van de geadresseerden. In dit geval moet u de achternamen en voornamen van de scheiden in afzonderlijke velden.

Wilt u de gegevens in een bepaald veld op verschillende manieren gebruiken?

In een brief, de eerste regel van het interieur adres meestal een Beleefdheidstitel en de volledige naam van de geadresseerde bevat. De aanhef mogen alleen de Beleefdheidstitel Titel, achternaam of alleen de voornaam. Als u de titel, voornaam en achternaam in afzonderlijke velden plaatst, kunt u hetzelfde veld af te drukken van de laatste naam in zowel het adres en de aanhef. U kunt een veld ook gebruiken voor de volledige titel en naam in de binnenste adres en een tweede veld voor de titel en de laatste naam in de aanhef.

Wilt u de lijst met adressen gebruiken voor verschillende samenvoegdocumenten?

U kunt een enkele adreslijst met elke soort en het nummer van de belangrijkste documenten samenvoegen. Bij het instellen van een adressenlijst afdrukken van standaardbrieven, plan de adresgegevens zodat u dezelfde gegevensbron gebruiken kunt om de adressen op adresetiketten en enveloppen afdrukken.

Hoeveel velden (items) hebt u voor elke record (de collectie van de stukjes informatie)

Als u een paar stukjes informatie voor elke record hebt, kunt u de Wizard Afdruk samenvoegen (in het menu Extra ) in Word. Hiermee kunt u toegang krijgen tot het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen kunt u uw adreslijst instellen.

Er is een beperking van 255 velden in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen . Als het aantal velden dat groter is dan deze waarde, geen gebruik van Afdruk samenvoegen. In plaats daarvan gebruikt u een van de volgende opties:
  • Microsoft Excel als gegevensbron gebruikt. De maximale numberof gegevensvelden in een Excel-werkblad is 256.
  • Microsoft Access-database gebruiken als uw gegevensbron.
  • Een door tabs gescheiden tekstbestand of een door komma's gescheiden textfile als gegevensbron gebruiken.
Afdruk samenvoegen prestaties verslechteren als het aantal velden in de koptekst rij wordt verhoogd. De configuratie van uw computer en het beschikbare geheugen kan ook het aantal velden dat u in uw gegevensdocument invoegen kunt beperken.

De header-record (rij) mag geen spaties bevatten. Elk koptekstveld is beperkt tot 40 tekens en moet beginnen met een letter. Elk volgende teken moet een letter, een getal of het onderstrepingsteken zijn. Alle header-velden moeten worden ingevuld. Merk op dat de beperkingen die hier worden beschreven, verschillende in sommige taalversies van Word zijn.

Gegevens in tabellen of alinea's ordenen

Bij het indelen van uw gegevens in een tabel moet een kolom voor elke veldnaam die u wilt gebruiken in de tabel bevatten. De eerste rij van de tabel wordt de veldnamenrij; elke volgende rij bevat de gegevens voor een record.

Hoewel u tekst teruglopen in elke cel, wordt deze correct afgedrukt. Hier volgt een lijst met items te overwegen wanneer u een bestaande adreslijst als gegevensbron gebruikt:
  • Tenzij u een aparte veldnamenbestand gebruikt, zorg ervoor dat theheader record de eerste record (rij met cellen) in de adreslijst is. Controleer surethat er zijn geen spaties, tekst of lege regels voor de veldnamenrecord. Theheader record mag geen spaties bevatten. Elk koptekstveld is beperkt tot 40characters en moet beginnen met een letter. Elk volgende teken moet aletter, een getal of het onderstrepingsteken zijn. Alle koptekstvelden moet filledin.
  • Zorg ervoor dat het aantal velden in elke datarecord is gelijk aan het nummer van de veldnamen in de veldnamenrecord. Als een record doesnot informatie voor een bepaald veld, laat u de cel voor die fieldblank.
  • Plaats de gegevens in de records met gegevens in de sameorder, van links naar rechts, de corresponderende veldnamen in de veldnamenrecord.De volgorde van de kolommen in de adreslijst is niet belangrijk, omdat youwill bepalen de positie van uw gegevens in de maindocument voor Afdruk samenvoegen.

Ontwerpen van een adreslijst die veel velden bevat

Het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen maakt u een adreslijst (.mdb) voor het gegevensbestand. In Microsoft Word is het maximum aantal velden van het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen 255. een nieuwe database maken in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen , als volgt te werk:
  1. Microsoft Word 2002

    Klik op Brieven en verzendlijstenin het menu Extra en klik vervolgens op Wizard Afdruk samenvoegen.

    Microsoft Office Word 2003

    Klik op Brieven en verzendlijstenin het menu Extra en klik vervolgens op Afdruk samenvoegen.

    Microsoft Office Word 2007 en Word 2010

    Klik op Afdruk samenvoegen startenop het tabblad Verzendlijsten en klik op de Wizard Afdruk samenvoegen Step by Step.

    Volg de stappen in de Wizard Afdruk samenvoegen naar ' stap 3: SelectRecipients. " Dit is waar u uw adreslijst instellen.
  2. Klik op een nieuwe lijst typen.
  3. Klik op maken. Het dialoogvenster Nieuwe adreslijst wordt weergegeven. Typ in het dialoogvenster de addressinformation voor elke record. Als er geen informatie voor een bepaald veld, laat u het vak leeg. Standaard wordt lege velden overgeslagen zodat de samenvoegbewerking notaffected wordt als lege items in het gegevensformulier. De verzameling van gegevens in de eachform vormt één gegevensrecord.
  4. Nadat u de informatie voor een record, klikt u op Nieuw item verplaatsen naar de volgende record. Als u een record verwijdert, klikt u op Item verwijderen. Naar een specifieke record wilt zoeken, klikt u op Item zoeken. Als u wilt filteren of sorteren van records, klikt u op filteren en sorteren.

    Opmerking Als u uw adreslijst aanpassen wilt, klikt u op aanpassen. In het dialoogvenster Adreslijst aanpassen , u kunt toevoegen, verwijderen, hernoemen en de samenvoegvelden rangschikken.
  5. Klik op sluitenin het dialoogvenster Nieuwe adreslijst .
  6. Typ de naam die u wilt geven uw gegevensbron in het vak bestandsnaam in het dialoogvenster Adreslijst opslaan , andthen klikt u op Opslaan.
  7. Wijzigingen die u aanbrengt in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen en klik vervolgens op OK.
U hebt nu een nieuw adres gemaakt en klaar bent om door te gaan naar de volgende stap van de Wizard Afdruk samenvoegen. Deze stap is uw brief schrijven.

Voor meer informatie over het maken van een standaardbrief, klikt u op het volgende artikel in de Microsoft Knowledge Base:
294683 Afdruk samenvoegen gebruiken om standaardbrieven te maken in Word 2002 en nieuwere versies van Word
Als u meer dan 255 velden in uw adreslijst, kan geen Word de gegevens in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen te organiseren. In plaats daarvan kunt u instellen uw gegevens als afzonderlijke alinea in een Word document. De header-record en elke gegevensrecord moeten eindigen met een alineamarkering die het recordscheidingsteken gegevens. Elke veldnaam in de veldnamenrecord en elk veld in de record moeten worden gescheiden door een tab-teken of een komma, het veldscheidingsteken is. Als een van de velden leeg is, moet u een scheidingsteken voor het lege veld opnemen.

Als u een adreslijst uit een database of spreadsheet-programma gebruikt, kunt u deze gegevens exporteren naar een ASCII-tekstindeling gescheiden door komma's of tabs. Of u kunt mogelijk de database koppelen met behulp van ODBC, DDE- of een conversieprogramma. Als u gegevens wilt naar een ASCII-indeling exporteren en Word niet automatisch de velden en records scheidingstekens herkent, vraagt Word u de scheidingstekens selecteren wanneer u de lijst met adressen voor het eerst gebruikt. Wanneer u een lijst met adressen in deze indeling in Word instelt, moet u een alineamarkering gebruiken als het recordscheidingsteken gegevens en een tab-teken of een komma als veldscheidingsteken gegevens.

Naast de algemene voorschriften voor het organiseren van een lijst met adressen, de volgende regels ook van toepassing op adreslijsten die zijn ingesteld als gewone tekst:
  • Druk op ENTER om het einde van elke gegevensrecord met een alineamarkering.Zorg ervoor dat er geen extra alineamarkeringen tussen of na de datarecords zijn. Een lege alinea's (lege regels) Word geïnterpreteerd als emptyrecords.
  • Gebruik het scheidingsteken voor dezelfde velden in de header-record en de record. Bijvoorbeeld, niet u tabtekens in de headerrecord en komma's in de gegevensrecords gebruiken. Omdat tekst in gegevensvelden kan includecommas, is het raadzaam om tabtekens te gebruiken.
  • Als er een gegevensrecord bevat geen gegevens voor op een specifiek gegevensveld, twee tabtekens of twee komma's om aan te geven theempty-veld invoegen. Voeg een tweede veldscheidingsteken geen als het gegevensveld thelast in de gegevensrecord.
  • Het veld plaats tussen aanhalingstekens als de fieldcontains van de gegevens een van de volgende tekens:
    • Een tab-teken of een komma, als u dat hetzelfde teken gebruikt om de velden te scheiden
    • Een regeleinde of een alineamarkering
    • Een teken dat u hebt opgegeven als het lijstscheidingsteken in de internationale sectie van Het Configuratiescherm van Microsoft Windows
  • Als gegevens in een gegevensveld aanhalingstekens bevat (""), typ tweemaal de tekens ("" ""). Wanneer informatie uit de gegevens ismerged, worden slechts één paar aanhalingstekens afgedrukt.

Bepalen wanneer u een afzonderlijke koptekst-bron gebruiken

In de meeste gevallen is het handig om de naam van het veld voor elk gegevensveld in de eerste rij of de record van de adreslijst. U kunt echter de veldnamen in de bron van een afzonderlijke koptekst weergeven om de volgende redenen:
  • U kunt de dezelfde kop- en rij veldnamen mergedata uit diverse bronnen zonder te herhalen of de koprij wijzigen ineach adreslijst of wijzigen van de namen van samenvoegvelden in de maindocument.
  • Soms een adreslijst uit een ander programma wordt notinclude een veldnamenrecord of veldnamen in de veldnamenrecord komen niet overeen met de veldnamen van de themerge in uw hoofddocument. U kunt een afzonderlijke koptekst-bron die de veldnamen die youspecify bevat als u niet kunt wijzigen of een headerrecord in de lijst met adressen toevoegen (bijvoorbeeld omdat de adreslijst alleen-lezen is).

De knop 'Open veldnamenbestand Afdruk samenvoegen' toe te voegen

Als u een afzonderlijke koptekst bron gebruikt, moet u zowel het veldnamenbestand als de adreslijst voordat u het hoofddocument met de adreslijst kunt samenvoegen.

Voor het gebruik van een veldnamenbestand voor Afdruk samenvoegen in Word, moet u de knop Openen veldnamenbestand voor Afdruk samenvoegen in Word toevoegen aan de werkbalk Afdruk samenvoegen . Volg hiertoe de stappen uit voor de versie van Word die u gebruikt.
Word 2002 of Word 2003
  1. Wijs werkbalkenaan in het menu Beeld en klik vervolgens op Afdruk samenvoegen. De werkbalk Afdruk samenvoegen wordt weergegeven.
  2. Klik op aanpassenin het menu Extra .
  3. Selecteer Alle opdrachten in de lijst categorie op het tabblad opdrachten .
  4. Selecteer in de lijst opdrachten en sleep MailMergeOpenHeaderSource naar de werkbalk Afdruk samenvoegen .
  5. Klik op sluiten om het dialoogvenster aanpassen te sluiten.
Word 2007
Voor het gebruik van een veldnamenbestand in een Word-samenvoegbewerking in Word 2007, moet u de knop Openen veldnamenbestand voor Afdruk samenvoegen in Word toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang.
  1. Klik in Word op de Microsoft Office-knop.
  2. Klik op Opties voor Word.
  3. Klik op aanpassen.
  4. Klik in het dialoogvenster Kies opdrachten uit op Alle opdrachten.
  5. Klik op Open veldnamenbestand voor Afdruk samenvoegenen klik vervolgens op toevoegen.
  6. Klik op OK.
Word 2010


Voor het gebruik van een veldnamenbestand in een Word Afdruk samenvoegen in Word 2007, het veldnamenbestand voor Afdruk samenvoegen openen knop toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang.

  1. Kies Opties in het tabblad bestand .
  2. Kies het lint aanpassen.
  3. Onder Kies opdrachten uitop Alle opdrachtenvervangen Populaire opdrachten .
  4. Klik op Open veldnamenbestand voor Afdruk samenvoegenen klik vervolgens op toevoegen.
    Opmerking: mogelijk moet u een nieuw tabblad toevoegen voordat u de opdracht toevoegt aan het lint.
  5. Klik op OK.


U ontwerpt een veldnamenbestand

Wanneer u een veldnamenbestand opgeeft, moet u de volgende regels:
  • Het nummer van de veldnamen in het veldnamenbestand moet equalthe aantal gegevensvelden in de adreslijst.
  • Veldnamen in het veldnamenbestand moeten worden vermeld in de sameorder als de bijbehorende gegevens in de adreslijst.
  • Gebruik dezelfde veldscheidingsteken (een tabteken of een acomma) voor zowel het veldnamenbestand als de adreslijst.
  • Als uw hoofddocument al samenvoegvelden bevat, usethe dezelfde samenvoegvelden in het veldnamenbestand. Als u niet, mustreplace u de samenvoegvelden in het hoofddocument doet dit en overeenkomen met de veldnamen in de bron van de theheader. Nadat u een veldnamenbestand opgeeft, kunt u deze net als youedit de adreslijst bewerken.

Met behulp van een veldnamenrecord uit een andere adreslijst

Als u een lijst met adressen die een veldnamenrecord bevat, kunt u deze als een veldnamenbestand. Bijvoorbeeld, als u een adreslijst in verschillende documenten heeft overtreden, kunt u de veldnamen in de veldnamenrecord van de eerste lijst met adressen. Geef de eerste lijst van het adres als het veldnamenbestand tijdens het samenvoegen van andere adreslijsten die geen een veldnamenrecord. Geef elk van de resterende adreslijsten op zijn beurt.

Word de gegevensrecords uit de eerste lijst worden genegeerd en alleen de veldnamenrecord gebruikt.

Gegevenstypen die u met Afdruk samenvoegen gebruiken kunt

U kunt vrijwel elk type informatie uit een gegevensbron samenvoegen, waaronder de volgende samenvoegen:
  • Tekst en getallen
  • Afbeeldingen waarvoor u een grafische filterinstalled hebt


    Opmerking Als de afbeeldingen zijn opgenomen in een lijst met adressen uit een programother dan Word, moet u het bestand converteren met behulp van een formatconverter bestand.
  • Objecten die zijn gemaakt in programma's die ondersteuning bieden voor objecten (OLE), andembedding koppelen zoals Equation Editor
  • Word-velden met een resultaat, zoals een veld {=} (formule)
Wilt u andere gegevens dan tekst of getallen toevoegen aan een adreslijst die u in Word hebt gemaakt, moet u de lijst met adressen weergeven in een venster met de opdracht openen in het menu bestand . Of open de adreslijst in het oorspronkelijke programma waarin het document is gemaakt. Plaats de gegevens in de juiste kolom en rij van de tabel adres lijst.

Typen gegevens die u niet kunt gebruiken.

U kunt tekst of afbeeldingen die zijn opgenomen in een frame in de adreslijst niet samenvoegen. U kunt echter de samenvoegvelden in kaders plaatsen. Als u de documenten samenvoegt, worden de tekst en afbeeldingen uit de adreslijst in het frame geplaatst.
Mailmerge WD2003 WD2007 OfficeKBHowTo inf-gegevensbron

Waarschuwing: dit artikel is automatisch vertaald

Eigenschappen

Artikel-id: 294688 - Laatst bijgewerkt: 02/08/2014 23:48:00 - Revisie: 4.0

Microsoft Word 2010, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Word 2002 Standard Edition

  • kbhowtomaster kbmerge kbmt KB294688 KbMtnl
Feedback
dy>