Buffertijd instellen in Microsoft Bookings

Voor sommige afspraken is tijd voor of na uw ontmoeting met de klant nodig, om op te ruimen of om een ruimte of apparatuur opnieuw gereed te zetten. Of als u veel onderweg bent tussen klantafspraken, hebt u misschien tijd nodig om ervoor te zorgen dat uw team van A naar B kan gaan zonder de klant te laten wachten. Deze tijd is, hoe dan ook, essentieel voor u en uw personeel om uw bedrijf veilig, efficiënt en effectief te kunnen leiden.

'Buffertijd' is een nieuwe functie in Microsoft Bookings waarmee u deze extra tijd kunt instellen. U kunt buffertijd vóór een afspraak, na een afspraak of ervoor en erna instellen, om u en uw persoon de tijd te geven uw klanten een optimale service te verlenen.

Opmerking: Bookings is standaard ingeschakeld voor klanten met het Office 365 Business Premium, of Office 365 a3 en Office 365 A5-abonnement. Bookings is ook beschikbaar voor klanten die Office 365 Enterprise E3 en Office 365 Enterprise E5, maar het is standaard uitgeschakeld. Zie Get access to the Office 365 Business apps for Enterprise subscriptions (Toegang krijgen tot de Office 365 Business-apps voor Enterprise-abonnementen) als u dit wilt inschakelen.

Standaardwaarden voor buffertijd instellen

Standaardwaarden voor buffertijd worden ingesteld op de detailpagina in Bookings. Net als alle servicestandaardwaarden die op deze pagina zijn ingesteld, zijn dit de instellingen waarop de ervaring van uw klanten is gebaseerd wanneer zij een reservering doen via uw onlinereserveringspagina. Hier worden ook de standaardwaarden ingesteld die u ziet wanneer u handmatig een nieuwe reservering maakt in de mobiele Bookings-app in iOS of Android. U kunt deze standaardwaarden voor een specifieke reservering bewerken om aan specifieke klantbehoeften te voldoen.

U vindt de instelling voor de buffertijd onder de kiezers voor Standaardduur op de pagina Servicedetails. Voordat deze voor een bepaalde service kan worden ingesteld, moet Buffertijd worden ingeschakeld. Hiervoor klikt u op de schakeloptie Buffertijd, waarna de vervolgkeuzelijsten Voor en Na worden weergegeven. Gebruik deze keuzelijsten om de standaard hoeveelheid tijd te kiezen die u voor en na elke reservering wilt reserveren (zie hieronder).

Optie Buffertijd op de pagina Servicedetails

Buffertijd en tijdsinstelling van afspraken

Om verwarring te voorkomen over wanneer klanten u verwachten te ontmoeten, worden de buffertijd en het werkelijke tijdstip van de afspraak (het tijdstip waarop klanten u verwachten te ontmoeten) in Bookings in de agenda en in e-mailbevestigingen en herinneringen voor het betreffende personeel vermeld. Hieronder ziet u bijvoorbeeld wat u in Bookings te zien krijgt voor een afspraak met een klant die een buffertijd van 15 minuten vóór de afspraak heeft. U ziet dat de gebeurtenis zelf (links in de onderstaande afbeelding) een lichtere arcering toont voor de buffertijd en een donkerdere arcering voor de werkelijke afspraak met de klant. In de vermelding van de afspraak (die u opent door eenmaal op de gebeurtenis te klikken) wordt specifiek aangegeven dat de afspraak met Esmé Nuijten van 9:00 tot 10:00 duurt en een buffertijd heeft van 15 minuten vóór en 0 minuten na de afspraak. Bevestigingen en herinneringen die zijn gericht aan personeel verwijzen op dezelfde manier naar specifieke buffer- en afspraaktijdsinstellingen terwijl de klant alleen bevestigingen en herinneringen ontvangt die verwijzen naar de afspraak van 9:00 tot 10:00 uur.

Buffertijd is opgenomen in de afspraakherinnering voor de klant

Buffertijd en beschikbaarheid

Uw klanten zien de buffer tijden die u hebt ingesteld, en kunnen deze niet wijzigen, maar omdat de buffertijd wordt gebruikt om de totale serviceduur te berekenen, zien klanten u en uw werknemers, zoals ze zijn opgenomen in de buffer en gewone afspraken. Evenzo zien klanten slechts de beschikbaarheid voor u en uw medewerkers die aan services voldoen, waaronder de gekoppelde buffer tijden. Een andere manier, een eenmalige service met een periode van minimaal 15 minuten (voor het voorbereiden van een vergaderruimte), is een beschikbaar tijdsblok van minimaal 1 uur en 15 minuten nodig. Een afspraak voor deze service is daarom een tijdsblok van een 75-minuten in uw agenda ingevuld en daarom moet 75-minuten van de beschikbaarheid van een boek zonder conflict.

Zie ook

Uw serviceaanbiedingen definiëren

Uw boekingspagina publiceren of de publicatie ongedaan maken

Uw reserveringen maken en bemannen

Maak kennis met Microsoft Bookings

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×