Dubbele contactpersonen oplossen of verwijderen

Als u contactpersonen uit meerdere bronnen hebt geïmporteerd of de lijst met contactpersonen van iemand anders hebt overgenomen, hebt u mogelijk dubbele contactpersonen opgeslagen in Outlook. Wanneer u nieuwe contactpersonen importeert uit een externe bron zoals iCloud of Gmail, wordt Outlook gecontroleerd op duplicaten en kunt u kiezen of u een nieuwe contactpersoonrecord (een duplicaat) wilt maken of de dubbele contactpersonen wilt samenvoegen. Wanneer u dubbele contactpersonen in uw mappen met contactpersonen hebt, is er helaas geen geautomatiseerd proces om deze te verwijderen. U kunt echter al uw contactpersonen exporteren naar een bestand en ze vervolgens opnieuw importeren in Outlook en profiteren van de ingebouwde dubbele controlefuncties. Als u slechts een paar dubbele contactpersonen hebt, kunt u de lijst met contactpersonen sorteren en handmatig verwijderen.

Dubbele contactpersonen één voor één verwijderen

  1. Klik op Personen.

    Selecteer het pictogram Personen om uw contactpersonen te zien.

  2. Klik op het lint in de groep Huidige weergave in de rechteronderhoek van het weergavevak en klik vervolgens op Telefoon. Dit is de eenvoudigste weergave die u kunt gebruiken om de lijst met contactpersonen te scannen en de duplicaten te bekijken.

    De groep Huidige weergave op het tabblad Start

  3. Houd Ctrl ingedrukt in de lijst met contactpersonen en klik op elke contactpersoon die u wilt verwijderen.

    Houd Ctrl ingedrukt terwijl u klikt op de contactpersonen die u wilt verwijderen

  4. Wanneer u alle duplicaten hebt geselecteerd, drukt u op Delete of Ctrl+D.

Een groot aantal dubbele contactpersonen verwijderen met behulp van exporteren en importeren

Als u een groot aantal dubbele contactpersonen hebt, kan het verwijderen van de duplicaten een voor een vervelend en tijdrovend zijn. De snelste manier om een groot aantal dubbele contactpersonen te verwijderen, is door ze te exporteren naar een bestand en ze vervolgens te importeren in een nieuwe map. Als u wilt profiteren van de dubbele detectiefunctie in Outlook importproces van de Outlook, gebruikt u de volgende stappen

  1. Klik op Personen.

    Selecteer het pictogram Personen om uw contactpersonen te zien.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de huidige map Contactpersonen en selecteer Nieuwe map.

    Een nieuwe map met contactpersonen maken.
  3. Geef uw nieuwe map een naam, bijvoorbeeld Duplicates.

  4. Klik terug in de hoofdmap Contactpersonen.

  5. Druk op Ctrl+A om al uw contactpersonen te selecteren.

  6. Sleep uw contactpersonen naar de map Duplicaten of gebruik Ctrl+Shift+V om het dialoogvenster Verplaatsen naar map te openen en de map Duplicaten te selecteren.

    Verplaats uw contactpersonen naar een andere map.
  7. De map met primaire contactpersonen moet nu leeg zijn.

  8. Selecteer Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren.

    Opmerking: Selecteer Outlook 2010 Bestand > Openen > exporteren en ga verder met stap 10.

    Selecteer Import/Export.
  9. Selecteer Exporteren naar een bestand.

  10. Selecteer Door komma's gescheiden waarden (Windows).

  11. Selecteer de map Duplicaten die u hebt gemaakt in stap 3.

    Exporteren vanuit de map Duplicaten.
  12. Sla het bestand ergens op waar u het opnieuw kunt vinden.

  13. Klik op Voltooien.

Uw contactpersonen weer importeren in Outlook

  1. Selecteer Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren.

    Opmerking: In Outlook 2010 selecteert u Bestand > Openen > importeren en gaat u verder met stap 3.

    Selecteer Import/Export.
  2. Selecteer Importeren uit een ander programma of bestand.

  3. Selecteer Door komma's gescheiden waarden (Windows).

  4. Blader naar het bestand dat u hebt gemaakt in de bovenstaande procedure.

    Selecteer het bestand dat u wilt importeren.
  5. Selecteer de optie Dubbele items niet importeren.

  6. Kies de map met de belangrijkste contactpersonen als doelmap. Dit is de map die momenteel leeg is.

  7. Selecteer Voltooien.

De contactpersonen uit de map Duplicaten terug kopiëren naar de hoofdmap Contactpersonen

  1. Selecteer de map Contactpersonen dupliceren.

  2. Klik met één klik op een van de contactpersonen in de map en druk vervolgens op Ctrl+A om alle contactpersonen te selecteren.

  3. Verplaats de geselecteerde contactpersonen naar de hoofdmap Contactpersonen. U kunt ze slepen en neerzetten of op Ctrl+Shift+V drukken om het dialoogvenster Verplaatsen naar map te gebruiken.

  4. Telkens wanneer Outlook een dubbele contactpersoon tegenkomt, ziet u een prompt met twee opties.

    • Selecteer Nieuwe contactpersoon toevoegen als de contactpersoon geen duplicaat is.

    • Selecteer Gegevens van geselecteerde contactpersoon bijwerken als de contactpersoon een duplicaat is.

    Nadat u uw keuze hebt gemaakt, selecteert u Bijwerken. Als u dezelfde keuze wilt herhalen voor alle gedupliceerde contactpersonen, selecteert u Alles bijwerken.

    Kies wat u wilt doen met dubbele contactpersonen.
  5. Wanneer het verplaatsen naar mapproces is uitgevoerd, kunt u de map Duplicaten verwijderen.

U hebt twee opties om dubbele contactpersonen op te lossen in het dialoogvenster Gedetecteerde dubbele contactpersoon:

Een duplicaat toevoegen als een nieuwe contactpersoon     De nieuwe contactpersoon wordt toegevoegd aan de map Contactpersonen. Als u bijvoorbeeld een contactpersoon met de naam Judy Lew maakt en u al een contactpersoon met die naam in de map Contactpersonen hebt, hebt u twee contactpersonen met de naam Judy Lew. Als u een onderscheid wilt maken tussen de twee, kunt u een middelste initial toevoegen aan een initial.

Tip: Het weergeven van uw contactpersonen als elektronische visitekaartjes is een goede keuze van weergaven waarin voldoende informatie wordt weergegeven om contactpersonen te onderscheiden van dubbele namen.

Nieuwe informatie van een dubbele contactpersoon bijwerken naar een bestaande contactpersoon    Outlook worden alle velden met gegevens in zowel de dubbele als bestaande contactpersonen vergeleken en worden de gegevens van de dubbele contactpersoon gekopieerd naar velden in de bestaande contactpersoon met conflicterende gegevens. Als u bijvoorbeeld een contactpersoon hebt met de naam Judy Lew met het telefoonnummer 555-0112 en u een dubbele contactpersoon met een nieuw telefoonnummer krijgt, kopieert Outlook het nieuwe nummer naar het juiste veld in de bestaande contactpersoon en laat u alle andere velden hetzelfde.

De kleurcategorieën die u aan de nieuwe contactpersoon toewijst en de tekst in het bericht van de nieuwe contactpersoon worden niet gekopieerd naar de bestaande contactpersoon. Als u deze gegevens wilt kopiëren, moet u dit handmatig doen. Certificaten en koppelingen naar contactpersonen op het tabblad Activiteiten worden gekopieerd van de dubbele contactpersoon en toegevoegd aan de bestaande contactpersoon zonder de oorspronkelijke gegevens te vervangen. Koppelingen op het tabblad Activiteiten naar andere items dan contactpersonen, zoals taken en afspraken, worden echter niet gekopieerd.

Wanneer Outlook gegevens in een contactpersoon bij werkt, wordt een kopie van de oorspronkelijke contactpersoon opgeslagen in de map Verwijderde items. Deze kopie kan worden gebruikt als u wilt terugkeren naar de gegevens in de oorspronkelijke contactpersoon.

Als u contactpersonen hebt geïmporteerd in Outlook met dezelfde namen of e-mailadressen die al aanwezig zijn in de map Contactpersonen en u de optie Duplicaten toestaan hebt geselecteerd in de wizard Importeren en exporteren, hebt u mogelijk ongewenste duplicaten van meerdere of alle contactpersonen die u hebt geïmporteerd.

Het verwijderen van de ongewenste dubbele contactpersonen is een handmatig proces, maar het volgende is de eenvoudigste manier om dit te doen.

  1. Selecteer inContactpersonen de map met contactpersonen met dubbele contactpersonen.

  2. Klik in navigatiedeelvensteronder Huidigeweergave op Telefoon lijst. Dit is de beste weergave om uw lijst met contactpersonen te scannen en de dubbele contactpersonen te bekijken. U kunt de lijst nu sorteren op gewijzigde datum en de duplicaten groeperen.

  3. Wijs in het menu Weergave de optie Huidige weergave aan en klik op Huidige weergave aanpassen.

  4. Klik opVelden, selecteer Gewijzigd in de lijst Beschikbare velden en klik vervolgens op Toevoegen.

  5. Klik op Omhoog totdatGewijzigd boven aan de lijst Met deze velden staat.

  6. Klik tweemaal op OK.

  7. Houd in de lijst met contactpersonen Ctrl ingedrukt terwijl u elke dubbele contactpersoon selecteert.

  8. Wanneer u alle dubbele contactpersonen hebt geselecteerd, drukt u op Delete.

Opmerking: Als u de dubbele contactpersonen niet wilt gebruiken wanneer u contactpersonen importeert in Outlook, selecteert u de optie Duplicaten niet importeren of de optie Duplicaten vervangen door geïmporteerde items in de wizard Importeren en exporteren.

  • Duplicaten niet importeren Bestaande gegevens worden bewaard en de dubbele gegevens in de bestand met persoonlijke mappen (.pst) niet gekopieerd naar de map Contactpersonen.

  • Duplicaten vervangen door geïmporteerde items Bestaande gegevens in de map Contactpersonen worden vervangen door de gegevens in het PST-bestand dat wordt geïmporteerd.

Als u veel contactpersonen op Outlook, kan het proces sneller verlopen als u de functie dubbele detectie niet gebruikt. Ga als volgt te werk om deze functie uit te schakelen:

  1. Klik in het menu Hulpmiddelen op Opties.

  2. Klik op Opties voorcontactpersonen en vervolgens het selectievakje Controleren op dubbele contactpersonen uit.

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

×