Gebruik de sjabloon Studentendatabase om informatie over studenten bij te houden, zoals contactpersonen in noodgevallen, medische gegevens en informatie over hun voogden. U kunt ook leerlingen/studenten zoeken en filteren, de aanwezigheid van studenten bijhouden, kolommen weergeven of verbergen en adressen van leerlingen/studenten in kaart brengen.

Wilt u een video bekijken over het gebruik van deze sjabloon? Zie dit artikel, Gebruik de studentendatabasesjabloon.

Opmerking: De databasesjabloon Leerlingen/studenten is de afgelopen jaren bijgewerkt. Deze instructies verwijzen naar de nieuwste versie van de sjabloon die u kunt downloaden. Als de onderstaande stappen niet overeenkomen met wat u ziet, gebruikt u waarschijnlijk een oudere versie van de sjabloon.

De database gebruiken

In dit artikel worden de basisstappen beschreven voor het gebruik van de studentendatabasesjabloon.

De database voorbereiden voor gebruik

  • Wanneer u de database voor het eerst opent, wordt het welkomstformulier weergegeven. Als u wilt voorkomen dat dit formulier de volgende keer wordt weergegeven wanneer u de database opent, moet u het selectievakje Welkom weergeven wanneer deze database wordt geopend, uit.

    Sluit het welkomstformulier om de database te gebruiken.

  • Als u wilt zorgen dat alle database-inhoud is ingeschakeld, klikt u op de berichtenbalk op Deze inhoud inschakelen.

    Zie het artikel Bepalen of u een database kunt vertrouwen voor meer informatie over het inschakelen van database-inhoud.

Een leerling/student zoeken

Met het vak Snel zoeken kunt u snel een leerling/student vinden in het formulier Studentenlijst.

  • Typ de tekst die u wilt zoeken in het vak Snel zoeken en druk op Enter.

    De lijst wordt gefilterd, zodat alleen de records worden weergegeven die de gezochte tekst bevatten. Als u wilt terugkeren naar de volledige lijst, klikt u op De huidige zoekopdracht leeg maken. (Het is de X in het zoekvak.)

De lijst met leerlingen/studenten filteren

In het formulier Lijst met leerlingen/studenten kunt u de lijst met leerlingen/studenten filteren en uw favoriete filters opslaan voor toekomstig gebruik.

  1. Pas filters toe door met de rechtermuisknop op het formulier te klikken en de 3D-filters te selecteren.

  2. Klik op Filter opslaan.

  3. Voer in het formulier Filterdetails een filternaam en -beschrijving in en klik op Sluiten.

  4. Gebruik het vak Favorieten filteren om een opgeslagen filter toe te passen of klik op (Filter verwijderen) om het filter te verwijderen.

Kolommen weergeven of verbergen

In het formulier Studentenlijst zijn sommige velden (kolommen) standaard verborgen. Wijzigen welke velden worden weergegeven:

  1. Klik op Velden weergeven/verbergen.

  2. Schakel in het dialoogvenster Kolommen weergeven het selectievakje in naast elke kolom die u wilt weergeven. Vink het selectievakje uit om de kolom te verbergen.

Gegevens van leerlingen/studenten weergeven

Met het formulier Studentgegevens kunt u meer informatie over een leerling weergeven en invoeren, zoals foto's, voogden, noodinformatie en aanwezigheid. Het formulier Studentgegevens weergeven:

  • Klik in het formulier Lijst met leerlingen/studenten op Openen naast het item dat u wilt zien.

Een afbeelding toevoegen

Op het formulier Studentgegevens kunt u afbeeldingen en andere bijlagen toevoegen.

  • Klik onder het afbeeldingskader op Afbeelding bewerken.

  • Klik in het dialoogvenster Bijlagen op Toevoegen.

  • Blader in het dialoogvenster Bestand kiezen naar de map die het bestand bevat.

  • Selecteer het bestand dat u wilt toevoegen en klik op Openen.

  • Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK.

Opmerking: U kunt meerdere bestanden toevoegen voor elk item, waaronder verschillende bestandstypen, zoals documenten of spreadsheets.

Leerlingen/studenten toevoegen vanuit Microsoft Outlook

Als u Microsoft Outlook gebruikt, kunt u leerlingen/studenten vanuit dat programma toevoegen zonder de gegevens opnieuw te moeten typen.

  1. Klik in het formulier Lijst met leerlingen/studenten op Toevoegen vanuit Outlook.

  2. Selecteer in het dialoogvenster Namen selecteren om toe te voegen de namen die u aan de database wilt toevoegen.

  3. Klik op Toevoegen en klik op OK.

Een kaart met het adres van een leerling/student weergeven

Als u in het formulier Studentgegevens een adres voor de student hebt ingevoerd, kunt u een kaart van die locatie weergeven:

  • Klik op Klikken om toe te staan.

Rapporten weergeven

De studentendatabase bevat verschillende rapporten, waaronder Allestudenten, Allergieën en medicijnen,Contactgegevens voor noodgevallen,Voogdinformatie en meer. Een rapport weergeven:

  • Dubbelklik in het navigatiedeelvensteronder Rapporten op het rapport dat u wilt weergeven.

U kunt uw eigen aangepaste rapporten maken. Zie het artikel Een eenvoudig rapport maken voor meer informatie.

De studentendatabase wijzigen

U kunt de database Leerlingen/studenten aanpassen door een nieuw veld toe te voegen aan de tabel Leerlingen/studenten en dat veld vervolgens toe te voegen aan het formulier Studentenlijst, het formulier Studentgegevens en het rapport Alle leerlingen/studenten.

Een veld toevoegen aan de tabel Leerlingen/studenten

  1. Sluit alle geopende tabbladen.

  2. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel Leerlingen/studenten.

  3. Schuif naar rechts totdat u de kolom Met de naam Nieuw veld toevoegen ziet. Dubbelklik op de kolomkoppen en typ de veldnaam.

De eerste keer dat u gegevens in de kolom typt, wordt het gegevenstype voor u in Access gebruikt.

Velden toevoegen aan formulieren of rapporten

Nadat een veld aan een tabel is toegevoegd, kunt u het toevoegen aan een formulier of rapport.

  1. Klik met de rechtermuisknop op het formulier of rapport in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Indelingsweergave.

  2. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Hulpmiddelen op Bestaande velden toevoegen.

  3. Sleep het 3D-veld van de lijst met velden naar het formulier of rapport.

Meer hulp nodig?

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Microsoft Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Hoe tevreden bent u met de taalkwaliteit?
Wat heeft uw ervaring beïnvloed?

Bedankt voor uw feedback.

×