In dit artikel wordt besproken hoe u uw Outlook-e-mail, -agenda en -taken kunt exporteren naar een PST-bestand en de gegevens vervolgens kunt importeren in een ander e-mailaccount. U kunt het PST-bestand ook gebruiken als back-up voor het geval u uw Outlook-gegevens kwijtraakt.
Stel dat u een Microsoft 365-postvak en een Gmail-account hebt. U kunt deze beide toevoegen aan Outlook. Vervolgens kunt u Outlook gebruiken om items uit uw Gmail-account te exporteren en ze te importeren in uw Microsoft 365-postvak.
Zie E-mail, contactpersonen en agenda importeren uit een PST-bestand in Outlook voor meer informatie over het importeren van items nadat u ze hebt geëxporteerd.
Voordat u begint
Voordat u begint met exporteren, moet u een aantal dingen doen om ervoor te zorgen dat de export soepel verloopt.
-
Mogelijk hebt u meerdere e-mailaccounts in Outlook. Zorg ervoor dat u het juiste e-mailaccount selecteert voordat u de export start.
-
Een postvak opschonen: Mijn postvakgrootte beheren. Sla de gewenste inhoud op en laat de rest achter.
-
Outlook is standaard ingesteld op het downloaden van e-mail voor de afgelopen 1 jaar. Als u al uw e-mailberichten wilt exporteren, opent u Outlook, selecteert u Accountinstellingen > Accountnaam en Synchronisatie-instellingen en verplaatst u de schuifregelaar naar Alle.
-
Zorg ervoor dat u uw PST-bestand niet exporteert naar een OneDrive-locatie. Als u automatische synchronisatie hebt, controleert u of deze niet wordt gesynchroniseerd met een OneDrive-locatie. OneDrive blokkeert automatische synchronisatie voor PST-bestanden in Outlook.
E-mail, contactpersonen en agenda exporteren uit een PST-bestand van Outlook
Kies een van de exportinstructies uit de volgende lijst.
U kunt uw Microsoft 365-e-mailaccount toevoegen aan een Outlook-app, zoals Outlook voor Microsoft 365, Outlook 2016 of 2013. Vervolgens kunt u Outlook gebruiken om e-mailberichten, contactpersonen en agenda-items naar uw Microsoft 365-postvak te verplaatsen.
-
Voeg uw bron-e-mailaccount toe aan Outlook. U kunt bijvoorbeeld uw Gmail-account aan Outlook 2016 toevoegen. Wacht even tot al uw e-mailberichten en contactpersonen worden weergegeven.
-
Voeg uw Microsoft 365e-mailaccount toe aan Outlook. Nadat u dit hebt gedaan, wordt Outlook automatisch gesynchroniseerd met Microsoft 365. U ziet de inhoud van uw Microsoft 365-postvak weergegeven in Outlook.
-
Kies een van de exportinstructies om uw e-mail vanuit het bronaccount naar een PST-bestand te exporteren.
Als u bijvoorbeeld Outlook 2016 hebt, kiest u Outlook 2013 en Outlook 2016: Outlook-items exporteren uit een PST-bestand.
-
Als u bijvoorbeeld Outlook 2010 hebt, kiest u Outlook 2010: Outlook-items exporteren naar een .pst-bestand.
Nadat uw e-mailgegevens zijn geëxporteerd naar een PST-bestand, zijn deze draagbaar! U kunt het PST-bestand importeren in andere e-mailaccounts. Als u dit wilt doen met behulp van Outlook, raadpleegt u E-mail, contactpersonen en agenda importeren uit een PST-bestand van Outlook.
-
Kies Bestand boven aan het lint van Outlook.
Als het lint geen optie Bestand bevat in de linkerbovenhoek, raadpleegt u Welke versie van Outlook heb ik? om te achterhalen welke versie van Outlook u hebt en om de geschikte exportinstructies te vinden.
-
Kies Openen en exporteren > Importeren/exporteren.
-
Kies Exporteren naar een bestand > Volgende.
-
Klik op Outlook-gegevensbestand (.pst) > Volgende.
-
Selecteer de naam van het e-mailaccount dat u wilt exporteren, zoals weergegeven in onderstaande afbeelding. U kunt maar voor één account per keer gegevens exporteren.
Zorg dat het selectievakje Inclusief submappen is ingeschakeld. Dit zorgt ervoor dat alles in het account wordt geëxporteerd: Postvak IN, Agenda, Contactpersonen en Taken. Kies Volgende.
-
Klik op Bladeren om de locatie voor het Outlook-gegevensbestand (.pst) te selecteren. Voer een bestandsnaam in en kies OK om door te gaan.
Opmerking: Als u de exportfunctie eerder hebt gebruikt, worden de vorige maplocatie en bestandsnaam weergegeven. Typ in dat geval een andere bestandsnaam voordat u OK kiest.
-
Als u naar een bestaand Outlook-gegevensbestand (.pst) exporteert, geeft u onder Opties aan wat er moet gebeuren met de export van items die al in het bestand aanwezig zijn.
-
Kies Voltooien.
-
De export wordt direct gestart in Outlook, tenzij er een nieuw Outlook-gegevensbestand (.pst) wordt gemaakt of een bestand wordt gebruikt dat met een wachtwoord is beveiligd.
-
Als u een Outlook-gegevensbestand (.pst) maakt, kunt u het bestand desgewenst met een wachtwoord beveiligen. Wanneer het dialoogvenster Outlook-gegevensbestand maken wordt weergegeven, typt u het wachtwoord in de vakken Wachtwoord en Bevestig uw wachtwoord, en kiest u vervolgens OK. Geef het wachtwoord op in het dialoogvenster Wachtwoord voor Outlook-gegevensbestand en kies OK.
-
Als u exporteert naar een bestaand Outlook-gegevensbestand (.pst) dat met een wachtwoord is beveiligd, voert u in het dialoogvenster Wachtwoord voor Outlook-gegevensbestand het wachtwoord in en kiest u OK.
-
Nu uw Outlook-gegevens zijn opgenomen in een PST-bestand, kunt u deze verplaatsen. U kunt het PST-bestand opslaan in OneDrive en het vervolgens op uw nieuwe computer downloaden. U kunt het bestand ook opslaan op een draagbare schijf en vervolgens uw e-mail, contactpersonen en agenda importeren in Outlook.
-
Kies boven aan het lint van Outlook het tabblad Bestand.
Als het lint geen optie Bestand bevat in de linkerbovenhoek, raadpleegt u Welke versie van Outlook heb ik? om te achterhalen welke versie van Outlook u hebt en om de geschikte exportinstructies te krijgen.
-
Kies Opties.
-
Kies Geavanceerd in het dialoogvenster Opties voor Outlook.
-
Kies Exporteren onder de sectie Exporteren.
-
Kies Naar een bestand exporteren en vervolgens Volgende.
-
Kies Outlook-gegevensbestand (.pst) en vervolgens Volgende.
-
Selecteer de naam van het e-mailaccount dat u wilt exporteren, zoals weergegeven in onderstaande afbeelding. U kunt maar voor één account per keer gegevens exporteren.
Zorg dat het selectievakje Inclusief submappen is ingeschakeld. Zo wordt alles geëxporteerd: agenda, contactpersonen en Postvak IN. Kies Volgende.
-
Kies Bladeren om te selecteren waar u het Outlook-gegevensbestand (.pst) wilt opslaan en om een bestandsnaam op te geven. Selecteer OK om door te gaan.
Opmerking: Als u de exportfunctie eerder hebt gebruikt, worden de vorige maplocatie en bestandsnaam weergegeven. Wijzig de bestandsnaam als u een nieuw bestand wilt maken en niet het bestaande bestand wilt gebruiken.
-
Als u naar een bestaand Outlook-gegevensbestand (.pst) exporteert, geeft u onder Opties aan wat er moet gebeuren met de export van items die al in het bestand aanwezig zijn.
-
Kies Voltooien.
-
De export wordt direct gestart, tenzij een nieuw Outlook-gegevensbestand (.pst) wordt gemaakt of een bestaand bestand wordt gebruikt dat met een wachtwoord is beveiligd.
-
Als u een nieuw Outlook-gegevensbestand (.pst) maakt, kunt u het bestand desgewenst met een wachtwoord beveiligen. Wanneer het dialoogvenster Outlook-gegevensbestand maken wordt weergegeven, typt u het wachtwoord in de vakken Wachtwoord en Bevestig uw wachtwoord, en kiest u vervolgens OK. Geef het wachtwoord op in het dialoogvenster Wachtwoord voor Outlook-gegevensbestand en kies vervolgens OK.
-
Als u exporteert naar een bestaand Outlook-gegevensbestand (.pst) dat met een wachtwoord is beveiligd, voert u in het dialoogvenster Wachtwoord voor Outlook-gegevensbestand het wachtwoord in en kiest u OK.
-
Nu uw Outlook-gegevens zijn opgenomen in een PST-bestand, kunt u deze verplaatsen. Sla het PST-bestand op in OneDrive en download dit vervolgens op uw nieuwe computer. Sla het bestand op op een draagbare schijf. U kunt vervolgens uw e-mail, contactpersonen en agenda importeren in Outlook.
Welke gegevens worden geëxporteerd?
-
Wanneer Outlook e-mailberichten, contactpersonen en agenda-informatie naar een PST-bestand exporteert, wordt een kopie van de informatie gemaakt. Er wordt niets uit Outlook verwijderd. U kunt uw e-mailberichten, contactpersonen en agenda nog steeds weergeven en openen in Outlook.
-
Wanneer Outlook e-mails exporteert, bevat de export ook alle bijlagen van de e-mails.
-
Er worden geen metagegevens geëxporteerd, zoals mapeigenschappen (weergaven, machtigingen en instellingen voor AutoArchiveren), berichtregels en lijsten met geblokkeerde afzenders.
Belangrijk: Als u de Exchange-modus met cache gebruikt, zal Outlook alleen de items in de huidige cache exporteren. Standaard bevat de cache items van de afgelopen 12 maanden. Als u meer dan de afgelopen 12 maanden aan gegevens wilt exporteren, schakel dan eerst de Exchange-modus met cache uit. Zie voor meer informatie Exchange-modus met cache in- of uitschakelen.
Wanneer moet ik een PST-bestand exporteren (back-up maken)/importeren?
-
U wilt e-mail verplaatsen van uw persoonlijke of gezinsaccount van Microsoft 365 naar een e-mailaccount van Microsoft 365 voor Bedrijven:
Stel dat u een persoonlijk of gezins-e-mailaccount van Microsoft hebt, alliebellew83@yahoo.com, en dat u uw e-mail wilt verplaatsen naar een nieuw Microsoft 365 voor zakelijk e-mailaccount, alliebellew@contoso.com.
Met Outlook op uw bureaublad kunt u beide accounts aan Outlook toevoegen. Wacht totdat al uw e-mails worden weergegeven (dit kan enige tijd duren als u veel e-mails hebt). Gebruik vervolgens Outlook om de e-mail van alliebellew83@yahoo.com te exporteren naar een PST-bestand. Importeer ten slotte het PST-bestand in uw Microsoft 365 voor Bedrijven-account.
-
U wilt e-mail van één e-mailaccount naar een ander e-mailaccount verplaatsen:
Stel dat u een oud e-mailaccount van Yahoo hebt, bijvoorbeeld joep77@yahoo.com. U wilt uw e-mail verplaatsen naar joep78@contoso.com, een nieuw Microsoft 365 e-mailaccount.
Met Outlook op uw bureaublad kunt u beide accounts aan Outlook toevoegen. Wacht totdat al uw e-mails worden weergegeven (dit kan enige tijd duren als u veel e-mails hebt). Vervolgens gebruikt u Outlook om de e-mails vanuit uw Yahoo-account naar een PST-bestand te exporteren. Ten slotte importeert u het PST-bestand in uw Office 365-account.
-
U gaat een andere pc gebruiken: U verplaatst uw e-mail van de ene computer met Outlook naar een andere computer met Outlook. Stel, uw oude computer bevat Outlook 2007 en u hebt een nieuwe computer aangeschaft waarop Outlook 2016 is geïnstalleerd. Exporteer dan uw e-mailgegevens vanuit Outlook 2007 (zoals in dit artikel wordt beschreven) en importeer ze in Outlook 2016.
-
U stapt over van een pc op een Mac: Zet e-mails van Outlook op een pc over door deze in Outlook 2016 op een Mac te importeren.
-
U wilt periodieke back-ups maken: U kunt van al uw e-mailberichten, contactpersonen en agenda-items een periodieke back-up maken op een veilige plaats. Nadat u het PST-bestand hebt gemaakt, kopieert u het naar een veilige locatie, zoals een USB-flashstation, een andere harde schijf of opslag in de cloud zoals OneDrive of Dropbox.
Er is geen manier om van alle (oude en nieuwe) gegevens automatisch een periodieke back-up te maken. AutoArchiveren maakt alleen een back-up van oude items. In feite worden de items alleen verplaatst in plaats van gekopieerd.
-
Als u alleen een back-up wilt maken van uw contactpersonen, raadpleegt u Contactpersonen exporteren uit Outlook voor uitleg over hoe u uw contactpersonen kopieert naar een .csv-bestand.
