E-mail in een werkstroom verzenden

Als u een e-mailbericht verzendt wanneer een lijstitem in sommige versies van SharePoint is toegevoegd, zijn er veel stappen, waarvan de Details volgen. Als u echter gebruikmaakt van de meest recente versie van SharePoint, kunt u een stroom rechtstreeks uit uw lijst toevoegen. Een stroom sjabloon voor het verzenden van een e-mailbericht wanneer een lijstitem wordt toegevoegd, bevat de basisstappen die nodig zijn om snel aan de slag te gaan.

Opmerking: SharePoint 2010-werkstromen zijn buiten 1 augustus 2020 voor nieuwe tenants en worden verwijderd uit bestaande tenants op 1 november 2020.  Als u SharePoint 2010-werkstromen gebruikt, wordt u aangeraden om te migreren naar Power Automatiseer of andere ondersteunde oplossingen. Zie voor meer informatie het artikel over het uittredingen van SharePoint 2010-werkstromen.

E-mail van werkstroom verzenden

Een eenvoudig e-mailbericht verzenden vanuit een werkstroom

Nieuw item activeert werkstroom om e-mailbericht te sturen

Met behulp van de actie een e-mailbericht verzenden in de werkstroomontwerper kunt u de aangepaste werkstroom zo instellen dat er e-mails naar u worden verzonden of naar andere opgegeven gebruikers of groepen. De beschikbare velden voor een e-mailbericht zijn aan, CC, onderwerpen hoofdtekst. Deze velden kunnen statische tekst bevatten, maar ook tekst die dynamisch wordt gegenereerd op basis van werkstroomzoekacties.

Met behulp van de actie een e-mailbericht verzenden kunt u een groot aantal soorten e-mailberichten genereren, inclusief meldingen wanneer de werkstroom bepaalde fasen bereikt of het uitvoeren van opgegeven acties (waaronder de algemene begin-en stopactie van de werkstroom) en herinneringen voor taken die niet zijn voltooid op basis van hun vervaldatum.

Opmerking: Instellingen voor uitgaande e-mail moeten worden geconfigureerd op de server voordat uw werkstroom e-mailberichten kan verzenden. Neem contact op met de serverbeheerder als u niet zeker weet wat de huidige e-mailinstellingen van de server zijn. Zie de sectie Zie ook voor meer informatie over instellingen voor uitgaande e-mail.

In dit voorbeeld kunt u de werkstroom zo instellen dat u een e-mail melding ontvangt telkens wanneer deze begint met het uitvoeren van een nieuw item. Gebruik de versie van SharePoint Designer die overeenkomt met uw SharePoint Server versie. Voor SharePoint Server 2010 gebruik bijvoorbeeld SharePoint Designer 2010. En gebruik SharePoint Designer 2013 voor alle versies na SharePoint Server 2010, inclusief SharePoint Server 2016 en SharePoint in Microsoft 365. Download SharePoint Designer 2013 van het Microsoft Download centrum.Zie ook Zie ookvoor meer informatie.

SharePoint Designer 2013 openen en verbinding maken met een SharePoint-site

SharePoint Designer 2013 wordt geïnstalleerd als een Office 2013-app. Voer de volgende stappen uit om SharePoint Designer 2013 te openen en een verbinding te maken met een SharePoint-site:

  1. Als u SharePoint Designer 2013 wilt openen, selecteert u het in het menu Start . Selecteer pictogram starten>alle toepassingen>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

  2. Selecteer op de startpagina van SharePoint Designer 2013 de optie site openen.

  3. Voer de SharePoint-site in waarmee u verbinding wilt maken, bijvoorbeeld http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Selecteer openenom de site te openen.

  5. Voer uw referenties in als hierom wordt gevraagd. (Als beveiliging niet is geïntegreerd met de computer die u hebt aangemeld, wordt u gevraagd uw referenties in te voeren.) Zorg ervoor dat u referenties gebruikt die toegang hebben tot de SharePoint-site.

Een Lijstwerkstroom maken op basis van het SharePoint-werkstroom platform

  1. Selecteer in het navigatiedeelvenster werkstroom knooppunt.

  2. Selecteer in de sectie Nieuw van het tabblad Werkstromen de vervolgkeuzelijst werkstroom voor lijsten . alternatieve tekst

  3. Selecteer de lijst die u aan de nieuwe werkstroom wilt koppelen.

  4. Voer in het dialoogvenster lijst maken een naam en beschrijving in voor de werkstroom en zorg ervoor dat het platform type is ingesteld op SharePoint 2013-werkstroom. alternatieve tekst

  5. Selecteer OKom de werkstroom te maken.

Nu de werkstroom is gemaakt, kunt u acties, voorwaarden, fasen, stappen en lussen toevoegen om uw werkstroom samen te stellen. Deze werkstroom onderdelen zijn beschikbaar op het lint van SharePoint Designer 2013.

alternatieve tekst

Opmerking: Als u de werkstroom van SharePoint 2013 niet ziet als een beschikbaar platformtype, is werkstroombeheer niet geconfigureerd voor gebruik met de SharePoint-farm. Als u dit wilt oplossen, raadpleegt u Werkstroombeheer configureren voor gebruik met de SharePoint Server 2013-Farm.

Zie ook Zie ookvoor meer informatie over de beschikbare lijst met werkstroomacties.

De actie maken om het e-mailbericht te verzenden

  1. Selecteer actiesen selecteer vervolgens een e-mailbericht verzenden.

  2. Selecteer de volgende gebruikersin de actie. alternatieve tekst

  3. Selecteer in het dialoogvenster e-mailbericht definiëren gebruikers in de bestaande gebruikers en groepen of voer uw eigen e-mailadres in het veld aan in.

    Notities: 

    • Als u een e-mailbericht naar een extern e-mailadres wilt verzenden. u moet gegevens kunnen ophalen van de desbetreffende e-mailserver.

    • Het adres van een e-mailbericht kan bestaan uit een specifiek, statisch adres (bijvoorbeeld NORTHWINDTRADERS\junmin of junmin@northwindtraders.com), of een werkstroom zoekactie naar variabele informatie. Zie voor meer informatie over het gebruik van zoekopdrachten van werkstromen een dynamische e-mailbericht dat u via de werkstroom verzendt, dynamisch de gebruikers of groepen selecteren voor het verzenden van het bericht.

    • Het adres van de afzender van het weergegeven e-mailbericht is altijd het e-mailadres van de serverbeheerder, tenzij de serverbeheerder het adres van de afzender voor de huidige web-app of alle webapps wijzigt. Zie Uitgaande E-mail configureren voor een bepaalde web-appvoor meer informatie.

  4. Voer in het veld onderwerp een onderwerp voor het e-mailbericht in, of als u een zoekactie voor de werkstroom wilt definiëren voor de tekst die u wilt weergeven, selecteer Knopafbeelding Gegevensbinding weergeven .

    Opmerking: Als u wilt dat de werkstroom correct wordt gecompileerd, moet u een paar vermeldingen maken in het veld onderwerp .

  5. Typ of plak in het grote vak onder het veld onderwerp de hoofdtekst van het e-mailbericht.

    alternatieve tekst

  6. Selecteer OK.

  7. Selecteer actie>Ga naar een fase.

  8. Selecteer einde van werkstroom. alternatieve tekst

  9. Selecteer Publiceren. alternatieve tekst

Zie de volgende secties voor uitgebreidere opties voor het wijzigen van de inhoud van het e-mailbericht.

Naar boven

Ontvangers van het bericht dynamisch selecteren

Als u statische adressen opgeeft in de velden aan en CC van uw e-mail, moet u telkens wanneer u de geadresseerden wilt wijzigen, de werkstroom openen in de werkstroomontwerper en de wijzigingen handmatig aanbrengen. Als de adressen regelmatig moeten worden gewijzigd, is het een beter idee om werkstroomzoekacties te gebruiken in de velden Aan en CC. Zoekacties kunnen verwijzen naar adressen uit een veld in het huidige item, uit een veld in een item in een andere lijst of bibliotheek, of uit werkstroomvariabelen.

Een aangepaste lijst maken om adressen van ontvangers op te slaan

Als de geadresseerden regelmatig worden gewijzigd, maar niet vaak genoeg zijn, is het raadzaam om een lijst met aangepaste geadresseerden te maken voor elke werkstroom waarnaar wordt verwezen, en vervolgens kolommen maken waarin u de adressen kunt opslaan waarnaar elk e-mailbericht van elke werkstroom wordt verzonden, en vervolgens kolommen. Wanneer de geadresseerden voor de wijziging van het werkstroom bericht u niet hoeft te wijzigen, moet u de adressen in het juiste veld wijzigen in het lijstitem geadresseerden voor die werkstroom.

Belangrijk: De kolommen waarin u adressen voor werkstroom e-mailadressen opslaat, kunnen bestaan uit een enkele tekstregel, meerdere regels tekst of kolommen van het type groep. Als u een kolom persoon of groep gebruikt, kunt u in elk veld dat door de werkstroom wordt verwezen naar e-mailadressen, slechts één vermelding maken. Wanneer u de kolom maakt, moet u ervoor zorgen dat u geen selecteert onder meerdere selecties toestaan. Als u dit kolomtype wilt gebruiken om meerdere geadresseerden op te geven, kunt u een SharePoint-groep maken met de personen aan wie u de werkstroom het e-mailadres wilt koppelen en geeft u de groep op in het veld. Zorg ervoor dat u bij het maken van de kolom personen en groepen selecteert onder selectie toestaan. Zie ook Zie ookvoor meer informatie over het maken van lijsten en het toevoegen van kolommen.

Opmerking: Wanneer u SharePoint-groepen maakt, moet u ervoor zorgen dat elke groep minimaal de machtigingen voor lezen heeft voor de site en die in het gebied Groepsinstellingen van de pagina nieuwe groep wordt weergegeven, onder wie het lidmaatschap van de groep kan weergeven, selecteert u iedereen.

Een werkstroomzoekactie gebruiken in een aangepaste lijst met ontvangers:

  1. Maak in de browser een aangepaste lijst met de naam Ontvangers en de volgende drie kolommen:

    • Wijzig de naam van de standaardkolom Titel in Werkstroomnaam. Laat de andere opties ongewijzigd. Voor meer informatie Zie voor meer informatie over het wijzigen van een kolom in een lijst of bibliotheek. Zie ook.

    • Voeg een kolom van het type Persoon of Groep toe met de naam Aan. In deze kolom staat u selectie van personen en groepen toe, maar geen meervoudige selecties. Laat de andere opties ongewijzigd. Zie voor meer informatie over het maken van een kolom in een lijst of bibliotheek. Zie ook.

    • Voeg een kolom van het type Eén regel tekst toe met de naam CC. Laat de andere opties ongewijzigd.

  2. Maak een nieuw item in de lijst met geadresseerden en voer de volgende handelingen uit:

    • Voer in het veld Werkstroomnaam de naam van het document in dat wordt gebruikt om de naam van de voorbeeldwerkstroom te bekijken .

    • Selecteer in het veld aan de Adresboek Knopafbeelding en selecteer vervolgens in het dialoogvenster personen en groepen selecterenéén persoon of een groep waarnaar u e-mailberichten wilt adresseren.

    • Voer in het veld CC de e-mailadressen in van de geadresseerden waarnaar u wilt kopiëren, en Scheid meerdere adressen met een puntkomma.

  3. Een nieuwe werkstroom maken.

  4. Selecteer actiesen selecteer vervolgens een e-mailbericht verzenden.

  5. Selecteer de volgende gebruikersin de actie.

  6. Klik in het dialoogvenster e-mailbericht definiëren , aan het einde van het vak aan , op Adresboek - Knopafbeelding .

  7. Selecteer in het dialoogvenster gebruikers selecteren in de lijst of kies uit bestaande gebruikers en groepen de optie werkstroom zoeken voor een gebruikeren selecteer vervolgens toevoegen.

  8. Selecteer in het dialoogvenster zoeken voor persoon of groep de volgende opties:

    • Gegevensbron: ontvangersof de naam van uw aangepaste lijst.

    • Veld van bron: aanof het veld met het gewenste adres in de regel aan.

    • Veld Return as: login name. Hiermee wordt de ' tot ' veld indeling in de e-mail om de

    • Veld: ontvangers: Werkstroomnaam

    • Waarde: Voer de document controlein of de naam van de huidige werkstroom.

      alternatieve tekst

      Met deze opzoek status, in de lijst met geadresseerden, selecteert u de waarde van het veld aan waar de naam van de werkstroom gelijk is aan de document controle.

      Met de bovenste helft van het dialoogvenster geeft u de lijst en de kolom op; in de onderste helft van het dialoogvenster geeft u de rij op.

  9. Selecteer in het dialoogvenster zoeken naar persoon of groep de optie OK.

  10. Selecteer OKin het e-mailbericht over het kiezen van unieke zoekopdrachten.

  11. Als u het dialoogvenster gebruikers selecteren wilt sluiten, selecteert u OK .

  12. In het dialoogvenster e-mailbericht definiëren , aan het einde van het veld CC , selecteert u Adresboek Knopafbeelding .

  13. Selecteer in het dialoogvenster gebruikers selecteren in de lijst of kies uit bestaande gebruikers en groepen de optie werkstroom zoeken voor een gebruikeren selecteer vervolgens toevoegen.

  14. Selecteer in het dialoogvenster zoekactie voor werkstroom definiëren de volgende opties:

    • Gegevensbron: ontvangersof de naam van uw aangepaste lijst.

    • Veld van bron: CCof het veld met het gewenste adres in de CC-regel.

    • Veld Return as: login name. Hiermee wordt de ' tot ' veld indeling in de e-mail om de

    • Veld: ontvangers: Werkstroomnaam

    • Waarde: Voer de document controlein of de naam van de huidige werkstroom.

      alternatieve tekst

      Met deze opzoek status in de lijst met geadresseerden selecteert u de waarde van het veld CC waarbij de naam van de werkstroom gelijk is aan de document controle.

  15. Selecteer OKen Selecteer nogmaals OK in het waarschuwingsbericht.

  16. Als u het dialoogvenster gebruikers selecteren wilt sluiten, selecteert u OK.

Wanneer dit e-mailbericht door de werkstroom wordt verzonden, wordt het naar de adressen in de velden aan en CC van het item document revisie in de lijst met aangepaste geadresseerden verzonden. Als u de ontvangers wilt wijzigen, kunt u dit gewoon doen in het lijstitem.

Eén werkstroom verzendt mogelijk meerdere e-mailberichten en de e-mailberichten kunnen niet worden verzonden naar dezelfde geadresseerden. Voor het opslaan van andere adressen voor e-mailberichten die door deze werkstroom worden verzonden, kunt u kolommen toevoegen aan de lijst om de andere adressen op te slaan. In dit geval kunt u de kolommen bijvoorbeeld de naam Eerste bericht aan, Tweede bericht aan, enzovoort geven.

U kunt de lijst ook ontwerpen, zodat u één item maakt voor elk e-mailbericht dat door de werkstroom wordt verzonden, in plaats van één item voor elke werkstroom. In dit geval moet u ervoor zorgen dat de naam die wordt gebruikt voor het identificeren van een e-mailbericht uniek is, zodat de zoekopdrachten waarmee de adressen worden opgehaald de gewenste unieke waarde retourneren.

Het startformulier van de werkstroom gebruiken om ontvangers op te geven

Als u steeds wanneer een werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangers wilt opgeven, kunt u het startformulier van de werkstroom zodanig aanpassen dat de adressen worden verzameld bij de persoon die de werkstroom start. De werkstroom kan de ingevoerde adressen dan rechtstreeks gebruiken, of in velden in het huidige item kopiëren, waar ze nog steeds beschikbaar zijn wanneer de huidige run van de werkstroom is voltooid. Als de werkstroom is ingesteld om ook automatisch te starten, kunt u standaardadressen in het startformulier opgeven voor gebruik bij een automatische start.

Naar boven

Informatie over het huidige item opnemen

Tot dusverre is de hoofdtekst in het voorbeeld bericht statisch: telkens wanneer de werkstroom een exemplaar van de e-mail maakt, is de tekst exact hetzelfde.

Het kan echter nuttig zijn om tekst op te nemen die verandert in relatie tot het item waarvoor de werkstroom momenteel wordt uitgevoerd. Het kan handig zijn om de titel van het document die in de hoofdtekst van uw e-mail moet worden gecontroleerd, op te nemen. Als u dergelijke dynamische informatie wilt opnemen, gebruikt u een werkstroomzoekactie. Zoekacties halen gegevens op uit verschillende gegevensbronnen, zoals lijsten, bibliotheken en werkstroomgegevens.

De titel van het document toevoegen aan de tekst in het e-mailbericht:

  1. Typ of plak de statische tekst waarin u de opzoekgegevens wilt weergeven.

    alternatieve tekst

  2. Plaats de invoegpositie op de gewenste locatie voor de zoekactie.

    Tip: Wanneer u een zoekopdracht hebt ingevoegd, kunt u deze niet naar een andere locatie slepen. (Het is echter wel mogelijk om een zoekactie een nieuwe locatie te geven door andere tekst eromheen te verslepen.) Het is ook niet mogelijk om een zoekactie of tekst met een zoekactie te knippen, kopiëren of plakken.

  3. Selecteer zoekactie toevoegen of wijzigen.

  4. Selecteer in het dialoogvenster zoekactievoor tekenreeks in het veld gegevensbron de optie Huidig itemen selecteer vervolgens in het veld van bron veld naam.

    alternatieve tekst

  5. Selecteer OK.

  6. De ingevoegde zoekfunctie wordt weergegeven in de hoofdtekst van het bericht. alternatieve tekst

  7. Als u de werkstroom wilt publiceren, selecteert u publiceren.

Wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd en het e-mailbericht wordt gegenereerd, wordt de zoekactie vervangen door de titel van het document.

Titel 5 invoegen

Het is handig om de titel van het document op te nemen, maar het is misschien nog handiger om een hyperlink op te nemen waarmee u meteen naar het document gaat. Hiervoor neemt u een zoekactie op in de hyperlink.

Naar boven

Een statische hyperlink toevoegen

Als u een statische hyperlink wilt opnemen (een die altijd aan hetzelfde adres of dezelfde locatie koppelt), in de hoofdtekst van uw e- mailberichten, selecteert u de knop hyperlink bewerken in de rechterbovenhoek van het venster opmaak.

  1. Typ of plak de statische tekst waarin de koppeling moet worden weergegeven.

  2. Selecteer de tekst en selecteer hyperlink bewerken.

    alternatieve tekst
  3. Voer in het dialoogvenster hyperlink bewerken het adres van de website in. alternatieve tekst

  4. Selecteer OK.

    De ingevoegde hyperlink wordt weergegeven in de tekst van het e-mailbericht. alternatieve tekst

Opmerking: Op tekst gebaseerde e-mailprogramma's worden de hyperlink niet weergegeven.

Zie een hyperlink toevoegen aan het huidige itemvoor informatie over het gebruik van een werkstroom zoekactie voor het maken van een dynamische hyperlink die verwijst naar verschillende adressen, afhankelijk van het item waarop de werkstroom wordt uitgevoerd.

Naar boven

Een hyperlink naar het huidige item toevoegen

In de vorige sectie hebt u een statische hyperlink opnemen, het adres in de voorbeeld hyperlink bevat geen variabele informatie: elke keer dat de e-mail wordt verzonden, verwijst de hyperlink naar dezelfde pagina.

Wanneer u echter een werkstroomzoekactie gebruikt, kunt u een dynamische koppeling maken die aan de hand van informatie over het huidige item bepaalt naar welke URL moet worden verwezen.

Als het huidige item een document in een documentbibliotheek is

In het voorbeeld van de melding dat de werkstroom is gestart, kunt u een koppeling naar het nieuwe document opgeven:

  1. Typ of plak de statische tekst waarin de koppeling moet worden weergegeven.

  2. Selecteer de tekst en selecteer hyperlink bewerken.

  3. Selecteer in het dialoogvenster hyperlink bewerken de optie functie (FX).

    Tip: Wanneer u een zoekopdracht hebt ingevoegd, kunt u deze niet naar een andere locatie slepen. (Het is echter wel mogelijk om een zoekactie een nieuwe locatie te geven door andere tekst eromheen te verslepen.) Het is ook niet mogelijk om een zoekactie of tekst met een zoekactie te knippen, kopiëren of plakken.

  4. Selecteer in het dialoogvenster zoekactie voor tekenreeks in het veld gegevensbron de optie Huidig item.

  5. Selecteer gecodeerde absolute URLin het veld veld van bron en selecteer vervolgens OK.

    Hyperlink voor huidig item 1 invoegen Hyperlink voor huidig item 2 invoegen Hyperlink voor huidig item 3 invoegen

Wanneer de geadresseerde van de e-mail de koppeling selecteert, wordt het document geopend en kan het worden bekeken of bewerkt.

Als het huidige item een lijstitem is

Wanneer u een koppeling naar een lijstitem maakt, bijvoorbeeld een aankondiging of een agendagebeurtenis, kunt u ervoor kiezen om de koppeling te openen als formulier (DispForm. aspx) of het bewerkingsformulier (. EditForm. aspx) van het lijstitem.

Een koppeling maken waarmee het lijstitem wordt geopend:

  1. Ga in de browser naar de lijst waarop u deze werkstroom wilt maken.

  2. Open het lijstitem voor een bestaand document in de bibliotheek, gebruik weergeven als u de koppeling wilt gebruiken voor het openen van het formulier weergeven of als u een item wilt bewerken als u de koppeling wilt gebruiken om het bewerkingsformulier te openen.

  3. Kopieer het adres in de adresbalk vanaf de begin-http: of https: tot en met het eerste gelijkteken (=).

    Hyperlink voor lijst item 1 invoegen

  4. De tekst ?ID= is een queryreeksparameter waarmee de pagina opdracht krijgt om het formulier weer te geven voor het item in de huidige lijst of de huidige bibliotheek met de lijst-id die na het gelijkteken (=) volgt. In dit voorbeeld is dit de lijst-id van het huidige item, zoals de werkstroomzoekactie aangeeft.

    Opmerking: Als het huidige item een taak is die wordt gemaakt door een van de drie werkstroomtaken, en als u wilt dat de koppeling een aangepast taakformulier opent (en niet het standaardformulier voor het weergeven of bewerken van de takenlijst), controleert u of het huidige item een aangepast taakformulier is. Voor taken die niet door een werkstroomtaakactie worden gemaakt, en voor de weergaveformulieren van taken die door een van de werkstroomtaakacties zijn gemaakt, hoeft u alleen de huidige procedure te volgen.

  5. Typ of plak in het dialoogvenster e-mailbericht definiëren de statische tekst waarin de koppeling moet worden weergegeven, bijvoorbeeld: om het lijstitem te bekijken, klikt u hier.

  6. Selecteer de tekst en selecteer hyperlink bewerken.

  7. Selecteer in het vak hyperlink bewerken de optie opbouwfunctie voor tekstvoor het veld adres .

  8. Plak het adres in het dialoogvenster opbouwfunctie voor tekenreeksen .

  9. Plaats het invoegpunt direct achter het gelijkteken (=) en selecteer vervolgens toevoegen of wijzigen.

  10. Selecteer in het dialoogvenster zoekactie voor tekenreeks in het veld bron de optie Huidig item en selecteer vervolgens in het veldvan bronveld de optieid.

    Hyperlink voor lijst item 3 invoegen

  11. Selecteer OK.

    De laatste reeks in opbouwfunctie voor tekenreeksen moet beginnen met http:// of https:// en eindigt met [%Current Item:ID%]. Hyperlink voor lijst item 4 invoegen

    Belangrijk: Terwijl de opzoekactie voor het huidige item handig is bij het maken van koppelingen naar het huidige item in de lijst, kunnen de volgende zoekopdrachten fouten presenteren in het weergegeven pad en kunnen ze niet worden gebruikt voor het opnemen van koppelingen in e-mail: pad, URL van de server, URL-URL en URL-pad.

  12. Selecteer tweemaal OK .

De koppelingen worden weergegeven in blauwe tekst, met een onderstreping in de e-mail.

Hyperlink voor lijst item 5 invoegen

Als u de koppeling meerdere keren wilt gebruiken, gaat u verder met de volgende sectie.

Een lijstitemadres als een werkstroomvariabele opslaan

U kunt de URL van het weergave- of bewerkingsformulier van een lijstitem opslaan in een werkstroomvariabele, zodat u het formulier op meerdere locaties in dezelfde werkstroom kunt gebruiken.

  1. Selecteer in het venster werkstroomontwerper de optie actiesen selecteer vervolgens subtekenreeks uitpakken uit de index van de tekenreeks.

    Variabele 1

  2. Selecteer in het stadium de optie tekenreeks en selecteer vervolgens de knop met de drie puntjes [...].

  3. Plak in het dialoogvenster opbouwfunctie voor tekenreeksen het statische tekstgedeelte van de URL (maar niet de zoekactie voor de huidige item-id).

    Variabele 2

  4. Plaats het invoegpunt achter het gelijkteken (=) en selecteer vervolgens toevoegen of wijzigen.

  5. Selecteer in het dialoogvenster zoekactie voor tekenreeks in het veld gegevensbron de optie Huidig item en selecteer vervolgens in het veld uit bron veld de optie id.

    Variabele 3

  6. Selecteer OK.

    De zoekactie wordt toegevoegd aan de tekst in het dialoogvenster.

    Variabele 4

  7. Selecteer OK om het dialoogvenster opbouwfunctie voor tekenreeksen te sluiten .

  8. Selecteer 0 bij beginnen bij 0 en vervang deze door 1.

    Opmerking: Wanneer beginnen met een waarde die groter is dan 1, wordt de laatste tekenreeks verwijderd.

  9. Selecteer variabele: subtekenreeks of variabele: subtekenreeks1 in uitvoer naar variabel: subtekenreeks.

  10. Selecteer in de lijst een nieuwe variabele maken en typ vervolgens in het dialoogvenster variabele bewerken een naam voor de nieuwe variabele.

  11. Zorg dat type is ingesteld op tekenreeksen klik vervolgens op OK. Variabele 5

  12. Selecteer onder de actie die u zojuist hebt gemaakt en voeg de actie een e-mailbericht verzenden aan de acties toe en selecteer deze gebruikers in de actie. Variabele 6

  13. Als u de nieuwe variabele wilt gebruiken in het dialoogvenster e-mailbericht definiëren , typt of plakt u de tekst waarin u een koppeling wilt weergeven in de hoofdtekst van het e-mailbericht. Selecteer de tekst en selecteer vervolgens hyperlink bewerkenin het menu Opmaak. Selecteer [fx] of selecteer de knop met het beletselteken [...] en selecteer vervolgens toevoegen of wijzigen.

  14. Selecteer in het dialoogvenster zoekactie voor tekenreeks in de vervolgkeuzelijst gegevens bron de optie Werkstroomvariabelen en parameters.

  15. Selecteer variabele: naam van variabelein de lijst velduit bron lijst, selecteer OK en selecteer OK in het volgende vak.

    Variabele 7 Scherm voor e-mailbericht definiëren na invoegen van variabele

U kunt deze variabele nu overal in de huidige werkstroom invoegen.

Naar boven

Een afbeelding toevoegen

U kunt een afbeelding in uw e-mail opnemen door een variabele te maken en gebruik te maken van de HTML-afbeeldingscode <img/> om een koppeling te maken naar een afbeelding die is opgeslagen als een JPEG-bestand (. jpg) en worden geüpload naar een afbeeldingsbibliotheek op uw site.

  1. Selecteer in het venster werkstroomontwerper de optie actiesen selecteer vervolgens werkstroomvariabele instellen.

  2. Selecteer werkstroomvariabele en selecteer vervolgens een nieuwe variabele maken.

  3. Typ in het dialoogvenster variabele bewerken een naam voor de nieuwe variabele en zorg ervoor dat type is ingesteld op tekenreeksen klik vervolgens op OK.

  4. Selecteer waarde en selecteer vervolgens de knop met het beletselteken [...]. Typ of plak in het venster opbouwfunctie voor tekenreeksen de URL voor het JPEG-afbeeldingsbestand in de indeling HTML-code- <img src ="URL"/> Opbouwfunctie voor tekst voor afbeelding

  5. Selecteer OK.

  6. De ingevoegde actie wordt als volgt weergegeven. Variabele instellen voor het invoegen van een afbeelding

  7. Selecteer onder de actie die u zojuist hebt gemaakt en voeg de actie een e-mailbericht verzenden toe aan de actie en selecteer vervolgens tHese gebruikers in de actie. De actie een e-mailbericht verzenden invoegen

  8. Selecteer in het dialoogvenster e-mailbericht definiëren de optie toevoegen of zoekactie wijzigen.

  9. Selecteer in het dialoogvenster zoekactie voor tekenreeks in de lijst gegevensbron de optie Werkstroomvariabelen en parameters.

  10. Selecteer variabele: naam van variabele in de lijst veld van bron en selecteer vervolgens OK. E-mail tekenreeks in werkstroom afbeeldingen Berichten tekst werkstroom e-mailen met afbeelding

  11. Als u het venster e-mailbericht definiëren wilt sluiten en de werkstroom wilt publiceren, selecteert u opnieuw OK .

 Wanneer de e-mail wordt verzonden, wordt de afbeelding van het JPEG-bestand weergegeven in plaats van de koppelingscode.

Naar boven

Bewerkingen die niet worden ondersteund

De volgende opties worden niet ondersteund door de huidige versie van de actie een E-mail verzenden :

  • Een adres opgeven op de regel Van. (E-mailberichten die door de werkstroom worden verzonden, tonen altijd het e-mailadres dat is opgegeven door de serverbeheerder op de regel van . De serverbeheerder kan dit wijzigen en kan alleen worden gewijzigd voor alle meldingen in de huidige web-app, niet per werkstroom.)

  • Een ingesloten trapsgewijs opmaakmodel (CSS) gebruiken om de inhoud van berichten op te maken. U kunt tekst opmaken met het stijl kenmerk, maar het is niet mogelijk om de <style> label en CSS-klassen te ondersteunen.

  • Een werkstroomzoekactie gebruiken in het vak Aan of CC die verwijst naar een kolom van het type Persoon of Groep die meerdere waarden bevat.

  • Een BCC-geadresseerde opgeven voor een e-mailbericht.

  • Een ander bestand met een bericht als bijlage toevoegen.

  • Afbeeldingsbestanden insluiten in een bericht. In plaats daarvan voegt u een afbeelding toe.

Naar boven

Zie ook

SharePoint 2013 stap voor stap: instellen voorinstelling voor uitgaand e-mail

Inleiding tot SharePoint Designer

Uitgaande E-mail configureren voor een bepaalde web-app

Werkstroombeheer configureren zodat dit werkt met de SharePoint Server 2013 Farm

Naslaginformatie over werkstroomacties

Een lijst maken in SharePoint

Een kolom in een SharePoint-lijst of -bibliotheek maken

Een kolom in een lijst of bibliotheek wijzigen

Een waarschuwing maken of een abonnement op een RSS-feed nemen in SharePoint Online, SharePoint 2016 en SharePoint 2013

Een waarschuwing maken of een abonnement op een RSS-feed nemen in SharePoint 2010

Basis tips voor het oplossen van problemen 

In de volgende lijst met vragen kan de oorzaak van een probleem met het maken van een werkstroom worden vastgesteld:

  1. Kunt u een ander type werkstroom maken in dezelfde lijst? U kunt bijvoorbeeld een goedkeuringswerkstroom maken.

  2. Kunt u dezelfde werkstroom maken:

    • in een andere lijst op dezelfde site?

    • op een andere site onder dezelfde siteverzameling?

    • op een andere siteverzameling onder dezelfde webtoepassing?

    • met een andere webtoepassing?

    • met een ander account aangemeld?

    • gebruikt u een andere computer?

 Geavanceerde tips voor probleemoplossing

Ga als volgt te werk als geen van de Basistips voor het oplossen van problemen helpt bij het bepalen van de oorzaak van een probleem met een werkstroom:

  1. Zorg ervoor dat u over de juiste machtigingen beschikt op site-en werkstroom niveau. Ga naar site-instellingen>site machtigingen>Controleer de instellingen voor machtigingen/lijsten>machtigingen voor deze lijst en controleer of de selectievakjes voor machtiging controleren overeenkomen met de volgende opties:

    1. Minimum machtigingen voor het ontwerpen van een werkstroom (opslaan en publiceren):

      1. op de SharePoint-site: ontwerpen

      2. in de SharePoint lijst: bewerken

    2. Minimum machtigingen voor het starten van een werkstroom:

      1. op de SharePoint-site: alleen weergeven/lezen

      2. in de lijst SharePoint: bijdragen

  2. Zorg ervoor dat de instellingen voor uitgaande e-mail zijn ingesteld op de juiste Exchange server.

    1. Opdracht prompt openen als beheerder

    2. Voer het >van nslookup <Exchange serveradres uit. Bijvoorbeeld: nslookup Exch.contoso.com

    3. U ziet het opgeloste IP-adres van de Exchange server in de uitvoer. Als dat niet zo is, neem dan contact op met de beheerder van Exchange de beheerder en vraag de juiste Exchange FQDN (Fully Qualified Domain Name).

  3. U kunt via de volgende stappen een e-mailbericht verzenden naar dezelfde persoon met de functie sendemail van de SPUtility -klasse met SharePoint Management Shell.

    1. Open SharePoint Management Shell als beheerder. (Klik met de rechtermuisknop op SharePoint Management Shell>Run as Administrator)

    2. Voer het volgende script uit. Als het script reageert op Trueen de gebruiker een e-mail ontvangt van SharePoint, wordt SMTP correct geconfigureerd in SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Met SMTP-functies stuurt u een e-mailbericht naar dezelfde gebruiker vanaf de SharePoint server. Volg de stappen in Telnet gebruiken om SMTP-communicatie te testen.

Opmerking: SharePoint maakt standaard geen logboekvermeldingen voor uitgaande e-mailberichten. SharePoint verzendt nooit rechtstreeks een e-mailbericht. De e-mailberichten worden doorgestuurd via de SMTP-server (Exchange ) die in Centraal beheer is geconfigureerd. Voer de volgende stappen uit voor het oplossen van dit type werkstroom.

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×