Wanneer u de Office productenfamilie gebruikt, moet u Excel of moet u Access gebruiken om uw tabelgegevens te beheren? Een begeleidend artikel, Access gebruikenof Excel gegevens beheren, bespreekt de voordelen van elk product en wat ze aan de tabel brengen. Maar waarom kiezen tussen een of meer? Als u uw gegevens opgeslagen in Access en er verbinding mee maakt vanuit Excel, profiteert u van de voordelen van beide. Hier zijn tien redenen waarom het gebruik Excel en Access samen veel zin heeft.
Hoewel Excel een database is, wordt deze veel gebruikt om gegevens op te slaan en wordt deze vaak gebruikt om eenvoudige databaseproblemen op te lossen. De Excel is echter een platte bestandsdatabase, geen relationele database. Wanneer eenvoudige tabellen moeten uitgroeien tot meerdere tabellen met gerelateerde gegevens, is Access de eerste keuze voor informatiewerkers om snel een databasetoepassing te maken. Access is altijd een geweldig 'data landing pad' geweest voor het verzamelen en samenvoegen van uiteenlopende gegevens in de hele onderneming, waarvan een groot deel in Excel werkmappen. Wanneer uw gegevens zich in Access hebben, kunt u meer tabellen toevoegen en hieraan deelnemen, query's (of weergaven van uw gegevens) maken, de gegevens structureren en gegevenstypen definiëren om de gegevensintegriteit te waarborgen, gegevens tussen veel gebruikers te delen en bij te werken en krachtige rapporten en formulieren te maken.
In Excel eenvoudige spreadsheetindeling is Access anders ingedeeld met verschillende onderling verbonden objecten die in eerste instantie ontmoedigend lijken. Maar u hoeft geen expert te zijn om Access te gebruiken. Access is ontworpen voor allerlei gebruikers en u kunt deze alleen zo ver mogelijk laten gaan.
Een laag tegelijk afpellen Access.
1. Gebruik Access op drie manieren: als af en toe een gebruiker, een power user of een ontwikkelaar.
2. Tabellen, query's, formulieren en rapporten bouwen op elkaar en vormen het hart van een databasetoepassing.
3. Af en toe hebben gebruikers wizards, bouwers van onroerend goed, Office Fluent gebruikersinterface en Excel-achtige functies om snel een klus te klaren.
4. Power users have macros, the property pane, expressions, and database design tools to delveeper and do more.
5. Ontwikkelaars kunnen met modules werken en VBA-code ontwikkelen om aangepaste databaseoplossingen te maken en runtime-toepassingen te implementeren.
Een goede manier om aan de slag te gaan, is door gegevens van Excel naar Access te kopiëren. U kunt een Access-tabel maken en deze weergeven in de gegevensbladweergave, die sterk lijkt op een Excel werkblad. U kunt algemene taken voor het maken van tabel, zoals het definiëren van een gegevenstype, een veldnaam of een nieuw veld, direct in de gegevensbladweergave uitvoeren. Als u bijvoorbeeld in een leeg veld een datum opgeeft, wordt het gegevenstype Datum/tijd voor dat veld ingesteld. Als u tekst, zoals een naam, typt, wordt het gegevenstype Tekst op het veld toegepast. Als u een veld wilt verplaatsen, klikt u erop en sleept u het.
Wanneer u gegevens uit Excel en plakt in Access, hoeft u niet eens eerst een tabel te maken of een tabel te openen in de gegevensbladweergave. In Access wordt u automatisch gevraagd of uw gegevens kopteksten bevatten, wordt het juiste gegevenstype gebruikt en wordt een Access-tabel gemaakt. Het kan niet eenvoudiger.
Een van de eenvoudigste manieren om de voordelen van zowel Excel als Access af te leiden, is door een Excel te koppelen aan een Access-tabel. Gebruik een Access-koppeling wanneer u van plan bent de gegevens in Excel te bewaren, maar ook regelmatig gebruikmaken van een aantal van de vele Access-functies, zoals rapportage en query's. U koppelt gegevens uit Access en niet uit Excel.
Access ondersteunt twee fundamenteel verschillende manieren om databasetabellen te maken. Gebruikers kunnen nieuwe native tabellen maken om de gegevens op te slaan in een Access-database, of ze kunnen koppelingen maken naar bestaande gegevens buiten de Access-database. Gegevens in gekoppelde tabellen worden op veel manieren weergegeven en gedragen zich op verschillende manieren, net als in de oorspronkelijke tabellen. Met de wizard Gekoppelde tabelbeheer kunt u het Excel of een andere gegevensbron bijhouden, zoeken en bijwerken als de koppeling wordt verplaatst en de koppeling wordt 1-1.
Wanneer u een koppeling maakt naar een Excel of een benoemd bereik, wordt in Access een nieuwe tabel gemaakt die is gekoppeld aan de Excel gegevens. Als u gegevens wilt toevoegen, bewerken of verwijderen, kunt u de wijzigingen aanbrengen in Excel en de gegevens in de Access-tabel vernieuwen (of opnieuw query's uitvoeren). U kunt de inhoud van de tabel echter niet bewerken in Access. Als uw gegevens zijn gekoppeld aan Excel, kunt u rapporten, query's en alleen-lezen formulieren maken in Access.
Zie Gegevens importeren of koppelen in een Excel werkmap voor meer informatie.
Als u besluit de gegevenskabel te knippen, kunt u de gegevens verplaatsen naar Excel door de gegevens te importeren in Access. Houd er rekening mee dat het importeren van woorden twee verschillende betekenissen heeft tussen Excel en Access. Wanneer Excel importeert (of verbinding maakt), maakt u een permanente verbinding met gegevens die kunnen worden vernieuwd. Wanneer u in Access importeert, brengt u gegevens eenmaal naar Access, maar zonder een permanente gegevensverbinding. Wanneer u gegevens importeert, worden de gegevens in Access op slaat in een nieuwe of bestaande tabel zonder de gegevens in de Excel. In Access kunt u een of alle werkbladen in een Excel in één bewerking importeren.
Met de wizard Importeren kunt u de importstappen doorlopen en belangrijke beslissingen nemen over het wijzigen van gegevenstypen en het toevoegen van kopteksten. Als u fouten ondervindt bij het importeren van de gegevens, wordt u gewaarschuwd en worden de fouten in een tabel op opslaan, zodat u deze snel kunt vinden en corrigeren. Er kan bijvoorbeeld een alfanumerieke postcode diep in een kolom zijn verborgen die volgens u allemaal numeriek was, of er is een dubbele id gedetecteerd voor een primaire sleutelveld. U kunt de wijzigingen in de Excel en de gegevens opnieuw importeren of de wijzigingen aanbrengen in de nieuwe Access-tabel. Wanneer u de bewerking voltooit, kunt u de stappen opslaan die u hebt gebruikt en zelfs een Outlook taak maken om u eraan te herinneren wanneer u de importbewerking regelmatig moet uitvoeren.
Nadat de gegevens zijn geïmporteerd, is deze standaard in Access en kunt u gegevensbladen en formulieren gebruiken om de gegevens toe te voegen, te bewerken en te verwijderen. Nadat u de gegevens hebt geïmporteerd, kunt u bepalen of u de gegevens wilt verwijderen uit Excel. Het is meestal een goed idee om slechts één locatie te hebben voor het bijwerken van de gegevens.
Opmerking: Als u gegevens uit Excel access importeert, worden er geen formules geïmporteerd, alleen de resultaten van die formules.
Zie voor meer informatie:
U kunt Access-gegevens ook opnieuw verbinden met Excel. Hiervoor maakt u een verbinding in Excel, die vaak is opgeslagen in een Office Data Connection-bestand (.odc), met de Access-database en haalt u alle gegevens op uit een tabel of query. Nadat u verbinding hebt gemaakt met de gegevens, kunt u uw Excel-werkmappen ook automatisch vernieuwen (of bijwerken) vanuit de oorspronkelijke Access-database wanneer de database wordt bijgewerkt met nieuwe informatie.
Zie voor meer informatie:
Wanneer uw gegevens zich in Access hebben verzameld, kunt u profiteren van de geweldige reeks hulpprogramma's voor het maken en aanpassen van rapport. Wilt u met slechts een paar klikken een rapport maken? Gebruik de wizard Rapport. Wilt u de rapportindeling in realtime ontwerpen en wijzigen met livegegevens, blokken met gegevens verplaatsen en het ize ervan wijzigen, velden toevoegen en verwijderen en direct de wijzigingen zien terwijl u deze maakt? Gebruik de indelingsweergave. Wilt u werken met het rapport om livegegevens te zoeken, te filteren en te sorteren? Gebruik de weergave Rapport. Wilt u zelf opdrachtknoppen, paginanummers, afbeeldingen, hyperlinks en professioneel uitziende stijlen toevoegen? Gebruik de vele besturingselementwizards en -galerieën in de groepen Besturingselementen en Indeling op het tabblad Ontwerpen van het lint. Met Access kunt u eenvoudig eenvoudige rapporten, groeps- en overzichtsrapporten, verzendetiketten, grafische rapporten en subrapporten maken.
Nadat het rapport is gemaakt, gebruikt u Access om het rapport elektronisch te distribueren. U kunt het rapport bijvoorbeeld verzenden met een e-mailbericht of het rapport opslaan in verschillende indelingen, zoals een Access-momentopname of een PDF-bestand, om het toe te voegen aan een webpagina of SharePoint site.
Zie voor meer informatie:
Wanneer uw gegevens in Access zijn, kunt u profiteren van de vele hulpprogramma's voor het maken en aanpassen van formuliers. Wilt u een formulier maken met slechts een paar klikken? Gebruik de wizard Formulier. Wilt u de formulierindeling in realtime ontwerpen en wijzigen met livegegevens, blokken met gegevens verplaatsen en het ize ervan wijzigen, velden toevoegen en verwijderen, en direct de wijzigingen zien terwijl u deze maakt? Gebruik de indelingsweergave. Wilt u zelf opdrachtknoppen, keuzelijsten, keuzelijsten, keuzelijsten met invoervakken, optiegroepen, afbeeldingen, invoermaskers, grafieken, hyperlinks en professioneel uitziende stijlen toevoegen? Gebruik de vele besturingselementwizards en -galerieën in de groepen Besturingselementen en Indeling op het tabblad Ontwerpen van het lint. Met Access kunt u eenvoudig eenvoudige formulieren, formulieren met tabbladen, doorlopende formulieren, pop-upformulieren, modale dialoogvensters en subformulieren maken.
In Access kunt u eenvoudig een gesplitst formulier maken, waarin een gesynchroniseerd gegevensblad en formulierweergave worden weergegeven, zodat u optimaal gebruik kunt maken van beide. Wanneer u een gepolijst formulier hebt gemaakt, kunt u eenvoudig bladeren, filteren en zelfs zoeken in de gegevens achter het formulier met behulp van de standaardnavigatieknoppen en het zoekvak onder aan het formulier.
Zie voor meer informatie:
Welk product u ook gebruikt, u filtert gegevens om te werken met een subset met gegevens en u sortt gegevens om deze op de beste manier te bestellen. In Access kunnen Excel gegevens filteren en sorteren in een gegevensbladweergave zonder opnieuw een volledig nieuwe gebruikersinterface te moeten leren. De pictogrammen, opdrachtmenu's, opdrachten, criteria en dialoogvensters lijken sterk op elkaar, ongeacht of u met tekst, getallen, datums of lege tekst werkt. U kunt de filters zelfs opslaan en sorteren samen met de gegevensbladweergave.
U kunt een query maken in Access en niet eens weten waar SQL voor staat. Met vier querywizards kunt u eenvoudige query's maken, duplicaten zoeken, niet-overeenkomende records zoeken en kruistabelquery's maken. U hoeft niet eens een query te maken. filter en sorteer de gegevens zoals u wilt dat deze eruit zien en worden opgeslagen met een gegevensblad.
Zie voor meer informatie:
Nu uw gezin is toegenomen, is uw lijst met feestdagen plotseling groter geworden en moet u nog veel meer verjaardagen en jubilea bijhouden. Geen probleem. U kunt een Access-tabel of query gebruiken als gegevensbron voor afdruk samenvoegen en een samenvoegbewerking maken met behulp van de wizard Afdruk samenvoegen van Word, voor brieven, kaarten, e-mailberichten en enveloppen. Als u alleen adresetiketten hoeft te maken, gebruikt u de wizard Label in Access om uw etiketten te maken en af te drukken vanuit een rapport dat u maakt. U kunt zelfs automatisch een streepjescode toevoegen die overeenkomt met elk klantadres.
Zie voor meer informatie:
Zowel Access als Excel bieden opdrachten om verbinding te maken met gegevens in SharePoint lijsten. Excel biedt een alleen-lezen (een-manier) verbinding met gekoppelde SharePoint lijsten; terwijl u in Access gegevens in gekoppelde SharePoint kunt lezen en schrijven. Access- en SharePoint-lijsten werken heel goed samen. Access- en SharePoint-gegevenstypen, zoals rich text, alleen toevoegen (ter ondersteuning van het bijhouden van revisiegeschiedenis in een memoveld), bijlagen, AutoNummering, opzoekvelden en velden met meerdere waarderingen, zorgen voor soepele integratie en weinig, indien van toepassing, inconsistente gegevens.
Wanneer u uw SharePoint-lijstgegevens hebt gekoppeld aan een Access-database, kunt u de SharePoint-lijstgegevens zelfs offline halen in een lokale Access-database, lokaal met de gegevens werken en vervolgens opnieuw verbinding maken met de SharePoint-site om wijzigingen te uploaden. Conflicterende gegevenswijzigingen die door andere gebruikers zijn aangebracht, worden verwerkt door een wizard conflictoplossing. De formulieren en rapporten die u in Access hebt gemaakt, zijn gebaseerd op dezelfde gegevens, maar zijn gekoppeld aan SharePoint lijsten.
Excel biedt de volgende integratiepunten met SharePoint Server.
1. Voer een eenmalige import van Excel-werkbladgegevens in een SharePoint-lijst uit of exporteer Excel-werkbladgegevens naar een SharePoint-lijst om een permanente gegevensverbinding in één richting tot stand te brengen.
2. Gebruik deze permanente gegevensverbinding in één richting om gegevens in een Excel-werkblad te vernieuwen vanuit de SharePoint-lijst.
3. Publiceer Excel werkmappen in Excel Services en geef gegevens weer en communiceer met gegevens met behulp van het webonderdeel Excel Web Access op een pagina met webonderdeel.
4. Importeer (verbind) gegevens in een Excel van OLAP-servers, SQL Server access-databases en platte bestanden.
Access biedt de volgende integratiepunten met SharePoint Server.
1. Een eenmalige import of export van gegevens uitvoeren tussen Access-weergaven en een SharePoint-lijst.
2. Koppel gegevens tussen Access-tabellen en een SharePoint door een permanente tweewegverbinding te maken. (Bijgewerkte lijstgegevens kunnen worden weergegeven in een Access-tabel; bijgewerkte Access-tabelgegevens kunnen worden weergegeven in een lijst.)
3. Lijstgegevens offline plaatsen, bijwerken in Access, terug online plaatsen, updates synchroniseren en conflicten oplossen.
4. Lijstgegevens weergeven en bewerken in Access-gegevensblad, formulier en rapportweergave.
Zie voor meer informatie:
U kunt zeer geavanceerde bureaubladdatabasetoepassingen maken zonder ooit één regel VBA-code te schrijven. Elk Access-object heeft een uitgebreide set eigenschappen en gebeurtenissen die gemakkelijk toegankelijk zijn vanuit een eigenschappenblad om u te helpen uw oplossing aan te passen. Elk object heeft gedetailleerde ontwerpers die alle beschikbare functies voor u onthullen. Extra databasesjablonen zijn beschikbaar op Office Online. Met veld- en tabelsjablonen kunt u snel nieuwe tabellen maken en aanpassen. U kunt een nieuwe database vanaf het begin ontwerpen met ingebouwde hulpprogramma's voor databaseontwerp.
Access-macro's gebruiken een declaratieve omgeving waarvoor geen VBA-code hoeft te worden geschreven, dus u hoeft geen ontwikkelaar te zijn. Elke macroactie voert een taak uit, zoals het openen van een formulier, het uitvoeren van een query, het zoeken naar records of het weergeven van een bericht. U kunt macro's insluiten in elk geval van een rapport, formulier of besturingselement. De meeste macro's hebben argumenten en u kunt voorwaardelijke logica toevoegen om ze te laten doen wat u wilt. U kunt zelfs variabelen definiëren en foutcontrole uitvoeren, opnieuw zonder VBA-code te schrijven.
Ontwerp een prototype en voer het uit door de IT-afdeling. Maak een oplossing voor uw team wanneer deze zo snel mogelijk nodig is, en doe dit op een schoenring met een leeg personeel. Houd tickets bij die voor een bedrijfsfeest zijn verkocht, houd de levensduur van productiematerialen bij of druk acceptatielabels voor onderdelen af. Houd taken, problemen en deliverables bij in teamprojecten. Maak een database met verkooppijplijn om potentiële verkopen binnen een kleine groep verkoopprofessionals te controleren.
