Doelstelling van projectmanagement: projectgegevens communiceren

Communiceren met uw team

Projectgegevens communiceren is dikwijls moeilijk, of het nu gaat over het verkrijgen van de statusinformatie van uw team of het communiceren van de projectstatus naar uw leidinggevenden.

Leer wanneer en hoe u projectinformatie communiceert en rapporteert. Dit bevordert een doeltreffende samenwerking en het succes van uw project.

Zie Het stappenplan voor projectmanagement voor meer artikelen in deze reeks instructiehandleidingen over projectmanagement.

Tips voor projectmanagement voordat u begint . . .

  • Maak een lijst met alle belanghebbenden    Bepaal voordat een project begint wie de belanghebbenden zijn. Eén manier om een project te bepakken is een cruciale belanghebbende met een go/no-impact voor uw project te vergeten.

  • Stel op tijd een communicatieplan op    Ontwerp communicatiestrategieën en -processen in uw project voordat het project van start gaat. Het is zelfs nog beter om communicatieprocessen als een taak weer te geven op de eerste regels van uw project, zodat dit essentiële onderdeel van de samenwerking een commitment van iedereen wordt.

  • Communiceer vaak    Als u een taakstatus informatie bijwerkt, wordt een deel van de juiste problemen opgelost voordat ze een escalatie uitvoeren. Als u vaker met elkaar communiceert, kunnen teamleden stoppen met het verzenden van updates vanwege het extra tijdstip voor het voorbereiden hiervan.

  • Zoek eventuele problemen    Als alles goed lijkt te verlopen omdat u geen negatieve berichten hebt gekregen, is dat doorgaans een slecht teken. Zelfs in de best georganiseerde projecten zijn er problemen. Het is uw taak om ze te vinden voordat het grotere problemen worden.

  • Gebruik de juiste technologie    Verdiep u in de communicatiebehoeften van uw teamleden en belanghebbenden. Teamleden die rapporteren over de taakstatus willen bijvoorbeeld misschien gebruikmaken van e-mail of project online, maar ook een goed gepresenteerde grafiek of draaitabel. Hier volgt een lijst met programma's die u kunt gebruiken als hulpmiddel bij de communicatie.

Toepassing

Voordelen

Nadelen

Project

  • Heeft ingebouwde presentatieprogramma's voor belanghebbenden op elk niveau.

  • Heeft overzichtelijke tijdlijn- en teamplannerweergaven.

  • Exporteert gegevens naar Excel en Visio om complexe gegevens te kunnen communiceren.

  • Project wordt misschien niet in uw bedrijf gebruikt.

  • De projecten waaraan uw bedrijf werkt, zijn misschien te klein om optimaal gebruik te maken van de krachtige planningssoftware.

Project Online

  • Optimaal voor geavanceerde communicatie en rapportage van projectinformatie binnen een organisatie.

  • Kan de status van meerdere projecten of voor een portfolio van projecten vergelijken.

  • Kleinere bedrijven hebben misschien de hulp van consultants nodig bij het installeren en gebruiken van project online.

Excel

  • Project kan gegevens naar Excel exporteren voor geavanceerde analyse, zoals ANOVA en analyse van verdiende waarde.

  • Ideaal voor een tijdige planning van projecten of voor high-level producten die later aan Project kunnen worden toegevoegd.

  • Excel heeft geen automatische planningsfuncties voor complexere projecten.

Word

  • Ideaal in de beginfase, wanneer u planningsdocumenten, zoals budgetten en producten, moet delen.

  • Niet ideaal voor visuele presentaties voor leidinggevende belanghebbenden. Maak in dat geval gebruik van Excel, Visio, PowerPoint of de eigen rapportfunctionaliteit van Project.

SharePoint

  • Biedt synchronisatiefuncties zonder Project Server. Een wijziging in de ene takenlijst wordt ook doorgevoerd in de andere.

  • Duur om in het hele bedrijf te implementeren. Als u niet beschikt over de bedrijfsresources om SharePoint te installeren, kunt u Microsoft 365 met SharePoint Onlinegebruiken.

PowerPoint

  • Ideaal voor indrukwekkende presentaties voor leidinggevende belanghebbenden.

  • Analisten en engineers willen misschien gedetailleerde grafieken voor complexe budgetanalyse.

Visio

  • Verstrekt misschien te veel informatie voor een leidinggevend publiek. Gebruik in plaats daarvan de eigen rapportagefunctie van Project.

Microsoft Teams

  • Ideaal voor teams op verschillende locaties. U kunt projectinformatie delen via chatberichten, audio- of videogesprekken of onlinevergaderingen.

  • Voor de implementatie van een IT-afdeling is een IT-afdeling vereist.

Communicatie van projectgegevens

Statusupdates controleren vanuit project online

Als uw team gebruikmaakt van project online, downloadt u de bijgewerkte taakstatus van de server voordat u de voortgang van het project met uw team communiceert.

De voortgang van een project bijhouden, heel eenvoudig of zeer geavanceerd

Er zijn eenvoudige manieren om voortgang bij te houden en er zijn ingewikkeldere manieren. Zoek de manier die het best werkt voor uw project en uw team.

Communicatie van informatie over verdiende waarde

Het vastleggen van de informatie over de verdiende waarde is een geavanceerdere, maar zeer krachtige, stapsgewijs uitziende stappen voor het detecteren van de goed en de werking van de projectprestaties. Welke belangrijke informatie u krijgt, is wat uw belanghebbenden willen zien.

Een projectrapport maken

Met project kunt u de doorhalen grafische rapporten maken en aanpassen van de gewenste project gegevens, zonder andere software te gebruiken. Terwijl u aan het project werkt, wordt het rapport aangepast met de laatste informatie zonder dat er handmatige updates nodig zijn.

Synchroniseren met een SharePoint-takenlijst

Team leden kunnen de planning bekijken en hun werk bijwerken in SharePoint, en de wijzigingen in Project worden weergegeven. En vice versa.

Microsoft 365 gebruiken

Communiceer projectinformatie met behulp van Microsoft 365. Zolang u met een pc werkt en een internetverbinding hebt, kunt u aan documenten werken met volledige versies van Word, Excel, PowerPoint of OneNote - op verzoek en overal.

Taakwijzigingen naar de server publiceren

Wanneer u taken wijzigt, publiceert u deze wijzigingen naar project online, zodat iedereen over de juiste informatie beschikt om verder te werken.

Communiceren met Microsoft teams

Als personen geen deel kunnen uitmaken van een vergadering, kunt u teams gebruiken om projectinformatie te delen. Deel PowerPoint-dia's, Excel-werkbladen of een OneNote-notitieblok om projectplannen te delen. Mensen kunnen aan onlinevergaderingen deelnemen vanaf kantoor, thuis of met hun mobiele apparaat.

Terug naar Het stappenplan voor projectmanagement

Opmerking:  Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor je is. Wil je ons laten weten of deze informatie nuttig is? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×