Beheer afspraken, plannen, budgetten en eenvoudig met Microsoft 365.

Een kolom met beheerde metagegevens maken

Een kolom met beheerde metagegevens is een nieuw kolomtype dat kan worden toegevoegd aan lijsten, bibliotheken of inhoudstypen, zodat sitegebruikers waarden kunnen selecteren uit een specifieke termenset van beheerde termen en deze waarden op hun inhoud kunnen toepassen. U kunt een kolom met beheerde metagegevens maken en configureren zodat deze wordt toegewezen aan een bestaande termenset of term, of u kunt een nieuwe termenset specifiek maken voor een kolom met beheerde metagegevens.

Kolommen met beheerde metagegevens bevorderen een consistent gebruik van metagegevens op meerdere sites omdat ze gebruikers een lijst met termen bieden die ze op de inhoud kunnen toepassen. Deze termen zijn afkomstig uit een termenset die centraal wordt beheerd in het hulpprogramma voor beheer van het termenarchief door een termenarchiefbeheerder of door andere personen met machtigingen voor het beheren van termen.

Omdat deze termenset afzonderlijk van de kolom zelf wordt bijgewerkt en beheerd, hoeft de kolom (of inhoudstypen, lijsten of bibliotheken die zijn gekoppeld aan de kolom) niet te worden bijgewerkt om ervoor te zorgen dat de bijgewerkte termen beschikbaar zijn voor gebruikers. Wanneer de termenset waaraan een specifieke kolom met beheerde metagegevens is gekoppeld, wordt bijgewerkt, zijn de bijgewerkte termen automatisch beschikbaar voor gebruikers overal waar de kolom met beheerde metagegevens beschikbaar is. Hierin wijkt een kolom met beheerde metagegevens sterk af van een keuzekolom die telkens moeten worden bijgewerkt wanneer u de lijst met beschikbare keuzen voor gebruikers wilt bijwerken.

Kolommen met beheerde metagegevens hebben nog meer unieke functies en kenmerken die de gebruiker helpen termen te selecteren en toe te passen op inhoud, zoals ondersteuning voor automatisch aanvullen tijdens het typen, het ondubbelzinnig maken van termen, beschrijvingen, synoniemen en meertalige waarden.

Wanneer de gebruiker een waarde begint te typen in een veld met beheerde metagegevens, worden alle termen in de gekoppelde termenset weergegeven die beginnen met de tekens die de gebruiker heeft getypt. De naam van de termenset en de positie van de term in de hiërarchie kunnen samen met de term zelf worden weergegeven om gebruikers te helpen de juiste term te selecteren.

wanneer u begint met typen, worden termen gesuggereerd.

Gebruikers kunnen de aanwijzer op de voorgestelde termen plaatsen om beschrijvende tekst weer te geven en zo de juiste beslissing te nemen.

Verklarende tekst helpt gebruikers de juiste term te selecteren.

Als synoniemen zijn opgegeven voor een term, kunnen gebruikers deze invoeren en wordt de juiste term toegewezen.

Wanneer gebruikers een kolom met beheerde metagegevens bijwerken, kunnen ze de gewenste waarde typen of ze klikken op het pictogram labels dat naast het veld beheerde metagegevens wordt weergegeven om het dialoogvenster term kiezer te starten, dat ze kunnen gebruiken om een waarde te selecteren in de hiërarchie van de termenset. Dit is handig voor gebruikers die niet bekend zijn met de beschikbare voorwaarden. Als de termenset is geconfigureerd om te worden geopend en in de kolom beheerde metagegevens kunnen invul waarden worden gebruikt, kunnen gebruikers de optie voor het toevoegen van een nieuwe term aan de termenset hebben. Het kan ook zijn dat de mogelijkheid om feedback te verzenden naar de aangewezen contactpersoon voor de termenset.

U kunt beheerde termen selecteren met het besturingselement Structuurkiezer.

Metagegevenskolommen

Met de kolom beheerde metagegevens kunt u bepalen welke gegevens gebruikers in een kolom kunnen invoeren. Gebruikers selecteren de termen of zinnen die ze in de kolom invoeren vanaf een vooraf gedefinieerde set beheerde termen.

Opmerking: U moet een beheerder van een siteverzameling zijn om sitekolommen te kunnen maken of configureren. U moet het machtigingsniveau Lijsten beheren hebben om kolommen voor lijsten of bibliotheken te kunnen maken. Site-eigenaren beschikken standaard over deze machtiging.

U kunt een kolom met beheerde metagegevens toewijzen aan een termenset of aan een afzonderlijke term die staat voor een subset van de termenset (wat handig kan zijn voor hiërarchische termensets). Als u de kolom toewijst aan een termenset, worden alle beschikbare termen onder die termenset weergegeven. Als u de kolom toewijst aan een afzonderlijke term in een termenset, wordt die term weergegeven in de kolom met alle onderliggende termen in de hiërarchie.

Bij de planning van beheerde metagegevens, inhoudstypen, documentbeheer en sitebeheer moet rekening worden gehouden met hoe en waar u kolommen met beheerde metagegevens maakt.

Een kolom met beheerde metagegevens maken

U kunt een kolom met beheerde metagegevens die is toegewezen aan een bestaande termenset of term, maken op elk niveau op een site (bijvoorbeeld als een sitekolom of als een lokale kolom voor een specifieke lijst of bibliotheek). Als u echter wilt dat de kolom met beheerde metagegevens herbruikbaar is en handig is voor andere gebruikers die nieuwe soorten site-inhoud maken of lijsten en bibliotheken configureren, kunt u het beste een sitekolom maken.

U maakt als volgt een nieuwe sitekolom met beheerde metagegevens die is toegewezen aan een bestaande termenset:

U maakt als volgt een nieuwe kolom met beheerde metagegevens voor een lijst of bibliotheek die is toegewezen aan een bestaande termenset:

  1. Klik bij instellingen Knop Instellingen in SharePoint 2016 op titelbalk. of het menu Siteacties op site-instellingen.

  2. Klik onder Web Designer-galerieën of galerieënop site kolommen.

  3. Klik in de site kolommen op maken.

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin u de nieuwe kolom met metagegevens wilt maken.

  2. Klik op het tabblad Lijst of Bibliotheek van het lint op Lijstinstellingen of op Bibliotheekinstellingen.

  3. Klik in de sectie kolommen op kolom makenM

  1. Typ op de pagina Nieuwe sitekolom of Kolom maken (afhankelijk van het type kolom dat u maakt) in de sectie Naam en Type de gewenste naam voor de kolom.

  2. Klik onder Het type informatie in deze kolom is op Beheerde metagegevens.

  3. Selecteer of maak de groep waarin u de kolom wilt organiseren in de sectie Groep.

  4. Typ een beschrijving in de sectie Aanvullende kolominstellingen en geef op of gebruikers een waarde moeten opgegeven voor deze kolom. U kunt ook opgeven of u unieke waarden voor de kolom wilt afdwingen.

  5. Als u een kolom aan een lijst of bibliotheek toevoegt, kunt u mogelijk opgeven of u deze nieuwe kolom met beheerde metagegevens wilt toevoegen aan alle inhoudstypen voor de lijst of bibliotheek (als meerdere inhoudstypen zijn ingeschakeld voor de bibliotheek). U kunt ook opgeven of u deze kolom wilt toevoegen aan de standaardweergave voor de lijst of bibliotheek.

  6. Geef in de sectie Veld met meerdere waarden op of u meerdere waarden in de kolom wilt toestaan. Als u meerdere waarden toestaat, kunnen gebruikers lijstweergaven niet sorteren op deze kolom.

  7. Geef in de sectie Weergave-indeling op of u wilt dat alleen het termlabel wordt weergegeven voor de kolom of dat de term en het volledige pad in de hiërarchie van de termenset worden getoond.
    Het kan handig zijn om het volledige hiërarchische pad weer te geven in situaties waarin de context voor de term zelf mogelijk onduidelijk is.

  8. Selecteer in de sectie Instellingen voor termenset de optie Een beheerde termenset gebruiken en voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als u wilt zoeken naar een termenset die de termen bevat die u wilt gebruiken, typt u de naam van een term en klikt u op de knop Zoeken. U kunt de gewenste termenset of term selecteren in de resultaten die worden weergegeven in het vak. Als u opnieuw wilt zoeken, klikt u op de knop Beginwaarden.

      Als u wilt bladeren naar de termenset of term die u wilt toewijzen aan deze kolom, klikt u op de pijl links van de toepassing Service voor beheerde metagegevens die in het vak wordt weergegeven om de lijst uit te vouwen en bladert u naar de gewenste termenset. Vouw de knooppunten net zolang uit totdat u de gewenste termenset of term hebt gevonden. Klik op de termenset of term om deze te selecteren.

  9. Geef in de sectie Invullen toestaan op of u wilt dat gebruikers nieuwe waarden kunnen toevoegen aan de termenset. Als de geselecteerde termenset gesloten is, is het niet mogelijk om invullen toe te staan.

  10. In de sectie Standaardwaarde kunt u desgewenst de term opgeven die u wilt gebruiken als standaardwaarde voor de kolom. U kunt de term typen of u kunt klikken op het pictogram Labels om te bladeren naar de term met behulp van de termkiezer.

  11. Klik op OK.

Als er geen bestaande termenset is die u wilt gebruiken, kunt u ook een nieuwe termenset maken voor een nieuwe kolom met beheerde metagegevens. De termenset die u maakt, wordt een 'lokale' termenset die alleen kan worden gebruikt binnen de siteverzameling waarin u deze maakt. Termen die u aan een lokale termenset toevoegt, zijn niet beschikbaar als suggesties in kolommen met ondernemingstrefwoorden (in tegenstelling tot termen in globale termensets).

U moet een beheerder van een siteverzameling zijn om sitekolommen te kunnen maken of configureren. U moet het machtigingsniveau Lijsten beheren hebben om kolommen voor lijsten of bibliotheken te kunnen maken. Site-eigenaren beschikken standaard over deze machtiging.

U maakt als volgt een nieuwe sitekolom met beheerde metagegevens die is toegewezen aan een bestaande termenset:

U maakt als volgt een nieuwe kolom met beheerde metagegevens voor een lijst of bibliotheek die is toegewezen aan een bestaande termenset:

  1. Klik bij instellingen Knop Instellingen in SharePoint 2016 op titelbalk. of het menu Siteacties op site-instellingen.

  2. Klik onder Web Designer-galerieën of galerieënop site kolommen.

  3. Klik in de site kolommen op maken.

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin u de nieuwe kolom met metagegevens wilt maken.

  2. Klik op het tabblad Lijst of Bibliotheek van het lint op Lijstinstellingen of op Bibliotheekinstellingen.

  3. Klik in de sectie Kolommen op Kolom maken.

  1. Typ op de pagina Nieuwe sitekolom of Kolom maken (afhankelijk van het type kolom dat u maakt) in de sectie Naam en Type de gewenste naam voor de kolom.

  2. Klik onder Het type informatie in deze kolom is op Beheerde metagegevens.

  3. Typ een beschrijving voor de kolom in de sectie Aanvullende kolominstellingen en geef op of gebruikers een waarde moeten invoeren voor deze kolom. U kunt ook opgeven of u unieke waarden voor de kolom wilt afdwingen.

  4. Als u een kolom aan een lijst of bibliotheek toevoegt, kunt u mogelijk opgeven of u deze nieuwe kolom met beheerde metagegevens wilt toevoegen aan alle inhoudstypen voor de lijst of bibliotheek (als meerdere inhoudstypen zijn ingeschakeld voor de bibliotheek). U kunt ook opgeven of u deze kolom wilt toevoegen aan de standaardweergave voor de lijst of bibliotheek.

  5. Geef in de sectie Veld met meerdere waarden op of u meerdere waarden in de kolom wilt toestaan. Als u meerdere waarden toestaat, kunnen gebruikers lijstweergaven niet sorteren op deze kolom.

  6. Geef in de sectie Weergave-indeling op of u wilt dat alleen het termlabel wordt weergegeven voor de kolom of dat de term en het volledige pad in de hiërarchie van de termenset worden getoond.
    Het kan handig zijn om het volledige hiërarchische pad weer te geven in situaties waarin de context voor de term zelf mogelijk onduidelijk is.

  7. Selecteer in de sectie Instellingen voor termenset de optie Uw termenset aanpassen en typ een beschrijving voor de termenset.

  8. Klik op Bewerken met behulp van beheer termenset en klik op OK wanneer wordt gevraagd of u uw wijzigingen wilt opslaan.

  9. Volg de stappen in de sectie Een nieuwe termenset maken en configureren om de termenset te maken.

  1. Geef in het deelvenster Eigenschappen van het hulpprogramma voor beheer van het termenarchief de volgende informatie op voor de nieuwe termenset:
     

Veld

Werkwijze:

Naam van termenset

Typ een naam voor de termenset. De naam van de kolom moet al zijn ingevuld in dit veld, maar u kunt de naam bijwerken of wijzigen.

Beschrijving

Typ een beschrijving die gebruikers helpt begrijpen hoe ze deze termen moeten gebruiken.

Eigenaar

Als u wilt dat iemand anders dan uzelf de eigenaar van de termenset wordt, kunt u de eigenaar wijzigen in een andere persoon of groep. U kunt slechts één item opgeven.

Contactpersoon

Typ een e-mailadres als u wilt dat sitegebruikers feedback kunnen geven over de termenset wanneer ze de waarde voor een kolom met beheerde metagegevens bijwerken.

Belanghebbenden

Voeg de namen toe van gebruikers of groepen die moeten worden gewaarschuwd voordat belangrijke wijzigingen in de termenset worden aangebracht.

Beleid voor indiening

Geef op of de termenset Gesloten of Open moet zijn.

Als een termenset gesloten is, kunnen gebruikers geen nieuwe termen meer toevoegen wanneer ze de waarde voor een kolom beheerde metagegevens aan deze termenset bijwerken en kan de termenset alleen worden bijgewerkt door personen met machtigingen voor het bijwerken van beheerde metagegevens. Als de termenset is geopend, kunnen gebruikers nieuwe termen toevoegen aan de termenset als de kolom ook is geconfigureerd voor het toestaan van Invulkeuzes.

Beschikbaar voor labelen

Schakel dit selectievakje in als u wilt dat de termen in de termenset beschikbaar zijn voor labelen. Als u het selectievakje uitschakelt, is deze termenset niet zichtbaar voor de meeste gebruikers.

Als de termenset nog in ontwikkeling is of om een andere reden niet gereed is voor gebruik, kunt u het selectievakje beter uitschakelen.

  1. Klik op Opslaan om de bijgewerkte wijzigingen op te slaan.

  2. Als u termen wilt toevoegen aan de termenset, wijst u de termenset aan in de boomstructuur aan de linkerkant en klikt u op de pijl die verschijnt. Klik op Term maken en typ de gewenste naam voor de term.

  3. Geef in het deelvenster Eigenschappen de volgende informatie over de nieuwe term op:

Veld:

Werkwijze:

Beschikbaar voor labelen

Schakel het selectievakje in als u deze term beschikbaar wilt maken voor labelen. Als u het selectievakje uitschakelt, is de term zichtbaar, maar uitgeschakeld in de hulpmiddelen voor labelen.

Taal

Selecteer de taal voor dit label voor de term.

Beschrijving

Typ een beschrijving om gebruikers te helpen begrijpen hoe ze deze term moeten toepassen of om de term van soortgelijke termen te onderscheiden.

Standaardlabel

Typ een woord of woordgroep die u wilt gebruiken als standaardlabel voor uw nieuwe term in deze taal.

Andere labels

Geef eventuele synoniemen op voor deze term. Doe dit als u wilt dat meerdere woorden of woordgroepen met dezelfde betekenis als een eenheid worden behandeld als het gaat om het beheer van metagegevens. Als u meerdere synoniemen wilt toevoegen, typt u een woord en drukt u op ENTER om meer regels toe te voegen.

Als u bijvoorbeeld een term maakt voor de kleur 'blauw' en 'blauw' het standaardlabel voor de term is, kunt u 'azuur', 'saffier', 'indigo' en 'ultramarijn' toevoegen als mogelijke synoniemen.

Lid van

Een beschrijving van de naam, de beschrijving, de eigenaar en andere informatie van de bovenliggende term.

  1. Klik op Opslaan.

  2. Herhaal de stappen 3-5 om nieuwe termen toe te voegen.

  3. Als u subtermen onder termen wilt maken, wijst u een afzonderlijke term aan waaronder u andere termen wilt nesten. Klik op de pijl die verschijnt, klik op Term maken en typ de gewenste naam voor de term.

  4. Herhaal de stappen 4 en 5 om eigenschappen voor de subtermen op te geven (selecteer eerst de term die u wilt bijwerken).

  5. Termen in termensets worden standaard weergegeven in de standaardsorteervolgorde voor de taal. Als u een aangepaste sorteervolgorde wilt opgeven, zodat termen in een consistente volgorde worden weergegeven, ongeacht de taal of wijzigingen in termlabels, selecteert u de termenset in de boomstructuur en klikt u vervolgens op het tabblad Aangepast sorteren aan de rechterkant. Klik op Aangepaste sorteervolgorde gebruiken en gebruik de keuzelijsten om termen in de gewenste volgorde te rangschikken.

Met de kolom beheerde metagegevens kunt u bepalen welke gegevens gebruikers in een kolom kunnen invoeren. Gebruikers selecteren de termen of zinnen die ze in de kolom invoeren vanaf een vooraf gedefinieerde set beheerde termen.

In het volgende voorbeeld ziet u hoe dit werkt.

De documentbibliotheek in de bovenstaande illustratie bevat een kolom beheerde metagegevens met de naam ' Discover ECM '. Als u waarden wilt invoeren in de kolom, bewerkt een gebruiker de eigenschappen voor een item in de bibliotheek (in dit geval is het item een spreadsheet).

De naam van de kolom beheerde metagegevens, Discover ECM, is het label voor een veld op de pagina Eigenschappen. Gebruikers kunnen alleen het pictogram labels selecteren om een lijst met termen te zien.

Wanneer u een kolom met beheerde metagegevens instelt, kunt u een bestaande termenset gebruiken, of u kunt een termenset specifiek voor dit doel toevoegen. Zie een nieuwe termenset instellenvoor meer informatie over het toevoegen van een nieuwe termenset.

U kunt een kolom maken voor lijsten en Bibliotheken, of u kunt een sitekolom maken. 

Een sitekolom voor beheerde metagegevens maken

  1. Selecteer site-inhoudop de startpagina.

  2. Selecteer op de pagina site-inhoud de optie instellingen Knop Instellingen in SharePoint 2016 op titelbalk. .

  3. Selecteer site kolommenonder Web Designer-galerieën.

  4. Selecteer makenop de pagina site kolom .

  5. Voer op de pagina nieuwe site kolom in de sectie naam en type de naam van de kolom in.

  6. Ga in de volgende procedure naar stap 5.

Lijst-of bibliotheek kolom maken voor beheerde metagegevens

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin u de kolom wilt maken.

  2. Selecteer op het tabblad lijst of bibliotheek van het lint de optie lijst instellingen of Bibliotheekinstellingen.

  3. Selecteer in de sectie kolommen de optie kolom maken.

  4. Voer op de pagina kolom maken in de sectie naam en type de naam van de kolom in.

  5. Selecteer in de sectie type informatie in deze kolom is de optie beheerde metagegevens.

  6. Selecteer in de sectie groep een groep voor de kolom of maak een groep.

  7. Voer in de sectie aanvullende kolominstellingen een beschrijving in en geef aan of u de waarde moet opgeven. U kunt ook opgeven of u unieke waarden voor de kolom wilt afdwingen.

  8. Geef in de sectie Veld met meerdere waarden op of u meerdere waarden in de kolom wilt toestaan.

    1. Als u meerdere waarden toestaat in de kolom, kunnen gebruikers deze kolom niet sorteren.

  9. Geef in de sectie weergavenotatie op of u alleen het term label wilt weergeven of de term en het volledige pad in de hiërarchie van de termenset wilt weergeven.

  10. Voer een van de volgende handelingen uit in de sectie instellingen voor termenset :

    1. Als u een bestaande termenset wilt gebruiken, selecteert u een beheerde termenset gebruikenen zoekt u vervolgens naar de naam van de termenset. Nadat u de naam van de termenset hebt geselecteerd, kunt u opgeven of gebruikers waarden mogen invullen en een standaardwaarde voor de kolom instellen.

    2. Als u een termenset voor deze kolom wilt maken, selecteert u de termenset aanpassenen typt u een beschrijving voor de termenset. Selecteer vervolgens bewerken met behulp van beheer termenseten volg de stappen in een nieuwe termenset instellen.

  11. Selecteer OK.

Tip: Als u een kolom met metagegevens wilt beheren, voert u een van de volgende stappen uit om naar de pagina site, bibliotheek of lijstkolom sitekolommen te gaan. Schuif op de pagina door de gedefinieerde kolommen en selecteer de kolom die u wilt wijzigen. U gaat weer op de bewerkings pagina waar u de instellingen kunt wijzigen of bijwerken

Gerelateerde taken

Naar boven

Opmerking:  Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor je is. Wil je ons laten weten of deze informatie nuttig is? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×