Alles over werkstromen voor het verzamelen van feedback

Alles over werkstromen voor het verzamelen van feedback

De werkstromen in SharePoint-producten zijn functies die u kunt gebruiken om uw bedrijfsprocessen te automatiseren, waardoor ze consistenter en efficiënter worden. U kunt een SharePoint-werkstroom Feedback verzamelen gebruiken om documenten en andere items die zijn opgeslagen in SharePoint-producten, door te sturen naar een of meer personen voor hun feedback. En met een SharePoint-werkstroom die uw proces voor u afhandelt, hebt u meer tijd voor alle andere dingen die u moet doen.

Opmerking: SharePoint 2010-werkstromen zijn sinds 1 augustus 2020 voor nieuwe tenants verwijderd uit bestaande tenants op 1 november 2020. Als u SharePoint 2010-werkstromen gebruikt, raden we u aan te migreren naar Power Automate of andere ondersteunde oplossingen. Zie SharePoint 2010 workflow retirement voormeer informatie.

Zie Overzicht van werkstromen die zijn opgenomen in SharePoint voor meer informatie.

Belangrijk: De werkstroom Feedback verzamelen is standaard niet geactiveerd en wordt niet weergegeven in de keuzelijst Een werkstroomsjabloon selecteren van het associatieformulier. Als u deze beschikbaar wilt maken voor gebruik, moet een sitebeheerder deze activeren op het niveau van de siteverzameling.

Als u alleen een werkstroomtaak feedback verzamelen hoeft te voltooien    Schuif omlaag naar het segment VOLTOOIEN en vouw het uit. Mogelijk hebt u momenteel geen van de andere segmenten nodig.

Vergelijking van een handmatig proces met een geautomatiseerde werkstroom

SharePoint-werkstromen zijn:

  • Efficiënt en consistent    Met een werkstroom Feedback verzamelen wordt het document of item automatisch gerouteerd, worden revisietaken toegewezen en wordt de voortgang bijgehouden en worden er zo nodig herinneringen en meldingen naar u verzendt. De activiteit in een werkstroom kan worden gecontroleerd en aangepast vanaf een centrale statuspagina en de geschiedenis van gebeurtenissen in een werkstroom wordt 60 dagen na voltooiing bijgehouden.

  • Minder werk voor u    Een werkstroom Feedback verzamelen bespaart u en uw collega's tijd en problemen en stroomlijnt en standaardiseert tegelijkertijd uw feedbackproces.

Hier is een diagram van een zeer eenvoudige versie van de werkstroom Feedback verzamelen.

Diagram van een eenvoudige werkstroom voor het verzamelen van feedback

Tips voor het gebruik van dit artikel

De informatie in dit artikel wordt weergegeven in tien uitbreekbare segmenten.

Klik hier voor een paar tips om het beste uit dit artikel te krijgen

Als u alleen een werkstroomtaak feedback verzamelen hoeft te voltooien    Schuif omlaag naar het segment VOLTOOIEN en vouw het uit. Mogelijk hebt u momenteel geen van de andere segmenten nodig.

Als u werkstromen wilt toevoegen, starten, controleren en onderhouden    Als u nog niet bekend bent met deze taken, is het misschien handig om dit artikel te lezen, segment per segment, de eerste keer dat u een werkstroom ontwerpt en toevoegt. Zodra u bekend bent met de informatie en de indeling van het artikel, kunt u rechtstreeks naar het segment gaan dat u nodig hebt bij eventuele retourbezoeken.

Een notitie op de afbeeldingen    Schermafbeeldingen en conceptuele diagrammen in deze reeks werkstroomartikelen zijn over het algemeen gebaseerd op het werkstroomtype Goedkeuring. Waar nodig voor conceptuele of educatieve duidelijkheid, zijn afbeeldingen en diagrammen in dit artikel echter aangepast voor werkstromen voor het verzamelen van feedback.

Een woord over het afdrukken van dit artikel    Dit is een lang artikel. Als u alleen geselecteerde segmenten wilt afdrukken, moet u ervoor zorgen dat alleen deze segmenten worden uitgebouwd wanneer u afdrukt. (Als u de volledige afbeeldingen in de afgedrukte kopie wilt opnemen, kunt u ook afdrukken in liggende afdrukstand en niet in staande afdrukstand.)

En een woord over zoeken    Voordat u in dit artikel naar een tekst of term zoekt, moet u ervoor zorgen dat alle segmenten waarin u wilt zoeken, zijn uitgebouwd.

Wat wilt u doen?

Conceptueel pictogram voor de sectie Informatie

MEER INFORMATIE over werkstromen voor feedback verzamelen

Meer informatie over werkstromen voor feedback verzamelen

Een werkstroom Feedback verzamelen is een SharePoint-functie waarmee een document of ander item dat is opgeslagen in een SharePoint-lijst of -bibliotheek naar een of meer personen wordt gerouteerd voor hun feedback. De werkstroom automatiseert, stroomlijnt en standaardiseert het hele proces.

Werkstroom waarin een item wordt doorgestuurd naar deelnemers

De basiswerkstroom Feedback verzamelen die is opgenomen in SharePoint-producten, fungeert als sjabloon. Met deze sjabloon kunt u meerdere werkstromen voor feedback verzamelen toevoegen aan uw sites. Elke werkstroom die u toevoegt, is een unieke versie van de basiswerkstroom Feedback verzamelen, elk met een eigen gespecialiseerde manier van werken, op basis van de instellingen die u opgeeft wanneer u deze toevoegt.

Secties in dit segment

  1. Wat kan een werkstroom Feedback verzamelen voor mij doen?

  2. Wat kan een werkstroom Feedback verzamelen niet doen?

  3. Wie kan dit type werkstroom gebruiken?

  4. Hoe kunt u dit type werkstroom plannen, toevoegen, uitvoeren en onderhouden?

1. Wat kan een werkstroom Feedback verzamelen voor mij doen?

  • Wanneer u voor het eerst een werkstroom Feedback verzamelen toevoegt aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling, kunt u opgeven hoeveel deelnemers u wilt opnemen en aangeven of hun taken achter elkaar (in serieel) of allemaal tegelijk (parallel) worden toegewezen. U kunt zelfs bepalen of u de taken van de deelnemers wilt verdelen in twee of meer afzonderlijke fasen, en ook een einddatum en/of de tijd opgeven die is toegestaan voor elke taak. En elke keer dat u de werkstroom handmatig op een item start, kunt u een van deze instellingen wijzigen.

  • De werkstroom wijst een taak toe aan elke opgegeven deelnemer. Elke deelnemer kiest een aantal mogelijke antwoorden: feedback over het item verzenden, een wijziging in het item aanvragen, de taak opnieuw toewijzen of de taak verwijderen.

  • Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, kunt u de voortgang controleren en indien nodig aanpassingen aanbrengen op één centrale pagina werkstroomstatus.

  • 60 dagen nadat de werkstroom is voltooid, is de lijst met alle werkstroomgebeurtenissen die in de loop van deze run (of exemplaar)van de werkstroom hebben plaatsgevonden, nog steeds beschikbaar op de pagina Werkstroomstatus, voor informele verwijzing.

Bovenkant van segment

2. Wat kan een werkstroom Feedback verzamelen niet doen?

De werkstroom Feedback verzamelen is niet ontworpen voor het verzamelen van goedkeuringen en afwijzingen voor een item of om het publiceren van webpagina's voor een website te beheren. Zie het artikel Alles over goedkeuringswerkstromenin de sectie Zie ook als u een werkstroom wilt toevoegen waarin deelnemers het item goedkeuren of weigeren dat ze controleren.

Daarnaast zijn werkstromen voor het verzamelen van feedback niet ontworpen om handtekeningen te verzamelen. Als u een werkstroom wilt gebruiken om handtekeningen te verzamelen in een Microsoft Word-document, een Microsoft Excel-werkmap of een Microsoft InfoPath-formulier, bekijkt u het artikel Allesover werkstromen voor handtekeningen verzamelen in de sectie Zie ook.

Zie het Help-systeem van Microsoft Software Developer Network (MSDN) voor meer informatie over hoe u Microsoft SharePoint Designer 2013 kunt gebruiken om een van de werkstromen in SharePoint-producten verder aan te passen.

Bovenkant van segment

3. Wie kan dit type werkstroom gebruiken?

Een werkstroom    toevoegen Standaard moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om een werkstroom toe te voegen. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groep Bezoekers niet.)

Een werkstroom    starten Ook moet u standaard de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten die al is toegevoegd. (De groep Leden en de groep Eigenaren hebben standaard de machtiging Items bewerken, de groep Bezoekers niet.)

Eigenaren kunnen er ook voor kiezen om specifieke werkstromen zo te configureren dat ze alleen kunnen worden gestart door leden van de groep Eigenaren. (Schakel hiervoor het selectievakje Lijstenmachtigingen vereisen om deze werkstroom te starten in op de eerste pagina van het associatieformulier.)

Bovenkant van segment

4. Hoe plant u dit type werkstroom, voegt u dit toe, doet u dit en onderhoudt u dit?

Dit zijn de basisfasen:

  • VOORDAT de werkstroom wordt uitgevoerd (plannen, toevoegen, starten)   
    Voordat u een werkstroom toevoegt, plant u waar u deze wilt toevoegen (voor één lijst of bibliotheek of voor de hele siteverzameling) en de details van de manier waarop deze werkt. Nadat u de werkstroom hebt toegevoegd en geconfigureerd, kan iedereen met de benodigde machtigingen de werkstroom voor een bepaald item starten. De werkstroom kan ook zo worden ingesteld dat deze automatisch wordt uitgevoerd. Automatische runs kunnen worden geactiveerd op basis van een of beide triggeringgebeurtenissen: wanneer een item wordt toegevoegd aan of gemaakt in een lijst of bibliotheek, of wanneer een item in een lijst of bibliotheek wordt gewijzigd.

  • TERWIJL de werkstroom wordt uitgevoerd (voltooid, controleren, aanpassen)   
    Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, voltooien afzonderlijke deelnemers hun toegewezen taken. Automatische herinneringen worden verzonden naar deelnemers die niet voldoen aan taakdeadlines. Ondertussen kan de voortgang van de werkstroom worden gecontroleerd vanaf een centrale pagina Werkstroomstatus voor dat specifieke exemplaar van de werkstroom. Aanpassingen aan de werkstroom terwijl deze wordt uitgevoerd, kunnen vanaf dezelfde pagina worden gemaakt. en, indien nodig, kan de werkstroom daar worden geannuleerd of beëindigd.

  • NADAT de werkstroom is uitgevoerd (controleren, rapporteren, wijzigen)   
    Wanneer de werkstroom is voltooid, kan de hele geschiedenis van die run (of exemplaar)tot 60 dagen worden bekeken op de pagina Werkstroomstatus. Op dezelfde pagina kunnen statistische rapporten over de prestaties van deze werkstroomversie worden gemaakt. Als u ten slotte iets wilt wijzigen over de manier waarop de werkstroom functioneert, kunt u het verenigingsformulier openen en bewerken dat u hebt voltooid toen u de werkstroom voor het eerst hebt toegevoegd.

Het volgende stroomdiagram illustreert deze stadia vanuit het perspectief van de persoon die een nieuwe werkstroom toevoegt.

Werkstroomproces

Volgende stappen

Voordat u een nieuwe werkstroom Feedback verzamelen gaat plannen, controleert u eerst het segment TOESTAAN van dit artikel en gaat u verder met het segment PLAN.

Boven aan segment | De bovenkant van het artikel


Pictogram voor de sectie Toestaan

Feedback alleen toestaan in taakformulier of ook in item

Feedback alleen toestaan in taakformulier of ook in item

Met de volgende twee vragen kunt u één fundamentele beslissing over uw werkstroom nemen:

  • Mogen deelnemers alleen feedback verzenden in het veld Opmerkingen op het taakformulier, of kunnen ze ook bijgehouden wijzigingen en opmerkingen invoegen in het item zelf?

  • Als deelnemers bijgehouden wijzigingen en opmerkingen in het item zelf kunnen invoegen, doen ze dit in een samenwerkingsomgeving, waarin meerdere deelnemers tegelijk het document kunnen bewerken, of bekijkt elke deelnemer het document en heeft elke deelnemer de enige bewerkingsrechten voor de duur van de eigen controle?

Hier is een diagram dat deze alternatieven kan helpen verduidelijken.

Verschillende manieren om feedback toe te staan en te geven

Houd rekening met deze punten terwijl u verder leest:

  • Er kan geen werkstroom beginnen op een item dat momenteel is uitgecheckt.

  • Het werkstroomtype Feedback verzamelen bevat een optie om de werkstroom onmiddellijk te annuleren als er een wijziging wordt aangebracht in het item dat wordt gecontroleerd.

  • U kunt bijgehouden wijzigingen en opmerkingen alleen invoegen in een item wanneer het is geopend in de geïnstalleerde versie van het programma waarin het is gemaakt, en niet wanneer het is geopend in een webtoepassingsversie van dat programma.

Secties in dit segment

  1. Alleen feedback in het taakformulier toestaan

  2. Feedback toestaan in zowel het taakformulier als het item (samenwerkingsversie)

  3. Feedback toestaan in zowel het taakformulier als het item (alleen-toegangsversie)

1. Alleen feedback in het taakformulier toestaan

Deze rangschikking heeft het voordeel dat deze de eenvoudigste is. Deelnemers hebben slechts twee manieren om wijzigingen voor te stellen, die beide betrekking hebben op het taakformulier:

  • Opmerkingen indienen.

  • Vraag een wijziging aan te brengen in het item terwijl de werkstroom nog actief is.

Het belangrijkste nadeel is natuurlijk dat deelnemers geen specifieke wijzigingen rechtstreeks in het item kunnen aangeven. Hoe groter het aantal voorgestelde wijzigingen, hoe meer deelnemers waarschijnlijk rechtstreeks in het item willen kunnen werken.

Een notitie over het beveiligen van items tegen wijzigingen    De eenvoudigste manier om ervoor te zorgen dat deelnemers geen wijzigingen aanbrengen in het item zelf, is door het item uit te checken gedurende de duur van de run. Maar zoals we al hebben gezegd, kunnen werkstromen niet beginnen op een item dat momenteel is uitgecheckt.

U kunt dit op twee manieren doen:

  • U kunt wachten totdat de werkstroom is gestart en het item vervolgens uitchecken voor de duur van de run. (Als de werkstroom automatisch wordt gestart, moet u ervoor zorgen dat u wordt weergegeven in het VELD CC op de tweede pagina van het verenigingsformulier. Als u vervolgens een melding ontvangt dat de werkstroom voor een item is gestart, controleert u dat item.) Een beperking van deze methode is dat er geen andere werkstroom op hetzelfde item kan beginnen terwijl u de werkstroom hebt uitgecheckt.

  • U kunt het item ook ingecheckt laten, maar ervoor zorgen dat de deelnemers weten dat het belangrijk is dat ze het item niet uitchecken of er wijzigingen in aanbrengen. Het is natuurlijk een goed idee om deze instructie op te nemen in de notities die u in de taakmeldingen op neemt. Als uw deelnemers nieuw zijn in werkstromen voor het verzamelen van feedback, is het misschien een goed idee om het punt nog duidelijker te maken: door een afzonderlijk e-mailbericht te verzenden voordat de werkstroom begint, misschien, of door persoonlijk met uw deelnemers te praten.

Bovenkant van segment

2. Feedback toestaan in zowel het taakformulier als het item (samenwerkingsversie)

Met deze rangschikking blijft het item altijd beschikbaar voor alle deelnemers. Niemand hoeft te wachten totdat iemand anders zijn of haar eigen beoordeling heeft af te ronden. Deze flexibiliteit wordt mogelijk gemaakt door de samenwerkingsfuncties in SharePoint-producten.

Zorg ervoor dat uw deelnemers weten dat ze het volgende moeten doen:

  • Laat het item ingecheckt terwijl ze hun wijzigingen aanbrengen.

  • Open het item in de geïnstalleerde versie van het programma waarin het is gemaakt en niet in een webtoepassingsversie van dat programma.

  • Schakel het bijhouden van wijzigingen in voordat ze wijzigingen aanbrengen of opmerkingen invoegen.

  • Sla de wijzigingen op de server op.

Vergeet niet dat het werkstroomtype Feedback verzamelen een optie bevat om de werkstroom onmiddellijk te annuleren als er een wijziging wordt aangebracht in het item dat wordt gecontroleerd. Als deze optie is geselecteerd, wordt de werkstroom onmiddellijk geannuleerd wanneer de eerste keer dat een deelnemer wijzigingen in het item op slaat, zelfs bijgehouden wijzigingen en/of opmerkingen.

Als u wijzigingen in het item zelf wilt toestaan, moet u er ook voor zorgen dat documenten in de instellingen voor versie van de lijst of bibliotheek moeten worden uitgecheckt voordat ze kunnen worden bewerkt, zijn ingesteld op Nee.

Bovenkant van segment

3. Feedback toestaan in zowel het taakformulier als het item (alleen-toegangsversie)

In deze rangschikking mag slechts één deelnemer het item uitchecken en op elk moment wijzigingen aanbrengen in het item:

  • Als de taken in de werkstroom een voor een zijn toegewezen (in serieel) is dit waarschijnlijk geen probleem.

  • Als de taken allemaal tegelijk (parallel) zijn toegewezen, moeten deelnemers soms wachten op toegang tot het item terwijl een andere deelnemer klaar is met werken.

Omdat de werkstroom niet kan beginnen op een item wanneer het item is uitgecheckt, moet u ervoor zorgen dat items zijn ingecheckt voordat u deze werkstroom erop uitwerkt.

Laat uw deelnemers weten dat ze het volgende moeten doen:

  • Controleer het item voordat het wordt geopend.

  • Open het item in de geïnstalleerde versie van het programma waarin het is gemaakt en niet in een webtoepassingsversie van dat programma.

  • Schakel het bijhouden van wijzigingen in voordat ze wijzigingen aanbrengen of opmerkingen invoegen.

  • Sla de wijzigingen op de server op en controleer het item weer zodra ze klaar zijn met werken.

Onthoud nogmaals dat het werkstroomtype Feedback verzamelen een optie bevat om de werkstroom onmiddellijk te annuleren als er een wijziging wordt aangebracht in het item dat wordt gecontroleerd. Als deze optie is geselecteerd, wordt de werkstroom onmiddellijk geannuleerd wanneer de eerste keer dat een deelnemer wijzigingen in het item op slaat, zelfs bijgehouden wijzigingen en/of opmerkingen.

Volgende stappen

Als u klaar bent om een nieuwe werkstroom Feedback verzamelen te plannen, gaat u verder met het segment PLAN van dit artikel.

Boven aan segment | De bovenkant van het artikel


Conceptueel pictogram voor de sectie Plannen

Een nieuwe werkstroom Feedback verzamelen plannen

Een nieuwe werkstroom Feedback verzamelen plannen

In dit segment identificeren we de beslissingen die u moet nemen en welke informatie u moet verzamelen voordat u een versie van de werkstroom Feedback verzamelen toevoegt.

Als u al bekend bent met het toevoegen van dit type werkstroom en alleen een herinnering nodig hebt over de specifieke stappen, kunt u rechtstreeks naar het juiste ADD-segment(Lijst/bibliotheek of Siteverzameling)van dit artikel gaan.

Secties in dit segment

  1. Sjablonen en versies

  2. Kennismaking met het verenigingsformulier

  3. Twaalf vragen om te beantwoorden

1. Sjablonen en versies

De werkstromen die zijn opgenomen in SharePoint-producten, fungeren als basissjablonen waarop de specifieke, afzonderlijke werkstromen die u aan uw lijsten, bibliotheken en siteverzameling toevoegt, zijn gebaseerd.

Elke keer dat u bijvoorbeeld een werkstroom Feedback verzamelen toevoegt, voegt u een versie toe van de algemene werkstroomsjabloon Feedback verzamelen. U geeft elke versie een eigen naam en eigen instellingen, die u opgeeft in het associatieformulier wanneer u die bepaalde versie toevoegt. Op die manier kunt u meerdere werkstromen toevoegen, alle versies op basis van de sjabloon Werkstroommodel Feedback verzamelen, maar elke versie is benoemd en aangepast voor de specifieke manier waarop u deze gebruikt.

In deze afbeelding zijn drie werkstromen op basis van de werkstroomsjabloon Goedkeuring toegevoegd: één voor alle inhoudstypen in één bibliotheek, één voor één inhoudstype in één bibliotheek en één voor één inhoudstype in een hele siteverzameling.

Drie werkstromen gebaseerd op de goedkeuringswerkstroomsjabloon

Bovenkant van segment

2. Inleiding tot het associatieformulier

Wanneer u een nieuwe werkstroomversie toevoegt op basis van een van de meegeleverde werkstroomsjablonen, vult u een associatieformulier in om aan te geven hoe u de nieuwe versie wilt laten werken.

In de volgende sectie vindt u een lijst met vragen die u voorbereiden op het invullen van het verenigingsformulier. Het duurt echter eerst even om het formulier en de velden te bekijken.

Eerste pagina van het verenigingsformulier

Eerste pagina van het startformulier

Tweede pagina van het verenigingsformulier

Tweede pagina van het koppelingformulier met een kader rond de velden van het startformulier

Opmerking: De velden in het rode vak op deze tweede pagina worden ook weergegeven in het initiatieformulier, dat telkens wordt weergegeven als de werkstroom handmatig wordt gestart en daar kan worden bewerkt voor die ene bewerking.

Bovenkant van segment

3. Twaalf vragen om te beantwoorden

Zodra u de antwoorden hebt op alle vragen in deze sectie, kunt u uw werkstroom toevoegen.

  1. Is dit het juiste werkstroomtype?

  2. Eén lijst of bibliotheek of de hele siteverzameling? (en) Eén inhoudstype of alle inhoudstypen?

  3. Wat is een goede naam?

  4. Takenlijsten en geschiedenislijsten: Bestaand of nieuw?

  5. Hoe (en door wie) kan deze werkstroom worden gestart?

  6. Krijgen inhoudstypen die overnemen van deze werkstroom ook deze werkstroom?

  7. Deelnemers: Welke personen, in welke volgorde?

  8. Welke aanvullende informatie hebben deelnemers nodig?

  9. Alleen feedback in het taakformulier of ook in het item?

  10. Wanneer moeten taken worden uitgevoerd?

  11. Wanneer eindigt deze werkstroom?

  12. Wie moet er op de hoogte worden gesteld?

01. Is dit het juiste werkstroomtype?

Dit artikel gaat over de werkstroomsjabloon die in het menu wordt weergegeven als Feedback verzamelen – SharePoint 2010. Als u niet zeker weet of dit werkstroomtype de beste keuze voor u is, raadpleegt u het segment LEARN van dit artikel. Zie het artikel Over de werkstromen in SharePointin de sectie Zie ook voor meer informatie over de andere beschikbare werkstroomsjablonen.

Bovenkant van segment

02. Eén lijst of bibliotheek of de hele siteverzameling? (en) Eén inhoudstype of alle inhoudstypen?

U kunt uw nieuwe versie van de werkstroom Feedback verzamelen alleen beschikbaar maken in één lijst of bibliotheek, of u kunt deze beschikbaar maken in de hele siteverzameling.

  • Als u de werkstroom voor één lijst of bibliotheek toevoegt, kunt u instellen dat deze wordt uitgevoerd op alle inhoudstypen of alleen op één inhoudstype.

  • Als u de werkstroom voor de hele siteverzameling toevoegt, moet u deze echter zo instellen dat deze alleen op één site-inhoudstype wordt uitgevoerd.

Overzicht van een siteverzameling met uitleg over drie manieren van toevoegen

Wat is een inhoudstype?

Elk document of ander item dat is opgeslagen in een SharePoint-lijst of -bibliotheek, behoort tot een of meer inhoudstype. Een inhoudstype kan net zo eenvoudig en algemeen zijn als Document of Excel Spreadsheet,of zo zeer gespecialiseerd als Juridische contract- of Productontwerpspecificatie. Sommige inhoudstypen zijn standaard beschikbaar in SharePoint-producten, maar u kunt deze aanpassen en andere inhoudstypen toevoegen die u zelf maakt.

Bovenkant van segment

03. Wat is een goede naam?

Geef uw werkstroomversie een naam die:

  • Geeft duidelijk aan waarvoor het wordt gebruikt.

  • Dit onderscheidt zich duidelijk van andere werkstromen.

Een voorbeeld

Stel dat u lid bent van een groep editors. Uw groep wil twee verschillende werkstromen voor feedback verzamelen gebruiken:

  • U kunt de eerste werkstroom uitvoeren voor elk document dat is ingediend door een lid van uw eigen groep. Deze werkstroom verzamelt alleen feedback van demanager van uw groep.

  • U kunt de tweede werkstroom uitvoeren voor elk document dat is ingediend door personen buiten uw eigen groep. In deze werkstroom wordt feedback verzameld vanelk lid van uw groep.

U kunt de eerste werkstroom in feedback voor inzending een naam geven en de tweede werkstroom feedback van buiten de inzending.

Tip: Zoals gewoonlijk is het een goed idee om consistente naamgevingsconventies tot stand te brengen en ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is bij uw werkstromen bekend is met deze conventies.

Bovenkant van segment

04. Takenlijsten en geschiedenislijsten: Bestaand of nieuw?

U kunt uw werkstroom de standaardlijst Taken en geschiedenis van de site laten gebruiken, andere bestaande lijsten gebruiken of alleen nieuwe lijsten aanvragen voor deze werkstroom.

  • Als uw site een groot aantal werkstromen bevat of als sommige werkstromen een groot aantal taken omvatten, kunt u overwegen om nieuwe lijsten voor elke werkstroom aan te vragen. (Het beheren van te lange lijsten is een van de dingen die de prestaties kunnen vertragen. Het is sneller en gemakkelijker voor het systeem om meerdere kortere lijsten te onderhouden dan een zeer lange lijst.)

  • Als de taken en geschiedenis voor deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke gegevens bevatten die u gescheiden wilt houden van de algemene lijsten, moet u zeker aangeven dat u nieuwe, afzonderlijke lijsten voor deze werkstroom wilt. (Nadat u de werkstroom hebt toevoegen, moet u ervoor zorgen dat de juiste machtigingen zijn ingesteld voor de nieuwe lijsten.)

Bovenkant van segment

05. Hoe (en door wie) kan deze werkstroom worden gestart?

U kunt instellen dat een werkstroom alleen handmatig, automatisch of op beide manier wordt gestart:

  • Wanneer u handmatig een werkstroom Feedback verzamelen start voor een bepaald document of item, wordt een ander formulier, het initiatieformulier,weergegeven. Het initiatieformulier bevat de meeste instellingen van de tweede pagina van het associatieformulier. Op die manier kan de persoon die de werkstroom start een van deze instellingen wijzigen (alleen voor het huidige exemplaar), voordat hij of zij op Start klikt.

  • Met een automatische start is er natuurlijk geen mogelijkheid om een initiatieformulier te presenteren, dus de standaardinstellingen die zijn opgegeven in het koppelingsformulier, worden zonder wijzigingen gebruikt.

In de volgende afbeelding ziet u het verschil tussen handmatig starten en automatisch starten.

Formulieren voor een handmatige en een automatische start worden vergeleken

Wijzigingen die u in het initiatieformulier aanwijst, worden alleen toegepast tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u de permanente, standaardinstellingen van de werkstroom wilt wijzigen, bewerkt u het oorspronkelijke verenigingsformulier, zoals uitgelegd in het segment WIJZIGEN van dit artikel.

Handmatig starten

Als u handmatige start toestaat, kan iedereen met de benodigde machtigingen de werkstroom op elk in aanmerking komend item op elk moment starten.

De voordelen van een handmatige start zijn dat u en uw collega's de werkstroom alleen kunnen uitvoeren wanneer en wanneer u dat wilt, en dat u elke keer dat u deze start, de mogelijkheid krijgt om bepaalde instellingen te wijzigen met behulp van het initiatieformulier.

Een snel voorbeeld    Als u uw werkstroom alleen wilt uitvoeren op items die zijn gemaakt door een schrijver van buiten uw team, wordt de werkstroom alleen handmatig uitgevoerd op items die door u en uw teamleden zijn gemaakt. (Een alternatieve oplossing: houd één lijst of bibliotheek bij voor items van auteurs in uw team en een aparte lijst of bibliotheek voor items van alle andere auteurs. Op die manier kunt u de werkstroom automatisch uitvoeren, maar alleen in de lijst met externe auteurs.)

Het primaire nadeel van handmatig starten is dat iemand moet onthouden dat de werkstroom moet worden uitgevoerd wanneer dat nodig is.

Automatisch starten

U kunt instellen dat de werkstroom automatisch wordt gestart door een van de volgende gebeurtenissen:

  • Er wordt een nieuw item gemaakt in of geüpload naar de lijst of bibliotheek.

  • Een item dat al is opgeslagen in de lijst of bibliotheek, wordt gewijzigd.

Het voordeel van een automatische start is dat niemand zich hoeft te herinneren om de werkstroom te starten. Deze wordt elke keer uitgevoerd wanneer een triggering-gebeurtenis plaatsvindt.

Een snel voorbeeld    Stel dat de accountant van uw organisatie elk budget moet controleren dat is geüpload naar of gemaakt in uw budgetbibliotheek. U kunt een werkstroom Feedback verzamelen toevoegen aan die bibliotheek en uw accountant opgeven als de enige deelnemer. U kunt instellen dat de werkstroom automatisch wordt begonnen wanneer een nieuw item wordt toegevoegd aan de lijst ('gemaakt in'). Op die manier blijft uw accountant altijd up-to-date.

Twee nadelen van automatisch starten:

  • U kunt niet voorkomen dat de werkstroom wordt uitgevoerd wanneer er een triggering-gebeurtenis plaatsvindt.

  • U kunt geen instellingen wijzigen aan het begin van een afzonderlijk exemplaar.

Bovenkant van segment

06. Krijgen inhoudstypen die van deze overnemen ook deze werkstroom?

Wanneer u een werkstroom toevoegt aan een inhoudstype voor de hele siteverzameling, kunt u de werkstroom ook toevoegen aan alle andere inhoudstypen in de siteverzameling die afkomstig zijn van het inhoudstype waar u de werkstroom aan toevoegt. (Als u een werkstroom toevoegt voor één lijst of bibliotheek, wordt deze optie niet weergegeven in het associatieformulier.)

Opmerkingen

  • De bewerking die alle extra toevoegingen voltooit, kan lang duren.

  • Als de overname is verbroken voor sites of subsites waar u deze werkstroom wilt toevoegen aan het overnemen van inhoudstypen, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep Eigenaren in elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uit te voeren.

Bovenkant van segment

07. Deelnemers: Welke personen, in welke volgorde?

U moet de naam of het e-mailadres geven voor elke persoon aan wie revisietaken worden toegewezen.

Eén fase of meerdere    stadia? U kunt ervoor kiezen om slechts één fase van revisietaken te hebben of om meerdere fasen te hebben. Als u meer dan één fase hebt, worden de stadia achter elkaar uitgevoerd.

Parallelle recensies of seriële    beoordelingen? Voor de deelnemers in een fase kunt u ervoor kiezen om hun revisietaken allemaal tegelijk (parallel) toe te wijzen of om hun revisietaken achter elkaar (in serieel) toe te wijzen in de volgorde die u aanwijst. De seriële optie kan handig zijn als u bijvoorbeeld de werkstroom zo in stelt dat deze eindigt na de eerste afwijzing, of als u wilt dat deelnemers verderop opmerkingen van eerdere deelnemers kunnen bekijken als onderdeel van de context van hun beoordelingen.

Een voorbeeld

Dit eenvoudige scenario illustreert een paar van de voordelen van zowel meerdere stadia als seriële beoordelingen:

Stel dat Frank een nieuwe werkstroom Feedback verzamelen toevoegt. Hij wil dat zijn collega's Anna en Sean elk item eerst bekijken, voordat hij het zelf bekijkt. Op die manier kan hij hun opmerkingen zien voordat hij aan zijn eigen beoordeling begint. Frank kan dit op twee manieren instellen:

  • Door een serieel    overzicht te gebruiken, stelt Frank een serieel overzicht in één stadium in waarin Anna en Sean de eerste twee deelnemers zijn en hij de derde.
    In deze rangschikking moet Anna haar feedback indienen voordat de taak van Sean is toegewezen. en vervolgens moet Sean haar feedback indienen voordat de taak van Frank wordt toegewezen.
    Zo stelt Frank zijn serieel overzicht in één stadium in.
    Formulier met de omcirkelde instelling voor een seriële fase

  • Door twee fasen te gebruiken Als Frank wil dat Aan Anna en Sean tegelijkertijd hun beoordelingen worden toegewezen, zodat Sean niet hoeft te wachten tot Ze klaar is voordat ze kan beginnen, kan hij twee fasen in de werkstroom instellen: het eerste parallelle stadium voor de beoordelingen van Anna en Sean, en de tweede een afzonderlijk stadium voor alleen zijn eigen beoordeling. Als de eerste fase niet is voltooid, wordt de tweede fase nooit gestart.
    Zo stelt Frank zijn parallelle tweefasenbeoordeling in.
    Formulier met de omcirkelde instelling voor een parallelle fase

Hier zijn diagrammen van beide oplossingen.

De seriële werkstroom en de werkstroom met twee fasen naast elkaar

Externe deelnemers    Er is een speciaal proces voor het nemen van deelnemers die geen lid zijn van uw SharePoint-organisatie. In dit proces fungeert een sitelid als proxy voor de externe deelnemer.

Hier is een diagram van dat proces:

Een stroomdiagram van het proces met een deelnemer van buiten

Een taak toewijzen aan elke hele groep of één aan elk groepslid?    Als u een groepsadres ofdistributielijst onder de deelnemers aan de werkstroom opleent, kunt u in de werkstroom één taak toewijzen aan elk lid van de groep of slechts één taak aan de hele groep toewijzen (maar toch een melding van die ene taak aan elk lid verzenden). Wanneer slechts één taak aan de hele groep is toegewezen, kan elk lid van de groep die ene taak claimen en voltooien. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment VOLTOOIEN van dit artikel.)

Bovenkant van segment

08. Welke aanvullende informatie hebben deelnemers nodig?

Er is een tekstveld in het verenigingsformulier waar u instructies, details over vereisten, resources, enzovoort kunt geven.

Vragen die u in dit tekstveld kunt beantwoorden:

  • Als deelnemers problemen of vragen hebben, met wie moeten ze dan contact opnemen?

  • Kunnen revisoren alleen feedback verzenden in het taakformulierof kunnen ze ook bijgehouden wijzigingen en opmerkingen invoegen in het item itself?

  • Als revisoren bijgehouden wijzigingen en opmerkingen in het item zelf kunnen invoegen, moeten ze het item uitchecken voordat ze wijzigingen in het item aanbrengen, of moeten ze het ingecheckt laten, zodat meerdere revisoren er tegelijk aan kunnen werken?

  • Als in uw werkstroom slechts één taak aan elke groep of distributielijst wordt toegewezen, vermeldt u hier dat één lid van elke dergelijke groep de taak moet claimen voordat u deze voltooit. Op die manier verspillen andere leden van de groep geen tijd door dezelfde taak te beginnen. (U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment VOLTOOIEN van dit artikel.)

Bovenkant van segment

09. Alleen feedback in het taakformulier of ook in het item?

Er zijn verschillende overwegingen met betrekking tot deze belangrijke vraag. Als u dit nog niet hebt gedaan, opent en leest u het segment TOESTAAN van dit artikel voor meer informatie.

Bovenkant van segment

10. Wanneer moeten taken worden uitgevoerd?

U kunt op twee manieren aangeven wanneer werkstroomtaken moeten worden uitgevoerd:

Op kalenderdatum    U kunt één kalenderdatum opgeven waarop alle taken moeten worden uitgevoerd.

  • Als u de werkstroom zo in stelt dat deze automatisch wordt begonnen, moet u dezeoptie meestal niet gebruiken. De datumwaarde die u opgeeft, wordt namelijk niet automatisch aangepast aan de huidige datum wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart.

Op taakduur    U kunt een aantal dagen, weken of maanden opgeven die zijn toegestaan voor de voltooiing van elke taak, te beginnen wanneer deze taak is toegewezen.

  • Een einddatum van een agenda overteert een opgegeven taakduur. Dat wil zeggen: Als vandaag 10 juni is en ik vandaag een taak heb toegewezen die een duur van drie dagen heeft, maar die ook een einddatum van 11 juni heeft, is de taak op 11 juni (de einddatum van de agenda) en niet op 13 juni (de laatste dag van de duur van drie dagen).

Bovenkant van segment

11. Wanneer eindigt deze werkstroom?

Om te voorkomen dat onnodige beoordelingen worden verspild, kunt u ervoor kiezen om de werkstroom onmiddellijk te annuleren als er een wijziging in het item wordt aangebracht.

Als u deze optie selecteert, kunnen deelnemers alleen feedback geven in hun taakformulieren. Dat wil zeggen dat ze bijgehouden wijzigingen en opmerkingen niet kunnen invoegen in het item zelf, omdat dit het item zou wijzigen, waardoor de werkstroom op zijn beurt zou worden geannuleerd. Als u deze optie selecteert, moet u een notitie opnemen in het veld Aanvraag, waarin deelnemers worden gevraagd geen wijzigingen rechtstreeks in het item aan te brengen voor controle.

Opmerking: Een werkstroom kan niet beginnen op een item dat momenteel is uitgecheckt. Nadat de werkstroom is gestart, kan het item voor controle worden uitgecheckt om het te beschermen tegen wijzigingen. (Hoewel het item is uitgecheckt, kan er echter geen andere werkstroom op worden gestart.)

Bovenkant van segment

12. Wie moet hiervan op de hoogte worden gesteld?

In het veld CC, op de tweede pagina van het verenigingsformulier, kunt u namen of adressen invoeren voor iedereen die elke keer moet worden geïnformeerd dat deze werkstroom begint of eindigt.

  • Het invoeren van een naam hier resulteert niet in de toewijzing van een werkstroomtaak aan die persoon.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeven te worden opgegeven.

Volgende stappen

Als u klaar bent om de nieuwe werkstroom Feedback verzamelen toe te voegen aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling, gaat u naar het juiste SEGMENT TOEVOEGEN(Lijst/bibliotheek of Siteverzameling)van dit artikel.

Boven aan segment | De bovenkant van het artikel

Conceptueel pictogram voor de sectie Toevoegen

Een werkstroom Feedback verzamelen toevoegen (voor slechts één lijst of bibliotheek)

Een werkstroom Feedback verzamelen toevoegen
(voor slechts één lijst of bibliotheek)

Als u nog niet bekend bent met het toevoegen van werkstromen, is het misschien handig om de voorgaande segmenten LEREN,TOESTAAN en PLANNEN in dit artikel te bekijken voordat u verdergaat met de stappen in dit segment.

Secties in dit segment

  1. Voordat u begint

  2. De werkstroom toevoegen

1. Voordat u begint

Er moeten twee zaken op orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mail    Als de werkstroom e-mailmeldingen en herinneringen kan verzenden, moet e-mail zijn ingeschakeld voor uw SharePoint-site. Als u niet zeker weet of dit al is gedaan, neem dan contact op met uw SharePoint-beheerder.

Machtigingen    Voor de standaardinstellingen moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om werkstromen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen toe te voegen. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet. Zie het segment LEARN van dit artikel voor meer informatie over machtigingen.)

Bovenkant van segment

2. De werkstroom toevoegen

Voer de volgende stappen uit:

  1. Open de lijst of bibliotheek waarvoor u de werkstroom wilt toevoegen.

  2. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek.

    Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren met het type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heet dit tabblad bijvoorbeeld Agenda.

  3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

  4. Geef op de pagina Werkstroominstellingen één inhoudstype op waar de werkstroom op moet worden uitgevoerd of Alles (voor alle inhoudstypen) en klik vervolgens op Een werkstroom toevoegen.
    De pagina Werkstroom toevoegen waarop de optie Alle en de optie Werkstroom toevoegen zijn omcirkeld

  5. Vul de eerste pagina van het verenigingsformulier in.
    (Instructies volgen de afbeelding.)

Eerste pagina van het koppelingsformulier met genummerde secties

Bijschrift bij sectienummer een

Inhoudstype

Houd de standaardselectie als Allesof selecteer een specifiek inhoudstype.

Bijschrift bij sectienummer twee

Werkstroom

Selecteer de sjabloon Feedback verzamelen – SharePoint 2010.

Opmerking: Als de sjabloon Feedback verzamelen – SharePoint 2010 niet wordt weergegeven in de lijst, neemt u contact op met de SharePoint-beheerder om te weten te komen of deze is geactiveerd voor uw siteverzameling of werkruimte.

Bijschrift bij sectienummer drie

Name

Typ een naam voor deze werkstroom. De naam identificeert deze werkstroom voor gebruikers van deze lijst of bibliotheek.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor suggesties over het benoemen van uw werkstroom.

Bijschrift bij sectienummer vier

Takenlijst

Selecteer een takenlijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande takenlijst selecteren of op Taken (nieuw) klikken om een nieuwe lijst te laten maken.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over redenen voor het maken van een nieuwe takenlijst (in plaats van het kiezen van een bestaande takenlijst).

Bijschrift bij sectienummer vijf

Geschiedenisoverzicht

Selecteer een geschiedenislijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande geschiedenislijst selecteren of op Nieuwe geschiedenislijst klikken om een nieuwe lijst te laten maken.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over redenen voor het maken van een nieuwe geschiedenislijst (in plaats van het kiezen van een bestaande lijst).

Bijschrift bij sectienummer zes

Startopties

Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over de verschillende opties.

  1. Als alle instellingen in dit formulier de beste manier zijn, klikt u op Volgende.

  2. Vul de tweede pagina van het verenigingsformulier in.
    (Instructies volgen de afbeelding.)

    Opmerking: In SharePoint-producten ziet u de eerste verschillende opties op deze tweede pagina van het verenigingsformulier, getallen één tot en met zeven in de volgende afbeelding, van Toewijzen aan tot en met CC, telkens wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u deze opties voor slechts één exemplaar kunt wijzigen.

Tweede pagina van het koppelingsformulier met genummerde secties

Bijschrift bij sectienummer een

Toewijzen aan

Voer namen of adressen in voor de personen aan wie u de werkstroom wilt toewijzen.

  • Als de taken een voor een worden toegewezen (in serieel)   
    Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin u de taken wilt toegewezen.

  • Als alle taken tegelijk (parallel)   
    worden toegewezen De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit.

  • Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie   
    Zie het segment VOLTOOIEN van dit artikel voor meer informatie over het nemen van externe deelnemers.

Bijschrift bij sectienummer twee

volgorde

Geef op of de taken een voor een moeten worden toegewezen (in serieel) of allemaal tegelijk (parallel).

Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle stadia.

Bijschrift bij sectienummer drie

Een nieuwe fase toevoegen

Voeg alle stadia toe die u wilt, verder dan de eerste fase die u zojuist hebt geconfigureerd.

  • Als u een hele fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor dat stadium en drukt u op Ctrl+Delete.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere stadia.

Bijschrift bij sectienummer vier

Groepen uitv

  • Als u één taak wilt toewijzen aan elk lid van elke groep die u in het veld Toewijzen aan optreedt, schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding en elk lid heeft zijn of haar eigen taak te voltooien.)

  • Als u slechts één taakwilt toewijzen aan elke hele groep die u in het veld Toewijzen aan optreedt, moet u dit selectievakje uit. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar elk lid kan de ene taak claimen en voltooien namens de hele groep. U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment VOLTOOIEN van dit artikel.)

Bijschrift bij sectienummer vijf

Aanvraag

Alle tekst die u hier op neemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die door de werkstroom wordt gestuurd. Vergeet niet om aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig hebben, zoals:

  • Contactpersoon voor vragen en problemen

  • Of feedback alleen kan worden verzonden in het taakformulier of ook in het item zelf. (En als in het item revisoren het document kunnen uitchecken of moeten laten ingecheckt.)
    Zie het segment TOESTAAN van dit artikel voor meer informatie.

  • Indien van toepassing, een notitie over het claimen van afzonderlijke taken die zijn toegewezen aan hele groepen of distributielijsten.
    U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment VOLTOOIEN van dit artikel.

Bijschrift bij sectienummer zes

Einddatums en taakduur

Geef een einddatum op voor de hele werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment waarop deze is toegewezen.

  • Als deze werkstroom ooit automatisch wordt uitgevoerd, is het meestal een goed idee om het veld Vervaldatum voor alle taken leeg te laten en alleen de twee duurvelden te gebruiken om de einddatum te bepalen. U kunt altijd een exacte einddatum in het initiatieformulier geven als en wanneer u de werkstroom handmatig start.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van einddatums en wanneer u taakduur wilt gebruiken.

Bijschrift bij sectienummer zeven

CC

Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die een melding moet ontvangen telkens wanneer de werkstroom begint of eindigt.

  • Het invoeren van een naam hier resulteertniet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeven te worden opgegeven.

Bijschrift bij sectienummer acht

De werkstroom beëindigen

Als u de werkstroom wilt laten stoppen en annuleren zodra er een wijziging is aangebracht in het item dat wordt gecontroleerd, selecteert u deze optie.

Als u deze optie selecteert, kunnen revisoren geen bijgehouden wijzigingen en opmerkingen toevoegen aan het item zonder de werkstroom te beëindigen.

  1. Als u alle instellingen op deze pagina hebt zoals u wilt, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Met SharePoint-producten wordt uw nieuwe werkstroomversie gemaakt.

Volgende stappen

Als u klaar bent, gaat u naar het START-segment van dit artikel en start u het eerste exemplaar om uw nieuwe werkstroom te testen.

Boven aan segment | De bovenkant van het artikel

Conceptueel pictogram voor de sectie Toevoegen

Een werkstroom Feedback verzamelen toevoegen (voor een hele siteverzameling)

Een werkstroom Feedback verzamelen toevoegen
(voor een hele siteverzameling)

Als u nog niet bekend bent met het toevoegen van werkstromen, is het misschien handig om de voorgaande segmenten LEREN,TOESTAAN en PLANNEN in dit artikel te bekijken voordat u verdergaat met de stappen in dit segment.

Secties in dit segment

  1. Voordat u begint

  2. De werkstroom toevoegen

1. Voordat u begint

Er moeten twee zaken op orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mail Om ervoor te zorgen dat de werkstroom e-mailmeldingen en herinneringen verzendt, moet e-mail zijn ingeschakeld voor uw site. Als u niet zeker weet of dit al is gedaan, neem dan contact op met uw SharePoint-beheerder.

Machtigingen    Voor de standaardinstellingen van SharePoint moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om werkstromen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen toe te voegen. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet. Zie het segment LEARN van dit artikel voor meer informatie over machtigingen.)

Bovenkant van segment

2. De werkstroom toevoegen

Voer de volgende stappen uit:

  1. Ga naar de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het pictogram Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Web Designer Galleriesop Site-inhoudstypen.

  4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarvoor u een werkstroom wilt toevoegen.

    Opmerking: Er moet alleen een werkstroom worden toegevoegd aan de hele siteverzameling voor items van één inhoudstype.

    Documentinhoudstypen met omcirkeld type

    1. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingenop Werkstroominstellingen.
      Werkstroominstellingen in de sectie Instellingen

    2. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom toevoegen.
      De koppeling Werkstroom toevoegen

    3. Vul de eerste pagina van het verenigingsformulier in.
      (Instructies volgen de afbeelding.)

Eerste pagina van het koppelingsformulier met genummerde secties

Bijschrift bij sectienummer een

Werkstroom

Selecteer de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2013.

Opmerking: Als de sjabloon Goedkeuring – SharePoint 2013 niet wordt weergegeven in de lijst, neemt u contact op met de SharePoint-beheerder om te weten te komen of deze is geactiveerd voor uw siteverzameling of werkruimte.

Bijschrift bij sectienummer twee

Name

Typ een naam voor deze werkstroom. De naam identificeert deze werkstroom voor gebruikers van deze siteverzameling.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor suggesties over het benoemen van uw werkstroom.

Bijschrift bij sectienummer drie

Takenlijst

Selecteer een takenlijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande takenlijst selecteren of op Taken (nieuw) klikken om een nieuwe lijst te laten maken.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over redenen voor het maken van een nieuwe takenlijst (in plaats van het kiezen van een bestaande takenlijst).

Bijschrift bij sectienummer vier

Geschiedenisoverzicht

Selecteer een geschiedenislijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande geschiedenislijst selecteren of op Nieuwe geschiedenislijst klikken om een nieuwe lijst te laten maken.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over redenen voor het maken van een nieuwe geschiedenislijst (in plaats van het kiezen van een bestaande lijst).

Bijschrift bij sectienummer vijf

Startopties

Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over de verschillende opties.

Bijschrift bij sectienummer zes

Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken?

Geef op of deze werkstroom moet worden toegevoegd aan (gekoppeld aan) alle andere site- en lijstinhoudstypen die van dit inhoudstype overnemen.

  • De bewerking die alle extra toevoegingen voltooit, kan lang duren.

  • Als de overname is verbroken voor sites of subsites waar u deze werkstroom wilt toevoegen aan het overnemen van inhoudstypen, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep Eigenaren in elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uit te voeren.

  1. Als alle instellingen op deze pagina de beste manier zijn, klikt u op Volgende.

  2. Vul de tweede pagina van het verenigingsformulier in.
    (Instructies volgen de afbeelding.)

    Opmerking: In SharePoint-producten ziet u de eerste verschillende opties op deze tweede pagina van het associatieformulier, getallen één tot en met zeven in de volgende afbeelding, van Revisoren tot cc, telkens wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u deze opties voor slechts één exemplaar kunt wijzigen.

Tweede pagina van het koppelingsformulier met genummerde secties

Bijschrift bij sectienummer een

Toewijzen aan

Voer namen of adressen in voor de personen aan wie u de werkstroom wilt toewijzen.

  • Als de taken een voor een worden toegewezen (in serieel)   
    Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin u de taken wilt toegewezen.

  • Als alle taken tegelijk (parallel)   
    worden toegewezen De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit.

  • Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie   
    Zie het segment VOLTOOIEN van dit artikel voor meer informatie over het nemen van externe deelnemers.

Bijschrift bij sectienummer twee

volgorde

Geef op of de taken in deze fase één voor één (in serieel) of allemaal tegelijk (parallel) moeten worden toegewezen.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle stadia.

Bijschrift bij sectienummer drie

Een nieuwe fase toevoegen

Voeg alle stadia toe die u wilt, verder dan de eerste fase die u zojuist hebt geconfigureerd.

  • Als u een hele fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor dat stadium en drukt u op Ctrl+Delete.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere stadia.

Bijschrift bij sectienummer vier

Groepen uitv

  • Als u één taak wilt toewijzen aan elk lid van elke groep die u in het veld Toewijzen aan optreedt, schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding en elk lid heeft zijn of haar eigen taak te voltooien.)

  • Als u slechts één taak wilt toewijzen aan elkehele groep die u in het veld Toewijzen aan optreedt, moet u dit selectievakje uit. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar elk lid kan de ene taak claimen en voltooien namens de hele groep. U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment VOLTOOIEN van dit artikel.)

Bijschrift bij sectienummer vijf

Aanvraag

Alle tekst die u hier op neemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die door de werkstroom wordt gestuurd. Vergeet niet om aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig hebben, zoals:

  • Contactpersoon voor vragen en problemen

  • Of feedback alleen kan worden verzonden in het taakformulier of ook in het item zelf. (En als in het item revisoren het document kunnen uitchecken of moeten laten ingecheckt.)
    Zie het segment TOESTAAN van dit artikel voor meer informatie.

  • Indien van toepassing, een notitie over het claimen van afzonderlijke taken die zijn toegewezen aan hele groepen of distributielijsten.
    U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment VOLTOOIEN van dit artikel.

Bijschrift bij sectienummer zes

Einddatums en taakduur

Geef een einddatum op voor de hele werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment waarop deze is toegewezen.

  • Als deze werkstroom ooit automatisch wordt uitgevoerd, is het meestal een goed idee om het veld Vervaldatum voor alle taken leeg te laten en alleen de twee duurvelden te gebruiken om de einddatum te bepalen. U kunt altijd een exacte einddatum in het initiatieformulier geven als en wanneer u de werkstroom handmatig start.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van einddatums en wanneer u taakduur wilt gebruiken.

Bijschrift bij sectienummer zeven

CC

Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die een melding moet ontvangen telkens wanneer de werkstroom begint of eindigt.

  • Het invoeren van een naam hier resulteertniet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeven te worden opgegeven.

Bijschrift bij sectienummer acht

De werkstroom beëindigen

Als u de werkstroom wilt laten stoppen en annuleren zodra er een wijziging is aangebracht in het item dat wordt gecontroleerd, selecteert u deze optie.

Als u deze optie selecteert, kunnen revisoren geen bijgehouden wijzigingen en opmerkingen toevoegen aan het item zonder de werkstroom te beëindigen.

  1. Als u alle instellingen op deze pagina hebt zoals u wilt, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Met SharePoint-producten wordt uw nieuwe werkstroomversie gemaakt.

Volgende stappen

Als u klaar bent, gaat u naar het START-segment van dit artikel en start u het eerste exemplaar om uw nieuwe werkstroom te testen.

Boven aan segment | De bovenkant van het artikel

Conceptueel pictogram voor de sectie Starten

Een werkstroom Feedback verzamelen starten

Een werkstroom Feedback verzamelen starten

U kunt instellen dat een werkstroom alleen handmatig, automatisch of op beide manier wordt gestart:

  • Handmatig op elk moment, door iedereen die over de benodigde machtigingen beschikt.

  • Automatisch wanneer een opgegeven triggeringgebeurtenis plaatsvindt, dat wil zeggen wanneer een item wordt toegevoegd aan de lijst of bibliotheek en/of wanneer een item dat al in de lijst staat, op welke manier dan ook wordt gewijzigd.
    (De triggeringgebeurtenis of -gebeurtenissen worden opgegeven op de eerste pagina van het verenigingsformulier, tijdens het oorspronkelijke toevoegen en configureren van de werkstroom. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie.)

Opmerking: Een werkstroom kan niet beginnen op een item dat momenteel is uitgecheckt. (Een item kan worden uitgecheckt nadat er een werkstroom op is gestart, maar daarna kunnen er geen verdere werkstromen meer worden gestart op dat item totdat het opnieuw is ingecheckt.)

Secties in dit segment

  1. De werkstroom automatisch starten

  2. De werkstroom handmatig starten

  3. Handmatig starten vanuit de lijst of bibliotheek

  4. Handmatig starten vanuit een Microsoft Office-programma

1. Start de werkstroom automatisch

Als de werkstroom zo is geconfigureerd dat deze automatisch wordt gestart, wordt de werkstroom elke keer uitgevoerd op het item dat de werkstroom heeft geactiveerd.

Wanneer de werkstroom wordt gestart, wijst de werkstroom de eerste taak of taken toe en verzendt een taakmelding naar elke toegewezene. Ondertussen worden ook startmeldingen (los van taakmeldingen) naar de persoon die de werkstroom heeft toegevoegd en naar iedereen die wordt vermeld in het CC-veld van de tweede pagina van het associatieformulier.

Opmerking: Wanneer een nieuwe werkstroom die automatisch wordt gestart, voor het eerst wordt toegevoegd, wordt het veld Vervaldatum voor alle taken (op de tweede pagina van het verenigingsformulier) meestal leeg gelaten, omdat elke expliciete datumwaarde die daar wordt opgegeven, niet automatisch wordt aangepast aan de datum waarop de werkstroom elke keer wordt gestart. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie.

Bovenkant van segment

2. De werkstroom handmatig starten

Een notitie over machtigingen    Gewoonlijk moet u de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten. (Standaard hebben de groep Leden en de groep Eigenaren beide deze machtiging, maar de groep Bezoekers niet. Een eigenaar kan er echter ook voor kiezen om per werkstroom de machtiging Lijsten beheren te vereisen voor personen die de werkstroom starten. Door deze optie te kiezen, kunnen eigenaren in feite opgeven dat alleen zij en andere eigenaren een bepaalde werkstroom kunnen starten. Zie het segment Meer informatie van dit artikel voor meer informatie.)

Twee locaties om vanaf te beginnen

U kunt een werkstroom handmatig starten vanaf een van de twee locaties:

  • Vanuit de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen

  • Vanuit het item zelf, geopend in het Microsoft Office-programma waarin het is gemaakt. (Houd er rekening mee dat dit het volledige, geïnstalleerde programma moet zijn en niet een webtoepassingsversie.)

De overige twee secties in dit segment geven instructies voor beide methoden.

Bovenkant van segment

3. Handmatig starten vanuit de lijst of bibliotheek

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waar het item waarop u de werkstroom wilt uitvoeren, is opgeslagen.

  2. Klik op het pictogram voor de itemnaam om het item te selecteren en klik vervolgens op het tabblad Bestanden van het lint in de groep Werkstromen op Werkstromen.

  3. Klik op de pagina Werkstromen: Itemnaam onder Een nieuwewerkstroom starten op de werkstroom die u wilt uitvoeren.
    Koppeling om de werkstroom te starten

  4. Breng in het initiatieformulier wijzigingen aan die u wilt toepassen op dit specifieke exemplaar van de werkstroom.

    Opmerking: Wijzigingen die hier, in het initiatieformulier, worden aangebracht, worden alleen gebruikt tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wijzigingen wilt aanbrengen die van toepassing zijn telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u de werkstroominstellingen wilt wijzigen die niet in dit formulier worden weergegeven, bekijkt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

Startformulier met genummerde secties

Bijschrift bij sectienummer een

Toewijzen aan

Wijzigingen aanbrengen in de lijst met personen aan wie u taken wilt toewijzen in de werkstroom.

  • Als de taken één voor één worden toegewezen   
    Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin de taken moeten worden toegewezen.

  • Als alle taken tegelijk    worden toegewezen
    De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit.

  • Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie   
    Zie het segment VOLTOOIEN van dit artikel voor meer informatie over het nemen van externe deelnemers.

Bijschrift bij sectienummer twee

volgorde

Zorg ervoor dat de specificaties voor het toewijzen van de taken in elk segment één voor één (in serieel) of allemaal tegelijk (parallel) zijn zoals u wilt.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle stadia.

Bijschrift bij sectienummer drie

Een nieuwe fase toevoegen

Voeg alle stadia toe die u wilt, buiten de fasen die momenteel zijn geconfigureerd.

  • Als u een hele fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor dat stadium en drukt u op Ctrl+Delete.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere stadia.

Bijschrift bij sectienummer vier

Groepen uitv

  • Als u één taak wilt toewijzen aan elk lid van elke groep die u in het veld Toewijzen aan optreedt, schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding en elk lid heeft zijn of haar eigen taak te voltooien.)

  • Als u slechts één taak wilt toewijzen aan elke hele groep die u in het veld Toewijzen aan optreedt, moet u dit selectievakje uit. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar elk lid kan de ene taak claimen en voltooien namens de hele groep. U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment VOLTOOIEN van dit artikel.)

Bijschrift bij sectienummer vijf

Aanvraag

Alle tekst die u hier op neemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die door de werkstroom wordt gestuurd. Vergeet niet om aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig hebben, zoals:

  • Contactpersoon voor vragen en problemen

  • Of feedback alleen kan worden verzonden in het taakformulier of ook in het item zelf. (En als in het item revisoren het document kunnen uitchecken of moeten laten ingecheckt.)
    Zie het segment TOESTAAN van dit artikel voor meer informatie.

  • Indien van toepassing, een notitie over het claimen van afzonderlijke taken die zijn toegewezen aan hele groepen of distributielijsten.
    U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment VOLTOOIEN van dit artikel.

Bijschrift bij sectienummer zes

Einddatums en taakduur

Geef een einddatum op voor de hele werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment waarop deze is toegewezen.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van einddatums en wanneer u taakduur wilt gebruiken.

Bijschrift bij sectienummer zeven

CC

Maak eventuele toevoegingen of verwijderingen die u wilt. Onthoud dat:

  • Het invoeren van een naam hier resulteertniet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeven te worden opgegeven.

  1. Als u alle instellingen in het inleidingsformulier hebt zoals u wilt, klikt u op Start om de werkstroom te starten.

De werkstroom wijst de eerste taak of taken toe en stuurt ondertussen startmeldingen naar u en naar iedereen die wordt vermeld in het CC-veld van het initiatieformulier.

Bovenkant van segment

4. Handmatig starten vanuit een Microsoft Office-programma

  1. Open het item in het geïnstalleerde Office-programma op uw computer.

  2. Klik in het geopende item op het tabblad Bestand, klik op Opslaan & verzendenen klik vervolgens op de werkstroom die u op het item wilt uitvoeren.

  3. Als u het volgende bericht ziet met de melding dat het bestand moet worden ingecheckt in de werkstroom, klikt u op de knop Inchecken.

  4. Klik op de grote knop Werkstroom starten.

  5. Breng op de pagina Een werkstroom wijzigen in het initiatieformulier wijzigingen aan die u wilt toepassen op dit specifieke exemplaar van de werkstroom.

    Opmerking: Wijzigingen die hier, in het initiatieformulier, worden aangebracht, worden alleen gebruikt tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wijzigingen wilt aanbrengen die van toepassing zijn telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u de werkstroominstellingen wilt wijzigen die niet in dit formulier worden weergegeven, bekijkt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

    Startformulier met genummerde secties

Bijschrift bij sectienummer een

Toewijzen aan

Wijzigingen aanbrengen in de lijst met personen aan wie u taken wilt toewijzen in de werkstroom.

  • Als de taken één voor één worden toegewezen   
    Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin de taken moeten worden toegewezen.

  • Als alle taken tegelijk    worden toegewezen
    De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit.

  • Als u een taak toewijst aan iemand buiten uw SharePoint-organisatie   
    Zie het segment VOLTOOIEN van dit artikel voor meer informatie over het nemen van externe deelnemers.

Bijschrift bij sectienummer twee

volgorde

Zorg ervoor dat de specificaties voor het toewijzen van de taken in elk segment één voor één (in serieel) of allemaal tegelijk (parallel) zijn zoals u wilt.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle stadia.

Bijschrift bij sectienummer drie

Een nieuwe fase toevoegen

Voeg alle stadia toe die u wilt, buiten de fasen die momenteel zijn geconfigureerd.

  • Als u een hele fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor dat stadium en drukt u op Ctrl+Delete.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere stadia.

Bijschrift bij sectienummer vier

Groepen uitv

  • Als u één taak wilt toewijzen aan elk lid van elke groep die u in het veld Toewijzen aan optreedt, schakelt u dit selectievakje in. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding en elk lid heeft zijn of haar eigen taak te voltooien.)

  • Als u slechts één taak wilt toewijzen aan elke hele groep die u in het veld Toewijzen aan optreedt, moet u dit selectievakje uit. (Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar elk lid kan de ene taak claimen en voltooien namens de hele groep. U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment VOLTOOIEN van dit artikel.)

Bijschrift bij sectienummer vijf

Aanvraag

Alle tekst die u hier op neemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die door de werkstroom wordt gestuurd. Vergeet niet om aanvullende instructies of bronnen op te nemen die deelnemers nodig hebben, zoals:

  • Contactpersoon voor vragen en problemen

  • Of feedback alleen kan worden verzonden in het taakformulier of ook in het item zelf. (En als in het item revisoren het document kunnen uitchecken of moeten laten ingecheckt.)
    Zie het segment TOESTAAN van dit artikel voor meer informatie.

Indien van toepassing, een notitie over het claimen van afzonderlijke taken die zijn toegewezen aan hele groepen of distributielijsten.
U vindt instructies voor het claimen van een groepstaak in het segment VOLTOOIEN van dit artikel.

Bijschrift bij sectienummer zes

Einddatums en taakduur

Geef een einddatum op voor de hele werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment waarop deze is toegewezen.

Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van einddatums en wanneer u taakduur wilt gebruiken.

Bijschrift bij sectienummer zeven

CC

Maak eventuele toevoegingen of verwijderingen die u wilt. Onthoud dat:

  • Het invoeren van een naam hier resulteertniet in de toewijzing van een werkstroomtaak.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeven te worden opgegeven.

  1. Wanneer u de instellingen in het initiatieformulier hebt zoals u wilt, klikt u op Start om de werkstroom te starten.

De werkstroom wijst de eerste taak of taken toe en stuurt ondertussen startmeldingen naar u en naar iedereen die wordt vermeld in het CC-veld van het initiatieformulier.

Volgende stappen

  • Als dit de eerste keer is dat deze werkstroom wordt uitgevoerd, hebben de andere deelnemers dan informatie en hulp nodig om hun toegewezen taken te voltooien? (Het segment VOLTOOIEN van dit artikel kan nuttig zijn voor hen.)

  • Het is ook een goed idee om te controleren of deelnemers hun e-mailmeldingen ontvangen, en met name dat de meldingen niet verkeerd worden gebruikt door hun filters voor ongewenste e-mail.

  • En natuurlijk hebt u mogelijk een of meer werkstroomtaken om uzelf te voltooien. Ga naar het segment VOLTOOIEN van dit artikel voor de details.

  • Als u wilt weten hoe u de voortgang van het huidige exemplaar van de werkstroom kunt bijhouden, gaat u naar het segment MONITOR van dit artikel.

Boven aan segment | De bovenkant van het artikel

Conceptueel pictogram voor de sectie Voltooien

Een werkstroomtaak feedback verzamelen voltooien

Een werkstroomtaak feedback verzamelen voltooien

Als dit de eerste keer is dat u een taak hebt toegewezen in een werkstroom Feedback verzamelen, is het misschien handig om dit segment van het artikel volledig te bekijken voordat u de taak voltooit. Op die manier bent u op de hoogte van alle opties die mogelijk voor u beschikbaar zijn.

Opmerking: Als u weet dat er een werkstroomtaak aan u is toegewezen, maar het meldingsbericht niet is weergegeven in uw Postvak IN van e-mail, moet u ervoor zorgen dat de melding niet verkeerd is omgeleid door het filter voor ongewenste e-mail. Als dat zo is, past u de instellingen van het filter dienovereenkomstig aan.

Zorg er eerst voor dat u het juiste artikel hebt

Voor verschillende typen werkstromen zijn verschillende taakacties vereist.

Dus voordat u begint, moet u ervoor zorgen dat de taak aan wie u bent toegewezen inderdaad een werkstroomtaak Feedback verzamelen is en niet een taak voor een ander type werkstroom.

Zoek naar de tekst Controleer de tekst op een van de volgende locaties:

  • In de regel Onderwerp van de taakmelding
    Het verzoek om revisie in de onderwerpregel van de taakmelding

  • Op de berichtenbalk in het item dat u wilt
    Het verzoek om revisie op de berichtenbalk van het item

  • In de taaktitel op de pagina Werkstroomstatus Het verzoek om revisie in de taaknamen op de statuspagina

Als u de tekst Op deze locaties controleren niet ziet, neem dan contact op met de persoon die de werkstroom heeft gestart of oorspronkelijk heeft toegevoegd om erachter te komen op welke werkstroomsjabloon deze is gebaseerd of dat het een aangepaste werkstroom is. In de sectie Zie ook van dit artikel vindt u koppelingen naar artikelen over het gebruik van de andere typen werkstromen die zijn opgenomen in SharePoint-producten.

Als uw taak echter een taak Feedback verzamelen is, blijft u gewoon lezen!

Secties in dit segment

  1. Een overzicht van het proces

  2. Naar het item en het taakformulier gaan vanuit het taakmeldingsbericht

  3. Naar het item en het taakformulier gaan vanuit de lijst of bibliotheek

  4. Het item controleren

  5. Het taakformulier invullen en verzenden

  6. Achterstallige meldingen

  7. Een groepstaak claimen voordat u deze voltooit (optioneel)

  8. Een wijziging van het item aanvragen (optioneel)

  9. Uw taak opnieuw toewijzen aan iemand anders (optioneel)

  10. Een taak uitvoeren namens een externe deelnemer (optioneel)

1. Een overzicht van het proces

Wanneer u een taak in een werkstroom toegewezen krijgt, komt u meestal op een van de drie manieren achter de taak:

  • U ontvangt een e-mailtaakmelding.

  • U opent een Microsoft Office-document en ziet een berichtenbalk die u informeert dat u een gerelateerde taak hebt toegewezen.

  • U controleert de SharePoint-site en ontdekt dat er momenteel een of meer taken aan u zijn toegewezen.

Wanneer u erachter komt dat u een werkstroomtaak Feedback verzamelen hebt toegewezen, doet u meestal twee dingen:

  • Het item controleren    U opent en controleert het item.

  • De taak voltooien    U gebruikt het taakformulier om de resultaten van uw beoordeling in te dienen.

Vaak zijn daarom de volgende drie items betrokken bij de voltooiing van de taak:

  • Het meldingsbericht (dat u als e-mail ontvangt)

  • Het item dat voor uw beoordeling is verzonden (dat u opent en bekijkt)

  • Het taakformulier (dat u opent, voltooit en verstuurt)

Deze drie items zien er als eerste uit.

Het meldingsbericht voor de taak, het item dat moet worden beoordeeld en het taakformulier

Opmerking: De knop Deze taak openen op het lint in het taakmeldingsbericht wordt alleen weergegeven wanneer het bericht wordt geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van Outlook en niet wanneer het wordt geopend in de webtoepassing Outlook Web Access.

Bovenkant van segment

2. Ga naar het item en het taakformulier vanuit het bericht van de taakmelding

Voer de volgende stappen uit:

  1. Klik in het bericht taakmelding in de instructies voor deze taak voltooien op de koppeling naar het item.

  2. Klik in het geopende item op de knop Deze taak openen op de berichtenbalk.

Toegang krijgen tot het item en taakformulier vanuit het e-mailbericht met de melding voor de taak

Opmerking: De knop Deze taak openen op het lint in het taakmeldingsbericht wordt alleen weergegeven wanneer het bericht wordt geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van Outlook en niet wanneer het wordt geopend in de webtoepassing Outlook Web Access.

Bovenkant van segment

3. Ga naar het item en het taakformulier uit de lijst of bibliotheek

Voer de volgende stappen uit:

  1. Klik in de lijst of bibliotheek waarin het item wordt opgeslagen dat moet worden gecontroleerd op de koppeling In voortgang die is gekoppeld aan het item en de werkstroom.

  2. Klik op de pagina Werkstroomstatus op de titel van uw taak.

  3. Klik in het taakformulier in de taak Deze werkstroomtaak is van toepassing op de berichtenbalk en klik op de koppeling naar het item.

Toegang krijgen tot het item en het taakformulier vanuit de lijst of bibliotheek

Bovenkant van segment

4. Bekijk het item

In dit voorbeeld is het item een Microsoft Word-document.

Tip: Als dit een groepstaak is, dat wil zeggen één taak die is toegewezen aan een hele groep of distributielijst, zodat één groepslid de taak voor de hele groep kan voltooien, is het een goed idee om de taak te claimen voordat u het item bekijkt. Op die manier verkleint u de kans dat een ander lid van uw groep het artikel ook zal bekijken. Zie Sectie 7 in dit segment, Een groepstaakclaimen voordat u deze voltooit voor instructies.

Item dat moet worden gereviseerd met twee gele berichtbalken

Let op de twee gele berichtenbalken boven aan het document:

Server Read-   Alleen Dit document is geopend in de modus Alleen-lezen, dat wil zeggen dat u het document kunt lezen, maar u kunt er geen wijzigingen in aanbrengen.

De persoon die de werkstroom gebruikt, heeft de keuze om alleen feedback toe te staan in het taakformulier of om bijgehouden wijzigingen en opmerkingen in het item zelf toe te staan. Als u niet zeker weet of u in het item zelf moet werken, neem dan contact op met de persoon die de werkstroom heeft gestart of de persoon die het item oorspronkelijk heeft toegevoegd. Als u bijgespoorde wijzigingen en opmerkingen moet invoegen, klikt u op de knop Document bewerken.

Een paar dingen om ervoor te zorgen:

  • Zorg ervoor dat u weet of u het document moet uitchecken voordat u bijgespoorde wijzigingen en opmerkingen invoegt, of dat u het moet laten ingecheckt, zodat meerdere revisoren er tegelijk aan kunnen werken.

  • Zorg ervoor dat u het bijhouden van wijzigingen invoegt voordat u wijzigingen of opmerkingen invoegt. Zie het segment TOESTAAN in dit artikel voor meer informatie.

  • Sla de wijzigingen op de server op wanneer u klaar bent met werken in het item. Als u het item hebt uitgecheckt, moet u het opnieuw inchecken.

Werkstroom    Taak Wanneer u klaar bent om het taakformulier in te vullen en in te dienen, klikt u op de knop Deze taak openen.

Bovenkant van segment

5. Het taakformulier invullen en verzenden

Het taakformulier voor een werkstroomtaak Feedback verzamelen ziet er zo uit.

Het taakformulier voor het verzamelen van feedback met genummerde besturingselementen

Houd er rekening mee dat de eerste twee besturingselementen(Item verwijderen en Deze werkstroomtaak is van toepassing op Itemtitel) niet worden weergegeven in het taakformulier wanneer het item wordt geopend vanuit het item voor controle.

Bijschrift bij sectienummer een

Item verwijderen

Als u deze taak wilt verwijderen uit het huidige exemplaar van de werkstroom, klikt u op de koppeling hier.

  • Als u de taak verwijdert, wordt het item niet verwijderd dat moet worden gecontroleerd.

  • Een taak die is verwijderd, wordt niet meer weergegeven in het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus. (De verwijdering wordt echter nog steeds opgenomen in het gebied Geschiedenis van de pagina.)

Opmerking: Als u dit exemplaar van de werkstroom niet hebt begonnen, kunt u contact op nemen met de persoon die de werkstroom heeft begonnen voordat u de taak verwijdert.

Bijschrift bij sectienummer twee

Deze werkstroomtaak is van toepassing op Itemtitel

Als u het item wilt openen voor controle, klikt u op de koppeling hier.

Bijschrift bij sectienummer drie

Status, Aangevraagd door, samengevoegde opmerkingen, vervaldatum

U kunt items in deze vier velden niet bewerken of wijzigen, maar de informatie in deze velden kan nuttig zijn.

Het vak Samengevoegde opmerkingen bevat niet alleen aanvullende instructies voor het voltooien van uw taak, maar ook alle opmerkingen die in het formulier zijn ingediend door deelnemers die hun taken al hebben voltooid in hetzelfde exemplaar van de werkstroom.

Op dezelfde manier worden alle tekst die u op neemt in het vak Opmerkingen (4) ook weergegeven in het vak Samengevoegde opmerkingen voor de volgende deelnemers nadat u uw eigen formulier hebt verzenden.

Bijschrift bij sectienummer vier

Opmerkingen

Typ of plak uw feedback hier.

Alle tekst die u hier in typt, wordt opgenomen in de werkstroomgeschiedenis en wordt ook weergegeven in het veld Samengevoegde opmerkingen (3) voor de volgende deelnemers.

Bijschrift bij sectienummer vijf

Feedback verzenden

Wanneer u feedback hebt getypt die u wilt bijdragen in het veld Opmerkingen (4) en/of bijgehouden wijzigingen en opmerkingen in het item zelf hebt ingevoegd, klikt u op deze knop om uw feedback in te dienen en uw taak te voltooien.

Opmerking: Voordat u wijzigingen aan te brengen in de item zelf,moet u ervoor zorgen dat udit moet doen. Zie voor meer informatiesectie 4in dit segment, Het item controleren.

Bijschrift bij sectienummer zes

Annuleren

Als u het taakformulier wilt sluiten zonder wijzigingen of antwoorden op te slaan, klikt u op deze knop. De taak blijft onvolledig en wordt aan u toegewezen.

Bijschrift bij sectienummer zeven

Wijziging aanvragen

Als u een wijziging wilt aanvragen voor het item dat u bekijkt, klikt u op deze knop.

Voor een afbeelding van het formulier waarin u de details van uw aanvraag in typt en voor meer instructies gaat u naar sectie 8 in dit segment, Vraag een wijziging aan het item aan.

Opmerking: Deze optie is mogelijk uitgeschakeld voor sommige werkstroomtaken.

Bijschrift bij sectienummer acht

Taak opnieuw toewijzen

Als u deze taak opnieuw wilt toewijzen aan iemand anders, klikt u op deze knop.

Voor een afbeelding van de pagina waarin u de details van de heraanwijzing in typt, gaat u voor meer instructies naar sectie 9 in dit segment, uw taak opnieuw toewijzen aan iemand anders.

Opmerking: Deze optie is mogelijk uitgeschakeld voor sommige werkstroomtaken.

Bovenkant van segment

6. Achterstallige meldingen

Als een taak of een heel werkstroom-exemplaar te laat is voor voltooiing, worden meldingen automatisch verzonden naar:

  • De persoon aan wie de taak is toegewezen.

  • De persoon die de werkstroom heeft gestart (of, als de start automatisch was, aan de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd).

Bovenkant van segment

7. Claim een groepstaak voordat u deze voltooit (optioneel)

Als slechts één taak is toegewezen aan een hele groep waar u deel van uitmaken, kan elk lid van de groep die ene taak claimen en voltooien namens de hele groep.

Claim de taak voordat u het item controleert. Zodra u de taak claimt, wordt deze aan u toegewezen en kan geen ander lid van de groep deze voltooien. (Op deze manier doet slechts één persoon het benodigde werk.)

  1. Wijs op de pagina Werkstroomstatus de naam aan van de taak die aan de groep is toegewezen totdat er een pijl wordt weergegeven.

  2. Klik op de pijl, klik op Item bewerken en klik vervolgens in het taakformulier op de knop Taak claimen.
    Hoe u een groepstaak claimt

Wanneer de pagina Werkstroomstatus wordt vernieuwd, kunt u zien dat de taak niet meer aan de groep is toegewezen, maar nu specifiek aan u.

Als u de taak later opnieuw aan de groep wilt vrijgeven zonder deze te voltooien, gebruikt u dezelfde stappen om terug te keren naar het taakformulier, maar klikt u nu op de knop Taak vrijgeven.

De knop Taak vrijgeven op het taakformulier

Terug naar Het item controleren

8. Een wijziging van het item aanvragen (optioneel)

Voordat u met dit proces begint, moet u er rekening mee houden dat de werkstroom mogelijk is ingesteld om direct te eindigen als er een wijziging in het item wordt aangebracht. Het is misschien een goed idee om contact op te zoeken met de persoon die de werkstroom heeft gestart of oorspronkelijk heeft toegevoegd om te controleren of het goed is dat er een wijziging wordt aangebracht en dat de werkstroom op dat moment eindigt.

De optie wijzigingsaanvraag wordt gedemonstreerd door deze in een scenario te plaatsen:

Stel u eerst voor dat uw naam Frank is.

Stel dat een collega met de naam Anna een werkstroom Feedback verzamelen heeft gestart voor een document dat ze heeft gemaakt.

Wanneer u het nieuwe document van Anna bekijkt, vindt u dat de inleiding te lang is.

Klik op de knop Wijziging aanvragen onder aan het werkstroomtaakformulier en vul dit formulier in.

Formulier voor het aanvragen van een wijziging in het item

Bijschrift bij sectienummer een

Wijziging aanvragen van

Voer de naam of het e-mailadres in van de persoon bij wie u de wijziging aanvraagt.

(Als u uw aanvraag wilt verzenden naar de persoon die deze run van de werkstroom heeft gestart, of, als de werkstroom automatisch is gestart, naar de persoon die oorspronkelijk deze werkstroom Feedback verzamelen heeft toegevoegd, kunt u dit veld ook leeg laten.)

Bijschrift bij sectienummer twee

Nieuwe aanvraag

Beschrijf de wijziging die u wilt maken en beschrijf alle informatie die de persoon die de wijziging aanlevert, nodig heeft.

(Alle tekst die u hier in typt, wordt toegevoegd in het gebied Samengevoegde opmerkingen.)

Bijschrift bij sectienummer drie

Nieuwe duur

Doe een van de volgende drie dingen:

  • Als u de bestaande einddatum wilt    behouden, laat u dit veld leeg.

  • Als u de einddatum helemaal    wilt verwijderen, typt u het getal 0.

  • Een nieuwe einddatum opgeven    Typ hier een getal en geef vervolgens de duureenheden op in het volgende veld. De twee items samen bepalen de periode vóór de wijzigingstaak.

Bijschrift bij sectienummer vier

Nieuwe duureenheden

Als u een nieuwe taakduur opgeeft, gebruikt u dit veld in combinatie met het veld Nieuwe duur om de periode te identificeren voordat de taak moet worden gelast. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of1 maand of2 weken.)

Wanneer u alle formulierinzendingen hebt zoals u wilt, klikt u op Verzenden enis uw huidige taak gemarkeerd als Voltooid. (Maar u bent nog niet klaar. U krijgt opnieuw een revisietaak toegewezen nadat Anna de wijzigingstaak heeft voltooid.)

Ondertussen ontvangt Anna de volgende e-mailmelding:

De melding die wordt verzonden wanneer een wijziging in het item wordt aangevraagd

Anna kan na één oogopslag op de regel Onderwerp (nummer 1 in de afbeelding) zien dat dit geen gewone melding feedback verzamelen is, maar een verzoek om iets over het item te wijzigen. Ze vindt de informatie over de specifieke wijziging die is aangevraagd in de Tekstwijziging aangevraagd (getal 2).

Anna controleert het item, maakt de aangevraagde wijzigingen (of niet), slaat vervolgens haar wijzigingen op (indien van het geval) en controleert het item weer in. (Als de werkstroom is ingesteld om te eindigen zodra er een wijziging in het item is aangebracht, wordt de werkstroom met deze actie geseed.)

Vervolgens gaat Anna naar de pagina Werkstroomstatus en opent ze haar wijzigingsaanvraagtaak vanuit het gebied Taken daar.


Het formulier dat wordt verzonden als de aangevraagde wijziging is aangebracht

Anna voegt alle informatie toe die ze wilt in het veld Opmerkingen en klikt vervolgens op Antwoord verzenden. De werkstroom voert twee acties uit:

  • De wijzigingsaanvraagtaak van Anna wordt als Voltooid markeert.

  • Er wordt een nieuwe revisietaak aan u toegewezen (met de opmerkingen van Anna toegevoegd in het gebied Samengevoegde opmerkingen) en u ontvangt een melding over die taak.

U kunt nu doorgaan en uw beoordeling van het gewijzigde item voltooien.

Ondertussen worden al deze acties bijgevolgd en zichtbaar in de sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus, zoals wordt weergegeven in de volgende afbeelding.

Werkstroomgeschiedenis met de acties die betrekking hebben op de aangevraagde wijzigingen

Hier is een diagram van het hele proces.

Stroomdiagram voor een aangevraagde wijziging

Bovenkant van segment

9. Uw taak opnieuw toewijzen aan iemand anders (optioneel)

Als u wilt dat iemand anders een werkstroomtaak voltooit die aan u is toegewezen, klikt u op de knop Taak opnieuw toewijzen in het werkstroomtaakformulier.

Dit formulier wordt weergegeven.

Formulier voor het opnieuw toewijzen van een taak

Bijschrift bij sectienummer een

Taak opnieuw toewijzen aan

Voer de naam of het adres in van de persoon aan wie u deze taak wilt toewijzen.

Als u deze taak wilt toewijzen aan de persoon die de werkstroom heeft gestart, of, als de werkstroom automatisch is gestart, aan de persoon die deze werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, laat u dit veld leeg.

Bijschrift bij sectienummer twee

Nieuwe aanvraag

Geef alle informatie op die de persoon aan wie u de taak toewijst, de taak moet voltooien. (Alle tekst die u hier in typt, wordt toegevoegd in het gebied Samengevoegde opmerkingen.)

Bijschrift bij sectienummer drie

Nieuwe duur

Doe een van de volgende drie dingen:

  • Als u de bestaande einddatum wilt    behouden, laat u dit veld leeg.

  • Als u de einddatum helemaal    wilt verwijderen, typt u het getal 0.

  • Een nieuwe einddatum opgeven    Typ hier een getal en geef vervolgens de duureenheden op in het volgende veld. De twee items samen bepalen de periode vóór de wijzigingstaak.

Bijschrift bij sectienummer vier

Nieuwe duureenheden

Als u een nieuwe taakduur opgeeft, gebruikt u dit veld in combinatie met het veld Nieuwe duur om de periode te identificeren voordat de taak moet worden gelast. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of1 maand of2 weken.)

Wanneer het formulier is voltooid, klikt u op Verzenden. Uw taak is gemarkeerd als Voltooid,er wordt een nieuwe taak toegewezen aan de persoon die nu verantwoordelijk is voor de taak en er wordt een taakmelding verzonden.

Alle nieuwe informatie die u hebt opgegeven, wordt opgenomen in de gedelegeerde tekst in de nieuwe taakmelding (nummer 1 in de volgende afbeelding).

Taakmelding voor een opnieuw toegewezen taak

Ondertussen worden al deze wijzigingen bijgespoord en zichtbaar in de secties Taken en geschiedenis van de pagina Werkstroomstatus, zoals hier wordt weergegeven.

De secties Taken en Werkstroomgeschiedenis op de pagina Werkstroomstatus voor een opnieuw toegewezen taak

Bovenkant van segment

10. Voltooi een taak namens een externe deelnemer (optioneel)

Er is een speciaal proces voor het nemen van deelnemers die geen lid zijn van uw SharePoint-organisatie. In dit proces fungeert een sitelid als proxy voor de externe deelnemer:

  1. Neem het e-mailadres van de externe deelnemer op in het juiste stadium Toewijzen aan op de tweede pagina van het verenigingsformulier.

  2. De werkstroom wijst de taak van de externe deelnemer toe aan het sitelid dat de werkstroom start, of, als de werkstroom automatisch wordt gestart, aan het lid dat de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd. Deze persoon aan wie de taak daadwerkelijk is toegewezen, fungeert als proxy voor de externe deelnemer.

  3. Dit sitelid ontvangt een taakmelding, met instructies voor het verzenden van een kopie van het item ter controle naar de externe deelnemer. (Ondertussen ontvangt de externe deelnemer een kopie van de taakmelding, die kan fungeren als een nuttige waarschuwing of heads-up.)

  4. Het sitelid aan wie de taak daadwerkelijk is toegewezen, stuurt een kopie van het item naar de externe deelnemer.

  5. De externe deelnemer bekijkt het item en stuurt zijn of haar antwoord terug naar het sitelid.

  6. Wanneer het antwoord van de externe deelnemer binnenkomt, voltooit het sitelid de taak in SharePoint-producten namens de externe deelnemer.

Hier is een diagram van het proces.

Een stroomdiagram van het proces met een deelnemer van buiten

Boven aan segment | De bovenkant van het artikel

Pictogram voor de sectie Controleren

Een lopende werkstroom Feedback verzamelen controleren, aanpassen of stoppen

Een lopende werkstroom Feedback verzamelen controleren, aanpassen of stoppen

De centrale locatie waaruit u een lopende werkstroom kunt controleren, aanpassen of stoppen, is de pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar van de werkstroom.

Eerst laten we u zien hoe u naar die pagina kunt gaan, waarna we u laten zien hoe u de opties en informatie kunt gebruiken die u daar vindt. Ten slotte laten we u twee andere pagina's zien waar u aanvullende controlegegevens kunt krijgen.

Secties in dit segment

  1. Naar de pagina Werkstroomstatus gaan

  2. De pagina Werkstroomstatus gebruiken om de voortgang van de werkstroom te controleren

  3. Actieve taken wijzigen (taken die al zijn toegewezen)

  4. Toekomstige taken wijzigen (taken die nog niet zijn toegewezen)

  5. Deze werkstroom uitvoeren annuleren of beëindigen

  6. Ontdek welke werkstromen voor een item worden uitgevoerd

  7. Werkstromen voor de hele siteverzameling controleren

1. Ga naar de pagina Werkstroomstatus

Klik in de lijst of bibliotheek waar het item zich bevindt op de koppeling In voortgang voor het item en de werkstroom die u wilt gebruiken.

In dit voorbeeld is het item het document Met de naam Hoofdontwerp en de werkstroom goedkeuring 3.

Klikken op de koppeling naar de werkstroomstatus

De pagina Werkstroomstatus wordt geopend.

Notities: 

  • Als uw lijst of bibliotheek een groot aantal items bevat, kunt u sorteren en/of filteren gebruiken om het item dat u zoekt, sneller te vinden. Als u herhaaldelijk op dezelfde manier sorteert en/of filtert, kunt u het handig vinden om een aangepaste weergave te maken die deze specifieke indeling automatiseert.

  • Als u naar de pagina Werkstroomstatus wilt gaan, kunt u ook klikken op de koppeling De status van deze werkstroom weergeven in een e-mailmelding 'is gestart' of de koppeling Werkstroomgeschiedenis weergeven in een e-mailmelding 'is voltooid' voor het specifieke exemplaar waarin u geïnteresseerd bent.

Bovenkant van segment

2. Gebruik de pagina Werkstroomstatus om de voortgang van de werkstroom te controleren

Hier vindt u onder de afbeelding van elke sectie van de pagina Werkstroomstatus de controlevragen die in de sectie worden beantwoord.

Sectie Werkstroomgegevens

De sectie Werkstroomgegevens van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Wie is dit exemplaar van de werkstroom gestart?

  • Wanneer is dit exemplaar gestart?

  • Wanneer is de laatste actie in dit exemplaar uitgevoerd?

  • Op welk item wordt dit exemplaar uitgevoerd?

  • Wat is de huidige status van dit exemplaar?

Sectie Taken

De sectie Taken van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Welke taken zijn al gemaakt en toegewezen en wat is de huidige status?

  • Welke taken zijn al voltooid en wat was het resultaat voor elk van deze taken?

  • Wat is de einddatum voor elke taak die al is gemaakt en toegewezen?

Taken die zijn verwijderd en taken die nog niet zijn toegewezen, worden niet weergegeven in deze sectie.

Sectie Werkstroomgeschiedenis

De sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Welke gebeurtenissen hebben zich al voorgedaan in dit exemplaar van de werkstroom?

  • Houd er rekening mee dat achterstallige taken en achterstallige meldingen niet worden weergegeven in dit gebied.

Bovenkant van segment

3. Actieve taken wijzigen (taken die al zijn toegewezen)

Er zijn twee manieren om taken te wijzigen die al zijn toegewezen, maar nog niet zijn voltooid:

  • Eén actieve taak wijzigen

  • Alle actieve taken wijzigen

Eén actieve taak wijzigen

Machtigingen Als u een wijziging wilt aanbrengen in één taak die is toegewezen aan iemand anders dan uzelf, moet u de machtiging Lijsten beheren hebben. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet. Het is dus mogelijk om bijvoorbeeld machtigingen te hebben waarmee u een werkstroom kunt starten, maar geen wijzigingen kunt aanbrengen in de taak van een andere deelnemer.)

Als u de benodigde machtigingen hebt:

  1. Klik op de pagina Werkstroomstatus op de titel van de taak in de lijst Taken.
    Klik op de titel van de taak in de lijst

  2. Gebruik het taakformulier om de taak te voltooien, te verwijderen of opnieuw toe te sturen of om een wijziging aan het item aan te vragen.

Zie het segment VOLTOOIEN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van het taakformulier.

Alle actieve taken wijzigen

Machtigingen Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroom-exemplaar heeft gestart, maar de koppeling Deze werkstroom beëindigen wordt alleen weergegeven als deze persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)

  1. Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de koppeling Actieve taken van Feedback verzamelen bijwerken.

  2. Pas uw wijzigingen aan in het formulier dat wordt geopend en klik op OK.

    • Berichten die uw wijzigingen weerspiegelen, worden verzonden naar de personen aan wie momenteel taken zijn toegewezen in deze run.

    • Taken die al zijn voltooid of verwijderd en taken die nog niet zijn toegewezen, worden niet beïnvloed door de wijzigingen die u in dit formulier aanbracht.

    • Als u wijzigingen wilt aanbrengen in taken die nog niet zijn toegewezen, bekijkt u de volgende sectie in dit segment, Toekomstige taken wijzigen.

      Wijzigingsformulier voor actieve taken

Bijschrift bij sectienummer een

Duur per taak, duureenheden

Als u de bestaande einddatum    wilt behouden, laat u duur per taak leeg en wijzigt u geen duureenheden.

Als u de einddatum wilt verwijderen, zodat er    geen is Typ het getal 0 in Duur per taak.

De einddatum verplaatsen door    de duur van de taak uit te breiden Gebruik beide duurvelden om het aantal en het type eenheden op te geven waarmee u de duur wilt verlengen.

Bijschrift bij sectienummer twee

Aanvraag

De aanvraagtekst wijzigen    Wijzigingen aanbrengen die u wilt aanbrengen in het tekstvak.

  1. Als u alle velden in het formulier hebt zoals u dat wilt, klikt u op OK.

Alle actieve taken in het huidige exemplaar worden bijgewerkt.

Bovenkant van segment

4. Toekomstige taken wijzigen (taken die nog niet zijn toegewezen)

Machtigingen Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroom-exemplaar heeft gestart, maar de koppeling Deze werkstroom beëindigen wordt alleen weergegeven als deze persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)

  1. Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de koppeling Revisoren van Feedback verzamelen toevoegen of bijwerken.

  2. Pas uw wijzigingen aan in het formulier dat wordt geopend en klik op BIJWERKEN.

    Opmerking: Taken die al zijn gemaakt en toegewezen, worden niet beïnvloed door de wijzigingen die u in dit formulier aan te brengen.

Wijzigingsformulier voor toekomstige taken

Bijschrift bij sectienummer een

Deelnemers, Volgorde, Groepen uitv

  • Deelnemers toevoegen of verwijderen of de volgorde van taken wijzigen    Voeg de volgorde van de namen of adressen van deelnemers in het veld Deelnemers toe, verwijder en/of herschik deze.

  • Een hele fase verwijderen Klik in het veld Toewijzen aan voor dat stadium en druk vervolgens op Ctrl+Delete.

Opmerking: U kunt het selectievakje Groepen uitvinkje gebruiken om op te geven of aan distributiegroepen die worden vermeld, slechts één taak voor de hele groep of één taak per lid moet worden toegewezen.

Zie het segment PLAN en het juiste SEGMENT TOEVOEGEN(Lijst/bibliotheek of Siteverzameling)van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van deze velden.

Bijschrift bij sectienummer twee

Aanvraag

  • De aanvraagtekst wijzigen    Wijzigingen aanbrengen die u wilt aanbrengen in de tekst in het vak.

Bijschrift bij sectienummer drie

Vervaldatum voor alle taken, duur per taak, duureenheden

  • Als u de einddatum    van de agenda wilt wijzigen of verwijderen, verwijdert u de bestaande datum en vervolgens een nieuwe datum of laat u het veld leeg als u de specifieke einddatum helemaal wilt verwijderen. (Typ geennul in dit veld. Dit veld moet een kalenderdatumwaarde bevatten of leeg zijn.)

  • Als u de bestaande duur wilt    behouden, laat u duur per taak leeg en wijzigt u geen duureenheden.

  • Als u de duur wilt verwijderen, zodat er    geen is Typ het getal 0 in Duur per taak.

  • De duur van de taak    verlengen Gebruik beide duurvelden om het aantal en het type eenheden op te geven waarmee u de duur wilt verlengen. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het instellen van einddatums en duur.

  1. Als u alle velden in het formulier hebt zoals u dat wilt, klikt u op OK.

Alle toekomstige taken in het huidige exemplaar weerspiegelen uw wijzigingen.

Bovenkant van segment

5. Deze werkstroom uitvoeren annuleren of beëindigen

Er zijn twee manieren waarop u een lopend werkstroom-exemplaar kunt stoppen voordat de normale voltooiing is voltooid:

  • De werkstroom annuleren    Alle taken worden geannuleerd, maar worden bewaard in het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus.

  • Deze werkstroom beëindigen    Alle taken worden geannuleerd en worden verwijderd uit het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus. (Ze worden echter nog steeds weerspiegeld in het gebied Werkstroomgeschiedenis.)

Instructies voor beide methoden volgen.

Annuleren (alle taken zijn geannuleerd, maar behouden in zowel de takenlijst als de geschiedenis)

Machtigingen Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroom-exemplaar heeft gestart, maar de koppeling Deze werkstroom beëindigen wordt alleen weergegeven als deze persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)

Als het huidige exemplaar van een werkstroom niet meer nodig of gewenst is, kan deze worden gestopt.

  • Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de koppeling Alle taken voor feedback verzamelen annuleren.

Alle huidige taken worden geannuleerd en de werkstroom eindigt met de status Geannuleerd. De geannuleerde taken worden nog steeds weergegeven in het gebied Taken en in het gebied Werkstroomgeschiedenis.

Beëindigen (alle taken die zijn verwijderd uit de lijst Taken, maar behouden in de geschiedenis)

Machtigingen Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroom-exemplaar heeft gestart, maar de koppeling Deze werkstroom beëindigen wordt alleen weergegeven als deze persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)

Als er een fout optreedt of als de werkstroom stopt en niet reageert, kan deze worden beëindigd.

  • Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de koppeling Deze werkstroom beëindigen.

Alle taken die door de werkstroom zijn gemaakt, worden geannuleerd en worden verwijderd uit het gebied Taken op de pagina Werkstroomstatus, hoewel ze nog steeds worden weergegeven in het gebied Werkstroomgeschiedenis. De werkstroom eindigt met de status Geannuleerd.

Bovenkant van segment

6. Ontdek welke werkstromen op een item worden uitgevoerd

Op de pagina Werkstromen voor elk item vindt u een lijst met de werkstromen die momenteel op dat item worden uitgevoerd.

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waar het item is opgeslagen.

  2. Klik op het pictogram voor de itemnaam om het item te selecteren en klik vervolgens op het tabblad Bestanden van het lint in de groep Werkstromen op Werkstromen.

  3. Op de pagina Werkstromen: itemnaam vindt u onder Werkstromen uitvoereneen lijst met werkstroom-exemplaren die momenteel op het item worden uitgevoerd.

Opmerking: Houd er rekening mee dat meerdere exemplaren van één werkstroomversie niet tegelijk op hetzelfde item kunnen worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld: Er zijn twee werkstromen toegevoegd, beide op basis van de sjabloon Feedback verzamelen. Het ene heeft de naam Feedback over plannen en de andere heeft de naam Budgetfeedback. Op elk item tegelijk kan één exemplaar van feedback plannen en gebudgetteert feedback worden uitgevoerd, maar niet twee exemplaren van een van beide werkstroom.

Bovenkant van segment

7. Werkstromen voor de hele siteverzameling controleren

Beheerders van siteverzamelingen kunnen het volgende in één oogopslag bekijken:

  • Hoeveel werkstromen op basis van elke werkstroomsjabloon bestaan momenteel in de siteverzameling.

  • Of elke werkstroomsjabloon zelf momenteel actief of inactief is in de siteverzameling.

  • Hoeveel exemplaren van werkstroomversies op basis van elke werkstroomsjabloon worden momenteel uitgevoerd in de siteverzameling.

Dit doet u als volgt:

  1. Open de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).

  2. Klik op het pictogram Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Sitebeheerop Werkstromen.

De pagina Werkstromen wordt geopend, met de informatie.

Volgende stappen

Als dit de eerste keer is dat deze werkstroomversie wordt uitgevoerd, kunt u de instructies in het segment CONTROLEREN van dit artikel gebruiken om de gebeurtenissen in het exemplaar te bekijken en te ontdekken of de werkstroom werkt zoals u dat wilt.

Boven aan segment | De bovenkant van het artikel

Conceptueel pictogram voor de sectie Evalueren

CONTROLE Feedbackwerkstroomresultaten verzamelen en rapporten maken

Resultaten van de werkstroom Feedback verzamelen bekijken en rapporten maken

Nadat het werkstroom-exemplaar is voltooid, kunt u de gebeurtenissen bekijken die zijn vastgelegd in de geschiedenis van de werkstroom. (U kunt de record voor elk exemplaar openen tot 60 dagen nadat het exemplaar is voltooid.)

Belangrijk: Houd er rekening mee dat de werkstroomgeschiedenis alleen beschikbaar is voor informele verwijzingen. Het kan niet worden gebruikt voor officiële controles of voor andere juridische, bewijsdoeleinden.

U kunt ook rapporten uitvoeren over de algehele prestaties van de werkstroom in verschillende exemplaren.

Secties in dit segment

  1. Gebeurtenissen in het meest recente exemplaar controleren

  2. Toegang tot de exemplaargeschiedenis van maximaal 60 dagen

  3. Werkstroomprestatierapporten maken

1. Gebeurtenissen in het meest recente exemplaar controleren

Zolang een item in dezelfde lijst of bibliotheek blijft staan en dezelfde werkstroom opnieuw wordt uitgevoerd op hetzelfde item, kan de geschiedenis van het meest recente exemplaar worden weergegeven vanuit de lijst of bibliotheek.

De pagina Werkstroomstatus weergeven voor het meest recente exemplaar van een werkstroom die op een item wordt uitgevoerd:

  • Klik in de lijst of bibliotheek waar het item zich bevindt op de statuskoppeling voor het item en de werkstroom die u wilt gebruiken.

In dit voorbeeld is het item het document met de titel Keynote concept en de werkstroom is Nieuw documentgoedkeuring.

Klikken op de koppeling van de werkstroomstatus

Op de pagina Werkstroomstatus bevindt de sectie Werkstroomgeschiedenis zich onderaan.

De sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus

Bovenkant van segment

2. Toegang tot de exemplaargeschiedenis van maximaal 60 dagen

Wat moet u doen als u de geschiedenis van een exemplaar wilt bekijken nadat u dezelfde werkstroom opnieuw hebt uitgevoerd op hetzelfde item?

In feite kunt u dit doen voor maximaal 60 dagen, vanuit een van de twee invoerpunten: de lijst of bibliotheek, of de melding voor het voltooien van de werkstroom. (Zestig dagen is hoe lang SharePoint-producten de taakgeschiedenis voor werkstromen behouden.)

Vanuit de lijst of bibliotheek

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waar het item is opgeslagen.

  2. Klik op het pictogram voor de itemnaam om het item te selecteren en klik vervolgens op het tabblad Bestanden van het lint in de groep Werkstromen op Werkstromen.

  3. Klik op de pagina Werkstromen: Itemnaam onder Voltooidewerkstromen op de naam of status van het werkstroom-exemplaar dat u wilt controleren.

    De lijst Voltooide werkstromen op de pagina Werkstromen voor het item De pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Vanuit de melding voor het voltooien van de werkstroom

  • Open de melding voor het voltooien van de werkstroom voor het exemplaar dat u wilt controleren en klik vervolgens op de koppeling De werkstroomgeschiedenis weergeven.


De melding dat de werkstroom is voltooid met een omcirkelde koppeling naar de werkstroomgeschiedenis De pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Als u alle voltooiingsmeldingen wilt behouden, kunt u een Outlook-regel maken. Stel de regel in om alle binnenkomende berichten te kopiëren waarin de tekst is voltooid in de regel Onderwerp in een eigen, afzonderlijke map. (Zorg ervoor dat uw Outlook-regel de binnenkomende berichten kopieert en niet alleen verplaatst, anders worden ze niet ook weergegeven in uw Postvak IN.) Zie het artikel E-mailberichten met regels beheren voor meer informatie over het maken van Outlook-regels.

Bovenkant van segment

3. Werkstroomprestatierapporten maken

Als u wilt weten hoe een van uw werkstroomversies over het algemeen , in de tijd en in meerdere exemplaren, presteert, kunt u een van beide of twee vooraf gedefinieerde rapporten maken:

  • Rapport Activiteitsduur    Gebruik dit rapport om te zien hoe lang het duurt voordat elke activiteit in een werkstroom wordt voltooid, en hoe lang het duurt voordat elke volledige run of instantie van die werkstroom wordt voltooid.

  • Annulerings- en foutrapport    Gebruik dit rapport om te zien of een werkstroom vaak wordt geannuleerd of dat er fouten optreden vóór voltooiing.

De beschikbare rapporten voor een werkstroom maken

  1. Klik in de lijst of bibliotheek in de kolom Status voor die werkstroom op een koppeling met statusgegevens.
    Klikken op de werkstroomstatus

  2. Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Werkstroomgeschiedenisop Werkstroomrapporten weergeven.
    Klikken op de koppeling Werkstroomrapporten weergeven in de sectie Werkstroomgeschiedenis

  3. Zoek de werkstroom waarvoor u een rapport wilt weergeven en klik vervolgens op de naam van het rapport dat u wilt weergeven.
    Klikken op de koppeling voor het rapport over activiteitsduur

  4. Bewaar of wijzig op de pagina Aanpassen de locatie waar het rapportbestand wordt gemaakt en klik op OK.

    Klikken op OK voor de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen Het rapport wordt gemaakt en opgeslagen op de opgegeven locatie.

  5. Wanneer het rapport is voltooid, kunt u op de koppeling klikken die in de volgende afbeelding wordt weergegeven om het te bekijken. Klik anders op OK om het dialoogvenster te voltooien en te sluiten. (Later, wanneer u klaar bent om het rapport te bekijken, vindt u het op de locatie die u hebt opgegeven in de vorige stap.)
    Klikken op de koppeling om het rapport weer te geven

Volgende stappen

Als uw werkstroom precies werkt zoals u wilt, kunt u de werkstroom gaan gebruiken.

Als er iets is dat u wilt wijzigen over hoe het werkt, bekijkt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

Boven aan segment | De bovenkant van het artikel

Conceptueel pictogram voor de sectie Wijzigen

Een werkstroom Feedback verzamelen wijzigen, uitschakelen of verwijderen

Een werkstroom Feedback verzamelen wijzigen, uitschakelen of verwijderen

Nadat u het eerste exemplaar van de nieuwe werkstroom Feedback verzamelen hebt uitgevoerd en de resultaten hebt beoordeeld, kunt u een of meer wijzigingen aanbrengen in de manier waarop de werkstroom is geconfigureerd.

U kunt ook op verschillende momenten in de toekomst verdere wijzigingen aanbrengen in de configuratie.

Ten slotte kunt u de werkstroom op een bepaald moment voor een kortere of langere periode uitschakelen, maar niet verwijderen. U kunt er ook voor kiezen om de werkstroom volledig te verwijderen.

Secties in dit segment

  1. Permanente instellingen voor een werkstroom wijzigen

  2. Een werkstroom uitschakelen of verwijderen

1. Permanente instellingen voor een werkstroom wijzigen

Als u permanente wijzigingen wilt aanbrengen in de instellingen voor een bestaande werkstroom, opent en bewerkt u het verenigingsformulier dat oorspronkelijk is gebruikt om het toe te voegen.

Als de werkstroom slechts in één lijst of bibliotheek wordt uitgevoerd

  1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

  2. Klik op het lint op het tabblad Lijstof Bibliotheek.

    Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren met het type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heet dit tabblad bijvoorbeeld Agenda.

  3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

  4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (klikop instellingen wijzigen) op de naam van de werkstroom voor wie u de instellingen wilt wijzigen.

    Opmerking: Als de werkstroom Feedback verzamelen die u wilt verzamelen niet in de lijst wordt weergegeven, kan deze worden gekoppeld aan slechts één inhoudstype. Welke werkstromen in deze lijst worden weergegeven, wordt bepaald door de werkstroom associations van dit type besturingselement, die zich net boven de lijst bevinden. (Zie de afbeelding.) Klik door de opties voor inhoudstype in de vervolgkeuzelijst om te ontdekken welke werkstroom u wilt weergeven. Wanneer de werkstroom die u wilt gebruiken in de lijst wordt weergegeven, klikt u op de naam van de werkstroom.

  5. In hetzelfde associatieformulier van twee pagina's dat oorspronkelijk is gebruikt om de werkstroom toe te voegen, kunt u de beste wijzigingen aanbrengen en opslaan.

    Zie het segment PLAN en het juiste segment ADD(Lijst/bibliotheek of Siteverzameling)van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het associatieformulier.

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

  1. Open de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).

  2. Klik op het pictogram Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Galerieënop Site-inhoudstypen.

  4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarop de werkstroom wordt uitgevoerd.

  5. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingenop Werkstroominstellingen.

  6. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (klikop instellingen wijzigen) op de naam van de werkstroom voor wie u de instellingen wilt wijzigen.

  7. In hetzelfde associatieformulier van twee pagina's dat oorspronkelijk is gebruikt om de werkstroom toe te voegen, kunt u de beste wijzigingen aanbrengen en opslaan.

    Zie het segment PLAN en het juiste segment ADD(Lijst/bibliotheek of Siteverzameling)van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het associatieformulier.

Bovenkant van segment

2. Een werkstroom uitschakelen of verwijderen

Als de werkstroom slechts in één lijst of bibliotheek wordt uitgevoerd

  1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

  2. Klik op het lint op het tabblad Lijstof Bibliotheek.

    Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren met het type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heet dit tabblad bijvoorbeeld Agenda.

  3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

  4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom verwijderen.
    De pagina Werkstroominstellingen met de omcirkelde koppeling Werkstroom verwijderen

  5. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen om werkstromen uit te schakelen, opnieuw in te schakelen of te verwijderen.
    Formulier op de pagina Werkstromen verwijderen

Het formulier bestaat uit vijf kolommen:

  • Werkstroom    Naam van de werkstroom.

  • Exemplaren    Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel op items wordt uitgevoerd.

  • Toestaan    Optie waarmee de werkstroom normaal kan blijven werken.

  • Geen nieuwe exemplaren    Optie waarmee alle momenteel lopende exemplaren van de werkstroom kunnen worden voltooid, maar de werkstroom wordt uitgeschakeld door de werkstroom niet beschikbaar te maken voor het uitvoeren van nieuwe exemplaren. (Deze actie is omkeerbaar. Als u de werkstroom later opnieuw wilt inschakelen, gaat u terug naar deze pagina en selecteertu Toestaan .)

  • Verwijderen    Optie die de werkstroom helemaal uit de lijst of bibliotheek verwijdert. Alle lopende exemplaren worden onmiddellijk beëindigd en de kolom voor die werkstroom wordt niet meer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie isniet omkeerbaar.)

Bovenkant van segment

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

  1. Open de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).

  2. Klik op het pictogram Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Galerieënop Site-inhoudstypen.

  4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarop de werkstroom wordt uitgevoerd.

  5. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingenop Werkstroominstellingen.

  6. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom verwijderen.

  7. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen om werkstromen uit te schakelen, opnieuw in te schakelen of te verwijderen.
    Formulier op de pagina Werkstromen verwijderen

Het formulier bestaat uit vijf kolommen:

  • Werkstroom    Naam van de werkstroom.

  • Exemplaren    Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel op items wordt uitgevoerd.

  • Toestaan    Optie waarmee de werkstroom normaal kan blijven werken.

  • Geen nieuwe exemplaren    Optie waarmee alle momenteel lopende exemplaren van de werkstroom kunnen worden voltooid, maar de werkstroom wordt uitgeschakeld door de werkstroom niet beschikbaar te maken voor het uitvoeren van nieuwe exemplaren. (Deze actie is omkeerbaar. Als u de werkstroom later opnieuw wilt inschakelen, gaat u terug naar deze pagina en selecteertu Toestaan .)

  • Verwijderen    Optie die de werkstroom helemaal uit de siteverzameling verwijdert. Alle lopende exemplaren worden onmiddellijk beëindigd en de kolom voor die werkstroom wordt niet meer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie isn't omkeerbaar.)

Volgende stappen

Als u wijzigingen hebt aangebracht, kunt u een test-exemplaar van de werkstroom uitvoeren om de effecten van de wijzigingen te controleren.

Bovenkant van segment

Verder aanpassen

Er zijn diverse manieren om de werkstromen in SharePoint-producten verder aan te passen.

U kunt zelfs helemaal zelf aangepaste werkstromen maken.

U kunt een of meer van de volgende programma's gebruiken:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Werkstroomformulieren, acties en gedrag aanpassen.

  • Microsoft Visual Studio    Maak uw eigen aangepaste werkstroomacties.

Zie het Help-systeem voor Microsoft Software Developer Network (MSDN) voor meer informatie.

Boven aan segment | De bovenkant van het artikel

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×