Een kolom Ondernemingstrefwoorden toevoegen aan een lijst of bibliotheek

Een kolom Ondernemingstrefwoorden toevoegen aan een lijst of bibliotheek

U kunt Ondernemingswoorden toevoegen aan items op een SharePoint Server of SharePoint in Microsoft 365-site voor het labelen van metagegevens en een systeem ontwikkelen voor het classificeren en organiseren van online-inhoud in verschillende categorieën. Met trefwoorden en metagegevens kunt u een deel van de kennis vastleggen van de personen die de inhoud gebruiken. Zie Inleiding tot beheerde metagegevens inSharePoint.

U kunt een kolom Ondernemingswoorden toevoegen aan een lijst of bibliotheek. Vervolgens kunt u het lijst- of bibliotheekitem selecteren om een trefwoord aan toe te voegen en het woord of de woordgroep invoeren die u wilt weergeven in de itemeigenschappen.

In de onderstaande afbeelding ziet u een voorbeeld van een kolom met een ondernemingstrefwoord toegevoegd.

Gebruikers kunnen trefwoorden toevoegen in het eigenschappenvenster van een document

Een kolom met ondernemingswoorden toevoegen aan een lijst of bibliotheek:

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarvoor u een kolom met ondernemingswoorden wilt toevoegen.

  2. Selecteer Op het lint voor een SharePoint Server of lijst de optie Bibliotheek Instellingen of Lijst Instellingen.

    Selecteer op SharePoint in Microsoft 365 site Instellingen Stappen voor het wijzigen van tags en selecteer vervolgens Bibliotheek Instellingen of Lijst Instellingen.

  3. Selecteer in de kolom Machtigingen en beheer de optie Ondernemingsmetagegevens en Instellingen.

  4. Schakel op de pagina Instellingen in de sectie Ondernemingswoorden toevoegen het selectievakje In deze lijst een kolom Ondernemingswoorden toevoegen in en schakel trefwoordsynchronisatie in.

Publicatie van metagegevens uitschakelen of inschakelen

U kunt bepalen of de termen en trefwoorden die in een lijst of bibliotheek aan de kolom Beheerde metagegevens of Ondernemingstrefwoorden zijn toegevoegd als trefwoorden beschikbaar moeten zijn voor sociaalnetwerklabels. Als uw lijst bijvoorbeeld gevoelige informatie bevat, wilt u mogelijk niet dat de trefwoordwaarden zichtbaar zijn. Als u de toegang tot trefwoorden wilt beperken, kunt u het publiceren van metagegevens uitschakelen.

Opmerking: Standaard worden termen uit een lokale termenset die is gemaakt in de context van een specifieke siteverzameling, uitgesloten van publicatie van metagegevens. Lokale termensets zijn niet beschikbaar voor gebruik in sociaalnetwerklabels of als ondernemingstrefwoorden.

Als u publicatie van metagegevens wilt uitschakelen of inschakelen, gaat u als volgt te werk:

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarvoor u publicatie van metagegevens wilt configureren.

  2. Selecteer Op het lint voor een SharePoint Server of lijst de optie Bibliotheek Instellingen of Lijst Instellingen.

    Selecteer op SharePoint in Microsoft 365 site Instellingen Stappen voor het wijzigen van tags en selecteer vervolgens Bibliotheek Instellingen of Lijst Instellingen.

  3. Selecteer onder Machtigingen en beheerde optie Ondernemingsmetagegevens en trefwoorden Instellingen.

  4. Ga in de sectie Metagegevenspublicatie onder Metagegevens opslaan in deze lijst als sociale tags op een van de volgende stappen te werk:

    • Als u waarden wilt publiceren in de velden Beheerde metagegevens en Ondernemingstrefwoorden op sociaal labelen en Mijn site-profielen, selecteert u het selectievakje.

    • Als u wilt voorkomen dat waarden in de velden Beheerde metagegevens en Ondernemingswoorden worden weergegeven aan sociaal labelen en Mijn site-profielen, moet u het selectievakje uit.

  5. Selecteer OK.

Meer informatie over ondernemingswoorden

SharePoint transformeert uw Ondernemingswoorden in één, niet-hiërarchische termset. U kunt deze speciale termset, die de naam Trefwoordenset heeft, vinden met behulp van het hulpprogramma Voor het beheer van het termopslag. Zie Groepen en termsets maken, configureren en beheren voor meer informatie.

De trefwoorden die u toevoegt, zijn beschikbaar voor anderen wanneer gebruikers toegang hebben tot SharePoint lijsten of bibliotheken. Wanneer gebruikers bijvoorbeeld vergelijkbare tekens typen in de kolom Ondernemingswoorden van de lijst, wordt SharePoint in een suggestiebericht weergegeven. En als u een kolom met ondernemingswoorden toevoegt aan een lijst of bibliotheek, worden SharePoint bestaande documentlabels gekopieerd naar de kolom ondernemingswoorden wanneer de documenten naar de lijst of bibliotheek worden geüpload. Hiermee kunt u bestaande trefwoorden synchroniseren met de functies voor beheerde metagegevens.

Beheerders van het termstore kunnen de trefwoordenset openen of sluiten. Of de set is geopend of gesloten, is van invloed op de manier waarop gebruikers werken met een kolom met ondernemingswoorden in een lijst of bibliotheek. Als u een kolom met ondernemingswoorden toevoegt aan een lijst of bibliotheek, kunnen sitegebruikers trefwoordwaarden invoeren. Als de trefwoordset is gesloten, kunnen gebruikers geen nieuwe trefwoorden indienen, maar moeten ze bestaande ondernemingswoorden of een beheerde term gebruiken. Als de trefwoordenset voor de site is geopend, kunnen gebruikers elke tekstwaarde aan deze kolom toevoegen.

Zo nodig kan een beheerder die machtigingen heeft om deze trefwoorden te beheren, SharePoint de manier waarop deze trefwoorden worden verwerkt, en deze verplaatsen naar een specifieke beheerde termset. Vervolgens worden de trefwoorden beschikbaar voor dezelfde soorten toepassingen als de andere termen in die termenset.

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

×