Een FindTime-peiling maken

FindTime is een Outlook-invoegtoepassing voor het plannen van vergaderingen. De organisator kan meerdere tijdopties verzenden via FindTime en de e-mail achter en weer minimaliseren in de planning.

Een vergadering plannen in Outlook met FindTime:

  1. Maak een nieuw e-mailbericht of selecteer een e-mailbericht dat u wilt beantwoorden.

  2. Lijst personen die nodig zijn voor de vergadering in en optionele deelnemers in CC

  3. Selecteer op het tabblad Start de optie beantwoorden met de poll van een vergadering.

    FindTime > beantwoorden met een poll van een vergadering

  4. Selecteer de instellingen voor de

    vergadering: Duur van FindTime-vergadering

    • Duur: Selecteer een duur in de lijst.

      • Selecteer 8 uur voor een vergadering met een volledige dag.

      • Selecteer aangepast in het vervolgkeuzemenu tijd om uw eigen tijd in te stellen. De maximale duur is 23 uur 59 minuten.

    • Werkuren: Schakel dit selectievakje in om voorgestelde vergadertijden alleen voor werkdagen en-uren te beperken.

      Opmerking: De gebruikte werktijden worden opgehaald uit de instellingen van de organisator, en zijn niet geconfigureerd voor de instellingen van uw Exchange. De standaardinstelling is 8 uur tot 5 uur als er geen instellingen zijn gevonden.

    • Tijdzone: Selecteer het vervolgkeuzemenu voor de tijdzone om de tijdzone voor de vergadering te wijzigen.

      Notities: 

      • De tijdzone die wordt gebruikt, wordt opgehaald uit de instellingen van de organisator, maar u kunt een nieuwe zone selecteren in de lijst.

      • Zomertijd wordt in rekening gebracht en vergaderingen na de jaarlijkse overschakeling geven de juiste tijd weer

  5. FindTime bekijkt de planningen (indien beschikbaar) van de deelnemers en adviseert geschikte vergadertijden.

    Opmerking: In FindTime wordt uwOffice 365-bedrijfsaccount gebruikt voor toegang tot uw agenda en de agenda's van deelnemers in uw organisatie om de beschikbaarheid te bepalen. Agenda's die niet zijn gekoppeld aan een Office 365-account worden niet ondersteund.

    Met de koppelingen kunt u de Vergaderingsopties sorteren.

    Beschikbaarheid en tijdopties voor FindTime-datums.

    • Beschikbaarheid: Hier vindt u een overzicht van de beste opties (wanneer alle benodigde deelnemers aan de vergadering gratis zijn). Factoren die worden gebruikt voor het bepalen van de beste opties, zijn het aantal genodigden en de optionele deelnemers zijn gratis, ongeacht of conflicterende deelnemers voorlopige of bezette toezeggingen hebben voor hun agenda.

    • Tijd: de opties worden chronologisch weergegeven.

      Opmerking: u kunt door de dagen en maanden schuiven met behulp van de pijlen. Beschikbare dagen worden groen onderstreept. Donkerder groen geeft de dagen aan met de meeste opties en lichtere groen en rood om de meeste conflicten aan te duiden. Weekend dagen zijn gemarkeerd als werkuren niet zijn geselecteerd.

    • Met de pictogrammen personen kunt u aangeven of deelnemers aan de vergadering zijn verplicht en met hun beschikbaarheid.

      De sleutel personen-pictogrammen

      • Onderstreept: vereist

      • Groen: beschikbaar

      • Geel: is mogelijk bezet

      • Rood: bezet

      • Grijs: onbekend

    • U kunt de pictogrammen gebruiken voor toegang tot meer informatie.

      • Selecteer Pictogram Status genodigden om de statusbalk van de genodigde te openen.

      • Plaats de muisaanwijzer op elk persoons pictogram of Bekijk de beschikbare beschikbaarheidsinformatie.

      • Selecteer Agendapictogram om uw agenda te bekijken.

  6. Selecteer een paar geschikte tijden voor vergaderingen.

    • Het vak tijd verandert in blauw wanneer deze optie is geselecteerd.

    • U kunt maximaal 20 keer selecteren.

      Geselecteerde opties voor vergadering

  7. Selecteer Volgende.

  8. Voer de locatie van de vergadering in.

    • Online vergaderingen zijn standaard ingeschakeld. Schakel het selectievakje online vergadering in om deze uit te schakelen. 

      Schermafbeelding van het deelvenster nieuwe vergadering

      Wanneer online vergadering is geselecteerd, wordt eenSkype voor Bedrijven-ofMicrosoft Teams vergadering in FindTime gepland. In FindTime wordt ervan gebruikgemaakt van de instelling van uw organisatie als het standaardkanaal voor onlinevergaderingen. 

      Opmerking: Als u eenSkype voor Bedrijven instelling hebt opgeslagen in uw dashboard, wordt deze in FindTime gebruikt in plaats van Microsoft Teams. Als uMicrosoft Teams wilt gebruiken, verwijdert u deSkype voor Bedrijven-instelling in het dashboard.

  9. Instellingen voor peiling selecteren en de opties aan/uit inschakelen.

    • Stuur me een melding over poll updates: u ontvangt telkens wanneer een deelnemer een e-mail ontvangt een e-mail. Het bericht bevat de huidige poll status en een optie voor planning.

    • Plannen wanneer deelnemerskunnen stemmen met consensus: een agendagebeurtenis wordt automatisch gepland als alle vereiste deelnemers zich voor een bepaalde optie hebben gestemd. Als er meerdere opties beschikbaar zijn, wordt de optie voor het eerst gepland.

    • Geselecteerde tijden in mijn agenda bewaren: Voor elke optie die u voorstellen, wordt een entative-gebeurtenis in uw agenda geplaatst. Alle bewaringen worden verwijderd wanneer een peiling is gepland of geannuleerd.

      Opmerking: U kunt op dit moment ook geselecteerde vergadertijden verwijderen door X te selecteren in de lijst geselecteerde tijden .

  10. Selecteer invoegen naar e-mail.

  11. FindTime voegt de voorgestelde vergadertijden in uw e-mail in. Selecteer Opties voor bewerken om de vergaderings instellingen te wijzigen, indien nodig.

    Opmerking: Als u wijzigingen aanbrengt en de tijden van de vergadering opnieuw invoegt, moet u de oorspronkelijke uitnodiging handmatig verwijderen.

  12. Selecteer verzenden om de uitnodigingen voor de vergadering te verzenden en de stemprocedure te starten.

  13. U ontvangt een directe link naar de stem pagina voor de vergadering.

Opmerking:  Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor je is. Wil je ons laten weten of deze informatie nuttig is? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×