Een vergadering maken
-
Klik onder in het navigatiedeelvenster op Agenda.
-
Klik op het tabblad Start op Vergadering.
-
Als u de uitnodiging wilt verzenden vanuit een andere account dan uw standaardaccount, selecteert u een account in de lijst van .
-
Typ in het vak Aan de namen van personen of resources die u wilt opnemen in de vergadering. Selecteer een van de namen om meer informatie over die persoon weer te geven, zoals telefoonnummer, e-mailadres, kantoorlocatie en meer.
-
Typ in het vak Onderwerp een beschrijving van de vergadering.
-
Als u de informatie over de vergaderruimte weet, typt u deze in het vak locatie . u kunt ook op de knop ruimte zoeken in het lint klikken. (Zie een vergaderruimte zoeken voor meer informatie over ruimte zoeken.)
-
Voer de details van de gebeurtenis in en voer vervolgens een van de volgende handelingen uit:
Bewerking
Werkwijze
Het menu Tijdzone weergeven voor de gebeurtenis
Klik op het tabblad Organisator van vergadering op Tijdzones.
Bijlagen toevoegen aan de vergadering
Klik in het menu vergadering op bijlagen> toevoegen.
De vergadering instellen als terugkerende gebeurtenis
Klik op het tabblad Organisator van vergadering op Terugkeerpatroon en selecteer een terugkeerpatroon.
Bekijken of uw genodigden beschikbaar zijn (alleen Exchange-accounts)
Klik op het tabblad Organisator van vergadering op Planning.
Als u op de knop planning klikt, wordt het deelvenster Planningsassistent weergegeven. Als u de beschikbaarheidsinfo niet ziet in het deelvenster Planningsassistent , controleert u of uw Exchange-account is geselecteerd in het veld van boven aan de uitnodiging.
-
Klik op Verzenden.
Een afspraak maken
-
Klik onder in het navigatiedeelvenster op Agenda.
-
Klik op het tabblad Start op Afspraak.
Tip: U kunt ook een afspraak in de agenda maken door te dubbelklikken op een bepaalde periode in de dag-, week- of maandweergave. De datum en tijd van de selectie worden automatisch ingevoerd in een nieuw gebeurtenisvenster.
-
Voer een waarde in voor Onderwerp en Locatie, en voer een van de volgende handelingen uit:
Bewerking
Werkwijze
Het menu Tijdzone weergeven voor de gebeurtenis
Klik op het tabblad Afspraak op Tijdzones.
Een terugkerende afspraak instellen
Klik op het tabblad Afspraak op Terugkeerpatroon en selecteer een terugkeerpatroon.
De afspraak wijzigen in een vergadering door andere personen uit te nodigen
Klik op het tabblad Afspraak op Uitnodigen.
-
Klik op het tabblad afspraak op Opslaan & sluiten.
Een vergadering maken
-
Klik onder aan de navigatiedeelvenster op agenda
. -
Klik op het tabblad Start op Vergadering.
Tip: U kunt ook dubbelklikken op een bepaalde periode in de dag-, week- of maandweergave. De datum en tijd van de selectie worden automatisch ingevoerd in een nieuw afspraakvenster. Als u de afspraak vervolgens wilt converteren naar een vergadering, klikt u op het tabblad Afspraak op Uitnodigen.
-
Als u de uitnodiging wilt verzenden vanuit een ander account dan uw standaardaccount, klikt u op een account in het snelmenu Van.
-
Typ in het vak Aan de namen van personen of resources die u wilt opnemen in de vergadering.
Als u wilt zoeken naar extra contactpersonen, klikt u aan de rechterkant van het vak aan op
. -
Typ een beschrijving of een locatie in het vak Locatie.
Tips:
-
Als u wilt kiezen uit een lijst met onlangs gebruikte ruimten, klikt u op
aan de rechterkant van het vak locatie . -
Als u een Microsoft Exchange-account hebt en u wilt zoeken naar ruimten in de adreslijst van uw organisatie, klikt u aan de rechterkant van het vak locatie op
.
-
-
Geef de details van de gebeurtenis op en voer vervolgens een van de volgende handelingen uit:
|
Bewerking |
Werkwijze |
|---|---|
|
Het menu Tijdzone weergeven voor de gebeurtenis |
Klik op het tabblad Vergadering op Tijdzone.
|
|
Bijlagen toevoegen aan de vergadering |
Klik in het menu Vergadering op Bijlagen en klik vervolgens op Toevoegen. |
|
De vergadering instellen als terugkerende gebeurtenis |
Klik op het tabblad Vergadering op Terugkeerpatroon en selecteer een terugkeerpatroon.
|
|
Bekijken of uw genodigden beschikbaar zijn (alleen Exchange-accounts) |
Klik op het tabblad Vergadering op Planning.
Met de knop Planning wordt het deelvenster Planningsassistent weergegeven onder aan de uitnodiging. Als u geen beschikbaarheidsinfo ziet in het deelvenster Planningsassistent, controleert u of uw Exchange-account is geselecteerd in het snelmenu Van boven aan de uitnodiging. |
-
Wanneer u de uitnodiging hebt voltooid, klikt u op het tabblad Vergadering op Verzenden.
Notities:
-
Bij nieuwe vergaderingen is de functie Antwoorden vragen standaard ingeschakeld. Als u een Microsoft Exchange-account hebt, worden reacties van de deelnemers bijgehouden wanneer u de vergadering opent vanuit de agenda en de informatie van de Planningsassistent weergeeft.
-
Als u een Microsoft Exchange-account hebt, is de status die u voor een gebeurtenis selecteert, van invloed op de manier waarop de gebeurtenis voor anderen wordt weergegeven wanneer ze uw agenda bekijken. Als u de status niet wijzigt, wordt u in Outlook weergegeven als Bezet tijdens de gebeurtenis. Als u een status, zoals Vrij of Niet aanwezig, wilt selecteren, klikt u op het tabblad Vergadering op het snelmenu Status.
-
Een afspraak maken
-
Klik onder aan de navigatiedeelvenster op agenda
. -
Klik op het tabblad Start op Afspraak.
Tip: U kunt ook een afspraak in de agenda maken door te dubbelklikken op een bepaalde periode in de dag-, week- of maandweergave. De datum en tijd van de selectie worden automatisch ingevoerd in een nieuw gebeurtenisvenster.
-
Geef de details van de gebeurtenis op en voer vervolgens een van de volgende handelingen uit:
|
Bewerking |
Werkwijze |
|---|---|
|
Het menu Tijdzone weergeven voor de gebeurtenis |
Klik op het tabblad Afspraak op Tijdzone.
|
|
Een terugkerende afspraak instellen |
Klik op het tabblad Afspraak op Terugkeerpatroon en selecteer een terugkeerpatroon.
|
|
De afspraak wijzigen in een vergadering door andere personen uit te nodigen |
Klik op het tabblad Afspraak op Uitnodigen.
|
-
Klik op het tabblad Afspraak op Opslaan en sluiten.
