Opslag en delen van bestanden instellen in Microsoft 365

  • Artikel

Bekijk al onze inhoud voor kleine bedrijven over Help voor kleine bedrijven en leer.

Een van de beste manieren om bestandsopslag en -delen voor uw bedrijf in te stellen, is door OneDrive en een teamsite samen te gebruiken. Dit is ideaal voor een klein bedrijf met een klein aantal medewerkers.

Bekijk: Waar bestanden worden opgeslagen in Microsoft 365

Als je deze video nuttig vond, raadpleeg dan de complete reeks trainingen voor kleine bedrijven en nieuwe gebruikers van Microsoft 365.

Microsoft 365-documentopslag en -beheer

  • OneDrive is ontworpen voor individueel gebruik, met het af en toe delen van bestanden.

  • Een teamsite is ontworpen om regelmatig bestanden te delen en eraan samen te werken. Een teamsite is ideaal voor het opslaan van bestanden die gedeeld eigendom hebben, waarbij meerdere personen eigenaar zijn van de bestanden en eraan kunnen samenwerken. Maak een Microsoft-team om een teamsite toe te voegen. Zie Een team maken in Microsoft Teams voor meer informatie.

Zowel OneDrive als teamsites bieden overal toegang voor u en uw werknemers.

Een diagram dat laat zien hoe Microsoft 365-producten onedrive- of teamsites kunnen gebruiken.

Hier volgen aanbevelingen voor wat u op elke locatie kunt opslaan wanneer u OneDrive en teamsites samen gebruikt:

Opslaglocatie Waar is het voor Wat ik hier moet opslaan
OneDrive Het opslaan van inhoud in OneDrive is hetzelfde als het opslaan van bestanden op uw computer; niemand anders heeft er gemakkelijk toegang toe.
Zie Wat is OneDrive voor werk of school? voor meer informatie.
Bestanden voor uw werk waaraan andere teamleden niet regelmatig hoeven te werken of toegang toe hoeven te hebben.
SharePoint-teamsites
Samenwerking. Wanneer u een Microsoft 365-groep maakt (bijvoorbeeld in de Microsoft 365-beheercentrum, in Outlook of door een team te maken in Microsoft Teams), wordt er een SharePoint-teamsite voor die groep gemaakt. Wanneer u een nieuwe SharePoint-teamsite maakt vanaf de SharePoint-startpagina of vanuit het SharePoint-beheercentrum, wordt er ook een Microsoft 365-groep gemaakt. Zie Wat is een SharePoint-teamsite? en Een teamsite maken in SharePoint voor meer informatie.
Bestanden met gedeeld eigendom. We raden u aan afzonderlijke teamsites voor elke eenheid van werk in uw organisatie te scheiden. Als u bijvoorbeeld personeels- en financiële documenten privé wilt houden voor een klein team, maakt u een afzonderlijke teamsite.

Opmerking

SharePoint bevat ook andere typen sites die u voor uw bedrijf kunt gebruiken. U kunt communicatiesites in uw intranet gebruiken om informatie te publiceren voor een breed publiek. En u kunt hubsites gebruiken om sites in uw intranet te verbinden.

Aanbevolen procedures voor het opslaan en delen van bestanden

Hier volgen enkele tips om optimaal gebruik te maken van OneDrive of uw SharePoint-teamsite.

Aanbevelingen voor bestandsopslag en samenwerking voor andere typen kleine bedrijven

  • Eenmanszaken: Gebruik OneDrive om uw eigen bestanden op te slaan en deze per geval met klanten te delen.

  • Mede-eigendom: beide eigenaren gebruiken OneDrive en delen bestanden heen en weer.

  • Bedrijven met externe klanten of partners die toegang nodig hebben tot bestanden: Maak een nieuwe teamsite om documenten op te slaan en te delen die zijn bedoeld voor een specifieke klant. Stel de site zo in dat alleen die klant toegang heeft. U hoeft zich dan geen zorgen te maken dat de ene klant per ongeluk toegang krijgt tot informatie die is bedoeld voor een andere klant.

Persoonlijke bestanden privé houden

Wanneer u een bestand opslaat in OneDrive, is het alleen toegankelijk voor u, tenzij u het met anderen deelt. Wanneer u bestanden deelt, kunt u ervoor kiezen om een koppeling te maken die kan worden doorgestuurd of om alleen te delen met specifieke personen. U kunt ook afzonderlijke mappen in OneDrive maken voor verschillende doeleinden, zoals openbare, persoonlijke of afzonderlijke projecten. Elke map kan worden gedeeld met een andere persoon of groep, of met niemand anders.

Zie Bestanden en mappen delen met Microsoft 365 voor meer informatie over delen.

Controleren hoeveel opslagruimte u nog hebt

Zie Uw OneDrive voor werk- of schoolopslag beheren om te zien hoeveel opslagruimte u nog hebt in OneDrive.

Welke bestanden kunnen worden opgeslagen in OneDrive of op een SharePoint-teamsite?

Hoewel u bijna alle typen bestanden kunt uploaden, zijn sommige bestandsnamen en tekens in bestandsnamen niet toegestaan. Zie Beperkingen en beperkingen in OneDrive en SharePoint voor meer informatie.

Opslagservices van derden in- of uitschakelen

U kunt opslag van derden inschakelen voor uw gebruikers in Microsoft 365, zodat ze documenten kunnen opslaan en delen met services zoals Dropbox, naast OneDrive en teamsites. Dit is een uitstekende manier om services te bieden die gebruikers mogelijk al gebruiken of liever gebruiken voor zakelijke projecten. Als u niet wilt dat personen in uw organisatie microsoft 365 gebruiken om bestanden te openen in een service van derden, volgt u deze stappen om deze uit te schakelen.

Belangrijk

Opslag van derden is standaard ingeschakeld, dus u moet deze stappen direct uitvoeren als u niet wilt dat deze beschikbaar is voor uw gebruikers.

  1. Meld u aan bij het beheercentrum.

  2. Ga naar de pagina Instellingen>Organisatie-instellingen .

  3. Selecteer op het tabblad Servicesde optie Microsoft 365 op het web.

  4. Schakel het selectievakje in of uit zodat gebruikers bestanden kunnen openen die zijn opgeslagen in opslagservices van derden in de webversie van Microsoft 365 en selecteer opslaan.

Volgende stappen

Verwante onderwerpen

Opslagruimte toevoegen voor uw abonnement (artikel)
Bestanden en mappen delen met Microsoft 365 Business (video)
Bestanden en mappen uploaden en opslaan in OneDrive (artikel)
Bestanden en mappen uploaden naar een SharePoint-teamsite (video)
Uw teamsite aanpassen voor het opslaan en delen van bestanden (artikel)