Verkeerd gespelde woorden, moeilijk te verwijderen volgspaties, ongewenste voorvoegsels, onjuist gebruik van hoofletters/kleine letters en niet-afdrukbare tekens zorgen voor een slechte eerste indruk. En dat is nog niet eens een volledige lijst van dingen die uw gegevens kunnen vervuilen. Steek de handen maar uit de mouwen. Het is tijd voor een grote voorjaarsschoonmaak van uw werkbladen met Microsoft Excel.
U hebt niet altijd de controle over de indeling en het type van de gegevens die u uit een externe gegevensbron importeert, zoals een database, een tekstbestand of een webpagina. Voordat u de gegevens kunt analyseren, moet u ze vaak eerst opschonen. Gelukkig heeft Excel veel functies die u helpen om gegevens in exact die indeling om te zetten die u wilt. Soms is het een rechttoe rechtaan-taak en bestaat er een specifieke functie die die taak voor u doet. U kunt bijvoorbeeld een eenvoudige spellingcontrole uitvoeren om verkeerd gespelde woorden in kolommen met opmerkingen of beschrijvingen te corrigeren. Of als u dubbele rijen wilt verwijderen, kunt u dit snel doen met behulp van het dialoogvenster Duplicaten verwijderen.
In andere gevallen moet u mogelijk een of meer kolommen manipuleren met behulp van een formule die geïmporteerde waarden omzet in nieuwe waarden. Als u bijvoorbeeld volgspaties wilt verwijderen, kunt u een nieuwe kolom maken om de gegevens met behulp van een formule op te schonen, de nieuwe kolom omlaag doorvoeren, de formules in die kolom converteren naar waarden en vervolgens de oorspronkelijke kolom verwijderen.
Dit zijn de basisstappen voor het opschonen van gegevens:
-
Importeer de gegevens uit een externe gegevensbron.
-
Maak een back-up van de oorspronkelijke gegevens in een afzonderlijke werkmap.
-
Zorg ervoor dat de gegevens zich in een tabel bevinden die uit rijen en kolommen bestaat met: vergelijkbare gegevens in elke kolom, alle kolommen en rijen zichtbaar en geen lege rijen in het bereik. Met een Excel-tabel krijgt u de beste resultaten.
-
Voer eerst de taken uit waarvoor geen kolommen hoeven te worden gemanipuleerd, zoals de spellingcontrole of het gebruik van het dialoogvenster Zoeken en vervangen.
-
Voer dan pas de taken uit waarvoor wel kolommen moeten worden gemanipuleerd. De algemene stappen voor het manipuleren van een kolom zijn:
-
Een nieuwe kolom (B) invoegen naast de oorspronkelijke kolom (A) die opgeschoond moet worden.
-
Een formule toevoegen die de gegevens boven in de nieuwe kolom (B) transformeert.
-
De formule omlaag doorvoeren in de nieuwe kolom (B). In een Excel-tabel wordt een berekende kolom automatisch gemaakt met waarden die omlaag zijn doorgevoerd.
-
Selecteer de nieuwe kolom (B), kopieer deze en plak als waarden in de nieuwe kolom (B).
-
Verwijder de oorspronkelijke kolom (A). De nieuwe kolom wordt nu van B naar A geconverteerd.
-
Als u dezelfde gegevensbron regelmatig wilt opschonen, kunt u een macro opnemen of code schrijven om het hele proces te automatiseren. Er zijn ook een aantal externe invoegtoepassingen geschreven door externe leveranciers, vermeld in de sectie Externe providers , die u kunt gebruiken als u niet de tijd of resources hebt om het proces zelf te automatiseren.
|
Meer informatie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Hier wordt uitgelegd hoe u de opdracht Doorvoeren kunt gebruiken. |
|
|
Tabellen |
Laat zien hoe u een Excel-tabel kunt maken en hoe u kolommen of berekende kolommen kunt toevoegen of verwijderen. |
|
Hier vindt u diverse manieren om terugkerende taken te automatiseren met een macro. |
U kunt een spellingcontrole gebruiken om verkeerd gespelde woorden te vinden, maar ook om waarden te vinden die niet consistent zijn gebruikt, zoals product- of bedrijfsnamen, door deze waarden toe te voegen aan een aangepaste woordenlijst.
|
Meer informatie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Laat zien hoe verkeerd gespelde woorden in een werkblad worden gecorrigeerd. |
|
|
Aangepaste woordenlijsten gebruiken om woorden toe te voegen aan de spellingcontrole |
Hier wordt uitgelegd hoe u aangepaste woordenlijsten kunt gebruiken. |
Dubbele rijen zijn een veelvoorkomend probleem dat zich voordoet wanneer u gegevens importeert. Het is verstandig om eerst op unieke waarden te filteren om te bevestigen dat de resultaten overeenkomen met wat u wenst, voordat u dubbele waarden gaat verwijderen.
|
Meer informatie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Hier vindt u twee nauw met elkaar verwante procedures: hoe u op unieke rijen kunt filteren en hoe u dubbele rijen kunt verwijderen. |
Als u bijvoorbeeld een veelvoorkomende voorlooptekenreeks wilt verwijderen, zoals een label gevolgd door een dubbele punt en een spatie, of een achtervoegsel, zoals een woordgroep tussen haakjes aan het einde van een tekenreeks die verouderd of overbodig is. U kunt dit doen door te zoeken naar fragmenten van die tekst en deze vervolgens vervangen met geen tekst of andere tekst.
|
Meer informatie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Controleren of een cel tekst bevat (niet hoofdlettergevoelig)
|
Laat zien hoe u de opdracht Zoeken en diverse andere opdrachten kunt gebruiken om naar tekst te zoeken. |
|
Laat zien hoe u de opdracht Vervangen en diverse andere opdrachten kunt gebruiken om tekst te verwijderen. |
|
|
Laat zien hoe u de dialoogvensters Zoeken en Vervangen kunt gebruiken. |
|
|
VIND.ALLES, VIND.ALLES.B
|
Dit zijn de functies die u kunt gebruiken om diverse taken uit te voeren waarbij tekenreeksen worden gemanipuleerd, zoals het zoeken en vervangen van een subtekenreeks binnen een tekenreeks, gedeelten uit een tekenreeks extraheren of de lengte van een tekenreeks vaststellen. |
Soms wordt tekst aangeleverd als een bonte mix, met name als dat betrekking heeft op het hoofdlettergebruik. Met een of meer van de drie functies voor hoofd-/kleine letters kunt u tekst omzetten naar tekst met alleen kleine letters, zoals voor e-mailadressen, of alleen hoofdletters, zoals voor productcodes, of met beginhoofdletters, zoals voor eigennamen of boektitels.
|
Meer informatie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Het gebruik van hoofdletters en kleine letters in tekst wijzigen |
Laat zien hoe u de drie functies voor hoofd-/kleine letters kunt gebruiken. |
|
Converteert alle hoofdletters in een tekenreeks naar kleine letters. |
|
|
Zet de eerste letter in een tekenreeks om in een hoofdletter, evenals elke andere letter in tekst die volgt op een ander teken dan een letter. Alle andere letters worden omgezet in kleine letters. |
|
|
Zet tekst om in hoofdletters. |
Soms bevatten tekstwaarden voorlooptekens, volgtekens of meerdere ingesloten spaties (Unicode tekensetwaarden 32 en 160) of niet-afdrukbare tekens (Unicode-tekensetwaarden 0 tot 31, 127, 129, 141, 143, 144 en 157). Deze tekens kunnen soms onverwachte resultaten veroorzaken wanneer u sorteert, filtert of zoekt. In de externe gegevensbron kunnen gebruikers bijvoorbeeld typografische fouten maken door per ongeluk extra spatietekens toe te voegen, of geïmporteerde tekstgegevens uit externe bronnen kunnen niet-afdrukbare tekens bevatten die in de tekst zijn ingesloten. Omdat deze tekens niet gemakkelijk worden opgemerkt, zijn de onverwachte resultaten mogelijk moeilijk te begrijpen. Als u deze ongewenste tekens wilt verwijderen, kunt u een combinatie van de functies TRIM, CLEAN en SUBSTITUTE gebruiken.
|
Meer informatie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Geeft als resultaat een numerieke code voor het eerste teken in een tekenreeks. |
|
|
Hiermee verwijdert u de eerste 32 niet-afdrukbare tekens in de 7-bits ASCII-code (waarden 0 tot en met 31) uit een tekst. |
|
|
Hiermee verwijdert u het 7-bits ASCII-teken voor de spatie (waarde 32) uit een tekst. |
|
|
U kunt de functie SUBSTITUEREN gebruiken om de Unicode-tekens met de hogere waarde (waarden 127, 129, 141, 143, 144, 157 en 160) te vervangen door de 7-bits ASCII-tekens waarvoor de functies TRIM en WISSEN.CONTROL zijn bedoeld. |
Er doen zich twee belangrijke problemen met getallen voor die mogelijk vereisen dat u de gegevens moet opschonen: het getal is per ongeluk als tekst geïmporteerd, en het teken voor negatieve aantallen moet worden omgezet in de standaardweergave voor uw organisatie.
|
Meer informatie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Laat zien hoe getallen die als tekst zijn opgemaakt en opgeslagen in cellen, kunnen worden geconverteerd naar een getalnotatie. Deze kunnen namelijk problemen veroorzaken bij berekeningen of kunnen verwarrende sorteerresultaten produceren. |
|
|
Converteert een getal naar tekstnotatie en past een valutasymbool toe. |
|
|
Converteert een waarde naar tekst in een specifieke getalnotatie. |
|
|
Rondt een getal af op het opgegeven aantal decimalen, maakt het getal in decimale notatie op met de punt en de komma als scheidingsteken en geeft het resultaat weer in de vorm van tekst. |
|
|
Converteert een tekenreeks die overeenkomt met een getal naar een getal. |
Omdat er zoveel verschillende datumnotaties bestaan, en omdat deze notaties kunnen worden verward met onderdelencodes in de vorm van getallen of met andere tekenreeksen die schuine streepjes of afbreekstreepjes bevatten, moeten datums en tijden vaak worden geconverteerd en opnieuw opgemaakt.
|
Meer informatie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Het datumsysteem, de notatie of de aanduiding voor jaren met behulp van twee tekens wijzigen |
Beschrijving van hoe het datumsysteem werkt in Office Excel. |
|
Laat zien hoe u de ene tijdseenheid naar een andere kunt converteren. |
|
|
Laat zien hoe datums die als tekst zijn opgemaakt en opgeslagen in cellen, kunnen worden geconverteerd naar een datumnotatie. Deze kunnen namelijk problemen veroorzaken bij berekeningen of kunnen verwarrende sorteerresultaten produceren. |
|
|
Deze functie resulteert in het sequentiële seriële getal dat een bepaalde datum voorstelt. Als de celopmaak Standaard was voordat de functie werd ingevoerd, wordt het resultaat opgemaakt als datum. |
|
|
Zet een datum die wordt weergeven in de vorm van tekst om in een serieel getal. |
|
|
Geeft als resultaat het decimale getal voor een bepaalde tijd. Als de celopmaak Standaard was voordat de functie werd ingevoerd, wordt het resultaat opgemaakt als datum. |
|
|
Converteert de tijd die u met een tekenreeks opgeeft naar een decimaal getal. Het decimale getal is een waarde tussen 0 (nul) en 0,99999999, waarmee respectievelijk de tijden van 0:00:00 (middernacht) tot 23:59:59 worden aangegeven. |
Een veelvoorkomende taak na het importeren van gegevens uit een externe gegevensbron bestaat eruit dat er twee of meer kolommen moeten worden samengevoegd tot één kolom, of dat één kolom in twee of meer kolommen moet worden gesplitst. Bijvoorbeeld als u een kolom met de volledige naam wilt splitsen in een kolom met de voornaam en een met de achternaam. Of misschien wilt u een kolom met een adresveld splitsen in afzonderlijke kolommen met de straat, plaats, regio en postcode. Of het omgekeerde. Het kan voorkomen dat u een kolom met voornamen en een met achternamen wilt samenvoegen tot een kolom met volledige namen, of dat u afzonderlijke kolommen met adresgegevens wilt combineren tot één kolom. Andere veelgebruikte waarden die u mogelijk wilt samenvoegen in één kolom of splitsen in meerdere kolommen, zijn productcodes, bestandspaden en IP-adressen.
|
Meer informatie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Voor- en achternamen combineren
|
Typische voorbeelden weergeven van het combineren van waarden uit twee of meer kolommen. |
|
Tekst splitsen in verschillende kolommen met de wizard Tekst naar kolommen |
Laat zien hoe u met deze wizard kolommen kunt splitsen op basis van verschillende veelgebruikte scheidingstekens. |
|
Laat zien hoe u de functies LINKS, DEEL, RECHTS, VIND en LENGTE kunt gebruiken om een kolom met namen in twee of meer kolommen te splitsen. |
|
|
Laat zien hoe u de functie TEKST.SAMENVOEGEN, de &-operator (ampersand) en de wizard Tekst naar kolommen kunt gebruiken. |
|
|
Laat zien hoe u de opdrachten Cellen samenvoegen, Rij samenvoegen en Samenvoegen en centreren kunt gebruiken. |
|
|
Voegt twee of meer tekstreeksen samen tot één tekstreeks. |
Bij de meeste analyse- en opmaakfuncties in Office Excel wordt ervan uitgegaan dat de gegevens zich in een enkele onopgemaakte tweedimensionale tabel bevinden. Er kunnen zich gevallen voordoen waarin u de rijen wilt omzetten in kolommen en de kolommen in rijen. In andere gevallen daarentegen, waar de gegevens niet eens in een tabelvorm zijn gestructureerd, hebt u waarschijnlijk behoefte aan een manier om gegevens die niet in tabelvorm zijn opgemaakt, te transformeren in een tabel.
|
Meer informatie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Geeft een verticaal cellenbereik als resultaat van een horizontaal cellenbereik, of vice versa. |
|
Databasebeheerders maken soms gebruik van Office Excel om fouten bij het vergelijken te corrigeren als er twee of meer tabellen worden samengevoegd. Hiervoor kan het nodig zijn om twee tabellen uit verschillende werkbladen op elkaar af te stemmen, bijvoorbeeld om alle records in beide tabellen te zien, of om tabellen met elkaar te vergelijken en rijen op te sporen die niet overeenkomen.
|
Meer informatie |
Beschrijving |
|---|---|
|
Laat veelgebruikte manieren zien om gegevens op te zoeken met behulp van de opzoekfuncties. |
|
|
Het resultaat van deze functie is een waarde uit een bereik van één rij of één kolom, of van een matrix. De functie OPZOEKEN heeft twee syntaxvarianten: vector en matrix. |
|
|
Zoekt naar een waarde in de bovenste rij van een tabel of een matrix met waarden, en retourneert een waarde in dezelfde kolom uit een rij die u in de tabel of matrix opgeeft. |
|
|
Zoekt naar een waarde in de eerste kolom van een tabelmatrix, en geeft als resultaat een waarde in dezelfde rij vanuit een andere kolom in de tabelmatrix. |
|
|
Geeft als resultaat een waarde of de verwijzing naar een waarde vanuit een tabel of bereik. De functie INDEX heeft twee varianten: de matrix en de verwijzingsvariant. |
|
|
Geeft als resultaat de relatieve positie van een item in een matrix die overeenkomt met een opgegeven waarde, en dat in een bepaalde volgorde. Gebruik in plaats van de opzoekfuncties de functie VERGELIJKEN als u de positie van een item in een bereik wilt weten in plaats van informatie over het item zelf. |
|
|
Geeft als resultaat een verwijzing naar een bereik dat een opgegeven aantal rijen en kolommen is verwijderd van een cel of cellenbereik. De verwijzing die als resultaat wordt gegeven, kan een enkele cel of een cellenbereik zijn. U kunt opgeven hoeveel rijen en kolommen er als resultaat moeten worden gegeven. |
Hier volgt een gedeeltelijke lijst met onafhankelijke leveranciers die producten leveren waarmee gegevens op diverse manieren kunnen worden opgeschoond.
Opmerking: Microsoft biedt geen ondersteuning voor producten van onafhankelijke leveranciers.
|
Leverancier |
Product |
|---|---|
|
Add-in Express Ltd. |
|
|
Add-Ins.com |
|
|
AddinTools |
|
|
WinPure |
