Een lijst met namen, adressen en andere gegevens maken

Met de functie Directory in Word worden gegevens samengevoegd tot één document, zoals een ledenlijst, catalogus of onderdelenlijst. Aangezien u een aantal typen gegevensbronnen kunt samenvoegen, kunt u rapporten maken van de databases, zoals Access, met alle opmaakfuncties van Word.

Voorbeeld van samenvoegbewerkingen in adreslijsten

Het document starten

  1. Open een leeg document.

  2. Ga naar Verzendlijsten > Afdruk samenvoegen starten > Directory.

  1. Ga naar Verzendlijsten > Geadresseerden selecteren.

  2. Kies een gegevensbron. Zie Gegevensbronnen die u voor afdruk samenvoegen kunt gebruiken voor meer informatie.

  3. Kies Bestand > Opslaan.

Als u uw adressenlijst wilt bewerken, raadpleeg Afdruk samenvoegen: Geadresseerden bewerken.

Neem nu nog geen tekst op die slechts eenmaal in het uiteindelijke lijstdocument voorkomt.

  1. Typ de tekst die u wilt herhalen voor elk item in de adreslijst, zoals name: of Address: labels voor afzonderlijke records.

  2. Klik of tik in het document op de plaats waar u een samenvoegveld wilt plaatsen en voeg een samenvoegveld in. Zie samenvoegvelden weergeven voor meer informatie.

    Tips: 

    • Als u een tabel wilt maken met één label of een koprij, maakt u een documentkop. Zet de rij met labels van de tabel binnen de koptekst. Zet vervolgens de samenvoegvelden in de hoofdtekst van het document.

    • Koptekst van tabel binnen koptekst, tabel in hoofdtekst

    • Dit werkt prima voor lange mappen die meerdere pagina's beslaan, zoals een kop voor elke pagina wordt gemaakt.

    U kunt tekens van samenvoegvelden («») handmatig niet typen. U moet het taakvenster Afdruk samenvoegen gebruiken.

    Het menu samenvoegvelden invoegen

    Als de samenvoegvelden worden weergegeven tussen accolades, zoals {MERGEFIELD plaats}, worden veldcodes weergegeven in plaats van veldresultaten. Dit is niet van invloed op de samenvoeging, maar is moeilijk te opmaken. Klik met de rechtermuisknop op de veld Code en selecteer veld codes in het snelmenu.

    Schakelen tussen veldcodes

    Als een deel van uw adres ontbreekt, ga naar Afdruk samenvoegen: Vergelijk Velden om op te lossen.

  3. Herhaal zo nodig stap 2.

  4. Wanneer u klaar bent met het hoofddocument en alle samenvoegvelden hebt ingevoegd, gaat u naar bestand > Opslaan als.

  1. Ga naar e-mail > voorbeeldvan het resultaat.

  2. Schuif met de knoppen vorige en volgende om door uw gegevens te bladeren of gebruik geadresseerde zoeken om te zoeken naar specifieke records

  3. Als u het document wilt bewerken, selecteert u voorbeeld van resultaten om terug te keren naar de weergave samenvoegveld.

  1. Selecteer Verzendlijsten > Voltooien & samenvoegen en kies afzonderlijke documenten bewerken. U ziet twee andere opties, maar u kunt ze niet gebruiken in een adreslijst.

  2. Selecteer een van de volgende opties:

    • Selecteer Allesom alle records samen te voegen.

    • Als u alleen de record wilt samenvoegen die wordt weergegeven in het documentvenster, selecteert u huidige record.

    • Als u een reeks records wilt samenvoegen, typt u de recordnummers in de vakken van en tot .

    Selecteer OK.

  3. Voeg in het nieuwe document de tekst toe die u slechts eenmaal wilt afdrukken, zoals kopteksten, voetteksten, kolomkoppen of andere tekst.

  4. Sla de lijst op of druk deze af net zoals u dit met gewone documenten doet.

Het document starten

  1. Open een leeg document.

  2. Ga naar Verzendlijsten > Afdruk samenvoegen starten > Directory.

  1. Ga naar Verzendlijsten > Geadresseerden selecteren.

  2. Kies een gegevensbron. Zie Gegevensbronnen die u voor afdruk samenvoegen kunt gebruiken voor meer informatie.

  3. Kies Bestand > Opslaan.

Als u uw adressenlijst wilt bewerken, raadpleeg Afdruk samenvoegen: Geadresseerden bewerken.

Neem nu nog geen tekst op die slechts eenmaal in het uiteindelijke lijstdocument voorkomt.

  1. Typ de tekst die u wilt herhalen voor elk item in de adreslijst, zoals name: of Address: labels voor afzonderlijke records.

  2. Klik of tik in het document op de plaats waar u een samenvoegveld wilt plaatsen en voeg een samenvoegveld in. Zie samenvoegvelden weergeven voor meer informatie.

    U kunt tekens van samenvoegvelden («») handmatig niet typen. U moet het taakvenster Afdruk samenvoegen gebruiken.

    Als de samenvoegvelden worden weergegeven tussen accolades, zoals {MERGEFIELD plaats}, worden veldcodes weergegeven in plaats van veldresultaten. Dit is niet van invloed op de samenvoeging, maar is moeilijk te opmaken. Houd CTRL ingedrukt en klik op de veld Code en selecteer veld codes in het snelmenu.

    Schakelen tussen veldcodes in het contextmenu geselecteerd

    Als een deel van uw adres ontbreekt, ga naar Afdruk samenvoegen: Vergelijk Velden om op te lossen.

  3. Herhaal zo nodig stap 2.

  4. Wanneer u klaar bent met het hoofddocument en alle samenvoegvelden hebt ingevoegd, gaat u naar bestand > Opslaan als.

  1. Ga naar e-mail > voorbeeldvan het resultaat.

  2. Schuif met de knoppen vorige en volgende om door uw gegevens te bladeren of gebruik geadresseerde zoeken om te zoeken naar specifieke records

  3. Als u het document wilt bewerken, selecteert u voorbeeld van resultaten om terug te keren naar de weergave samenvoegveld.

  1. Selecteer Verzendlijsten > Voltooien & samenvoegen en kies afzonderlijke documenten bewerken.

  2. Voeg in het nieuwe document de tekst toe die u slechts eenmaal wilt afdrukken, zoals kopteksten, voetteksten, kolomkoppen of andere tekst.

  3. Sla de lijst op of druk deze af net zoals u dit met gewone documenten doet.

Opmerking:  Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor je is. Wil je ons laten weten of deze informatie nuttig is? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×