De sjabloon Activaregistratie van Access gebruiken

Gebruik de sjabloon Activaregistratie van Access om computers, kantoorapparatuur of andere zaken bij te houden die eigendom zijn van personen of die door personen worden onderhouden. Met deze versie van een populaire Access-sjabloon kunt u ook in activadetails zoeken, kolommen weergeven of verbergen, e-mailberichten verzenden en de adressen van activaeigenaren kaart geven.

Wilt u een video bekijken over het gebruik van deze sjabloon? Zie dit artikel, gebruik de databasesjabloon Activaregistratie.

Opmerking: De databasesjabloon Activaregistratie is de afgelopen jaren bijgewerkt. Deze instructies verwijzen naar de nieuwste versie van de sjabloon die u kunt downloaden. Als de onderstaande stappen niet overeenkomen met wat u ziet, gebruikt u waarschijnlijk een oudere versie van de sjabloon.

Aan de slag

In dit artikel worden de basisstappen beschreven voor het gebruik van de sjabloon Activaregistratie.

De database voorbereiden voor gebruik

  • Wanneer u de database voor het eerst opent, wordt het welkomstformulier weergegeven. Als u wilt voorkomen dat dit formulier de volgende keer wordt weergegeven wanneer u de database opent, moet u het selectievakje Welkom weergeven wanneer deze database wordt geopend, uit.

    Sluit het welkomstformulier om de database te gebruiken.

  • Als u wilt zorgen dat alle database-inhoud is ingeschakeld, klikt u op de berichtenbalk op Deze inhoud inschakelen.

    Zie het artikel Bepalen of u een database kunt vertrouwen voor meer informatie over het inschakelen van database-inhoud.

Niet-teruggetrokken assets weergeven of verbergen

Ingetrokken activa zijn items met een datum die is teruggetrokken op of vóór de huidige datum. Activa kunnen buiten gebruik worden wanneer ze verouderd, defect of anderszins ongebruikt zijn. U kunt afgegetrokken activa weergeven of verbergen in het formulier Activalijst.

  • Schakel op het formulier Lijst met activa het selectievakje Niet-actief weergeven in of uit.

Een activum of contactpersoon zoeken

Met het vak Snel zoeken kunt u snel een activum vinden in het formulier Activalijst en een contactpersoon in het formulier Lijst met contactpersonen.

  • Typ de tekst die u wilt zoeken in het vak Snel zoeken en druk op Enter.

    De lijst wordt gefilterd, zodat alleen de records worden weergegeven die de gezochte tekst bevatten. Als u wilt terugkeren naar de volledige lijst, klikt u op De huidige zoekopdracht leeg maken. (Het is de X in het zoekvak.)

De lijst met activa filteren

Op het formulier Activalijst kunt u de lijst met activa filteren en uw favoriete filters opslaan voor toekomstig gebruik.

  1. Pas filters toe door met de rechtermuisknop op het formulier te klikken en de 3D-filters te selecteren.

  2. Klik op Filter opslaan.

  3. Voer in het formulier Filterdetails een filternaam en -beschrijving in en klik op Sluiten.

  4. Gebruik het vak Favorieten filteren om een opgeslagen filter toe te passen of klik op (Filter verwijderen) om het filter te verwijderen.

Kolommen weergeven of verbergen

In het formulier Lijst met activa en in het formulier Lijst met contactpersonen zijn sommige velden (kolommen) standaard verborgen. Wijzigen welke velden worden weergegeven:

  1. Klik op Velden weergeven/verbergen.

  2. Schakel in het dialoogvenster Kolommen weergeven het selectievakje in naast elke kolom die u wilt weergeven. Vink het selectievakje uit om de kolom te verbergen.

Activa- of contactgegevens weergeven

Met het formulier Activagegevens en het formulier Contactgegevens kunt u meer informatie over een item weergeven en invoeren. U kunt als volgende het formulier Activadetails of Contactgegevens weergeven:

  • Klik op het formulier Lijst met activa of het formulier Lijst met contactpersonen op Openen naast het item dat u wilt zien.

Een afbeelding toevoegen

Op het formulier Activadetails en het formulier Contactgegevens kunt u afbeeldingen en andere bijlagen toevoegen.

  • Klik onder het afbeeldingskader op het formulier Activagegevens op Bijlagen toevoegen of verwijderen.

    Klik onder het afbeeldingskader op het formulier Contactgegevens op Afbeelding bewerken.

  • Klik in het dialoogvenster Bijlagen op Toevoegen.

  • Blader in het dialoogvenster Bestand kiezen naar de map die het bestand bevat.

  • Selecteer het bestand dat u wilt toevoegen en klik op Openen.

  • Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK.

Opmerking: U kunt meerdere bestanden toevoegen voor elk item, waaronder verschillende bestandstypen, zoals documenten of spreadsheets.

Contactpersonen toevoegen vanuit Microsoft Outlook

Als u Microsoft Outlook gebruikt, kunt u contactpersonen of activaeigenaren toevoegen vanuit dat programma zonder de gegevens opnieuw te typen.

  1. Klik in het formulier Lijst met contactpersonen op Toevoegen vanuit Outlook.

  2. Selecteer in het dialoogvenster Namen selecteren om toe te voegen de namen die u aan de database wilt toevoegen.

  3. Klik op Toevoegen en klik op OK.

Een kaart van het adres van een contactpersoon weergeven

Als u in het formulier Contactgegevens een adres voor de contactpersoon hebt ingevoerd, kunt u een kaart van die locatie weergeven:

  • Klik op Dit adres in kaart brengen.

Rapporten weergeven

Het bijhouden van activa omvat verschillende rapporten, waaronder Alle activa,Activadetails,Ingetrokken activa, Adresboekvan contactpersoon en meer. Een rapport weergeven:

  • Dubbelklik in het navigatiedeelvensteronder Rapporten op het rapport dat u wilt weergeven.

U kunt uw eigen aangepaste rapporten maken. Zie het artikel Een eenvoudig rapport maken voor meer informatie.

De database activaregistratie wijzigen

U kunt de database activaregistratie aanpassen door een nieuw veld toe te voegen aan de tabel Activa en dit veld vervolgens toe te voegen aan het formulier Activalijst, het formulier Activadetails en het rapport Activadetails.

Een veld toevoegen aan de tabel Activa

  1. Sluit alle geopende tabbladen.

  2. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel Activa.

  3. Schuif naar rechts totdat u de kolom Met de naam Nieuw veld toevoegen ziet. Dubbelklik op de kolomkoppen en typ de veldnaam.

De eerste keer dat u gegevens in de kolom typt, wordt het gegevenstype voor u in Access gebruikt.

Velden toevoegen aan formulieren of rapporten

Nadat een veld aan een tabel is toegevoegd, kunt u het toevoegen aan een formulier of rapport.

  1. Klik met de rechtermuisknop op het formulier of rapport in het navigatiedeelvenster en klik vervolgens op Indelingsweergave.

  2. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Hulpmiddelen op Bestaande velden toevoegen.

  3. Sleep het 3D-veld van de lijst met velden naar het formulier of rapport.

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

×