Alles over goedkeuringswerkstromen

SharePoint werkstromen kunnen u helpen uw bedrijfsprocessen te automatiseren, waardoor ze consistenter en efficiënter worden. Met de werkstroom Goedkeuring kunt u documenten en andere items die zijn opgeslagen in SharePoint naar een of meer personen voor hun goedkeuring.

Opmerking: SharePoint 2010-werkstromen zijn sinds 1 augustus 2020 voor nieuwe tenants verwijderd uit bestaande tenants op 1 november 2020. Als u SharePoint 2010-werkstromen gebruikt, raden we u aan te migreren naar Power Automate of andere ondersteunde oplossingen. Zie SharePoint 2010 workflow retirement voormeer informatie.

Zie Informatie over de werkstromen die zijn opgenomen in SharePointvoor meer informatie.

Belangrijk: De werkstroom Goedkeuring is standaard niet geactiveerd en wordt niet weergegeven in de keuzelijst Een werkstroomsjabloon selecteren van het associatieformulier. Als u deze beschikbaar wilt maken voor gebruik, moet een sitebeheerder deze activeren op het niveau van de siteverzameling. Ga naar Site-instellingen >siteverzamelingsfuncties > de functie Werkstromen activeren. Daarnaast biedt SharePoint 2013 deze werkstroomsjablonen op basis van SharePoint 2010 compatibiliteitsmodus. Als u een op SharePoint 2013 gebaseerde werkstroom met vergelijkbare logica wilt maken, gebruikt u SharePoint Designer 2013.

Als u alleen een goedkeuringswerkstroomtaak hoeft te voltooien    Schuif omlaag naar het segment Voltooien en vouw het uit. Mogelijk hebt u momenteel geen van de andere segmenten nodig.

Vergelijking van een handmatig proces met een geautomatiseerde werkstroom

SharePoint werkstromen zijn:

  • Efficiënt en consistent    Met een goedkeuringswerkstroom wordt het document of item automatisch gerouteerd, worden revisietaken toegewezen en wordt de voortgang bijgehouden en worden waar nodig herinneringen en meldingen naar u toe verzendt. De activiteit in een werkstroom kan worden gecontroleerd en aangepast vanaf een centrale statuspagina en de geschiedenis van gebeurtenissen in een werkstroom wordt 60 dagen na voltooiing bijgehouden.

  • Minder werk voor u    Een goedkeuringswerkstroom bespaart u en uw collega's tijd en problemen en stroomlijnt en standaardiseert uw goedkeuringsproces.

Hier is een diagram van een zeer eenvoudige versie van de werkstroom Goedkeuring.

Schema van een eenvoudige goedkeuringswerkstroom

De informatie in dit artikel wordt weergegeven in tien uitbreekbare segmenten.

Klik hier voor een paar tips om het beste uit dit artikel te krijgen

Als u alleen een goedkeuringswerkstroomtaak hoeft te voltooien    Schuif omlaag naar het segment Voltooien en vouw het uit. Mogelijk hebt u momenteel geen van de andere segmenten nodig.

Als u werkstromen wilt toevoegen, starten, controleren en onderhouden    Als u nog niet bekend bent met deze taken, is het misschien handig om dit artikel te lezen, segment per segment, de eerste keer dat u een werkstroom ontwerpt en toevoegt. Zodra u bekend bent met de informatie en de indeling van het artikel, kunt u rechtstreeks naar het segment gaan dat u nodig hebt bij eventuele retourbezoeken.

Goedkeuring en publicatie van inhoud    Mogelijk hebt u lijsten of bibliotheken waarin u wilt dat nieuwe items en/of nieuwe versies van huidige items worden gecontroleerd op de nauwkeurigheid van de inhoud, of op de juistheid van hun formulier en stijl, voordat ze zichtbaar worden gemaakt voor iedereen die toegang heeft tot de lijst. Dit soort controleproces wordt inhoudsgoedkeuring genoemd en u kunt een goedkeuringswerkstroom gebruiken om de goedkeuring van inhoud in een lijst of bibliotheek te beheren. (Er is ook een zeer vergelijkbare werkstroom publicatiegoedkeuring, die speciaal is gemaakt voor gebruik in SharePoint-sites die webpagina's publiceren naar internet.)

Een woord over het afdrukken van dit artikel    Dit is een lang artikel. Als u alleen geselecteerde segmenten wilt afdrukken, moet u ervoor zorgen dat alleen deze segmenten worden uitgebouwd wanneer u afdrukt. (Als u de volledige afbeeldingen in de afgedrukte kopie wilt opnemen, kunt u ook afdrukken in liggende afdrukstand en niet in staande afdrukstand.)

En een woord over zoeken    Voordat u in dit artikel naar een tekst of term zoekt, moet u ervoor zorgen dat alle segmenten waarin u wilt zoeken, zijn uitgebouwd.

Een goedkeuringswerkstroom is een SharePoint-functie waarmee een document of ander item dat is opgeslagen in een SharePoint-lijst of -bibliotheek naar een of meer personen wordt gerouteerd voor goedkeuring of afwijzing. De werkstroom automatiseert, stroomlijnt en standaardiseert het hele proces.

Diagram van een eenvoudige goedkeuringswerkstroom

De basiswerkstroom Goedkeuring die is opgenomen in SharePoint-producten, fungeert als sjabloon. Met deze sjabloon kunt u meerdere goedkeuringswerkstromen toevoegen aan uw sites. Elke werkstroom die u toevoegt, is een unieke versie van de basiswerkstroom Goedkeuring, elk met een eigen gespecialiseerde manier van werken, op basis van de instellingen die u opgeeft wanneer u deze toevoegt.

Secties in dit segment

  1. Wat kan een goedkeuringswerkstroom voor mij doen?

  2. Wat kan een goedkeuringswerkstroom niet doen?

  3. Wie kan dit type werkstroom gebruiken?

  4. Hoe kunt u dit type werkstroom plannen, toevoegen, uitvoeren en onderhouden?

1. Wat kan een goedkeuringswerkstroom voor mij doen?

  • Wanneer u voor het eerst een goedkeuringswerkstroom toevoegt aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling, kunt u opgeven hoeveel deelnemers u wilt opnemen en aangeven of hun taken achter elkaar (in serieel) of allemaal tegelijk (parallel) worden toegewezen. U kunt zelfs bepalen of u de taken van de deelnemers wilt verdelen in twee of meer afzonderlijke fasen, en ook een einddatum en/of de tijd opgeven die is toegestaan voor elke taak. En elke keer dat u de werkstroom handmatig op een item start, kunt u een van deze instellingen wijzigen.

  • De werkstroom wijst een taak toe aan elke opgegeven deelnemer. Elke deelnemer kiest een aantal mogelijke antwoorden: het item goedkeuren of weigeren, een wijziging in het item aanvragen, de taak opnieuw toewijzen of de taak annuleren of verwijderen.

  • Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, kunt u de voortgang controleren en indien nodig aanpassingen aanbrengen op één centrale pagina werkstroomstatus.

  • 60 dagen nadat de werkstroom is voltooid, is de lijst met alle werkstroomgebeurtenissen die in de loop van deze run (of exemplaar)van de werkstroom hebben plaatsgevonden, nog steeds beschikbaar op de pagina Werkstroomstatus, voor informele verwijzing.

U kunt ook een goedkeuringswerkstroom gebruiken om een goedkeuringsproces voor inhoud voor een lijst of bibliotheek te beheren. Zie het segment Control van dit artikel voor meer informatie.

2. Wat kan een goedkeuringswerkstroom niet doen?

Deelnemers aan een goedkeuringswerkstroom zijn meestal niet toegestaan wijzigingen aan te brengen in het item dat wordt gecontroleerd. In plaats daarvan kunnen deelnemers vragen om wijzigingen aan te brengen in het item in de loop van het werkstroom-exemplaar. Als u een werkstroom wilt toevoegen waarin deelnemers opmerkingen en bijgehouden wijzigingen in het item zelf invoegen, bekijkt u het artikel Alles over feedbackwerkstromenverzamelen in de sectie Zie ook.

Goedkeuringswerkstromen zijn ook niet ontworpen om handtekeningen te verzamelen. Als u een werkstroom wilt gebruiken om handtekeningen te verzamelen in een Microsoft Word-document, een Microsoft Excel-werkmap of een Microsoft InfoPath-formulier, bekijkt u het artikelAllesover werkstromen voor handtekeningen verzamelen in de sectie Zie ook.

Bovenkant van segment

3. Wie kan dit type werkstroom gebruiken?

Een werkstroom toevoegen   Standaard moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om een werkstroom toe te voegen. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groep Bezoekers niet.)

Een werkstroom starten   Standaard moet u ook de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten die al is toegevoegd. (De groep Leden en de groep Eigenaren hebben standaard de machtiging Items bewerken, de groep Bezoekers niet.)

Eigenaren kunnen er ook voor kiezen om specifieke werkstromen zo te configureren dat ze alleen kunnen worden gestart door leden van de groep Eigenaren. (Schakel hiervoor het selectievakje Lijstenmachtigingen vereisen om deze werkstroom te starten in op de eerste pagina van het associatieformulier.)

Bovenkant van segment

4. Hoe plant u dit type werkstroom, voegt u dit toe, doet u dit en onderhoudt u dit?

Dit zijn de basisfasen:

  • VOORDAT de werkstroom wordt uitgevoerd (plannen, toevoegen, starten)   
    Voordat u een werkstroom toevoegt, plant u waar u deze wilt toevoegen (voor één lijst of bibliotheek of voor de hele siteverzameling) en de details van de manier waarop deze werkt. Nadat u de werkstroom hebt toegevoegd en geconfigureerd, kan iedereen met de benodigde machtigingen de werkstroom voor een bepaald item starten. De werkstroom kan ook zo worden ingesteld dat deze automatisch wordt uitgevoerd. Automatische runs kunnen worden geactiveerd op basis van een of beide triggeringgebeurtenissen: wanneer een item wordt toegevoegd aan of gemaakt in een lijst of bibliotheek, of wanneer een item in een lijst of bibliotheek wordt gewijzigd.

  • TERWIJL de werkstroom wordt uitgevoerd (voltooid, controleren, aanpassen)   
    Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, voltooien afzonderlijke deelnemers hun toegewezen taken. Automatische herinneringen worden verzonden naar deelnemers die niet voldoen aan taakdeadlines. Ondertussen kan de voortgang van de werkstroom worden gecontroleerd vanaf een centrale pagina Werkstroomstatus voor dat specifieke exemplaar van de werkstroom. Aanpassingen aan de werkstroom terwijl deze wordt uitgevoerd, kunnen vanaf dezelfde pagina worden gemaakt. en, indien nodig, kan de werkstroom daar worden geannuleerd of beëindigd.

  • NADAT de werkstroom is uitgevoerd (controleren, rapporteren, wijzigen)   
    Wanneer de werkstroom is voltooid, kan de hele geschiedenis van die run (of exemplaar)tot 60 dagen worden bekeken op de pagina Werkstroomstatus. Op dezelfde pagina kunnen statistische rapporten over de prestaties van deze werkstroomversie worden gemaakt. Als u ten slotte iets wilt wijzigen over de manier waarop de werkstroom functioneert, kunt u het verenigingsformulier openen en bewerken dat u hebt voltooid toen u de werkstroom voor het eerst hebt toegevoegd.

Het volgende stroomdiagram illustreert deze stadia vanuit het perspectief van de persoon die een nieuwe werkstroom toevoegt.

Werkstroomproces

In dit segment identificeren we de beslissingen die u moet nemen en welke informatie u moet verzamelen voordat u een versie van de goedkeuringswerkstroom toevoegt.

Als u al bekend bent met het toevoegen van dit type werkstroom en alleen een herinnering nodig hebt over de specifieke stappen, kunt u rechtstreeks naar het juiste segment Toevoegen(Lijst/bibliotheek of Siteverzameling)van dit artikel gaan.

Secties in dit segment

  1. Sjablonen en versies

  2. Kennismaking met het verenigingsformulier

  3. Twaalf vragen om te beantwoorden

1. Sjablonen en versies

De werkstromen die zijn opgenomen in SharePoint-producten, fungeren als basissjablonen waarop de specifieke, afzonderlijke werkstromen die u aan uw lijsten, bibliotheken en siteverzameling toevoegt, zijn gebaseerd.

Elke keer dat u bijvoorbeeld een goedkeuringswerkstroom toevoegt, voegt u een versie van de algemene werkstroomsjabloon Goedkeuring toe. U geeft elke versie een eigen naam en eigen instellingen, die u opgeeft in het associatieformulier wanneer u die bepaalde versie toevoegt. Op die manier kunt u meerdere werkstromen toevoegen, alle versies op basis van de sjabloon Goedkeuringswerkstroommodel, maar elk van de versies die zijn benoemd en aangepast voor de specifieke manier waarop u deze gebruikt. De benoemde versies kunnen ook wel werkstroom-exemplaren worden genoemd.

Bovenkant van segment

2. Inleiding tot het associatieformulier

Wanneer u een nieuwe werkstroomversie toevoegt op basis van een van de meegeleverde werkstroomsjablonen, vult u een associatieformulier in om op te geven hoe het nieuwe exemplaar moet werken.

In de volgende sectie vindt u een lijst met vragen die u voorbereiden op het invullen van het verenigingsformulier. Het duurt echter eerst even om het formulier en de velden te bekijken.

Eerste pagina van het verenigingsformulier

Eerste startformulier

Tweede pagina van het verenigingsformulier

Formulier voor het invullen van uitvoeringsspecifieke gegevens

De velden in het rode vak op deze tweede pagina worden ook weergegeven in het initiatieformulier, dat telkens wordt weergegeven als de werkstroom handmatig wordt gestart en daar kan worden bewerkt voor die ene bewerking.

Bovenkant van segment

3. Twaalf vragen om te beantwoorden

Zodra u het antwoord hebt op alle vragen in deze sectie, kunt u uw werkstroom toevoegen.

  1. Is dit het juiste werkstroomtype?

  2. Eén lijst of bibliotheek of de hele siteverzameling? en Eén inhoudstype of alle inhoudstypen?

  3. Wat is een goede naam?

  4. Takenlijsten en geschiedenislijsten: Bestaand of nieuw?

  5. Hoe (en door wie) kan deze werkstroom worden gestart?

  6. Krijgen inhoudstypen die overnemen van deze werkstroom ook deze werkstroom?

  7. Deelnemers: Welke personen, in welke volgorde?

  8. Welke aanvullende informatie hebben deelnemers nodig?

  9. Wanneer moeten taken worden uitgevoerd?

  10. Wanneer eindigt deze werkstroom?

  11. Wie moet er op de hoogte worden gesteld?

  12. Wordt met deze werkstroom de goedkeuring van inhoud besturingselementen?

01. Is dit het juiste werkstroomtype?

Er zijn verschillende werkstroomsjablonen met het woord 'Goedkeuring' in hun namen. Dit artikel gaat over de werkstroomsjabloon die in het menu wordt weergegeven als Goedkeuring – SharePoint 2010. Als u niet zeker weet of dit werkstroomtype de beste keuze voor u is, raadpleegt u het segment LEARN van dit artikel. Zie het artikel Over de werkstromenin SharePointin de sectie Zie ook voor meer informatie over de andere beschikbare werkstroomsjablonen.

Bovenkant van segment

02. Eén lijst of bibliotheek of de hele siteverzameling? (en) Eén inhoudstype of alle inhoudstypen?

U kunt de nieuwe versie van de werkstroom Goedkeuring alleen beschikbaar maken in één lijst of bibliotheek, of u kunt deze beschikbaar maken in de hele siteverzameling.

  • Als u de werkstroom voor één lijst of bibliotheek toevoegt, kunt u instellen dat deze wordt uitgevoerd op alle inhoudstypen of alleen op één inhoudstype.

  • Als u de werkstroom voor de hele siteverzameling toevoegt, moet u deze echter zo instellen dat deze alleen op één site-inhoudstype wordt uitgevoerd.

Overzicht van een siteverzameling met uitleg over drie manieren van toevoegen

Wat is een inhoudstype?

Elk document of ander item dat is opgeslagen in een SharePoint-lijst of -bibliotheek, behoort tot een of meer inhoudstype. Een inhoudstype kan net zo eenvoudig en algemeen zijn als Document of Excel Spreadsheet,of zo zeer gespecialiseerd als Juridische contract- of Productontwerpspecificatie. Sommige inhoudstypen zijn standaard beschikbaar in SharePoint-producten, maar u kunt deze aanpassen en andere inhoudstypen toevoegen die u zelf maakt. Zie Een site-inhoudstype maken of aanpassen en Een inhoudstype toevoegen aan een lijst of bibliotheek voor meer informatie.

Bovenkant van segment

03. Wat is een goede naam?

Geef uw werkstroomversie een naam die:

  • Geeft duidelijk aan waarvoor het wordt gebruikt.

  • Dit onderscheidt zich duidelijk van andere werkstromen.

Een voorbeeld

Stel dat u lid bent van een groep editors. Uw groep wil twee verschillende goedkeuringswerkstromen gebruiken om documentinzendingen van externe medewerkers te beheren:

  • U kunt de eerste werkstroom voor elk verzonden document uitvoeren om te bepalen of u de werkstroom wilt accepteren voor het bewerkingsproces.

  • Nadat u een verzonden document hebt geaccepteerd en bewerkt, wordt de tweede werkstroom voor het bewerkte concept uitgevoerd om te bepalen of u het als definitief wilt accepteren.

U kunt de eerste werkstroom Goedkeuring accepteren en de tweede definitieve conceptgoedkeuring een naam geven.

Tip: Zoals gewoonlijk is het een goed idee om consistente naamgevingsconventies tot stand te brengen en ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is bij uw werkstromen bekend is met deze conventies.

Bovenkant van segment

04. Takenlijsten en geschiedenislijsten: Bestaand of nieuw?

U kunt uw werkstroom de standaardlijst Taken en Geschiedenis van de site laten gebruiken, andere bestaande lijsten met taken en geschiedenis gebruiken of alleen nieuwe lijsten aanvragen voor deze werkstroom.

  • Als uw site een groot aantal werkstromen bevat of als sommige werkstromen een groot aantal taken omvatten, kunt u overwegen om nieuwe lijsten voor elke werkstroom aan te vragen. (Het beheren van te lange lijsten kan de prestaties vertragen. Het is sneller en gemakkelijker voor het systeem om meerdere kortere lijsten te onderhouden dan een zeer lange lijst.)

  • Als de taken en geschiedenis voor deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke gegevens bevatten die u gescheiden wilt houden van de algemene lijst Taken, moet u zeker aangeven dat u nieuwe, afzonderlijke lijsten voor deze werkstroom wilt. (Nadat u de werkstroom hebt toevoegen, moet u ervoor zorgen dat de juiste machtigingen zijn ingesteld voor de nieuwe lijsten.)

Bovenkant van segment

05. Hoe (en door wie) kan deze werkstroom worden gestart?

Een werkstroom kan alleen handmatig worden gestart, of alleen automatisch, of op beide manier:

  • Wanneer u handmatig een goedkeuringswerkstroom start voor een specifiek document of item, wordt een ander formulier, het initiatieformulier,weergegeven. Het initiatieformulier bevat de meeste instellingen van de tweede pagina van het associatieformulier. Op die manier kan de persoon die de werkstroom start een van deze instellingen wijzigen (alleen voor het huidige exemplaar), voordat hij of zij op Start klikt. Ga naar de > snelmenu Item > Werkstromen > Selecteer de werkstroom om deze handmatig te starten.

  • Met een automatische start is er natuurlijk geen mogelijkheid om een initiatieformulier te presenteren, dus de standaardinstellingen die zijn opgegeven in het koppelingsformulier, worden zonder wijzigingen gebruikt.

In de volgende afbeelding ziet u het verschil tussen handmatig starten en automatisch starten.

Formulieren voor een handmatige en een automatische start worden vergeleken

Wijzigingen die u in het initiatieformulier aanwijst, worden alleen toegepast tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u de permanente, standaardinstellingen van de werkstroom wilt wijzigen, bewerkt u het oorspronkelijke verenigingsformulier, zoals uitgelegd in het segment WIJZIGEN van dit artikel.

Handmatig starten

Als u handmatige start toestaat, kan iedereen met de benodigde machtigingen de werkstroom op elk in aanmerking komend item op elk moment starten.

De voordelen van een handmatige start zijn dat u en uw collega's de werkstroom alleen kunnen uitvoeren wanneer en wanneer u dat wilt, en dat u elke keer dat u deze start, de mogelijkheid krijgt om bepaalde instellingen te wijzigen met behulp van het initiatieformulier.

Een snel voorbeeld    Als u uw werkstroom alleen wilt uitvoeren op items die zijn gemaakt door een schrijver van buiten uw team, wordt de werkstroom alleen handmatig uitgevoerd op items die door u en uw teamleden zijn gemaakt. (Een alternatieve oplossing: houd één lijst of bibliotheek bij voor items van auteurs in uw team en een aparte lijst of bibliotheek voor items van alle andere auteurs. Op die manier kunt u de werkstroom automatisch uitvoeren, maar alleen in de lijst met externe auteurs. Een andere oplossing: voeg een ALS-voorwaarde toe en stel Gemaakt door in op de specifieke persoon. Zie Werkstroomvoorwaarden snel naslaginformatie voor meer informatie.)

Het primaire nadeel van handmatig starten is dat iemand moet onthouden dat de werkstroom moet worden uitgevoerd wanneer dat nodig is.

Automatisch starten

U kunt instellen dat de werkstroom automatisch wordt gestart door een van de volgende gebeurtenissen:

  • Iemand probeert een hoofdversie van een item te publiceren.

  • Er wordt een nieuw item gemaakt in of geüpload naar de lijst of bibliotheek.

  • Een item dat al is opgeslagen in de lijst of bibliotheek, wordt gewijzigd.

Het voordeel van een automatische start is dat niemand zich hoeft te herinneren om de werkstroom te starten. Deze wordt elke keer uitgevoerd wanneer een triggering-gebeurtenis plaatsvindt.

Een snel voorbeeld    Als u verantwoordelijk bent voor de nauwkeurigheid en toepasselijkheid van de items in een lijst, kunt u een goedkeuringswerkstroom aan die lijst toevoegen en uzelf opgeven als de enige deelnemer. U kunt instellen dat de werkstroom automatisch wordt begonnen wanneer een item in de lijst wordt gewijzigd en telkens wanneer er een nieuw item wordt toegevoegd. Op die manier blijft u altijd up-to-date.

Twee nadelen van automatisch starten:

  • U kunt niet voorkomen dat de werkstroom wordt uitgevoerd wanneer er een triggering-gebeurtenis plaatsvindt.

  • U kunt geen instellingen wijzigen aan het begin van het afzonderlijke exemplaar.

Zie het segment Control van dit artikel voor meer informatie over het automatisch uitvoeren van de werkstroom Goedkeuring wanneer iemand een hoofdversie van een item probeert te publiceren.

Bovenkant van segment

06. Krijgen inhoudstypen die van deze overnemen ook deze werkstroom?

Alleen wanneer u een werkstroom toevoegt aan een inhoudstype voor de hele siteverzameling, krijgt u de optie om de werkstroom ook toe te voegen aan alle andere inhoudstypen in de siteverzameling die zijn overgenomen van het inhoudstype waar u de werkstroom aan toevoegt.

Opmerkingen

  • De bewerking die alle extra toevoegingen voltooit, kan lang duren.

  • Als de overname is verbroken voor sites of subsites waar u deze werkstroom wilt toevoegen aan het overnemen van inhoudstypen, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep Eigenaren in elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uit te voeren.

Bovenkant van segment

07. Deelnemers: Welke personen, in welke volgorde?

U moet de naam of het e-mailadres geven voor elke persoon aan wie revisietaken worden toegewezen.

Eén fase of meerdere stadia?    U kunt ervoor kiezen om slechts één fase van revisietaken te hebben of om meerdere fasen te hebben. Als u meer dan één fase hebt, worden de stadia achter elkaar uitgevoerd.

Parallelle recensies of seriële beoordelingen?    Voor de deelnemers in een fase kunt u ervoor kiezen om hun revisietaken allemaal tegelijk (parallel) toe te wijzen of om hun revisietaken achter elkaar (in serieel) toe te wijzen in de volgorde die u aanwijst. De seriële optie kan handig zijn als u bijvoorbeeld de werkstroom zo in stelt dat deze eindigt na de eerste afwijzing, of als u wilt dat deelnemers verderop opmerkingen van eerdere deelnemers kunnen bekijken als onderdeel van de context van hun beoordelingen.

Een voorbeeld

Dit eenvoudige scenario illustreert een paar van de voordelen van zowel meerdere stadia als seriële beoordelingen:

Stel dat Frank een nieuwe goedkeuringswerkstroom toevoegt. Hij wil dat zijn collega's Anna en Sean elk item eerst bekijken, voordat hij het zelf bekijkt. Hij wil ook dat de werkstroom vóór zijn eigen beoordeling eindigt als Anna of Sean het item weigert. Frank kan dit op twee manieren instellen:

  • Door een serieel overzicht te gebruiken   Frank stelt een serieel overzicht in één stadium in waarin Anna en Sean de eerste twee deelnemers zijn en hij de derde is. en selecteert hij de optie Einde bij eerste afwijzing.
    In deze rangschikking moet Anna het item goedkeuren voordat de taak van Sean wordt toegewezen. Vervolgens moet Sean het item goedkeuren voordat de taak van Frank wordt toegewezen. Als Anna het item weigert, krijgen Sean en Frank geen taak toegewezen. en als Anna het goedkeurt, maar Sean weigert, eindigt de werkstroom nog voordat de revisietaak van Frank ooit wordt toegewezen.
    Zo stelt Frank zijn serieel overzicht in één stadium in.
    Formulier met de omcirkelde instelling voor een seriële fase
    De geselecteerde optie Beëindigen bij eerste weigering

  • Door twee fasen te gebruiken   Als Frank wil dat Aan Anna en Sean tegelijkertijd hun beoordelingen worden toegewezen, zodat Sean niet hoeft te wachten totdat Ze kan beginnen, kan hij twee fasen in de werkstroom instellen: het eerste parallelle stadium voor de beoordelingen van Anna en Sean, en de tweede een afzonderlijk stadium voor alleen zijn eigen beoordeling. Nogmaals, hij selecteert de optie Einde bij eerste afwijzing. De tweede fase begint pas als de eerste fase is voltooid. Dus nogmaals, als Anna of Sean het item weigert, wordt de revisietaak van Frank nooit toegewezen.
    Zo stelt Frank zijn parallelle tweefasenbeoordeling in.
    Formulier met de omcirkelde instelling voor een parallelle fase
    De geselecteerde optie Beëindigen bij eerste weigering

Hier zijn diagrammen van beide oplossingen.

De seriële werkstroom en de werkstroom met twee fasen naast elkaar

Externe deelnemers    Er is een speciaal proces om deelnemers op te nemen die geen lid zijn van uw SharePoint-organisatie. In dit proces fungeert een sitelid als proxy voor de externe deelnemer.

Hier is een diagram van dat proces:

Een stroomdiagram van het proces met een deelnemer van buiten

Een taak toewijzen aan elke hele groep of één aan elk groepslid?    Als u een groepsadres ofdistributielijst onder de deelnemers aan de werkstroom opleent, kunt u in de werkstroom één taak toewijzen aan elk lid van de groep of slechts één taak aan de hele groep toewijzen (maar toch een melding van die ene taak aan elk lid verzenden). Wanneer slechts één taak aan de hele groep is toegewezen, kan elk lid van de groep die ene taak claimen en voltooien. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

Bovenkant van segment

08. Welke aanvullende informatie hebben deelnemers nodig?

Er is een tekstveld in het verenigingsformulier waar u instructies, details over vereisten, resources, enzovoort kunt geven.

Twee dingen die u kunt opnemen:

  • Contactgegevens, voor het geval deelnemers problemen of vragen hebben.

  • Als u in de werkstroom slechts één taak aan elke groep of distributielijst toewijst, vermeldt u hier dat één lid van elke dergelijke groep de taak moet claimen voordat u deze voltooit. Op die manier verspillen andere leden van de groep geen tijd door dezelfde taak te beginnen. U vindt de details over het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel

Bovenkant van segment

09. Wanneer moeten taken worden uitgevoerd?

U kunt op twee manieren aangeven wanneer werkstroomtaken moeten worden uitgevoerd:

Op kalenderdatum    U kunt één kalenderdatum opgeven waarop alle taken moeten worden uitgevoerd.

  • Als u de werkstroom zo in stelt dat deze automatisch wordt begonnen, moet u deze optie meestal niet gebruiken. De datumwaarde die u opgeeft, wordt namelijk niet automatisch aangepast aan de huidige datum wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart.

Op taakduur    U kunt een aantal dagen, weken of maanden opgeven die zijn toegestaan voor de voltooiing van elke taak, te beginnen wanneer deze taak is toegewezen.

  • Een einddatum van een agenda overteert een opgegeven taakduur. Dat wil zeggen: Als vandaag 10 juni is en ik vandaag een taak heb toegewezen die een duur van drie dagen heeft, maar die ook een einddatum van 11 juni heeft, moet de taak op 11 juni (de einddatum van de agenda) worden afbetalen en niet op 13 juni (het einde van de duur van drie dagen).

Bovenkant van segment

10. Wanneer eindigt deze werkstroom?

Als u verspilde tijd aan onnodige beoordelingen wilt voorkomen, kunt u ervoor kiezen om de werkstroom onmiddellijk te laten beëindigen (vóór de opgegeven of berekende einddatum) wanneer een van de twee gebeurtenissen plaatsvindt:

  • Elke deelnemer wijst het item af.

  • Het item wordt op welke manier dan ook gewijzigd.

Opmerking: Een werkstroom kan niet beginnen op een item dat momenteel is uitgecheckt. Nadat de werkstroom is gestart, kan het item voor controle echter worden uitgecheckt om het te beschermen tegen wijzigingen. (Maar totdat dat item opnieuw is ingecheckt, kan er geen andere werkstroom op starten.)

Bovenkant van segment

11. Wie moet op de hoogte worden gesteld?

In het veld CC, op de tweede pagina van het verenigingsformulier, kunt u namen of adressen invoeren voor iedereen die telkens een melding moet ontvangen wanneer deze werkstroom wordt gestart of beëindigd.

  • Het invoeren van een naam hier resulteert niet in de toewijzing van een werkstroomtaak aan die persoon.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de begin- en eindmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, de begin- en eindmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

Bovenkant van segment

12. Controleert deze werkstroom de goedkeuring van inhoud?

Mogelijk hebt u lijsten of bibliotheken waarin u wilt dat nieuwe items en/of nieuwe versies van huidige items worden gecontroleerd op de nauwkeurigheid van de inhoud, of op de juistheid van hun formulier en stijl, voordat ze zichtbaar worden gemaakt voor iedereen die toegang heeft tot de lijst. Dit soort controleproces wordt inhoudsgoedkeuring genoemd.

In SharePoint-producten kunt u een goedkeuringswerkstroom gebruiken om het goedkeuringsproces voor inhoud nog eenvoudiger en efficiënter te maken. Zie het segment Inhoudsgoedkeuring van dit artikel bepalen voor meer informatie.

Volgende stappen

Als u klaar bent om uw nieuwe goedkeuringswerkstroom toe te voegen aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling, gaat u naar het juiste segment Toevoegen(Lijst/bibliotheek of Siteverzameling)van dit artikel.

Mogelijk hebt u lijsten en bibliotheken waarin u wilt dat nieuwe items en/of nieuwe versies van huidige items worden gecontroleerd op de nauwkeurigheid van de inhoud of de juistheid van hun formulier en stijl voordat ze zichtbaar worden gemaakt voor iedereen die toegang heeft tot de lijst. Dit soort controleproces wordt inhoudsgoedkeuring genoemd.

In SharePoint-producten kunt u de goedkeuring van inhoud handmatig beheren, zonder werkstroom. maar een SharePoint-goedkeuringswerkstroom kan het proces nog eenvoudiger en efficiënter maken.

Als u nog niet bekend bent met de versie- en inhoudsgoedkeuringsfuncties in SharePoint-producten, raden we u aan om eerst de volgende artikelen te bekijken:

Er zijn twee manieren waarop een goedkeuringswerkstroom het goedkeuringsproces voor inhoud kan beheren, op elke manier die is gekoppeld aan één besturingselement in de associatieformulieren die u invult wanneer u de werkstroom voor het eerst toevoegt. U kunt uw werkstroom voor een of beide gebruiken.

Beheer van publicatie van hoofdversies

In het gebied Startopties van de eerste pagina van het verenigingsformulier is er een optie om deze werkstroom te starten om het publiceren van een hoofdversie van een item goed te keuren. Enkele aandachtspunten:

  • Deze optie is alleen beschikbaar voor een goedkeuringswerkstroom die wordt uitgevoerd op alle inhoudstypen in één lijst of bibliotheek en niet voor een werkstroom die alleen wordt uitgevoerd op items van één inhoudstype.

  • Als deze optie beschikbaar is, moet goedkeuring van inhoud zijn ingeschakeld voor de lijst of bibliotheek op de pagina Versie-instellingen en moet de optie Hoofd- en secundaire versies (conceptversies) maken op dezelfde pagina zijn geselecteerd.

  • Als u deze optie selecteert, zijn de twee volgende opties niet beschikbaar: Start deze werkstroom wanneer er een nieuw item wordt gemaakt en Start deze werkstroom wanneer een item wordt gewijzigd.

  • Als u deze optie selecteert, wordt uw werkstroom alleen automatisch uitgevoerd op een item wanneer iemand een belangrijke versie van dat item probeert te publiceren.

  • In een lijst of bibliotheek kan er slechts één goedkeuringswerkstroom zijn die wordt gebruikt voor het goedkeuren van publicatie van belangrijke versies. Als u probeert een tweede werkstroom aan te wijzen in dezelfde lijst of bibliotheek voor deze functie, wordt u gevraagd een of meer werkstromen te kiezen.

Besturingselement niet op basis van versiebeheer

In het gebied Inhoudsgoedkeuring inschakelen van de tweede pagina van het associatieformulier is er een optie om de goedkeuringsstatus bij te werken nadat de werkstroom is voltooid (gebruik deze werkstroom om de goedkeuring van inhoud te beheren).

Deze optie is beschikbaar in het formulier, ongeacht of goedkeuring van inhoud is vereist in de lijst of bibliotheek. Hoe dan ook, de waarde in het veld Goedkeuring voor het item wordt bijgewerkt op basis van het resultaat van de werkstroom.

Met deze optie kunt u het volgende doen:

  • Voer de werkstroom altijd handmatig uit of

  • Selecteer een of meer van de opties voor automatisch starten op de eerste pagina van het koppelingsformulier, of

  • Handmatige en automatische start toestaan

Inhoudsbesturingselement voor webpublicatiesites

Inhoudsbesturingselement is een gespecialiseerd proces op sites die pagina's publiceren naar het web. Daarom is er een gespecialiseerde werkstroom publicatiegoedkeuring voor gebruik in publicerende sites, evenals een sitesjabloon (met de naam Publicerende site met werkstroom) die een versie van die werkstroom bevat die al is aangepast voor gebruik in webpublicatie.

Volgende stappen

Als u klaar bent om uw nieuwe goedkeuringswerkstroom toe te voegen aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling, gaat u naar het juiste segment Toevoegen(Lijst/bibliotheek of Siteverzameling)van dit artikel.

Als u nog niet bekend bent met het toevoegen van werkstromen, kan het handig zijn om zowel het LEARN-segment als het segment PLAN in dit artikel te bekijken voordat u verdergaat met de stappen in dit segment.

Secties in dit segment

  1. Voordat u begint

  2. De werkstroom toevoegen

1. Voordat u begint

Er moeten twee zaken op orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mail    Als de werkstroom e-mailmeldingen en herinneringen kan verzenden, moet e-mail zijn ingeschakeld voor uw SharePoint-site. Als u niet zeker weet of dit al is gedaan, neem dan contact op met uw SharePoint-beheerder. Zie ook Stap voor stap SharePoint 2013: Instellen voor instelling voor uitgaande e-mail.

Machtigingen    Voor de standaardinstellingen van SharePoint moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om werkstromen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen toe te voegen. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet. Zie het segment LEARN van dit artikel voor meer informatie over machtigingen.)

Bovenkant van segment

2. De werkstroom toevoegen

Voer de volgende stappen uit:

  1. Open de lijst of bibliotheek waarvoor u de werkstroom wilt toevoegen.

  2. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek.

    Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren met het type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft het tabblad bijvoorbeeld de naam Agenda.

  3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

  4. Geef op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroombonden van dit type weergeven op of u de werkstroom wilt uitvoeren op het document, de lijst of een map en klik vervolgens op Een werkstroom toevoegen.

  5. Vul de eerste pagina van het verenigingsformulier in.
    (Instructies volgen de afbeelding.)

    Basisinformatie in het dialoogvenster Werkstroom toevoegen met omcirkelde sectienummers

    Bijschrift bij sectienummer een

    Inhoudstype

    Houd de standaardselectie als Allesof selecteer een specifiek inhoudstype.

    Bijschrift bij sectienummer twee

    Sjabloon

    Selecteer de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2010.

    Opmerking: Als de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2010 niet wordt weergegeven in de lijst, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder om te weten te komen of deze is geactiveerd voor uw siteverzameling of werkruimte. Als u een beheerder bent, gaat u naar Site-instellingen > siteverzamelingsfuncties > Functie Werkstromen activeren.

    Bijschrift bij sectienummer drie

    Name

    Typ een naam voor deze werkstroom. De naam identificeert deze werkstroom voor gebruikers van deze lijst of bibliotheek.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor suggesties over het benoemen van uw werkstroom.

    Bijschrift bij sectienummer vier

    Takenlijst

    Selecteer een takenlijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande takenlijst selecteren of op Nieuwe takenlijst klikken om een nieuwe lijst te maken.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over redenen voor het maken van een nieuwe takenlijst (in plaats van het kiezen van een bestaande takenlijst).

    Bijschrift bij sectienummer vijf

    Geschiedenisoverzicht

    Selecteer een geschiedenislijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande geschiedenislijst selecteren of op Werkstroomgeschiedenis (nieuw) klikken om een nieuwe lijst te laten maken.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over redenen voor het maken van een nieuwe geschiedenislijst (in plaats van het kiezen van een bestaande lijst).

    Bijschrift bij sectienummer zes

    Startopties

    Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over het selecteren van startopties.

    Zie het segment Besturingselement van dit artikel voor informatie over het gebruik van de werkstroom voor het beheren van de goedkeuring van inhoud, inclusief de publicatie van belangrijke versies.

    • De optie Start deze werkstroom om het publiceren van een hoofdversie van een item goed te keuren, wordt niet weergegeven als u de werkstroom voor slechts één inhoudstype toevoegt. 

    • Als u Deze werkstroom starten selecteert om het publiceren van een hoofdversie van een itemgoed te keuren, zijn de twee volgende selectievakjes niet meer beschikbaar.

  6. Als alle instellingen in dit formulier de beste manier zijn, klikt u op Volgende.

  7. Vul de tweede pagina van het verenigingsformulier in.
    (Instructies volgen de afbeelding.)

    Opmerking: In SharePoint-producten ziet u de eerste verschillende opties op deze tweede pagina van het verenigingsformulier, nummers één tot en met zeven in de volgende afbeelding, van Approvers tot CC, telkens wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u deze opties voor slechts één exemplaar kunt wijzigen.

    Standaardwaarden in het dialoogvenster Werkstroom toevoegen met omkaderde velden

    Bijschrift bij sectienummer een

    Toewijzen aan

    Voer namen of adressen in voor de personen aan wie u de werkstroom wilt toewijzen.

    • Als de taken een voor een worden toegewezen (in serieel)   
      Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin de taken moeten worden toegewezen.

    • Als alle taken tegelijk (parallel)   
      worden toegewezen De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit.

    • Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie   
      Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het nemen van externe deelnemers.

    Bijschrift bij sectienummer twee

    volgorde

    Geef op of de taken een voor een moeten worden toegewezen (in serieel) of allemaal tegelijk (parallel).

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële volgorde en parallelle volgorde.

    Bijschrift bij sectienummer drie

    Een nieuwe fase toevoegen

    Voeg alle stadia toe die u wilt, verder dan de eerste fase die u zojuist hebt geconfigureerd.

    • Als u een hele fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor dat stadium en drukt u op Ctrl+Delete.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere stadia.

    Bijschrift bij sectienummer vier

    Groepen uitv

    • Als u één taak wilt toewijzen aan elk lid van elke groep die u in het veld Toewijzen aan optreedt, schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding en elk lid heeft zijn of haar eigen taak te voltooien.)

    • Als u slechts één taak wilt toewijzen aan elke hele groep die u in het veld Toewijzen aan optreedt, moet u dit selectievakje uit. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar elk lid kan de ene taak claimen en voltooien namens de hele groep. U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer vijf

    Aanvraag

    Alle tekst die u hier op neemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die door de werkstroom wordt gestuurd. Vergeet niet om aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig hebben, zoals:

    • Contactgegevens.

    • Zo nodig een notitie over enkele taken die zijn toegewezen aan hele groepen of distributielijsten. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer zes

    Einddatums en taakduur

    Geef een einddatum op voor de hele werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment waarop deze is toegewezen.

    • Als deze werkstroom ooit automatisch wordt uitgevoerd, is het meestal een goed idee om het veld Vervaldatum voor alle taken leeg te laten en de twee duurvelden te gebruiken om de einddatum te bepalen. U kunt altijd een exacte einddatum in het initiatieformulier geven als en wanneer u de werkstroom handmatig start.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van einddatums en wanneer u taakduur wilt gebruiken.

    Bijschrift bij sectienummer zeven

    CC

    Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die een melding moet ontvangen telkens wanneer de werkstroom begint of eindigt.

    • Het invoeren van een naam hier resulteert niet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

    • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

    • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeven te worden opgegeven.

    Bijschrift bij sectienummer acht

    De werkstroom beëindigen

    Selecteer geen van beide of beide opties.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over deze opties.

    Bijschrift bij sectienummer negen

    Goedkeuring van inhoud inschakelen

    Schakel dit selectievakje in als u deze werkstroom gebruikt om de goedkeuring van inhoud te beheren.

    Zie het segment Besturingselement van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van de werkstroom voor het beheren van de goedkeuring van inhoud, inclusief de publicatie van belangrijke versies.

  8. Als u alle instellingen op deze pagina hebt zoals u wilt, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Als u nog niet bekend bent met het toevoegen van werkstromen, kan het handig zijn om zowel het LEARN-segment als het segment PLAN in dit artikel te bekijken voordat u verdergaat met de stappen in dit segment.

Secties in dit segment

  1. Voordat u begint

  2. De werkstroom toevoegen

1. Voordat u begint

Er moeten twee zaken op orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mail    Om ervoor te zorgen dat de werkstroom e-mailmeldingen en herinneringen verzendt, moet e-mail zijn ingeschakeld voor uw site. Als u niet zeker weet of dit al is gedaan, neem dan contact op met uw SharePoint-beheerder. Zie ook Stap voor stap SharePoint 2013: Instelling voor instelling voor uitgaande e-mail.

Machtigingen    Voor de standaardinstellingen van SharePoint moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om werkstromen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen toe te voegen. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet. Zie het segment LEARN van dit artikel voor meer informatie over machtigingen.)

Bovenkant van segment

2. De werkstroom toevoegen

Voer de volgende stappen uit:

  1. Ga naar de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het pictogram Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Web Designer Galleriesop Site-inhoudstypen.

  4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarvoor u een werkstroom wilt toevoegen.

    Opmerking: Er moet alleen een werkstroom worden toegevoegd aan de hele siteverzameling voor items van één inhoudstype.

    Documentinhoudstypen met omcirkeld type

    1. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingenop Werkstroominstellingen.
      Werkstroominstellingen in de sectie Instellingen

    2. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom toevoegen.
      De koppeling Werkstroom toevoegen

    3. Vul de eerste pagina van het verenigingsformulier in.
      (Instructies volgen de afbeelding.)

    Pagina voor het opzetten van de werkstroom

    Bijschrift bij sectienummer een

    Sjabloon

    Selecteer de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2010.

    Opmerking: Als de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2010 niet wordt weergegeven in de lijst, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder om te weten te komen of deze is geactiveerd voor uw siteverzameling of werkruimte. Als u een beheerder bent, gaat u naar Site-instellingen > siteverzamelingsfuncties > Functie Werkstromen activeren.

    Bijschrift bij sectienummer twee

    Name

    Typ een naam voor deze werkstroom. De naam identificeert deze werkstroom voor gebruikers van deze siteverzameling.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor suggesties over het benoemen van uw werkstroom.

    Bijschrift bij sectienummer drie

    Takenlijst

    Selecteer een takenlijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande takenlijst selecteren of op Nieuwe takenlijst klikken om een nieuwe lijst te maken.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over redenen voor het maken van een nieuwe takenlijst (in plaats van het kiezen van een bestaande takenlijst).

    Bijschrift bij sectienummer vier

    Geschiedenisoverzicht

    Selecteer een geschiedenislijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande geschiedenislijst selecteren of op Werkstroomgeschiedenis (nieuw) klikken om een nieuwe lijst te laten maken.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over redenen voor het maken van een nieuwe geschiedenislijst (in plaats van het kiezen van een bestaande lijst).

    Bijschrift bij sectienummer vijf

    Startopties

    Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over het selecteren van startopties.

    Bijschrift bij sectienummer zes

    Deze werkstroom toevoegen aan onderliggende inhoudstypen?

    Geef op of deze werkstroom moet worden toegevoegd aan (gekoppeld aan) alle andere site- en lijstinhoudstypen die van dit inhoudstype overnemen.

    • De bewerking die alle extra toevoegingen voltooit, kan lang duren.

    • Als de overname is verbroken voor sites of subsites waar u deze werkstroom wilt toevoegen aan het overnemen van inhoudstypen, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep Eigenaren op elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uit te voeren.

  5. Als alle instellingen op deze pagina de beste manier zijn, klikt u op Volgende.

  6. Vul de tweede pagina van het verenigingsformulier in.
    (Instructies volgen de afbeelding.)

    Opmerking: SharePoint producten bevat de eerste verschillende opties op deze tweede pagina van het associatieformulier, getallen één tot en met zeven in de volgende afbeelding, van Approvers tot CC, telkens wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u deze opties voor slechts één exemplaar kunt wijzigen.

    Standaardwaarden in het dialoogvenster Werkstroom toevoegen met omkaderde velden

    Bijschrift bij sectienummer een

    Toewijzen aan

    Voer namen of adressen in voor de personen aan wie u de werkstroom wilt toewijzen.

    • Als de taken een voor een worden toegewezen (in serieel)   
      Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin u de taken wilt toegewezen.

    • Als alle taken tegelijk (parallel)   
      worden toegewezen De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit.

    • Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie   
      Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het nemen van externe deelnemers.

    Bijschrift bij sectienummer twee

    volgorde

    Geef op of de taken een voor een moeten worden toegewezen (in serieel) of allemaal tegelijk (parallel).

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële volgorde en parallelle volgorde.

    Bijschrift bij sectienummer drie

    Een nieuwe fase toevoegen

    Voeg alle stadia toe die u wilt, verder dan de eerste fase die u zojuist hebt geconfigureerd.

    • Als u een hele fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor dat stadium en drukt u op Ctrl+Delete.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere stadia.

    Bijschrift bij sectienummer vier

    Groepen uitv

    • Als u één taak wilt toewijzen aan elk lid van elke groep die u in het veld Toewijzen aan optreedt, schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding en elk lid heeft zijn of haar eigen taak te voltooien.)

    • Als u slechts één taak wilt toewijzen aan een hele groep die u in het veld Toewijzen aan typt, moet u dit selectievakje uit. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar elk lid kan de ene taak claimen en voltooien namens de hele groep. U vindt de instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer vijf

    Aanvraag

    Alle tekst die u hier op neemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die door de werkstroom wordt gestuurd. Vergeet niet om aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig hebben, zoals:

    • Contactgegevens.

    • Zo nodig een notitie over enkele taken die zijn toegewezen aan hele groepen of distributielijsten. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer zes

    Einddatums en taakduur

    Geef een einddatum op voor de hele werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment waarop deze is toegewezen.

    • Als deze werkstroom ooit automatisch wordt uitgevoerd, is het meestal een goed idee om het veld Vervaldatum voor alle taken leeg te laten en de twee duurvelden te gebruiken om de einddatum te bepalen. U kunt altijd een exacte einddatum in het initiatieformulier geven als en wanneer u de werkstroom handmatig start.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van einddatums en wanneer u taakduur wilt gebruiken.

    Bijschrift bij sectienummer zeven

    CC

    Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die een melding moet ontvangen telkens wanneer de werkstroom begint of eindigt.

    • Het invoeren van een naam hier resulteert niet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

    • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

    • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeven te worden opgegeven.

    Bijschrift bij sectienummer acht

    De werkstroom beëindigen

    Selecteer geen van beide of beide opties.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over deze opties.

    Bijschrift bij sectienummer negen

    Goedkeuring van inhoud inschakelen

    Schakel dit selectievakje in als u deze werkstroom gebruikt om de goedkeuring van inhoud te beheren.

    Zie het segment Besturingselement van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van de werkstroom voor het beheren van de goedkeuring van inhoud, inclusief de publicatie van belangrijke versies.

  7. Als u alle instellingen op deze pagina hebt zoals u wilt, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Volgende stappen

Als u klaar bent, gaat u naar het START-segment van dit artikel en start u het eerste exemplaar om uw nieuwe werkstroom te testen.

U kunt instellen dat een werkstroom alleen handmatig, automatisch of op beide manier wordt gestart:

  • Handmatig op elk moment, door iedereen die over de benodigde machtigingen beschikt.

  • Automatisch wanneer een opgegeven triggeringsgebeurtenis plaatsvindt. Dat wil zeggen wanneer een item wordt toegevoegd aan de lijst of bibliotheek en/of wanneer een item in de lijst op welke manier dan ook wordt gewijzigd en/of wanneer iemand een hoofdversie van een item probeert te publiceren).
    (De triggeringgebeurtenis of -gebeurtenissen worden opgegeven op de eerste pagina van het verenigingsformulier, tijdens de oorspronkelijke vereniging en configuratie van de werkstroom. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie.)

Opmerking: Een werkstroom kan niet beginnen op een item dat momenteel is uitgecheckt. Nadat de werkstroom is gestart, kan het item voor controle echter worden uitgecheckt om het te beschermen tegen wijzigingen. (Maar totdat dat item opnieuw is ingecheckt, kan er geen andere werkstroom op starten.)

Secties in dit segment

  1. De werkstroom automatisch starten

  2. De werkstroom handmatig starten

  3. Handmatig starten vanuit de lijst of bibliotheek

  4. Handmatig starten vanuit een Microsoft Office-programma

1. Start de werkstroom automatisch

Als de werkstroom zo is geconfigureerd dat deze automatisch wordt gestart, wordt de werkstroom elke keer uitgevoerd op het item dat de werkstroom heeft geactiveerd.

Wanneer de werkstroom wordt gestart, wordt de eerste taak of taken toegewezen en wordt een taakmelding naar elke toegewezene toewijst. Ondertussen worden ook startmeldingen (los van taakmeldingen) naar de persoon die de werkstroom heeft toegevoegd en naar iedereen die wordt vermeld in het CC-veld van de tweede pagina van het associatieformulier.

Opmerking: Wanneer er een nieuwe werkstroom wordt toegevoegd die automatisch wordt gestart, moet het veld Vervaldatum voor alle taken op de tweede pagina van het verenigingsformulier meestal leeg blijven, omdat een expliciete datumwaarde die daar wordt opgegeven, zich niet automatisch aanpast ten opzichte van de datum waarop de werkstroom elke keer wordt gestart. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie.

Bovenkant van segment

2. De werkstroom handmatig starten

Een notitie over machtigingen    Gewoonlijk moet u de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten. (Standaard hebben de groep Leden en de groep Eigenaren beide deze machtiging, maar de groep Bezoekers niet. Een eigenaar kan er echter ook voor kiezen om per werkstroom de machtiging Lijsten beheren te vereisen voor personen die de werkstroom starten. Door deze optie te kiezen, kunnen eigenaren in feite opgeven dat alleen zij en andere eigenaren een bepaalde werkstroom kunnen starten. Zie het segment Meer informatie van dit artikel voor meer informatie.)

Twee locaties om vanaf te beginnen

U kunt een werkstroom handmatig starten vanaf een van de twee locaties:

  • Vanuit de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen

  • Vanuit het item zelf, geopend in het Microsoft Office-programma waarin het is gemaakt. (Houd er rekening mee dat dit het geïnstalleerde programma moet zijn en niet een webtoepassingsversie.)

De overige twee secties in dit segment geven instructies voor beide methoden.

Bovenkant van segment

3. Handmatig starten vanuit de lijst of bibliotheek

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waar het item waarop u de werkstroom wilt uitvoeren, is opgeslagen.

  2. Klik op het beletselteken naast de naam van het item en klik in het dialoogvenster op het beletselteken om het itemmenu te openen en klik vervolgens in de vervolgkeuzelijst op Werkstromen.

  3. Klik op de pagina Werkstromen: Itemnaam onder Een nieuwewerkstroom starten op de werkstroom die u wilt uitvoeren.
    Koppeling om de werkstroom te starten

  4. Breng op de pagina Een werkstroom wijzigen in het initiatieformulier wijzigingen aan die u wilt toepassen op dit specifieke exemplaar van de werkstroom.

    Opmerking: Wijzigingen die hier, in het initiatieformulier, worden aangebracht, worden alleen gebruikt tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wijzigingen wilt aanbrengen die van toepassing zijn telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u de werkstroominstellingen wilt wijzigen die niet in dit formulier worden weergegeven, bekijkt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

    Startformulier

    Bijschrift bij sectienummer een

    Toewijzen aan

    Wijzigingen aanbrengen in de lijst met personen aan wie u taken wilt toewijzen in de werkstroom.

    • Als de taken één voor één worden toegewezen   
      Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin de taken moeten worden toegewezen.

    • Als alle taken tegelijk    worden toegewezen
      De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit.

    • Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie   
      Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het nemen van externe deelnemers

    Bijschrift bij sectienummer twee

    volgorde

    Zorg ervoor dat de specificaties voor de vraag of de taken een voor een moeten worden toegewezen (in serieel) of allemaal tegelijk (parallel) zijn zoals u wilt.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële volgorde en parallelle volgorde.

    Bijschrift bij sectienummer drie

    Een nieuwe fase toevoegen

    Voeg of alle 3 fasen toe die u wilt, buiten de fasen die momenteel zijn geconfigureerd.

    • Als u een hele fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor dat stadium en drukt u op Ctrl+Delete.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere stadia.

    Bijschrift bij sectienummer vier

    Groepen uitvv

    • Als u één taak wilt toewijzen aan elk lid van elke groep die u in het veld Toewijzen aan optreedt, schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt de taakmelding en elk lid heeft zijn of haar eigen taak te voltooien.)

    • Als u slechts één taak wilt toewijzen aan elke hele groep die u in het veld Toewijzen aan optreedt, moet u dit selectievakje uit. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar elk lid kan de ene taak claimen en voltooien namens de hele groep. U vindt de instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer vijf

    Aanvraag

    Alle tekst die u hier op neemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die door de werkstroom wordt gestuurd. Vergeet niet om aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig hebben, zoals:

    • Contactgegevens voor vragen en problemen

    • Indien van toepassing, een notitie over enkele taken die zijn toegewezen aan hele groepen of distributielijsten (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer zes

    Einddatums en taakduur

    Geef een einddatum op voor de hele werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment waarop deze is toegewezen.

    Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van einddatums en wanneer u taakduur wilt gebruiken.

    Bijschrift bij sectienummer zeven

    CC

    Maak eventuele toevoegingen of verwijderingen die u wilt. Onthoud dat:

    • Het invoeren van een naam hier resulteert niet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

    • Omdat u de werkstroom handmatig start, ontvangt u de start- en stopmeldingen, ongeacht of u in dit veld wordt vermeld.

  5. Als u alle instellingen in het inleidingsformulier hebt zoals u wilt, klikt u op Start om de werkstroom te starten.

De werkstroom wijst de eerste taak of taken toe en stuurt ondertussen startmeldingen naar u en naar iedereen die wordt vermeld in het CC-veld van het initiatieformulier.

Bovenkant van segment

  1. Open het item in het geïnstalleerde Office-programma op uw computer.

  2. Klik in het geopende item op het tabblad Bestand, klik op Opslaan & verzendenen klik vervolgens op de werkstroom die u op het item wilt uitvoeren.

  3. Als u het volgende bericht ziet met de melding dat het bestand moet worden ingecheckt in de werkstroom, klikt u op de knop Inchecken.

  4. Klik op de grote knop Werkstroom starten.

  5. Breng op de pagina Een werkstroom wijzigen in het initiatieformulier wijzigingen aan die u wilt toepassen op dit specifieke exemplaar van de werkstroom.

    Opmerking: Wijzigingen die hier, in het initiatieformulier, worden aangebracht, worden alleen gebruikt tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wijzigingen wilt aanbrengen die van toepassing zijn telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u de werkstroominstellingen wilt wijzigen die niet in dit formulier worden weergegeven, bekijkt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

    Startformulier

Bijschrift bij sectienummer een

Toewijzen aan

Wijzigingen aanbrengen in de lijst met personen aan wie u taken wilt toewijzen in de werkstroom.

  • Als de taken een voor een worden toegewezen (in serieel)   
    Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin de taken moeten worden toegewezen.

  • Als alle taken tegelijk (parallel)   
    worden toegewezen De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit.

  • Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie   
    Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het nemen van externe deelnemers.

Bijschrift bij sectienummer twee

volgorde

Zorg ervoor dat de specificaties voor de vraag of de taken een voor een moeten worden toegewezen (in serieel) of allemaal tegelijk (parallel) zijn zoals u wilt.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële volgorde en parallelle volgorde.

Bijschrift bij sectienummer drie

Een nieuwe fase toevoegen

Voeg of alle 3 fasen toe die u wilt, buiten de fasen die momenteel zijn geconfigureerd.

  • Als u een hele fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor dat stadium en drukt u op Ctrl+Delete.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere stadia.

Bijschrift bij sectienummer vier

Groepen uitv

  • Als u één taak wilt toewijzen aanelk lid van elke groep die u in het veld Toewijzen aan optreedt, schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt de taakmelding en elk lid heeft zijn of haar eigen taak te voltooien.)

  • Als u slechts één taak wilt toewijzen aan elke hele groep die u in het veld Toewijzen aan optreedt, moet u dit selectievakje uit. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar elk lid kan de ene taak claimen en voltooien namens de hele groep. U vindt de instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

Bijschrift bij sectienummer vijf

Aanvraag

Alle tekst die u hier op neemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die door de werkstroom wordt gestuurd. Vergeet niet om aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig hebben, zoals:

  • Contactgegevens voor vragen en problemen.

  • Indien van toepassing, een notitie over enkele taken die zijn toegewezen aan hele groepen of distributielijsten. (U vindt de instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

Bijschrift bij sectienummer zes

Einddatums en taakduur

Geef een einddatum op voor de hele werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment waarop deze is toegewezen.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van einddatums en wanneer u taakduur wilt gebruiken.

Bijschrift bij sectienummer zeven

CC

Maak eventuele toevoegingen of verwijderingen die u wilt. Onthoud dat:

  • Het invoeren van een naam hier resulteert niet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

  • Omdat u de werkstroom handmatig start, ontvangt u de start- en stopmeldingen, ongeacht of u in dit veld wordt vermeld.

  1. Wanneer u de instellingen in het initiatieformulier hebt zoals u wilt, klikt u op Start om de werkstroom te starten.

De werkstroom wijst de eerste taak of taken toe en stuurt ondertussen startmeldingen naar u en naar iedereen die wordt vermeld in het CC-veld van het initiatieformulier.

Volgende stappen

  • Als dit de eerste keer is dat deze werkstroom wordt uitgevoerd, hebben de andere deelnemers mogelijk informatie en hulp nodig om hun toegewezen taken te voltooien. (Het segment Voltooien van dit artikel kan nuttig zijn.)

  • Het is ook een goed idee om te controleren of deelnemers hun e-mailmeldingen ontvangen, en met name dat de meldingen niet verkeerd worden gebruikt door filters voor ongewenste e-mail.

  • En natuurlijk hebt u mogelijk een of meer werkstroomtaken om uzelf te voltooien. Ga naar het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over hoe u deze kunt voltooien.

  • Ga ondertussen naar het segment MONITOR van dit artikel voor informatie over hoe u de voortgang van het huidige exemplaar van de werkstroom kunt bijhouden.

Als dit de eerste keer is dat u een taak in een goedkeuringswerkstroom hebt toegewezen, is het misschien handig om dit segment van het artikel volledig te bekijken voordat u de taak voltooit. Op die manier bent u op de hoogte van alle opties die mogelijk voor u beschikbaar zijn.

Opmerking: Als u weet dat er een werkstroomtaak aan u is toegewezen, maar het meldingsbericht niet is weergegeven in uw Postvak IN van e-mail, moet u ervoor zorgen dat de melding niet verkeerd is omgeleid door het filter voor ongewenste e-mail. Als dat zo is, past u de instellingen van het filter dienovereenkomstig aan.

Zorg er eerst voor dat u het juiste artikel hebt

Voor verschillende typen werkstromen zijn verschillende taakacties vereist.

Voordat u begint, moet u er dus voor zorgen dat de taak aan wie u bent toegewezen inderdaad een werkstroomtaak Goedkeuring is en niet een taak voor een ander type werkstroom.

Zoeken naar de tekst Goedkeuren op een van de volgende locaties:

  • In de regel Onderwerp van de taakmelding
    Melding voor de taak met de omcirkelde vraag om goedkeuring

  • Op de berichtenbalk in het item dat u wilt
    Item dat moet worden beoordeeld met de omcirkelde vraag om goedkeuring

  • In de taaktitel op de pagina Werkstroomstatus Taak op de pagina Werkstroomstatus met de omcirkelde vraag om goedkeuring

Als u de tekst Goedkeuren op deze locaties niet ziet, neem dan contact op met de persoon die de werkstroom heeft gestart of oorspronkelijk heeft toegevoegd om erachter te komen op welke werkstroomsjabloon deze is gebaseerd of dat het een aangepaste werkstroom is. In de sectie Zie ook van dit artikel vindt u koppelingen naar artikelen over het gebruik van de andere typen werkstromen die zijn opgenomen in SharePoint-producten.

Als uw taak echter een goedkeuringstaak is, blijft u gewoon lezen!

Secties in dit segment

  1. Een overzicht van het proces

  2. Naar het item en het taakformulier gaan vanuit het taakmeldingsbericht

  3. Naar het item en het taakformulier gaan vanuit de lijst of bibliotheek

  4. Het item controleren

  5. Het taakformulier invullen en verzenden

  6. Achterstallige meldingen

  7. Een groepstaak claimen en voltooien (optioneel)

  8. Een wijziging van het item aanvragen (optioneel)

  9. Uw goedkeuringstaak opnieuw toewijzen aan iemand anders (optioneel)

  10. Een taak uitvoeren namens een externe deelnemer (optioneel)

1. Een overzicht van het proces

Wanneer u een taak in een werkstroom toegewezen krijgt, komt u meestal op een van de drie manieren achter de taak:

  • U ontvangt een e-mailtaakmelding.

  • U opent een Microsoft Office-document en ziet een berichtenbalk die u informeert dat u een gerelateerde taak hebt toegewezen.

  • U controleert de SharePoint-site en ontdekt dat er momenteel een of meer taken aan u zijn toegewezen.

Wanneer u erachter komt dat u een goedkeuringswerkstroomtaak hebt toegewezen, doet u meestal twee dingen:

  • Het item controleren    Ontdek of u het item in de huidige staat kunt goedkeuren.

  • Uw taak voltooien    Gebruik het taakformulier om de resultaten van uw beoordeling in te dienen.

Vaak zijn daarom de volgende drie items betrokken bij de voltooiing van de taak:

  • Het meldingsbericht (dat u als e-mail ontvangt)

  • Het item dat ter goedkeuring is verzonden (dat u opent en controleert)

  • Het taakformulier (dat u opent, voltooit en verstuurt)

Deze drie items zien er als eerste uit.

Het meldingsbericht voor de taak, het item dat moet worden beoordeeld en het taakformulier

Opmerking: De knop Deze taak openen op het lint in het taakmeldingsbericht wordt alleen weergegeven wanneer het bericht wordt geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van Outlook en niet wanneer het wordt geopend in de webtoepassing Outlook Web Access.

Bovenkant van segment

2. Ga naar het item en het taakformulier vanuit het bericht van de taakmelding

Voer de volgende stappen uit:

  1. Klik in het bericht taakmelding in de instructies voor deze taak voltooien op de koppeling naar het item.

  2. Klik in het geopende item op de knop Deze taak openen op de berichtenbalk.

Toegang krijgen tot het item en taakformulier vanuit het e-mailbericht met de melding voor de taak

Opmerking: De knop Deze taak openen op het lint in het taakmeldingsbericht wordt alleen weergegeven wanneer het bericht wordt geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van Outlook en niet wanneer het wordt geopend in de webtoepassing Outlook Web Access.

Bovenkant van segment

3. Ga naar het item en het taakformulier uit de lijst of bibliotheek

Voer de volgende stappen uit:

  1. Klik in de lijst of bibliotheek waarin het item wordt opgeslagen dat moet worden gecontroleerd op de koppeling In voortgang die is gekoppeld aan het item en de werkstroom.

  2. Klik op de pagina Werkstroomstatus op de titel van uw taak.

  3. Klik in het taakformulier in de taak Deze werkstroomtaak is van toepassing op de berichtenbalk en klik op de koppeling naar het item.

Toegang krijgen tot het item en het taakformulier vanuit de lijst of bibliotheek

Bovenkant van segment

4. Bekijk het item

In dit voorbeeld is het item een Microsoft Word-document.

Tip: Als dit een groepstaak is, dat wil zeggen één taak die is toegewezen aan een hele groep of distributielijst, zodat één groepslid de taak voor de hele groep kan voltooien, is het een goed idee om de taak te claimen voordat u het item bekijkt. Op die manier verkleint u de kans dat een ander lid van uw groep het artikel ook zal bekijken. Zie Sectie 7 in dit segment claimen en voltooien van een groepstaakvoor instructies.

Geopend item dat moet worden beoordeeld met gele balken

Let op de twee gele berichtenbalken boven aan het document:

  • Alleen-lezen op server   Dit document is geopend in de modus Alleen-lezen, dat wil zeggen dat u het document kunt lezen, maar u kunt er geen wijzigingen in aanbrengen.
    (Houd er rekening mee dat u bij het voltooien van een goedkeuringswerkstroomtaak meestal geen wijzigingen rechtstreeks in het item zelf aan kunt brengen. In plaats daarvan gebruikt u het taakformulier om al uw antwoorden te registreren.)

  • Werkstroomtaak   Wanneer u klaar bent om uw antwoord in het taakformulier te registreren, klikt u op de knop Deze taak openen.

Bovenkant van segment

5. Het taakformulier invullen en verzenden

Het taakformulier voor een werkstroomtaak Goedkeuring ziet er zo uit.

Taakformulier van een werkstroom

De eerste twee items(Item verwijderen en Deze werkstroomtaakis van toepassing op Itemtitel) worden niet weergegeven in het taakformulier wanneer het item wordt geopend vanuit het item voor controle.

Bijschrift bij sectienummer een

Item verwijderen

Als u deze taak wilt verwijderen uit het huidige exemplaar van de werkstroom, klikt u op deze knop.

  • Als u de taak verwijdert, wordt het item niet verwijderd dat moet worden gecontroleerd.

  • Als u de taak verwijdert, fungeert die actie als (en wordt opgenomen in de geschiedenis als) een afwijzing van het document. Dus als de werkstroom is geconfigureerd om te eindigen bij de eerste afwijzing, wordt de werkstroom beëindigd door de taak te verwijderen.

  • Een taak die is verwijderd, wordt niet meer weergegeven in het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus. (De verwijdering en de daaruit voortvloeiende automatische afwijzing worden echter nog steeds opgenomen in het gebied Geschiedenis van de pagina.)

    Opmerking: Als u dit exemplaar van de werkstroom niet hebt begonnen, kunt u contact op nemen met de persoon die de werkstroom heeft begonnen voordat u de taak verwijdert.

Bijschrift bij sectienummer twee

Deze werkstroomtaak is van toepassing op Itemtitel

Als u het item wilt openen voor controle, klikt u op de koppeling hier.

Bijschrift bij sectienummer drie

Status, Aangevraagd door, samengevoegde opmerkingen, vervaldatum

U kunt items in deze vier velden niet bewerken of wijzigen, maar u vindt de informatie in deze velden mogelijk nuttig.

Het vak Samengevoegde opmerkingen bevat niet alleen aanvullende instructies voor het voltooien van uw taak, maar ook alle opmerkingen die zijn ingediend door deelnemers die hun taken al hebben voltooid in hetzelfde exemplaar van de werkstroom.

Op dezelfde manier worden, nadat u uw eigen formulier hebt verzenden, eventuele opmerkingen die u in het vak Opmerkingen (4) op neemt, ook weergegeven in het vak Samengevoegde opmerkingen voor de volgende deelnemers.

Bijschrift bij sectienummer vier

Opmerkingen

Alle tekst die u hier in typt, wordt opgenomen in de werkstroomgeschiedenis en wordt ook weergegeven in het veld Samengevoegde opmerkingen (3) voor de volgende deelnemers.

Bijschrift bij sectienummer vijf

Goedkeuren

Als u het item wilt goedkeuren, typt u eerst opmerkingen die u wilt bijdragen in het veld Opmerkingen (4) en klikt u vervolgens op deze knop.

Bijschrift bij sectienummer zes

Weigeren

Als u het item wilt weigeren, typt u eerst opmerkingen die u wilt bijdragen in het veld Opmerkingen (4) en klikt u vervolgens op deze knop.

Bijschrift bij sectienummer zeven

Annuleren

Als u het taakformulier wilt sluiten zonder wijzigingen of antwoorden op te slaan, klikt u op deze knop. De taak blijft onvolledig en wordt aan u toegewezen.

Bijschrift bij sectienummer acht

Wijziging aanvragen

Als u een wijziging wilt aanvragen voor het item dat u bekijkt, klikt u op deze knop.

Voor een afbeelding van het formulier waarin u de details van uw aanvraag in typt en voor meer instructies gaat u naar sectie 8 in dit segment, Vraag een wijziging aan het item aan.

Opmerking: Deze optie is mogelijk uitgeschakeld voor sommige werkstroomtaken.

Bijschrift bij sectienummer negen

Taak opnieuw toewijzen

Als u de goedkeuringstaak opnieuw wilt toewijzen aan iemand anders, klikt u op deze knop.

Voor een afbeelding van de pagina waar u de details van de heraanwijzing in typt en voor meer instructies gaat u naar sectie 7 in dit segment, de taak Goedkeuring opnieuw toewijzen aan iemand anders.

Opmerking: Deze optie is mogelijk uitgeschakeld voor sommige werkstroomtaken.

Bovenkant van segment

6. Achterstallige meldingen

Als een taak of een heel werkstroom-exemplaar te laat is voor voltooiing, worden meldingen automatisch verzonden naar:

  • De persoon aan wie de taak is toegewezen

  • De persoon die de werkstroom heeft gestart (of, als de start automatisch was, aan de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd)

Bovenkant van segment

7. Een groepstaak claimen en voltooien (optioneel)

Als slechts één taak is toegewezen aan een hele groep waar u deel van uitmaken, kan elk lid van de groep die ene taak claimen en voltooien namens de hele groep.

Claim de taak voordat u het item controleert. Zodra u de taak claimt, wordt deze aan u toegewezen en kan geen ander lid van de groep deze voltooien. (Op deze manier doet slechts één persoon het benodigde werk.)

  1. Wijs op de pagina Werkstroomstatus de naam aan van de taak die aan de groep is toegewezen totdat er een pijl wordt weergegeven

  2. Klik op de pijl, klik op Item bewerken en klik vervolgens in het taakformulier op de knop Taak claimen.
    Hoe u een groepstaak claimt

Wanneer de pagina Werkstroomstatus wordt vernieuwd, kunt u zien dat de taak niet meer is toegewezen aan de groep, maar specifiek aan u.

Als u de taak later opnieuw aan de groep wilt vrijgeven zonder deze te voltooien, gebruikt u dezelfde stappen om terug te keren naar het taakformulier, maar klikt u nu op de knop Taak vrijgeven.

De knop Taak vrijgeven op het taakformulier

Bovenkant van segment

8. Een wijziging van het item aanvragen (optioneel)

Voordat u met dit proces begint, moet u er rekening mee houden dat de werkstroom mogelijk is ingesteld om direct te eindigen als er een wijziging in het item wordt aangebracht. Het is misschien een goed idee om contact op te zoeken met de persoon die de werkstroom heeft gestart of oorspronkelijk heeft toegevoegd, om te controleren of het goed is dat er een wijziging wordt aangebracht en dat de werkstroom op dat moment eindigt.

De optie wijzigingsaanvraag wordt gedemonstreerd door deze in een scenario te plaatsen:

Stel u eerst voor dat uw naam Frank is.

Stel dat een collega met de naam Anna een werkstroom Goedkeuring heeft gestart voor een document dat ze heeft gemaakt.

Wanneer u het nieuwe document van Anna bekijkt, vindt u dat de inleiding te lang is.

Klik op de knop Wijziging aanvragen onder aan het werkstroomtaakformulier en vul dit formulier in.

Formulier voor het aanvragen van een wijziging in het item

Bijschrift bij sectienummer een

Wijziging aanvragen van

Voer de naam of het e-mailadres in van de persoon bij wie u de wijziging aanvraagt.

(Als u uw aanvraag wilt verzenden naar de persoon die deze run van de werkstroom heeft gestart, of, als de werkstroom automatisch is gestart, naar de persoon die deze werkstroom Goedkeuring oorspronkelijk heeft toegevoegd, kunt u dit veld ook leeg laten.)

Bijschrift bij sectienummer twee

Nieuwe aanvraag

Beschrijf de wijziging die u wilt maken en beschrijf alle informatie die de persoon die de wijziging aanlevert, nodig heeft. (Alle tekst die u hier in typt, wordt toegevoegd in het gebied Samengevoegde opmerkingen.)

Bijschrift bij sectienummer drie

Nieuwe duur

Doe een van de volgende drie dingen:

  • De bestaande einddatum behouden    Laat dit veld leeg.

  • De einddatum volledig verwijderen    Typ het getal 0.

  • Een nieuwe einddatum opgeven    Typ hier een getal en geef vervolgens de duureenheden op in het volgende veld. De twee items samen bepalen de periode vóór de wijzigingstaak.

Bijschrift bij sectienummer vier

Nieuwe duureenheden

Als u een nieuwe taakduur opgeeft, gebruikt u dit veld in combinatie met het veld Nieuwe duur om de periode te identificeren voordat de taak moet worden gelast. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of1 maand of2 weken.)

Wanneer u alle formulierinzendingen hebt zoals u wilt, klikt u op Verzenden enis uw huidige taak gemarkeerd alsVoltooid. (Maar u bent nog niet klaar. U krijgt opnieuw een goedkeuringstaak toegewezen nadat Anna de wijzigingstaak heeft voltooid).

Ondertussen ontvangt Anna de volgende e-mailmelding:

De melding die wordt verzonden wanneer een wijziging in het item wordt aangevraagd

Anna kan na één oogopslag op de onderwerpregel (nummer 1 in de afbeelding) zien dat dit geen gewone goedkeuringsmelding is, maar een verzoek om iets aan het item te wijzigen. Ze vindt de informatie over de specifieke wijziging die is aangevraagd in de Tekstwijziging aangevraagd (getal 2).

Anna controleert het item, maakt de aangevraagde wijzigingen, slaat haar wijzigingen op en controleert het item weer in.

Vervolgens gaat ze naar de pagina Werkstroomstatus en opent ze haar wijzigingsaanvraagtaak vanuit het gebied Taken.


Het formulier dat wordt verzonden als de aangevraagde wijziging is aangebracht

Anna voegt alle informatie toe die ze wilt in het veld Opmerkingen en klikt vervolgens op Antwoord verzenden. De werkstroom voert twee acties uit:

  • De wijzigingsaanvraagtaak van Anna wordt als Voltooid markeert.

  • Er wordt een nieuwe goedkeuringstaak aan u toegewezen (met de opmerkingen van Anna toegevoegd in het veld Samengevoegde opmerkingen) en u ontvangt een melding over die taak.

U kunt nu doorgaan en uw beoordeling van het gewijzigde item voltooien.

Ondertussen worden al deze acties bijgevolgd en zichtbaar in de sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus, zoals wordt weergegeven in de volgende afbeelding.

Werkstroomgeschiedenis met de acties die betrekking hebben op de aangevraagde wijzigingen

Hier is een diagram van het hele proces.

Stroomdiagram voor een aangevraagde wijziging

Bovenkant van segment

9. Uw goedkeuringstaak opnieuw toewijzen aan iemand anders (optioneel)

Als u wilt dat iemand anders een werkstroomtaak voltooit die aan u is toegewezen, klikt u op de knop Taak opnieuw toewijzen in het werkstroomtaakformulier.

Dit formulier wordt weergegeven.

Formulier voor het opnieuw toewijzen van een taak

Bijschrift bij sectienummer een

Taak opnieuw toewijzen aan

Voer de naam of het adres in van de persoon aan wie u deze taak wilt toewijzen.

Als u deze taak wilt toewijzen aan de persoon die de werkstroom heeft gestart, of, als de werkstroom automatisch is gestart, aan de persoon die deze werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, laat u dit veld leeg.

Bijschrift bij sectienummer twee

Nieuwe aanvraag

Geef alle informatie op die de persoon aan wie u de taak toewijst, de taak moet voltooien. (Alle tekst die u hier in typt, wordt toegevoegd in het gebied Samengevoegde opmerkingen.)

Bijschrift bij sectienummer drie

Nieuwe duur

Doe een van de volgende drie dingen:

  • De bestaande einddatum behouden    Laat dit veld leeg.

  • De einddatum volledig verwijderen    Typ het getal 0.

  • Een nieuwe einddatum opgeven    Typ hier een getal en geef vervolgens de duureenheden op in het volgende veld. De twee items samen bepalen de periode vóór de wijzigingstaak.

Bijschrift bij sectienummer vier

Nieuwe duureenheden

Als u een nieuwe taakduur opgeeft, gebruikt u dit veld in combinatie met het veld Nieuwe duur om de periode te identificeren voordat de taak moet worden gelast. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of1 maand of2 weken.)

Wanneer het formulier is voltooid, klikt u op Verzenden. Uw taak is gemarkeerd als Voltooid,er wordt een nieuwe taak toegewezen aan de persoon die nu verantwoordelijk is voor de taak en er wordt een taakmelding verzonden.

Alle nieuwe informatie die u hebt opgegeven, wordt opgenomen in de gedelegeerde tekst in de nieuwe taakmelding (nummer 1 in de volgende afbeelding).

Taakmelding voor een opnieuw toegewezen taak

Ondertussen worden al deze wijzigingen bijgespoord en zichtbaar in de secties Taken en geschiedenis van de pagina Werkstroomstatus, zoals hier wordt weergegeven.

De secties Taken en Werkstroomgeschiedenis op de pagina Werkstroomstatus voor een opnieuw toegewezen taak

Bovenkant van segment

10. Voltooi een taak namens een externe deelnemer (optioneel)

Er is een speciaal proces om deelnemers op te nemen die geen lid zijn van uw SharePoint-organisatie. In dit proces fungeert een sitelid als proxy voor de externe deelnemer:

  1. Neem het e-mailadres van de externe deelnemer op in het juiste stadium Toewijzen aan op de tweede pagina van het verenigingsformulier.

  2. De werkstroom wijst de taak van de externe deelnemer toe aan het sitelid dat de werkstroom start, of, als de werkstroom automatisch wordt gestart, aan het lid dat de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd. Deze persoon aan wie de taak daadwerkelijk is toegewezen, fungeert als proxy voor de externe deelnemer.

  3. Dit sitelid ontvangt een taakmelding, met instructies voor het verzenden van een kopie van het item ter controle naar de externe deelnemer. (Ondertussen ontvangt de externe deelnemer een kopie van de taakmelding, die kan fungeren als een nuttige waarschuwing of heads-up.)

  4. Het sitelid aan wie de taak daadwerkelijk is toegewezen, stuurt een kopie van het item naar de externe deelnemer.

  5. De externe deelnemer bekijkt het item en stuurt zijn of haar antwoord terug naar het sitelid.

  6. Wanneer het antwoord van de externe deelnemer binnenkomt, voltooit het sitelid de taak namens de externe deelnemer.

Hier is een diagram van het proces.

Een stroomdiagram van het proces met een deelnemer van buiten

De centrale locatie waaruit u een lopende werkstroom kunt controleren, aanpassen of stoppen, is de pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar van de werkstroom.

Eerst laten we u zien hoe u naar die pagina kunt gaan, waarna we u laten zien hoe u de opties en informatie kunt gebruiken die u daar vindt. Ten slotte laten we u twee andere pagina's zien waar u aanvullende controlegegevens kunt krijgen.

Secties in dit segment

  1. Naar de pagina Werkstroomstatus gaan

  2. De pagina Werkstroomstatus gebruiken om de voortgang van de werkstroom te controleren

  3. Actieve taken wijzigen (taken die al zijn toegewezen)

  4. Toekomstige taken wijzigen (taken die nog niet zijn toegewezen)

  5. Deze werkstroom uitvoeren annuleren of beëindigen

  6. Ontdek welke werkstromen voor een item worden uitgevoerd

  7. Werkstromen voor de hele siteverzameling controleren

1. Ga naar de pagina Werkstroomstatus

Klik in de lijst of bibliotheek waar het item zich bevindt op de koppeling In voortgang voor het item en de werkstroom die u wilt gebruiken.

In dit voorbeeld is het item het document Met de naam Hoofdontwerp en de werkstroom goedkeuring 3.

Klikken op de koppeling naar de werkstroomstatus

De pagina Werkstroomstatus wordt geopend.

Notities: 

  • Als uw lijst of bibliotheek een groot aantal items bevat, kunt u sorteren en/of filteren gebruiken om het item dat u zoekt, sneller te vinden. Als u herhaaldelijk op dezelfde manier sorteert en/of filtert, kunt u het handig vinden om een aangepaste weergave te maken die deze specifieke indeling automatiseert.

  • Als u naar de pagina Werkstroomstatus wilt gaan, kunt u ook klikken op de koppeling De status van deze werkstroom weergeven in een e-mailmelding 'is gestart' of de koppeling Werkstroomgeschiedenis weergeven in een e-mailmelding 'is voltooid' voor het specifieke exemplaar waarin u geïnteresseerd bent.

Bovenkant van segment

2. Gebruik de pagina Werkstroomstatus om de voortgang van de werkstroom te controleren

Hier vindt u onder de afbeelding van elke sectie van de pagina Werkstroomstatus de controlevragen die in de sectie worden beantwoord.

Sectie Werkstroomgegevens

De sectie Werkstroomgegevens van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Wie is dit exemplaar van de werkstroom gestart?

  • Wanneer is dit exemplaar gestart?

  • Wanneer is de laatste actie in dit exemplaar uitgevoerd?

  • Op welk item wordt dit exemplaar uitgevoerd?

  • Wat is de huidige status van dit exemplaar?

Sectie Taken

De sectie Taken van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Welke taken zijn al gemaakt en toegewezen en wat is de huidige status?

  • Welke taken zijn al voltooid en wat was het resultaat voor elk van deze taken?

  • Wat is de einddatum voor elke taak die al is gemaakt en toegewezen?

Taken die zijn verwijderd en taken die nog niet zijn toegewezen, worden niet weergegeven in deze sectie.

Sectie Werkstroomgeschiedenis

De sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Welke gebeurtenissen hebben zich al voorgedaan in dit exemplaar van de werkstroom?

  • Houd er rekening mee dat achterstallige taken en achterstallige meldingen niet worden weergegeven in dit gebied.

Bovenkant van segment

3. Actieve taken wijzigen (taken die al zijn toegewezen)

Er zijn twee manieren om taken te wijzigen die al zijn toegewezen, maar nog niet zijn voltooid:

  • Eén actieve taak wijzigen

  • Alle actieve taken wijzigen

Eén actieve taak wijzigen

Machtigingen   Als u een wijziging wilt aanbrengen in één taak die is toegewezen aan iemand anders dan uzelf, moet u de machtiging Lijsten beheren hebben. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet. Het is dus mogelijk om bijvoorbeeld machtigingen te hebben waarmee u een werkstroom kunt starten, maar geen wijzigingen kunt aanbrengen in de taak van een andere deelnemer.)

Als u de benodigde machtigingen hebt:

  1. Klik op de titel van de taak in de lijst Taken.
    Klik op de titel van de taak in de lijst

  2. Gebruik het taakformulier om de taak te voltooien, te verwijderen of opnieuw toe te geven.

Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer gedetailleerde instructies over het gebruik van het taakformulier.

Alle actieve taken wijzigen

Machtigingen    Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroom-exemplaar heeft gestart, maar de koppeling Deze werkstroom beëindigen wordt alleen weergegeven als deze persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)

  1. Klik in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de koppeling Actieve taken van goedkeuring bijwerken.

  2. Pas uw wijzigingen aan in het formulier dat wordt geopend en klik op OK.

    • Berichten die uw wijzigingen weerspiegelen, worden verzonden naar de personen aan wie momenteel taken zijn toegewezen in deze run.

    • Taken die al zijn voltooid of verwijderd en taken die nog niet zijn toegewezen, worden niet beïnvloed door de wijzigingen die u in dit formulier aanbracht.

    • Zie de volgende sectie Toekomstige taken wijzigen als u wijzigingen wilt aanbrengen in taken die nog niet zijn toegewezen.

Wijzigingsformulier voor actieve taken

Bijschrift bij sectienummer een

Duur per taak, duureenheden

  • De bestaande einddatum behouden    Laat Duur per taak leeg en wijzig niet in Duureenheden.

  • De einddatum verwijderen, zodat er geen    Typ het getal 0 in Duur per taak.

  • De einddatum verplaatsen door de duur van de taak uit te breiden    Gebruik beide duurvelden om het aantal en het type eenheden op te geven waarmee u de duur wilt verlengen.

Bijschrift bij sectienummer twee

Aanvraag

  • De aanvraagtekst wijzigen    Wijzigingen aanbrengen die u wilt aanbrengen in het tekstvak.

  1. Als u alle velden in het formulier hebt zoals u dat wilt, klikt u op OK.

Alle actieve taken in het huidige exemplaar worden bijgewerkt.

Bovenkant van segment

4. Toekomstige taken wijzigen (taken die nog niet zijn toegewezen)

Machtigingen    Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroom-exemplaar heeft gestart, maar de koppeling Deze werkstroom nu beëindigen wordt niet weergegeven, tenzij deze persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)

  1. Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de koppeling Goedkeuringsgoedkeuring toevoegen of bijwerken.

  2. Pas uw wijzigingen aan in het formulier dat wordt geopend en klik op BIJWERKEN.

    Opmerking: Taken die al zijn gemaakt en toegewezen, worden niet beïnvloed door de wijzigingen die u in dit formulier aan te brengen.

Wijzigingsformulier voor toekomstige taken

Bijschrift bij sectienummer een

Deelnemers, Volgorde, Groepen uitv

  • Deelnemers toevoegen of verwijderen of de volgorde van taken wijzigen    Voeg de volgorde van de namen of adressen van deelnemers in het veld Deelnemers toe, verwijder en/of herschikdeze.

  • Een hele fase verwijderen Klik    in het veld Toewijzen aan voor dat stadium en druk op Ctrl+Delete.

Opmerking: U kunt het selectievakje Groepen uitvinkje gebruiken om op te geven of aan distributiegroepen die worden vermeld, slechts één taak voor de hele groep of één taak per lid moet worden toegewezen.

Zie het segment PLAN en het juiste segment Toevoegen(Lijst/bibliotheek of Siteverzameling)van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van deze velden.

Bijschrift bij sectienummer twee

Aanvraag

  • De aanvraagtekst wijzigen    Wijzigingen aanbrengen die u wilt aanbrengen in de tekst in het vak.

Bijschrift bij sectienummer drie

Vervaldatum voor alle taken, duur per taak, duureenheden

  • De einddatum van de agenda wijzigen of verwijderen    Verwijder de bestaande datum en vervolgens een nieuwe datum of laat het veld leeg als u de specifieke einddatum helemaal wilt verwijderen. (Typ geen nul in dit veld. Dit veld moet een kalenderdatumwaarde bevatten of leeg zijn.)

  • De bestaande duur behouden    Laat Duur per taak leeg en wijzig niet in Duureenheden.

  • De duur zo verwijderen dat er geen    Typ het getal 0 in Duur per taak.

  • De duur van de taak verlengen    Gebruik beide duurvelden om het aantal en het type eenheden op te geven waarmee u de duur wilt verlengen. (Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het instellen van einddatums en duur.)

  1. Als u alle velden in het formulier hebt zoals u dat wilt, klikt u op OK.

Alle toekomstige taken in het huidige exemplaar weerspiegelen uw wijzigingen.

Bovenkant van segment

5. Deze werkstroom uitvoeren annuleren of beëindigen

Er zijn twee manieren waarop u een uitvoerend werkstroom-exemplaar kunt stoppen voordat het is voltooid:

  • De werkstroom annuleren    Alle taken worden geannuleerd, maar worden bewaard in het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus.

  • De werkstroom beëindigen    Alle taken worden geannuleerd en worden verwijderd uit het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus. (Ze worden echter nog steeds weerspiegeld in het gebied Werkstroomgeschiedenis.)

Instructies voor beide methoden volgen.

Annuleren (alle taken zijn geannuleerd, maar behouden in zowel de takenlijst als de geschiedenis)

Machtigingen    Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroom-exemplaar heeft gestart, maar de koppeling De werkstroom beëindigen wordt alleen weergegeven als deze persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)

Als het huidige exemplaar van een werkstroom niet meer nodig is, kan deze worden gestopt.

  • Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de koppeling Alle goedkeuringstaken annuleren.

  • Klik op Ja om de actie te bevestigen.

De koppeling Alle taken annuleren

Alle huidige taken worden geannuleerd en de werkstroom eindigt met de status Geannuleerd. De geannuleerde taken worden nog steeds weergegeven in het gebied Taken en in het gebied Werkstroomgeschiedenis.

Beëindigen (alle taken die zijn verwijderd uit de lijst Taken, maar behouden in de geschiedenis)

Machtigingen    Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroom-exemplaar heeft gestart, maar de koppeling Deze werkstroom beëindigen wordt alleen weergegeven als deze persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)

Als er een fout optreedt of als de werkstroom stopt en niet reageert, kan deze worden beëindigd.

Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op Deze werkstroom beëindigen en klik vervolgens op Ja om te bevestigen.

Alle taken die door de werkstroom zijn gemaakt, worden geannuleerd en worden verwijderd uit het gebied Taken op de pagina Werkstroomstatus, hoewel ze nog steeds worden weergegeven in het gebied Werkstroomgeschiedenis. De werkstroom eindigt met de status Werkstroom geannuleerd.

Bovenkant van segment

6. Ontdek welke werkstromen op een item worden uitgevoerd

Op de pagina Werkstromen voor elk item vindt u een lijst met de werkstromen die momenteel op dat item worden uitgevoerd.

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waar het item is opgeslagen.

  2. Wijs de naam van het item aan, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

  3. Op de pagina Werkstromen: Itemnaam vindt u onder Werkstromen uitvoereneen lijst met exemplaren die momenteel op het item worden uitgevoerd.

Opmerking: Houd er rekening mee dat meerdere exemplaren van één werkstroomversieniet tegelijk op hetzelfde item kunnen worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld: Er zijn twee werkstromen toegevoegd, beide op basis van de goedkeuringssjabloon. Het ene heeft de naam Plangoedkeuring en de andere heeft de naam Budgetgoedkeuring. Voor elk item tegelijk kan één exemplaar worden uitgevoerd, maar niet twee exemplaren van een van beide werkstroom.

Bovenkant van segment

7. Werkstromen voor de hele siteverzameling controleren

Beheerders van siteverzamelingen kunnen het volgende in één oogopslag bekijken:

  • Hoeveel werkstromen op basis van elke werkstroomsjabloon bestaan momenteel in de siteverzameling.

  • Of elke werkstroomsjabloon zelf momenteel actief of inactief is in de siteverzameling.

  • Hoeveel exemplaren van werkstroomversies op basis van elke werkstroomsjabloon worden momenteel uitgevoerd in de siteverzameling.

Dit doet u als volgt:

  1. Open de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).

  2. Klik op het pictogram Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Sitebeheerop Werkstromen.

De pagina Werkstromen wordt geopend, met de informatie.

Volgende stappen

Als dit de eerste keer is dat deze werkstroomversie wordt uitgevoerd, kunt u de instructies in het segment CONTROLEREN van dit artikel gebruiken om de gebeurtenissen in het exemplaar te bekijken en te ontdekken of de werkstroom werkt zoals u dat wilt.

Nadat het werkstroom-exemplaar is voltooid, kunt u de gebeurtenissen bekijken die zijn vastgelegd in de geschiedenis van de werkstroom. (U kunt de record voor elk exemplaar openen tot 60 dagen nadat het exemplaar is voltooid.)

Belangrijk: Houd er rekening mee dat de werkstroomgeschiedenis alleen beschikbaar is voor informele verwijzingen. Het kan niet worden gebruikt voor officiële controles of voor andere juridische, bewijsdoeleinden.

U kunt ook rapporten uitvoeren over de algehele prestaties van de werkstroom in verschillende exemplaren.

Secties in dit segment

  1. Gebeurtenissen in het meest recente exemplaar controleren

  2. Toegang tot de exemplaargeschiedenis van maximaal 60 dagen

  3. Werkstroomprestatierapporten maken

1. Gebeurtenissen in het meest recente exemplaar controleren

Zolang een item in dezelfde lijst of bibliotheek blijft staan en dezelfde werkstroom opnieuw wordt uitgevoerd op hetzelfde item, kan de geschiedenis van het meest recente exemplaar worden weergegeven vanuit de lijst of bibliotheek.

De pagina Werkstroomstatus weergeven voor het meest recente exemplaar van een werkstroom die op een item wordt uitgevoerd:

  • Klik in de lijst of bibliotheek waar het item zich bevindt op de statuskoppeling voor het item en de werkstroom die u wilt gebruiken.

In dit voorbeeld is het item het document met de titel Keynote concept en de werkstroom is Nieuw documentgoedkeuring.

Klikken op de koppeling van de werkstroomstatus

Op de pagina Werkstroomstatus bevindt de sectie Werkstroomgeschiedenis zich onderaan.

De sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus

Bovenkant van segment

2. Toegang tot de exemplaargeschiedenis van maximaal 60 dagen

Wat moet u doen als u de geschiedenis van een exemplaar wilt bekijken nadat u dezelfde werkstroom opnieuw hebt uitgevoerd op hetzelfde item?

In feite kunt u dit doen voor maximaal 60 dagen, vanuit een van de twee invoerpunten: de lijst of bibliotheek, of de melding voor het voltooien van de werkstroom.

Vanuit de lijst of bibliotheek

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waar het item is opgeslagen.

  2. Wijs de naam van het item aan, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

  3. Klik op de pagina Werkstromen: Itemnaam onder Voltooidewerkstromen op de naam of status van het werkstroom-exemplaar dat u wilt controleren.

    De lijst Voltooide werkstromen op de pagina Werkstromen voor het item De pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Vanuit de melding voor het voltooien van de werkstroom

  • Open de melding voor het voltooien van de werkstroom voor het exemplaar dat u wilt controleren en klik vervolgens op de koppeling De werkstroomgeschiedenis weergeven.


De melding dat de werkstroom is voltooid met een omcirkelde koppeling naar de werkstroomgeschiedenis De pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Als u alle voltooiingsmeldingen wilt behouden, kunt u een Outlook-regel maken. Stel de regel in om alle binnenkomende berichten te kopiëren waarin de tekst is voltooid op de onderwerpregel in een eigen, afzonderlijke map. (Zorg ervoor dat uw Outlook-regel de binnenkomende berichten kopieert en niet alleen verplaatst, anders worden ze niet ook weergegeven in uw Postvak IN.)

Bovenkant van segment

3. Werkstroomprestatierapporten maken

Als u wilt weten hoe een van uw werkstroomversies over het algemeen , in de tijd en in meerdere exemplaren, presteert, kunt u een van beide of twee vooraf gedefinieerde rapporten maken:

  • Rapport Activiteitsduur    Gebruik dit rapport om te zien hoe lang het duurt voordat elke activiteit in een werkstroom wordt voltooid, en hoe lang het duurt voordat elke volledige run of instantie van die werkstroom wordt voltooid.

  • Annulerings- en foutrapport    Gebruik dit rapport om te zien of een werkstroom vaak wordt geannuleerd of dat er fouten optreden vóór voltooiing.

De beschikbare rapporten voor een werkstroom maken

  1. Klik in de lijst of bibliotheek in de kolom Status voor die werkstroom op een koppeling met statusgegevens.
    Klikken op de werkstroomstatus

  2. Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Werkstroomgeschiedenisop Werkstroomrapporten weergeven.
    Klikken op de koppeling Werkstroomrapporten weergeven in de sectie Werkstroomgeschiedenis

  3. Zoek de werkstroom waarvoor u een rapport wilt weergeven en klik vervolgens op de naam van het rapport dat u wilt weergeven.
    Klikken op de koppeling voor het rapport over activiteitsduur

  4. Bewaar of wijzig op de pagina Aanpassen de locatie waar het rapportbestand wordt gemaakt en klik op OK.

    Klikken op OK voor de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen Het rapport wordt gemaakt en opgeslagen op de opgegeven locatie.

  5. Wanneer het rapport is voltooid, kunt u op de koppeling klikken die in de volgende afbeelding wordt weergegeven om het te bekijken. Klik anders op OK om het dialoogvenster te voltooien en te sluiten. (Later, wanneer u klaar bent om het rapport te bekijken, vindt u het op de locatie die u hebt opgegeven in de vorige stap.)
    Klikken op de koppeling om het rapport weer te geven

Volgende stappen

Als uw werkstroom precies werkt zoals u wilt, kunt u de werkstroom gaan gebruiken.

Als er iets is dat u wilt wijzigen over hoe het werkt, bekijkt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

Nadat u het eerste exemplaar van de nieuwe goedkeuringswerkstroom hebt uitgevoerd en de resultaten hebt beoordeeld, kunt u een of meer wijzigingen aanbrengen in de manier waarop de werkstroom is geconfigureerd.

U kunt ook op verschillende momenten in de toekomst verdere wijzigingen aanbrengen in de configuratie.

Ten slotte wilt u de werkstroom op een gegeven moment mogelijk voor een kortere of langere periode uitschakelen, maar niet verwijderen, of wilt u de werkstroom mogelijk helemaal verwijderen.

Secties in dit segment

  1. Permanente instellingen voor een werkstroom wijzigen

  2. Een werkstroom uitschakelen of verwijderen

1. Permanente instellingen voor een werkstroom wijzigen

Als u permanente wijzigingen wilt aanbrengen in de instellingen voor een bestaande werkstroom, opent en bewerkt u het verenigingsformulier dat u oorspronkelijk hebt gebruikt om het toe te voegen.

Als de werkstroom slechts in één lijst of bibliotheek wordt uitgevoerd

  1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

  2. Klik op het lint op het tabblad Lijstof Bibliotheek.

    Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren met het type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft het tabblad bijvoorbeeld de naam Agenda.

  3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

  4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (klikop instellingen wijzigen) op de naam van de werkstroom voor wie u de instellingen wilt wijzigen.

    Opmerking: Als de werkstroom Goedkeuring die u wilt gebruiken niet in de lijst wordt weergegeven, is deze mogelijk gekoppeld aan slechts één inhoudstype. Welke werkstromen in deze lijst worden weergegeven, wordt bepaald door de werkstromen Deze werkstromen zijn zo geconfigureerd dat ze worden uitgevoerd op items van dit type besturingselement, net onder de lijst. (Zie de afbeelding.) Klik in de vervolgkeuzelijst op de opties voor inhoudstype om te ontdekken welke werkstroom u wilt weergeven. Klik op de naam van de werkstroom die u wilt gebruiken in de lijst.

  5. Op dezelfde twee pagina's van het verenigingsformulier die oorspronkelijk zijn gebruikt om de werkstroom toe te voegen, kunt u de beste wijzigingen aanbrengen en opslaan.

    Zie het segment PLAN en het juiste segment Toevoegen(Lijst/bibliotheek of Siteverzameling)van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het associatieformulier.

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

  1. Open de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).

  2. Klik op het pictogram Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Web Designer Galleriesop Site-inhoudstypen.

  4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarop de werkstroom wordt uitgevoerd.
    Documentinhoudstypen met omcirkeld type

  5. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingenop Werkstroominstellingen.
    Werkstroominstellingen in de sectie Instellingen

  6. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (klikop instellingen wijzigen) op de naam van de werkstroom voor wie u de instellingen wilt wijzigen.
    Koppeling om werkstroominstellingen te wijzigen

  7. Op dezelfde twee pagina's van het verenigingsformulier die oorspronkelijk zijn gebruikt om de werkstroom toe te voegen, kunt u de beste wijzigingen aanbrengen en opslaan.

    Zie het segment PLAN en het juiste segment Toevoegen(Lijst/bibliotheek of Siteverzameling)van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het associatieformulier.

Bovenkant van segment

2. Een werkstroom uitschakelen of verwijderen

Als de werkstroom slechts in één lijst of bibliotheek wordt uitgevoerd

  1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

  2. Klik op het lint op het tabblad Lijstof Bibliotheek.

    Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren met het type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft het tabblad bijvoorbeeld de naam Agenda.

  3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

  4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom verwijderen, blokkeren of Herstellen.

  5. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen om werkstromen uit te schakelen, opnieuw in te schakelen of te verwijderen.
    Formulier op de pagina Werkstromen verwijderen

Het formulier bestaat uit vijf kolommen:

  • Werkstroom    Naam van de werkstroom.

  • Exemplaren    Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel op items wordt uitgevoerd.

  • Toestaan    Optie waarmee de werkstroom normaal kan blijven werken.

  • Geen nieuwe exemplaren    Optie waarmee alle momenteel lopende exemplaren van de werkstroom kunnen worden voltooid, maar de werkstroom wordt uitgeschakeld door de werkstroom niet beschikbaar te maken voor het uitvoeren van nieuwe exemplaren. (Deze actie is omkeerbaar. Als u de werkstroom later opnieuw wilt inschakelen, gaat u terug naar deze pagina en selecteertu Toestaan .)

  • Verwijderen    Optie die de werkstroom helemaal uit de lijst of bibliotheek verwijdert. Alle lopende exemplaren worden onmiddellijk beëindigd en de kolom voor die werkstroom wordt niet meer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie is niet omkeerbaar.)

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

  1. Open de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).

  2. Klik op het pictogram Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Galerieënop Site-inhoudstypen.

  4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarop de werkstroom wordt uitgevoerd.
    Documentinhoudstypen met omcirkeld type

  5. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onderInstellingenop Werkstroominstellingen.
    Werkstroominstellingen in de sectie Instellingen

  6. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom verwijderen, blokkeren of Herstellen.

  7. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen om werkstromen uit te schakelen, opnieuw in te schakelen of te verwijderen.
    Formulier op de pagina Werkstromen verwijderen

Het formulier bestaat uit vijf kolommen:

  • Werkstroom    Naam van de werkstroom.

  • Exemplaren    Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel op items wordt uitgevoerd.

  • Toestaan    Optie waarmee de werkstroom normaal kan blijven werken.

  • Geen nieuwe exemplaren    Optie waarmee alle momenteel lopende exemplaren van de werkstroom kunnen worden voltooid, maar de werkstroom wordt uitgeschakeld door de werkstroom niet beschikbaar te maken voor het uitvoeren van nieuwe exemplaren. (Deze actie is omkeerbaar. Als u de werkstroom later opnieuw wilt inschakelen, gaat u terug naar deze pagina en selecteertu Toestaan .)

  • Verwijderen    Optie die de werkstroom helemaal uit de siteverzameling verwijdert. Alle lopende exemplaren worden onmiddellijk beëindigd en de kolom voor die werkstroom wordt niet meer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie is niet omkeerbaar.)

Volgende stappen

Als u wijzigingen hebt aangebracht, kunt u een test-exemplaar van de werkstroom uitvoeren om de effecten van de wijzigingen te controleren.

Verder aanpassen

Er zijn diverse manieren om de werkstromen in SharePoint-producten verder aan te passen.

U kunt zelfs helemaal zelf aangepaste werkstromen maken.

U kunt een of meer van de volgende programma's gebruiken:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Werkstroomformulieren, acties en gedrag aanpassen.

  • Microsoft Visual Studio    Maak uw eigen aangepaste werkstroomacties.

Zie het Help-systeem voor Microsoft Software Developer Network (MSDN) voor meer informatie.

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×