Alles over goedkeuringswerkstromen

SharePoint-werkstromen kunnen u helpen uw bedrijfsprocessen te automatiseren, zodat ze beide consistent en efficiënter werken. Met de goedkeurings werkstroom kunt u documenten en andere items die in SharePoint zijn opgeslagen, doorsturen naar een of meer personen voor hun goedkeuring.

Opmerking: SharePoint 2010-werkstromen zijn buiten 1 augustus 2020 voor nieuwe tenants en worden verwijderd uit bestaande tenants op 1 november 2020. Als u SharePoint 2010-werkstromen gebruikt, wordt u aangeraden om te migreren naar Power Automatiseer of andere ondersteunde oplossingen. Zie voor meer informatie het artikel over het uittredingen van SharePoint 2010-werkstromen.

Zie de werkstromen in SharePointvoor meer informatie.

Belangrijk: De goedkeuringswerkstroom is standaard niet geactiveerd en wordt niet weergegeven in het vak Selecteer een werkstroomsjabloon van het koppelings formulier. Om de site beschikbaar te maken voor gebruik, moet een sitebeheerder deze activeren op het niveau van de siteverzameling. Ga naar site-instellingen > onderdelen van de siteverzameling > de functie Werkstromen activeren. SharePoint 2013 biedt ook deze werkstroomsjablonen op basis van SharePoint 2010 compatibiliteitsmodus. Als u een SharePoint 2013 op basis van een werkstroom met soortgelijke logica wilt maken, gebruikt u SharePoint Designer 2013.

Als u alleen een taak van een goedkeuringswerkstroom hoeft te voltooien    Schuif omlaag naar het segment Voltooien en pak het uit. Misschien hebt u op dit moment geen andere segmenten nodig.

Vergelijking van een handmatig proces met een geautomatiseerde werkstroom

SharePoint-werkstromen zijn:

  • Efficiënt en consistent    Met een goedkeuringswerkstroom wordt het document of item automatisch rondgestuurd, worden taken weergeven en worden de voortgang bijgehouden en worden eventuele herinneringen en meldingen verzonden. De activiteit in een werkstroom kan worden gecontroleerd en aangepast vanaf de pagina voor de centrale status en de geschiedenis van gebeurtenissen in de uitvoering van een werkstroom worden gedurende 60 dagen na voltooiing bijgehouden.

  • U hoeft minder werk te doen    Een goedkeuringswerkstroom bespaart u en uw collega's zowel tijd als moeite en tegelijkertijd wordt het goedkeuringsproces gestroomlijnd en gestandaardiseerd.

Hier ziet u een schema van een zeer eenvoudige versie van de goedkeuringswerkstroom.

Schema van een eenvoudige goedkeuringswerkstroom

De informatie in dit artikel wordt gepresenteerd in tien uitvouwbare segmenten.

Klik hier om enkele tips weer te krijgen voor het optimaal benutten van dit artikel

Als u alleen een taak van een goedkeuringswerkstroom hoeft te voltooien    Schuif omlaag naar het segment Voltooien en pak het uit. Misschien hebt u op dit moment geen andere segmenten nodig.

Als u werkstromen wilt toevoegen, starten, controleren en onderhouden    Als u nog niet bekend bent met deze taken, kan het handig zijn om door dit artikel te werken, segmenten op segment, de eerste keer dat u een werkstroom ontwerpt en toevoegt. Wanneer u bekend bent met de informatie en de artikel indeling, kunt u rechtstreeks naar het segment gaan dat u nodig hebt bij het plaatsen van een bezoek.

Goedkeuring van inhoud en goedkeuring van publicaties    Mogelijk hebt u een lijst of bibliotheek waarin u nieuwe items en/of nieuwe versies van de huidige items wilt weergeven voor de nauwkeurigheid van de inhoud, of voor de geschiktheid van de formulier en stijl voordat ze zichtbaar worden gemaakt voor iedereen die toegang heeft tot de lijst. Dit sortering van het controleproces wordt inhouds goedkeuring genoemd, en u kunt een goedkeuringswerkstroom gebruiken voor het beheren van de goedkeuring van inhoud in een lijst of bibliotheek. (Er is ook een zeer gelijkaardige werkstroom publicatie goedkeuren, met name gemaakt voor gebruik in SharePoint-sites waarmee webpagina's worden gepubliceerd op internet.)

Een Word over het afdrukken van dit artikel    Dit is een lang artikel. Als u alleen geselecteerde segmenten wilt afdrukken, moet u ervoor zorgen dat alleen die segmenten worden uitgevouwen wanneer u gaat afdrukken. (Als u de volledige afbeeldingen in uw afgedrukte versie wilt opnemen, drukt u in de afdrukstand liggend en niet op staande afdrukstand).

Een woord over zoeken    Voordat u in dit artikel naar tekst of een term gaat zoeken, moet u ervoor zorgen dat alle segmenten waarin u wilt zoeken, zijn uitgevouwen.

Een goedkeuringswerkstroom is een SharePoint-functie waarmee een document of ander item dat in een SharePoint-lijst of-bibliotheek is opgeslagen, wordt gerouteerd naar een of meer personen voor de goedkeuring of weigering. Met de werkstroom wordt het hele proces geautomatiseerd en gestroomlijnd.

Diagram van een eenvoudige goedkeuringswerkstroom

De basis goedkeuringswerkstroom die is opgenomen in SharePoint-producten, fungeert als een sjabloon. Met deze sjabloon kunt u meerdere goedkeuringsworkflows toevoegen aan uw sites. Elke werkstroom die u toevoegt, is een unieke versie van de goedkeuringswerkstroom basis, elk met een eigen gespecialiseerde manier van werken, op basis van de instellingen die u opgeeft wanneer u deze toevoegt.

Secties in dit segment

  1. Wat kan een goedkeuringswerkstroom voor mij doen?

  2. Wat kan geen werkstroom goedkeuren?

  3. Wie kan dit type werkstroom gebruiken?

  4. Hoe kan ik dit type werkstroom plannen, toevoegen, uitvoeren en onderhouden?

1. wat kan een goedkeuringswerkstroom voor mij doen?

  • Wanneer u een goedkeuringswerkstroom aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling toevoegt, kunt u opgeven hoeveel deelnemers moeten worden opgenomen, en aangeven of de taken een voor een worden toegewezen (serieel) of allemaal tegelijk (parallel). U kunt zelfs beslissen of u de taken van de deelnemers wilt verdelen over twee of meer afzonderlijke fasen, en ook een einddatum en/of de tijd voor het voltooien van de taak opgeven. Telkens wanneer u de werkstroom handmatig start voor een item, kunt u deze instellingen wijzigen.

  • Een taak wordt toegewezen aan elke opgegeven deelnemer in de werkstroom. Elke deelnemer kiest een of meer van de volgende mogelijke antwoorden: om het item goed te keuren of te weigeren, om een wijziging in het item aan te vragen om de taak opnieuw toe te wijzen of de taak te annuleren of te verwijderen.

  • Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, kunt u de voortgang controleren en (indien nodig) wijzigingen aanbrengen vanaf één centrale pagina met de status van een centrale werkstroom.

  • Voor 60 dagen nadat de werkstroom is voltooid, is de lijst met alle werkstroomgebeurtenissen die hebben plaatsgevonden in de cursus van deze uitvoering (of een exemplaar) van de werkstroom nog steeds beschikbaar op de pagina werkstroom status voor informele naslag.

U kunt ook een goedkeuringswerkstroom gebruiken voor het beheren van een goedkeuringsproces voor inhoud van een lijst of bibliotheek. Zie het segment beheren van dit artikel voor meer informatie.

2. wat kan geen werkstroom goedkeuren?

Deelnemers aan een goedkeuringswerkstroom zijn meestal niet toegestaan om wijzigingen aan te brengen in het item dat wordt gecontroleerd. In plaats daarvan kunnen deelnemers verzoeken dat ze in de cursus van het werkstroomexemplaar wijzigingen in het item aanbrengen. Zie het artikel de werkstromen voor het verzamelen van feedbackin de sectie Zie ook voor meer informatie over het toevoegen van een werkstroom waarin deelnemers opmerkingen en bijgehouden wijzigingen in het item zelf invoegen.

Goedkeuringswerkstromen zijn ook niet bedoeld voor het verzamelen van handtekeningen. Als u een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen wilt gebruiken in een Microsoft Word-document, een Microsoft Excel-werkmap of een Microsoft InfoPath-formulier, raadpleegt u het artikelover werkstromen voor het verzamelen van handtekeningenin de sectie Zie ook .

Begin van segment

3. wie kunnen dit type werkstroom gebruiken?

Een werkstroom toevoegen   U moet standaard de machtiging Lijsten beheren hebben om een werkstroom toe te voegen . (De groep eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, en de groep leden en de groep bezoekers niet.)

Een werkstroom starten   Daarnaast moet u de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten die al is toegevoegd. (De groep leden en de groep eigenaren hebben beide de machtiging Items bewerken standaard en de groep bezoekers niet.)

U kunt ook kiezen voor het configureren van specifieke werkstromen, zodat ze alleen kunnen worden gestart door leden van de groep eigenaren. (Als u dit wilt doen, schakelt u het selectievakje een machtiging Lijsten beheren om deze werkstroom te starten op de eerste pagina van het koppelings formulier in.

Begin van segment

4. Hoe kan ik dit type werkstroom plannen, toevoegen, uitvoeren en onderhouden?

Dit zijn de basis fasen:

  • Voordat de werkstroom wordt uitgevoerd (plannen, toevoegen, starten)   
    Voordat u een werkstroom toevoegt, plant u de locatie waar u deze wilt toevoegen (voor één lijst of bibliotheek of voor de hele siteverzameling) en de details van de manier waarop dit werkt. Nadat u de werkstroom hebt toegevoegd en geconfigureerd, kan iedereen met de benodigde machtigingen de werkstroom starten voor een specifiek item. De werkstroom kan ook worden ingesteld om automatischte worden uitgevoerd. Automatische uitvoering kan worden geactiveerd op basis van een of beide trigger gebeurtenissen: wanneer een item wordt toegevoegd aan of gemaakt in een lijst of bibliotheek, of als een item in een lijst of bibliotheek wordt gewijzigd.

  • Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd (voltooien, controleren, aanpassen)   
    Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, voltooien de afzonderlijke deelnemers de toegewezen taken. Automatische herinneringen worden verzonden naar deelnemers die niet konden voldoen aan de deadline van de taak. Ondertussen kan de werkstroom worden uitgevoerd vanaf een pagina met de centrale werkstroom status voor dat specifieke exemplaar van de werkstroom. Wijzigingen in de werkstroom die wordt uitgevoerd, kunnen vanaf dezelfde pagina worden gemaakt. en, indien nodig, kan de werkstroom worden geannuleerd of beëindigd.

  • Nadat de werkstroom is uitgevoerd (bekijken, rapporteren, wijzigen)   
    Wanneer de werkstroom is voltooid, kan de hele geschiedenis van de uitgevoerde versie (of versie) worden gecontroleerd tot 60 dagen op de pagina werkstroom status. Op dezelfde pagina kunnen statistische rapporten over de prestaties van deze werkstroomversie worden gemaakt. Als er ooit iets is wat u wilt wijzigen over de manier waarop u de werkstroomfuncties wilt wijzigen, kunt u het koppelings formulier openen en bewerken dat u hebt voltooid wanneer u de werkstroom voor het eerst hebt toegevoegd.

In het volgende stroomdiagram worden deze fasen getoond vanuit het perspectief van de persoon die een nieuwe werkstroom toevoegt.

Werkstroomproces

In dit segment wordt beschreven welke beslissingen u moet nemen en welke gegevens u moet verzamelen voor u een versie van de goedkeuringswerkstroom toevoegt.

Ga rechtstreeks naar het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of site verzameling) van dit artikel als u al bekend bent met de manier waarop u dit type werkstroom toevoegt en alleen een herinnering over de specifieke stappen nodig hebt.

Secties in dit segment

  1. Sjablonen en versies

  2. Introductie van het koppelings formulier

  3. Twaalf vragen om te beantwoorden

1. sjablonen en versies

De werkstromen die bij SharePoint-producten worden geleverd, fungeren als hoofd sjablonen waarop de specifieke, individuele werkstromen die u aan lijsten, Bibliotheken en siteverzamelingen toevoegt, worden gebaseerd.

Telkens wanneer u een goedkeuringswerkstroom toevoegt, wordt u in feite een versie van de algemene goedkeuringswerkstroom sjabloon toevoegen. U geeft elke versie eigen naam en eigen instellingen, die u in het koppelings formulier opgeeft wanneer u deze specifieke versie toevoegt. Op die manier kunt u meerdere werkstromen toevoegen, alle versies op basis van de hoofdsjabloon goedkeuringswerkstroom, maar elk van de versies met de naam en aangepaste manier die u wilt gebruiken. De benoemde versies kunnen ook worden aangeduid als werkstroom exemplaren.

Begin van segment

2. introductie van het koppelings formulier

Wanneer u een nieuwe workflowversie toevoegt op basis van een van de opgenomen werkstroomsjablonen, vult u een koppelings formulier in om op te geven hoe u wilt dat het nieuwe exemplaar werken.

In het volgende gedeelte vindt u een lijst met vragen waarmee u het koppelings formulier kunt voltooien. Kijk eerst even of twee om het formulier en de bijbehorende velden te bekijken.

Eerste pagina van het koppelings formulier

Eerste startformulier

Tweede pagina van het koppelings formulier

Formulier voor het invullen van uitvoeringsspecifieke gegevens

De velden in het rode vak op deze tweede pagina worden ook weergegeven op het startformulier, dat telkens wordt gepresenteerd wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, en kan daar voor één uitvoering worden bewerkt.

Begin van segment

3. twaalf vragen om te beantwoorden

Zodra u de antwoorden hebt op alle vragen in deze sectie, kunt u uw werkstroom toevoegen.

  1. Is dit het juiste type werkstroom?

  2. Eén lijst of bibliotheek of de hele siteverzameling? en één inhoudstype of alle inhoudstypen?

  3. Wat is een goede naam?

  4. Taken overzichten en geschiedenisoverzichten: bestaand of nieuw?

  5. Hoe (en door wie) kan deze werkstroom worden gestart?

  6. Wordt deze werkstroom ook weergeven in inhoudstypen die gegevens overnemen uit dit inhoudstype?

  7. Deelnemers: welke personen in welke volgorde?

  8. Welke aanvullende informatie hebben deelnemers nodig?

  9. Wanneer moeten taken zijn voltooid?

  10. Wanneer wordt deze werkstroom beëindigd?

  11. Wie moeten meldingen ontvangen?

  12. Wordt deze werkstroom beheerd met de inhoud van de werkstroom?

01. is dit het juiste type werkstroom?

Er bestaan verschillende werkstroomsjablonen met het woord ' goedkeuring ' in de namen. Dit artikel heeft betrekking op de werkstroomsjabloon die in het menu wordt weergegeven als goedkeuring – SharePoint 2010. Als u niet zeker weet of dit type werkstroom de beste keuze is voor u, raadpleegt u terug naar het segment leren van dit artikel. Zie het artikel over de werkstromen in SharePoint, in de sectie Zie ook voor meer informatie over de andere werkstroomsjablonen die beschikbaar zijn.

Begin van segment

02. Eén lijst of bibliotheek of de hele siteverzameling? en Eén inhoudstype of alle inhoudstypen?

U kunt uw nieuwe versie van de goedkeuringswerkstroom beschikbaar maken in één lijst of bibliotheek of in de hele siteverzameling.

  • Als u de werkstroom voor één lijst of bibliotheek toevoegt, kunt u deze zo instellen dat deze wordt uitgevoerd voor alle inhoudstypen of voor slechts één inhoudstype.

  • Als u de werkstroom voor de hele siteverzameling toevoegt, moet u deze zo configureren dat deze wordt uitgevoerd voor slechts één inhoudstype van een site.

Overzicht van een siteverzameling met uitleg over drie manieren van toevoegen

Wat is een inhoudstype?

Documenten of andere items die zijn opgeslagen in een SharePoint-lijst of-bibliotheek, behoren tot een of meer inhoudstypen. Een inhoudstype kan bestaan uit basis en algemeen als document of Excel-werkblad, of als zeer gespecialiseerd als juridisch contract of product ontwerpspecificatie. Sommige inhoudstypen zijn standaard beschikbaar in SharePoint-producten, maar u kunt deze aanpassen en anderen toevoegen die u zelf maakt. Zie een site-inhoudstype maken of aanpassen en een inhoudstype toevoegen aan een lijst of bibliotheekvoor meer informatie.

Begin van segment

03. Wat is een goede naam?

Geef de werkstroomversie een naam die het volgende doet:

  • Duidelijk wordt aangegeven waar het voor wordt gebruikt.

  • U kunt dit duidelijk onderscheiden van andere werkstromen.

Een voorbeeld

Stel dat u lid bent van een groep editors. Uw groep wil twee verschillende goedkeuringswerkstromen gebruiken voor het beheren van documenten met medewerkers van buiten medewerkers:

  • U voert de eerste werkstroom uit op elk ingediend document om te bepalen of u deze wilt accepteren voor het bewerkingsproces.

  • Nadat u een ingediend document hebt geaccepteerd en bewerkt, voert u de tweede werkstroom uit in het bewerkte concept om te bepalen of u het document als definitief wilt accepteren.

U kunt de eerste werkstroom goedkeuring van een werkstroom en de tweede werkstroom goedkeuring van definitief conceptnoemen.

Tip: Zoals gewoonlijk is het verstandig om consistente naamgevingsconventies te maken en te zorgen dat iedereen die werkt met uw werkstromen, op de hoogte is van deze conventies.

Begin van segment

04. takenlijsten en geschiedenisoverzichten: bestaand of nieuw?

U kunt de standaardlijst met taken en geschiedenis van de site gebruiken, andere bestaande taken en geschiedenislijsten gebruiken, of nieuwe lijsten aanvragen voor deze werkstroom.

  • Als uw site een groot aantal werkstromen heeft, of als er meerdere werkstromen zijn, kunt u overwegen om voor elke werkstroom nieuwe lijsten aan te vragen. (Voor het beheren van met langere lijsten kunnen de prestaties worden vertraagd. Het is sneller en eenvoudiger om in het systeem meerdere lijsten van minder dan een zeer lang te bewaren.

  • Als de taken en de geschiedenis van deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke gegevens bevatten die u wilt bewaren in de algemene lijst met taken , moet u er ook voor zorgen dat u nieuwe, aparte lijsten voor deze werkstroom wilt gebruiken. (Nadat u de werkstroom hebt toegevoegd, controleert u of de juiste machtigingen zijn ingesteld voor de nieuwe lijsten.)

Begin van segment

05. Hoe (en door wie) kan deze werkstroom worden gestart?

Een werkstroom kan zo worden geconfigureerd dat deze alleen handmatig, alleen automatisch of op beide manieren kan worden gestart:

  • Wanneer u een goedkeuringswerkstroom handmatig start voor een specifiek document of item, wordt een ander formulier, het startformulier, gepresenteerd. Het startformulier bevat de meeste instellingen van de tweede pagina van het koppelings formulier. Als de persoon die de werkstroom start, een van deze instellingen wil wijzigen (alleen voor het huidige exemplaar), kunnen ze dit doen voordat ze op Startklikken. Ga naar het contextmenu voor > item in de lijst > Werkstromen > Selecteer de werkstroom om deze handmatig te starten.

  • Bij een automatische start is het uiteraard niet mogelijk om een startformulier weer te geven, dus worden de standaardinstellingen die zijn opgegeven in het koppelings formulier, gebruikt zonder wijzigingen.

In de volgende afbeelding wordt het verschil tussen een handmatige start en een automatische start getoond.

Formulieren voor een handmatige en een automatische start worden vergeleken

Wijzigingen die u aanbrengt in het startformulier, worden alleen toegepast tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u de permanente, standaard instellingen van de werkstroom wilt wijzigen, bewerkt u het oorspronkelijke koppelings formulier, zoals beschreven in het segment wijzigen van dit artikel.

Handmatig starten

Als u het handmatig starten toestaat, kan iedereen die de benodigde machtigingen heeft, op elk gewenst moment de werkstroom starten voor elk item dat daarvoor in aanmerking komt.

De voordelen van een handmatige start zijn de mogelijkheid om de werkstroom alleen uit te voeren wanneer en wanneer u maar wilt, en elke keer dat u dit uitvoert, kunt u een aantal instellingen wijzigen via het startformulier.

Een snel voorbeeld    Als u uw werkstroom alleen wilt uitvoeren op items die zijn gemaakt door een schrijver van buiten uw team, kunt u de werkstroom alleen handmatig starten voor items die zijn gemaakt door u en uw teamleden. (Een alternatieve oplossing: een lijst of bibliotheek voor items van auteurs in uw team bewaren en een afzonderlijke lijst of bibliotheek voor items van alle andere auteurs. Op die manier kunt u de werkstroom automatisch uitvoeren, maar alleen in de lijst van buiten auteurs. Andere oplossing: Voeg een als-voorwaarde toe en stel deze in die door de specifieke persoon is gemaakt. Zie Naslaginformatie over werkstroom voorwaarden voor meer informatie.)

Het belangrijkste nadeel van een handmatige start is dat iemand eraan moet denken om de werkstroom telkens uit te voeren wanneer dat nodig is.

Automatisch starten

U kunt de werkstroom zodanig configureren dat deze automatisch wordt gestart wanneer een van de volgende gebeurtenissen plaatsvindt:

  • Iemand probeert een primaire versie van een item te publiceren.

  • Er wordt een nieuw item gemaakt of geüpload naar de lijst of bibliotheek.

  • Een item dat al in de lijst of bibliotheek is opgeslagen, wordt gewijzigd.

Het voordeel van een automatisch starten is dat niemand eraan moet denken om de werkstroom te starten. Wordt deze uitgevoerd telkens wanneer een activeringsgebeurtenis plaatsvindt.

Een snel voorbeeld    Als u verantwoordelijk bent voor de nauwkeurigheid en de juisteheid van de items in een lijst, kunt u een goedkeuringswerkstroom toevoegen aan deze lijst en uzelf als de enige deelnemer opgeven. U kunt de werkstroom zo instellen dat deze automatisch wordt gestart wanneer een item in de lijst wordt gewijzigd en telkens wanneer een nieuw item wordt toegevoegd. Op deze manier wordt u altijd up-to-date gehouden.

Twee nadelen van automatisch starten:

  • U kunt niet voorkomen dat de werkstroom wordt uitgevoerd wanneer een activeringsgebeurtenis plaatsvindt.

  • U kunt geen instellingen wijzigen voor een individueel exemplaar van de werkstroom.

Zie het segment beheren van dit artikel voor meer informatie over het automatisch uitvoeren van een goedkeuringswerkstroom wanneer iemand een primaire versie van een item probeert te publiceren.

Begin van segment

06. wordt deze werkstroom ook overgenomen uit dit inhoudstype?

Alleen wanneer u een werkstroom toevoegt aan een inhoudstype voor de hele siteverzameling, krijgt u de mogelijkheid om de werkstroom ook toe te voegen aan alle andere inhoudstypen in de siteverzameling die de gegevens overnemen van het inhoudstype waaraan u de werkstroom wilt toevoegen.

Opmerkingen

  • De bewerking voor het uitvoeren van alle extra toevoegen kan veel tijd in beslag nemen.

  • Als de overname is verbroken voor sites of subsites waaraan u deze werkstroom wilt toevoegen voor het overnemen van inhoudstypen, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep eigenaren in elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uitvoert.

Begin van segment

07. deelnemers: welke personen in welke volgorde?

U moet de naam of het e-mailadres opgeven voor iedere persoon aan wie de beoordelings taken worden toegewezen.

Eén fase of meerdere fasen?    U kunt ervoor kiezen om maar één fase van nakijken of meerdere fasen te hebben. Als u meer dan één fase hebt, worden de fasen een voor een opnieuw uitgevoerd.

Parallelle of seriële beoordelingsgesprekken?    Voor de deelnemers in één fase kunt u aangeven dat hun beoordelings taken allemaal tegelijk (parallel) moeten worden toegewezen (parallel), of dat hun beoordelings taken een andere taak hebben (in serie), in de aangegeven volgorde. De optie seriële serie kan handig zijn als u bijvoorbeeld de werkstroom wilt beëindigen om na de eerste weigering te beëindigen, of als u wilt dat de deelnemers ook opmerkingen kunnen bekijken van de eerdere deelnemers als onderdeel van de beoordelings context.

Een voorbeeld

Dit eenvoudige scenario laat een paar voordelen zien van het werken met meerdere fasen en seriële beoordelingen:

Stel dat Jan een nieuwe goedkeuringswerkstroom toevoegt. Hij beoordeelt zijn collega's en Johan elk item eerst te reviseren voordat ze dit reviseert. Hij wil er ook voor dat de werkstroom wordt beëindigd voordat hij of zij de eigenaar van het item een beoordeling ontvangt. Frank kan dit op een van de volgende twee manieren instellen:

  • Door seriële beoordelings taken te gebruiken   Met een serie van één fase wordt een serieel onderzoek in één fase ingesteld waarbij Anna en Johan de eerste twee deelnemers zijn en hij de derde is; en hij selecteert de eerste Afkeurings optie.
    In deze rangschikking moet Anna het artikel goedkeuren voordat de taak van Jan wordt toegewezen en moet Johan het item goedkeuren voordat de taak van de Frank is toegewezen. Als Anna het artikel afkeurt, wordt noch Jan noch Frank een taak toegewezen. en als Anna wordt goedgekeurd, maar Jan negeert, wordt de werkstroom nog steeds beëindigd voordat de taak nakijken van de Frank ooit is toegewezen.
    Ga als volgt te werk om in Frank een serieel controle in één fase te maken.
    Formulier met de omcirkelde instelling voor een seriële fase
    De geselecteerde optie Beëindigen bij eerste weigering

  • Door twee fasen te gebruiken   Als Frankens Anna en Johan de beoordelingen tegelijkertijd moet toewijzen, zodat Jan niet hoeft te wachten tot Anna niet hoeft te wachten voordat ze aan de slag kan gaan, kan hij twee fasen in de werkstroom instellen: de eerste een parallelle fase voor Anna en Jans beoordelingen, en de tweede een apart stadium voor alleen eigen beoordeling. Vervolgens selecteert hij de optie First afkeuring beëindigen . De tweede fase begint niet totdat de eerste fase is voltooid; opnieuw, als Anna of Jan het artikel afkeurt, wordt de taak voor nakijken nooit toegewezen.
    Ga als volgt te werk om in Frank twee fasen parallel te zien.
    Formulier met de omcirkelde instelling voor een parallelle fase
    De geselecteerde optie Beëindigen bij eerste weigering

Hier ziet u de diagrammen van beide oplossingen.

De seriële werkstroom en de werkstroom met twee fasen naast elkaar

Deelnemers van buiten    Er is een speciaal proces voor het opnemen van deelnemers die geen deel uitmaken van uw SharePoint-organisatie. In dit proces fungeert een sitelid als een proxy voor de deelnemer van buiten.

Hier ziet u een diagram van dat proces:

Een stroomdiagram van het proces met een deelnemer van buiten

Een taak toewijzen aan de hele groep of een taak toewijzen aan elk groepslid?    Als u een groepsadres of distributielijst onder de deelnemers van de werkstroom opneemt, kunt u de werkstroom een taak geven aan elk lid van de groep, of slechts één taak toewijzen aan de hele groep (maar wel elk lid een melding sturen). Wanneer slechts één taak aan de hele groep is toegewezen, kan elk lid van de groep die enkele taak claimen en voltooien. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

Begin van segment

08. welke aanvullende informatie hebben deelnemers nodig?

Er is een tekstveld in het koppelings formulier aanwezig waarin u instructies en informatie over vereisten, bronnen en dergelijke kunt geven.

U kunt onder andere het volgende twee zaken opnemen:

  • Contact gegevens, als deelnemers problemen of vragen hebben.

  • Als u aan een groep of distributielijst slechts één taak toewijst, moet u hier vermelden dat één lid van elke groep de taak moet claimen voordat deze wordt voltooid. Op die manier kunnen andere leden van de groep geen tijd verspillen door dezelfde taak te beginnen. U vindt de details over het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.

Begin van segment

09. Wanneer moeten taken zijn voltooid?

U kunt aangeven wanneer werkstroomtaken moeten zijn voltooid op een of beide van de volgende twee manieren:

Per kalenderdatum    U kunt één agenda datum opgeven waarop alle taken moeten zijn voltooid.

  • Als u de werkstroom zo instelt dat deze automatisch wordt gestart, moet u deze optie meestal niet gebruiken. Dit komt doordat de datumwaarde die u opgeeft, automatisch wordt aangepast ten opzichte van de huidige datum telkens wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart.

Een taakduur opgeven    U kunt een aantal dagen, weken of maanden opgeven dat is toegestaan voor de voltooiing van een taak, te beginnen wanneer de taak wordt toegewezen.

  • Als u een einddatum voor een agenda opgeeft, wordt de opgegeven taakduur vervangen. Dat wil zeggen: als vandaag 10 juni is, en ik vandaag een taak heb die een duur heeft van drie dagen, maar die ook een einddatum van een kalender heeft van 11 juni, is de taak verschuldigd op 11 juni (de vervaldatum van de agenda) en niet op 13 juni (het einde van de periode van drie dagen).

Begin van segment

10. Wanneer wordt deze werkstroom beëindigd?

Als u wilt voorkomen dat er tijd wordt verspild aan onnodige revisies, kunt u ervoor kiezen om de werkstroom onmiddellijk te laten eindigen (vóór de opgegeven of berekende einddatum) als een van de volgende gebeurtenissen plaatsvindt:

  • Een van de deelnemers keurt het item af.

  • Het item wordt op een of andere manier gewijzigd.

Opmerking: Een werkstroom kan niet worden gestart voor een item dat op dat moment is uitgecheckt. Nadat de werkstroom is gestart, kan het te controleren item echter worden uitgecheckt om het te beschermen tegen wijzigingen. (Maar totdat het item weer is ingecheckt, kan de werkstroom niet meer worden gestart.)

Begin van segment

11. wie moeten meldingen ontvangen?

In het veld CC op de tweede pagina van het koppelings formulier kunt u namen of adressen opgeven voor iedereen die telkens een melding moet ontvangen wanneer de werkstroom wordt gestart of beëindigd.

  • Als u hier een naam invoert, resulteert dat niet in de toewijzing van een werkstroomtaak aan die persoon.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de start en de laatste meldingen ontvangt, zonder dat u in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die het bestand heeft toegevoegd , de meldingen voor het starten en beëindigen van de werkstroom zonder dat u in dit veld hoeft te worden opgegeven.

Begin van segment

12. wordt deze werkstroom bestuurd voor inhoud van de inhoud?

Mogelijk hebt u een lijst of bibliotheek waarin u nieuwe items en/of nieuwe versies van de huidige items wilt weergeven voor de nauwkeurigheid van de inhoud, of voor de geschiktheid van de formulier en stijl voordat ze zichtbaar worden gemaakt voor iedereen die toegang heeft tot de lijst. Het sorteren van de beoordelingsprocedure heet goedkeuring van inhoud.

In SharePoint-producten kunt u een goedkeuringswerkstroom gebruiken om het goedkeuringsproces van de inhoud nog makkelijker en efficiënter te maken. Zie het segment met goedkeurings inhoud van dit artikel voor meer informatie.

Volgende stappen

Als u klaar bent om uw nieuwe goedkeuringswerkstroom aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling toe te voegen, gaat u naar het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel.

Misschien hebt u lijsten en bibliotheken waarin u nieuwe items en/of nieuwe versies van de huidige items wilt weergeven voor een juiste nauwkeurigheid van de inhoud of de juiste gegevens van hun formulier en stijl voordat ze zichtbaar worden gemaakt voor iedereen die toegang heeft tot de lijst. Het sorteren van de beoordelingsprocedure heet goedkeuring van inhoud.

In SharePoint-producten kunt u de goedkeuring van inhoud handmatig beheren, zonder een werkstroom; maar de goedkeuringswerkstroom van SharePoint kan het proces nog makkelijker en efficiënter maken.

Als u nog niet vertrouwd bent met de functies voor versiebeheer en goedkeuring van inhoud in SharePoint-producten, raden we u aan om te beginnen met een beoordeling van de volgende artikelen:

Er zijn twee manieren waarop u met een goedkeuringswerkstroom het goedkeuringsproces voor inhoud kunt beheren op basis van een enkel besturingselement in de koppelings formulieren die u invult wanneer u de werkstroom voor het eerst toevoegt. U kunt de werkstroom voor beide of beide gebruiken.

Controle van de publicatie van primaire versies

In het gedeelte Start opties op de eerste pagina van het koppelings formulier ziet u een optie om deze werkstroom te starten om de publicatie van een primaire versie van een item goed te keuren. Enkele aandachtspunten:

  • Deze optie is alleen beschikbaar voor een goedkeuringswerkstroom die wordt uitgevoerd voor alle inhoudstypen in één lijst of bibliotheek, en niet voor een werkstroom die wordt uitgevoerd voor items van slechts één inhoudstype.

  • Deze optie is alleen beschikbaar als de goedkeuring van inhoud is ingeschakeld voor de lijst of bibliotheek op de pagina instellingen voor versies, en de optie primaire en secundaire (concept) versies maken moet worden geselecteerd op dezelfde pagina.

  • Als u deze optie selecteert, worden de volgende twee opties niet beschikbaar: Hiermee kunt u deze werkstroom starten als er een nieuw item wordt gemaakt en de werkstroom wordt gestart als een item wordt gewijzigd.

  • Als u deze optie selecteert, wordt uw werkstroom alleen automatisch uitgevoerd voor een item wanneer iemand probeert een primaire versie van dat item te publiceren.

  • U kunt in een lijst of bibliotheek slechts één goedkeuringswerkstroom voor het goedkeuren van de publicatie van primaire versies gebruiken. Als u probeert een tweede werkstroom in dezelfde lijst of bibliotheek in te stellen voor deze functie, wordt u gevraagd of u er een wilt kiezen.

Geen besturingselement op basis van versiebeheer

In het gebied voor goedkeuring van inhoud van de tweede pagina van het koppelings formulier kunt u de goedkeuringsstatus bijwerken nadat de werkstroom is voltooid (gebruik deze werkstroom om de goedkeuring van inhoud te beheren).

Deze optie is beschikbaar in het formulier, ongeacht of de goedkeuring van inhoud is vereist in de lijst of bibliotheek. In beide gevallen wordt de waarde in het veld goedkeuring voor het item bijgewerkt op basis van het resultaat van de werkstroom.

Met deze optie hebt u de volgende mogelijkheden:

  • De werkstroom altijd handmatig uitvoeren

  • Selecteer een of meer van de opties voor automatisch starten op de eerste pagina van het koppelings formulier of

  • Handmatige en automatische start toestaan

Inhoudsbesturingselement voor sites voor webpublicatie

Inhoudsbesturingselement is een gespecialiseerde procedure in sites waarmee pagina's op internet worden gepubliceerd. Daarom is er een gespecialiseerde werkstroom publicatie goedkeuren voor publicatie van sites, en ook een sitesjabloon (genaamd publicatiesite met werkstroom) die een versie van de werkstroom bevat die al is aangepast voor gebruik in webpublicaties.

Volgende stappen

Als u klaar bent om uw nieuwe goedkeuringswerkstroom aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling toe te voegen, gaat u naar het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel.

Als u nog niet bekend bent met het toevoegen van werkstromen, vindt u het wellicht handig om zowel het segment leer als het segment plannen in dit artikel te controleren voordat u verdergaat met de stappen in dit segment.

Secties in dit segment

  1. Voordat u begint

  2. De werkstroom toevoegen

1. voordat u begint

Twee zaken moeten in orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mail    Als u wilt dat de werkstroom e-mail meldingen en herinneringen verzendt, moet u e-mail inschakelen voor uw SharePoint-site. Neem contact op met uw SharePoint-beheerder als u niet zeker weet of dit al is gebeurd. Zie ook SharePoint 2013 stap voor stap: instellen voorinstelling voor uitgaande e-mail.

Privilege    Voor de standaardinstellingen van SharePoint moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om werkstromen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen toe te voegen. (De groep eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, en de groep leden en de groepen bezoekers niet. Zie het segment leren van dit artikel voor meer informatie over machtigingen.

Begin van segment

2. de werkstroom toevoegen

Volg deze stappen:

  1. Open de lijst of bibliotheek waarvoor u de werkstroom wilt toevoegen.

  2. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek.

    Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren met het type lijst of bibliotheek. U kunt bijvoorbeeld in een lijst met agenda's het tabblad agendanoemen.

  3. Klik in de groep instellingen op Werkstroominstellingen.

  4. Op de pagina Werkstroominstellingen onder werkstroomkoppelingen weergeven van dit type geeft u aan of u de werkstroom wilt uitvoeren in het document, de lijst of een map en klikt u vervolgens op Werkstroom toevoegen.

  5. Vul de eerste pagina van het koppelings formulier in.
    (Instructies volgen na de afbeelding.)

    Basisinformatie in het dialoogvenster Werkstroom toevoegen met omcirkelde sectienummers

    Bijschrift bij sectienummer een

    Inhoudstype

    Behoud de standaardselectie helemaal, of selecteer een specifiek inhoudstype.

    Bijschrift bij sectienummer twee

    Sjabloon

    Selecteer de sjabloon goedkeuring-SharePoint 2010 .

    Opmerking: Als de sjabloon voor de goedkeuring-SharePoint-2010 niet in de lijst wordt weergegeven, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder om na te gaan of deze is geactiveerd voor uw siteverzameling of werkruimte. Als u een beheerder bent, gaat u naar site-instellingen >onderdelen van de siteverzameling > functie Werkstromen activeren .

    Bijschrift bij sectienummer drie

    Name

    Typ een naam voor deze werkstroom. De naam identificeert deze werkstroom tot gebruikers van deze lijst of bibliotheek.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het wijzigen van de naam van de werkstroom.

    Bijschrift bij sectienummer vier

    Takenoverzicht

    Selecteer een lijst met taken die u in deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande takenlijst selecteren of op nieuwe takenlijst klikken om een nieuwe lijst te maken.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen om een nieuw takenoverzicht te maken (in plaats van een bestaande te kiezen).

    Bijschrift bij sectienummer vijf

    Geschiedenisoverzicht

    Selecteer een geschiedenislijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande geschiedenislijst selecteren of op werkstroomgeschiedenis klikken (nieuw) om een nieuwe lijst te maken.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen om een nieuw geschiedenisoverzicht te maken (in plaats van een bestaande te kiezen).

    Bijschrift bij sectienummer zes

    Start opties

    Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het selecteren van startopties.

    Zie het segment beheren van dit artikel voor informatie over het gebruik van de werkstroom voor het goedkeuren van inhoud, waaronder de publicatie van primaire versies.

    • Houd er rekening mee dat met deze werkstroom de publicatie wordt goedgekeurd een primaire versie van een item wordt niet weergegeven als u de werkstroom voor slechts één inhoudstype toevoegt.

    • Als u deze werkstroom starten selecteert om een primaire versie van een item goed te keuren, zijn de twee volgende selectievakjes niet meer beschikbaar.

  6. Wanneer u alle instellingen in dit formulier de gewenste manier hebt, klikt u op volgende.

  7. Vul de tweede pagina van het koppelings formulier in.
    (Instructies volgen na de afbeelding.)

    Opmerking: SharePoint-producten geven u de eerste verschillende opties op deze tweede pagina van het koppelings formulier: nummers één tot en met 7 in de volgende afbeelding, van Goedkeurders tot en met CC , telkens wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u deze opties voor slechts één exemplaar kunt wijzigen.

    Standaardwaarden in het dialoogvenster Werkstroom toevoegen met omkaderde velden

    Bijschrift bij sectienummer een

    Toewijzen aan

    Voer namen of geadresseerd in voor de personen aan wie u de werkstroomtaken wilt toewijzen.

    • Als de taken een voor een worden toegewezen (serieel)   
      Voer de namen of adressen in in de volgorde waarin de taken moeten worden toegewezen.

    • Als alle taken tegelijkertijd worden toegewezen (parallel)   
      . Het maakt niet uit in welke volgorde de namen of adressen zijn.

    • Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie   
      Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het toevoegen van externe deelnemers.

    Bijschrift bij sectienummer twee

    volgorde

    Opgeven of de taken een voor een (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) moeten worden toegewezen.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van een seriële en een parallelle volgorde.

    Bijschrift bij sectienummer drie

    Een nieuwe fase toevoegen

    Voeg alle gewenste fasen toe na de eerste fase die u net hebt geconfigureerd.

    • Als u een volledige fase wilt verwijderen , klikt u in het veld toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op CTRL + DELETE.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

    Bijschrift bij sectienummer vier

    Groepen uitvouwen

    • Als u één taak wilt toewijzen aan elk lid van elke groep die u invoert in het veld toewijzen aan , schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt een melding voor een taak, en elk lid heeft zijn of haar eigen taak om dit te voltooien.)

    • U kunt dit selectievakje uitschakelen als u slechts één taak wilt toewijzen aan alle groepen die u invoert in het veld toewijzen aan . (Elk lid van de groep ontvangt een melding voor een taak, maar elk lid kan de taak namens de hele groep claimen en voltooien. U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer vijf

    Webonderdeelverzoek

    Alle tekst die u hier opneemt, wordt opgenomen in elke taak melding die door de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig hebben, waaronder:

    • Contact gegevens.

    • Een opmerking over afzonderlijke taken die zijn toegewezen aan volledige groepen of distributielijsten, indien nodig. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer zes

    Vervaldatums en taakduur

    Geef de laatste vervaldatum voor de volledige werkstroom op en/of geef het aantal dagen, weken of maanden dat de voltooiing van een taak toestaat, af vanaf de tijd waarop deze is toegewezen.

    • Als deze werkstroom ooit automatisch wordt gestart, is het raadzaam om het veld einddatum voor alle taken leeg te laten en de twee velden met duurwaarden te gebruiken om de vervaldatum te bepalen. U kunt altijd een exacte vervaldatum opgeven in het startformulier als en wanneer u de werkstroom handmatig start.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over wanneer u einddatums kunt gebruiken en wanneer u de duur van taken kunt gebruiken.

    Bijschrift bij sectienummer zeven

    KOPIE

    Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die telkens een melding moet ontvangen wanneer de werkstroom wordt gestart of beëindigd.

    • Als u hier een naam invoert, resulteert dat niet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

    • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de start en stopt meldingen, zonder dat u in dit veld hoeft te worden opgegeven.

    • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die het bestand heeft toegevoegd de start-en stopt meldingen, zonder dat u in dit veld hoeft te worden opgegeven.

    Bijschrift bij sectienummer acht

    De werkstroom beëindigen

    Selecteer geen, beide of beide opties.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over deze opties.

    Bijschrift bij sectienummer negen

    Goedkeuring van inhoud inschakelen

    Schakel dit selectievakje in als u deze werkstroom gaat gebruiken om de goedkeuring van inhoud te beheren.

    Zie het segment beheren van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van de werkstroom om goedkeuring van inhoud te beheren, waaronder de publicatie van primaire versies.

  8. Wanneer alle instellingen op deze pagina de gewenste manier hebben, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Als u nog niet bekend bent met het toevoegen van werkstromen, vindt u het wellicht handig om zowel het segment leer als het segment plannen in dit artikel te controleren voordat u verdergaat met de stappen in dit segment.

Secties in dit segment

  1. Voordat u begint

  2. De werkstroom toevoegen

1. voordat u begint

Twee zaken moeten in orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mail    Als u wilt dat de werkstroom e-mail meldingen en herinneringen verzendt, moet u e-mail inschakelen voor uw site. Neem contact op met uw SharePoint-beheerder als u niet zeker weet of dit al is gebeurd. Zie ook SharePoint 2013 stap voor stap: instellen voorinstelling voor uitgaande e-mail.

Privilege    Voor de standaardinstellingen van SharePoint moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om werkstromen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen toe te voegen. (De groep eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, en de groep leden en de groepen bezoekers niet. Zie het segment leren van dit artikel voor meer informatie over machtigingen.

Begin van segment

2. de werkstroom toevoegen

Volg deze stappen:

  1. Ga naar de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het pictogram instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Web Designer-galerieënop site-inhoudstypen.

  4. Klik op de pagina site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarvoor u een werkstroom wilt toevoegen.

    Opmerking: Een werkstroom die aan de hele siteverzameling wordt toegevoegd, moet worden toegevoegd voor items van slechts één inhoudstype.

    Documentinhoudstypen met omcirkeld type

    1. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder instellingenop Werkstroominstellingen.
      Werkstroominstellingen in de sectie Instellingen

    2. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Werkstroom toevoegen .
      De koppeling Werkstroom toevoegen

    3. Vul de eerste pagina van het koppelings formulier in.
      (Instructies volgen na de afbeelding.)

    Pagina voor het opzetten van de werkstroom

    Bijschrift bij sectienummer een

    Sjabloon

    Selecteer de sjabloon goedkeuring-SharePoint 2010 .

    Opmerking: Als de sjabloon voor de goedkeuring-SharePoint-2010 niet in de lijst wordt weergegeven, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder om na te gaan of deze is geactiveerd voor uw siteverzameling of werkruimte. Als u een beheerder bent, gaat u naar site-instellingen > onderdelen van de siteverzameling > functie werkstromen activeren.

    Bijschrift bij sectienummer twee

    Name

    Typ een naam voor deze werkstroom. De naam identificeert deze werkstroom tot gebruikers van deze siteverzameling.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het wijzigen van de naam van de werkstroom.

    Bijschrift bij sectienummer drie

    Takenoverzicht

    Selecteer een lijst met taken die u in deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande takenlijst selecteren of op nieuwe takenlijst klikken om een nieuwe lijst te maken.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen om een nieuw takenoverzicht te maken (in plaats van een bestaande te kiezen).

    Bijschrift bij sectienummer vier

    Geschiedenisoverzicht

    Selecteer een geschiedenislijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande geschiedenislijst selecteren of op werkstroomgeschiedenis klikken (nieuw) om een nieuwe lijst te maken.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen om een nieuw geschiedenisoverzicht te maken (in plaats van een bestaande te kiezen).

    Bijschrift bij sectienummer vijf

    Start opties

    Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het selecteren van startopties.

    Bijschrift bij sectienummer zes

    Deze werkstroom aan onderliggende inhoudstypen toevoegen?

    Opgeven of deze werkstroom moet worden toegevoegd (gekoppeld) aan alle andere site-of lijstinhoudstypen die gegevens van Dit inhoudstype overnemen.

    • De bewerking voor het uitvoeren van alle extra toevoegen kan veel tijd in beslag nemen.

    • Als de overname is verbroken voor sites of subsites waaraan u deze werkstroom wilt toevoegen voor het overnemen van inhoudstypen, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep eigenaren in elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uitvoert.

  5. Wanneer alle instellingen op deze pagina naar wens zijn, klikt u op volgende.

  6. Vul de tweede pagina van het koppelings formulier in.
    (Instructies volgen na de afbeelding.)

    Opmerking: SharePoint Products bevat de eerste verschillende opties op deze tweede pagina van het koppelings formulier, met de nummers 1 tot en met 7 in de volgende afbeelding, van Goedkeurders tot en met CC , telkens wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u deze opties voor slechts één exemplaar kunt wijzigen.

    Standaardwaarden in het dialoogvenster Werkstroom toevoegen met omkaderde velden

    Bijschrift bij sectienummer een

    Toewijzen aan

    Voer de namen of adressen in van de personen aan wie u de werkstroomtaken wilt toewijzen.

    • Als de taken een voor een worden toegewezen (serieel)   
      Voer de namen of adressen in in de volgorde waarin u wilt dat de taken worden toegewezen.

    • Als alle taken tegelijkertijd worden toegewezen (parallel)   
      . Het maakt niet uit in welke volgorde de namen of adressen zijn.

    • Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie   
      Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het toevoegen van externe deelnemers.

    Bijschrift bij sectienummer twee

    volgorde

    Opgeven of de taken een voor een (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) moeten worden toegewezen.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van een seriële en een parallelle volgorde.

    Bijschrift bij sectienummer drie

    Een nieuwe fase toevoegen

    Voeg alle gewenste fasen toe na de eerste fase die u net hebt geconfigureerd.

    • Als u een volledige fase wilt verwijderen , klikt u in het veld toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op CTRL + DELETE.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

    Bijschrift bij sectienummer vier

    Groepen uitvouwen

    • Als u één taak wilt toewijzen aan elk lid van elke groep die u invoert in het veld toewijzen aan , schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt een melding voor een taak, en elk lid heeft zijn of haar eigen taak om dit te voltooien.)

    • Als u slechts één taak wilt toewijzen aan een hele groep die u invoert in het veld toewijzen aan , schakelt u dit selectievakje uit . (Elk lid van de groep ontvangt een melding voor een taak, maar elk lid kan de taak namens de hele groep claimen en voltooien. De instructies voor het claimen van een groepstaak vindt u in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer vijf

    Webonderdeelverzoek

    Alle tekst die u hier opneemt, wordt opgenomen in elke taak melding die door de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig hebben, waaronder:

    • Contact gegevens.

    • Een opmerking over afzonderlijke taken die zijn toegewezen aan volledige groepen of distributielijsten, indien nodig. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer zes

    Vervaldatums en taakduur

    Geef de laatste vervaldatum voor de volledige werkstroom op en/of geef het aantal dagen, weken of maanden dat de voltooiing van een taak toestaat, af vanaf de tijd waarop deze is toegewezen.

    • Als deze werkstroom ooit automatisch wordt gestart, is het raadzaam om het veld einddatum voor alle taken leeg te laten en de twee velden met duurwaarden te gebruiken om de vervaldatum te bepalen. U kunt altijd een exacte vervaldatum opgeven in het startformulier als en wanneer u de werkstroom handmatig start.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over wanneer u einddatums kunt gebruiken en wanneer u de duur van taken kunt gebruiken.

    Bijschrift bij sectienummer zeven

    KOPIE

    Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die telkens een melding moet ontvangen wanneer de werkstroom wordt gestart of beëindigd.

    • Als u hier een naam invoert, resulteert dat niet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

    • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de start en stopt meldingen, zonder dat u in dit veld hoeft te worden opgegeven.

    • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die het bestand heeft toegevoegd de start-en stopt meldingen, zonder dat u in dit veld hoeft te worden opgegeven.

    Bijschrift bij sectienummer acht

    De werkstroom beëindigen

    Selecteer geen, beide of beide opties.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over deze opties.

    Bijschrift bij sectienummer negen

    Goedkeuring van inhoud inschakelen

    Schakel dit selectievakje in als u deze werkstroom gaat gebruiken om de goedkeuring van inhoud te beheren.

    Zie het segment beheren van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van de werkstroom om goedkeuring van inhoud te beheren, waaronder de publicatie van primaire versies.

  7. Wanneer alle instellingen op deze pagina de gewenste manier hebben, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Volgende stappen

Als u klaar bent, gaat u naar het segment starten van dit artikel en start u het eerste exemplaar als u de nieuwe werkstroom wilt testen.

Een werkstroom kan zo worden geconfigureerd dat deze alleen handmatig, alleen automatisch of op beide manieren kan worden gestart:

  • Handmatig op elk gewenst moment door iedereen die over de benodigde machtigingen beschikt.

  • Automatisch wanneer een opgegeven activeringsgebeurtenis plaatsvindt. Dat wil zeggen, wanneer een item wordt toegevoegd aan de lijst of bibliotheek, en/of als een item in de lijst op een willekeurige manier wordt gewijzigd, en/of als iemand probeert een primaire versie van een item te publiceren.
    (De gebeurtenissen of gebeurtenissen die worden geactiveerd op de eerste pagina van het koppelings formulier, in de oorspronkelijke koppeling en configuratie van de werkstroom. Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie.)

Opmerking: Een werkstroom kan niet worden gestart voor een item dat op dat moment is uitgecheckt. Nadat de werkstroom is gestart, kan het te controleren item echter worden uitgecheckt om het te beschermen tegen wijzigingen. (Maar totdat het item weer is ingecheckt, kan de werkstroom niet meer worden gestart.)

Secties in dit segment

  1. De werkstroom automatisch starten

  2. De werkstroom handmatig starten

  3. Handmatig starten vanuit de lijst of bibliotheek

  4. Handmatig starten vanuit een Microsoft Office-programma

1. de werkstroom automatisch starten

Als de werkstroom is geconfigureerd om automatisch te starten, wordt telkens wanneer een activeringsgebeurtenis plaatsvindt, de werkstroom uitgevoerd voor het item dat de werkstroom heeft geactiveerd.

Wanneer de werkstroom wordt gestart, worden de eerste taak of taken toegewezen en wordt een melding voor de taak naar elke toegewezen persoon verzonden. Ondertussen verzendt de persoon ook start meldingen (die niet gelijk zijn aan de taakmeldingen) van de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd en voor iedereen die in het veld CC van de tweede pagina van het koppelings formulier wordt vermeld.

Opmerking: Wanneer een nieuwe werkstroom automatisch wordt toegevoegd, wordt het veld einddatum voor alle taken op de tweede pagina van het koppelings formulier meestal leeg gelaten, omdat elke expliciete datumwaarde die wordt weer gegeven, automatischwordt aangepast ten opzichte van de datum waarop de werkstroom wordt gestart. Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie.

Begin van segment

2. de werkstroom handmatig starten

Een opmerking over machtigingen    Normaalgesproken moet u beschikken over de machtiging Items bewerken om een werkstroom te starten. (Standaard heeft de groep leden en de groep eigenaren beide de machtiging, maar de groep bezoekers doet dat niet. Een eigenaar kan echter ook voor elke werkstroom basis de machtiging Lijsten beheren voor personen die de werkstroom starten vereisen. Als u deze optie kiest, kunnen eigenaren in essentie aangeven dat alleen ze en andere eigenaren een bepaalde werkstroom kunnen starten. Zie het segment leren van dit artikel voor meer informatie.)

Twee plaatsen waar u wilt beginnen

U kunt de werkstroom handmatig starten vanuit een van de twee volgende twee plaatsen:

  • Vanuit de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen

  • Vanuit het item zelf, geopend in het Microsoft Office-programma waarin het is gemaakt. (Dit moet het geïnstalleerde programma zijn en geen versie van een webtoepassing).

In de resterende twee secties van dit segment vindt u instructies voor beide methoden.

Begin van segment

3. handmatig starten vanuit de lijst of bibliotheek

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item waarvoor u de werkstroom wilt uitvoeren, is opgeslagen.

  2. Klik op de drie puntjes naast de naam van het item en klik vervolgens in het dialoogvenster op de drie puntjes om het MENUITEM te openen en klik vervolgens op Werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

  3. Klik op de pagina Werkstromen: item naam onder een nieuwe werkstroom startenop de werkstroom die u wilt uitvoeren.
    Koppeling om de werkstroom te starten

  4. Ga naar de pagina Werkstroom wijzigen in het startformulier en breng de wijzigingen aan die u op dit specifieke exemplaar van de werkstroom wilt toepassen.

    Opmerking: Wijzigingen die hier worden aangebracht in het startformulier, worden alleen gebruikt tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Zie het segment wijzigen van dit artikel als u wijzigingen wilt aanbrengen die worden toegepast wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u de werkstroominstellingen wilt wijzigen die niet in dit formulier worden weergegeven.

    Startformulier

    Bijschrift bij sectienummer een

    Toewijzen aan

    Breng de gewenste wijzigingen aan in de lijst met personen aan wie u de werkstroomtaken wilt toewijzen.

    • Als de taken een voor een   
      worden toegewezen Voer de namen of adressen in in de volgorde waarin de taken moeten worden toegewezen.

    • Als alle taken op hetzelfde moment   
      worden toegewezen Het maakt niet uit in welke volgorde de namen of adressen zijn.

    • Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie   
      Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het toevoegen van externe deelnemers.

    Bijschrift bij sectienummer twee

    volgorde

    Zorg ervoor dat de specificaties voor opgeven of de taken een voor een (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) moeten worden toegewezen.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van een seriële en een parallelle volgorde.

    Bijschrift bij sectienummer drie

    Een nieuwe fase toevoegen

    U kunt alle gewenste fasen toevoegen na de gewenste fasen.

    • Als u een volledige fase wilt verwijderen , klikt u in het veld toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op CTRL + DELETE.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

    Bijschrift bij sectienummer vier

    Groepen uitvouwen

    • Als u één taak wilt toewijzen aan elk lid van elke groep die u invoert in het veld toewijzen aan , schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt de melding voor de taak, en elk lid heeft zijn of haar eigen taak om deze te voltooien.)

    • U kunt dit selectievakje uitschakelen als u slechts één taak wilt toewijzen aan alle groepen die u invoert in het veld toewijzen aan . (Elk lid van de groep ontvangt een melding voor een taak, maar elk lid kan de taak namens de hele groep claimen en voltooien. De instructies voor het claimen van een groepstaak vindt u in het segment Voltooien van dit artikel.)

    Bijschrift bij sectienummer vijf

    Webonderdeelverzoek

    Alle tekst die u hier opneemt, wordt opgenomen in elke taak melding die door de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig hebben, waaronder:

    • Contact gegevens voor vragen en problemen

    • Een opmerking over taken die zijn toegewezen aan volledige groepen of distributielijsten, als dat van toepassing is (u vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel).

    Bijschrift bij sectienummer zes

    Vervaldatums en taakduur

    Geef de laatste vervaldatum voor de volledige werkstroom op en/of geef het aantal dagen, weken of maanden dat de voltooiing van een taak toestaat, af vanaf de tijd waarop deze is toegewezen.

    Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over wanneer u einddatums kunt gebruiken en wanneer u de duur van taken kunt gebruiken.

    Bijschrift bij sectienummer zeven

    KOPIE

    Breng eventuele wijzigingen aan of verwijder het gewenste item. Houd er rekening mee dat:

    • Als u hier een naam invoert, resulteert dat niet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

    • Aangezien u de werkstroom handmatig start, ontvangt u een melding wanneer u de start-en stop meldingen ontvangt, ongeacht of u in dit veld hebt vermeld.

  5. Wanneer u alle instellingen in het startformulier op de gewenste manier hebt ingesteld, klikt u op starten om de werkstroom te starten.

De eerste taak of taken van de werkstroom worden toegewezen en ondertussen worden meldingen voor u en naar iedereen die in het veld CC van het startformulier wordt vermeld, automatisch verzonden.

Begin van segment

  1. Open het item in het Office-programma dat op uw computer is geïnstalleerd.

  2. Klik in het geopende item op het tabblad bestand , klik op Opslaan & verzendenen klik vervolgens op de werkstroom die u voor het item wilt uitvoeren.

  3. Als het volgende bericht wordt weergegeven met de mededeling dat het bestand moet worden ingecheckt, klikt u op de knop inchecken .

  4. Klik op de grote knop werkstroom starten .

  5. Ga naar de pagina Werkstroom wijzigen in het startformulier en breng de wijzigingen aan die u op dit specifieke exemplaar van de werkstroom wilt toepassen.

    Opmerking: Wijzigingen die hier worden aangebracht in het startformulier, worden alleen gebruikt tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Zie het segment wijzigen van dit artikel als u wijzigingen wilt aanbrengen die worden toegepast wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u de werkstroominstellingen wilt wijzigen die niet in dit formulier worden weergegeven.

    Startformulier

Bijschrift bij sectienummer een

Toewijzen aan

Breng de gewenste wijzigingen aan in de lijst met personen aan wie u de werkstroomtaken wilt toewijzen.

  • Als de taken een voor een worden toegewezen (serieel)   
    Voer de namen of adressen in in de volgorde waarin de taken moeten worden toegewezen.

  • Als alle taken tegelijkertijd worden toegewezen (parallel)   
    . Het maakt niet uit in welke volgorde de namen of adressen zijn.

  • Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie   
    Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het toevoegen van externe deelnemers.

Bijschrift bij sectienummer twee

volgorde

Zorg ervoor dat de specificaties voor opgeven of de taken een voor een (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) moeten worden toegewezen.

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van een seriële en een parallelle volgorde.

Bijschrift bij sectienummer drie

Een nieuwe fase toevoegen

U kunt alle gewenste fasen toevoegen na de gewenste fasen.

  • Als u een volledige fase wilt verwijderen , klikt u in het veld toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op CTRL + DELETE.

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

Bijschrift bij sectienummer vier

Groepen uitvouwen

  • Als u één taak wilt toewijzen aanelk lid van elke groep die u invoert in het veld toewijzen aan , schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt de melding voor de taak, en elk lid heeft zijn of haar eigen taak om deze te voltooien.)

  • U kunt dit selectievakje uitschakelen als u slechts één taak wilt toewijzen aan alle groepen die u invoert in het veld toewijzen aan . (Elk lid van de groep ontvangt een melding voor een taak, maar elk lid kan de taak namens de hele groep claimen en voltooien. De instructies voor het claimen van een groepstaak vindt u in het segment Voltooien van dit artikel.)

Bijschrift bij sectienummer vijf

Webonderdeelverzoek

Alle tekst die u hier opneemt, wordt opgenomen in elke taak melding die door de werkstroom wordt verzonden. Vergeet niet aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig hebben, waaronder:

  • Contact gegevens voor vragen en problemen.

  • Een opmerking over afzonderlijke taken die zijn toegewezen aan volledige groepen of distributielijsten, indien van toepassing. (U vindt de instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment Voltooien van dit artikel.)

Bijschrift bij sectienummer zes

Vervaldatums en taakduur

Geef de laatste vervaldatum voor de volledige werkstroom op en/of geef het aantal dagen, weken of maanden dat de voltooiing van een taak toestaat, af vanaf de tijd waarop deze is toegewezen.

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over wanneer u einddatums kunt gebruiken en wanneer u de duur van taken kunt gebruiken.

Bijschrift bij sectienummer zeven

KOPIE

Breng eventuele wijzigingen aan of verwijder het gewenste item. Houd er rekening mee dat:

  • Als u hier een naam invoert, resulteert dat niet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

  • Aangezien u de werkstroom handmatig start, ontvangt u een melding wanneer u de start-en stop meldingen ontvangt, ongeacht of u in dit veld hebt vermeld.

  1. Wanneer u de instellingen in het startformulier op de gewenste manier hebt ingesteld, klikt u op starten om de werkstroom te starten.

De eerste taak of taken van de werkstroom worden toegewezen en ondertussen worden meldingen voor u en naar iedereen die in het veld CC van het startformulier wordt vermeld, automatisch verzonden.

Volgende stappen

  • Als dit de eerste keer is dat deze werkstroom wordt uitgevoerd, hebben de andere deelnemers wellicht informatie en hulp nodig om de toegewezen taken te voltooien. (Ze kunnen het segment Voltooien van dit artikel nuttig vinden.)

  • Het is ook verstandig om te controleren of deelnemers hun meldingen per e-mail wel ontvangen en vooral te controleren of de meldingen niet naar de verkeerde locatie worden verstuurd door filters voor ongewenste e-mail.

  • U kunt natuurlijk ook een of meer werkstroomtaken voltooien. Ga naar het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over hoe u ze kunt voltooien.

  • Als u informatie wilt hebben over de manier waarop u de voortgang van het huidige exemplaar van de werkstroom kunt bijhouden, gaat u naar het segment controleren van dit artikel.

Als dit de eerste keer is dat aan u een taak in een goedkeuringswerkstroom is toegewezen, kan het handig zijn dit segment van het artikel volledig te controleren voordat u de taak voltooit. Op deze manier weet u alles over de opties die voor u mogelijk zijn geopend.

Opmerking: Als u er zeker van bent dat een werkstroomtaak aan u is toegewezen, maar het bericht niet is weergegeven in het postvak in van de e-mail, controleert u of de melding niet door uw filter voor ongewenste e-mail is doorgestuurd. Als dit het geval is, kunt u de instellingen van uw filter dienovereenkomstig aanpassen.

Zorg er eerst voor dat u de juiste artikel hebt

Voor verschillende typen werkstromen zijn verschillende taakacties vereist.

Controleer dus voordat u begint of de taak die aan u is toegewezen, daadwerkelijk een taak van de goedkeuringswerkstroom is en geen taak van een ander type werkstroom.

Zoek de tekst goedkeuren op een van de volgende locaties:

  • In het onderwerp van de taak melding
    Melding voor de taak met de omcirkelde vraag om goedkeuring

  • Op de berichtenbalk van het item dat moet worden gereviseerd
    Item dat moet worden beoordeeld met de omcirkelde vraag om goedkeuring

  • In de titel van de taak op de pagina werkstroom status
    Taak op de pagina Werkstroomstatus met de omcirkelde vraag om goedkeuring

Als u de tekst goedkeuren op deze locaties niet ziet, neemt u contact op met de persoon die de werkstroom heeft gestart of de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd om erachter te komen op welke werkstroomsjabloon deze is gebaseerd, of of dit een aangepaste werkstroom is. In de sectie Zie ook van dit artikel vindt u koppelingen naar artikelen over het gebruik van de andere typen werkstromen die deel uitmaken van SharePoint-producten.

Is uw taak echter wel een goedkeuringstaak, lees dan verder!

Secties in dit segment

  1. Een overzicht van het proces

  2. Naar het item en het taakformulier gaan vanuit het meldingsbericht voor de taak

  3. Naar het item en het taakformulier gaan vanuit de lijst of bibliotheek

  4. Het item reviseren

  5. Het taakformulier invullen en verzenden

  6. Openstaande meldingen

  7. Een groepstaak claimen en voltooien (optioneel)

  8. Een wijziging aanvragen voor het item (optioneel)

  9. Uw goedkeuringstaak toewijzen aan iemand anders (optioneel)

  10. Een taak voltooien namens een deelnemer van buiten (optioneel)

1. een overzicht van het proces

Wanneer aan u een taak in een werkstroom is toegewezen, komt u dat gewoonlijk te weten op een van de volgende drie manieren:

  • U ontvangt per e-mail een melding voor de taak.

  • U opent een Microsoft Office-document en u ziet op de berichtenbalk de melding dat aan u een verwante taak is toegewezen.

  • U controleert de SharePoint-site en u ontdekt dat er momenteel een of meer taken aan u zijn toegewezen.

Wanneer u erachter komt dat aan u een taak in een goedkeuringswerkstroom is toegewezen, doet u gewoonlijk twee dingen:

  • Het item reviseren    Ga na of u het item in zijn huidige staat al dan niet kunt goedkeuren.

  • De taak voltooien    Gebruik het taakformulier om de resultaten van uw beoordeling te verzenden.

Vaak zijn er daarom drie items betrokken bij het voltooien van de taak:

  • Het Meldingsbericht (dat u per e-mail ontvangt)

  • Het item dat u ter goedkeuring hebt ingediend (dat u opent en reviseert)

  • Het taakformulier (dat u opent, invult en verzendt)

Hier ziet u hoe deze drie items eruitzien.

Het meldingsbericht voor de taak, het item dat moet worden beoordeeld en het taakformulier

Opmerking: De knop deze taak openen op het lint in het meldingsbericht voor de taak wordt alleen weergegeven wanneer het bericht wordt geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van Outlook en niet wanneer dit wordt geopend in de Outlook Web Access-webtoepassing.

Begin van segment

2. naar het item en het taakformulier gaan vanuit het meldingsbericht voor de taak

Volg deze stappen:

  1. Klik in het meldingsbericht voor de taak in de instructies om deze taak te voltooien op de koppeling naar het item.

  2. Klik in het geopende item op de knop deze taak openen op de berichtenbalk.

Toegang krijgen tot het item en taakformulier vanuit het e-mailbericht met de melding voor de taak

Opmerking: De knop deze taak openen op het lint in het meldingsbericht voor de taak wordt alleen weergegeven wanneer het bericht wordt geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van Outlook en niet wanneer dit wordt geopend in de Outlook Web Access-webtoepassing.

Begin van segment

3. naar het item en het taakformulier gaan vanuit de lijst of bibliotheek

Volg deze stappen:

  1. Selecteer in de lijst of bibliotheek waarin het item dat moet worden gecontroleerd, is opgeslagen, en klik op de koppeling wordt uitgevoerd die hoort bij het item en de werkstroom.

  2. Klik op de pagina werkstroom status op de titel van uw taak.

  3. Klik in het taakformulier, in de berichtenbalk deze werkstroomtaak heeft betrekking op op, op de koppeling naar het item.

Toegang krijgen tot het item en het taakformulier vanuit de lijst of bibliotheek

Begin van segment

4. het item reviseren

In dit voorbeeld is het item een Microsoft Word-document.

Tip: Als dit een groepstaak is, dat wil zeggen: één taak die is toegewezen aan een hele groep of distributielijst, zodat een lid van een groep de taak voor de hele groep kan voltooien, is een goed idee om de taak aan te roepen voordat u het item controleert. Op die manier verkleint u de kans dat een ander lid van uw groep het artikel ook controleert. Zie voor instructies het gedeelte 7 in dit segment, een groepstaak claimen en voltooien.

Geopend item dat moet worden beoordeeld met gele balken

Let op de twee gele bericht balken boven aan het document:

  • Server alleen-lezen   Dit document is geopend in de alleen-lezen modus, dat wil zeggen dat u het document kunt lezen, maar dat u geen wijzigingen in het document kunt aanbrengen.
    (Houd er rekening mee dat bij het voltooien van een taak van een goedkeuringswerkstroom meestal de wijzigingen niet rechtstreeks in het item zelf worden aangebracht. In plaats hiervan gebruikt u het taakformulier om al uw antwoorden te registreren.

  • Werkstroomtaak   Wanneer u klaar bent om uw antwoord te registreren in het taakformulier, klikt u op de knop deze taak openen .

Begin van segment

5. het taakformulier invullen en verzenden

Het taakformulier voor een taak van een goedkeuringswerkstroom ziet er ongeveer zo uit.

Taakformulier van een werkstroom

Houd er rekening mee dat de eerste twee items (item verwijderen en deze werkstroomtaak heeft betrekking op de titel van het item) niet worden weergegeven in het taakformulier wanneer deze worden geopend vanuit het item om te worden gecontroleerd.

Bijschrift bij sectienummer een

Item verwijderen

Als u deze taak wilt verwijderen uit het huidige exemplaar van de werkstroom, klikt u op deze knop.

  • Als u de taak verwijdert, wordt het item dat wordt gecontroleerd, niet verwijderd.

  • Als u de taak verwijdert, wordt deze actie uitgevoerd als (en wordt de geschiedenis vastgelegd als een afwijzing van het document. Als de werkstroom is geconfigureerd om bij de eerste weigering te beëindigen, wordt de werkstroom door de taak verwijderd.

  • Een verwijderde taak wordt niet meer weergegeven in het gebied taken van de pagina werkstroom status. (De verwijdering en de daaruit voortvloeiende automatische weigering worden echter nog steeds opgenomen in het geschiedenis gebied van de pagina.)

    Opmerking: Als u dit exemplaar van de werkstroom niet start, kunt u de persoon die de werkstroom heeft gestart eerst controleren voordat u de taak verwijdert.

Bijschrift bij sectienummer twee

Deze werkstroomtaak heeft betrekking op de titel van het item

Als u het item wilt openen om dit te reviseren, klikt u hier op de koppeling.

Bijschrift bij sectienummer drie

Status, aangevraagd door, samengevoegde opmerkingen, vervaldatum

U kunt de gegevens in deze vier velden niet bewerken of wijzigen, maar u kunt de informatie in deze velden nuttig vinden.

Het vak samengevoegde opmerkingen bevat niet alleen extra instructies voor het voltooien van de taak, maar ook alle opmerkingen die worden verstuurd door deelnemers die hun taken in dit exemplaar van de werkstroom al hebben uitgevoerd.

Wanneer u uw eigen formulier hebt verzonden, kunt u op dezelfde manier ook alle opmerkingen die u in het vak opmerkingen opneemt (4), ook in het vak samengevoegde opmerkingen voor de volgende deelnemers weergeven.

Bijschrift bij sectienummer vier

Opmerkingen

Alle tekst die u hier invoert, wordt vastgelegd in de werkstroomgeschiedenis en wordt ook weergegeven in het veld samengevoegde opmerkingen (3) voor de volgende deelnemers.

Bijschrift bij sectienummer vijf

Goedkeuren

Als u het item wilt goedkeuren, typt u eerst de opmerkingen die u wilt bijleveren in het veld opmerkingen (4) en klikt u vervolgens op deze knop.

Bijschrift bij sectienummer zes

Geweigerd

Als u het item wilt negeren, typt u eerst de opmerkingen die u wilt bijleveren in het veldopmerkingen (4) en klikt u vervolgens op deze knop.

Bijschrift bij sectienummer zeven

Annuleren

Als u het taakformulier wilt sluiten zonder wijzigingen of antwoorden op te slaan, klikt u op deze knop. De taak blijft niet compleet en is aan u toegewezen.

Bijschrift bij sectienummer acht

Wijziging aanvragen

Als u een wijziging wilt aanbrengen in het item dat u wilt controleren, klikt u op deze knop.

Voor een afbeelding van het formulier waarin u de gegevens van uw aanvraag kunt invullen en voor verdere instructies gaat u naar sectie 8 in dit segment een wijziging aanvragen voor het item.

Opmerking: Deze optie is mogelijk uitgeschakeld voor sommige werkstroomtaken.

Bijschrift bij sectienummer negen

Taak opnieuw toewijzen

Als u de goedkeuringstaak wilt toewijzen aan iemand anders, klikt u op deze knop.

Voor een afbeelding van de pagina waar u de gegevens van de nieuwe toewijzing kunt invoeren en voor verdere instructies gaat u naar sectie 7 in dit segment de goedkeuringstaak toewijzen aan iemand anders.

Opmerking: Deze optie is mogelijk uitgeschakeld voor sommige werkstroomtaken.

Begin van segment

6. openstaande meldingen

Als een taak of een volledig exemplaar van de werkstroom te laat is voltooid, worden er automatisch meldingen verzonden naar:

  • De persoon aan wie de taak is toegewezen

  • De persoon die de werkstroom heeft gestart (of, als de werkstroom automatisch is gestart, de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd)

Begin van segment

7. een groepstaak claimen en voltooien (optioneel)

Als er slechts één taak wordt toegewezen aan een hele groep waartoe u behoort, kan elk lid van de groep die taak namens de hele groep claimen en voltooien.

Claim de taak voordat u het item controleert. Zodra u de taak claimt, wordt deze aan u toegewezen, en kan een andere lid van de groep deze niet voltooien. (Op deze manier kan maar één persoon het benodigde werk doen.)

  1. Wijs op de pagina werkstroom status de naam aan van de taak die aan uw groep is toegewezen totdat er een pijl verschijnt

  2. Klik op de pijl, klik op item bewerken en klik vervolgens in het taakformulier op de knop taak claimen .
    Hoe u een groepstaak claimt

Wanneer de pagina werkstroom status wordt vernieuwd, kunt u zien dat de taak niet langer is toegewezen aan de groep, maar specifiek aan u.

Als u de taak later opnieuw wilt vrijgeven zonder deze te voltooien, gebruikt u dezelfde stappen om terug te keren naar het taakformulier, maar klikt u nu op de knop taak vrijgeven .

De knop Taak vrijgeven op het taakformulier

Begin van segment

8. een wijziging aanvragen voor het item (optioneel)

Voordat u met deze procedure begint, moet u de werkstroom zo instellen dat de werkstroom onmiddellijk wordt beëindigd als een wijziging in het item wordt aangebracht. Het kan handig zijn om te controleren bij de persoon die de werkstroom heeft gestart of de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, om ervoor te zorgen dat de werkstroom op dat moment wordt gewijzigd.

We demonstreren de optie voor wijzigingsaanvragen door deze in een scenario te zetten:

Stel dat uw naam Frank is.

Stel dat u een collega hebt met de naam Anna die een goedkeuringswerkstroom heeft gestart voor een document dat zij heeft gemaakt.

Wanneer u het nieuwe document van Anna bekijkt, weet u dat de inleiding te lang is.

U klikt op de knop wijziging aanvragen onderaan in het taakformulier van de werkstroom en vervolgens vult u dit formulier in.

Formulier voor het aanvragen van een wijziging in het item

Bijschrift bij sectienummer een

Wijziging aanvragen van

Voer de naam of het e-mailadres in van de persoon aan wie u de wijziging wilt aanvragen.

(Als u uw aanvraag wilt verzenden aan de persoon die dit exemplaar van de werkstroom heeft gestart of, als de werkstroom automatisch is gestart, naar de persoon die de goedkeuringswerkstroom heeft toegevoegd, kunt u dit veld ook leeg laten.)

Bijschrift bij sectienummer twee

Nieuwe aanvraag

Beschrijf de wijziging die u wilt aanbrengen en geef eventuele informatie op die de persoon die de wijziging aanbrengt, moet zijn. (Alle tekst die u hier invoert, wordt aan het gedeelte samengevoegde opmerkingen toegevoegd.)

Bijschrift bij sectienummer drie

Nieuwe duur

Voer een van de volgende drie handelingen uit:

  • Als u de bestaande einddatum wilt behouden    Laat dit veld leeg.

  • Als u de einddatum geheel wilt verwijderen    Typ het getal 0.

  • Als u een nieuwe einddatum wilt opgeven    Typ hier een nummer en geef de duureenheden op in het volgende veld. Met de twee vermeldingen wordt de periode aangegeven voordat de wijzigings taak moet zijn voltooid.

Bijschrift bij sectienummer vier

Eenheden voor nieuwe duur

Als u een nieuwe taakduur opgeeft, gebruikt u dit veld samen met het veld nieuwe duur om de periode te identificeren voordat de taak moet zijn voltooid. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of 1 maand of 2 weken).

Wanneer u alle formuliergegevens op de gewenste manier hebt geselecteerd, klikt u op verzendenen de huidige taak is gemarkeerd alsvoltooid. (Maar u bent nog niet gedaan. U krijgt opnieuw een goedkeuringstaak aan wanneer Anna de wijzigings taak heeft voltooid.

Ondertussen ontvangt Anna de volgende e-mail melding:

De melding die wordt verzonden wanneer een wijziging in het item wordt aangevraagd

Anna kan in één oogopslag zien wat de onderwerpregel (nummer 1 in de afbeelding) is dat dit geen normale goedkeuringsmelding is, maar in plaats daarvan een aanvraag voor het wijzigen van een item. Ze vindt de informatie over de specifieke wijziging die in de wijzigingsaanvraag van de tekst (nummer 2) is aangevraagd.

Anna checkt het item uit, brengt de gevraagde wijzigingen aan, slaat de wijzigingen op en checkt het item weer in.

Vervolgens gaat ze terug naar de pagina werkstroom status en opent daar in het gedeelte taken haar wijzigings taak.


Het formulier dat wordt verzonden als de aangevraagde wijziging is aangebracht

Anna voegt de gewenste gegevens in het veld opmerkingen toe en klikt op antwoord verzenden. Met de werkstroom worden twee acties uitgevoerd:

  • De wijzigings taak van Anna wordt gemarkeerd als voltooid.

  • Er wordt een nieuwe goedkeuringstaak aan u toegewezen (de opmerkingen van Anna zijn toegevoegd aan het veld samengevoegde opmerkingen ) en er wordt een melding over die taak verzonden.

U kunt nu verdergaan en uw revisie van het gewijzigde item voltooien.

Ondertussen worden al deze acties bijgehouden en weergegeven in de sectie werkstroomgeschiedenis van de pagina werkstroom status, zoals wordt weergegeven in de volgende afbeelding.

Werkstroomgeschiedenis met de acties die betrekking hebben op de aangevraagde wijzigingen

Hier ziet u een diagram van het hele proces.

Stroomdiagram voor een aangevraagde wijziging

Begin van segment

9. uw goedkeuringstaak toewijzen aan iemand anders (optioneel)

Als u wilt dat iemand anders een werkstroomtaak uitvoert die aan u is toegewezen, klikt u op de knop taak opnieuw toewijzen in het taakformulier van de werkstroom.

Dit formulier wordt weergegeven.

Formulier voor het opnieuw toewijzen van een taak

Bijschrift bij sectienummer een

Taak opnieuw toewijzen aan

Voer de naam of het adres in van de persoon aan wie u deze taak wilt toewijzen.

Als u deze taak wilt toewijzen aan de persoon die de werkstroom heeft gestart (of, als de werkstroom automatisch is gestart, naar de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, laat u dit veld leeg.

Bijschrift bij sectienummer twee

Nieuwe aanvraag

Geef aan welke informatie de persoon aan wie u de taak wilt toewijzen, de taak moet voltooien. (Alle tekst die u hier invoert, wordt aan het gedeelte samengevoegde opmerkingen toegevoegd.)

Bijschrift bij sectienummer drie

Nieuwe duur

Voer een van de volgende drie handelingen uit:

  • Als u de bestaande einddatum wilt behouden    Laat dit veld leeg.

  • Als u de einddatum geheel wilt verwijderen    Typ het getal 0.

  • Als u een nieuwe einddatum wilt opgeven    Typ hier een nummer en geef de duureenheden op in het volgende veld. Met de twee vermeldingen wordt de periode aangegeven voordat de wijzigings taak moet zijn voltooid.

Bijschrift bij sectienummer vier

Eenheden voor nieuwe duur

Als u een nieuwe taakduur opgeeft, gebruikt u dit veld samen met het veld nieuwe duur om de periode te identificeren voordat de taak moet zijn voltooid. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of 1 maand of 2 weken).

Wanneer het formulier is voltooid, klikt u op verzenden. De taak is gemarkeerd als voltooid, er wordt een nieuwe taak toegewezen aan de persoon die verantwoordelijk is voor de taak, en er wordt een melding voor de taak verzonden.

Alle nieuwe informatie die u hebt verstrekt, wordt opgenomen in de Gedelegeerte tekst in de nieuwe taak melding (nummer 1 in de volgende afbeelding).

Taakmelding voor een opnieuw toegewezen taak

Ondertussen worden al deze wijzigingen bijgehouden en zichtbaar gemaakt in de secties taken en geschiedenis van de pagina werkstroom status, zoals hier wordt weergegeven.

De secties Taken en Werkstroomgeschiedenis op de pagina Werkstroomstatus voor een opnieuw toegewezen taak

Begin van segment

10. een taak voltooien namens een deelnemer van buiten (optioneel)

Er is een speciaal proces voor het opnemen van deelnemers die geen deel uitmaken van uw SharePoint-organisatie. In dit proces fungeert een sitelid als een proxy voor de deelnemer van buiten:

  1. Neem het e-mailadres van de deelnemer van buiten op in de juiste fase toewijzen aan op de tweede pagina van het koppelings formulier.

  2. De werkstroom wijst de taak van de deelnemers toe aan het sitelid waarmee de werkstroom wordt gestart (of, als de werkstroom automatisch wordt gestart, aan het lid die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd. De persoon aan wie de taak feitelijk is toegewezen, fungeert als de proxy voor de deelnemer van buiten.

  3. Dit lid van de site ontvangt een melding voor een taak, met instructies voor het verzenden van een kopie van het item voor revisie naar de deelnemer van buiten. (Ondertussen ontvangt de deelnemer van buiten een kopie van de taak melding, die kan worden gebruikt als een handige melding of een melding.)

  4. Het sitelid aan wie de taak is toegewezen, stuurt een kopie van het item naar de deelnemer van buiten.

  5. De deelnemer van buiten beoordeelt het item en stuurt de reactie terug naar het sitelid.

  6. Wanneer de reactie van de deelnemer van buiten binnenkomt, voltooit het sitelid de taak namens de deelnemer van buiten.

Hier ziet u een diagram van het proces.

Een stroomdiagram van het proces met een deelnemer van buiten

De centrale locatie van waaruit u een werkstroom die wordt uitgevoerd, kunt controleren, aanpassen of beëindigen, is de pagina werkstroom status voor dat exemplaar van de werkstroom.

Eerst laten we u zien hoe u naar deze pagina gaat, en we laten u zien hoe u de opties en informatie kunt gebruiken die u hier vindt. Ten slotte zien we de twee andere pagina's waarop u aanvullende informatie kunt vinden over het controleren.

Secties in dit segment

  1. De pagina werkstroom status openen

  2. De pagina werkstroom status gebruiken om de voortgang van de werkstroom te controleren

  3. Actieve taken (taken die al zijn toegewezen) wijzigen

  4. Toekomstige taken (taken die nog niet zijn toegewezen) wijzigen

  5. Dit exemplaar van de werkstroom annuleren of beëindigen

  6. Nagaan welke werkstromen actief zijn voor een item

  7. Werkstromen voor de hele siteverzameling controleren

1. de pagina werkstroom status openen

Klik in de lijst of bibliotheek waarin het item zich bevindt, op de koppeling in uitvoering voor het gewenste item en de gewenste werkstroom.

In dit voorbeeld is het item een document met de naam toespraak en moet de werkstroom goedkeuring 3 zijn.

Klikken op de koppeling naar de werkstroomstatus

De pagina werkstroom status wordt geopend.

Notities: 

  • Als uw lijst of bibliotheek een groot aantal items bevat, kunt u sorteren en/of filteren gebruiken om snel het gewenste item te vinden. Als u merkt dat u op dezelfde manier sorteert en/of filtert, kan het handig zijn om een aangepaste weergave te maken die de desbetreffende rangschikking automatiseert.

  • U kunt ook op de pagina werkstroom status klikken op de e-mail melding weergeven van deze werkstroom in een e-mail melding van de werkstroom of de koppeling werkstroomgeschiedenis weergeven in een e-mailbericht met de mededeling dat u geïnteresseerd bent.

Begin van segment

2. de pagina werkstroom status gebruiken om de voortgang van de werkstroom te controleren

Onder de afbeelding van elke sectie van de pagina werkstroom status vindt u de vragen voor het controleren van vragen die in de sectie worden beantwoord.

De sectie Werkstroomgegevens

De sectie Werkstroomgegevens van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Wie heeft dit exemplaar van de werkstroom gestart?

  • Wanneer is dit exemplaar gestart?

  • Wanneer heeft de laatste actie in dit exemplaar plaatsgevonden?

  • Voor welk item wordt dit exemplaar uitgevoerd?

  • Wat is de huidige status van dit exemplaar?

De sectie taken

De sectie Taken van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Welke taken zijn al gemaakt en toegewezen en wat is hun huidige status?

  • Welke taken zijn al voltooid en wat is de uitkomst voor elk van deze taken?

  • Wat is de einddatum voor elke taak die al is gemaakt en toegewezen?

Taken die zijn verwijderd en taken die nog niet zijn toegewezen, worden niet in deze sectie weergegeven.

De sectie Werkstroomgeschiedenis

De sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Welke gebeurtenissen hebben al plaatsgevonden in dit exemplaar van de werkstroom?

  • Houd er rekening mee dat achterstallige taken en meldingen voor taken niet in dit gebied worden weergegeven.

Begin van segment

3. actieve taken (taken die al zijn toegewezen) wijzigen

Er zijn twee manieren om taken te wijzigen die al zijn toegewezen, maar nog niet zijn voltooid:

  • Eén actieve taak wijzigen

  • Alle actieve taken wijzigen

Eén actieve taak wijzigen

Privilege   U moet de machtiging Lijsten beheren hebben om wijzigingen aan te brengen in één taak die is toegewezen aan iemand anders. (De groep eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, en de groep leden en de groepen bezoekers niet. Daarom is het mogelijk om een werkstroom te starten, maar u kunt geen wijzigingen aanbrengen in de taak van een andere deelnemer.)

Als u de benodigde machtigingen hebt:

  1. Klik op de titel van de taak in de lijst taken .
    Klik op de titel van de taak in de lijst

  2. Gebruik het taakformulier om de taak te voltooien, te verwijderen of opnieuw toe te wijzen.

Zie het segment Voltooien van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van het taakformulier.

Alle actieve taken wijzigen

Privilege    Alle vier de opdracht koppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina werkstroom status van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het exemplaar van de werkstroom heeft gestart, maar de koppeling voor het beëindigen van de werkstroomwordt alleen weergegeven als de persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (De groep eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, en de groep leden en de groepen bezoekers niet.)

  1. Klik in het gebied vlak onder de sectie Werkstroomvisualisatie op de koppeling actieve taken van goedkeuring bijwerken .

  2. Breng de gewenste wijzigingen aan in het formulier dat wordt geopend en klik vervolgens op OK.

    • Berichten over uw wijzigingen worden naar de personen gestuurd aan wie op dat moment in deze uitvoering zijn toegewezen.

    • De wijzigingen die u in dit formulier aanbrengt, hebben geen invloed op taken die al zijn voltooid of verwijderd en taken die nog niet zijn toegewezen.

    • Als u wijzigingen wilt aanbrengen in taken die nog niet zijn toegewezen, raadpleegt u de volgende sectie, toekomstige taken wijzigen.

Wijzigingsformulier voor actieve taken

Bijschrift bij sectienummer een

Duur per taak, duureenheden

  • Als u de bestaande einddatum wilt behouden    Laat het veld duur per taak leeg en breng geen wijzigingen aan in het veld duureenheden.

  • Als u de einddatum wilt verwijderen, zodat er geen    Typ het getal 0 in het veld duur per taak.

  • Als u de einddatum wilt verschuiven om de taakduur te verlengen    Met beide velden duur kunt u het aantal en het type eenheden opgeven waarmee u de duur wilt verlengen.

Bijschrift bij sectienummer twee

Webonderdeelverzoek

  • De tekst van een aanvraag wijzigen    Breng de gewenste wijzigingen aan in het tekstvak.

  1. Wanneer u alle velden op de gewenste manier hebt ingevuld, klikt u op OK.

Alle actieve taken in het huidige exemplaar worden bijgewerkt.

Begin van segment

4. toekomstige taken (taken die nog niet zijn toegewezen) wijzigen

Privilege    Alle vier de opdracht koppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina werkstroom status van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het exemplaar van de werkstroom heeft gestart, maar de koppeling deze werkstroom nu beëindigenwordt alleen weergegeven als de persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (De groep eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, en de groep leden en de groepen bezoekers niet.)

  1. Klik op de pagina werkstroom status in het gebied vlak onder de sectie Werkstroomvisualisatie op de koppeling Goedkeurders van goedkeuring toevoegen of bijwerken .

  2. Breng de gewenste wijzigingen aan in het formulier dat wordt geopend en klik vervolgens op bijwerken.

    Opmerking: De wijzigingen die u in dit formulier aanbrengt, hebben geen invloed op taken die al zijn gemaakt en toegewezen.

Wijzigingsformulier voor toekomstige taken

Bijschrift bij sectienummer een

Deelnemers, volgorde, groepen uitvouwen

  • Deelnemers toevoegen of verwijderen of de volgorde van taken wijzigen    De volgorde van namen of adressen van deelnemers in het velddeelnemers toevoegen, verwijderen en/of de volgorde ervan wijzigen.

  • Als u een volledige fase wilt verwijderen    , klikt u in het veld toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete.

Opmerking: U kunt het selectievakje groepen uitvouwen gebruiken om op te geven of distributiegroepen slechts één taak moeten worden toegewezen voor de hele groep of een taak per lid.

Zie het segment plannen en het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of site verzameling) van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van deze velden.

Bijschrift bij sectienummer twee

Webonderdeelverzoek

  • De tekst van een aanvraag wijzigen    Breng de gewenste wijzigingen aan in de tekst in het vak.

Bijschrift bij sectienummer drie

Einddatum voor alle taken, duur per taak, duureenheden

  • De vervaldatum voor een agenda wijzigen of verwijderen    Verwijder de bestaande datum en voer vervolgens een nieuwe datum in of laat het veld leeg als u de specifieke einddatum helemaal wilt verwijderen. (Typ geen nul in dit veld. Dit veld moet een kalenderdatum of een lege waarde bevatten.

  • Als u de bestaande duur wilt behouden    Laat het veld duur per taak leeg en breng geen wijzigingen aan in het veld duureenheden.

  • Als u de duur wilt verwijderen, zodat er geen    Typ het getal 0 in het veld duur per taak.

  • Als u de taakduur wilt verlengen    Gebruik beide velden met duurwaarden om het aantal en het type eenheden op te geven waarmee u de duur wilt verlengen. (Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het instellen van einddatums en duursen.)

  1. Wanneer u alle velden op de gewenste manier hebt ingevuld, klikt u op OK.

Alle toekomstige taken in het huidige exemplaar komen overeen met uw wijzigingen.

Begin van segment

5. dit exemplaar van de werkstroom annuleren of beëindigen

Er zijn twee manieren waarop u een actief werkstroomexemplaar kunt stoppen voordat het is voltooid:

  • De werkstroom annuleren    Alle taken worden geannuleerd, maar blijven behouden in het gebied taken van de pagina werkstroom status.

  • De werkstroom beëindigen    Alle taken worden geannuleerd en worden verwijderd uit het gebied taken van de pagina werkstroom status. (Ze worden echter nog steeds weergegeven in het gebied werkstroomgeschiedenis.)

Hier volgen de instructies voor beide methoden.

Annuleren (alle taken worden geannuleerd, maar blijven behouden in de lijst taken en de geschiedenis)

Privilege    Alle vier de opdracht koppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina werkstroom status van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het exemplaar van de werkstroom heeft gestart, maar het einde van de werkstroom koppeling wordt niet weergegeven, tenzij de persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (De groep eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, en de groep leden en de groepen bezoekers niet.)

Als het huidige exemplaar van een werkstroom niet langer meer nodig is, kan dit exemplaar worden gestopt.

  • Klik op de pagina werkstroom status in het gebied vlak onder de sectie Werkstroomvisualisatie op de koppeling alle taken van goedkeuring annuleren .

  • Klik op Ja om de actie te bevestigen.

De koppeling Alle taken annuleren

Alle huidige taken worden geannuleerd en de werkstroom eindigt met de status geannuleerd. De geannuleerde taken worden nog steeds weergegeven in het gebied taken en in het gebied werkstroomgeschiedenis .

Beëindigen (alle taken worden verwijderd uit de takenlijst, maar blijven behouden in de geschiedenis)

Privilege    Alle vier de opdracht koppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina werkstroom status van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het exemplaar van de werkstroom heeft gestart, maar de koppeling voor het beëindigen van de werkstroomwordt alleen weergegeven als de persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (De groep eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, en de groep leden en de groepen bezoekers niet.)

Als er een fout optreedt of als de werkstroom stopt en niet meer reageert, kan de werkstroom worden beëindigd.

Klik op de pagina werkstroom status in het gebied vlak onder de sectie Werkstroomvisualisatie op deze werkstroom beëindigen en klik vervolgens op Ja om te bevestigen.

Alle taken die door de werkstroom worden gemaakt, worden geannuleerd en worden verwijderd uit het gebied taken op de pagina werkstroom status, terwijl ze nog steeds worden weergegeven in het gebied werkstroomgeschiedenis . De werkstroom eindigt met de status van de werkstroom geannuleerd.

Begin van segment

6. nagaan welke werkstromen actief zijn voor een item

Op de pagina Werkstromen voor elk item vindt u een lijst van de werkstromen die op dat item worden uitgevoerd.

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen.

  2. Wijs de naam van het item aan, klik op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op Werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

  3. Op de pagina Werkstromen: item naam onder actieve werkstromenvindt u een lijst van de exemplaren die op dat moment worden uitgevoerd voor het item.

Opmerking: Houd er rekening mee dat meerdere exemplaren van één werkstroomversie tegelijkertijd voor hetzelfde item kunnen wordenuitgevoerd. Voorbeeld: twee werkstromen, op basis van de Goedkeuringssjabloon, zijn toegevoegd. De ene is de naam goedkeuring van het plan en de andere bevindt zich in budget goedkeuring. Voor een item op een willekeurig moment kan één van de goedkeuring en budget goedkeuring van een abonnement worden uitgevoerd, maar niet twee exemplaren van de werkstroom.

Begin van segment

7. werkstromen voor de hele siteverzameling controleren

Beheerders van site verzamelingen kunnen in een oogopslag het volgende bekijken:

  • Hoeveel werkstromen die zijn gebaseerd op elke werkstroomsjabloon bestaan momenteel in de siteverzameling.

  • Of elke werkstroomsjabloon zelf momenteel actief of inactief is in de siteverzameling.

  • Hoeveel exemplaren van werkstroom versies die zijn gebaseerd op elke werkstroomsjabloon, worden momenteel uitgevoerd in de siteverzameling.

Dit doet u als volgt:

  1. Open de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het pictogram instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder site beheerop Werkstromen.

De pagina werkstromen wordt geopend en de informatie wordt weergegeven.

Volgende stappen

Als dit de eerste keer is dat deze werkstroomversie wordt uitgevoerd, kunt u de instructies in het segment controleren van dit artikel gebruiken om de gebeurtenissen in het exemplaar te bekijken en te ontdekken of de werkstroomfuncties naar wens zijn.

Nadat het werkstroomexemplaar is voltooid, kunt u de vastgelegde gebeurtenissen in de geschiedenis bekijken. (U kunt de record voor een exemplaar tot 60 dagen na voltooiing van het exemplaar openen.)

Belangrijk: Houd er rekening mee dat de werkstroomgeschiedenis uitsluitend voor informele verwijzingen wordt verschaft. Het kan niet worden gebruikt voor officiële controles of voor andere wettelijke, evidentiary-doeleinden.

U kunt ook rapporten uitvoeren over de algehele prestaties van de werkstroom voor alle exemplaren.

Secties in dit segment

  1. Gebeurtenissen evalueren in het meest recente exemplaar

  2. Toegang krijgen tot de geschiedenis van een exemplaar voor maximaal 60 dagen

  3. Rapporten over de werkstroom prestaties maken

1. gebeurtenissen nakijken in het meest recente exemplaar

Als een item in dezelfde lijst of bibliotheek blijft, en totdat dezelfde werkstroom opnieuw wordt uitgevoerd voor hetzelfde item, kunt u de geschiedenis van het meest recente exemplaar openen vanuit de lijst of bibliotheek.

De pagina werkstroom status weergeven voor het meest recente exemplaar van een werkstroom dat op een item is uitgevoerd:

  • Klik in de lijst of bibliotheek waarin het item zich bevindt, op de status koppeling voor het gewenste item en de gewenste werkstroom.

In dit voorbeeld is het item het document met de naam toespraak en de werkstroom goedkeuring van nieuw document.

Klikken op de koppeling van de werkstroomstatus

De sectie werkstroomgeschiedenis bevindt zich bijna onderaan op de pagina werkstroom status.

De sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus

Begin van segment

2. toegang krijgen tot de geschiedenis van een exemplaar voor maximaal 60 dagen

Wat moet u doen als u de geschiedenis van een exemplaar wilt bekijken nadat u dezelfde werkstroom opnieuw voor hetzelfde item hebt uitgevoerd?

U kunt er in werkelijkheid ook voor tot 60 dagen duren, vanaf twee locaties: de lijst of bibliotheek of de melding dat de werkstroom is voltooid.

Vanuit de lijst of bibliotheek

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen.

  2. Wijs de naam van het item aan, klik op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op Werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

  3. Klik op de pagina Werkstromen: item naam onder voltooide werkstromenop de naam of status van het werkstroomexemplaar dat u wilt bekijken.
    De lijst Voltooide werkstromen op de pagina Werkstromen voor het item
    De pagina werkstroom status voor dat exemplaar wordt geopend.

Vanuit de melding dat de werkstroom is voltooid

  • Open de melding dat de werkstroom is voltooid voor het exemplaar dat u wilt bekijken en klik vervolgens op de koppeling werkstroomgeschiedenis weergeven .

De melding dat de werkstroom is voltooid met een omcirkelde koppeling naar de werkstroomgeschiedenis
De pagina werkstroom status voor dat exemplaar wordt geopend.

Als u al uw voltooide meldingen wilt bewaren, kunt u een Outlook-regel maken. Stel de regel in om alle binnenkomende berichten te kopiëren waarop de tekst is ingevuld op de regel onderwerp in een eigen, afzonderlijke map. (Zorg ervoor dat de Outlook-regel de inkomende berichten kopieert en ze niet hoeft te verplaatsen , anders worden ze ook niet weergegeven in uw postvak in.)

Begin van segment

3. rapporten over de werkstroom prestaties maken

Als u wilt weten hoe een van uw werkstroom versies over het algemeen wordt uitgevoerd, in de loop van de tijd en meerdere exemplaren, kunt u een of beide van de volgende vooraf gedefinieerde rapporten maken:

  • Rapport over activiteitsduur    Gebruik dit rapport om gemiddelden te zien van hoe lang het duurt voor elke activiteit in een werkstroom om de werkstroom te voltooien en hoe lang het duurt voordat elke voltooide uitvoering of het uitvoeren van de werkstroom wordt uitgevoerd.

  • Rapport over annulering en fouten    Gebruik dit rapport om na te gaan of een werkstroom vaak wordt geannuleerd en of er fouten optreden voordat de werkstroom wordt voltooid.

De beschikbare rapporten maken voor een werkstroom

  1. Klik in de lijst of bibliotheek in de kolom status voor die werkstroom op een koppeling naar een status informatie.
    Klikken op de werkstroomstatus

  2. Klik op de pagina werkstroom status onder werkstroomgeschiedenisop Werkstroomrapporten weergeven.
    Klikken op de koppeling Werkstroomrapporten weergeven in de sectie Werkstroomgeschiedenis

  3. Zoek de werkstroom waarvoor u een rapport wilt weergeven en klik op de naam van het rapport dat u wilt bekijken.
    Klikken op de koppeling voor het rapport over activiteitsduur

  4. Houd op de pagina aanpassen de locatie aan waarop het rapportbestand moet worden gemaakt, en klik vervolgens op OK.
    Klikken op OK voor de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen
    De lijst wordt gemaakt en opgeslagen op de opgegeven locatie.

  5. Wanneer het rapport is voltooid, klikt u op de koppeling die wordt weergegeven in de volgende afbeelding om deze te bekijken. Als u klaar bent, klikt u op OK om het dialoogvenster te sluiten. (Later wanneer u het rapport wilt weergeven, vindt u het op de locatie die u in de vorige stap hebt opgegeven.)
    Klikken op de koppeling om het rapport weer te geven

Volgende stappen

Als uw werkstroom werkt zoals u dat wilt, kunt u deze nu gaan gebruiken.

Als u wilt weten hoe dit werkt, raadpleegt u het segment wijzigen van dit artikel.

Nadat u het eerste exemplaar van uw nieuwe goedkeuringswerkstroom hebt uitgevoerd en de resultaten hebt bekeken, wilt u misschien een of meer wijzigingen aanbrengen in de manier waarop de werkstroom is geconfigureerd.

Daarnaast is het mogelijk dat u op verschillende momenten in de toekomst verdere wijzigingen wilt aanbrengen in de configuratie.

Tot slot wilt u mogelijk op een bepaald moment de werkstroom voor een kortere of langere periode uitschakelen zonder deze te verwijderen, of wilt u de werkstroom geheel verwijderen.

Secties in dit segment

  1. Permanente instellingen voor een werkstroom wijzigen

  2. Een werkstroom uitschakelen of verwijderen

1. permanente instellingen voor een werkstroom wijzigen

Als u permanente wijzigingen wilt aanbrengen in de instellingen van een bestaande werkstroom, opent u het koppelings formulier dat u oorspronkelijk hebt gebruikt om het toe te voegen en te bewerken.

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in slechts één lijst of bibliotheek

  1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

  2. Klik op het lint op het tabblad lijst of bibliotheek .

    Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren met het type lijst of bibliotheek. U kunt bijvoorbeeld in een lijst met agenda's het tabblad agendanoemen.

  3. Klik in de groep instellingen op Werkstroominstellingen.

  4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (Klik hierop als u instellingen wilt wijzigen)op de naam van de werkstroom waarvoor u instellingen wilt wijzigen.

    Opmerking: Als de gewenste goedkeuringswerkstroom niet in de lijst wordt weergegeven, is deze mogelijk gekoppeld aan slechts één inhoudstype. De werkstromen die in deze lijst worden weergegeven, worden bepaald door de volgende werkstromen die zijn geconfigureerd voor het uitvoeren van items van dit type besturingselement, net onder de lijst. (Zie de afbeelding.) Klik op de opties voor inhoudstypen in de vervolgkeuzelijst om te ontdekken met welke de gewenste werkstroom wordt weergegeven. Wanneer de werkstroom die u wilt weergeven in de lijst wordt weergegeven, klikt u op de naam ervan.

  5. Breng de gewenste wijzigingen aan op dezelfde twee pagina's van het koppelings formulier dat oorspronkelijk is gebruikt om de werkstroom toe te voegen, en sla deze wijzigingen vervolgens op.

    Zie het segment plannen en het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of site verzameling) van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het koppelings formulier.

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

  1. Open de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het pictogram instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Web Designer-galerieënop site-inhoudstypen.

  4. Klik op de pagina site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarvoor de werkstroom wordt uitgevoerd.
    Documentinhoudstypen met omcirkeld type

  5. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder instellingenop Werkstroominstellingen.
    Werkstroominstellingen in de sectie Instellingen

  6. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (Klik hierop als u instellingen wilt wijzigen)op de naam van de werkstroom waarvoor u instellingen wilt wijzigen.
    Koppeling om werkstroominstellingen te wijzigen

  7. Breng de gewenste wijzigingen aan op dezelfde twee pagina's van het koppelings formulier dat oorspronkelijk is gebruikt om de werkstroom toe te voegen, en sla deze wijzigingen vervolgens op.

    Zie het segment plannen en het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of site verzameling) van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het koppelings formulier.

Begin van segment

2. een werkstroom uitschakelen of verwijderen

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in slechts één lijst of bibliotheek

  1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

  2. Klik op het lint op het tabblad lijst of bibliotheek .

    Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren met het type lijst of bibliotheek. U kunt bijvoorbeeld in een lijst met agenda's het tabblad agendanoemen.

  3. Klik in de groep instellingen op Werkstroominstellingen.

  4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling verwijderen, blokkeren of herstellen van een werkstroom .

  5. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen om werkstromen uit te schakelen, opnieuw in te schakelen of te verwijderen.
    Formulier op de pagina Werkstromen verwijderen

Het formulier bevat vijf kolommen:

  • Werkstroom    Naam van de werkstroom.

  • Exemplaren    Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel wordt uitgevoerd voor items.

  • Gelijktijdige    Optie waarmee de werkstroom normaal kan blijven werken.

  • Geen nieuwe exemplaren    Optie waarmee actieve exemplaren van de werkstroom kunnen worden voltooid, maar de werkstroom wordt uitgeschakeld door de werkstroom niet meer te gebruiken voor het uitvoeren van nieuwe exemplaren. (Deze actie is omkeerbaar. Als u de werkstroom later opnieuw wilt inschakelen, gaat u terug naar deze pagina en selecteert u toestaan.)

  • Verwijderen    Optie waarmee de werkstroom uit de lijst of bibliotheek helemaal wordt verwijderd. Alle actieve exemplaren worden direct beëindigd en de kolom voor die werkstroom wordt niet meer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.)

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

  1. Open de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het pictogram instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op site-instellingen.

  3. Ga naar de pagina Site-instellingen en klik onder galerieënop site-inhoudstypen.

  4. Klik op de pagina site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarvoor de werkstroom wordt uitgevoerd.
    Documentinhoudstypen met omcirkeld type

  5. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onderinstellingenop Werkstroominstellingen.
    Werkstroominstellingen in de sectie Instellingen

  6. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling verwijderen, blokkeren of herstellen van een werkstroom .

  7. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen om werkstromen uit te schakelen, opnieuw in te schakelen of te verwijderen.
    Formulier op de pagina Werkstromen verwijderen

Het formulier bevat vijf kolommen:

  • Werkstroom    Naam van de werkstroom.

  • Exemplaren    Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel wordt uitgevoerd voor items.

  • Gelijktijdige    Optie waarmee de werkstroom normaal kan blijven werken.

  • Geen nieuwe exemplaren    Optie waarmee actieve exemplaren van de werkstroom kunnen worden voltooid, maar de werkstroom wordt uitgeschakeld door de werkstroom niet meer te gebruiken voor het uitvoeren van nieuwe exemplaren. (Deze actie is omkeerbaar. Als u de werkstroom later opnieuw wilt inschakelen, gaat u terug naar deze pagina en selecteert u toestaan.)

  • Verwijderen    Optie voor het verwijderen van de werkstroom uit de siteverzameling. Alle actieve exemplaren worden direct beëindigd en de kolom voor die werkstroom wordt niet meer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.)

Volgende stappen

Als u wijzigingen hebt aangebracht, voert u een testexemplaar van de werkstroom uit om de effecten van de wijzigingen te controleren.

Verder aanpassen

U kunt de werkstromen in SharePoint-producten op tal van verschillende manieren aanpassen.

U kunt zelfs geheel nieuwe aangepaste werkstromen maken.

U kunt een of meer van de volgende Programma's gebruiken:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Werkstroomformulieren, acties en gedrag aanpassen.

  • Microsoft Visual Studio    Uw eigen aangepaste werkstroomacties maken.

Zie het Help-systeem van MSDN (Microsoft Software Developer Network) voor meer informatie.

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×